第八章會(huì)議財(cái)務(wù)管理,第一節(jié)會(huì)議財(cái)務(wù)管理概述,會(huì)議財(cái)務(wù)管理是利用價(jià)值形式對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的管理。會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對(duì)會(huì)議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會(huì)議運(yùn)作時(shí)資金活動(dòng)的過程及其規(guī)律。會(huì)議資金活動(dòng)主要包括籌集資金、運(yùn)用和分配資金。,一、會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)會(huì)議財(cái)務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財(cái)務(wù)目標(biāo)，會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營(yíng)利性和非營(yíng)利性兩種。二、會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)第一階段發(fā)生在會(huì)議籌備初期，資金活動(dòng)的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。第二階段的資金活動(dòng)主要表現(xiàn)為會(huì)議啟動(dòng)資金的消耗，籌備期間要購(gòu)置少量的固定資產(chǎn)、支付會(huì)議各種活動(dòng)的給用以及其他必要支出。,第三階段的資金活動(dòng)是會(huì)議的收入，會(huì)議舉行前的幾個(gè)月是會(huì)議收入的高峰期，通過注冊(cè)費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會(huì)議的主要資金收入、第四階段的資金活動(dòng)是會(huì)議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會(huì)議的全部收入支出了70%80%，從而保證了會(huì)議能夠順利進(jìn)行。第五階段也是最后一個(gè)階段的資金活動(dòng)是會(huì)議結(jié)束后剩余資金的分配，即會(huì)議結(jié)束后如果有少量的剩余資金，如何分配這些資金。,每個(gè)階段性的財(cái)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)都很鮮明，第一和第三階段主要表現(xiàn)為資金的流入，第二和第四階段主要表現(xiàn)為資金的流出，最后一個(gè)階段是資金的分配，會(huì)議資金活動(dòng)表現(xiàn)為兩入兩出一分配的特點(diǎn)。,三、會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容（一）會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理會(huì)議財(cái)務(wù)管理首先是從財(cái)務(wù)計(jì)劃管理開始的。（二）會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理是按我國(guó)制定的財(cái)會(huì)政策和規(guī)定，根據(jù)組織委員會(huì)批準(zhǔn)的會(huì)議預(yù)算，由財(cái)會(huì)部門和人員進(jìn)行日常的財(cái)務(wù)管理工作，內(nèi)容包括會(huì)議資金管理、費(fèi)用管理和會(huì)議余款的處理（三）會(huì)議財(cái)務(wù)分析財(cái)務(wù)分析是對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)狀況的分析和研究，在對(duì)流動(dòng)資金的應(yīng)用和費(fèi)用開支的分析中，檢查會(huì)議的財(cái)務(wù)狀況和存在的問題，提出切實(shí)可行的改進(jìn)意見。,四、會(huì)議財(cái)務(wù)管理人員（一）財(cái)務(wù)管理人員負(fù)責(zé)完成會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理和會(huì)議的財(cái)務(wù)分析。（二）財(cái)會(huì)管理人員負(fù)責(zé)日常的財(cái)會(huì)工作五、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)管理（通常貫徹以下原則）首先是要確定一位會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會(huì)議全部支出二是不能輕易改變財(cái)務(wù)管理的授權(quán)任何其權(quán)限范圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財(cái)務(wù)決定，以免引起混亂。,六、會(huì)議財(cái)會(huì)記賬方式我國(guó)的會(huì)計(jì)制度規(guī)定會(huì)議使用現(xiàn)金法記賬，即當(dāng)收入實(shí)際收到和費(fèi)用實(shí)際支付時(shí)才記錄下收入和費(fèi)用。舉辦國(guó)內(nèi)會(huì)議時(shí)的收費(fèi)情況也比較簡(jiǎn)單，會(huì)議代表通常只采用銀行匯款和郵局匯款兩種方式，款到后即可入賬。,第二節(jié)會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè),一、會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)概述（一）會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的目的財(cái)務(wù)人員要根據(jù)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的客觀發(fā)展規(guī)律，利用已經(jīng)掌握的財(cái)務(wù)知識(shí)和手段，對(duì)會(huì)議未來的財(cái)務(wù)狀況作出預(yù)先的推測(cè)和判斷。根據(jù)預(yù)測(cè)得到的數(shù)據(jù)編制會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算。（二）會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的基本程序1、確定預(yù)測(cè)目標(biāo)和制訂工作方案2、搜集和整理資料3、選擇預(yù)測(cè)的方法4、進(jìn)行預(yù)測(cè)5、分析預(yù)測(cè)的結(jié)果，提出預(yù)測(cè)報(bào)告,二、會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的主要內(nèi)容（一）會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議預(yù)算是以會(huì)議規(guī)模，也就是參加會(huì)議的人數(shù)為最主要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編制而成的。（二）會(huì)議固定支出的預(yù)測(cè)會(huì)議支出有兩類：固定支出和可變支出。（三）會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)保本人數(shù)=會(huì)議固定支出/（注冊(cè)費(fèi)-每位代表的可變支出）（四）會(huì)議收入的預(yù)測(cè)（五）經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè),第三節(jié)會(huì)議預(yù)算編制,一、概述（一）編制會(huì)議預(yù)算的目的在會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，編制會(huì)議預(yù)算能夠提供一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃，既反映出會(huì)議固定支出和可變支出可能是多少，也估算了會(huì)議收入是多少，預(yù)算總結(jié)反映了最終會(huì)議的盈虧。,（二）會(huì)議預(yù)算的組成會(huì)議預(yù)算主要由會(huì)議收入和支出兩部分組成，支出部分又分為固定支出和可變支出兩大部分。會(huì)議預(yù)算可以采取多種形式編制，預(yù)算列表是常用的一種形式。預(yù)算列表可分成幾級(jí)管理，常用的為兩級(jí)管理。每級(jí)預(yù)算中都要進(jìn)行項(xiàng)目分類，就是在預(yù)算列表總列出各項(xiàng)。最方便編制預(yù)算的表格形式是采用財(cái)務(wù)管理中最常用的損益平衡表的模式來制定。,（三）編制會(huì)議預(yù)算的程序編制預(yù)算的先后順序依次為編制會(huì)議的固定支出、可變支出、會(huì)議的收入和預(yù)算總結(jié)。,價(jià)格手冊(cè),估計(jì)會(huì)議人數(shù),歷史數(shù)據(jù),計(jì)算會(huì)議支出,估算會(huì)議收入,預(yù)算總結(jié),會(huì)議組委會(huì)批準(zhǔn),二、會(huì)議固定支出（Fc）會(huì)議固定支出主要包括初期申辦費(fèi)用、市場(chǎng)宣傳費(fèi)、考察活動(dòng)的相關(guān)費(fèi)用、征文、通知印刷和郵寄的費(fèi)用、特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用、會(huì)議機(jī)構(gòu)有關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的租金、基本辦公費(fèi)用、人工費(fèi)用、會(huì)議工作人員的參會(huì)費(fèi)用等項(xiàng)。,（一）申辦費(fèi)用主要是指在申辦和“競(jìng)標(biāo)”會(huì)議時(shí)所支出的費(fèi)用。目前我國(guó)申辦國(guó)際會(huì)議時(shí)費(fèi)用大部分來自行政事業(yè)費(fèi)，因而在編制會(huì)議預(yù)算時(shí)經(jīng)常不將這筆費(fèi)用計(jì)入會(huì)議的總支出中。（二）公關(guān)宣傳費(fèi)用1、在國(guó)內(nèi)外雜志刊登廣告費(fèi)用2、會(huì)議通知、招貼畫等宣傳品的印刷、郵寄、散發(fā)費(fèi)用。第一輪、第二輪會(huì)議通知、招貼畫等宣傳品的印刷當(dāng)然是需要費(fèi)用的，郵寄需要郵寄費(fèi)，在相近的其他國(guó)際和國(guó)內(nèi)會(huì)議上散發(fā)也需要一些食宿、交通費(fèi)等。,3、會(huì)議網(wǎng)頁(yè)費(fèi)用制作互動(dòng)式網(wǎng)站，代表可以在網(wǎng)上提交論文、注冊(cè)和付費(fèi)，代表和有關(guān)機(jī)構(gòu)還可以隨時(shí)上網(wǎng)查閱各種信息，費(fèi)用就比較昂貴了。4、召開會(huì)議新聞發(fā)布會(huì)費(fèi)用邀請(qǐng)記者參加會(huì)議新聞發(fā)布會(huì)、請(qǐng)媒體記者幫助作會(huì)議宣傳是需要支付一定的費(fèi)用的，主要包括場(chǎng)地費(fèi)、飲料費(fèi)、媒體記者的“車馬費(fèi)”，有時(shí)請(qǐng)媒體記者吃飯還需要餐飲費(fèi)。,（三）辦公費(fèi)用1、購(gòu)置辦公設(shè)備費(fèi)（購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)等設(shè)備）2、基本辦公費(fèi)（租用辦公室的費(fèi)用、文具費(fèi)、交通費(fèi)、印刷費(fèi)和招待費(fèi)等）3、通訊費(fèi)（隨著互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用到會(huì)議籌備中，傳真費(fèi)用占會(huì)議總支出的比例越來越少，將來可能在預(yù)算中把它合并到辦公費(fèi)用中）4、財(cái)務(wù)管理費(fèi)（為會(huì)議提供會(huì)計(jì)服務(wù)工作的機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)服務(wù)費(fèi)）,（四）人工費(fèi)用是指支付給會(huì)議工作人員的工資、獎(jiǎng)金和其他福利費(fèi)用。1、專職工作人員的工資大型會(huì)議聘用的專職工作人員，有時(shí)長(zhǎng)達(dá)幾年，他們的工資、福利、社保基金和醫(yī)療保險(xiǎn)應(yīng)作為固定支出2、兼職人員的勞務(wù)費(fèi)會(huì)議機(jī)構(gòu)中的大部分工作人員都是兼職人員。在會(huì)議籌備期間，大量的節(jié)假日和業(yè)余時(shí)間被占用，應(yīng)發(fā)給他們審稿費(fèi)、編輯費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等,3、會(huì)議期間臨時(shí)員工的勞務(wù)費(fèi)、交通和通訊補(bǔ)助會(huì)議期間需要大量的臨時(shí)工作人員，他們每天的工作時(shí)間一般長(zhǎng)達(dá)十幾個(gè)小時(shí)，應(yīng)按規(guī)定給他們勞務(wù)費(fèi)。4、翻譯費(fèi)用國(guó)際會(huì)議需要書面翻譯和口頭翻譯，需要支付翻譯人員的翻譯費(fèi)。有些國(guó)際會(huì)議安排同聲傳譯，還要支付同聲傳譯譯員的費(fèi)用。,（五）付給PCO的服務(wù)費(fèi)（六）會(huì)議機(jī)構(gòu)的會(huì)務(wù)費(fèi)用會(huì)議期間，各委員會(huì)和秘書處要定期開會(huì)。（七）考察活動(dòng)費(fèi)用1、旅費(fèi)（考察人員在考察期間所支付的城市之間的交通費(fèi)）2、住宿費(fèi)（考察人員在考察期間所支付的住宿費(fèi)）3、餐飲費(fèi)4、交通費(fèi)（考察城市所支付的交通費(fèi)）,（八）特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用1、一般費(fèi)用會(huì)議通常只對(duì)大會(huì)的特邀演講人提供旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)和交通費(fèi)，費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)可與每個(gè)演講人協(xié)商。2、演講費(fèi)是指發(fā)給特邀演講人的演講費(fèi)，可分為幾個(gè)檔次，大會(huì)的特邀演講人最多，分組會(huì)的特邀演講人少一些。,（九）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)費(fèi)用會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)主要指來自會(huì)議主辦單位和承辦單位以及國(guó)際組織的負(fù)責(zé)人，如國(guó)際組織的主席、秘書長(zhǎng)等人員，會(huì)議要為這些負(fù)責(zé)人支付參會(huì)費(fèi)用，支出的費(fèi)用種類和標(biāo)準(zhǔn)與會(huì)議特邀演講人基本相同。（十）會(huì)場(chǎng)和設(shè)備租金會(huì)場(chǎng)和設(shè)備租金這兩部分支出也可以計(jì)入固定支出，通常租用會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的費(fèi)用相對(duì)是高的,1、主會(huì)場(chǎng)在我國(guó)基本上所有的會(huì)議中心和賓館的會(huì)場(chǎng)租金都是按單元計(jì)價(jià)的，會(huì)議組織者應(yīng)該盡量將開幕式、特邀大會(huì)演講、閉幕式等活動(dòng)集中在幾個(gè)單元，這樣可以節(jié)省不少場(chǎng)租金。2、分會(huì)場(chǎng)分會(huì)場(chǎng)的租金相對(duì)比較便宜。3、會(huì)議機(jī)構(gòu)用房4、設(shè)備（有些設(shè)備是會(huì)議室不一定配備的就要租借了）5、網(wǎng)吧（很多會(huì)議為會(huì)議代表在會(huì)場(chǎng)附近設(shè)置一個(gè)區(qū)域，專門供代表免費(fèi)上網(wǎng)。這部分費(fèi)用包括租用計(jì)算機(jī)和租用互聯(lián)網(wǎng)專用電纜兩項(xiàng)費(fèi)用）,三、會(huì)議可變支出（Vc）（一）餐飲費(fèi)餐飲費(fèi)是會(huì)議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般能占到注冊(cè)費(fèi)收入的65%左右。1、宴會(huì)2、招待會(huì)3、茶歇/咖歇4、會(huì)議午餐,（二）會(huì)議資料印刷費(fèi)1、論文集2、會(huì)議內(nèi)容摘要3、會(huì)議資料匯編4、最終程序手冊(cè)和會(huì)議指南5、注冊(cè)通知書（第三輪會(huì)議通知）,（三）郵寄費(fèi)1、論文錄取通知書郵寄費(fèi)2、注冊(cè)通知書郵寄費(fèi)3、簽證邀請(qǐng)信郵寄費(fèi)（四）代表用品費(fèi)用1、名卡2、請(qǐng)柬和各種票證費(fèi)用3、文具費(fèi)用4、資料包費(fèi)用,（五）同聲傳譯接收器（六）付給PCO的服務(wù)費(fèi)如果是按注冊(cè)的人數(shù)來支付PCO的服務(wù)費(fèi)，這筆費(fèi)用可計(jì)算在可變支出中。,（四）會(huì)議收入（一）會(huì)議注冊(cè)費(fèi)注冊(cè)費(fèi)是會(huì)議最主要收入，是決定會(huì)議能否做到收支平衡的絕對(duì)因素。1、注冊(cè)費(fèi)種類1）代表注冊(cè)費(fèi)：會(huì)議正式代表交納全額注冊(cè)費(fèi)2）會(huì)員注冊(cè)費(fèi)：有的會(huì)議為吸引代表加入該組織，該組織的會(huì)員可適當(dāng)?shù)販p少一些注冊(cè)費(fèi)3）會(huì)議演講人注冊(cè)費(fèi)：有些會(huì)議對(duì)演講人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，免交或者降低他們的注冊(cè)費(fèi),4）學(xué)生注冊(cè)費(fèi)：在規(guī)定年齡下，如一般為30歲，并有文件證明的在校學(xué)生的注冊(cè)費(fèi)通常遠(yuǎn)少于全額注冊(cè)費(fèi)，但注冊(cè)費(fèi)所包含的項(xiàng)目也應(yīng)相對(duì)減少，通常不包含會(huì)議的宴會(huì)和會(huì)議旅游等項(xiàng)目。5）陪同人員注冊(cè)費(fèi)：通常陪同人員繳納的注冊(cè)費(fèi)是代表注冊(cè)費(fèi)的一半或更少，視注冊(cè)費(fèi)中所包含的項(xiàng)目而定。6）國(guó)內(nèi)代表注冊(cè)費(fèi)：絕大多數(shù)的國(guó)際組織同意參加會(huì)議的我國(guó)代表可以適當(dāng)降低注冊(cè)費(fèi)的交納水平。,2、注冊(cè)費(fèi)中所包含的項(xiàng)目（1）正式代表出席開幕式和參加所有會(huì)議、論文集（或光盤）、文件包（胸卡、finalprogram、筆記本）茶/咖歇、招待會(huì)、參觀會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)、工作午餐、會(huì)議紀(jì)念品、文娛演出、宴會(huì)、專業(yè)參觀和會(huì)議旅游。2）學(xué)生學(xué)生注冊(cè)費(fèi)內(nèi)容基本和代表相同，但不包含宴會(huì)、旅游和文娛演出等項(xiàng)目。,（3）陪同人員出席開幕式和招待會(huì)、參觀會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)、會(huì)議紀(jì)念品、文娛演出、宴會(huì)和會(huì)議旅游等。3、注冊(cè)費(fèi)的計(jì)算當(dāng)預(yù)測(cè)出會(huì)議的基本人數(shù)和計(jì)算出會(huì)議固定收入后，并決定了注冊(cè)費(fèi)所包含的項(xiàng)目，可用下列公式計(jì)算出注冊(cè)費(fèi)的收費(fèi)水平。,其中D為參加會(huì)議的代表人數(shù)，C為不可預(yù)見費(fèi)。不可預(yù)見費(fèi)的數(shù)額通常可按總支出（Fc+Vc）的5%和20%來計(jì)算。也可用,4、繳納注冊(cè)費(fèi)的時(shí)間期限優(yōu)惠會(huì)議設(shè)置一個(gè)注冊(cè)截至日期，在這個(gè)截至日期之前注冊(cè)的代表的注冊(cè)費(fèi)可適當(dāng)優(yōu)惠。注冊(cè)截止日期通常設(shè)在會(huì)前幾個(gè)月，根據(jù)會(huì)議規(guī)模大小而定，千人以上的大會(huì)，要在會(huì)前34個(gè)月；小的會(huì)議只要12個(gè)月即可。提前注冊(cè)的代表可減少20%的注冊(cè)費(fèi)；而對(duì)于學(xué)生和陪同人員，由于原來的注冊(cè)費(fèi)就比較低，提前注冊(cè)的注冊(cè)費(fèi)不應(yīng)再降太多。,（二）贊助、補(bǔ)助費(fèi)要使會(huì)議的財(cái)務(wù)預(yù)算做到平衡，首先考慮的是尋求對(duì)會(huì)議的贊助和補(bǔ)助。目前我國(guó)舉辦的各類會(huì)議或多或少都能得到一些贊助或補(bǔ)助，包括企業(yè)贊助、基金贊助和政府部門的補(bǔ)助。（三）賓館的傭金（四）旅游收入（五）展覽收入,五、預(yù)算總結(jié)按以上的程序編制出的會(huì)議預(yù)算，如果預(yù)算總結(jié)中收入大于支出，預(yù)算可以通過；如果收入小于支出，就要進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整的方法也已經(jīng)做了介紹。會(huì)議的預(yù)算編制完成后，由會(huì)議秘書處報(bào)組織委員會(huì)審查批準(zhǔn)，如果是國(guó)際組織的會(huì)議，有時(shí)還需要