信息時(shí)代的人力資源管理- eHR摘要伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的日益成熟, 人力資源管理信息系統(tǒng)已由一種簡(jiǎn)單的薪資計(jì)算工具逐漸演變?yōu)槿肆Y源管理信息化的全面解決方案。本文著重介紹了人力資源管理的e 化歷程、e 化的含義、eHR 的典型模型, 并就我國(guó)企業(yè)人力資源管理信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及其問題進(jìn)行分析。關(guān)鍵詞信息化人力資源管理人力資源管理信息系統(tǒng)隨著經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮乘信息技術(shù)尤其是Internet 之勢(shì)洶涌而來, 企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代正迅速發(fā)生著變化, 這種變化已經(jīng)推動(dòng)了眾多企業(yè)進(jìn)行以信息技術(shù)為支撐的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、業(yè)務(wù)流程再造甚至業(yè)務(wù)模式再造, 其中又以借助信息技術(shù)提升人力資源管理的eHR 項(xiàng)目尤為引人關(guān)注。一、人力資源管理的e 化歷程在國(guó)際上, 人力資源管理的e 化歷程可以追溯到20 世紀(jì)60年代末期。第一代的人力資源管理信息系統(tǒng)支持的用戶非常少,只是一種自動(dòng)計(jì)算薪酬的工具, 既不包含非財(cái)務(wù)的信息, 也不包含薪資的歷史信息, 幾乎沒有報(bào)表生成功能和薪資數(shù)據(jù)分析功能。第二代的人力資源管理信息系統(tǒng)出現(xiàn)于20 世紀(jì)70 年代末, 對(duì)非財(cái)務(wù)的人力資源信息和薪資的歷史信息都給予了考慮,其報(bào)表生成和薪資數(shù)據(jù)分析功能也都有了較大的改善。但未能系統(tǒng)地考慮人力資源的需求和理念, 而且其非財(cái)務(wù)的人力資源信息也不夠系統(tǒng)和全面。人力資源管理信息系統(tǒng)的革命性變革出現(xiàn)在20 世紀(jì)80 年代末。最初的人力資源信息系統(tǒng)HR IS (human resource info r2mat ion system ) , 著重于對(duì)人力資源信息的采集、維護(hù)等功能,主要表現(xiàn)在系統(tǒng)中的模塊大多是人事信息管理模塊、考勤模塊、薪資計(jì)算模塊、福利管理模塊。隨著人力資源管理的逐漸深入,企業(yè)對(duì)系統(tǒng)的要求不僅局限于信息的采集、更新和維護(hù), 而是要進(jìn)一步對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘, 依靠各類模型和工具, 提供優(yōu)化的管理流程、智能的分析、戰(zhàn)略的決策參考等, 于是真正意義上的人力資源管理信息系統(tǒng)HRM S (Human ResourceM anagementSystem ) 應(yīng)運(yùn)而生, 與此同時(shí), 系統(tǒng)中還增加了許多全新的模塊,如培訓(xùn)模塊、績(jī)效管理模塊、招聘模塊等。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的日益成熟, 人力資源管理信息系統(tǒng)隨著信息流的延伸或改變而突破了封閉的模式延伸到企業(yè)內(nèi)外的各個(gè)角落, 使得企業(yè)各級(jí)管理者及普通員工也能參與到人力資源管理活動(dòng)中, 并與企業(yè)外部建立起各種聯(lián)系(網(wǎng)絡(luò)招聘) ,即eHR (e- Human Resource) , 作為人力資源管理信息化的全面解決方案, 基本上是由人力資源部的人力資源管理信息系統(tǒng)HRM S 和面向企業(yè)不同角色(高層管理者、直線經(jīng)理、普通員工、人力資源管理者) 的網(wǎng)絡(luò)自助服務(wù)系統(tǒng)( self- service) 兩大部分組成, 是對(duì)HRM S 在技術(shù)上(基于internet int ranet 技術(shù))與理念上(建立在全面人力資源管理, 強(qiáng)調(diào)全員共同參與) 的延伸。1 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用, 可有效幫助組織降低人事成本、提高其人力資源管理的效率。據(jù)一些研究統(tǒng)計(jì), 人事部大約有70%的時(shí)間是花在行政職能上, 而花費(fèi)在每個(gè)員工身上的行政費(fèi)用每年大約是1700 美元。在這其中, 人力資源工作主要通過紙面工作方式進(jìn)行大約要耗費(fèi)20- 30 美元, 若采用電話方式大約是2- 4 美元, 但如果通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行的話, 企業(yè)大約只需要5- 10美分。2 二、何謂eHR所謂eHR, 即電子化人力資源管理, 是基于先進(jìn)的軟件和高速、大容量的硬件基礎(chǔ)上的新的人力資源管理模式, 通過集中式的信息庫(kù)、自動(dòng)處理信息、員工自助服務(wù)、外協(xié)以及服務(wù)共享,達(dá)到降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式的目的。3 通俗地說, 就是人力資源管理信息化或自動(dòng)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)理念與實(shí)踐的發(fā)展, 目前所說的“eHR”包含了“電子商務(wù)”、“互聯(lián)網(wǎng)”、“人力資源業(yè)務(wù)流程優(yōu)化”、“以客戶為導(dǎo)向”、“全面人力資源管理”等核心思想在內(nèi)的新型人力資源管理模式: 它利用各種IT 手段和技術(shù), 比如互聯(lián)網(wǎng)、呼叫中心、考勤機(jī)、多媒體、各種終端設(shè)備等, 包括了一些核心的人力資源管理業(yè)務(wù)功能, 比如招聘、薪酬管理、培訓(xùn)、績(jī)效管理等。其使用者除了一般的人力資源管理者, 普通員工、直線經(jīng)理及高層管理者都將與eHR 的基礎(chǔ)平臺(tái)發(fā)生相應(yīng)權(quán)限的互動(dòng)關(guān)系。eHR 的“e”體現(xiàn)以下三個(gè)方面的含義:首先,“e”把有關(guān)人力資源的分散信息集中并進(jìn)行分析, 優(yōu)化人力資源管理的流程, 實(shí)現(xiàn)人力資源管理全面自動(dòng)化, 與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng), 如財(cái)務(wù)等進(jìn)行匹配。由此, 企業(yè)管理者可以迅速、準(zhǔn)確地獲得有關(guān)人員的信息, 可以使高層管理者和部門經(jīng)理明了企業(yè)人員狀況、人才需求標(biāo)準(zhǔn), 這對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和人才招募具有重要意義, 與此同時(shí), 增強(qiáng)各部門之間的交流, 使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程銜接自然而又清晰, 提高工作效率, 節(jié)省費(fèi)用。其次, 企業(yè)的人力管理者能夠有效利用外界的資源, 并與之進(jìn)行交易, 比如獲得人才網(wǎng)站、高級(jí)人才調(diào)查公司、薪酬咨詢公司、福利設(shè)計(jì)公司、勞動(dòng)事務(wù)代理公司、人才評(píng)價(jià)公司、培訓(xùn)公司等人力資源服務(wù)提供商的電子商務(wù)服務(wù)。第三, 實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部自助服務(wù), 讓各層人員參與企業(yè)的人力資源管理, 充分達(dá)到互動(dòng)和人文管理。員工通過自助服務(wù), 可以很方便地獲得有關(guān)自己的考勤、薪資、培訓(xùn)記錄等信息, 并可以自己來維護(hù)這些信息, 還可以實(shí)現(xiàn)在線報(bào)銷、在線申請(qǐng)休假、在線查詢等工作。這種透明、簡(jiǎn)便易查的信息獲取方式將贏得員工對(duì)人力資源服務(wù)和企業(yè)管理的滿意度的提升。據(jù)調(diào)查, 2000 年初, 美國(guó)愛立信公司實(shí)施了員工自助服務(wù)系統(tǒng), 第一年就節(jié)省了超過100 萬美元的開支?？死锼箤獱?Ch ris Gonser) , 愛立信人力資源和員工福利主管表示:“我們并非僅僅在削減成本,我們已較以往更有效率、更快捷、更具組織性; 我們的優(yōu)異服務(wù)有助于吸引和招募人才; 我們提供的信息更加精確, 各方的贊譽(yù)不絕于耳。”4 總之, eHR 將先進(jìn)的技術(shù)力量運(yùn)用于人力資源管理, 為企業(yè)建立人力資源服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。一方面, eHR 可以“Do th ingsbet ter”, 它可以縮短管理周期, 減少HR 工作流程的重復(fù)操作,使工作流程自動(dòng)化, 使最終用戶(員工) 自主選擇HR 信息和服務(wù), 加速實(shí)現(xiàn)事務(wù)性工作和日常服務(wù)的外包。另一方面, eHR 可以“Do bet ter th ings”, 它可以使HR 部門從提供簡(jiǎn)單的HR 信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁〩R 知識(shí)和解決方案, 可以隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持, 可以向HR 專家提供分析工具和建議, 可以建立支持HR 部門積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。正如Peop lesoft 公司亞太區(qū)的HRM S 策略經(jīng)理布萊恩特所言, eHR 中的e 實(shí)際上意味著更強(qiáng)功能(enabling)、更有能力(empow ering) 和HR 功能的擴(kuò)展(extending)。5 因此, eHR 不僅只是技術(shù)以及工作方式的改進(jìn), 更是人力資源管理理念的革新。它代表著一種全新的工作方法和思維模式, 是促進(jìn)變革的工具。三、eHR 的典型模型人力資源管理的業(yè)務(wù)范圍非常廣泛, 涉及招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪資福利、員工管理、企業(yè)文化建設(shè)以及員工職業(yè)生涯計(jì)劃等等, 而eHR 利用人力資源管理軟件和網(wǎng)絡(luò)( Internet In2t ranet) 則可以對(duì)人力資源管理進(jìn)行改進(jìn)和革新。作為一個(gè)系統(tǒng)的工程, 為保證eHR 的順利實(shí)施, 需要整合企業(yè)內(nèi)部、外部的各種資源。一個(gè)典型的eHR 模型一般包括以下組成部分:(一) 對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源的要求1、eHR 準(zhǔn)備(1) eHR 實(shí)施規(guī)劃企業(yè)須首先確定自身實(shí)施eHR 的規(guī)劃, 它決定著eHR 能否適合企業(yè)的實(shí)際需要, 并對(duì)下一步工作的開展起指導(dǎo)作用。在進(jìn)行規(guī)劃時(shí), 要根據(jù)企業(yè)的情況決定企業(yè)通過實(shí)施eHR 要達(dá)到的目標(biāo), 是僅僅為了減少HR 部門的日常行政事務(wù)工作, 還是要建立系統(tǒng)的HR 服務(wù)模型; 確定實(shí)施的廣度和深度; 擬定eHR實(shí)施的步驟; 分析企業(yè)現(xiàn)有的硬件和軟件是否符合需要, 如何改進(jìn)等。(2) 硬件支持要保證eHR 項(xiàng)目的順利實(shí)施并發(fā)揮其功能, 企業(yè)必須具備完整的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境, 比如服務(wù)器、硬件設(shè)備、IT 支持、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等等。企業(yè)要根據(jù)現(xiàn)有硬件條件與實(shí)施eHR 所需硬件的差距, 調(diào)整硬件的配置。(3) 網(wǎng)絡(luò)支持eHR 通過網(wǎng)絡(luò)使企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的管理者、經(jīng)理、員工能夠及時(shí)充分地進(jìn)行信息溝通和交流, 提高企業(yè)內(nèi)部信息的利用效率和反應(yīng)速度。因此, 理想的情況是員工都擁有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)支持的電腦和相應(yīng)的軟件。如果不是每一位員工都具備這種條件,則要考慮如何創(chuàng)造條件使員工享受到該服務(wù), 如在企業(yè)的公共場(chǎng)所設(shè)置多媒體終端。2、按需選擇HR 功能服務(wù)企業(yè)實(shí)施eHR 的目的就是為了處理人力資源管理的業(yè)務(wù),因此, 企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際選擇eHR 需要實(shí)現(xiàn)的HR 功能服務(wù), 比如薪酬福利管理、績(jī)效管理、招聘管理、培訓(xùn)管理和相關(guān)自助服務(wù)。如員工通過eHR 系統(tǒng)的自助服務(wù), 可以自己完成一系列的HR 業(yè)務(wù), 比如員工個(gè)人資料修改、申請(qǐng)培訓(xùn)、評(píng)估打分、請(qǐng)假及主管的批準(zhǔn)等等。3、不同員工的服務(wù)界面eHR 系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部不同性質(zhì)的員工提供不同的服務(wù)界面和工具, 直線經(jīng)理的界面一般包含本部門員工的信息, 而基層員工則只能在自己的界面上了解有關(guān)個(gè)人的信息, 人力資源管理者的界面顯示的則是企業(yè)全體員工的信息, 并可以進(jìn)行大量的HR 業(yè)務(wù)操作。同時(shí), 員工、直線經(jīng)理和人力資源管理者分別擁有各自需要使用的各種工具, 用以進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作。(二) 外部服務(wù)機(jī)構(gòu)的支持優(yōu)化人力資源管理信息系統(tǒng)不僅要考慮企業(yè)內(nèi)部的資源,同時(shí)還必須充分利用、整合企業(yè)外部的各種資源。現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)明顯的特征就是專業(yè)化的分工合作, 一個(gè)企業(yè)不可能也沒有必要具備所有的資源, 尤其是對(duì)于眾多規(guī)模不是很大的企業(yè)來講, 更是如此。因此, 實(shí)施eHR 必定獲得外部機(jī)構(gòu)的支持, 比如從事HR 咨詢(組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、HR 業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)等) 的人力資源顧問公司、為企業(yè)提供各種外包服務(wù)(如薪酬福利外包服務(wù))的社會(huì)機(jī)構(gòu)、企業(yè)實(shí)施eHR 的核心軟件的供應(yīng)商(信息技術(shù)供應(yīng)商) 等等。以招聘管理為例, eHR 系統(tǒng)將會(huì)實(shí)現(xiàn)與主流招聘網(wǎng)站的鏈接(如51job, ch inaHR 等等) , 通過在招聘網(wǎng)站發(fā)布招聘信息, 應(yīng)聘者投遞簡(jiǎn)歷, 這些簡(jiǎn)歷就會(huì)自動(dòng)發(fā)送到企業(yè)的eHR系統(tǒng), 然后通過過濾、選擇找出企業(yè)需要的候選人進(jìn)行面試, 大大提高招聘的效率。候選人成為正式員工后, 簡(jiǎn)歷中相關(guān)的數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入eHR 系統(tǒng)中的相關(guān)模塊。四、eHR 在我國(guó)企業(yè)中的應(yīng)用(一)HR 的e 化浪潮管理大師杜拉克在新時(shí)代、新組織中指出:“未來的企業(yè)將是一個(gè)大部分由專業(yè)人員組成的知識(shí)型組織, 必然會(huì)走向以信息為導(dǎo)向的組織結(jié)構(gòu)。”7 促成這種趨勢(shì)的主要力量, 除了勞動(dòng)人口結(jié)構(gòu)的改變以及經(jīng)濟(jì)需求導(dǎo)致的變革外, 信息技術(shù)的快速發(fā)展是最大的推動(dòng)力之一。信息技術(shù)的日新月異, 使得知識(shí)的范圍、形式、規(guī)模、獲取、存儲(chǔ)以及傳送都發(fā)生了巨大變化。知識(shí)正日益取代物質(zhì)資源, 成為決定企業(yè)命運(yùn)的關(guān)鍵性資源。因而, 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)必然從資金、產(chǎn)品等物化資源的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)為智力資源, 即人才的競(jìng)爭(zhēng), 對(duì)人的管理, 尤其是知識(shí)型人才的管理將成為企業(yè)生存與永續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。如何建立有效、健康的機(jī)制去保證、支持對(duì)人才的管理和發(fā)展。這不僅是現(xiàn)代企業(yè)所面臨的棘手問題, 更是企業(yè)持續(xù)發(fā)展必須從根本上解決的問題。因而, 我們必須借助一定的力量幫助組織順利渡過這個(gè)關(guān)卡。而這股力量的來源正是無所不在的信息技術(shù), 在人力資源管理領(lǐng)域, 我們稱之為eHR 浪潮。1、目前人力資源管理信息系統(tǒng)的使用據(jù)華信惠悅的該調(diào)查報(bào)告顯示, 受訪的大中國(guó)區(qū)289 家企業(yè)中, 有42% 的受訪企業(yè)已經(jīng)采用了人力資源管理信息系統(tǒng)(包括獨(dú)立或整合的人力資源管理信息系統(tǒng)) , 32%的受訪企業(yè)正在著手該系統(tǒng)的規(guī)劃開發(fā), 只有約四分之一的受訪企業(yè)沒有應(yīng)用任何人力資源軟件系統(tǒng)。與2002 年相比, 2003 年應(yīng)用最多的人力資源技術(shù)仍是薪資發(fā)放流程處理工資單信息(78% )、人事行政管理(76% ) 及出勤管理(66% ) , 這些均屬于員工基本信息資料維護(hù)或交易性行政業(yè)務(wù)操作處理的功能。誠(chéng)然, 建立一個(gè)準(zhǔn)確的員工信息數(shù)據(jù)庫(kù), 是大部分企業(yè)發(fā)展較高層次人力資源管理職能的先決條件,但是, 企業(yè)亦應(yīng)開始計(jì)劃, 將人力資源技術(shù)由一般交易性業(yè)務(wù)操作處理轉(zhuǎn)向策略性功能。2、未來人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)絕大多數(shù)受訪企業(yè)認(rèn)為科技對(duì)于未來人力資源管理是非常重要的(79% 完全贊同, 20%基本贊同) , 人力資源管理科技變革的浪潮, 將向著更高層次的策略性領(lǐng)域推進(jìn)。預(yù)計(jì)隨著企業(yè)對(duì)員工及管理層的人力資源信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性需求的增加, 那些現(xiàn)在還未得到廣泛應(yīng)用的職能, 如人力資源規(guī)劃、繼任計(jì)劃、個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及績(jī)效管理與核心能力管理, 將成為下一波人力資源管理科技變革浪潮推進(jìn)的重點(diǎn)。在該次調(diào)查中, 受訪企業(yè)主要應(yīng)用以下幾種方式來擴(kuò)展其人力資源管理信息系統(tǒng)功能。(1) 員工自助服務(wù)(2) 工作流程自動(dòng)化(3) 管理人員自助服務(wù)(二) eHR 的艱難跨越在目前這股eHR 浪潮席卷下, 并非所有企業(yè)都能如愿借勢(shì)以此推動(dòng)企業(yè)加速成長(zhǎng)。事實(shí)上, 不少國(guó)內(nèi)企業(yè)eHR 項(xiàng)目的進(jìn)程并不盡如人意, 經(jīng)常碰到這樣或是那樣的障礙, 企業(yè)“肌體”總是對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生“排斥反應(yīng)”。甚至曾有業(yè)內(nèi)知名人士放言, 當(dāng)前eHR 實(shí)施失敗率高達(dá)80%。從表面看來, 產(chǎn)生障礙的原因是由于相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目難點(diǎn)認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)備不足造成的, 但這只是表象, 更深刻的原因在于國(guó)內(nèi)企業(yè)人力資源管理水平的先天缺陷。對(duì)中國(guó)企業(yè)而言, 人力資源管理的概念無疑是一種舶來品。一直以來, 人們的注意力都放在了人力資源管理的具體操作層面上, 而為什么要做、怎樣正確的做、誰應(yīng)該做以及什么人適合做等比較根本的