2015 電大辦公室管理考試答案小抄資料 小抄 ,包過 ,答案全 2014 電大辦公室管理小抄答案（綜合必過） B在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就一、單項選擇題： 能立即記錄下來 1以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（ B ）。 22以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？ B決策性 （ B ）。 2辦公室布臵要注意（ D ）。 D各種溝通、保密 B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下 3文員在進行辦公室布臵時，以下哪些行為是不適宜的？可掛電話 （ C ）。 23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？ C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽（ C ）。 C按私人公務標準分揀 貼在各種物品的下方 24文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。 4以下關于文員對辦公室布臵的情況，哪一個是 錯誤的？ A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開 （ B ）。 25文員如果誤拆了非本公司的信，應該（ A ）。 B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放臵整齊，東西可 A在信封上注明 “ 誤拆 ” ，寫上自己姓名的縮寫，并放得滿一些 把信重新封好并退回去 5在辦公室里，（ D ）的位臵是上座。 D靠近窗 26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶戶 回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？ 6傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 B隨時（ D ）。 D 應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 辦 7在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)模?27郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。 D愛（ A ）。 A接通電源可立即復印操作 好 8以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A ）。 28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順 A錄音時需將監(jiān)聽開關至于 “ 位臵 序應該是（ C）。 C姓名部門地址國名 9以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（ D ）。 D應設臵電腦的桌面屏幕保護功能 29傳真 機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。 D感 10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？謝信 （ B ） B制 30以下關于握手的禮節(jié)，不 /確的是（ C ） C雙11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不方有很多人時，可以交叉握手 適宜的？（ B ）。 31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情 B讓員工們隨意領取辦公用品 況是以下哪一種？（ A ）。 12以下文員的工作順序中 ，哪一項是正確的？（ B ）。 A初次寫信，或有過激言行的 B文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力 32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時， 13文員按照 “ 優(yōu)先順序 ” 處理工作，以下哪一項是不適不應（ C ）。 宜的？（ D ）。 C處理信件按照 “ 分級負責、歸口辦理 ” 原則，進行 D可以按照文員自己的習慣進行工作 轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦 14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中 33在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是哪一項是不適宜的？ （ C ）。 不恰當?shù)?？?C ）。 C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 C作會議記錄時離開會議室接聽電話 15以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確 34文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是的？（ D ）。 （ ）。 D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做 A文員按照上司的指示，應事先調(diào)查時間安排對參加 16以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是者是否方便 不適宜的？（ C ）。 B什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊 急程度 C標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 C會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少 17文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？作決定 （ A ）。 D文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。 18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不 C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 適宜的？（ B ）。 36會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處 B應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 理，這時文員應（ / ）。 19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？ D征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機 （ C ）。 37上司決定參加某個會議時，文員不應該（ A ）。 C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行 A只在便箋上寫好會議名稱 聯(lián)系 38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會 20以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ A ）。 議？（ C ）。 C圓桌型 A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊 39以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備21文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。 的？（ A ）。 A審查功能 1 40有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務？（ B） B發(fā)表意見 41文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪種做法是錯誤的？（ D ）。 D如果上司出差，可以在 他回來的當天安排約會 42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D ）。 D日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。 B說話的技巧 44以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 A以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認 45文員應該為上司的商務旅 行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。 B代替上司制定約會計劃 46以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明 47上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D ）。 :/不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認 48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？ （ D ）。 D應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助 49以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。 D各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的 50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 D請教對方 “ 可否請問一下，這個字怎么念？ ” 51以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D ）。 D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 52社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 B 以右為尊 53當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（ D ）。 D查證消息的可靠性 54文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。 D有無休息室 55以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的？（ C ）。 C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 56以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 57以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 C用來擦嘴唇嘴角 2 寄信人姓名、地址應該打印在（ B ） B、左上角 59以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) 60上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（ A）。 A通知上司家人把衣服送達 61以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（ B ）。 A語句要簡短 62接受 /告的正 確反應是（ D ）。 D切勿感情用事 63辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A）。 A有共同利益的話題 64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。 A. 騎邊章 65值班人員不應該做以下哪類事情？（ A ）。 A簽發(fā)文件 66文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（ A）。 A下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 67以本單位與外單位就某些問題的往來文書 為標準立卷。如問函與復函等用（ A ）。 A. 按通訊者特征立卷 68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B）。 B 歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求 69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A歸檔時間 二、判斷題 1辦公室環(huán)境布臵的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ） 2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ） 3在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（ ） 4沒有兩位辦公室人 員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ） 5文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 7文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ） 8文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ） 9文員傳達上司信息時，可以把上司的 話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ） 10文員代替上司傳達不 /消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） 11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通 話。（ ） 12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在 他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ） 13文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（ ） 14文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ） 15文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ） 16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 17按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ） 18如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表 ，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ） 19如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ） 20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進入室內(nèi)，輕輕關上門。（ ） 21如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ） 22介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ） 23文員作 介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ） 25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ） :/果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ） 27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 28假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ） 30會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布臵好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ） 31代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（ ） 32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ） 3 33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能 夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ） 34如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了。 “ 做過某項工作 ” 和 “ 完成某項工作 ” 是完全相同的。（ ） 37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上 “ 該地址不對 ” ，并把它退回去。（ ） 38 假 如 對 方 所 要 求 的 日 期 已 經(jīng) 被 預 約 ， 除 非 有 相 當 的 確 認 ， 文 秘/員切不可獨 斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ） 39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ） 40當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ） 41即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ ） 42如果是沿著人行道走，兩個人并行， “ 尊貴的位臵 ” 是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ） 43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂 直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ） 45當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ） 46交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ） 47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ） 48不要在酒宴上評論或附和別人對某人 的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（ ） 49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 50宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 51無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù?“ 黑領結 ” ，便表示穿無尾正式禮服。（ ） 52雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話， 應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ） 54要發(fā)問或 /意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（ ） 55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57凡是單位撤消，原公章應 立即停用，不用通知有關單位。（ ） 58監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ） 59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉(zhuǎn)交有關部門處理。（ ） 61面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ） 62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度 。（ ） 63列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ） 65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ） 66即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ） 67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 “ 歸檔 ” ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） 三、簡答題： 1、 文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ 答：（ 1）會議名稱；（ 2）會議/錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結論；（ 9）相關資料；（ 10）下次會議預定日期。 2、 辦公室人員為了說服對方接 受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ 答：（ 1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點。（ 2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機。（ 3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等。（ 4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（ 5）主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（ 6）以誠懇的態(tài)度為對方著 想而發(fā)言，不要使用令對方反感的言詞。（ 7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣；（ 8）不可傷害對方的自尊心。 3、 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運 4 用受意方法？ 答：（ 1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ 2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 4、 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 答：（ 1）版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。（ 2）密級、緊急程度。（ 3）簽發(fā)人姓名；（ 4）公文標題；（ 5）主送機關；（ 6）正文、附件；（ 7）發(fā)文機關、成文日期、機關印章；（ 8）注釋、閱讀范圍。（ 9）主題詞；（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。 5、 提高會議效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、 /短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 6、 文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)；電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設臵日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設臵基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。 7、 文員根據(jù)單位需要向外或 向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文過程。請說明這一過程。 答：（ 1）擬稿；（ 2）核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（ 3）簽發(fā)。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（ 4）編號。已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（ 5）繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（ 6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（ 7）用印。指在完成的文件上加蓋機關印章。（ 8）登記；（ 9）分發(fā)。 8、 文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ 答 ：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 9、 文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（ 1）進言是指文 員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（ 2）參謀作用；（ 3）補缺作用；（ 4）增進關系作用；（ 5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（ 6）適時。考慮時機；（ 7）適地。看場合；（ 8）適度。要注意掌握分寸。 10、 什么是文書的立卷特征？通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ 答：（ 1）文秘或檔案人員把文書按照 /些共同特征組合成案卷，稱為 “ 立卷特征 ” ；（ 2）按問題特征立卷 ;（ 3）按作者特征立卷；（ 4）按文種特征立卷；（ 5）按時間特征立卷；（ 6）按 地區(qū)特征立卷；（ 7）按通訊者特征立卷；（ 8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。 11、 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：（ 1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（ 2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一并裝訂。（ 3）認真閱讀。把握信中的 主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需的資料。（ 4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。（ 5）認真處理。處理信件應該按照 “ 分級負責、歸口處理 ” 的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。（ 6）及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。 12、 文 員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（ 1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（ 3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如： “ 結果是這樣，理由有三個，一是。 “ 。（ 4）一定要簡短、扼要、流暢；（ 5）如報告過于復雜，應事先以 5原則檢查是否遺漏；（ 6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項 目很多時，可以制作 “ 報告?zhèn)渫?”提出來。 13、 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：單位印章主要有（ 1）單位印章、套印章；（ 2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（ 3）刻制 /章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發(fā)；（ 4）另一種是由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（ 7） 將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記。（ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。 14、 按照2000 年國務院行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種。 答：（ 1）命令；（ 2）決定；（ 3）公告；通告；（ 4）通知； 5 通報；（ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復；意見； （ 9）函；（ 10）會議紀要。 15、提高會議效率可以有哪些做法 ? 答：遵循法律 法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 答案：（ 1）會議名稱； （ 2）會議記錄人的姓名、蓋章； （ 3）時間（開始時間、結束時間）； （ 4）會議地點； （ 5）議題； （ 6）主持人、主席； （ 7）出席者名單； （ 8）會議的經(jīng)過情形及結論； （ 9）相關的資料； （ 10）下次會議預定日期。 000 院行政機關公文處理辦法的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答案 : （ 1）命令（令）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案； （ 6）報告； （ 7）請示； （ 8）批復；意見； （ 9）函； （ 10）會議紀要。 18安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和 人 工 ， 共 同 生 產(chǎn) 國 內(nèi) 緊 缺 的 產(chǎn) 品 。 上 海 代 表 團 一 行 10 人 將 于 8 月 下 旬 來/，商議合作的具體事宜，辦 公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (參考答案：（ 1）接受任務 （ 2）了解來賓 （ 3）制訂計劃 （ 4）預訂宿食（ 5）迎接來賓 （ 6）商議日程 （ 7）安排會議 （ 8）陪同參觀 （ 9）送別客人 （ 10）接待小結 四、設計題： 1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配臵了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙 (2 刀 )，要求小李 整理好辦公桌，把東西分門別類放臵在適當?shù)奈慌Z。小李應該怎么做 ?(答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放臵在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。 2安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (答：（ 1）接受任務；（ 2）了解來賓；（ 3）制訂計劃；（ 4）預訂食宿；（ 5）迎接來賓；（ 6）商議日程；（ 7）安排會議；（ 8）陪同參加；（ 9）送別客人；（ 10）接待小結。 3康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上 午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理 辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ (答 :他應考慮 ?1)會議名稱 ;(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間；（開始到結束的預定 /刻）（ 4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（ 5）議題；（或議事日程）（ 6）主辦者的聯(lián)絡處、電話號碼等。（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等 4文秘人員如何主持會議？ 應注意哪些細節(jié)？ (答：文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應先把要講的內(nèi)容作一個總結結構的構思，簡略記下發(fā)言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。對發(fā)言內(nèi)容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統(tǒng)一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。 5麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好 這次座談會？ (答：（ 1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（ 2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（ 3）座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（ 4）主持人負責引導、組織、可不做記錄；（ 5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（ 6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（ 7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談?？墒箽夥蛰p松。 6某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還 租了汽車來接送來賓， 為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ (答：（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（ 3）有留言時，切記務必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏；（ 5）要為參加會議的人員送行；（ 6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（ 7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（ 9）關緊門窗并上鎖；（ /知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。 7科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務人員 4 人，會議時間為 5小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。 (答：（ 1）會議成本 2 3（ G S） Tn 后勤開支 6（ G S） 勤開；（ 2） G參加會議人員的每小時人 6 均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10 元，（ 2400 30 8）；（ 3） S參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 。（ 600 30 8）；（ 4）T參加會議人員人均到會時間為 5 小時；（ 5） N參加會議人數(shù)為 50 人（ 46 4）；（ 6）后勤開支等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800（ 200 100 10 50）；（ 7）會議成本 6 （ 10 5 50 800 18750 800 19550（元） 8文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (答：（ 1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（ 2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（ 3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完成的工作。（ 4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（ 5）對在旅行過程中給予幫助和 照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 9文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？(行哪些職責？ (答：（ 1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛/還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址 ，電話號碼。（ 3）為商務洽談收集資料。（ 4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（ 6）安排差旅費。（ 7）建立旅行旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。 10某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(答：（ 1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（ 2）確定時間。如果是涉外宴請 ，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。（ 3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（ 4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供 2 份菜單，供上司挑選。（ 5）寄發(fā)請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出；（ 6）席次的排列。以社會地位 與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。 11文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？ (答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、 生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（ 2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（ 3）在日歷上應該清楚地標明節(jié) 日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（ 4/應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。（ 5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（ 6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（ 7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（ 8）文秘人員應準備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議 或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（ 9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 12上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行 9 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (答：（ 1）接受任務。（ 2）了解來賓、制訂計劃。（ 3）預訂食宿。（ 4）歡迎來賓、商議日程。（ 5）禮節(jié)性拜訪、宴請。（ 6）正式會談。（ 7）簽訂 協(xié)議書。（ 8）陪同參觀游覽。（ 9）互贈禮品。（ 10）歡送來賓、接待小結。 13某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 14總經(jīng)理把保管單位公章和 蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？ (答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖 事外出，須經(jīng)批準交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。 于本市南京西路號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上 午 9： 00 至 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？ 答案 : （ 1）會議的名稱： （ 2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（ 3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（ 4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （ 5）議題（或者議事日程）；（ 6）主辦者的聯(lián)絡處，電話號碼等；（ 7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（ 8）注意事項、是否備有餐點、有否 停車場，或當天應備的資料等。 利達公司召開的新產(chǎn)品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？ 答案 :（ 1）要替搭車回去的人安排車子；（ 2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領； （ 3）有留話時，切記務必傳達；（ 4）檢查會場有無物品遺漏； （ 5）要為參加會議的人員送行； （ 6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （ 7）桌、椅早先若和移動 ，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（ 8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （ 9）關緊門窗并上鎖； （ 10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結束。 五、案例分析題： 1新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下 ： 來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們經(jīng)理在嗎？” 陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的 /？ ” 陳小