1/10秘書禮儀論文論禮儀在秘書工作中的意義和關系摘要禮儀與秘書人員輔助決策協(xié)調關系自身提高都有密不可分的關系它在秘書工作中發(fā)揮著極其重要的作用是秘書人員不可忽視的一種修養(yǎng)和技能秘書工作不能忽視禮儀內容而禮儀在秘書全部工作中具有自己的特殊意義關鍵詞禮儀秘書工作公共關系秘書人員作為領導的輔助者必須完成各種有助于領導管理決策的工作與事務這種工作特性決定了秘書工作是一個外向性的崗位秘書人員必須在各社會組織的公務行為中廣泛地接觸各色人等處理各種關系安排各種活動這些行為都含有禮儀的內容或直接就是一項禮儀活動如迎送客人宴請等等因此作為領導的浦助者秘書與其他職能人員不同他必須代領導處理各種交往接待事宜禮儀內容貫穿于秘書工作的全過程它在秘書的全部工作活動中具有重要意義并與秘書人員的其他工作結成了特殊的關系秘書禮儀工作的意義一禮儀是秘書工作與生俱來的職能之一2/10從秘書作產生那天起禮儀便是秘書工作的重要職能隨著社會歷史發(fā)展禮儀的內容和方式有了巨大的變化秘書人員禮儀素質和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應變化但無論這種變化多么廣泛多么深刻禮儀工作從未離秘書工作而去秘書工作起源于奴隸社會當時的史官可被認為是我國最早的秘書人員史官執(zhí)掌的工作內容極其寬泛其中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮這是典型的禮儀內容到了戰(zhàn)國時期周禮詳備地記載了周朝史官的職務和分工這使我們了解到史官的工作內容與禮有千絲萬縷的聯(lián)系從今天看去將史官定為秘書人員一或從事秘書性質工作的輔助人員是較合適的而禮儀則是秘書工作的當然內容為了更好地輔助領導決策并處理事務秘書承擔了與自然與社會各種關系打交道的任務這個任務中的一切安排打點是禮儀工作的主要內容禮的起源也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開秘書以執(zhí)掌祭祀來為領導權威的決策行為和國家重大活動作準備作鋪墊作為行動的參考系數領導權威無論是表示順天承運還是具體緊張的日理萬機在當時總缺不了這種形式的輔助因為這種形式對領導權威行為的合法性和合理性起著重要的決定作用可見禮儀原是秘書輔助決策3/10的重要手段現代社會禮儀在生活中起著極重要的作用秘書工作對領導負責技術水平高工作質量好辦事效率快固然是秘書人員的重要素質體現但禮儀行為的得當職業(yè)形象的得體也是領導決策獲得成功的有效因素秘書的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法通過秘書的態(tài)度姿勢儀表談吐給對方留下重要的印象甚至是關鍵的印象飽滿的精神真誠的熱情積極的態(tài)度得體的舉止本身也就是秘書人員素質高業(yè)務精的體現一般說來領導之所以選聘秘書很大程度上也是為禮儀的需要在禮儀的層面上開展工作從而輔助領導進行決策活動領導的決策往往是剛性的強硬的在具體執(zhí)行中不容許有任何伸縮而秘書的禮儀卻是柔性的彈性的它可以緩沖決策的壓力調節(jié)決策帶來的緊張溝通因決策而產生的誤解隔閡在任何社會條件下禮儀總是人們共同的需求因此禮儀對秘書工作具特殊意義二禮儀是秘書公關的輔助手段利用宣傳和傳播的手段使一個社會組織和它的公眾相互了解和適應這便是公共關系的任務秘書工作起著信息的匯總和傳播的作用建立良好的相互了解和信任的關系樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象4/10和信譽是秘書公關的主要內容在公共關系中要做好這些工作離不開禮儀應努力發(fā)揮禮儀的優(yōu)勢來為公關服務禮儀可以調節(jié)感情潤滑關系這與公共關系內求團結完善外求和諧發(fā)展的宗旨是相一致的公關的對象具有不同層次但無論是什么群體或組織都是由人組成的因此不能撇開禮儀搞公關拙于策劃會使公關實務失敗而疏于禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現可以說公關是禮儀最適用領域對禮儀的領悟把握和運用程度的高下直接關系到公關實務的操辦水平同時公關作為一種以傳播手段來協(xié)調組織與公眾之間關系的行為不假以禮儀也不能實現傳播的雙向信息傳遞而由于公關活動中公眾始終是變化著的不定的問題形成時有公眾對象問題一旦消失這層意義上的公眾也隨之消失所以禮儀總在各種公眾對象中以新鮮的積極的感覺體現極大地幫助了公共關系的實施公關對象的多種多樣形成了不同的員工關系顧客關系媒介關系股東關系社區(qū)關系政府關系名流關系等要適應這不同的關系依靠順意公眾轉化逆意公眾爭取邊緣公眾取得公眾的信任和理解這絕對少不了禮儀公共關系的另一實務活動就是將社會組織的信息傳播給公眾并把公眾的信息反饋給社會組織的決策層秘5/10書要做好輔助決策工作必須充分利用傳播媒介將信息有計劃地與公眾進行傳播溝通傳播溝通有多種形式然而人際傳播還是最基本的沒有人際傳播便是大眾傳播也不會順利進行下去人際傳播無論是通過儀表服飾語言舉止等媒介進行還是通過電話電報書信等書面性媒介進行都離不開禮儀表現可以說禮儀是傳播的重要媒介禮儀在公關實踐中塑造著組織的形象創(chuàng)造著組織的信譽它可以幫助體現一個組織的坦誠熱情實事求是的態(tài)度并可以承載這種態(tài)度有了這種真誠的禮儀表現才能實現和諧發(fā)展爭取支持的公關目的所以禮儀在秘書的公關行為中具有關鍵意義禮儀與秘書工作的關系一秘書禮儀與秘書輔助領導輔助領導是秘書的天職輔助領導的手段多種多樣以禮儀輔助領導是其中之一領導是決策者并依法享有一定的權威這使領導既沒必要也不可能事必躬親領導又因作為一種機構的代表權力的象征需要在行事時有相關禮儀的配襯秘書的崗位緊貼領導是直接為領導服務的由秘書安排各種禮儀事項自然再順理成章不過了禮儀是秘書的常務工作在輔助領導進行決策的過程中對禮儀程序作妥善安排使領導在具體的活動中既體面又掌握主動是秘6/10書工作者辦事能力的反映如企業(yè)的經理與企業(yè)的經理在企業(yè)晤面秘書在事先將有關時間地點通知對方并認真打掃好會客室安排好茶水和午餐準備好相關文件材料精神飽滿態(tài)度從容地迎接企業(yè)的經理并將之向企業(yè)經理介紹使會晤在以秘書為主營造的良好氣氛中進行這個開始也許會給整個晤面的結果帶來影響禮儀的周到使人精神放松心情舒暢雙方開誠布公容易促使事情成功或好轉在某些重要場合領導需有些象征性的行為如剪彩奠基等秘書必然要在事先作好準備將必要的工具裝飾好地點選定并完滿考慮到在象征性行為完成后領導的合理退場這種禮儀性的安排雖屬工作中較瑣碎一面卻不可不做而且事雖小卻影響大為領導個人為企業(yè)都塑造了形象當然秘書只隱在這些體面的禮儀背后秘書工作的特性之一是潛隱性即使秘書人員代領導前去慰問拜望某人時起的也只是禮儀象征的作用是代領導行事而不是以秘書本人身份行事即使秘書的良好態(tài)度和典雅舉止吸引了客人客人仍先記著的是某公司有個好秘書而不是某秘書在某公司所以禮儀工作做好了是在很大的程度上提高了領導的工作效率實現了領導的威信至于平時的文書往來其中涉及到的文書禮儀包括禮儀性的內容和禮儀套話更是秘書為領導服務輔助領導決策7/10的一個常規(guī)工作秘書必定要掌握這些知識并要能嫻熟地運用以使自己更好地盡到秘書的責任二秘書是某個社會組織中專為領導處理各種人際關系的輔助者社會交往活動是其主要工作內容之一秘書工作的特點是跟人打交道無論是他的服務對象一一領導還是在為領導服務的過程中要形成的各種關系歸根結蒂都是人際關系處理好各種不同關系是秘書工作藝術的體現恰當地運用禮儀來理順關系對秘書工作總體效益的提高大有幫助首先秘書與領導形成了緊密的固定關系由于這種關系十分重要雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心翼翼而一且覺得不稱心會立刻撒手反之一旦發(fā)現配合默契便越發(fā)珍惜和依賴這種關系從理論上說來領導與秘書的關系越緊密就越富有工作創(chuàng)造力但在實踐中卻未必如此關系緊密了有時也就結成了一種同盟可能反而有礙甚至破壞企業(yè)或國家的利益因此規(guī)范領導與秘書的關系除各種原則制度的保障之外禮儀自古就有的別異作用仍有現實意義禮儀可以幫秘書工作者把準自己的地位規(guī)范自己的行為不播越不輕浮尊重領導權威尊重領導意見按正常渠道上情下達溝通信息同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴其次作為管理層中的中介部門秘書還要與各職能部門8/10和外部世界聯(lián)系溝通良好的禮儀在溝通中有助于消除隔閡增進理解由于身處領導近旁會使其他人對秘書有特殊看法秘書人員這時除了以誠相見之外別無他法以誠相見不僅是感情的真摯也包括禮儀的周到如尊重對方的地位理解對方的處境同情對方的閑難贊賞對方的成就通過這些取得對方的信任在與外部世界的交往中禮儀又是一個窗口從中可以窺得一個單位的精神面貌和經營品質這是許多社會組織重視禮儀工作的原因之一即使在不成功的談判與合作中堅持有理有利有節(jié)的原則從大局出發(fā)從長遠出發(fā)或可以做到買賣不成友情在或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為三秘書禮儀與秘書自身提高禮儀是社會的規(guī)范秘書禮儀與整個社會的文明程度有密切關系通過牛儀的學習和掌握不僅可以提高秘書工作者個人修養(yǎng)還可由此推動社會的文明與進步由于工作特點秘書人員的地位特殊他既在單位內部起聯(lián)系溝通作用又在社會上成為本單位的窗和代表所以禮儀在秘書人員身上是全方位地體現的首先秘書人員的個人禮儀應講究他是在一個外向性的崗位上與多種對象打交道如果不修邊幅不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒并影響辦公室同9/10事的情緒所以許多單位對秘書人員的衣著飾物化妝品都有規(guī)定這種規(guī)定當然不是針對某個秘書人員個人而是針對秘書這個崗位的此外秘書工作者的禮儀知識操辦禮儀活動的能力對在不同情況下的禮儀要求應有較多較完善的掌握要在禮儀活動中分清主次內外把握各種分寸分量要對各國各地各民族各宗教的文化風俗禮儀習慣有所了解并在實踐中融會貫通尤其在世紀人類進人了一個新紀元對許多客觀事物的理解認識上了一個新的臺階如保護環(huán)境與動物友好相處已成為全世界的共識禮儀行為也必須跟這種認識結合起來倘在給外賓送禮時把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了酒宴上的山珍海味也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物禮儀活動中若缺乏這種現代意識是會使整個禮儀水平都大打折扣的可見禮儀是一種綜合素質的體現遠不是懂外語會電腦人