第4章EXCEL2010的使用電子表格軟件EXCEL2010是OFFICE2010套裝軟件中的成員之一，用于對表格式的數(shù)據(jù)進行組織、計算、分析和統(tǒng)計，可以通過多種形式的圖表來形象地表現(xiàn)數(shù)據(jù)，也可以對數(shù)據(jù)表進行諸如排序、篩選和分類匯總等數(shù)據(jù)庫操作。本章將詳細介紹EXCEL以下EXCEL均指EXCEL2010的基本操作和使用方法。通過本章的學習，應掌握1EXCEL的基本概念以及工作簿和工作表的建立、保存和保護等。2工作表的數(shù)據(jù)輸人和編輯、工作表和工作簿的使用與保護等。3在工作表中利用公式和函數(shù)進行數(shù)據(jù)計算。4工作表中單元格格式、行列屬性、自動套用格式、條件格式等格式化設置。5EXCEL圖表的建立、編輯與修飾等。6工作表數(shù)據(jù)清單的建立、排序、篩選和分類匯總等數(shù)據(jù)庫操作。7工作表的頁面設置和打印、工作表中超鏈接的建立等。41EXCEL2010的基本概念411EXCEL的基本功能1方便的表格制作EXCEL可以快捷地建立數(shù)據(jù)表格，即工作簿和工作表，輸入和編輯工作表中的數(shù)據(jù)，方便和靈活地操作和使用工作表以及對工作表進行多種格式化設置。2強大的計算能力EXCEL提供簡單易學的公式輸入方式和豐富的函數(shù)，利用自定義的公式和EXCEL提供的各類函數(shù)可以進行各種復雜計算。3豐富的圖表表現(xiàn)EXCEL提供便捷的圖表向?qū)В梢暂p松建立和編輯出多種類型的、與工作表對應的統(tǒng)計圖表。并可以對圖表進行精美的修飾。4快速的數(shù)據(jù)庫操作EXCEL把數(shù)據(jù)表與數(shù)據(jù)庫操作融為一體，利用EXCEL提供的選項卡和命令可以對以工作表形式存在的數(shù)據(jù)清單進行排序、篩選和分類匯總等操作。5數(shù)據(jù)共享EXCEL提供數(shù)據(jù)共享功能，可以實現(xiàn)多個用戶共享同一個工作簿文件，建立超鏈接。412EXCEL的基本概念1啟動EXCEL下列方法之一可以啟動EXCEL應用程序方法一單擊“開始”按鈕，鼠標指針移到“程序”選項處，單擊“MICROSOFTEXCEL”命令，則啟動并出現(xiàn)EXCEL窗13。方法二雙擊桌面上EXCEL快捷方式圖標2EXCEL窗口EXCEL啟動后，即打開EXCEL應用程序工作窗13，如圖41所示，EXCEL應用程序工作窗口由位于窗口上部呈帶狀區(qū)域的功能區(qū)和下部的工作表窗口組感。功能區(qū)包含所操作文檔的工作簿標題、一組選項卡及相應命令；工作表區(qū)包括名稱框、數(shù)據(jù)編輯區(qū)、狀態(tài)欄、工作表區(qū)等。選項卡中集成了相應的操作命令，根據(jù)命令功能的不同每個選項卡內(nèi)又劃分了不同的命令組。1功能區(qū)工作簿標題位于功能區(qū)頂部，其左側(cè)的姿圖標包含還原窗EL、移動窗口、改變窗口大小、最大小化窗L3和關閉窗口選項，還包括保存CTRLS、撤銷清除CTRLZ、恢復清除CTRLV、自定義快速訪問工具欄等；其右側(cè)包含工作簿、功能區(qū)及工作表窗口的最小化、還原、隱藏、關閉等按舡。拖動功能區(qū)可以改變EXCEL窗口的位置，雙擊功能區(qū)可放大EXCEL應用程序窗1到最大化或還原到最大化之前的大小。2選項卡功能區(qū)包含一組選項卡，各選項卡內(nèi)均含有若干命令，主要包括文件、開始、插入、頁面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱、視圖等；根據(jù)操作對象的不同，還會增加相應的選項卡，用它們可以進行絕大多數(shù)EXCEL操作。使用時，先單擊選項卡名稱，然后在命令組中選擇所需命令，EXCEL將自動執(zhí)行該命令。通過EXCEL幫助可了解選項卡大部分功能。3工作表窗口工作表窗口位于工作簿的下方，包含數(shù)據(jù)編輯區(qū)、名稱欄、工作表區(qū)、狀態(tài)欄等。數(shù)據(jù)編輯區(qū)用來輸入或編輯當前單元格的值或公式，該區(qū)的左側(cè)為名稱欄，它顯示當前單元格或區(qū)域的地址或名稱，在編輯公式時顯示的是公式名稱。數(shù)據(jù)編輯區(qū)和名稱欄之間在編輯時有3個命令按鈿分別為“取消”按鈕“輸入”按鈕和“插入函數(shù)”按鈕單擊“取消”按鈕，即撤銷編輯內(nèi)容；單擊“輸入”按鈕，即確認編輯內(nèi)容；單擊“插入函數(shù)按鈕，則編輯計算公式。工作表區(qū)除包含單元格數(shù)據(jù)外，還包含當前工作簿所含工作表的工作表標簽等相關信息，并可對其進行相應操作。狀態(tài)欄位于窗口的底部，用于顯示當前窗ISL操作命令或工作狀態(tài)的有關信息。如，在為單元格輸人數(shù)據(jù)時，狀態(tài)欄顯示“輸入”信息，完成輸入后，狀態(tài)欄顯示“就緒信息，還可進行普通頁面、頁面布局、分頁瀏覽和設置縮放級別等操作。3工作簿、工作表和單元格1工作簿工作簿是一個EXCEL文件其擴展名為XLSX，其中可以含有一個或多個表格稱為工作表。它像一個文件夾，把相關的表格或圖表存在一起，便于處理。啟動EXCEL會自動新建一個名為“BOOKL”或“工作簿L”的工作簿，一個工作簿最多可以含有255個工作表，一個新工作簿默認有3個工作表，分別命名為SHEETL、SHEET2和SHEET3，也可以根據(jù)需要改變新建工作簿時默認的工作表數(shù)。工作表的名字可以修改，工作表的個數(shù)也可以增減。工作表像一個表格，由含有數(shù)據(jù)的行和列組成。在工作表窗口中單擊某個工作表標簽，則該工作表就會成為當前工作表，可以對它進行編輯。若工作表較多，在工作表標簽行顯示不下時，可利用工作表窗口左下角的標簽滾動按鈕來滾動顯示各工作表名稱。單擊標簽滾動按鈕使所需工作表出現(xiàn)在工作表標簽行，單擊它，使之成為當前工作表。2工作表與單元格工作表由單元格、行號、列標、工作表標簽等組成。工作表中行列交匯處的區(qū)域稱為單元格，它可以保存數(shù)值和文字等數(shù)據(jù)。水平方向有16384個單元格，垂直方向有L048576個單元格。每一個單元格都有一個地址，地址由“行號”和“列標”組成，列標在前，行號在后，如，第8行、第7列的單元格地址是“G8”。列標由字母表示，如AZ、AAAZ、BABZ、IAIV、XFD行號由數(shù)字表示，如L9、10100、1048576，如圖42所示。按CTRL箭頭鍵，可將當前單元格指針快速移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣。例如，如果數(shù)據(jù)表是空的，按CTRL移到XFD列，按CTRL移到L048576行。每個工作表都有一個標簽，工作表標簽是工作表的名字，見圖41。單擊工作表標簽，該工作表即成為當前工作表。如果一個工作表在計算時要引用另一個工作表單元格中的內(nèi)容，需要在引用的單元格地址前坦上另一個“工作表名”和“”符號，形式為3當前單元格用鼠標單擊一個單元格，該單元格被選定成為當前活動單元格，此時，當前單元格的框線變?yōu)榇趾诰€，粗黑框線稱為單元格指針。單元格指針移到某單元格，則該單元格就成為當前單元格。當前單元格的地址顯示在名稱框中，而當前單元格的內(nèi)容同時顯示在當前單元格和數(shù)據(jù)編輯區(qū)中。4退出EXCEL用下列方法之一可以退出EXCEL應用程序方法一單擊功能區(qū)最右邊的“關閉”按鈕。方法二單擊“文件”選項卡，選擇“退出”命令。方法三單擊功能區(qū)左端按鈕，并選擇“關閉”命令。方法四按ALTF4鍵。5使用幫助在使用EXCEL過程中，若遇到不了解的操作，可以求助于EXCEL的聯(lián)機幫助功能，其使用方法與WORD中的幫助相同，不再贅述。413EXCEL的主要用途EXCEL是一款功能強大、方便靈活、使用快捷的電子表格制作軟件，可用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)表格，即把用戶所使用的數(shù)據(jù)輸入到EXCEL中形成電子表格，還可以利用公式或函數(shù)對所輸入的數(shù)據(jù)進行計算，例如求和、平均值、最大小值及其他復雜的計算；還可以根據(jù)所輸入的數(shù)據(jù)和計算結(jié)果建立各種統(tǒng)計圖表，直觀地顯示數(shù)據(jù)之間的關系；還可以對數(shù)據(jù)表進行各種數(shù)據(jù)庫操作，例如排序、篩選和分類匯總等。EXCEL2010還提供了數(shù)據(jù)共享和INTERNE功能。EXCEL界面友好、功能豐富、操作方便，因此，在金融、財務、單據(jù)報表、市場分析、統(tǒng)計、工資管理、工程預算、文秘處理、辦公自動化等方面廣泛使用。42基本操作421建立與保存工作簿1建立新工作簿可選擇以下方法之一新建工作簿方法一啟動EXCEL系統(tǒng)自動新建空白工作簿，用戶可以在保存工作簿時重新命名。方法二單擊“文件”選項卡下的“新建”命令，在“可用模板”下雙擊“空白工作簿”。方法三按CTRIN鍵可快速新建空白工作簿、2保存工作簿可選擇以下方法之一保存工作簿方法一單擊“文件”選項卡下的“保存”或“另存為”命令，在此，可以重新命名工作簿及選擇存放文件夾。方法二單擊功能區(qū)的“保存”按鈕。422輸人和編輯工作表數(shù)據(jù)EXCEL數(shù)據(jù)輸入和編輯須先選定某單元格使其成為當前單元格，輸入和編輯數(shù)據(jù)要在當前單元格中進行，也可以在數(shù)據(jù)編輯區(qū)進行。1輸入數(shù)據(jù)新工作簿默認有3個工作表，當前默認工作表是SHEETL。1輸入文本文本數(shù)據(jù)可由漢字、字母、數(shù)字、特殊符號、空格等組合而成。文本數(shù)據(jù)的特點是可以進行字符串運算，不能進行算術運算除數(shù)字串以外。在當前單元格輸入文本后，按ENTER鍵或移動光標到其他單元格或單擊數(shù)據(jù)編輯區(qū)的、J按鈕，即可完成該單元格的文本輸入。文本數(shù)據(jù)默認的對齊方式是單元格內(nèi)靠左對齊。需注意的是1如果輸入的內(nèi)容有數(shù)字或漢字或字符或者它們的組合，例如輸入“L00元”，默認為是文卒數(shù)據(jù)。2如果文本數(shù)據(jù)出現(xiàn)在公式中，文本數(shù)據(jù)需用英文的雙引號括起來。3如果輸人職工號、郵政編碼、電話號碼等無需計算的數(shù)字串，在數(shù)字串前面加一個單引號“”英文單引號，EXCEL按文本數(shù)據(jù)處理，當然也可以直接輸入，按數(shù)值數(shù)據(jù)處理。4如果文本長度超過單元格寬度，當右側(cè)單元格為空時，超出部分延伸到右側(cè)單元格；當右側(cè)單元格有內(nèi)容時，超出部分隱藏。2輸入數(shù)值數(shù)值數(shù)據(jù)一般由數(shù)字、一、小數(shù)點、E、E等組成。數(shù)值數(shù)據(jù)的特點是可以對其進行算術運算。輸入數(shù)值時，默認形式為常規(guī)表示法，如輸入38、11267等。當數(shù)值長度超過單元格寬度時，自動轉(zhuǎn)換成科學表示法E或者E，如輸入L234567891234，則顯示為123456E12。數(shù)值數(shù)據(jù)默認的對齊方式是單元格右對齊。需注意的是1如果單元格中數(shù)字被“”代替，說明單元格的寬度不夠，增加單元格的寬度即可。2如果在單元格中輸入分數(shù)，須先輸入零和空格，然后再輸入分數(shù)。3輸入日期和時間在單元格中輸入EXCEL可識別的L3期或時間數(shù)據(jù)時，單元格的格式自動轉(zhuǎn)換為相應的“日期”或“時間”格式，而不需要去設定該單元格為“13期”或“時間”格式，輸入的日期和時間在單元格內(nèi)默認為右對齊方式。輸入日期如2012年8月18日可以采用的形式有20120818或20120818或18一AUG12；輸入時間如18點30分可采用的形式有L830或630PM；輸入日期與時間組合如2008年8月18日18點30分可以采用的形式有20120818183013期和時間之間用空格分隔。需注意的是1如果不能識別輸入的日期或時間格式輸入的內(nèi)容將被視為文本，并在單元格中左對齊。2如果單元格首次輸人的是日期，則該單元格就格式化為日期格式，再輸入數(shù)值仍然換算成日期。如首次輸入20120818，再輸入抑，將顯示1900_371900年3月7日。4輸入邏輯值邏輯值數(shù)據(jù)有兩個，“TRUE”真值和“FALSE”假值?？梢灾苯釉趩卧褫斎脒壿嬛怠癟RUE”或“FALSE”，也可以通過輸入公式得到計算的結(jié)果為邏輯值。例如在某個單元格輸入公式3表達式可以是算術表達式、關系表達式和字符串表達式等，表達式可由運算符、常量、單元格地址、函數(shù)及括號等組成，但不能含有空格，公式中前面必須有“”號。2運算符用運算符將常量、單元格地址、函數(shù)及括號等連接起來組成了表達式。常用的運算符有算術運算符、字符運算符和關系運算符三類。運算符具有優(yōu)先級，表41按運算符優(yōu)先級從高到低列出各運算符及其功能。3公式的輸入選定要放置計算結(jié)果的單元格后，公式的輸入可以在數(shù)據(jù)編輯區(qū)中進行，也可以雙擊該單元格在單元格中進行。在數(shù)據(jù)編輯區(qū)輸入公式時，單元格地址可以通過鍵盤輸入，也可以直接單擊該單元格，單元格地址即自動顯示在數(shù)據(jù)編輯區(qū)。輸入后的公式可以進行編輯和修改，還可以將公式制到其他單元格。公式計算通常需要引用單元格或單元格區(qū)域的內(nèi)容，這種引用是通過使用單元格的地址來實現(xiàn)的。443復制公式為了完成快速計算，常常需要進行公式的復制。1公式復制的方法，方法選定含有公式的被復制公式單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“復制，命令，鼠標移至復制目標單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“粘貼公式”命令，即可完成方法二選定含有公式的被復制公式單元格，拖動單元格的自動填充柄，可完成相鄰單元格2單元格地址的引用在公式復制時，單元格地址的正確使用十分重要。EXCEL中單元格的地址分相對地址、絕對地址、混合地三種。根據(jù)計算的要求，在公式中會出現(xiàn)絕對地址、相對地址和混合地址以及它們的混合使用。1相對地址相對地址的形式為D3、A8等，表示在單元格中當含有該地址的公式被復制到目標單元格時，公式不是照搬原來單元格的內(nèi)容，而是根據(jù)公式原來位置和復制到的目標位置推算出公式中單元格地址相對原位置的變化，使用變化后的單元格地址的內(nèi)容進行計算。例如，在SHEET1工作表DL單元格有公式“A1B1C1/3”圖432所示，當將公式復制到D2單元格時公式變?yōu)椤癆2B2C23”，如圖433所示；而當將公式復制到E3單元格時公式將變?yōu)椤癇3C3D33”，原因是當DL單元格公式“A1B1C13，復制到D2單元格時，列號不變，行號加L，因此D2單元格的公式為“A2B2C23”；而當DL單元格公式“A1B1C13”復制到E3單元格時，列號加L，行號加2，因此E3單元格的公式為“B3C3D33”。2絕對地址個單元格地址的形式為D3、A8等，表示在單元格中當含有該地址的公式無論被復制到哪個單元格，公式永遠是照搬原來單元格的內(nèi)容。例如，假設DL單元格中公式為“A1B1C13”，則復制到E3單元格公式仍然為“SA1B1C13”，公式中單元格引用地址也不變。3混合地址混合地址的形式為D3、A8等，表示在單元格中當含有該地址的公式被復制到目標單元格，相對部分會根據(jù)公式原來位置和復制到的目標位置推算出公式中單元格地址相對原位置的變化，而絕對部分地址永遠不變，之后，使用變化后的單元格地址的內(nèi)容進行計算。例如DL單元格中公式“A1B1C13”復制到E3單元格，公式為“A3C1D33”。4跨工作表的單元格地址引用單元格地址的一般形式為工作簿文件名工作表名單元格地址在引用當前工作簿的各工作表單元格地址時，當前“工作簿文件名”可以省略；引用當前工作表單元格的地址時“工作表名”可以省略。例如，假設單元格F4中的公式為“C4D4E4SHEET2B1”，則其中“SHEET2B1”表示當前工作簿SHEET2工作表中的BL單元格地址，而C4表示當前工作表C4單元格地址。用戶可以引用當前工作簿另一工作表的單元格，也可以引用同一工作簿中多個工作表的單元格。例如“SUMBOOKLXLSXSHEET2SHEET41A5”表示BOOKL工作簿的SHEET2到SHEET4共3個工作表的A5單元格內(nèi)容求和。這種引用同一工作簿中多個工作表上的相同單元格或單元格區(qū)域中數(shù)據(jù)的方法稱為三維引用。444函數(shù)應用EXCEL提供了強大的函數(shù)功能，包括數(shù)學與三角函數(shù)、日期與時間函數(shù)、財務函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本和數(shù)據(jù)函數(shù)、工程函數(shù)、邏輯函數(shù)和信息函數(shù)等，用函數(shù)能方便地進行各種運算?？梢岳霉竭x項卡下的“插入函數(shù)”命令使用函數(shù)進行計算，也可以利用“公式”選項卡下的函數(shù)庫“財務”、“邏輯”、“文本”、“日期和時間”、“查找和引用”、“數(shù)學和三角函數(shù)”等完成相應功能的計算。1函數(shù)形式函數(shù)一般由函數(shù)名和參數(shù)組成，形式為函數(shù)名參數(shù)表其中函數(shù)名由EXCEL提供，函數(shù)名中的大小寫字母等價，參數(shù)表由用逗號分隔的參數(shù)L、參數(shù)2、參數(shù)30構(gòu)成，參數(shù)可以是常數(shù)、單元格地址、單元格區(qū)域、單元格區(qū)域名稱或函數(shù)等。2函數(shù)引用若要在某個單元格輸入公式“AVERAGEA2AL0”，可以采用如下方法方法一直接在單元格中輸入公式“AVERAGEB1B1”。方法二利用“公式”選項卡下的“插入函數(shù)”命令，方法如下1選定單元格，單擊“公式”選項卡下的“插入函數(shù)”命令按鈕麓，在“插入函數(shù)”對話框中選中函數(shù)“AVERAGE”，如圖436所示。單擊“確定”，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框，如圖437所示。2可在“函數(shù)參數(shù)”對話框第一個參數(shù)NUMBERL內(nèi)用輸人選定83D3，單擊“確定”；也可以單擊“切換”按鈕隱藏“函數(shù)參數(shù)”對話框的下半部分，然后在工作表上選定83D3區(qū)域，單擊“切換”按鈕恢復顯示“函數(shù)參數(shù)”對話框的全部內(nèi)容，單擊“確定”按鈕。3函數(shù)嵌套。函數(shù)嵌套是指一個函數(shù)可以作為另一函數(shù)的參數(shù)使用。例如公式ROUNDAVERAGEA2C2，1其中ROUND為一級函數(shù)，AVERAGE為二級函數(shù)。先執(zhí)行AVERAGE函數(shù)，再執(zhí)行ROUND函數(shù)。一定要注意，AVERAGE作為ROUND的參數(shù)，它返回的數(shù)值類型必須與ROUND參數(shù)使用的數(shù)值類型相同。EXCEL嵌套最多可嵌套七級。3EXCEL函數(shù)1常用函數(shù)1SUM參數(shù)L，參數(shù)2，求和函數(shù)，求各參數(shù)赳累加和。2AVERAGE參數(shù)L，參數(shù)2，算術平均值函數(shù)，求各參數(shù)的算術平均值。3MAX參數(shù)L，參數(shù)2，最大值函數(shù)，求各參數(shù)中的最大值。4MIN參數(shù)L，參數(shù)2，最小值函數(shù)，求各參數(shù)中的最小值。2統(tǒng)計個數(shù)函數(shù)1COUNT參數(shù)L，參數(shù)2，求各參數(shù)中數(shù)值型數(shù)據(jù)的個數(shù)。2COUNTA參數(shù)L，參數(shù)2，求“非空”單元格的個數(shù)。3COUNTBLANK參數(shù)1，參數(shù)2，求“空”單元格的個數(shù)。3四舍五人函數(shù)ROUND數(shù)值型參數(shù)，N返回對“數(shù)值型參數(shù)”進行四舍五入到第N位的近似值。當N0時，對數(shù)據(jù)的小數(shù)部分從左到右的第N位四舍五入；當N0時，對數(shù)據(jù)的小數(shù)部分最高位四舍五人取數(shù)據(jù)的整數(shù)部分；當N0時，對數(shù)據(jù)的整數(shù)部分從右到左的第N位四舍五人。4條件函數(shù)IF邏輯表達式，表達式1，表達式2若“邏輯表達式”值為真，函數(shù)值為“表達式L”的值；否則為“表達式2”的值。5條件計數(shù)COUNTIF條件數(shù)據(jù)區(qū)，”條件”。統(tǒng)計“條件數(shù)據(jù)區(qū)”中滿足給定“條件”的單元格的個數(shù)。COUNTIF函數(shù)只能對給定的數(shù)據(jù)區(qū)域中滿足一個條件的單元格統(tǒng)計個數(shù)，若對一個以上的條件統(tǒng)計單元格的個數(shù)，用數(shù)據(jù)庫函數(shù)DCOUNT或DCOUNTA實現(xiàn)。6條件求和函數(shù)SUMIF條件數(shù)據(jù)區(qū)，”條件”，求和數(shù)據(jù)區(qū)。在“條件數(shù)據(jù)區(qū)”查找滿足“條件”的單元格，計算滿足條件的單元格對應于“求和數(shù)據(jù)區(qū)”中數(shù)據(jù)的累加和。如果“求和數(shù)據(jù)區(qū)”省略，統(tǒng)計“條件數(shù)據(jù)區(qū)”滿足條件的單元格中數(shù)據(jù)的累加和。SUMIF函數(shù)中的前兩個參數(shù)與COUNTIF中的兩個參數(shù)的含義相同。如果省略SUMIF中的第3個參數(shù)，SUMIF是求滿足條件的單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的累加和。COUNTIF是求滿足條件的單元格的個數(shù)。EXCEL的“公式”選項卡內(nèi)提供了強大的和分類使用的函數(shù)功能，“公式”選項卡內(nèi)還包含“定義的名稱”、“公式審核”、“計算”命令組?！岸x的名稱”命令組的功能是對經(jīng)常使用的或比較特殊的公式進行命名，當需要使用該公式時，可直接使用其名稱來引用該公式；“公式審核”命令組的功能是幫助用戶快速查找和修改公式，也可對公式進行錯誤修訂。其他函數(shù)以及詳細應用可查看EXCEL幫助信息。4關于錯誤信息在單元格輸入或編輯公式后，有時會出現(xiàn)諸如”或”VALUE”的錯誤信息。錯誤值一般以“”符號開頭，出現(xiàn)錯誤值有以下幾種原因，如表42所示。下面簡要說明各錯誤信息可能產(chǎn)生的原因。1若單元格中出現(xiàn)“”錯誤信息，可能的原因是單元格中的計算結(jié)果太長，該單元格寬度小，可以通過調(diào)整單元格的寬度來消除該錯誤；或者，13期或時間格式的單元格中出現(xiàn)負值。2DIVO若單元格中出現(xiàn)“DIV0”錯誤信息，可能的原因是該單元格的公式中出現(xiàn)被零除問題。即輸入的公式中包含“0”除數(shù)，也可能在公式中的除數(shù)引用了零值單元格或空白單元格空白單元的值將解釋為零值。解決辦法是修改公式中的零除數(shù)或零值單元格或空白單元格引用，或者在用除數(shù)的單元中輸入不為零的值。當作除數(shù)的單元格為空或含的值為零時，如果希望不顯示錯誤，可以使用IF函數(shù)。例如，如果單元格85包含除數(shù)，而A5包含被除數(shù)，可以使用“IFB50，”，A5B5”兩個連續(xù)引號代表空字符串，表示B5值為“0”時，什么也不顯示，否則顯示A5B5的商。3NA在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時，會產(chǎn)生這種錯誤信息。4NAME在公式中使用了EXCEL所不能識別的文本時將產(chǎn)生錯誤信息“NAME”?？梢詮囊韵聨着孢M行檢查1使用了不存在的名稱。應檢查使用的名稱是否存在。2公式中的名稱或函數(shù)名拼寫錯誤。修改拼寫錯誤即可。3公式中區(qū)域引用不正確。如某單元格中有公式“SUMGZG3”。4在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。5NUM在公式或函數(shù)中某個數(shù)值有問題時產(chǎn)生的錯誤信息。例如，公式產(chǎn)生的結(jié)果太大或太小，即超出范圍一L030710307。6NULL在單元格中出現(xiàn)此錯誤信息的原因可能是試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點。例如，使用了不正確的區(qū)域運算符或不正確的單元格引用等。如果要引用兩個不相交的區(qū)域，則兩個區(qū)域之間應使用區(qū)域運算符“，”。例如公式SUMA1AL0，CLCIO完成對兩個區(qū)域求和。7REF單元格中出現(xiàn)這樣的錯誤信息是因為該單元格引用無效的結(jié)果。設單元格A9中有數(shù)值“5”，單元格AL0中有公式“A91”，單元格ALO顯示結(jié)果為6。若刪除單元格A9，則單元格A10中的公式“A91”對單元格A9的引用無效，就會出現(xiàn)該錯誤信息。8VALUE當公式中使用不正確的參數(shù)時；將產(chǎn)生該錯信息。這時應確認公式或函數(shù)所需的參數(shù)類型是否正確，公式引用的單元格中是否包含有效數(shù)值。如果需要數(shù)字或邏輯值時確輸入了文本，就會出現(xiàn)這樣的錯誤信息45圖標451圖表的基本概念1圖表類型EXCEL提供了標準圖表類型，每一種圖表類型又分為多個子類型，可以根據(jù)需要選擇不同的圖表類型表現(xiàn)數(shù)據(jù)。常用的圖表類型有柱形圖，條形圖，餅圖，面積圖、XY散點圖、圓環(huán)圖、股價圖、曲面圖、圓柱圖，圓錐圖和凌錐圖等每種圖表類型的功用請查看圖表向?qū)А?圖表的構(gòu)成一個圖表主要由以下部分構(gòu)成如圖440所示1圖表標題。描述圖表的名稱，默認在圖表的頂端，可有可無。2坐標軸與坐標軸標題。坐標軸標題是X軸和Y軸的名稱，可有可無。3圖例。包含圖表中相應的數(shù)據(jù)系列的名稱和數(shù)據(jù)系列在圖中的顏色。4繪圖區(qū)。以坐標軸為界的區(qū)域。5數(shù)據(jù)系列。一個數(shù)據(jù)系列對應工作表中選定區(qū)域的一行或一列數(shù)據(jù)。6網(wǎng)格線。從坐標軸刻度線延伸出來并貫穿整個“繪圖區(qū)”的線條系列，可有可無。7背景墻與基底。三維圖表中會出現(xiàn)背景墻與基底，是包圍在許多三維圖表周圍的區(qū)域，用于顯示圖表的維度和邊界。452創(chuàng)建圖表1嵌入式圖表與獨立圖表“嵌入式圖表”與“獨立圖表”的創(chuàng)建操作基本相同，主要的區(qū)別在于它們存放的位置不同。創(chuàng)建圖表主要利用“插入”選項卡下的“圖表”命令組完成。當生成圖表后單擊圖表，功能區(qū)會出現(xiàn)“圖表工具”選項卡，其下的“設計”、“布局”、“格式”選項卡可以完成圖表圖形顏色、圖表位置、圖表標題、圖例位置、圖表背景墻等的設計和布局以及顏色的填充等格式設計。1嵌入式圖表嵌入式圖表是指圖表作為一個對象與其相關的工作表數(shù)據(jù)存放在同一工作表中。2獨立圖表獨立圖表以一個工作表的形式插在工作簿中。在打印輸出時，獨立圖表占一個頁面。2創(chuàng)建圖表的方法1利用選項卡下的命令建立“嵌入式圖表”和“獨立圖表”2利用“自動繪圖”建立獨立圖表選定要繪圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，按FLL鍵即可。對于例414的問題，結(jié)果如圖447所示。453編輯和修改圖表圖表創(chuàng)建完成后，如果對工作表進行了修改，圖表的信息也將隨之變化。如果工作表沒有變化，也可以對圖表的“圖表類型”、“圖表源數(shù)據(jù)”、“圖表選項”和“圖表位置”等進行修改。當選中了一個圖表后，功能區(qū)會出現(xiàn)“圖表工具”選項卡，其下的“設計”、“布局”、“格式”選項卡內(nèi)的命令可編輯和修改圖表，也可以選中圖表后單擊鼠標右鍵，利用彈出的菜單也可以編輯和修改圖表，如圖448所示。1修改圖表類型單擊圖表繪圖區(qū)，選擇圖448所示菜單中的“更改圖表類型”命令，修改圖表類型為“簇狀棱錐圖”，結(jié)果如圖449所示。也可以利用“圖表工具”選項卡下的“類型”命令組中的“更改圖表類型”命令來完成。2修改圖表源數(shù)據(jù)1向圖表中添加源數(shù)據(jù)如果將“銷售數(shù)量統(tǒng)計表”工作表中“一月”列的數(shù)據(jù)也添加到圖表中，操作方法是單擊圖表繪圖區(qū)，選擇“圖表工具”選項卡下“數(shù)據(jù)”命令組的“選擇數(shù)據(jù)”命令，或單擊圖表繪圖區(qū)，選擇圖448所示的菜單中的“選擇數(shù)據(jù)”命令，在彈出的“選擇源數(shù)據(jù)”對話框中如圖450所示重新選擇圖表所需的數(shù)據(jù)區(qū)域，即可完成向圖表中添加源數(shù)據(jù)，如圖451所示。2刪除圖表中的數(shù)據(jù)如果要同時刪除工作表和圖表中的數(shù)據(jù)，只要刪除工作表中的數(shù)據(jù)，圖表將會自動更新。如果只從圖表中刪除數(shù)據(jù)，在圖表上單擊所要刪除的圖表系列，按DELETE鍵即可完成。利用“選擇源數(shù)據(jù)”對話框的“圖例項系列”欄中的“刪除”按鈕也可以進行圖表數(shù)據(jù)刪除。454修飾圖表圖表建立完成后，可以對圖表進行修飾，以更好地表現(xiàn)工作表。利用“圖表選項”對話框可以對圖表的網(wǎng)格線、數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)標志等進行編輯和設置。此外，還可以對圖表進行修飾，包括設置圖表的顏色、圖案、線形、填充效果、邊框和圖片等。還可以對圖表中的圖表區(qū)、繪圖區(qū)、坐標軸、背景墻和基底等進行設置，方法是選中所需修飾的圖表，利用“圖表工具”選項卡下的“布局”和“格式”選項卡下的命令，可以完成對圖表的修飾，如圖452所示。EXCEL提供了較強的數(shù)據(jù)庫管理功能，不僅能夠通過記錄單來增加、刪除和移動數(shù)據(jù)，還能夠按照數(shù)據(jù)庫的管理方式對以數(shù)據(jù)清單形式存放的工作表進行各種排序、篩選、分類匯總、統(tǒng)計和建立數(shù)據(jù)透視表等操作。需要特別注意的是，對工作表數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)庫操作，要求數(shù)據(jù)必須按“數(shù)據(jù)清單”存放。工作表中的數(shù)據(jù)庫操作大部分是利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的命令完成的，可以進行外部數(shù)據(jù)獲取、連接操作、排序和篩選、使用數(shù)據(jù)工具、分級顯示等。461建立數(shù)據(jù)清單1數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行。EXCEL允許采用數(shù)據(jù)庫管理的方式管理數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單由標題行表頭和數(shù)據(jù)部分組成。數(shù)據(jù)清單中的行相當于數(shù)據(jù)庫中的記錄，行標題相當于記錄名；數(shù)據(jù)清單中的列相當于數(shù)據(jù)庫中的字段，列標題相當于字段名，如圖453所示。2為單元格增加批注建立數(shù)據(jù)清單后，可為某些單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)添加批注，也可隨時刪除批注。462數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序是按照一定的規(guī)則對數(shù)據(jù)進行重新排列，便于瀏覽或為進一步處理做準備如分類匯總。對工作表的數(shù)據(jù)清單進行排序是根據(jù)選擇的“關鍵字”字段內(nèi)容按升序或降序進行的，EXEEL會給出兩個關鍵字，分別是“主要關鍵字”、“次要關鍵字”，用戶可根據(jù)需要添加和選取；也可以按用戶自定義的數(shù)序排序。1利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的升序按鈕降序按鈿利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的升序按鈕和降序按鈕只能進行一個關鍵字的排序。2利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的“排序”命令3自定義排序如果用戶對數(shù)據(jù)的排序有特殊要求，可以利用圖456所示“排序”對話框內(nèi)“次序”下拉列表中的“自定義序列”選項所彈出的對話框來完成。用戶可以不按字母或數(shù)值等常規(guī)排序方式，根據(jù)需求自行設置。4排序數(shù)據(jù)區(qū)域選擇EXCEL2010允許對全部數(shù)據(jù)區(qū)域和部分數(shù)據(jù)區(qū)域進行排序。如果選定的數(shù)據(jù)區(qū)域包含所有的列，則對所有數(shù)據(jù)區(qū)域進行排序；如果所選的數(shù)據(jù)區(qū)域沒有包含所有的列，則僅對已選定的數(shù)據(jù)區(qū)域排序，未選定的數(shù)據(jù)區(qū)域不變有可能引起數(shù)據(jù)錯誤。在圖456所示的“排序”對話框中單擊“選項”按鈕，可以利用“排序選項”對話框選擇是否區(qū)分大小寫、排序方向、排序方法等。5恢復排序如果希望將已經(jīng)過多次排序的數(shù)據(jù)清單恢復到排序前的狀況，可以在數(shù)據(jù)清單中設置“記錄號”字段，內(nèi)容為順序數(shù)字1、2、3、4、。無論何時，只要按“記錄號”字段升序排列即可恢復為排序前的數(shù)據(jù)清單。463數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選是在工作表的數(shù)據(jù)清單中快速查找具有特定條件的記錄。篩選后數(shù)據(jù)清單中只包含符合篩選條件的記錄，便于瀏覽。利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的“篩選”命令，可以進行自動篩選、自定義篩選、高級篩選和數(shù)據(jù)的全部顯示。1自動篩選根據(jù)篩選條件的不同，自動篩選可以利用列標題的下拉列表框，也可以利用“自定義自動篩選方式”對話框進行。1單字段條件篩選篩選條件只涉及一個字段內(nèi)容的為單字段條件篩選?！纠?18】對工作表“某公司人員情況”數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進行自動篩選，條件為“職稱”為高工。1選定數(shù)據(jù)清單區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的“篩選”命令，此時，工作表中數(shù)據(jù)清單的列標題全部變成下拉列表框。2打開“職稱”下拉列表框，用鼠標選中“高工”，如圖457所示，單擊“確定”按鈕即可。2多字段條件篩選篩選條件涉及多個字段內(nèi)容的為多字段條件篩選，可采用執(zhí)行多次自動篩選的方式完成?！纠?20】對工作表“某公司人員情況”數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進行自動篩選，需同時滿足兩個條件，條件1為年齡大于等于25并且小于等于40；條件2為學歷為碩士或博士。1按照例419的操作篩選出滿足條件L的數(shù)據(jù)記錄。2在根據(jù)條件1篩選出的數(shù)據(jù)清單內(nèi)，按照例419的操作篩選出滿足條件2的數(shù)據(jù)記錄。篩選結(jié)果如圖460所示。3取消篩選選擇“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的“清除”命令或選擇類似圖457中的“全選”即可取消篩選，恢復所有數(shù)據(jù)。2高級篩選EXCEL提供高級篩選方式，主要用于多字段條件的篩選。使用高級篩選必須先建立一個條件區(qū)域，用來編輯篩選條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名必須與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全一樣。條件區(qū)域的其他行輸入篩選條件，“與”關系的條件必須出現(xiàn)在同一行內(nèi)，“或”關系的條件不能出現(xiàn)在同一行內(nèi)。條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單區(qū)域不能連接，必須用空行隔開。【例421】對工作表“某公司人員情況”數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進行高級篩選，需同時滿足兩個條件，條件1為年齡大于等于25并且小于等于40；條件2為學歷為碩士或博士。1在工作表的第一行前插入四行作為高級篩選的條件區(qū)域。2在條件區(qū)域A1D3輸入篩選條件，選擇工作表的數(shù)據(jù)清單區(qū)域。3選擇“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”命令組的“高級”命令，彈出“高級篩選”對話框，選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”也可以選擇“將篩選結(jié)果復制到其他位置”，利用下拉按鈕定列表區(qū)域數(shù)據(jù)清單區(qū)域和條件區(qū)域篩選條件區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可完成高級篩選，如圖461所示。464數(shù)據(jù)分類匯總分類匯總是對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行分析的一種方法。EXCEL分類匯總是對工作表中數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進行分類，然后統(tǒng)計同類記錄的相關信息，包括求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值等，由用戶進行選擇。分類匯總只能對數(shù)據(jù)清單進行，數(shù)據(jù)清單的第一行必須有列標題。在進行分類匯總前，必須根據(jù)分類匯總的數(shù)據(jù)類對數(shù)據(jù)清單進行排序。1創(chuàng)建分類匯總利用“數(shù)據(jù)”選項卡下的“分級顯示”命令組的“分類匯總”命令可以創(chuàng)建分類匯總。【例422】對工作表“某公司人員情況”數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容進行分類匯總，匯總計算各部門基本工資的平均值分類字段為“部門”，匯總方式為“平均值”，匯總項為“基本工資”，匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方。1按主要關鍵字“部門”的遞增或遞減次序?qū)?shù)據(jù)清單進行排序。2選擇“數(shù)據(jù)”選項卡下的“分級顯示”命令組的“分類匯總”命令，在彈出的“分類匯總”對話框中，選擇分類字段為“部門”，匯總方式為“平均值”，選定匯總項為“基本工資”，選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”，如圖462所示，單擊“確定”按鈕即可完成分類匯總，對數(shù)據(jù)清單的部分數(shù)據(jù)進行分類匯總的結(jié)果如圖463所示。2刪除分類匯總?cè)绻獎h除已經(jīng)創(chuàng)建的分類匯總，可在“分類匯總”對話框中單擊“全部刪除”按鈕即可。3隱藏分類匯總數(shù)據(jù)為方便查看數(shù)據(jù)，可以將分類匯總后暫時不需要的數(shù)據(jù)隱藏起來，當需要查看時再顯示出來。單擊工作表左邊列表樹的“”號可以隱藏該部門的數(shù)據(jù)記錄，只留下該部門的匯總信息，此時，“一”號變成“”號；單擊“”號時，數(shù)據(jù)記錄信息顯示出來，如圖464所示。465數(shù)據(jù)合并數(shù)據(jù)合并可以把來自不同源數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)進行匯總，并進行合并計算。不同數(shù)據(jù)源區(qū)包括同一工作表中、同一工作簿的不同工作表中、不同工作簿中的數(shù)據(jù)區(qū)域。數(shù)據(jù)合并是通過建立合并表的方式來進行的。其中，合并表可以建立在某源數(shù)據(jù)區(qū)域所在工作表中，也可以建在同一個工作簿或不同的工作簿中。利用“數(shù)據(jù)”選項卡下“數(shù)據(jù)工具”命令組的命令可以完成“數(shù)據(jù)合并”、“數(shù)據(jù)有效性”、“模擬分析”等功能?！纠?23】現(xiàn)有在同一工作簿中的“L分店“和“2分店”4種型號的產(chǎn)品一月、二月、三月的銷售數(shù)量統(tǒng)計表”數(shù)據(jù)清單，位于工作表“銷售單1”和“銷售單2”中，如圖465所示。現(xiàn)需新建工作表，計算出兩個分店4種型號的產(chǎn)品一月、二月、三月每月銷售量總和。1在本工作簿中新建工作表“合計銷售單”數(shù)據(jù)清單，數(shù)據(jù)清單字段名與源數(shù)據(jù)清單相同，第一列輸入產(chǎn)品型號，選定用于存放合并計算結(jié)果的單元格區(qū)域B3D6，如圖466所示。2單擊“數(shù)據(jù)”選項卡下“數(shù)據(jù)工具”命令組的“合并計算”命令，彈出“合并計算”對話框，在“函數(shù)”下拉列表框中選擇“求和”在“引用位置”下拉列表中選取“銷售單L”的B3D6單元格區(qū)域，單擊“添加”，再選取“銷售單2”的83D6單元格區(qū)域，當單擊“添加”時，選擇“瀏覽”可以選取不同工作表或工作簿中的引用位置，選中“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”當源數(shù)據(jù)變化時，合并計算結(jié)果也隨之變化，如圖467所示，計算結(jié)果如圖468所示。3合并計算結(jié)果以分類匯總的方式顯示。單擊左側(cè)的“”號，可以顯示源數(shù)據(jù)信息。4；66建立數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表從工作表的數(shù)據(jù)清單中提取信息，它可以對數(shù)據(jù)清單進行重新布局和分類匯總，還能立即計算出結(jié)果。在建立數(shù)據(jù)透視表時，需考慮如何匯總數(shù)據(jù)。利用“插入”選項卡下“表格”命令組的命令可以完成數(shù)據(jù)透視表的建立。【例424】現(xiàn)有如圖469所示的“銷售數(shù)量統(tǒng)計表”工作表中的數(shù)據(jù)清單，現(xiàn)建立數(shù)據(jù)透視表，顯示各分店各型號產(chǎn)品銷售量的和、總銷售額的和以及匯總信息。1選擇“銷售數(shù)量統(tǒng)計表”數(shù)據(jù)清單的A2EL0數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“插入”選項卡下“表格”命令組的“數(shù)據(jù)透視表”命令，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖470所示。2在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框中，自動選中了“選擇一個表或區(qū)域”或通過“表區(qū)域”切換按鈕選定區(qū)域“SHEETLA2E10”，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選項下選擇“現(xiàn)有工作表”，通過切換按鈕選擇位置從AL2開始，單擊“確定”按鈕，彈出“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框如圖471所示和未完成的數(shù)據(jù)透視表。3在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框中，選定數(shù)據(jù)透視表的列表簽、行標簽和需要處理的方式單擊“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框右側(cè)的“字段節(jié)和區(qū)域節(jié)層疊”按鈕，可以改變“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對話框的布局結(jié)構(gòu)。此時，在所選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置處顯示出完成的數(shù)據(jù)透視表，如圖472所示。選中數(shù)據(jù)透視表，單擊鼠標右鍵，可彈出“數(shù)據(jù)透視表選項”對話框，利用對話框的選項可以改變數(shù)據(jù)透視表的布局和格式、匯總和篩選項以及顯示方式等，如圖473所示。47工作表的打印和超鏈接工作表和圖表建立后，可以將其打印出來，還可以在工作表中建立超鏈接。471頁面布局對工作表進行頁面布局，可以控制打印出的工作表的版面。頁面布局是利用“頁面布局”選項卡內(nèi)的命令組完成的，包括設置頁面、頁邊距、頁眉頁腳和工作表。1設置頁面選擇“頁面布局”選項卡下的“頁面設置”命令組中的命令或單擊“頁面設置”命令組右下角的小按鈕，利用彈出的“頁面設置”對話框可以進行頁面的打印方向、縮放比例、紙張大小以及打印質(zhì)量的設置，如圖474所示。2設置頁邊距選擇“頁面設置”命令組的“頁邊距”命令，可以選擇已經(jīng)定義好的頁邊距，也可以利用“自定義邊距”選項，利用彈出的“頁面設置”對話框設置頁面中正文與頁面邊緣的距離，在“上”、“下”“左”、“右”數(shù)值框中分別輸入所需的頁邊距數(shù)值即可。3設置頁眉頁腳頁眉是指打印頁頂部出現(xiàn)的文字，而頁腳則是打印頁底部出現(xiàn)的文字。通常，把工作簿名稱作為頁眉，頁腳則為頁號，當然也可以自定義。頁眉頁腳一般居中打印。利用“頁面設置”對話框的“頁眉頁腳”標簽，打開“頁眉頁腳”選項卡，可以在“頁眉”和“頁腳”的下拉列表框中選擇內(nèi)置的頁眉格式和頁腳格式。如果要自定義頁眉或頁腳，可以單擊“自定義頁眉”和“自定義頁腳”按鈕，在打開的對話框中完成所需的設置即可。如果要刪除頁眉或頁腳，則選定要刪除頁眉或頁腳的工作表，在“頁眉頁腳”選項卡中，在“頁眉”或“頁腳”的下拉列表框中選擇“無”，表明不使用頁眉或頁腳。4設置工作表選擇“頁面設置”對話框的“工作表”標簽，打開“工作表”選項卡，進行工作表的設置可以利用“打印區(qū)域”右側(cè)的切換按鈕選定打印區(qū)域；利用“打印標題”右側(cè)的切換按鈕選定行標題或列標題區(qū)域，為每頁設置打印行或列標題；利用“打印”設置有否網(wǎng)格線、行號列標和批注等；利用“打印順序”設置“先行后列”還是“先列后行”。472打印預覽在打印之前，最好先進行打印預覽以觀察打印效果，然后再打印，EXCEL提供的“打印預覽”功能在打印前能看到實際打印的效果。打印預覽功能是利用“頁面設置”對話框的“工作表”標簽下的“打印預覽”命令實現(xiàn)的。473打印頁面設置和打印預覽完成后，即可以進行打印。單擊“文件”選項卡下的“打印”命令，或單擊“頁面設置”對話框的“工作表”標簽下的“打印”命令完成打印，在打印方式下仍可設置打印內(nèi)容。474工作表中的鏈接工作表中的鏈接包括超鏈接和數(shù)據(jù)鏈接兩種情況，超鏈接可以從一個工作簿或文件快速跳轉(zhuǎn)到其他工作簿或文件，超鏈接可以建立在單元格的文本或圖形上；數(shù)據(jù)鏈接是使得數(shù)據(jù)發(fā)生關聯(lián)，當一個數(shù)據(jù)發(fā)生更改時，與之相關聯(lián)的數(shù)據(jù)也會改變。1建立超鏈接1選定要建立超鏈接的單元格或單元格區(qū)域。2右擊鼠標，在彈出的菜單中選擇“超鏈接”命令，打開“編輯超鏈接”對話框，如圖475所示。3在對話框內(nèi)，在“鏈接到”欄中單擊“本文檔中的位置”單擊“現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁”可鏈接到其他工作簿中，在右側(cè)的“請鍵入單元格引用”中輸入要引用的單元格地址如AL，在“或在此文檔中選擇一個位置”處，選擇“人力資源情況表2”。4單擊對話框右上角的“屏幕提示”，打開“設置超鏈接屏幕提示”對話框，在對話框內(nèi)輸入信息，當鼠標指針放置在建立的超鏈接位置時，顯示相應的提示信息，如“打開人力資源情況表2”，單擊“確定”按鈕即完成，如圖476所示。利用“編輯超鏈接”對話框可以對超鏈接信息進行修改，也可以取消超鏈接。選定已建立超鏈接的單元格或單元格區(qū)域，右擊鼠標，在彈出的命令中選擇“取消超鏈接”命令即可。2建立數(shù)據(jù)鏈接1打開某工作表選擇數(shù)據(jù)，在“開始”選項卡的“剪貼板”命令組中單擊“復制”按鈕復制選擇的數(shù)據(jù)。2打開欲關聯(lián)的工作表，在工作表中指定的單元粘貼數(shù)據(jù)，在“粘貼選項”中選擇“粘貼鏈接”即可。48保護數(shù)據(jù)EXCEL可以有效地對工作簿中的數(shù)據(jù)進行保護。如設置密碼，不允許無關人員訪問；也可以保護某些工作表或工作表中某些單元格的數(shù)據(jù)，防止無關人員非法修改；還可以把工作簿、工作表、工作表某行列以及單元格中的重要公式隱藏起來。481保護工作簿和工作表任何人都可以自由訪問并修改未經(jīng)保護的工作簿和工作表。1保護工作簿工作簿的保護包含兩個方面第一是保護工作簿，防止他人非法訪問；第二是禁止他人對工作簿或工作簿中的工作表的非法操作。1訪問工作簿的權限保護1限制打開工作簿為了限制打開工作簿，可如下操作打開工作簿，選擇“文件”選項卡下的“另存為”命令，打開“另存為”對話框。單擊“另存為”對話框的“工具”下拉列表框，并在出現(xiàn)的下拉列表中單擊“常規(guī)選項”，出現(xiàn)“常規(guī)選項”對話框。在“常規(guī)選項”對話框的“打開權限密碼”框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕后，要求用戶再輸入一次密碼，以便確認。單擊“確定”按鈕，退到“另存為”對話框，再單擊“保存”按鈕即可。打開設置了密碼的工作簿時，將出現(xiàn)“密碼”對話框，只有正確地輸入了密碼后才能打開工作簿，密碼是區(qū)分大小寫字母的。2限制修改工作簿打開“常規(guī)選項”對話框，在“修改權限密碼”框中輸入密碼。打開工作簿時，將出現(xiàn)“密碼”對話框，輸入正確的修改權限密碼后才能對該工作簿進行修改操作。3修改或取消密碼打開“常規(guī)選項”對話框，在“打開權限密碼”編輯框中，如果要更改密碼，請鍵人新密碼并單擊“確定”按鈕；如果要取消密碼，請按DELETE鍵，刪除打開權限密碼，然后單擊“確定”按鈕。2對工作簿工作表和窗口的保護如果不允許對工作簿中的工作表進行移動、刪除、插入、隱藏、取消隱藏、重新命名或禁止對工作簿窗口的移動、縮放、隱藏、取消隱藏等操作。可如下設置1選擇“審閱”選項卡下的“更改”命令組，選擇“保護工作簿”命令，出現(xiàn)“保護工作簿”對話框。2選中“結(jié)構(gòu)”復選框，表示保護工作簿的結(jié)構(gòu)，工作簿中的工作表將不能進行移動、刪除、插入等操作。3如果選中“窗口”復選框，則每次打開工作簿時保持窗口的固定位置和大小，工作簿的窗口不能移動、縮放、隱藏、取消隱藏。4鍵入密碼，可以防止他人取消工作簿保護取消這種保護可以選“工具”菜單中的“保護”命令的“撤銷工作簿保護”，單擊“確定”按鈕2保護工作表3保護公式在工作表中，可以將不希望他人看到的單元格中的公式隱藏，選擇該單元格時公式不會出現(xiàn)在輯欄內(nèi)。具體操作是1選擇需要隱藏公式的單元格，選擇“開始”選項卡中“單元格”命令組的“設置單元格格式”命令。2在打開的“設置單元格格式”對話框中，在“保護”選項卡中選中“隱藏”，單擊“確定”按鈕。3選擇“審閱”選項卡下的“更改”命令組中的“保護工作表”命令，完成工作表的保護。選中該單元格，利用“審閱”選項卡“更改”命令組的“取消保護工作表”命令，可撤銷保護公式。利用“審閱”選項卡“更改”命令組的“允許用戶編輯的區(qū)域”命令，可以設置允許用戶編輯的單元格區(qū)域，讓不同的用戶擁有不同編輯工作表的權限，達到保護數(shù)據(jù)的目的。利用“文件”選項卡下右側(cè)的“保護工作簿”選項，可以實現(xiàn)將工作簿標記為最終狀態(tài)、用密碼行加密、保護當前工作表、保護工作表結(jié)構(gòu)等操作。482隱藏工作表對工作表除了上述密碼保護外，也可以賦予“隱藏”特性，使之可以使用，但其內(nèi)容不可見，從而得到一定程度的保護。利用“審閱”選項卡下的“窗口”命令組的“隱藏”命令可以隱藏工作簿工作表的窗口，隱藏工作表后，屏幕上不再出現(xiàn)該工作表，但可以引用該工作表中的數(shù)據(jù)。若對工作簿實施“結(jié)構(gòu)”保護后，就不能隱藏其中的工作表。還可以隱藏工作表的某行或某列。選定需要隱藏的行列，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“隱藏”命令，則隱藏的行列將不顯示，但可以引用其中單元格的數(shù)據(jù)，行或列隱藏處出現(xiàn)一條黑線。選定已隱藏行列的相鄰行列，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“取消隱藏”命令，即可顯示隱藏的行或列。49小結(jié)電子表格軟件EXCEL2010的主要功能是對表格式的數(shù)據(jù)進行組織、計算、分析和統(tǒng)計，可以通過多種形式的圖表來形象地表現(xiàn)數(shù)據(jù)，也可以對數(shù)據(jù)表進行諸如排序、篩選和分類匯總等數(shù)據(jù)庫操作。本章主要介紹了EXCEL的基本操作和使用方法，EXCEL的操作對象是工作簿和所含的一個或多個工作表。EXCEL的工作主要在其應用程序工作窗口完成，工作窗13由功能區(qū)和工作表窗口組成。功能區(qū)包含所操作文檔工作簿標題、一組選項卡及相應命令；工作表區(qū)包括名稱框、數(shù)據(jù)編輯區(qū)、狀態(tài)欄、工作表區(qū)等。選項卡中集成了相應的操作命令，根據(jù)命令功能的不同每個選項卡內(nèi)又劃分了不同的命令組。工作簿是一個EXCEL文件，其中可以含有一個或多個工作表。