文件名稱泉州汽車制造有限公司行政制度及流程文件編號(hào)QZ行政01頁(yè)數(shù)共頁(yè)版本第一版生效日期2009年3月1日適用范圍泉州汽車制造有限公司批準(zhǔn)審核制定行政部目錄制度匯編目錄1公司會(huì)議管理規(guī)定QZ行政101A2辦公用品管理規(guī)定QZ行政102A4印章管理制度QZ行政103A10檔案管理制度QZ行政104A11檔案管理實(shí)施辦法QZ行政105A13聲像檔案管理規(guī)定QZ行政106A16文書管理制度QZ行政107A19公司圖書管理規(guī)定QZ行政108A21計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息管理守則QZ行政109A24出入廠管理制度QZ行政201A25車輛管理制度QZ行政202A28員工住宿管理規(guī)定QZ行政203A32食堂餐飲管理制度QZ行政204A34衛(wèi)生管理制度QZ行政205A36安全管理制度QZ行政206A37突發(fā)事件管理制度QZ行政207A45出差管理規(guī)定QZ行政301A46接待管理制度QZ行政302A49組織管理制度QZ行政303A50損壞公司財(cái)物的管理規(guī)定QZ行政304A52經(jīng)濟(jì)處罰制度QZ行政305A53會(huì)議管理制度QZ行政101A第一條為方便公司的會(huì)議管理和會(huì)議場(chǎng)地合理使用，特制定本制度。第二條公司提倡有實(shí)效的會(huì)議，會(huì)議應(yīng)以簡(jiǎn)明、清晰、準(zhǔn)備充分、節(jié)約時(shí)間為原則。第三條會(huì)議分類1公司級(jí)會(huì)議公司員工大會(huì)、公司各種專項(xiàng)會(huì)議。應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由對(duì)口部門負(fù)責(zé)組織召開。2業(yè)務(wù)會(huì)議即全公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如銷售經(jīng)營(yíng)會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、技術(shù)評(píng)審會(huì)等），由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。3部門會(huì)議各部門召開的會(huì)議由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。4班組會(huì)議由各班組決定并主持召開。5上級(jí)部門或外單位在我公司召開的會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、洽談會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)等）。由業(yè)務(wù)對(duì)口部門負(fù)責(zé)組織，行政人事部協(xié)作做好會(huì)務(wù)工作。第四條會(huì)議的管理1為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司經(jīng)常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。例行會(huì)議安排如下1）公司員工大會(huì)一般一年一次，年初舉行。對(duì)公司上一年度的工作進(jìn)行總結(jié)表彰，并傳達(dá)公司本年度的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。2）銷售年會(huì)每年二次。每個(gè)經(jīng)營(yíng)年度年初下達(dá)銷售計(jì)劃，年末對(duì)銷售情況進(jìn)行分析總結(jié)。3）銷售機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)例會(huì)每季末。公司各銷售機(jī)構(gòu)對(duì)每季的銷售計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)價(jià)各方面的工作情況，指出不足，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4）中高層管理人員述職會(huì)每年末。匯報(bào)總結(jié)上一年度的工作情況及下一年度的工作安排。5）質(zhì)量分析會(huì)每月初。匯報(bào)、總結(jié)上月售后反饋的質(zhì)量問題，討論分析質(zhì)量問題，進(jìn)行責(zé)任分解，研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。6）生產(chǎn)銷售調(diào)度會(huì)每月初。根據(jù)銷售情況，調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度。7）部長(zhǎng)例會(huì)每周。匯報(bào)上周工作情況，提交各部門不能自行解決的問題，形成急待解決的問題和執(zhí)行追蹤表。每月第一周五大班組組長(zhǎng)及保安隊(duì)長(zhǎng)需參加?？偨?jīng)理對(duì)各的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。8）部門事務(wù)會(huì)。每周。檢查、總結(jié)、布置工作。9）班組會(huì)檢查、總結(jié)、布置工作，傳達(dá)公司指示。2各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不應(yīng)安排在公司例會(huì)同期召開，（與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間上的沖突除外）應(yīng)堅(jiān)持服從大會(huì)，局部服從整體的原則。3凡涉及多個(gè)部門主管參加的會(huì)議，均應(yīng)于會(huì)議召開前一天通知與會(huì)人。第五條會(huì)議紀(jì)錄、決議及紀(jì)要的形成的發(fā)布1原則上，班組級(jí)以上會(huì)議都需有會(huì)議紀(jì)錄。會(huì)議紀(jì)錄人由會(huì)議主持人指定。會(huì)議紀(jì)錄應(yīng)存檔保管。2當(dāng)涉及需表決的項(xiàng)目時(shí)，超過半數(shù)與會(huì)者同意即為通過。無論參加會(huì)議與否，對(duì)決議的執(zhí)行參照制度導(dǎo)入、執(zhí)行及反饋規(guī)范。對(duì)決議執(zhí)行情況的跟蹤考核由決議對(duì)口部門負(fù)責(zé)。公司級(jí)的決議，由總經(jīng)理助理跟蹤考核。3凡公司級(jí)別的會(huì)議原則上都要形成會(huì)議紀(jì)要。形成的會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門在限定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要和決議的整理工作。會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)。會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人審核，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫文件簽收記錄表，并由接收人簽收。4會(huì)議紀(jì)要需根據(jù)內(nèi)容區(qū)分秘級(jí)程度。保密級(jí)及以上的只能在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)放。如發(fā)現(xiàn)有外泄的，公司追究當(dāng)事人保管不善的責(zé)任并給予適當(dāng)處罰。5會(huì)議紀(jì)要由對(duì)口部門交由行政人事部檔案員存檔，并按重要程度確定保存期限。第六條嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密。在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。第七條會(huì)議管理要點(diǎn)1會(huì)議召集人原則上應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員，并告知會(huì)議議題、會(huì)議進(jìn)行的秩序及時(shí)間分配。如需改期，或因特殊情況需安排新的會(huì)議時(shí)，應(yīng)及時(shí)告知與會(huì)人。2嚴(yán)格遵守會(huì)議開始時(shí)間。各種會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。如因確實(shí)有事的，應(yīng)提前10分鐘向相關(guān)人員請(qǐng)假。非正常缺席視同遲到，給當(dāng)事人50元/次罰款。3會(huì)議開始前應(yīng)確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間。在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。第八條會(huì)議室、接待室使用制度1會(huì)議室、接待室是公司舉行會(huì)議、接待客戶、培訓(xùn)員工的場(chǎng)所，公司所有員工非接待客人和參加會(huì)議，不得隨意進(jìn)入和占用接待室和會(huì)議室。2各部門如要使用會(huì)議室，需提前告知行政人事部，并在會(huì)議室使用本上簽字。3任何員工不得拿走會(huì)議室的家具及物品。與會(huì)者要愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施。4會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員要復(fù)原桌椅，帶走個(gè)人物品，雜物放入指定地方，保持會(huì)場(chǎng)清潔。5公司四樓會(huì)議室和酒樓會(huì)議廳由公司前臺(tái)文員和酒樓前臺(tái)接待人員統(tǒng)一管理，會(huì)議期間要求保持良好的秩序，不得做出有損于公司形象的行為。6如有兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門同時(shí)申請(qǐng)使用會(huì)議室，原則上按預(yù)定時(shí)間先后會(huì)議重要程度安排，特殊情況使用部門自行協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。辦公物品管理規(guī)定QZ行政102A第一條原則為統(tǒng)一管理，控制用品數(shù)量及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公用品的購(gòu)買由供應(yīng)部負(fù)責(zé)，行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、保管及發(fā)放。第二條辦公物品的分類本辦法將辦公用品分為文具耗材類、事務(wù)類用品兩類。文具耗材類可分為以下兩類消耗品鉛筆、白板筆、刀片、膠水、卷宗、信紙、橡皮、夾子、印油、電池、圖釘、大頭針、曲別針、橡皮筋、口取紙、復(fù)寫紙、碳粉、復(fù)印紙、傳真紙、便簽紙、圓珠筆、訂書針、筆記本、簽字筆、熒光筆、修正液、軟盤、美工刀等價(jià)值較低的用品。管制品剪刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、起釘器、日期章、計(jì)算器、米尺、名片本、墨盒、文件夾、硒鼓等。事務(wù)類用品是指事務(wù)用家俱、設(shè)備、工具等用品。分為以下兩類低值易耗品是指使用年限在一年以下，價(jià)值在500元以下的用品。固定資產(chǎn)類是指使用年限在一年以上，價(jià)值在500元以上的用品。第三條辦公用品的使用程序一、申購(gòu)部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，價(jià)值100元以下，由行政人事部部長(zhǎng)審批，價(jià)值超過100元，由行政人事部部長(zhǎng)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則進(jìn)行申購(gòu)，如申購(gòu)的物品造成積壓或?qū)е缕髽I(yè)經(jīng)濟(jì)損失，由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)賠償。二、供應(yīng)部購(gòu)買或由行政人事部在指定供應(yīng)商處購(gòu)買。急需先由行政人事部詢價(jià)，再交降低成本小組審核后購(gòu)買。三、所訂購(gòu)辦公用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題后，由前臺(tái)人員在送貨單上簽收。再由申購(gòu)部門領(lǐng)用。四、根據(jù)進(jìn)、出倉(cāng)單行政人事部人事專員建立辦公管制品臺(tái)帳，行政專員建立事務(wù)性用品臺(tái)賬，并按部門編號(hào)。五、收到辦公用品后，對(duì)照采購(gòu)申請(qǐng)單、進(jìn)出倉(cāng)單及發(fā)票，開具匯款通知單，經(jīng)主管人員簽字后，作好登記，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部辦理支付或結(jié)算。六、財(cái)務(wù)部根據(jù)購(gòu)貨發(fā)票金額登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬。七、使用部門建立用品卡片。八、行政人事部按財(cái)務(wù)部要求定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的清理。第四條文具用品的管理一、消耗品依據(jù)年領(lǐng)用量估算設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù)，并隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整，每月底公布各部門人均辦公用品費(fèi)用報(bào)表，提示各部門辦公費(fèi)用管理狀況。二、計(jì)算器、硒鼓、墨盒、打孔器、起釘器、剪刀等管制品列入部門辦公用品集體使用，由各部門文員管理登記辦公用品使用情況，規(guī)定保管人和移交手續(xù)。管制品只可以舊換新，遺失則從責(zé)任人每月工資中扣除，部門沒有執(zhí)行登記和當(dāng)月盤點(diǎn)的，發(fā)生的損失從部長(zhǎng)工資中扣除。每月10日各部門文員上報(bào)計(jì)劃時(shí)，將上月文具領(lǐng)用登記表交行政人事部人事專員審核，確認(rèn)本月領(lǐng)用數(shù)量。三、辦公文具由供應(yīng)部、行政人事部公開選擇供應(yīng)商，原則上半年一定，辦公文具每月810日由各部門提出文具用品申請(qǐng)，行政人事部部長(zhǎng)審批后交行政專員到指定供應(yīng)商采購(gòu)，每月15日發(fā)放。四、辦公文具入庫(kù)、出庫(kù)由前臺(tái)負(fù)責(zé)，行政人事部行政專員負(fù)責(zé)管理和發(fā)放。行政人事部行政專員建立分部門的管制品臺(tái)帳，每月核對(duì)數(shù)量。五、銷售分公司和辦事處只能領(lǐng)取信紙、信封、名片、硬皮本等辦公用品，其它辦公用品到當(dāng)?shù)夭少?gòu)，費(fèi)用自理。六、辦公文具用品只為公務(wù)提供，嚴(yán)禁取回家私用，違者重罰。每月28日由前臺(tái)、人事專員、行政專員清盤、核帳，編制辦公費(fèi)用報(bào)表。第五條事務(wù)性用品使用及管理規(guī)定一、事務(wù)性用品，包含辦公桌（椅）、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、電話、空調(diào)機(jī)、投影機(jī)、VCD機(jī)、電視機(jī)、功放機(jī)、割草機(jī)、高壓洗車機(jī)、工具、床柜等價(jià)值100元以上的設(shè)備。二、行政人事部行政專員按部門建立事務(wù)性用品臺(tái)帳，對(duì)各部門的事務(wù)性用品的購(gòu)買、配置、分發(fā)領(lǐng)用、修繕與保管進(jìn)行實(shí)物管理。臺(tái)賬內(nèi)容包括物品編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、數(shù)量、價(jià)值、使用及管理部門、部門負(fù)責(zé)人、目前狀況、類別（是低值易耗品還是固定資產(chǎn)類）等內(nèi)容。三、行政人事部每季度對(duì)各部門的物品及管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)管理不善的部門有權(quán)提出批評(píng)、賠償及經(jīng)總經(jīng)理同意后的處罰。處罰時(shí)按實(shí)際發(fā)生金額賠償。四、各部主管對(duì)其部門所配置的事務(wù)性用品，負(fù)有使用與保管的責(zé)任，防止事務(wù)性用品的被盜、被挪用以及污染與破損。部門用品的非正常的損失首先由部門主管承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，再根據(jù)實(shí)際情況劃分具體責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人必須建立按具體使用者的事務(wù)用品卡片。事務(wù)性用品采取“誰(shuí)使用誰(shuí)保管”的原則，使用者具有不可推卸的保全與維護(hù)責(zé)任；使用責(zé)任者離職時(shí)，需辦理交接手續(xù)。如有遺失或損毀，按情況照價(jià)或折價(jià)賠償。五、事務(wù)性用品需維修或清洗、維護(hù)的，由部門通知行政人事部安排，使用責(zé)任者及各部門不得隨意處置。行政人事部經(jīng)檢查確認(rèn)物資已經(jīng)沒有修理必要時(shí)，500元以下的直接報(bào)廢，500元以上的向財(cái)務(wù)部申報(bào)批準(zhǔn)后辦理報(bào)廢手續(xù)，并銷臺(tái)帳。六、部門之間互相調(diào)用事務(wù)用品的，需有書面報(bào)告，并由雙方部門負(fù)責(zé)人簽字。2000元以上的需由總經(jīng)理審批。所有記錄需交行政人事部存檔。七、部門負(fù)責(zé)人工作變動(dòng)時(shí)，需辦理本部門的事務(wù)性用品的移交，同時(shí)報(bào)行政人事部備案。八、事務(wù)用品的報(bào)廢與遺失由部門負(fù)責(zé)人填寫事務(wù)用品異動(dòng)單，標(biāo)明情況及原因，由部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政人事部。行政人事部根據(jù)公司規(guī)定拿出具體處理意見，交總經(jīng)理審批。行政人事部和財(cái)務(wù)部根據(jù)總經(jīng)理審批意見辦理具體手續(xù)。九、編號(hào)規(guī)則1主體代碼說明以部門漢語(yǔ)拼音字母為代碼主體代碼主體代碼主體代碼倉(cāng)庫(kù)CK空調(diào)部KT技術(shù)部JS公司GT財(cái)務(wù)部CW底盤部DP生產(chǎn)部SC供應(yīng)部GY銷售部XS售后服務(wù)部SH行政人事部XR品管部PG2編號(hào)規(guī)則編號(hào)（001999）類別（A價(jià)值500元；B價(jià)值500元）部門代碼第六條印刷品的管理一、辦公印刷品統(tǒng)一由行政人事部人事專員建帳進(jìn)行管理。二、各部門提出申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存量及使用情況，確定印制的數(shù)量。印刷制品的形式，須由各部門以文書形式提出正式申請(qǐng)，寫明格式、大致規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，由部門主管簽字后報(bào)行政人事部人事專員。三、需調(diào)整印刷制品的格式的，同申請(qǐng)印制程序。如還有庫(kù)存的，除特殊情況外，均需用完庫(kù)存后，方予辦理。四、對(duì)更改的格式，行政人事部在其職權(quán)范圍內(nèi)審核新格式是否合適，訂購(gòu)數(shù)量是否合適，以及新格式的適用性與時(shí)效性。必要時(shí)由總經(jīng)理審核。五、行政人事部應(yīng)本著成本最小的原則選擇印刷商。詢價(jià)結(jié)果同樣由成本降低小組審核后方可印制。六、印刷品的管理按盤存后清單數(shù)量為準(zhǔn)。對(duì)領(lǐng)用及庫(kù)存的數(shù)量行政人事部人事專員應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。如果即將用完的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門辦理申請(qǐng)手續(xù)。第七條辦公設(shè)備使用規(guī)定一、公司電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)為公司辦公必備品，公司員工不得列為私用，使用過程中要愛惜，輕拿輕放，輕開輕關(guān)。二、公司電話、傳真主要是作為與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)的配用工具，使用時(shí)應(yīng)盡量?jī)?nèi)容簡(jiǎn)潔、明確，以減少占線時(shí)間。三、工作時(shí)間接聽與業(yè)務(wù)無關(guān)電話或私人電話時(shí)要簡(jiǎn)短扼要，最大限度的保持電話通暢。四、接聽外線電話要使用代表公司的文明用語(yǔ)“您好廣通公司”“謝謝”“再見”等，接聽內(nèi)線電話要使用代表本部門的規(guī)范用語(yǔ)“您好XX部”。接聽或撥打電話時(shí)應(yīng)注意語(yǔ)氣、語(yǔ)態(tài)和語(yǔ)調(diào)，語(yǔ)言要親切、簡(jiǎn)練、客氣，不得有損害公司整體形象的行為。五、電話鈴響要及時(shí)接聽，盡量不讓鈴響超過三聲，遲接電話要表示歉意，同事不在時(shí)主動(dòng)幫同事接聽電話，準(zhǔn)確記錄、及時(shí)轉(zhuǎn)告電話內(nèi)容。六、不允許員工在公司內(nèi)撥打私人長(zhǎng)途電話，或以公事為由撥打私人長(zhǎng)途電話，發(fā)現(xiàn)有上述行為的將按實(shí)際通話費(fèi)用的三倍給予處罰。七、員工使用手機(jī)談?wù)撍绞?，必須最大限度的控制聲調(diào)，不得影響其他人員的辦公。八、公司提倡節(jié)約使用打印紙、復(fù)印紙，任何員工不得拿新紙做草紙用，紙張必須雙面使用后才可棄掉。九、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)歸屬人員要做到機(jī)器的定期保養(yǎng)，出現(xiàn)問題及時(shí)查修解決。十、涉及公司商業(yè)信息的文件、材料、制度等不得隨意打印、復(fù)印和帶出公司。附事務(wù)用品異動(dòng)單事務(wù)用品異動(dòng)單所屬部門保管人日期名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量原價(jià)值購(gòu)置時(shí)間報(bào)廢調(diào)用遺失其他異動(dòng)種類異動(dòng)原因部門主管行政人事部意見部門主管總經(jīng)理審批總經(jīng)理財(cái)務(wù)部意見部門主管印章管理制度QZ行政103A第一條為加強(qiáng)對(duì)公司印章的制發(fā)、改正與廢止、使用及管理，防止因?yàn)E用印章給公司造成不必要的損失，特制定本制度。第二條公司印章是指在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件等上，需以公司名稱有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第三條各部門如因工作需要或業(yè)務(wù)往來需要刻制印章的，需請(qǐng)示總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后開具公司證明，方可刻制印章，刻制印章由行政人事部統(tǒng)一辦理。舊印章交行政人事部檔案管理員保管。除特別需要，將廢止印章保存三年，經(jīng)總經(jīng)理同意后處理。第四條公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時(shí)，各管理人應(yīng)迅速向行政人事部遞交說明書，行政人事部根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行處理。第五條公司印章由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)部印章由財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管，其他部門印章由各部門指定專人保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得任意委托他人代行職權(quán)。第六條公司各種印章的使用必須履行登記手續(xù)。第七條不涉及公司經(jīng)濟(jì)、民事、法律責(zé)任的一般性文書需要使用印章的，各部門必須填寫用印申請(qǐng)單，經(jīng)部長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可使用。第八條涉及到公司經(jīng)濟(jì)、民事、法律責(zé)任的重要性公文和合同性嚴(yán)肅公文需要使用印章的，填寫用印申請(qǐng)單后經(jīng)得總經(jīng)理同意方可加蓋印章，并將文書復(fù)印件交印章管理人存檔。第九條嚴(yán)禁在空白紙張、票據(jù)、介紹信等地方用印，如確有工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十條任何人不得將公司印章帶離公司外出辦事，特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十一條印章的新制或改制由各部門報(bào)行政人事部后，由行政人事部獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。第十二條印鑒簿的保管。公司的所有印章由行政人事部檔案管理員建立印鑒簿，將印章留下印模后存檔保管。并負(fù)責(zé)對(duì)印章的改制、廢止等事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行記錄。檔案管理規(guī)定QZ行政104A第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、圖片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)化管理。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作（即部門文秘）。第六條檔案工作的基本原則是集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，行政人事部集中統(tǒng)一管理，檔案（已移交行政人事部的除外）分別由各部門管理。行政人事部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。第七條行政人事部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第三章檔案的管理第八條歸案歸檔的文書包括1公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度。3公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。4公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。5公司與外部機(jī)構(gòu)來往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。6公司各部門的發(fā)文。7其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。8公司各部門的專業(yè)技術(shù)資料、重要單證、證照等。第九條歸檔要求1歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持時(shí)間聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。2在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。3案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期五年以上、短期五年以下三種。4按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5全部案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。第十條過程管理1屬于公司保管的檔案公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每年二月十日前將上年需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交行政人事部保管，任何人不得據(jù)為己有。2屬部門保管的檔案各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交行政人事部。第十一條監(jiān)督行政人事部根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十二條銷毀須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十三條公司檔案的分類及編號(hào)指定文秘經(jīng)行政人事部培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。第十四條借閱因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)行政人事部核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十五條分級(jí)查閱具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。第四章檔案?jìng)浞葜贫鹊谑鶙l公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第十七條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，要及時(shí)備份。第十八條備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存即公司賓館。第五章處理?xiàng)l例第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪，則依法追究刑事責(zé)任1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案2擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3涂改、偽造檔案4未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者5未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）第六章責(zé)任第二十一條本制度適用于公司各員工各部門。第二十二條本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司行政人事部，第一責(zé)任人為各部門指定的文秘；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。檔案管理實(shí)施辦法QZ行政105A第一條管理部門1文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔。2各部門檔案分類目錄及編號(hào)原則，由公司行政人事部統(tǒng)一制定。第二條文件整理文件應(yīng)依下列方式整理1中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。3文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第三條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收1檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。3與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。第四條檔案分類1檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2同一“小類”或細(xì)類的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于小類或細(xì)類之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。3每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。第五條檔案名稱及編號(hào)1檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。2檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。3檔案編號(hào)規(guī)則QZQ檔案編號(hào)（數(shù)字）年代編號(hào)（數(shù)字）檔案類型主體代碼公司代碼4主體代碼說明以部門漢語(yǔ)拼音字母為代碼檔案主體代碼檔案主體代碼檔案主體代碼泉州代碼QZQ空調(diào)部KT技術(shù)部JS公司代碼QZ財(cái)務(wù)部CW底盤部DP生產(chǎn)部SC供應(yīng)部GY銷售部XS售后服務(wù)部SH行政人事部XZ品管部PG倉(cāng)庫(kù)CK管理者代表委員會(huì)GW5檔案類型以類別漢語(yǔ)拼音字母為代碼檔案類型代碼檔案類型代碼檔案類型代碼制度類ZD文件類WJ合同類HT資料類ZL表單類BD證照類ZZ業(yè)務(wù)類YE其他類QT圖書類TS注如有未歸納的類別，各部門可自行按漢語(yǔ)拼音字母編制，但需報(bào)行政人事部備案。第六條檔號(hào)編定1新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號(hào)。2檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。3檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。4檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第七條檔案整理1歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“風(fēng)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理1永久保存（公司章程）；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。210年保存（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）合同；（5）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。35年保存（1）期滿解除之合約；2客戶資料等；（3）其他經(jīng)核定保存5年的文書。41年保存結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。5其他資料由各部門自行保管，使用部門視其有效期間保存。第九條檔卷清理1檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，己到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將在其上注明延長(zhǎng)保管的期限。第十條調(diào)卷程序1各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。2檔案員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“檔案調(diào)閱單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！皺n案調(diào)閱單”則按歸還日期先后整理，以備催還。3在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“檔案調(diào)閱單”。4檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。第十一條調(diào)卷管理1“檔案調(diào)閱單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。3調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更調(diào)卷登記，不得私自授受。4調(diào)卷檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)行政人事部主管同意。聲像檔案管理規(guī)定QZ行政106A第一章總則第一條為加強(qiáng)本公司聲像檔案管理，特制定本規(guī)定。第二條本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片含底片及文字說明等組成。第三條聲像檔案是本公司卷宗的組成部分，必須由行政人事部檔案員實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二章聲像檔案資料的收集第四條收集范圍1反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料；2各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；3本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料；4涉及本公司權(quán)益的聲像資料；5其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第五條收集要求1錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片含底片和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；2聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第六條聲像檔案資料的征集各部門有責(zé)任隨時(shí)上交重要聲像資料。第三章聲像檔案的整理第七條聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第八條聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案員協(xié)助。第九條分類、編號(hào)1照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)；2錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)；3編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為檔案形態(tài)檔號(hào)/檔案形態(tài)檔號(hào)。第十條保管期限應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十一條文字說明的編寫1文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者攝制者等；2編寫文字說明的要求1準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；2照片的自然張內(nèi)容相近的亦可以若干張編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明；3文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順；4時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十二條編制格式1照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)文字說明參見號(hào)攝制時(shí)間攝制者；2錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫。第十三條案卷要求1將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放；2卷內(nèi)目錄照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。第四章聲像檔案的保管第十四條對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要一年檢查一次。第十五條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，報(bào)經(jīng)主管審批，登記造冊(cè)。第十六條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第五章聲像檔案的開發(fā)利用第十七條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第十八條建立聲像檔案借閱制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第十九條在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。第六章附則第二十條本規(guī)定由行政人事部制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改亦同。第二十一條本規(guī)定自自頒布之日起實(shí)行。文書管理制度QZ行政107A一、本制度的目的，在于確保公司文書事務(wù)正確且順利的進(jìn)行，促進(jìn)與提高公司各部門組織管理工作的效率。二、所謂文書是指業(yè)務(wù)工作往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同、各種許可證、各種帳簿等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。三、全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有，公司嚴(yán)格貫徹文書保密機(jī)制。四、凡公司重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等一律以文書形式進(jìn)行，所有文書的處理都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，緊急情況下，可以先行以口頭或電話形式處理，事后以文書形式作以記錄。五、外來文書由當(dāng)班保安負(fù)責(zé)簽收并轉(zhuǎn)發(fā)收件人，內(nèi)部文書的收發(fā)由文書收發(fā)對(duì)應(yīng)部門自行辦理。六、公司文書的處理原則是部長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，各部部長(zhǎng)對(duì)發(fā)送至本部門的文書負(fù)首要安排、指導(dǎo)的責(zé)任，對(duì)于不用涉及部門的文書，可由文書發(fā)送和收取雙方直接人處理。七、如果與各部門有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)或者涉及公司改革的制度性文書，要經(jīng)過相關(guān)部門部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議或全公司部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議商討方可予以處理。八、涉及公司或部門商業(yè)信息的機(jī)密性文件，不得中途他人轉(zhuǎn)送，任何文書公司均提倡閱覽后簽字確認(rèn)制度。九、與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)行組織協(xié)商，如果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。十、請(qǐng)示和審批是公司經(jīng)營(yíng)中的一項(xiàng)重要程序，凡涉及公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)都必須經(jīng)過請(qǐng)示，獲得各部門直屬領(lǐng)導(dǎo)和公司高層領(lǐng)導(dǎo)審查、裁決和批復(fù)后，方能實(shí)行或行事。十一、須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)如下1、重要人事的安排、變動(dòng)2、各種制度性規(guī)定的定制和變更3、重要契約的締結(jié)、解除與變更4、與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求、回執(zhí)、申請(qǐng)等5、饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的支出6、財(cái)務(wù)預(yù)算和決算事宜7、須請(qǐng)示審批的重要或高額物品的采購(gòu)8、有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要計(jì)劃與企劃9、其他上述未涉及的重要事項(xiàng)十二、提請(qǐng)請(qǐng)示的文書提案必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能節(jié)省審批時(shí)間和順利的予以實(shí)施。十三、任何文書的起草都必須征得所在部門部長(zhǎng)的同意，并且在部長(zhǎng)有了明確的決定之后進(jìn)行。十四、須請(qǐng)示的文書必須簡(jiǎn)明扼要，一事一議，必要情況下要附上有關(guān)資料和文件。十五、文書如果需要加蓋公章時(shí)，按印章管理規(guī)定辦理。十六、對(duì)于一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，文書封面要明確發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“郵寄”“面呈”或“轉(zhuǎn)交”字樣。十七、公司各種文書要按照公司保存年限的規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)整理保存，重要文件要標(biāo)注“重要”字樣，機(jī)密文件要標(biāo)注“機(jī)密”字樣。十八、各部門的文書分兩類進(jìn)行保存一類是特別重要的文書，直接由各部部長(zhǎng)保存，另一類是一般性文書，可由部門內(nèi)部直屬人員進(jìn)行保存。十九、保存期屆滿的文書，以及每必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)決定，填寫登記廢除的理由和日期之后，可以予以銷毀。二十、如果職務(wù)或部門職責(zé)劃分發(fā)生變更，文書存檔歸并作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上做好變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。二十一、本公司所有員工處理文書均按此制度執(zhí)行。公司圖書管理規(guī)定QZ行政108A第一章總則第一條為規(guī)范公司圖書管理工作，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱圖書是指公司為滿足各部門生產(chǎn)工作需要而購(gòu)置的圖書資料，包括各類工具書、期刊、雜志及相關(guān)學(xué)術(shù)著作等。第三條本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定辦理。第四條本公司圖書由行政人事部檔案員負(fù)責(zé)管理，并于每年6月、12月下旬各清點(diǎn)一次。第二章圖書購(gòu)置第五條需購(gòu)置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應(yīng)廣泛征求有關(guān)部門的意見，由行政人事部檔案員匯總，報(bào)總經(jīng)理審批。第六條凡個(gè)人提出購(gòu)買圖書資料的應(yīng)先征得本部門主管同意，并報(bào)總經(jīng)理審批后方可辦理。第七條有關(guān)人員在購(gòu)回圖書后，應(yīng)及時(shí)送至檔案室驗(yàn)收歸檔，并由檔案員在單據(jù)上簽字后，方可按正常審批程序到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。第三章圖書保管第八條新購(gòu)圖書應(yīng)按順序編號(hào)，將書名、出版社名稱、著作者、冊(cè)數(shù)、出版日期、購(gòu)買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細(xì)登記于“本公司圖書登記總簿”并填制圖書卡插放于圖書之末頁(yè)。第九條本公司圖書由行政人事部檔案員編制目錄卡供員工查閱。第十條檔案員對(duì)所保管的圖書資料，應(yīng)做到防潮、防霉、防蛀；對(duì)損壞的圖書資料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、保證其完整性；對(duì)各類期刊要按年度裝訂成冊(cè)。第四章圖書借閱第十一條員工借書分為個(gè)人借書與部門借書兩種，部門借書系指屬部門專用圖書，由部門主管簽名借用。第十二條公司員工因工作需要，可借閱各類圖書，但必須辦理借閱手續(xù)，其借還手續(xù)比照本辦法第二十三條、二十四條規(guī)定辦理。第十三條辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書（如詞典類）只供查閱，原則上不外借。有特殊需要的人員，可酌情給予配備。第十四條專業(yè)性強(qiáng)的工具書經(jīng)研究可以長(zhǎng)期借用。一般技術(shù)圖書每人一次最多可借閱兩冊(cè)，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月。第十五條一般書報(bào)雜志得隨意閱覽，閱畢歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。第十六條員工所借之圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)得隨時(shí)通知收回，借書人不得拒絕。第十七條公司員工在解雇、辭職時(shí)，須將所借圖書歸還。第五章借書時(shí)間、借閱期間與冊(cè)數(shù)第十八條借書時(shí)間限辦公時(shí)間內(nèi)上午10點(diǎn)30至11點(diǎn)，下午3點(diǎn)至4點(diǎn)，其他時(shí)間概不受理。第十九條借書期間一律不得超過一個(gè)月，到期應(yīng)即歸還，倘有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限。第二十條借書冊(cè)數(shù)以兩冊(cè)為限。第二十一條部門借書期間與冊(cè)數(shù)不受前二條的限制，但遇調(diào)離職應(yīng)將借用圖書全部歸還。第六章借還書手續(xù)第二十二條員工借書應(yīng)先查閱圖書目錄卡片，填寫借閱單向檔案員取書，檔案員將圖書交予借書人應(yīng)先抽出圖書卡由借書人簽字后，一并與借閱單妥為保管。第二十三條員工還書時(shí)應(yīng)將所借圖書交予檔案員收訖，檔案員除將借閱單歸還借書人作廢外，并應(yīng)將圖書卡歸放書內(nèi)。第七章處罰第二十四條員工借出圖書不得批改、圈點(diǎn)、畫線、折角、拆散、剪貼、涂寫，如有損壞或丟失等情況，一律照原圖書版本購(gòu)賠或照原價(jià)加倍賠價(jià)。第二十五條員工借書期限屆滿，經(jīng)通知仍不還書者，或遇清點(diǎn)期而仍不還書者，除停止其借書權(quán)外，必要時(shí)報(bào)其直接上級(jí)論處。第八章附則第二十六條本規(guī)定由行政人事擬訂報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。第二十七條本規(guī)定自頒布之日起實(shí)行。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理守則QZ行政109A一、守則概論公司計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)資源是公司投資用于工作目的的，24小時(shí)內(nèi)只能用于工作。員工個(gè)人一般性業(yè)務(wù)往來、查找資料、收發(fā)郵件、聯(lián)系客戶等均可使用公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，但必須隨時(shí)注意網(wǎng)絡(luò)信息安全，妥善處理公司保密性文件。二、管理原則公司計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)由行政人事部進(jìn)行管理，行政人事部有權(quán)對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)管和控制，任何人不得利用公司網(wǎng)絡(luò)瀏覽非工作目的的網(wǎng)頁(yè)，行政人事部將不定期安排人員對(duì)公司計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檢查。三、具體規(guī)定1、嚴(yán)禁任何人以任何手段蓄意破壞公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，禁止一切利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)蓄意竊取、泄密公司資料、文件和信息等行為。2、公司計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)未經(jīng)許可，任何人不得私自拆卸和對(duì)所屬構(gòu)件進(jìn)行維修，不得私自更改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置。3、計(jì)算機(jī)設(shè)備要保持清潔，任何人不得在計(jì)算機(jī)前吸煙、吃東西、喝飲料、扔雜物。4、禁止任何個(gè)人利用公司網(wǎng)絡(luò)和公司郵箱私自訂閱電子雜志，因工作需要必須訂閱的電子雜志的，要經(jīng)總經(jīng)理同意后方可訂閱。5、保密性資料、文件和信息一般情況要存放保密柜中，必須形成電子文件的，也不得掛在網(wǎng)上資源共享，有保密性文件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要做到人走機(jī)關(guān)，不得給他人提供瀏覽和下載的機(jī)會(huì)。四、處罰規(guī)則1、對(duì)于蓄意破壞計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行、蓄意利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)竊取和泄密公司文件、資料和信息的員工，作辭退處理，對(duì)公司造成損失的依法追究法律責(zé)任。2、對(duì)于利用網(wǎng)絡(luò)散布淫穢、破壞社會(huì)秩序和宣傳政治性反動(dòng)評(píng)論的員工作辭退處理，對(duì)情節(jié)嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。3、對(duì)于使用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成其他損失的，要根據(jù)損失的實(shí)際額度進(jìn)行賠償。4、對(duì)于利用公司計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)從事與工作無關(guān)的行為，根據(jù)實(shí)際情況和個(gè)人表現(xiàn)每次給予20100元的經(jīng)濟(jì)處罰。出入廠管理制度QZ行政201A一、目的保障公司安全，規(guī)范出入廠秩序。二、責(zé)任人人員、車輛、物品出入廠時(shí)，應(yīng)遵守本規(guī)則規(guī)定，由保安部管理。三、人員出入廠管理規(guī)定1、公司員工正常上班時(shí)，早上上班進(jìn)廠時(shí)間調(diào)整為700以后。因生產(chǎn)任務(wù)須加班或有特殊情況須提前進(jìn)入公司的，必須有部門領(lǐng)導(dǎo)書面或口頭的通知告知保安部，否則保安不予放行。2、下班后保安部需于1900以前封閉公司辦公樓及廠房。公司員工因加班需延長(zhǎng)在工作時(shí)間的，需由部門領(lǐng)導(dǎo)提前書面或口頭通知保安部。否則保安部有權(quán)要求逗留在廠區(qū)的員工離開。拒不聽從的，罰款50元/次。態(tài)度惡劣或情節(jié)特別嚴(yán)重的，從重處罰或開除處理。3、非正常上班時(shí)間，除有公司相關(guān)人員陪同接待外，不接待任何來訪人員或外來車輛。除提前告知保安需加班的部門員工外，其他員工一律不得進(jìn)入廠區(qū)。否則罰款50元/次。拒不聽從或態(tài)度惡劣或情節(jié)特別嚴(yán)重的，從重處罰或開除處理。4、來訪人員或外來車輛進(jìn)入廠區(qū)一律由公司前大門進(jìn)入。來訪時(shí)由保安室先登記，再電話通知各相關(guān)部門。各部門接到保安室電話后應(yīng)立即派人接待或說明不接待的理由，不得無故不接待來訪客人。1）政府機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、執(zhí)法部門進(jìn)入工廠，由訪問人在保安室填寫入廠證，保安人員征得行政人事部部長(zhǎng)及以上公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，憑入廠證由行政人事部或相關(guān)部門安排人員引導(dǎo)進(jìn)入或參觀。隨車有公司陪同人員，即可在入廠證被訪問人欄簽名后，并由隨車陪同人員陪同參觀。2）來公司辦理公務(wù)進(jìn)入辦公樓人員，填寫入廠證，保安室通知被訪問人允許后，憑入廠證方可進(jìn)入辦公樓。3）進(jìn)入公司面試人員，必須填寫入廠證，保安室通知人事專員同意后，憑入廠證方可進(jìn)入辦公樓大廳。4）來公司參觀的客戶，統(tǒng)一由銷售部發(fā)放貴賓卡，交由來賓佩戴，以視區(qū)別。有陪同業(yè)務(wù)員的，業(yè)務(wù)員在被入廠證訪問欄簽名確認(rèn)，憑入廠證進(jìn)入辦公樓，需進(jìn)入生產(chǎn)車間、底盤存放區(qū)、售后服務(wù)部必須由業(yè)務(wù)員陪同方可，否則，對(duì)業(yè)務(wù)員每次罰款30元。5）沒有陪同人員的客戶來公司參觀，必須填寫入廠證，保安室通知銷售部，銷售部安排人員部長(zhǎng)確定到保安室接待并陪同進(jìn)入公司及車間、底盤存放區(qū)、售后服務(wù)部。違者對(duì)接待人員罰款30元/次。6）進(jìn)入公司返修車輛，必須填寫入廠證，保安室通知售后服務(wù)部同意后，前臺(tái)接待送至售后服務(wù)部。否則對(duì)當(dāng)事人罰款30元/次。5、進(jìn)入公司購(gòu)買配件人員，原則上車輛不能進(jìn)入售后服務(wù)部，由售后服務(wù)部備貨交與購(gòu)貨人。特殊情況，必須由前臺(tái)送至售后服務(wù)部，售后服務(wù)部指定專人（部長(zhǎng)確定）隨車方可進(jìn)入售后服務(wù)部及倉(cāng)庫(kù)。違者對(duì)當(dāng)事人罰款30元/次。6、送貨車輛，應(yīng)由保安告之送到相關(guān)地方，卸完貨后由倉(cāng)管員或收貨人開具出門放行條并要求盡快離開，不得在廠區(qū)或生產(chǎn)作業(yè)區(qū)逗留，違者罰相關(guān)人員30元/次。送貨人下班時(shí)間不能在廠區(qū)停留，違者保安人員有權(quán)請(qǐng)其離廠。7、保安人員不按規(guī)定執(zhí)行，隨意放人進(jìn)入工廠，或無值班人員紀(jì)錄的來訪者，對(duì)責(zé)任保安員罰款30元/次。8、在廠區(qū)發(fā)現(xiàn)無相關(guān)人員陪同的客戶時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人處以30元/次的罰款。如經(jīng)保安告知相關(guān)部門后10分鐘內(nèi)仍不派人陪同的，追加責(zé)任人罰款30元，并以此類推。9、入廠人員出廠時(shí)必須將入廠證經(jīng)被訪問人簽名確認(rèn)后，交還保安室。10、進(jìn)入空調(diào)廠、底盤廠的人員，必須填寫入廠證，保安室電話通知有關(guān)人員，經(jīng)允許后來訪人方可進(jìn)入廠區(qū)，離廠時(shí)必須將入廠證經(jīng)被訪問人簽名確認(rèn)后，交還保安室。11、員工工作期間謝絕私人探防，嚴(yán)禁接待私人客人。特殊情況需經(jīng)所屬部門同意后通知保安方可進(jìn)入廠區(qū)。不得將私人客人未經(jīng)允許帶入廠區(qū)，如保安未加阻攔的，給予當(dāng)班保安50元/次的罰款。如經(jīng)保安勸阻仍拒不執(zhí)行的，給當(dāng)事人100元/次的罰款，如情節(jié)特別嚴(yán)重的，公司辭退處理。12、本企業(yè)員工出廠，如攜有物品，應(yīng)主動(dòng)出示，接受檢查。13、因故在上班時(shí)間請(qǐng)假出廠者，應(yīng)按規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù)后出廠。14、員工因公外出，應(yīng)填寫出門條或用車申請(qǐng)單，注明隨行人員及物品。經(jīng)部門主管核簽后交保安。15、面試人員出廠時(shí)，需出示由被訪人簽名后的入廠條后保安方可放行。四、車輛出入廠管理1、公司車輛入廠時(shí)，無需辦理手續(xù)。裝運(yùn)各種貨品出廠時(shí)，應(yīng)憑放行條由經(jīng)辦部門填寫名稱、數(shù)量、出廠原因、車號(hào)、隨行人員，經(jīng)部門主管簽章確認(rèn)后交保安檢點(diǎn)存查。2、供應(yīng)商車輛出入時(shí)，經(jīng)保安查驗(yàn)，登記車號(hào)、隨行人員、裝運(yùn)品名、入廠時(shí)間等，并發(fā)給出入證后方可入廠。交貨后車輛憑出入證由洽辦人簽章，經(jīng)保安查驗(yàn)簽注時(shí)間后出廠。3、外來車輛需停放在客人停車區(qū)域。當(dāng)客人停車區(qū)域停滿后，保安可適當(dāng)調(diào)整停放在公司車位。在廠區(qū)內(nèi)發(fā)現(xiàn)隨便亂停車輛的，罰當(dāng)班保安和巡邏保安各10元/次；發(fā)現(xiàn)停在生產(chǎn)車間內(nèi)的，罰當(dāng)班保安和巡邏保安各100元/次。五、物品出入管理1、公司物品由經(jīng)辦部門填寫放行條由經(jīng)辦部門填寫名稱、數(shù)量、車號(hào)，經(jīng)部門主管簽章確認(rèn)后交保安檢點(diǎn)存查。2、外來物品。由保安在入廠證上登記名稱、數(shù)量、車號(hào)，存根聯(lián)留保安處備查，入廠條由外來人員作為出入廠的憑證。出廠時(shí)由保安進(jìn)行核對(duì)并收回入廠條。如公司有余料需經(jīng)辦部門開出放行條，注明出廠原因及數(shù)量交保安處檢驗(yàn)及備查。六、獎(jiǎng)勵(lì)公司鼓勵(lì)所有員工監(jiān)督、舉報(bào)，除公司辦公樓外，如發(fā)現(xiàn)無相關(guān)部門人員陪同的外來人員，舉報(bào)核實(shí)后給予舉報(bào)者或保安罰金50的獎(jiǎng)勵(lì)。舉報(bào)電話518（分機(jī)）。車輛管理制度QZ行政202A一、目的為使公司公務(wù)車輛之管理有所依循，完善公司用車管理，提升工作效率及工作品質(zhì)，確保廠車使用及時(shí)、合理及安全。二、范圍凡本公司公務(wù)車輛之使用、保養(yǎng)維護(hù)、事故處理、費(fèi)用報(bào)支、違規(guī)肇事等各項(xiàng)作業(yè)皆適用之。三、定義違規(guī)肇事本辦法所講肇事，是指由本公司車輛所引起的交通事故。四、駕駛員工作規(guī)定1、凡有二年以上駕駛經(jīng)驗(yàn)的員工因工作需要才具備駕駛資格，名單見附頁(yè)；2、上班時(shí)間，如不出車時(shí)，專職司機(jī)須在自己的辦公地點(diǎn)隨時(shí)待命，并清洗車輛，清潔大車時(shí)內(nèi)外飾每二個(gè)小時(shí)一臺(tái)計(jì)算（外出時(shí)間除外），按5S標(biāo)準(zhǔn)考核，工資分解到每一天。外出車輛應(yīng)停放在指定位置待命。3、司機(jī)人員接送來賓及客戶，應(yīng)具備基本的禮貌禮儀，司機(jī)對(duì)任何乘車人都要態(tài)度熱情，說話文明，為客戶開車待客人全部上車后，方可上車，下車時(shí)主動(dòng)為客戶開車門，并在規(guī)定位待命，保養(yǎng)車輛，每次出車必須填出車報(bào)銷單，經(jīng)用車人評(píng)估確定工作選題，當(dāng)工作優(yōu)秀者享受當(dāng)日全額工資，當(dāng)天工作質(zhì)量良好者享受當(dāng)日工資80，當(dāng)天工作質(zhì)量一般者，享受當(dāng)日工資60，滿10次工作質(zhì)量一般者自動(dòng)離職。不得以任何理由故意刁難用車人。4、行車時(shí)不遵守交通規(guī)則，違章罰款費(fèi)用由行車司機(jī)本人負(fù)責(zé)。專職司機(jī)全年安全行車，無交通肇事、無違章記錄、無缺勤、無處罰的，給予獎(jiǎng)勵(lì)500元。5、司機(jī)外出時(shí)必須帶手機(jī)，并保持開機(jī)狀態(tài)，專職司機(jī)每月補(bǔ)助話費(fèi)100元，對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)或管理人員的電話應(yīng)盡快接聽，若情況特殊確實(shí)不能聯(lián)系上的，事后一定要說明原因。違者罰款10元/次；6、司機(jī)證件年審需提前一周寫請(qǐng)假單，交部門主管審批，每次年審珠海市內(nèi)限一天，廣東省內(nèi)限三天，省外限五天。超過時(shí)間按事假處理，公司不報(bào)銷辦證的任何費(fèi)用；7、司機(jī)應(yīng)利用平時(shí)空閑時(shí)間維護(hù)保養(yǎng)車輛（包括成品庫(kù)車輛）。8、車隊(duì)長(zhǎng)每月負(fù)責(zé)對(duì)司機(jī)進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果作為年終發(fā)放獎(jiǎng)金、提薪、升職及辭退的依據(jù)；9、公用車輛的駕駛員由行政人事部指定司機(jī)或部門安排公司批準(zhǔn)可駕駛小車的人員。五、派車規(guī)定1、公司車輛為公務(wù)用車，不得公車私用，違者使用人和司機(jī)各罰款200元/次，使用人和司機(jī)為同一人時(shí)加倍處罰；2、凡因公外出需派車時(shí)，必須填寫用車申請(qǐng)單，用車申請(qǐng)單應(yīng)填寫清楚用車人、用車事由、途經(jīng)路線、用車時(shí)間、攜帶物品名稱、數(shù)量后經(jīng)部門部長(zhǎng)級(jí)以上主管或部門部長(zhǎng)委托代理人（部長(zhǎng)不在家時(shí)，每部門只能規(guī)定一人代理審批）簽名和行政人人事部相關(guān)人員簽名后，車隊(duì)長(zhǎng)才進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度派車。公司非配車人員使用寶馬、奔馳、現(xiàn)代也必須填寫用車申請(qǐng)單。3、派車原則是優(yōu)先安排生產(chǎn)用車及銷售部接送客戶用車。派車時(shí)盡量合理調(diào)配，達(dá)到一車多用的目的；4、各部門申請(qǐng)用車，必須提前半日辦理用車申請(qǐng)，行政人事部根據(jù)需要統(tǒng)一安排車輛，未提前申請(qǐng)用車將不予以保障；5、用車人員應(yīng)按時(shí)返回，不能按時(shí)返回應(yīng)電話報(bào)告車隊(duì)長(zhǎng)同意，不得返回時(shí)將車放在公司門外再外出辦事，違者將對(duì)用車人和司機(jī)各予以50元