監(jiān)理工程資料管理制度篇一工程建設(shè)監(jiān)理資料管理制度第一節(jié)監(jiān)理資料歸類及編碼管理辦法一、監(jiān)理資料歸類管理辦法工程建設(shè)監(jiān)理資料是建設(shè)監(jiān)理單位對工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映為了便于日常管理和檢索，監(jiān)理人員應(yīng)將監(jiān)理資料進(jìn)行分類管理，分類管理方法可根據(jù)需要自行規(guī)定或按如下規(guī)定執(zhí)行（1）為便于工程建設(shè)監(jiān)理資料的收集、分類、組卷和歸檔，根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范及其他相關(guān)規(guī)范，特制定本辦法。（2）監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的資料，是監(jiān)理工作中各項(xiàng)控制與管理的依據(jù)與憑證，包括各種文件、圖表、信函、日志、月報(bào)、會議紀(jì)要等。（3）監(jiān)理資料的收集、分類、組卷及歸檔等工作，應(yīng)由總監(jiān)理工程師指導(dǎo)專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。（4）監(jiān)理資料的收集、分類、組卷及歸檔工作必須及時(shí)，不得拖延。5）負(fù)責(zé)建立資料管理的人員，應(yīng)對收集到的資料進(jìn)行分類，其方法如下1）按建筑工程分部（子分部）、分項(xiàng)工程對監(jiān)理資料進(jìn)行分類資料管理員對監(jiān)理資料按建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB503002001）中附錄B建筑工程分部（子分部）工程、分項(xiàng)工程進(jìn)行分類。2）安監(jiān)理工作階段對監(jiān)理資料進(jìn)行分類。3）按監(jiān)理工作控制目標(biāo)劃分。合同管理資料。質(zhì)量控制資料。進(jìn)度控制資料。造價(jià)控制資料。4）按資料產(chǎn)生的來源劃分建設(shè)單位提供的資料。承包單位（包括材料生產(chǎn)廠家、設(shè)備制造、加工等）報(bào)送的資料。設(shè)計(jì)單位的圖紙及有關(guān)技術(shù)文件。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)形成的資料。5）按監(jiān)理資料的作用劃分監(jiān)理工作依據(jù)資料如委托監(jiān)理合同，施工合同，建設(shè)單位與第三方簽訂的與本工程有關(guān)的合同，勘察、設(shè)計(jì)合同，與建設(shè)工程有關(guān)的法律。法規(guī)等。監(jiān)理工作基礎(chǔ)資料如各種定額、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)理工作過程中形成的資料如有關(guān)各方往來函件、會議紀(jì)要，試驗(yàn)、檢測資料，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的各種工作制度，監(jiān)理工程師通知，隱蔽工程檢查、質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料，計(jì)量及支付資料，索賠及工程變更資料等。（6）監(jiān)理資料歸類應(yīng)明確、清楚、詳細(xì)。7監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)將監(jiān)理資料按單位工程及施工時(shí)間順序分類、編目、立卷和歸檔。二、監(jiān)理資料編碼實(shí)施辦法為了使監(jiān)理資料的管理更加科學(xué)化、程序化、規(guī)范化，應(yīng)以計(jì)算機(jī)作為工具，建立起計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)管理計(jì)算機(jī)化。因此，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立起資料編碼系統(tǒng)。1總則（1）監(jiān)理資料管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)總責(zé)，各專業(yè)監(jiān)理工程師分工負(fù)責(zé)，設(shè)一名專職資料管理員。（2）專職資料員應(yīng)具有中專以上專業(yè)技術(shù)學(xué)歷，具有較熟悉的計(jì)算機(jī)操作能力，且通過資料管理培訓(xùn)，持證上崗。（3）監(jiān)理資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。（4）監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立起科學(xué)、完善的建立信息及監(jiān)理資料管理體系。2編碼原則（1）監(jiān)理資料的代碼必須保證其所描述的實(shí)體（或?qū)傩裕r(shí)唯一的，及所描述的每一實(shí)體都必須有一個(gè)確定的代碼。2代碼設(shè)計(jì)應(yīng)等長，要留出足夠的可擴(kuò)充位置，以適應(yīng)新情況的變化。（3）代碼應(yīng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化，以便與全國的編碼保持一致，便于系統(tǒng)的開拓。（4）編碼要有系統(tǒng)的觀點(diǎn)，盡量照顧到各部門的需要；在邏輯上還要適合使用的需要。（5）監(jiān)理資料代碼系統(tǒng)要有一定的穩(wěn)定性。3編碼方法（1）監(jiān)理資料編碼應(yīng)采用文字加數(shù)字的編碼方法文字采用漢語拼音字頭，表示單位工程和資料來源；數(shù)字表示工程的分部和分項(xiàng)等細(xì)部。（2）當(dāng)有多個(gè)單位工程時(shí)，編碼的首位碼為單位工程代碼，其代碼用漢語拼音字碼表示，如A、B/、Z,A為第一號單位工程。（3）為分清資料（原始資料）的來源，編碼事務(wù)第二位為資料來源單位代碼，即用單位名稱的漢語拼音第一字的字母來表示，如J代表建設(shè)單位；C代表設(shè)計(jì)單位；S代表設(shè)計(jì)單位；L代表監(jiān)理單位；G代表國家一詞；D代表地方政府；（4）分部（子分部）工程劃分及代碼規(guī)定1）分部（子分部）工程代碼規(guī)定應(yīng)參考建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB503002001）的分部（子分部）工程劃分原則，并結(jié)合施工資料類別進(jìn)行編號。2建筑工程共分為9各大分部工程，67各子分部工程，其劃分及代號應(yīng)符合建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB503002001）中附錄B的規(guī)定。3）分部（子分部）工程代碼編號應(yīng)在編碼序號的位置上反映出來。（5）工程建設(shè)資料編碼形式共11位編碼為單位工程代碼（1位），用漢語拼音字母（A、B、Z表示）。為資料來源單位代碼（1位），用單位名稱第一個(gè)漢語拼音字頭表示。為建設(shè)單位、監(jiān)理單位資料文件分類，用代碼（3位數(shù)字）表示。如建設(shè)工程資料（A類）。在工程資料分類表中（64），“A3勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件”欄內(nèi)A31工程地質(zhì)勘察報(bào)告在編碼中的代號為301A38施工圖設(shè)計(jì)及說明在編碼中的代號為308又如監(jiān)理資料（B類），在工程資料分類表中（附表1），“B3開工準(zhǔn)備及技術(shù)資料”欄內(nèi)；B37工程變更單在編碼中的代碼為371379本組號碼第2位號碼7代表工程變更，第3位號碼19是分部工程代碼。為子分部（分項(xiàng)）工程代碼（2位）。根據(jù)資料所屬的分部分項(xiàng)工程，按建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB503002001）附錄B中分部（子分部）工程劃分編碼，對于工程驗(yàn)收（如隱蔽工程、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程）只作為子分部工程代碼，見子分部、分項(xiàng)工程名稱及代碼表（附表2）。為資料類別（或分項(xiàng)工程）代碼（2位），僅在工程驗(yàn)收時(shí)，此編碼才為分項(xiàng)工程代碼。為順序號（2位）。（6）對于專業(yè)化程度高、施工工藝復(fù)雜，技術(shù)先進(jìn)的分部、子分部及分項(xiàng)工程可單獨(dú)組卷。不同類型監(jiān)理材料單獨(dú)組卷時(shí)，資料代號可以從監(jiān)理資料編碼形式中第序號中選擇第3位數(shù)所代表的工程代碼，抽出即可（而在編碼前再貫以類型資料）即為共7位編碼為單獨(dú)組卷編碼形式序號。為分部工程代碼（1位），其代碼號為19。為子分部工程代碼（2位），子分部工程代碼號見表65。為分項(xiàng)工程代碼（2位），分項(xiàng)工程代碼號見表65。為順序號。三、決策階段監(jiān)理資料內(nèi)容1決策階段監(jiān)理資料的主要內(nèi)容第二節(jié)監(jiān)理資料歸檔及管理制度一、監(jiān)理資料歸檔制度工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理組對工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設(shè)過程真實(shí)、全面的反映；工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項(xiàng)目監(jiān)理組的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。依據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范、建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例及其他有關(guān)監(jiān)理工作的規(guī)定，現(xiàn)對監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔作如下規(guī)定1監(jiān)理資料歸檔的范圍應(yīng)予歸檔的監(jiān)理資料主要包括工程項(xiàng)目監(jiān)理合同，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)理交底，監(jiān)理統(tǒng)一用表，必要的圖紙和聲像資料，質(zhì)量監(jiān)督部門指定的其他有關(guān)資料，竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要或鑒定書，竣工驗(yàn)收報(bào)告，工程質(zhì)量竣工核定證書。2歸檔監(jiān)理資料的內(nèi)容工程建設(shè)施工階段歸檔監(jiān)理資料（1）委托監(jiān)理合同。（2）監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理細(xì)則。（3）監(jiān)理日記。（4）監(jiān)理月報(bào)。（5）監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工復(fù)工報(bào)審表等）。（6）與業(yè)主，被監(jiān)理單位，設(shè)計(jì)單位往來函件、文件。（7）會議紀(jì)要。（8）工程計(jì)量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書。（9）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案審核簽證資料。（10）建立總結(jié)報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告。（11）工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件。（12）工程驗(yàn)收資料（分部工程驗(yàn)收記錄，單位工程竣工驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報(bào)驗(yàn)單，竣工驗(yàn)收報(bào)告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）。（13）分包單位資格報(bào)審資料。（14）索賠文件資料。（15）報(bào)驗(yàn)申請表（原材料構(gòu)配件設(shè)備、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、定位放樣、沉降觀察、施工試驗(yàn)等）。（16）工程變更單。（17）監(jiān)理工作聯(lián)系單。（18）總監(jiān)巡視檢查記錄。（19）旁站記錄。（20）工程進(jìn)度記錄。（21）主要的監(jiān)理臺賬。3監(jiān)理資料分類歸檔工程建設(shè)過程中形成的各種監(jiān)理資料可按下列方法進(jìn)行歸檔，以便于管理（1）合同文件施工監(jiān)理招投標(biāo)文件；建設(shè)工程委托監(jiān)理合同；施工招投標(biāo)文件；建設(shè)工程施工合同；分包合同；各類定貨合同等。（2）設(shè)計(jì)文件施工圖紙；巖土工程勘察報(bào)告；測量基礎(chǔ)資料。（3）工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；項(xiàng)目監(jiān)理部編制的總控制計(jì)劃等其他資料。（4）工程變更文件審圖匯總資料；設(shè)計(jì)交底記錄、紀(jì)要；設(shè)計(jì)變更文件；工程變更文件。（5）監(jiān)理月報(bào)。（6）會議紀(jì)要。（7）施工組織設(shè)計(jì)（施工方案）施工組織設(shè)計(jì)（總體設(shè)計(jì)或分段段設(shè)計(jì)）；分部施工方案；季節(jié)施工方案；其他專項(xiàng)施工方案等。（8）分包資質(zhì)分包單位資質(zhì)資料；供貨單位資質(zhì)資料；試驗(yàn)室等單位的資質(zhì)資料。（9）進(jìn)度控制工程動工報(bào)審表（含必須的附件）；年、季、月進(jìn)度計(jì)劃；月工、料、機(jī)動態(tài)表；停、復(fù)工資料。（10）質(zhì)量控制各類工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)；施工測量放線報(bào)驗(yàn)；施工試驗(yàn)報(bào)驗(yàn)；檢驗(yàn)批；分項(xiàng)、分部工程施工報(bào)驗(yàn)與認(rèn)可；不合格項(xiàng)處置記錄；質(zhì)量問題和事故報(bào)告及處理等資料。（11）造價(jià)控制概預(yù)算或工程量清單；工程量報(bào)審與核認(rèn)；預(yù)付款報(bào)審與支付證書；月工程進(jìn)度款報(bào)審與簽認(rèn)；工程變更費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)；工程款支付申請與支付證書；工程竣工結(jié)算等。（12）監(jiān)理通知及回復(fù)。（13）合同其他事項(xiàng)管理工程延期報(bào)告、審批等資料；費(fèi)用索賠報(bào)告、審批等資料；合同爭議和違約處理資料；合同變更資料等。（14）工程驗(yàn)收資料工程基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等中間驗(yàn)收資料；設(shè)備安裝專項(xiàng)驗(yàn)收資料；竣工驗(yàn)收資料；工程質(zhì)量評估報(bào)告；竣工移交證書等。（15）其他往來函件。（16）監(jiān)理日志、日記。（17）監(jiān)理工程總結(jié)（專題、階段和竣工總結(jié)等）。二監(jiān)理資料管理制度工程監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的資料。它是監(jiān)理工作中各項(xiàng)控制與管理的依據(jù)與憑證。為使公司的監(jiān)理資料和監(jiān)理檔案管理符合建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范篇二2013版工程監(jiān)理檔案資料管理辦法ENGINEERINGSUPERVISION工程監(jiān)理檔案資料管理辦法江蘇外建建設(shè)咨詢監(jiān)理有限公司二一三年十一月目錄一、監(jiān)理資料管理的基本要求3二、工程監(jiān)理檔案資料的管理職責(zé)5三、竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔內(nèi)容6項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類表（統(tǒng)表）7竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔目錄（表11）9竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔目錄（表12）10竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔目錄（表13）11四、竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔要求12第一檔案室文件資料清單14第二檔案室文件資料清單15第三檔案室文件資料清單16五、竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔流程17六、竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔用表18附竣工項(xiàng)目監(jiān)理工作文件歸檔用表18卷內(nèi)目錄20科技檔案21案卷目錄23江蘇外建竣工檔案交付記錄24江蘇外建文件歸檔登記表25七、竣工檔案歸檔標(biāo)簽、臺帳26一、監(jiān)理資料管理的基本要求1、總則11為加強(qiáng)工程項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料的收集、整理和歸檔工作，充分發(fā)揮工程監(jiān)理檔案、資料在監(jiān)理工作中的作用，特制定本辦法。12工程監(jiān)理檔案資料工作遵循“集中統(tǒng)一、分級管理”的原則。13歸檔的工程監(jiān)理檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠、字跡清晰、手續(xù)齊全，不得使用易褪色的圓珠筆、鉛筆、水彩筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫、繪制。14為保證監(jiān)理檔案資料的完整、分類有序，工程開工前項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）應(yīng)與建設(shè)單位、施工單位就資料的分類、格式、份數(shù)達(dá)成一致意見。15項(xiàng)目開工前，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動與當(dāng)?shù)貦n案部門、公司檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，確保監(jiān)理資料的組卷及歸檔符合有關(guān)規(guī)定和要求。2、對項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案、資料管理的要求21工程監(jiān)理檔案資料是項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)施過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)場后應(yīng)立即開始文件資料的積累、整理、審查工作，并應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，監(jiān)理合同停止或工程竣工，一個(gè)月內(nèi)完成資料歸檔工作。22項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的檔案資料管理由總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)，可指定專人（資料員）負(fù)責(zé)日常工程監(jiān)理檔案資料的收集、整理、編目及竣工后的組卷、裝訂工作。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的各種簽證單、檢查驗(yàn)收單等資料，監(jiān)理人員審核合格后3天內(nèi)需交資料員歸檔。23所有監(jiān)理文件資料經(jīng)資料員統(tǒng)一收、發(fā)，送總監(jiān)審閱，核發(fā)監(jiān)理人員傳閱后，由資料員按文件種類統(tǒng)一編號、登記、分類存放，具體按項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類表執(zhí)行，分6大類立卷，每卷應(yīng)有目錄。24工程監(jiān)理資料存放應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，資料一律使用A4紙，由資料員分類設(shè)文件夾，卷夾上貼標(biāo)簽，將編號后的文件對號入座，分門別類存放。25工程監(jiān)理資料借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。3、工程竣工監(jiān)理檔案資料的歸檔、移交要求31竣工監(jiān)理檔案資料的歸檔內(nèi)容原則上包含項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)文件資料編號分類表內(nèi)6大類的所有內(nèi)容。32項(xiàng)目竣工后由各項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)審閱本項(xiàng)目的竣工監(jiān)理檔案資料，審核無誤后交管理部審核，審核通過后在檔案管理員的指導(dǎo)下按公司要求進(jìn)行裝訂。33歸檔資料應(yīng)做好案卷目錄和卷內(nèi)目錄，移交公司時(shí)需填寫江蘇外建竣工檔案交付記錄。34編制竣工檔案資料時(shí)，如不足A4紙的，應(yīng)貼在A4紙上，大于A4紙的應(yīng)疊成A4紙大小，裝訂時(shí)應(yīng)統(tǒng)一使用科技檔案封面、封底。35公司檔案室對移交、歸檔的檔案資料需認(rèn)真核對資料復(fù)印件必須清晰、完整，文件種類、份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)逐件核對，不得漏缺；卷內(nèi)文件要排列有序，裝訂成冊的資料應(yīng)符合“下平右齊”的要求。4、工程監(jiān)理檔案資料的保管、借閱41由公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案管理員負(fù)責(zé)做好日常管理工作，以保證檔案的完整和安全。42檔案室負(fù)責(zé)建立檢索目錄，方便查閱。43工程監(jiān)理檔案資料的借閱宜在檔案室內(nèi)進(jìn)行；若需外借的，需經(jīng)主管負(fù)責(zé)人（管理部經(jīng)理）同意并辦理借閱手續(xù)后方可外借。外借需限定期限，逾期不還的給予必要的經(jīng)濟(jì)處罰，若遺失則需報(bào)公司總經(jīng)理室處理。44已滿保管期限或失去保管價(jià)值的檔案資料，由檔案室、管理部提出，報(bào)總經(jīng)理室同意后進(jìn)行銷毀，并做好記錄。5、工程監(jiān)理檔案資料的保管期限51長期期限工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。52短期期限工程檔案的保存期限在20年以下。（其中，工程檔案的保存期限在3年以下的按“三年期限”進(jìn)行保管）。二、工程監(jiān)理檔案資料的管理職責(zé)1、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的職責(zé)11項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案資料的管理由項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)，并指定專人（資料員）具體實(shí)施，監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。12監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。13移交建設(shè)單位（城建檔案館）檔案資料的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時(shí)間，應(yīng)按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）和本地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，及時(shí)移交建設(shè)單位，雙方簽字、蓋章后，由建設(shè)單位收集和匯總。14移交公司歸檔文件的整理由項(xiàng)目總監(jiān)（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)，并指定專人（資料員）按公司歸檔要求和實(shí)際情況進(jìn)行竣工項(xiàng)目監(jiān)理檔案的制作和裝訂、移交工作，原則上工程竣工驗(yàn)收或監(jiān)理合同停止后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)完成。2、檔案室管理員職責(zé)21負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)各類檔案及有關(guān)資料，對公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，建立公司檔案的管理臺帳、檢索目錄。22負(fù)責(zé)對公司歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)和公司歸檔要求的實(shí)施。23負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，確保檔案的完整與安全，定期對檔案進(jìn)行檢查和清理。24利用多種形式對項(xiàng)目監(jiān)理人員進(jìn)行公司工程監(jiān)理檔案資料管理辦法的宣貫工作，提高公司員工的檔案意識。25負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，對已超過保管期限的檔案報(bào)主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行存毀處理。26關(guān)注公司承攬項(xiàng)目的竣工日期，督促、跟蹤竣工項(xiàng)目按時(shí)進(jìn)行檔案資料的歸檔工作。對歸檔工作滯后的項(xiàng)目及時(shí)報(bào)告主管負(fù)責(zé)人。篇三工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理規(guī)定附錄一工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理規(guī)定工程項(xiàng)目監(jiān)理資料，是監(jiān)理公司在工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，是施工過程真實(shí)、全面的反映，其管理水平的高低反映了監(jiān)理企業(yè)的管理水平、人員的素質(zhì)。為了規(guī)范我司的現(xiàn)場監(jiān)理工作，提高監(jiān)理水平和市場競爭力，確保按監(jiān)理合同要求圓滿完成各項(xiàng)監(jiān)理任務(wù)，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。一、監(jiān)理資料管理分工1、監(jiān)理資料管理由總監(jiān)理工程師總負(fù)責(zé)；各專業(yè)監(jiān)理人員分工負(fù)責(zé)，及時(shí)催促、收集（注意其規(guī)范性、完整性、有效性），并作好記錄與各種表格的填寫；專（兼）職資料管理員（以下簡稱資料管理員），負(fù)責(zé)資料的收發(fā)、整理、管理、保存和歸檔。2、公司綜合管理員負(fù)責(zé)按有關(guān)規(guī)定催促監(jiān)理部按時(shí)提交監(jiān)理資料，負(fù)責(zé)入庫前的檢查，具備入庫條件的報(bào)請總工核準(zhǔn)入庫。3、資料管理員職責(zé)（1）負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的傳遞、收發(fā)、整理、借閱、編碼、保管、組卷、裝訂、移交等工作；（2）及時(shí)轉(zhuǎn)交、傳遞、處理各文件和資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與各專業(yè)監(jiān)理工程師聯(lián)系，確保文件資料的完整、準(zhǔn)確、有效；（3）定期到現(xiàn)場巡視，負(fù)責(zé)現(xiàn)場各種信息的收集、計(jì)算機(jī)存儲、信息的分析和處理工作；（4）利用計(jì)算機(jī)建立圖、表等系統(tǒng)文件；建立監(jiān)理管理工作臺賬；（5）草擬項(xiàng)目監(jiān)理部所發(fā)出的通知、紀(jì)要、報(bào)表等文件，整理完交總監(jiān)理工程師審查，印后迅速發(fā)至相關(guān)單位或人員；（6）負(fù)責(zé)每天收集、閱讀各專業(yè)監(jiān)理工程師的監(jiān)理日記，了解工程進(jìn)展，及時(shí)向總監(jiān)理工程師匯報(bào)；（7）根據(jù)各專業(yè)監(jiān)理工程師提供的和自己了解的信息，匯總編寫監(jiān)理月報(bào)，經(jīng)總監(jiān)批準(zhǔn)后，于每月4日前報(bào)送公司及業(yè)主；（8）負(fù)責(zé)現(xiàn)場辦公用品（包括電腦、打印機(jī)、稿紙等）、勞保用品、工具、圖書等的領(lǐng)用、保管和一般維護(hù)工作。二、施工階段監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容詳見附件1施工階段監(jiān)理歸檔資料目錄一覽表。三、監(jiān)理資料管理的有關(guān)規(guī)定1、傳遞、簽認(rèn)流程監(jiān)理資料的傳遞和簽認(rèn)流程按下圖進(jìn)行不完整2、收文與登錄所有收文應(yīng)在收文登記表（見鉛印的收文登記冊）上進(jìn)行登記，應(yīng)將資料文件的編號、名稱、內(nèi)容扼要、來文單位（部門）、收文日期及份數(shù)等記錄清楚，必要時(shí)應(yīng)注意接收資料的具體時(shí)間，最后由監(jiān)理部收文人員簽字。接收時(shí)應(yīng)注意資料內(nèi)容是否可追溯填寫和記錄是否真實(shí)完整簽字確認(rèn)人員應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。不符合要求的，不得接收，并要求重報(bào)。如材料報(bào)審中的數(shù)量清單表是否明確注明該材料所使用的具體部位、復(fù)檢試驗(yàn)情況，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。重要資料應(yīng)在監(jiān)理日記中反映；部分如涉及建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復(fù)印件在項(xiàng)目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。3、傳閱由項(xiàng)目總監(jiān)或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定資料是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在資料傳閱紙上，隨同資料進(jìn)行傳閱。資料和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該資料的處理期限。傳閱完畢后，資料原件應(yīng)交還資料管理人員歸檔。4、監(jiān)理發(fā)文發(fā)文由總監(jiān)或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部用章，同時(shí)填寫用章登記記錄（見鉛印的印章使用登記表）。如為緊急處理的文件，應(yīng)在文件首頁標(biāo)注“緊急”字樣。所有發(fā)文按監(jiān)理信息文件分類和編碼要求進(jìn)行編碼，并在發(fā)文登記表（見鉛印的發(fā)文登記冊）上做好登記。登記內(nèi)容包括發(fā)文日期（強(qiáng)調(diào)時(shí)效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時(shí)間）、受文單位（部門）、文件分類編號、名稱、內(nèi)容扼要、份數(shù)等。收件人收到文件后應(yīng)簽名。監(jiān)理部所有的發(fā)文應(yīng)留有底稿，對重要文件的發(fā)文內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中予以記錄（如重要的專題報(bào)告、通知、停工令等指令文件）。項(xiàng)目監(jiān)理部資料管理員應(yīng)及時(shí)將發(fā)文原件歸入相應(yīng)的文件夾（袋）中，并在目錄清單中予以記錄。5、編碼監(jiān)理資料應(yīng)按單位（或分部）工程、形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行分類編碼，并且必須保證每個(gè)文件資料只有唯一確定的編碼來代表它，不得重復(fù)。具體的編碼形式為（）（共