1、. 中國(guó)協(xié)同軟件市場(chǎng)連續(xù)七年占有率第一致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)價(jià)值解讀;第 9 頁 共 9 頁目錄第一部分企業(yè)管理需求分析31.1協(xié)同31.2什么是協(xié)同辦公系統(tǒng)3第二部分企業(yè)管理需求分析52.1傳統(tǒng)辦公常見問題52.2協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理價(jià)值體現(xiàn)7第一部分 企業(yè)管理需求分析1.1 協(xié)同協(xié)同：泛指組織中多人完成一個(gè)或多個(gè)事務(wù)的行為方式、過程和結(jié)果，協(xié)同工作是組織行為的基本執(zhí)行模式和存在狀態(tài)。 協(xié)同管理軟件：對(duì)組織中“人、事件、資源”之間協(xié)同關(guān)系進(jìn)行管理的軟件，它是團(tuán)隊(duì)組織的協(xié)同工作平臺(tái)和工具1.2 什么是協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用方式一：關(guān)鍵流程-模板協(xié)同組織中最關(guān)鍵的流程，我們會(huì)將其定為制度。這部分流程以剛性

2、流程為主，其特征是有明確的表單填寫要求、流程規(guī)則要求、角色和權(quán)限要求，重要的還會(huì)有審批周期和結(jié)果要求。對(duì)應(yīng)剛性流程，系統(tǒng)中提供了模板協(xié)同的應(yīng)用方式，將制度設(shè)置為協(xié)同模板，供有權(quán)限的人員調(diào)用，以降低制度執(zhí)行過程的變形。應(yīng)用方式二：偶發(fā)流程-自建協(xié)同組織協(xié)作中的大部分工作是偶發(fā)流程，我們無法將其固化形成制度，格式、流程、角色、權(quán)限、周期、結(jié)果都有太多的不確定性，需要大量的溝通與協(xié)調(diào)來完成。偶發(fā)流程對(duì)流程的柔性要求非常高，系統(tǒng)提供了自建協(xié)同的應(yīng)用方式，發(fā)起人可以表達(dá)自己的協(xié)作訴求，提供已有資料，組織動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)并做好分工，或者請(qǐng)求相應(yīng)部門主管幫助協(xié)調(diào)資源，在執(zhí)行過程中，可以采用多種方式變更流程，調(diào)整角色

3、和分工，可以方便的與動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)溝通意見，最終形成團(tuán)隊(duì)共識(shí)的結(jié)果完成協(xié)作 第二部分 企業(yè)管理需求分析2.1 傳統(tǒng)辦公常見問題企業(yè)信息管理的核心需求是有效地搜集、獲取和處理企業(yè)內(nèi)外信息資源，整合現(xiàn)有各種遺留信息系統(tǒng)的信息資源，最大限度地提高企業(yè)信息資源的質(zhì)量、可用性和價(jià)值，并使企業(yè)各部分能夠共享這些信息資源。這就要求企業(yè)應(yīng)用先進(jìn)的信息管理理論和方法規(guī)范集團(tuán)各種信息的傳遞、歸檔、存儲(chǔ)、授權(quán)和共享等，建立完善的規(guī)章制度和流程，構(gòu)建高效的信息資源管控平臺(tái)。同時(shí)，還要逐步形成集團(tuán)自己標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的企業(yè)信息資源庫，使企業(yè)信息資源的獲取、傳遞、處理、儲(chǔ)存、控制建立在全面、系統(tǒng)、科學(xué)的基礎(chǔ)之上，保證信息的完整、準(zhǔn)確

4、和及時(shí)，最終建立起以信息資源管控為基礎(chǔ)的知識(shí)管理體系。聚焦不同行業(yè)的發(fā)展特性，以大量客戶案例為研究藍(lán)本，我們對(duì)企業(yè)在發(fā)展過程中普遍遇到的管理困惑作了以下這幾方面分析：l 事件無法及時(shí)“協(xié)同處理”當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無法及時(shí)審批企業(yè)事務(wù)，延誤一些重大事件的處理進(jìn)程。同時(shí)，下屬員工有重大事件向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，也只能通過電話或者郵件等形式傳遞?？陬^授權(quán)，導(dǎo)致信息衰減，缺乏文字痕跡，令領(lǐng)導(dǎo)無法準(zhǔn)確把握事情的來龍去脈，為最后決策帶來了偏差。出差回來后，桌面上累積了一大推待審批的文檔，辦公效率低，事情得到及時(shí)有效處理，大大增加了領(lǐng)導(dǎo)的工作量；l 缺乏解決問題的“依據(jù)和記錄” 員工的責(zé)任關(guān)系模糊不清，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，部

5、門或者員工之間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)扯皮、推諉等現(xiàn)象。并且由于沒有一個(gè)厘清員工責(zé)任關(guān)系的有效工具，導(dǎo)致同一個(gè)問題重復(fù)出現(xiàn)，為企業(yè)管理帶來了巨大成本，并且從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說，影響了企業(yè)品牌度和客戶對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度。l 無法跟蹤所下達(dá)任務(wù)執(zhí)行的“過程”和“結(jié)果” 領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)比較多，有時(shí)會(huì)容易忘事，顧此失彼，并且即使記得所下達(dá)的任務(wù)，但是無法跟蹤該任務(wù)的進(jìn)度和結(jié)果，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常不了解下屬部門或者員工的工作情況。l 公司頒布的制度和政策一直沒有“規(guī)范化管理”任何公司都不缺乏制度，但是缺乏的正是推動(dòng)制度落地、規(guī)范化的一種剛性工具。比如：剛來的新員工，根本不知道財(cái)務(wù)的報(bào)銷制度流程，當(dāng)需要報(bào)銷時(shí)，經(jīng)常要咨詢很多人，但最后還是一頭霧

6、水；紙質(zhì)化的單據(jù)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，沒有工具把單據(jù)審批痕跡保留下來，導(dǎo)致審批人或者單據(jù)提交人都無法跟蹤單據(jù)的去向，尤其對(duì)于一些重要的合同、客戶信息，使得很多重要的企業(yè)信息會(huì)從某些渠道泄露出去，對(duì)企業(yè)造成重大經(jīng)濟(jì)損失隱患。l 不能快速“查閱和共享”企業(yè)內(nèi)部重要的關(guān)鍵資料或者數(shù)據(jù)報(bào)表很多重要的文檔沒有建立一個(gè)集中文檔庫，當(dāng)員工需要查找某些文檔資料時(shí)時(shí)，渾然不知從何下手，包括去哪里查找，問誰拿，耽誤了工作進(jìn)度。缺乏建立文檔授權(quán)管理機(jī)制，導(dǎo)致很多重要文檔給任意刪改、移位，為員工對(duì)文檔調(diào)用帶來了很多信息誤區(qū)。比如：在服務(wù)器共享了工藝文檔，由于沒有對(duì)文檔操作權(quán)限進(jìn)行授權(quán)，導(dǎo)致全部員工都可以對(duì)文檔有編輯和

7、刪改操作，以致這份文檔失真性大大提高。l 人員不斷增多，分支機(jī)構(gòu)遍布范圍廣，使得“異地管理成本”越來越高 由于辦公地點(diǎn)分布零散，日常協(xié)作溝通大多通過電話和傳真等工具來進(jìn)行信息互動(dòng)，導(dǎo)致行政辦公費(fèi)用不斷增多，比如長(zhǎng)途電話費(fèi)、傳真費(fèi)、打印費(fèi)用、辦公耗材費(fèi)用等l 信息孤島問題凸顯企業(yè)信息分散在各種管理系統(tǒng)中，造成信息冗余，相關(guān)信息無法建立關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)更新無法同步。處于孤島狀態(tài)的信息只能在局部應(yīng)用，不能實(shí)現(xiàn)整體效應(yīng)。數(shù)據(jù)雖然無法關(guān)聯(lián)，但業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性是真實(shí)存在的，導(dǎo)致業(yè)務(wù)在部門間縱向流轉(zhuǎn)時(shí)出現(xiàn)信息斷檔。2.2 協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理價(jià)值體現(xiàn)l 無論何時(shí)何地，都能“移動(dòng)”辦公，提升辦公效率突破時(shí)空界限，實(shí)現(xiàn)

8、何時(shí)何地都能網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公，隨著移動(dòng)門戶的接入，使領(lǐng)導(dǎo)通過手機(jī)或者電腦上網(wǎng)，就能實(shí)時(shí)了解公司內(nèi)部最新信息，查閱內(nèi)部資料。隨時(shí)查看審批請(qǐng)求，實(shí)現(xiàn)快速審批回復(fù)。實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程互訪的辦公應(yīng)用，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬分支機(jī)構(gòu)的有效管理，提升辦公效率，節(jié)約異地管理成本。構(gòu)造足不出門，溝通交流更高效的“跨地域”辦公模式。l 建立可視化的工作流程圖，厘清員工的責(zé)任關(guān)系，避免扯皮、推諉等現(xiàn)象出現(xiàn)摒棄以往的單一傳遞方式，以實(shí)現(xiàn)溝通透明化、信息傳遞對(duì)稱性為主旨，方便信息發(fā)起者以及各環(huán)節(jié)人員可以及時(shí)跟蹤事件的執(zhí)行進(jìn)度和每個(gè)階段的結(jié)果反饋，使得流程中各人員可事件執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行相互監(jiān)督管理。l 實(shí)時(shí)跟蹤事件的進(jìn)度和結(jié)果，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)的

9、管控力度，提升執(zhí)行力所有下達(dá)的任務(wù)指令，都會(huì)全部推送到協(xié)同平臺(tái)的“跟蹤事項(xiàng)”區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊任一跟蹤事件，通過可視化流程圖，可實(shí)時(shí)掌控當(dāng)前執(zhí)行進(jìn)度，以及執(zhí)行結(jié)果。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)人員反饋的結(jié)果進(jìn)行及時(shí)回復(fù)批注，并且根據(jù)事件重要緩急性，通過知會(huì)、加簽和當(dāng)前會(huì)簽策略，可以實(shí)時(shí)調(diào)整工作流程，實(shí)現(xiàn)跨部門、多組織人員項(xiàng)目溝通合作，從最大程度上整合企業(yè)人員資源。l 扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程審批模式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，推動(dòng)企業(yè)管理落地 使員工可以從繁瑣的紙張審批流程中解放出來，不用周旋于不同的辦公室等待領(lǐng)導(dǎo)批閱，大大提高了審批效率，縮短了審批周期，并且從最大程度上杜絕了信息外泄，確保了單據(jù)信息的沉淀和保留。提供一個(gè)平滑的

10、制度固化和執(zhí)行平臺(tái)，扭轉(zhuǎn)以往紙張制度管理模式，從日常辦公著手，通過潛移默化制度應(yīng)用灌輸，加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)管理的認(rèn)知度，推動(dòng)企業(yè)管理落地。l 實(shí)現(xiàn)信息的有效共享，建立文檔集中管控的知識(shí)管理中心 把以往遇到的生產(chǎn)問題、工藝討論的過程痕跡全部保留下來，方便后續(xù)出現(xiàn)同類似問題提供更有參考價(jià)值依據(jù)；另外，沉淀下組織中最寶貴的知識(shí)財(cái)富過去！通過文檔授權(quán)功能，根據(jù)知識(shí)的內(nèi)容和對(duì)象，授權(quán)不同的人以不同的方式共享從單一文檔到整個(gè)文件夾全部文檔的所有需要的知識(shí)。組織知識(shí)推送、授權(quán)學(xué)習(xí)，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部良好的學(xué)習(xí)氛圍，推進(jìn)企業(yè)成為學(xué)習(xí)型組織。l 突破辦公管理瓶頸，打造協(xié)同交流平臺(tái)，提升工作時(shí)效性通過協(xié)同辦公平臺(tái)電子化辦公，使員工的辦公效率大大提高，人員溝通時(shí)實(shí)快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時(shí)了解任務(wù)、工作的進(jìn)度。節(jié)約公司在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。l 解決信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)一體化 通過消息集成以及數(shù)據(jù)集成方式，系統(tǒng)會(huì)把其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息分門別類地推送到不同員工或者領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)同平臺(tái)。企業(yè)的員工通過協(xié)同平臺(tái)，就可以實(shí)時(shí)進(jìn)行溝通交流，處理日常業(yè)務(wù)事項(xiàng)。同時(shí)，從協(xié)同辦公平臺(tái)，通過單點(diǎn)登錄方式，可以及時(shí)切換登錄到不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)同一賬戶管理機(jī)制，減少了登錄不同系統(tǒng)重新輸入賬號(hào)、密