1、1 / 42018年辦公用品管理辦法企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)辦公用品管理辦法QG/XX12015002-20041范圍1.1本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為 （以下簡(jiǎn)稱： 股份公司） 員工日常辦公所用文具 （以 采購(gòu)部辦公用品價(jià)目表為準(zhǔn)） 、辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含磁盤、色帶、 墨盒等）以及其它特殊物品（柜、臺(tái)、凳、特殊文具等） 。1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參照?qǐng)?zhí)行。2職責(zé)2.1秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理， 每半年核定一次辦公用品費(fèi)用定額， 實(shí)施 定額管理。2.2采購(gòu)部負(fù)責(zé)外購(gòu)辦公用品的采購(gòu)。2.3股份公司設(shè)立文具倉(cāng)，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、保管、發(fā)放、建帳及部分特殊 辦公用品的制作、發(fā)

2、放、建帳、保管。2.4人力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門（廠）應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品的管理人員 和非管理人員人數(shù)，報(bào)送秘書室和相關(guān)部門（廠） 。3規(guī)定3.1辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費(fèi)用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。部門 （廠）管理人員每人每月10元、非管理人員每月1元；其他特殊用品費(fèi)用另計(jì) （用于印制生產(chǎn)報(bào)表所用的紙張，不列入辦公用品定額內(nèi)） 。一次性領(lǐng)用總額超 過(guò)800元或單價(jià)在400元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2 / 43.2辦公用品費(fèi)用（其他特殊物品除外）可月度間調(diào)劑使用，年底結(jié)算、考核2004-07-15修訂2004-07-28發(fā)布3.3特殊物品需專題報(bào)告，經(jīng)股 份公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可

3、購(gòu)買，不受定額限制。3.4打字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨(dú)做計(jì)劃，由秘書室審核，紙張按各使用 單位的實(shí)際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費(fèi)開支，報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.5辦公自動(dòng)化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)部分的用品， 按設(shè)備工程部 非生產(chǎn)設(shè)備的管理等有關(guān)規(guī)定辦理。4程序4.1辦公用品的計(jì)劃審批4.1.1采購(gòu)部負(fù)責(zé)填報(bào)辦公用品價(jià)目表 ，公布現(xiàn)采購(gòu)的辦公用品價(jià)格，如有 變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)發(fā)布。4.1.2辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計(jì)劃每季度制訂一次，于每季度最后 月份20日前，各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實(shí) 際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)制定本單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃一式

4、三 份，經(jīng)部門（廠）領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交秘書室；超過(guò)上述標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)過(guò)股份公 司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.3秘書室對(duì)各單位上報(bào)的 辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 進(jìn)行審核（核定是否超定額， 品種是否適宜）,并將審核的各單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃匯總成辦公用品計(jì) 劃費(fèi)用匯總表一式兩份（包括公共使用的辦公用品計(jì)劃） ，附一份各單位辦 公用品領(lǐng)用計(jì)劃報(bào)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.1.4秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表 、各單位辦公用品領(lǐng)用 計(jì)劃一式一份，交文具倉(cāng)；一份辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃退回各部門（廠）作領(lǐng) 用文具的依據(jù)；另一份辦公用品計(jì)劃費(fèi)用匯總表 及一份辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 由秘書室留存。4.1.5文具倉(cāng)根

5、據(jù)股份公司各單位辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，核對(duì)庫(kù)存，匯總并整 理成股份公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃 一式兩份，經(jīng)文具倉(cāng)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后， 交一份給采購(gòu)3 / 4部采購(gòu)，文具倉(cāng)留存一份。4.2辦公用品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放、核算考核4.2.1采購(gòu)部根據(jù)文具倉(cāng)制定的股份公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，并及 時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。4.2.2采購(gòu)部應(yīng)將辦公用品采購(gòu)的供方詳細(xì)列出，分別報(bào)公司和文具倉(cāng)，如有變 動(dòng)應(yīng)及時(shí)更改。4.2.3文具倉(cāng)負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、 發(fā)放、保管， 并按財(cái)務(wù)部的有關(guān)規(guī)定建立臺(tái) 帳。4.2.4每季度第一個(gè)月的8日后，各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的辦公用品領(lǐng)用計(jì) 劃、領(lǐng)料單，到文具倉(cāng)領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。倉(cāng)管員對(duì)辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃 領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng)料臺(tái)帳。4.2.5文具倉(cāng)每年、季分別統(tǒng)計(jì)各單位實(shí)際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費(fèi)用總額，列表報(bào) 秘書室，供考核用。4.2.6秘書室每年對(duì)各單位文具費(fèi)用進(jìn)行考核，對(duì)超標(biāo)單位進(jìn)行減發(fā)。5其它5.1文具倉(cāng)應(yīng)每月盤點(diǎn)，盤虧盤盈應(yīng)查找原因，并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書室匯報(bào)。5.2秘書室對(duì)辦公用品的定額、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用進(jìn)行全方位監(jiān)督管理，對(duì)文具 倉(cāng)辦公用品進(jìn)行監(jiān)督抽查，對(duì)辦公用品使用