1、秘書學(xué)概論復(fù)習思考題參考答案 以下按照教材章節(jié)的順序及各章復(fù)習思考題的順序，根據(jù)教材內(nèi)容給出問題的參考答案要點。這些問題理論性較強，不要求學(xué)生死記硬背，而是應(yīng)該融會理解，逐漸加深對秘書職業(yè)、秘書工作的認識。第1章 緒論1要點：（1）服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)直接化（2）業(yè)務(wù)知識專門化（3）工作效益間接化（4）秘書工作職業(yè)化（5）資格認定制度化（6）秘書人員女性化（7）從業(yè)人數(shù)擴大化2要點：（1）對秘書學(xué)基本理論的研究（2）對秘書人員的研究（3）對秘書具體業(yè)務(wù)的研究（4）對秘書專業(yè)技術(shù)的研究（5）對中外秘書史的研究（6）研究秘書學(xué)與相鄰學(xué)科的關(guān)系的研究3（1）領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)是以領(lǐng)導(dǎo)活動為研究對象，探討領(lǐng)導(dǎo)活動的特點和領(lǐng)

2、導(dǎo)活動產(chǎn)生、變化、發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。它主要是研究領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系變化規(guī)律，領(lǐng)導(dǎo)如何決策的規(guī)律，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的設(shè)置、運轉(zhuǎn)、科學(xué)化和用人規(guī)律，科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)方法和領(lǐng)導(dǎo)作風等。秘書工作歷來在領(lǐng)導(dǎo)工作中占有重要地位，雖然領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但秘書的基本職責是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，處在一種輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的特殊位置上，秘書工作的好壞會直接影響到領(lǐng)導(dǎo)活動的效果。領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)與秘書學(xué)在研究對象上既不能相互替代，但卻又有著許多不可分割的聯(lián)系。也就是說，秘書工作不能離開領(lǐng)導(dǎo)工作而獨立存在，與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的結(jié)合無疑能夠更好地促進秘書學(xué)研究的發(fā)展。（2）文書學(xué)是研究文書的形成與運行規(guī)律的科學(xué)。檔案學(xué)是研究檔案的形成與

3、運行規(guī)律的科學(xué)。文書學(xué)與檔案學(xué)是兩個關(guān)系極為密切的學(xué)科，文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿，二者的研究對象是同一事物的不同階段，最后在文書立卷過程中達到有機結(jié)合。而通過文書處理和檔案管理來為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)正是秘書工作的重要內(nèi)容，同文書與檔案打交道也是秘書人員的基本技能。因此研究秘書學(xué)也同樣離不開文書學(xué)、檔案學(xué)。秘書學(xué)可以借鑒文書學(xué)、檔案學(xué)中關(guān)于文書的立卷存檔、鑒定保護、整理利用等一整套的理論和方法來研究秘書資料的收集和整理；反過來秘書工作中文書處理質(zhì)量的提高，又會給文書檔案工作帶來很大方如便利。第2章 秘書工作1輔助性是相對于主導(dǎo)性而言的。在任何機關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)總是處于主導(dǎo)地位，秘書部門或秘書人員總

4、是處于從屬地位。秘書工作是伴隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的產(chǎn)生而產(chǎn)生，依照領(lǐng)導(dǎo)活動需求的發(fā)展變化而發(fā)展變化的?；蛘哒f，先有領(lǐng)導(dǎo)活動才有為領(lǐng)導(dǎo)活動直接服務(wù)的秘書工作，離開了領(lǐng)導(dǎo)活動，就不存在獨立的秘書工作。秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作的依存性，是其它任何工作都無法比擬的。秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作范圍就要擴大或延伸到哪里。其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責任是辦理會議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決定權(quán)；其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神

5、辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其事。秘書部門或秘書人員的從屬地位，決定了秘書所做的一切，都是對領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助，過去有人稱秘書工作是“幕后”工作，是有一定道理的。現(xiàn)代秘書工作，要求秘書人員能“走到前臺”來，是說秘書人員不要被動地做為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的“機器”，而要正確認識和處理被動性與主動性的統(tǒng)一，充分發(fā)揮秘書人員在工作中的創(chuàng)造精神和主觀能動性，在被動中尋求主動，從而把工作做得更好，但這決不是鼓勵秘書上臺扮主角，即便走到臺前來，仍然是做參謀性助手性工作。秘書工作的輔助性要求秘書人員必須擺正與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，任何情況下都不能越權(quán)行事。切記只有領(lǐng)導(dǎo)才有決策權(quán)和指揮權(quán)，秘書只能給領(lǐng)導(dǎo)當參謀和助手，按照領(lǐng)導(dǎo)的

6、授權(quán)和旨意辦文、辦會、辦事，提供輔助性的服務(wù)，決不能代替領(lǐng)導(dǎo)決斷和指揮。2略3要點：原則（1）遵紀守法原則（2）求真務(wù)實原則（3）聯(lián)系群眾原則（4）維護大局原則（5）團結(jié)協(xié)作原則要求（1）準確（2）高效（3）創(chuàng)新（4）保密4要點：在秘書工作實踐中，對立統(tǒng)一普遍存在，從工作內(nèi)容到運作方式，從主輔關(guān)系到工作要求，從工作投入到客觀效果等，都普遍存在著對立統(tǒng)一關(guān)系。正確運用對立統(tǒng)一規(guī)律，有利于秘書人員深入理解秘書工作各要素之間的相互關(guān)系，正確把握秘書工作的一般規(guī)律和特殊規(guī)律，從而在主輔配合近身輔助的事務(wù)中提高工作效率，優(yōu)化工作效果。（1）事務(wù)與政務(wù)（2）被動與主動（3）綜合性與專業(yè)性（4）維持與適應(yīng)（

7、5）聽命與勸諫（6）宣傳與保密（7）謀劃與執(zhí)行（8）全面與重點（9）規(guī)范性與隨機性（10）間接性與直接性第3章 秘書部門1要點：（1）精簡、合理、高效的原則（2）分工合理、職責分明的原則（3）靈活機動、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)原則2要點：（1）輔佐決策地位（2）具有中介關(guān)系的樞紐地位（3）具有組織關(guān)系的相對獨立地位3要點：（1）中介性的參謀助手職能（2）溝通協(xié)調(diào)的樞紐職能（3）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”職能（4）領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的“喉舌”職能（5）展示形象的服務(wù)職能4要點：一般來說，秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化包括兩個方面的內(nèi)容：秘書機構(gòu)的結(jié)構(gòu)設(shè)置優(yōu)化和秘書群體人員素質(zhì)的優(yōu)化。秘書機構(gòu)的結(jié)構(gòu)設(shè)置優(yōu)化原則（1）整體性原則（2）動態(tài)性原則

8、（3）高效性原則途徑（1）面向?qū)嶋H，按需設(shè)置（2）整合資源，發(fā)揮優(yōu)勢秘書群體的人員素質(zhì)優(yōu)化（1）秘書群體人員選拔、任用的優(yōu)化（2）秘書群體角色意識的優(yōu)化（3）服務(wù)意識和綜合能力的優(yōu)化5略第4章 秘書人力資源管理1要點：（1）秘書人力資源管理是秘書部門管理實踐本身發(fā)展的需要（2）秘書人力資源管理是秘書核心能力的需要（3）秘書人力資源管理是完善秘書規(guī)章制度的保證2要點：（1）對秘書工作成果的評估（2）對秘書行為的評估（3）對秘書特性的評估3要點：（1）新進秘書自然而然會勝任工作（2）現(xiàn)用什么就培訓(xùn)什么（3）高層秘書管理人員不需要培訓(xùn)（4）培訓(xùn)是一項花錢的工作（5）培訓(xùn)時重知識、輕技能、忽視態(tài)度4要

9、點：（1）正確理解秘書人員的權(quán)利與義務(wù)，是貫徹執(zhí)行辭職、辭退制度的前提（2）建立較為完善的規(guī)章制度，是貫徹執(zhí)行辭職、辭退制度的保證（3）認真執(zhí)行績效考核與評估工作，是貫徹秘書辭職、辭退制度的關(guān)鍵（4）建立相關(guān)的配套措施，是貫徹秘書辭職、辭退制度的保障5要點：（1）確立志向（2）自我評估（3）環(huán)境評估（4）設(shè)定目標 （5）制定行動計劃與措施（6）重審修訂6要點：（1）秘書人力資源的需求分析（2）制定培訓(xùn)計劃（3）具體實施培訓(xùn)（4）測定培訓(xùn)效果第5章 秘書的職業(yè)素質(zhì)1要點：（1）服從領(lǐng)導(dǎo)和組織的工作安排與指派，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要認真去完成，對領(lǐng)導(dǎo)的詢問，應(yīng)如實回答（2）工作中嚴格按領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖辦

10、事，決不能自作主張，自行其是（3）遇到超出工作職責權(quán)限的事，一定要及時請示領(lǐng)導(dǎo)，而決不能擅自處理，越俎代庖（4）要從關(guān)心愛護領(lǐng)導(dǎo)的角度，拾遺補缺，善意地提出意見和建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)改正錯誤，克服缺點（5）要維護領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的威信（6）以適當?shù)姆绞疥P(guān)心照顧領(lǐng)導(dǎo)（7）要維護領(lǐng)導(dǎo)之間的團結(jié)，不亂傳閑話2要點：（1）在秘書部門從業(yè)者中大力弘揚中華民族傳統(tǒng)美德（2）堅持不懈地加強職業(yè)道德建設(shè)，增強秘書部門從業(yè)者的職業(yè)道德意識，提高增強職業(yè)道德修養(yǎng)的自覺性（3）通過制度建設(shè)來強化職業(yè)道德規(guī)范（4）完善監(jiān)督，實行激勵機制3略4要點：（1）勤于苦中求進（2）善于苦中求樂5要點：（1）勤學(xué)（2）多思（3）善積第6章

11、 秘書的知識與能力1要點：秘書的知識結(jié)構(gòu)就是指秘書人員為適應(yīng)秘書工作的需要而應(yīng)具備的全部知識的門類及其組合方式。秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識（1）科學(xué)文化基礎(chǔ)知識漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識（2）政治經(jīng)濟理論基礎(chǔ)知識馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學(xué)方面的知識、黨的基本政策（3）法律法規(guī)基礎(chǔ)知識法律基礎(chǔ)知識基本法律法規(guī)與秘書工作有關(guān)的法規(guī)與秘書工作相關(guān)的知識（1）管理學(xué)知識（2）心理學(xué)知識（3）領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)知識（4）公共關(guān)系學(xué)知識（5）社交禮儀知識（6）社會學(xué)知識（7）傳播學(xué)知識（8）其他相關(guān)學(xué)科知識秘書的專業(yè)知識（1）秘書的職業(yè)知識普通秘書學(xué)和分支秘書學(xué)、文書學(xué)、秘書寫作學(xué)和公文寫作學(xué)、檔案管理學(xué)、秘

12、書的其他職業(yè)知識（2）秘書所在單位的業(yè)務(wù)知識所屬行業(yè)的總體知識構(gòu)成和知識門類；所屬部門工作的內(nèi)容、任務(wù)和特點；工作中使用頻率較多的行業(yè)知識；所屬行業(yè)的管理知識2要點：秘書的基礎(chǔ)能力（1）觀察能力（2）記憶能力（3）思維能力（4）想象能力（5）注意能力秘書的專業(yè)能力（1）閱讀能力（2）表達能力（3）辦事能力（4）協(xié)調(diào)能力（5）調(diào)研能力（6）管理能力（7）社交能力（8）應(yīng)變能力秘書的職業(yè)技能（1）文字處理技術(shù)（2）文件印制與裝訂技術(shù)（3）現(xiàn)代通訊技術(shù)（4）網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)（5）現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)技術(shù)（6）汽車駕駛技術(shù)（7）書法和速記技術(shù)3要點：特點（1）獨創(chuàng)性（2）預(yù)見性（3）全面性（4）懷疑性

13、（5）敏捷性（6）聯(lián)想性培養(yǎng)（1）要不斷解放思想，更新觀念（2）要有開拓進取的工作熱情（3）要有爭先求效的使命感（4）要有科學(xué)務(wù)實的態(tài)度（5）要有廣博的知識和實踐經(jīng)驗（6）要有豐富的想象力和聯(lián)想力（7）要有不畏艱辛刻苦鉆研的勇氣（8）要有積極競爭的意識第7章 秘書的心理素質(zhì)1意志是人自覺地確定目的，并根據(jù)既定目的來支配自己的行動，克服困難，排除干擾，從而實現(xiàn)既定目的的心理過程。良好的意志品質(zhì)不但是秘書人員進行自我修養(yǎng)的重要條件，更是秘書人員克服困難、戰(zhàn)勝挫折、最終獲得成功的動力。秘書工作繁重復(fù)雜而且難度大，每天要面對來自上下、左右和內(nèi)外的諸多壓力，如果沒有良好的意志品質(zhì)，是難以勝任工作需要的。

14、因此，要想順利地完成各項工作任務(wù)，不僅需要秘書人員掌握各種知識技能，更需要秘書人員不斷提高自己的抱負水準，擴大自己的活動范圍，同時不斷地強化自我激勵以使自己具有堅強的意志品質(zhì)，這樣才能不斷克服工作中出現(xiàn)的困難，始終保持樂觀進取的態(tài)度，從而毫不畏懼、充滿信心地迎接來自各方面的挑戰(zhàn)。2要點：（1）富有責任感（2）自信誠實（3）謙虛隨和（4）冷靜沉著（5）開朗幽默（6）堅毅自制（7）大度寬容（8）敏捷穩(wěn)健3要點：（1）嫉妒心理（2）焦慮心理（3）自負心理（4）壓抑心理（5）厭倦心理（6）依賴心理（7）急躁心理（8）畏上心理（9）討好心理（10）自卑心理4要點：秘書人員每天都要面對各種繁雜的工作和各種

15、復(fù)雜的人際關(guān)系，而由于過度疲勞很容易產(chǎn)生各種生理上的疾病和心理上的障礙。所以，一個合格的秘書人員只有做到身心健康，才有可能形成積極樂觀、寬容謙讓的人生態(tài)度，才有可能消除內(nèi)心的緊張，緩解心理上的壓力，從而在工作中充分發(fā)揮出自己的聰明才智。第8章 秘書的人際關(guān)系1要點：（1）領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀（2）公司的高級管理人員（3）增長才干的理想職位2要點：（1）必須培養(yǎng)和強化高度民主的責任意識（2）必須培養(yǎng)和樹立強烈的服從意識（3）必須樹立配角意識與主角意識3要點：（1）尊重（2）禮貌和禮儀（3）樂于助人（4）贊美他人（5）寬容與體諒（6）公允4要點：（1）主動配合、適應(yīng) （2）服從，但不盲從 （3）委婉提

16、醒，適時規(guī)勸（4）維護上司間的團結(jié)5要點：（1）了解同事（2）與同事打成一片與同事合作對同事一視同仁注意并欣賞同事的優(yōu)點關(guān)心同事（3）做好領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的意見溝通工作真誠地關(guān)心別人 同等友好維護團結(jié)6要點：（1）廣結(jié)良緣 （2）區(qū)分主次（3）一視同仁，以禮相待（4）發(fā)揮微笑的魅力（5）記住別人的姓名第9章 秘書的工作藝術(shù)1要點：（1）尊重而不奉承吹捧（2）主動而不越位脫軌（3）服從而不盲從附和（4）補臺而不挖角拆臺（5）溝通而不封閉堵塞（6）擋駕而不阻攔干涉（7）分工而不分家自立（8）掌握協(xié)調(diào)的藝術(shù)2要點：（1）握秘書工作方法，秘書人員才能掌握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作既定目標的正確手段。 

17、;  （2）掌握秘書工作方法，秘書人員才能以自己的優(yōu)質(zhì)工作使領(lǐng)導(dǎo)人員進入最好的發(fā)揮狀態(tài)，優(yōu)質(zhì)地行使領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)。（3）掌握秘書工作方法，秘書人員才能有效地對基層工作人員進行合理有效的聯(lián)絡(luò)、組織、協(xié)調(diào)。3要點：（1）調(diào)查方法（2）研究的方法（3）進言方法4要點（1）受權(quán)受意方法（2）為領(lǐng)導(dǎo)工作做準備的方法（3）對領(lǐng)導(dǎo)工作予以補充、貫徹的方法（4）與領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動輔助配合的方法（5）秘書為領(lǐng)導(dǎo)合理擋駕的方法5要點：（1）多用贊美語言（2）多用鼓勵語言（3）宜多用陳述語氣表達（4）要注意說話的不同語調(diào)，注意吐字清晰（5）掌握時機，注意分寸 （6）要注意語言的邏輯性（7）運用幽默的語言藝術(shù)，提高表達效果（8）要注意語言的委婉含蓄第10章 涉外秘書工作1要點：（1）工作性質(zhì)的商務(wù)化（2）管理模式的本土化（3）服務(wù)對象的個人化（4）工作語言的國際化（5）工作人員的女性化2要點：（1）整理辦公室（2）電話事務(wù)（3）信息的基礎(chǔ)性處理（4）接待工作（5）會務(wù)的操持工作（6）草擬信函文件（7）上司工作日程的安排（8）總務(wù)管理3要點：（1）良好的職業(yè)道德修養(yǎng)（2）要有強烈的效率意識（3）有一定的對公司（企業(yè)）宏觀發(fā)展和微觀信息處理的能力（4）科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)4要點：涉外秘書工作要由事務(wù)型向智能型轉(zhuǎn)化，要具備：（1）參與意識（2）主動意識（3）全局意識（4）超前意識（5）謀略意識（6）創(chuàng)新意