1、 Communication to WinCommunication to Win專題一專題一有效會議的根本特征有效會議的根本特征和無效會議的危害和無效會議的危害提供信息提供信息聚集信息聚集信息解決問題解決問題宣傳政策宣傳政策培育訓(xùn)練培育訓(xùn)練 公司會議的功能公司會議的功能 不正當(dāng)理由會議的種類及解決方法不正當(dāng)理由會議的種類及解決方法為滿足無聊的愿望而開會為滿足無聊的愿望而開會為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會 為攀比而開會為攀比而開會 為表功而開會為表功而開會 為推卻責(zé)任而開會為推卻責(zé)任而開會 為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會開會

2、什么樣的會議才算富有實(shí)效什么樣的會議才算富有實(shí)效 目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn) 目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn) 與會者對會議感到滿意與會者對會議感到滿意 不切實(shí)效的會議有何危害不切實(shí)效的會議有何危害 會議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。會議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。 會議所承擔(dān)的時(shí)機(jī)本錢相當(dāng)可觀。會議所承擔(dān)的時(shí)機(jī)本錢相當(dāng)可觀。 與會者對會議感到不滿。與會者對會議感到不滿。 為什么會議沒有實(shí)效為什么會議沒有實(shí)效 會議前會議前 會議中會議中 會議后會議后有效會議的準(zhǔn)備工作有效會議的準(zhǔn)備工作專題二專題二有效會議的會務(wù)準(zhǔn)備有效會議的會務(wù)準(zhǔn)備 (1)(1)會議目標(biāo)的設(shè)定；會議目標(biāo)的設(shè)定；(2)(2)與會者的選擇；與會者

3、的選擇；(3)(3)會議時(shí)間的選擇；會議時(shí)間的選擇；(4)(4)會議地點(diǎn)的選擇；會議地點(diǎn)的選擇；(5)(5)會議場地的布置；會議場地的布置；(6)(6)議程的指定；議程的指定；(7)(7)會議通知的派發(fā)；會議通知的派發(fā)；(8)(8)準(zhǔn)備會務(wù)用品。準(zhǔn)備會務(wù)用品。 會議目標(biāo)的設(shè)定會議目標(biāo)的設(shè)定 會議目標(biāo)必須用書面列明會議目標(biāo)必須用書面列明 會議目標(biāo)必須切合實(shí)際會議目標(biāo)必須切合實(shí)際 會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量會議目標(biāo)必須具體而且可以衡量 會議目標(biāo)所說明的必須是會議目標(biāo)所說明的必須是 應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么 ，而非而非 應(yīng)做什么應(yīng)做什么 與會人員的選擇與會人員的選擇 對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在奉獻(xiàn)的人對實(shí)現(xiàn)

4、會議目標(biāo)有潛在奉獻(xiàn)的人 能夠因參與會議而獲得好處的人能夠因參與會議而獲得好處的人 會議時(shí)間的選擇會議時(shí)間的選擇 在選擇會議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是在選擇會議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@樣才能使領(lǐng)導(dǎo)獲領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@樣才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會者出席的時(shí)間，以及為與會者所喜愛的時(shí)者出席的時(shí)間，以及為與會者所喜愛的時(shí)間。倘假設(shè)與會者對會議時(shí)間有所不滿，間。倘假設(shè)與會者對會議時(shí)間有所不滿，那么會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢必遭受不利的影那么會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。響。 會議地點(diǎn)的選擇會議地點(diǎn)的選擇 (1)(1)場地

5、必須有空檔且可供使用。場地必須有空檔且可供使用。(2)(2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。(3)(3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。 (4)(4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)(5)必須能免于聲音、必須能免于聲音、 、訪客等干擾，以防與會、訪客等干擾，以防與會者分心。者分心。(6)(6)必須令主席及與會者大致方便。必須令主席及與會者大致方便。(7)(7)本錢必須低廉。本錢必須低廉。 會議議程的擬定會議議程的擬定 按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，按照議案的輕重緩急編排處理的先

6、后次序，這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)那么越應(yīng)排在議端處理，越不緊要的事項(xiàng)那么越應(yīng)排在議程的后端處理。程的后端處理。 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來。地標(biāo)示出來。 會議通知的派發(fā)會議通知的派發(fā) 一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括以一份良好的會議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括以下五項(xiàng)：下五項(xiàng)： (1) (1)開會的時(shí)間開會的時(shí)間( (包括日期及起止時(shí)間包括日期及起止時(shí)間) )。 (2) (2)開會地點(diǎn)。倘假設(shè)開會地點(diǎn)并非與會者所熟悉，開會地點(diǎn)。倘假設(shè)開會地點(diǎn)并非與會者所熟悉，那么應(yīng)附

7、上確切的位置圖及交通路線圖。那么應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。 (3) (3)會議的目標(biāo)。會議的目標(biāo)。 (4) (4)與會者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。與會者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。 (5) (5)其他與會者的姓名。其他與會者的姓名。 會場的布置會場的布置 布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。例如在提供信息的會議里，倘假設(shè)人數(shù)眾多，少。例如在提供信息的會議里，倘假設(shè)人數(shù)眾多，那么以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式那么以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假設(shè)人數(shù)不安排較為理想。在解決問題的會議里，假設(shè)人數(shù)不多，

8、那么最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌多，那么最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，那么可令溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，那么可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但假設(shè)人數(shù)眾多，那么最好是將與者之間的交流。但假設(shè)人數(shù)眾多，那么最好是將與會者分成假設(shè)干小組，每一小組各聚在同一桌子周會者分成假設(shè)干小組，每一小組各聚

9、在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。 準(zhǔn)備會務(wù)物品準(zhǔn)備會務(wù)物品 為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會前及為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會前及早將大局部供給品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張?jiān)鐚⒋缶植抗┙o品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間存貨管理清單，上面寫上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號碼及其它識別標(biāo)志。和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號碼及其它識別標(biāo)志。事先應(yīng)與會議地點(diǎn)商妥在你的工作人員到事先應(yīng)與會議地點(diǎn)商妥在你的工作人員到達(dá)之前接收和儲存運(yùn)送的物品。每個(gè)紙箱達(dá)之前接收和儲存運(yùn)送的物品。每個(gè)紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明上均應(yīng)清楚地標(biāo)明 某

10、年某月某日為某某公某年某月某日為某某公司的大會掌管司的大會掌管 。 重要會議的組織流程重要會議的組織流程專題三專題三全公司大會的組織流程全公司大會的組織流程 第一階段第一階段( (開會日期的數(shù)月前開會日期的數(shù)月前) )：確定宗旨和目標(biāo)。確定宗旨和目標(biāo)。任命工程指導(dǎo)人。任命工程指導(dǎo)人。考慮暫定方案?？紤]暫定方案。使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。估計(jì)費(fèi)用。估計(jì)費(fèi)用。規(guī)劃暫編預(yù)算。規(guī)劃暫編預(yù)算。規(guī)定沒有互相抵觸的日期。規(guī)定沒有互相抵觸的日期。預(yù)定會議場地。預(yù)定會議場地。聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。 全公司大會的組織流程全公司

11、大會的組織流程第二階段第二階段( (開會日期前二三個(gè)月開會日期前二三個(gè)月) )完成人員配備。完成人員配備。確定組織機(jī)構(gòu)方案及權(quán)力分工。確定組織機(jī)構(gòu)方案及權(quán)力分工。確定工作預(yù)算和開支程序。確定工作預(yù)算和開支程序。完成最前方案。完成最前方案。通知員工開會。通知員工開會。著手宣傳方案。著手宣傳方案。 全公司大會的組織流程全公司大會的組織流程第三階段第三階段( (在準(zhǔn)備期的最后幾天在準(zhǔn)備期的最后幾天) )：檢查最前方案和完成行動(dòng)方案。檢查最前方案和完成行動(dòng)方案。檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、恰當(dāng)?shù)怯浄椒?、恰?dāng)?shù)怯浄椒ā?、布告欄、一般和

12、緊急通知。、布告欄、一般和緊急通知。檢查每次會議指定的場所，核對座位方案設(shè)施和設(shè)備。檢查每次會議指定的場所，核對座位方案設(shè)施和設(shè)備。檢查以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)記：接待、參檢查以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和停觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和停車場。車場。 全公司大會的組織流程全公司大會的組織流程第四階段第四階段( (會后立即進(jìn)行會后立即進(jìn)行) )：親自向發(fā)言來賓和其他特殊奉獻(xiàn)者致謝。親自向發(fā)言來賓和其他特殊奉獻(xiàn)者致謝。計(jì)算出席人數(shù)。計(jì)算出席人數(shù)。拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。尋找被遺忘的器材物品

13、。尋找被遺忘的器材物品。監(jiān)督和徹底檢查清理工作。監(jiān)督和徹底檢查清理工作。檢查是否有可能引起火災(zāi)或平安事故的危險(xiǎn)檢查是否有可能引起火災(zāi)或平安事故的危險(xiǎn)把所有場地移交平安巡邏隊(duì)。把所有場地移交平安巡邏隊(duì)。 全公司大會的組織流程全公司大會的組織流程第五階段第五階段( (在會議期后一周之內(nèi)在會議期后一周之內(nèi)) )：在工程工作人員中發(fā)動(dòng)討論會，以征求建議評估在工程工作人員中發(fā)動(dòng)討論會，以征求建議評估并了解未了事項(xiàng)的狀況。并了解未了事項(xiàng)的狀況。向發(fā)言人和其它有特殊奉獻(xiàn)者致函正式表示感謝。向發(fā)言人和其它有特殊奉獻(xiàn)者致函正式表示感謝。檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)

14、備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、發(fā)言人的報(bào)酬和其要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、發(fā)言人的報(bào)酬和其它債務(wù)。它債務(wù)。把會議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。把會議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。 招待和宴會的組織流程招待和宴會的組織流程 第一階段第一階段( (盡量提前盡量提前) )：決定集會的根本目的和主題。決定集會的根本目的和主題。確定時(shí)間和日期。確定時(shí)間和日期。完成工程工作人員的指派。完成工程工作人員的指派。編列暫定的邀請名單，估計(jì)出席人數(shù)。編列暫定的邀請名單，估計(jì)出席人數(shù)。制定初步預(yù)算制定初步預(yù)算( (包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在包括如需付給出

15、席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi)內(nèi)) )。招標(biāo)承辦場地和宴會。招標(biāo)承辦場地和宴會。 招待和宴會的組織流程招待和宴會的組織流程第二階段第二階段( (宴會前幾個(gè)月宴會前幾個(gè)月) )：訂購一些特殊物品如晚會紀(jì)念品、餐桌裝訂購一些特殊物品如晚會紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀(jì)念品或飾品、能起說明作用的陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。獎(jiǎng)品。預(yù)定額外的視聽設(shè)備。預(yù)定額外的視聽設(shè)備。與場地管理部門考察新的事態(tài)開展、變動(dòng)與場地管理部門考察新的事態(tài)開展、變動(dòng)或添置。或添置。 招待和宴會的組織流程招待和宴會的組織流程第三階段第三階段( (在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天) )：確定

16、所有接受特殊任務(wù)的人和那些在工程中出面的人確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在工程中出面的人的地位和理解力。的地位和理解力。通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)要求說明。要求說明。檢查房間布置，使之符合方案的要求檢查房間布置，使之符合方案的要求( (確保適合實(shí)際確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用) )。檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場地整潔。檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場地整潔。落實(shí)特殊裝飾已按方案裝置。落實(shí)

17、特殊裝飾已按方案裝置。招待和宴會的組織流程招待和宴會的組織流程第四階段第四階段( (緊跟著賓客離開之后緊跟著賓客離開之后) )：活動(dòng)后立刻盤存烈酒?；顒?dòng)后立刻盤存烈酒。與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。向有關(guān)效勞人員致酬。向有關(guān)效勞人員致酬。視察場地有無需要招領(lǐng)的失物。視察場地有無需要招領(lǐng)的失物。把場所移交場地經(jīng)理的代表。把場所移交場地經(jīng)理的代表。 招待和宴會的組織流程招待和宴會的組織流程第五階段第五階段( (一周之內(nèi)一周之內(nèi)) )：與工程工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。與工程工

18、作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。支付帳單，結(jié)清帳目。支付帳單，結(jié)清帳目。向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過。向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過。 如何成功記錄會議如何成功記錄會議和主持會議和主持會議專題四專題四怎樣做會議記錄怎樣做會議記錄 會議記錄要求準(zhǔn)確記錄會議活動(dòng)。非正式會議記錄要求準(zhǔn)確記錄會議活動(dòng)。非正式會議記錄應(yīng)簡潔明了，而正式會議記錄那會議記錄應(yīng)簡潔明了，而正式會議記錄那么要求更詳細(xì)些。么要求更詳細(xì)些。 會后工作注意點(diǎn)會后

19、工作注意點(diǎn) 印發(fā)會議簡報(bào)和快報(bào)。印發(fā)會議簡報(bào)和快報(bào)。 印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定事項(xiàng)通知。印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定事項(xiàng)通知。 收退會議文件。收退會議文件。 會議文件立卷。會議文件立卷。 匯編會議文件。匯編會議文件。 總結(jié)會議工作?？偨Y(jié)會議工作。 秘書主持會議的根本原那么秘書主持會議的根本原那么 正確定位自己的形象。正確定位自己的形象。 抓住主持會議的時(shí)機(jī)，展示你的能力和魅抓住主持會議的時(shí)機(jī)，展示你的能力和魅力，把會議主持得有條有理。力，把會議主持得有條有理。 確定會議的主旨。確定會議的主旨。 了解會議的參與者。了解會議的參與者。 秘書主持會議須知秘書主持會議須知 調(diào)節(jié)各方意見。調(diào)節(jié)各方意見。 發(fā)揚(yáng)民

20、主。發(fā)揚(yáng)民主。 公平待人。公平待人。 要有信心。要有信心。 要有好地觀察能力。要有好地觀察能力。 秘書主持會議的準(zhǔn)備工作秘書主持會議的準(zhǔn)備工作 會議目的。會議目的。 出席者的情況。出席者的情況。 會場的情況。會場的情況。 主持會議的五個(gè)階段主持會議的五個(gè)階段 主持人調(diào)動(dòng)氣氛。主持人調(diào)動(dòng)氣氛。 主持人說明議題。主持人說明議題。 協(xié)調(diào)與會者發(fā)言。協(xié)調(diào)與會者發(fā)言。 整理、歸納意見。整理、歸納意見。 作出決議。作出決議。 如何創(chuàng)造良好的會議氣氛如何創(chuàng)造良好的會議氣氛 不要使用過于恭敬的語言。不要使用過于恭敬的語言。 帶點(diǎn)幽默感。帶點(diǎn)幽默感。 議題要具體。議題要具體。 打破會議冷場的技巧打破會議冷場的技巧 有的放矢，克服冷場有的放矢，克服冷場 對癥下藥，消除沉默對癥下藥，消除沉默 (1) (1)敵對的沉默。敵對的沉默。 (2) (2)持少數(shù)意見的沉默。持少數(shù)意見的沉默。 (3) (3)自由主義的沉默。自由主義的沉默。 (4) (4)顧慮害羞的沉默。顧慮害羞的沉默。 (5) (5)心有余悸的沉默。心有余悸的沉默。 用提問的方法掌握會議用提問的方法掌握會議 向全體人員提問向全體人員提問 個(gè)別提問個(gè)別提問 讓與會者自問自