1、對提升辦公室綜合協(xié)調(diào)服務能力的幾點思考 辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負著保證機關正常運轉、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。因此，辦公室一個很重要的職能就是綜合協(xié)調(diào)服務?？h委辦公室綜合協(xié)調(diào)服務涉及溝通聯(lián)系上級部門和縣級各部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)，以及協(xié)調(diào)服務機關內(nèi)部各室局股，對確保政令暢通，推動工作有序開展起著重要的作用。如何發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)服務職能，為領導、基層、群眾及辦公室內(nèi)部提供優(yōu)質、高效的服務，結合工作實際，作出一些思考，以期對工作有所裨益。當前存在的一些問題：一是文件傳閱慢。一份文件由于常常需要多位領導、多個室局股閱知，往往就造成了文件傳遞時間長，文件傳閱慢的問題。有時一份文件傳閱結束時時

2、間長達一個月，文件傳閱效率嚴重低下；有時文件傳到后面領導閱知時，事情都已經(jīng)過去了，對工作的開展帶來了不利影響。二是工作超前性不足。工作中存在主動思謀不多、主動了解情況不多，習慣于按部就班開展工作，有時就造成了為領導提供信息、提高服務方面存在滯后的一面。一些工作因為前瞻性不夠，往往造成了被動、倉促應付的局面，沒能夠按要求和標準去完成，給工作打了折扣，影響了服務的質量和效率。三是服務協(xié)調(diào)不夠有力。辦公室很多工作都需要對內(nèi)與對外的協(xié)調(diào)服務，工作中由于種種原因，造成了工作協(xié)調(diào)服務不夠有力的情況。有時是服務協(xié)調(diào)不到位，造成服務協(xié)調(diào)對象工作信息了解掌握不全面，造成了工作開展出現(xiàn)偏差；有時是協(xié)調(diào)力度不夠，造

3、成了一些工作的推諉扯皮，給工作的開展帶來了不良影響。四是督辦工作缺失。工作中對有領導批示需要辦理的文件，往往只注重交辦，交辦責任部門或責任領導以后就沒下文了。也不主動去了解這項工作到底干得怎么樣，有沒有干，有沒有按領導的批示去完成。督辦工作的缺失，造成了一些工作不能及時完成、甚至沒有完成的情況存在。五是了解掌握工作不全面。工作中主動學習少，即使學習也是一知半解，對工作了解單一，沒有全面了解掌握好全縣的各項工作信息，造成了服務領導、服務基層、服務群眾水平不高、能力不強。六是對外溝通協(xié)調(diào)藝術欠佳。有時因工作緊急，對各單位、各部門協(xié)調(diào)工作時帶有命令和催促的的口氣，給對方造成了不快；有時因溝通協(xié)調(diào)藝術

4、欠佳，沒有掌握好有禮、有節(jié)的標準，或造成了對方的不理解和誤會，或讓對方感覺到這件事做不做都無所謂，這些情況或多或少都會影響到工作的順利開展。七是信訪接待軟弱無力。工作中信訪接待存在怕和難的思想。怕來訪群眾纏訪，一些群眾反映的問題無政策、無法律依據(jù)，但其不斷的纏訪，甚至鬧訪，嚴重影響了正常的辦公秩序，但工作中沒有很好的處理好這些問題，沒有采取有力措施維護好正常的上訪秩序。接待來訪群眾還存在“難”的思想，群眾來訪都要求解決問題，來訪的問題一般都比較復雜，從心理上存在了“難”的陰影。辦公室綜合協(xié)調(diào)服務是一項系統(tǒng)的工作，涉及到的事項多，內(nèi)容復雜。針對當前存在的幾個方面主要問題，我一對一作了一些思考，希

5、望能解決部分問題，進一步提升辦公室綜合協(xié)調(diào)服務能力。一、健全完善文件傳閱運行機制，確保文件傳閱效率安全、高效、及時的做好文件傳閱工作，需要健全完善文件傳閱運行機制，讓文件傳閱工作遵循一些基本的原則。一是要遵循急件急辦的原則。對于緊急文件，要第一時間送分管領導閱示，并按領導批示進行緊急處理，不得耽擱延誤。對需要有關室局股辦理的緊急文件，在呈送有關領導閱知的同時，也需復印有關部門閱知辦理，提高文件處理效率。二是傳閱文件要按緊急程度有序擺放。給領導送文件，不是簡單的將文件擺放領導桌子上就完了，還要注意文件的擺放順序，按重要、緊急程度擺放文件，對重要緊急的文件還需擺放到文件夾的上面，以便讓領導一眼就能

6、看到。三是文件傳閱順序要靈活掌握。如果遇某位領導外出，一時無法閱知文件時，要及時將文件取出送下一位領導閱，待領導回來時，再及時將文件呈送領導。四是時效性強的文件要注意多頭分送。一些文件時效性很強，需要多位領導閱知，這就需要根據(jù)文件涉及到的領導進行多頭分送。五是根據(jù)領導日程安排呈送文件。有時領導需要臨時外出，有時領導有緊急工作需要處理，這時就需要科學合理安排文件傳閱，盡量減少傳閱文件的閑置時間，進而提高文件傳閱的效率。六是要勤分勤送文件。不同的文件需要不同的領導閱知，這時我們就要對文件進行快速分類處理，并在最短的時間內(nèi)分送相關領導。二、提前思謀了解各項工作情況，增強參謀服務水平高標準、高質量做好

7、參謀服務工作，需要增強工作的預見性，未雨綢繆，才能不慌不亂、有條不紊，切實提高參謀服務的水平。一是提前思謀近期各項重點工作。對近期各項要開展的重點工作進行事先理一理，看看那些工作需要事先準備，那些工作需要事先提醒領導，做到把準備工作做到前面。二是主動了解工作情況。對近期要開展的各項工作，要做到主動了解工作情況，加強與幾大辦和部門的對接聯(lián)系，對工作開展的進度、情況、存在的問題等方面進行了解掌握，切實增強做好辦公室參謀服務工作的主動性。三是加強工作計劃統(tǒng)籌。明確工作的輕重緩急，對緊急程度不同的工作進行分類處理，同時做好工作的計劃統(tǒng)籌安排，將要做的工作明確到天、計劃到小時，做到忙而有序、忙而不亂，扎

8、扎實實把各項工作做到位、做及時，為做好參謀服務工作打下堅實基礎。三、提升綜合協(xié)調(diào)服務的執(zhí)行力，促進工作有序開展辦公室一個很重要的職能就是溝通聯(lián)系各級各部門，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部各室局股，確保政令統(tǒng)一，形成工作合力。發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)職能的關鍵在于要有全局觀念和執(zhí)行意識，通過綜合協(xié)調(diào)全面推進辦公室的各項工作。一是協(xié)調(diào)要周密到位。工作中要把握好協(xié)調(diào)工作的原則性、系統(tǒng)性、藝術性，溝通各方面的信息，理順各方面的關系，化解各方面的矛盾，處理好各方面的問題，力求做到上下左右都滿意。在處理涉及多個方面和單位的工作時，要充分發(fā)揮辦公室的牽頭作用，調(diào)動機關內(nèi)部各室局股和各級各部門的工作積極。同時要做到信息傳遞的及時、準確

9、，讓協(xié)調(diào)對象明確自己要做什么、該做什么。二是協(xié)調(diào)要有全局觀念。協(xié)調(diào)工作中要注重把大家擰成一股繩，事往一處想，勁往一處使，努力形成“相互幫助、相互配合、精誠合作”的良好工作局面，避免一個辦公室內(nèi)各室局股工作“各吹各的號，各彈各的調(diào)”，形不成工作合力的現(xiàn)象。三是協(xié)調(diào)要有力。辦公室總協(xié)調(diào)、總調(diào)度一定要有力，不但要協(xié)調(diào)好各項日常工作，對一些大事和難度較大的工作也要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)，當好總調(diào)度、總調(diào)節(jié)，做到不讓領導布置的事情在這里拖延，不讓安排布置的工作出現(xiàn)推諉扯皮，做到協(xié)調(diào)調(diào)度有力，保證領導安排布置各級各部門、辦公室各室局股的各項工作按時按質開展。四、樹立交辦工作跟蹤督辦意識，確保工作有效落實為確保

10、政令暢通以及各項工作的有效落實，在辦公室工作中樹立督辦意識顯得尤為重要，其是完善辦公室工作秩序和改進工作作風的一項重要抓手。一是要建立交辦登記制度。對領導的工作部署、重要批示以及各級各單位來電來文等需要辦理的事項，要逐個進行登記，并根據(jù)領導批示及時轉交承辦部門辦理。對轉交辦公室內(nèi)部各室局股辦理的事項，要登記好承辦責任部門和經(jīng)手人；對轉交外單位辦理的文件或信件，要請對方清楚填寫簽收時間、簽收部門和簽收人，對有時限要求的辦理事項，還需提醒對方及時處理。二是要樹立跟蹤督辦意識。對已經(jīng)交辦的事項，要根據(jù)交辦事項的輕重緩急，根據(jù)情況適時進行跟蹤催辦，并將催辦過程及情況進行記錄。對催辦過程中出現(xiàn)的新情況、

11、新問題，要及時向分管領導報告；對辦事不力，推諉扯皮，頂著不辦的，在查清楚情況時要向領導報告情況。三是要將領導重要批示 的辦理情況及時反饋報告。對縣委領導的重要批示，在交辦和跟蹤督辦的基礎上，要注意收集整理交辦事項的辦理情況，并適時將辦理情況反饋報告縣委領導。五、學習掌握全縣工作開展情況，努力提升服務水平對全縣各項工作開展情況進行大概的了解認知，熟悉各方面的情況，將大大提升辦公室的綜合協(xié)調(diào)服務水平。一是注重學習了解全縣的重點工作。工作中注重加強對一些全縣性的重點工作、重點項目進行學習了解，做到了解工作情況，能及時準確在信息、材料中為領導提供好參謀服務。二是注重學習了解當前開展的各項工作。加強對當

12、前各項開展的工作進行學習了解，掌握好一些基本的工作信息，對涉及辦公室的工作要及早分析研判，需要報告的要及時報告。三是注重學習掌握一些工作基本知識。這類知識一般屬于全縣工作的基本知識，在辦公室服務工作中經(jīng)常會用到，如全縣的總人口、村（居）委會數(shù)、六大重點產(chǎn)業(yè)、工業(yè)園區(qū)規(guī)模等，這些知識屬于基礎性的，工作中要有意識的進行學習記憶，其是做好綜合協(xié)調(diào)服務工作不可或缺的重要知識。六、提高對外溝通協(xié)調(diào)藝術技巧，推進工作順利開展辦公室綜合協(xié)調(diào)服務工作一個很重要的職能就是上下聯(lián)系、左右溝通，為把辦公室綜合協(xié)調(diào)服務工作做好，這就需要掌握一定的溝通協(xié)調(diào)藝術技巧，以確保工作的順利開展。一是要做到有禮有節(jié)、不卑不亢。對

13、外溝通協(xié)調(diào)和安排部署工作時，需要掌握一個基本原則就是要有禮有節(jié)、不卑不亢。不管是傳達領導指示，還是需要對方配合做什么事，都要做到禮貌、熱情，同時也要有分寸、識大體，讓對方感受到你的禮貌、謙遜，同時又明確工作的嚴肅性，不卑不亢的把工作協(xié)調(diào)布置好。二是要做到信息傳達及時準確。對外溝通協(xié)調(diào)，辦公室采用的方式大多是用電話協(xié)調(diào)溝通，這就要注意將信息及時準確傳達到位，對涉及時間、事項等類的信息，要注意提醒對方做好記錄，并與對方核對信息是否記錄準確。三是要做到耐心、細致。辦公室工作紛繁復雜，有時工作繁忙，對外面打來詢問情況的電話，要注意說話的語氣，盡量不給對方壓迫感，保持耐心，細致周到的解答對方的問題，樹立和維護好辦公室的窗口形象。七、嚴格落實群眾信訪接待制度，維護信訪正常秩序接待來訪群眾是辦公室的職能之一，如何做好日益復雜的群眾來訪工作，有幾點是我們辦公室工作人員需要注意的。一是要消除怕和難的思想。對群眾來訪，首先要消除怕和難的思想，做到用一個“熱心”來問候，一杯茶，一句問候，減輕上訪者到陌生環(huán)境里的不適感。對重復上訪者更是應如此，重復訪的人，因心存“怨憤”而心里壓抑，情緒容易激動，如果態(tài)度不好，極易激化矛盾，不利于工作的開展。同時用真心和誠心來傾聽上訪者的訴求，讓其感覺到你是為他著想，是想幫助他解決問題的，讓其產(chǎn)生信任感。二