1、上海市檔案人員專業(yè)培訓(xùn)系列課程之一7/19/20221第一章 文件7/19/20222學(xué)習(xí)目的和要求： 全面認(rèn)識(shí)文件。理解文件的概念，明確文件的屬性、功能與效用，認(rèn)識(shí)文件的分類意義，掌握文件分類的主要方法、文件的功能及其表現(xiàn)、文件稿本的區(qū)別。掌握文種的用法與特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)各文種的含義、性質(zhì)、用途，掌握文種選擇的依據(jù)，正確選用文種。認(rèn)識(shí)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化，掌握黨政機(jī)關(guān)公文格式。 7/19/20223第一節(jié) 文件的概念與屬性 7/19/20224文件的概念 文件的屬性 文件的功能與效用文件的概念7/19/20225 文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。一、文

2、件的定義法人及其代表形成公務(wù)文件，個(gè)人一般形成私人文件。形成原因不外乎兩個(gè)方面，反映了公務(wù)和個(gè)人活動(dòng)的原始記錄。信息符號(hào)表達(dá)方式和文件載體是多樣化的。根本屬性。7/19/20226二、公文的定義公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱公文。 公文的形成者：國(guó)家機(jī)關(guān)、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其法人代表，必須是依法成立的。公文的效力：內(nèi)容在形成者法定職權(quán)之內(nèi)就具有法定效力。公文的體式：1、公文的文體，包括體裁（說(shuō)明為主，兼有記敘和議論）、結(jié)構(gòu)、用語(yǔ)等；2、公文的格式，詳見(jiàn)本章第三節(jié)。公文的形態(tài)：作為正式外發(fā)文件，目前還是以紙質(zhì)為主。7/19/20227文件的概念 文件的屬性 文件的功能與效用文件的屬性7/19/2022

3、8一、文件的特征 文件是形成者在社會(huì)活動(dòng)中為了一定的目的而形成的，文件的內(nèi)容直接與形成者的活動(dòng)相關(guān)；文件是有特定體式、名稱的信息記錄；文件是同時(shí)具有原始記錄性、針對(duì)性、有效性、憑證性、實(shí)用性、傳遞性等性質(zhì)的信息記錄。7/19/20229二、公文的特征 公文是由法定作者制成并向一定的對(duì)象發(fā)布；公文必須反映與處理公務(wù)活動(dòng)；公文是由法定作者制成并向一定的對(duì)象發(fā)布；公文具有合法性、權(quán)威性、強(qiáng)制性、時(shí)效性等性質(zhì)。7/19/202210文件的概念 文件的屬性 文件的功能與效用文件的功能與效用7/19/202211一、文件的功能1、記載功能文件的多文種、多類型是文件記載功能的各種表現(xiàn)形式 2、憑證功能主要通

4、過(guò)文件的有效性來(lái)體現(xiàn)，文件的內(nèi)容則是憑證功能的實(shí)質(zhì)所在4、存儲(chǔ)功能文件物質(zhì)材料質(zhì)量是基本條件，科學(xué)管理與保護(hù)是根本保證 3、傳遞功能傳遞是文件發(fā)揮效用的重要步驟之一7/19/202212二、文件的效用 現(xiàn)行效用歷史效用1、文件在其形成時(shí)即具有現(xiàn)行效用；2、文件的效用是法定的；3、文件的效用具有不等性（強(qiáng)弱、作用范圍、有效期限）。存史作用查證和參考作用 文件的現(xiàn)行效用公文的現(xiàn)行效用 1、記錄與憑證依據(jù)作用；2、規(guī)范與行政約束作用；3、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用；4、知照與聯(lián)系作用；5、宣傳與教育作用。源于文件作者的合法性 現(xiàn)行效用在效力上的不等決定歷史效用的大小 每份公文都具有的作用，其它作用則要具體分析

5、指文件轉(zhuǎn)化為檔案后所具有的作用 指文件形成時(shí)所具有的現(xiàn)行執(zhí)行效用 7/19/202213第二節(jié) 公文的分類與種類7/19/202214公文的分類公文的種類公文的分類7/19/202215一、含 義 文件的分類是指按某一標(biāo)準(zhǔn)或從某一角度將某類文件與其它文件區(qū)分開(kāi)來(lái)。便于文件按不同情況、不同要求分別處理、管理與保管。不會(huì)影響文件本身的性質(zhì)和作用。7/19/202216二、總體分類根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活動(dòng)的領(lǐng)域的不同 通用文件：各類國(guó)家機(jī)關(guān)和其它組織在工作中普遍形成和使用的文件，如：命令、通知、計(jì)劃、請(qǐng)示等。專用文件：一定專業(yè)機(jī)構(gòu)或在一定專項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的文件，如：審計(jì)文件、

6、會(huì)計(jì)文件等?？萍嘉募涸谏a(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)中形成和使用的文件，如：工程圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。7/19/202217二、總體分類根據(jù)信息表達(dá)方式的不同 文章式文件表格式文件圖形式文件圖像式文件聲音式文件7/19/202218二、總體分類根據(jù)物質(zhì)載體的不同 紙質(zhì)文件磁介質(zhì)文件，如：錄音文件、錄像文件、磁盤文件等。感光介質(zhì)文件，如照片文件、影片文件、縮微文件等。7/19/202219傳遞方向三、通用文件的分類上行文：向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送文件； 平行文：向無(wú)隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系的其它機(jī)關(guān)送達(dá)的文件。下行文：向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)送達(dá)文件； 7/19/202220內(nèi)容性質(zhì)三、通用文件的分類

7、規(guī)范性文件：以強(qiáng)制力推行的用于規(guī)定各種行文規(guī)范的文件，如條例、辦法等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件：指由領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布政策、規(guī)章，指導(dǎo)、指揮、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則和具體處置意見(jiàn)的文件，如命令、指示、通報(bào)、通知等；公布性文件：可直接公之于眾的文件；陳述陳請(qǐng)性文件：指由被領(lǐng)導(dǎo)被指導(dǎo)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的內(nèi)容為陳述情況、匯報(bào)工作、提出建議、答復(fù)詢問(wèn)、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的文件，如各種報(bào)告、請(qǐng)示等；商洽性文件：各類函件；說(shuō)明性文件：可作為專門憑據(jù)的文件，如各種證書(shū)、證明、協(xié)議等。7/19/202221涉密程度三、通用文件的分類對(duì)外公開(kāi)：不涉及國(guó)家秘密，可直接對(duì)國(guó)內(nèi)外公開(kāi)；限國(guó)內(nèi)公開(kāi)：不涉及國(guó)家秘密，不

8、宜或不必向國(guó)外公開(kāi)；內(nèi)部使用：不涉及國(guó)家秘密，不宜或不必向社會(huì)公開(kāi)；秘密：含有一般的國(guó)家秘密；機(jī)密：含有重要的國(guó)家秘密；絕密：含有最重要的國(guó)家秘密。指國(guó)家秘密，不是工作秘密、商業(yè)秘密、公民隱私等。7/19/202222緩急程度三、通用文件的分類平件：無(wú)特殊時(shí)間要求； 特急件：內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，隨到隨優(yōu)先迅速傳遞處理。急件：內(nèi)容重要并緊急，優(yōu)先迅速傳遞處理； 公務(wù)電報(bào)與文件的性質(zhì)效用完全相同，標(biāo)識(shí)方法則不同，根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明：特提、特急、加急、平急。7/19/202223制作階段和效用三、通用文件的分類文稿 文本 草稿定稿 正本存本副本 同一文件在形成過(guò)程中需要用兩種或兩種以上文字同時(shí)

9、撰擬時(shí)，會(huì)形成不同文字的文稿或文本。（詳細(xì)）規(guī)范性文件的正本還有暫行本、試行本、修訂本等形式。7/19/202224公文的分類公文的種類公文的種類7/19/202225 公文的種類是指文件各種不同的名稱，通常也稱為文種。不同的名稱的通用文件能體現(xiàn)出文件制作與發(fā)布者不同的目的與意圖，也能體現(xiàn)出發(fā)文者的權(quán)限及其與收文者之間的行文關(guān)系。正確認(rèn)識(shí)與選用文種能夠準(zhǔn)確反映發(fā)文者的目的與意圖，體現(xiàn)文件的作用與價(jià)值，便于公文的處理與查找，并對(duì)于提高文件工作的質(zhì)量與機(jī)關(guān)工作效率有直接的影響。公文的種類7/19/202226相同的文種（9個(gè)）不同的文種條例決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要決議

10、、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定辦法決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要命令（令）、公告、通告、議案一、通用公文的規(guī)定文種7/19/202227權(quán)限：行政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；性質(zhì)：最高規(guī)格的領(lǐng)導(dǎo)性、指導(dǎo)性文件；適用范圍：命令（令）1、公布令：公布法律，發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章。2、任免令：任免國(guó)務(wù)院組成人員。3、行政令：戒嚴(yán)令、動(dòng)員令等。4、嘉獎(jiǎng)令：是用命令形式對(duì)應(yīng)嘉獎(jiǎng)的行為提高規(guī)格，是對(duì)褒獎(jiǎng)的行為的最高獎(jiǎng)勵(lì)。7/19/202228決定決議文種決定決議權(quán)限黨政機(jī)關(guān)黨的機(jī)關(guān)性質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)性文件領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)性文件適用范圍黨的機(jī)關(guān)：1、對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。行政機(jī)關(guān)：1、對(duì)重要事項(xiàng)作出決策；2、重

11、大行動(dòng)作出安排；3、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員；4、撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。1、對(duì)重要事項(xiàng)作出決策。形成程序機(jī)關(guān)首長(zhǎng)、法定會(huì)議法定會(huì)議內(nèi)容側(cè)重于對(duì)事項(xiàng)或問(wèn)題作出具體安排和決策，從意義、原則、做法、措施上作出具體說(shuō)明，便于受文者執(zhí)行。側(cè)重于提出貫徹要求和號(hào)召，重在統(tǒng)一思想。7/19/202229權(quán)限：行政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；適用范圍：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人大或人大常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)；生效形式：機(jī)關(guān)首長(zhǎng)簽署。議案7/19/202230權(quán)限：黨的機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；性質(zhì)：領(lǐng)導(dǎo)性、指導(dǎo)性文件；適用范圍：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求；注意事項(xiàng)：業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)在實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)程中，對(duì)受

12、文單位布置工作、提出要求等，一般不用指示。指示7/19/202231權(quán)限：黨政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；適用范圍：對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法；種類：規(guī)劃性意見(jiàn)、實(shí)施意見(jiàn)、具體工作意見(jiàn)；行文方式：上行、下行、平行；處理要求：意見(jiàn)1.上行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的意見(jiàn)作出處理或給予答復(fù)；2、下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，參照?qǐng)?zhí)行。3平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。 7/19/202232權(quán)限：黨政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；適用范圍：通知共有的：1、任免干部；2、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；3、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；4、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行的規(guī)定事項(xiàng)5

13、、通知辦理和需知事項(xiàng)。 黨的機(jī)關(guān)獨(dú)有的：1、發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)；2、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示。 批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)：是行文形式。批轉(zhuǎn)受機(jī)關(guān)等級(jí)和組織系統(tǒng)的制約，只有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)其所屬的工作部門或其下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，才能依照法律和上級(jí)規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行批轉(zhuǎn)，具有批復(fù)和批轉(zhuǎn)雙重作用；轉(zhuǎn)發(fā)只要是本級(jí)機(jī)關(guān)需要，并符合文件復(fù)制、印發(fā)規(guī)定，均可轉(zhuǎn)發(fā)。7/19/202233權(quán)限：黨政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；適用范圍：表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況；類型：表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)；行文方式：屬下行文；通報(bào)7/19/202234請(qǐng)示報(bào)告文種請(qǐng)示報(bào)告權(quán)限黨政機(jī)關(guān)黨政機(jī)關(guān)性質(zhì)陳述呈請(qǐng)性陳述呈請(qǐng)性適用范圍向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、

14、批準(zhǔn)1、向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議；2、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。語(yǔ)言特點(diǎn)請(qǐng)求性陳述性注意事項(xiàng)1、不得隨意請(qǐng)示；2、一文一事；3、不要請(qǐng)示和報(bào)告連在一起寫(xiě)；4、事前請(qǐng)示；5、未得上級(jí)批復(fù)前，不得行事；6、一般不得越級(jí)請(qǐng)示。1、不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；2、全面真實(shí)反映情況；3、形成制度；4、及時(shí)?；貜?fù)必須回復(fù)視情況而定其它三種情況可以請(qǐng)示：1、遇到對(duì)法律、法規(guī)、法令和指示中有不明確的問(wèn)題；2、工作中發(fā)生了重大問(wèn)題、無(wú)規(guī)可循的問(wèn)題或根據(jù)規(guī)定難以處理的問(wèn)題；3、因情況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定而需要變通處理等超越了自己職權(quán)范圍的問(wèn)題。7/19/202235權(quán)限：黨政機(jī)關(guān)的規(guī)定文種；適用范圍：答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的

15、請(qǐng)示；態(tài)度：必須肯定明確；行文形式：批復(fù)1.一般主送原報(bào)文機(jī)關(guān)；2、如批復(fù)事項(xiàng)需其它單位了解，可“抄送”有關(guān)機(jī)關(guān)；3如批復(fù)事項(xiàng)要求下屬機(jī)關(guān)普遍執(zhí)行，可“批轉(zhuǎn)”請(qǐng)示的形式行文傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)批示，主送各個(gè)單位貫徹。 7/19/202236公報(bào)公告通告公報(bào)公告通告權(quán)限黨的機(jī)關(guān)行政機(jī)關(guān)性質(zhì)公布性文件適用范圍公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。公布有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。公布范圍國(guó)內(nèi)外社會(huì)的一定范圍共同特點(diǎn)1、不通過(guò)例行發(fā)文渠道，用張貼或登報(bào)的辦法；2、沒(méi)有特指的受文對(duì)象，可從內(nèi)容判斷是否與己有關(guān)。異同點(diǎn)重在報(bào)道會(huì)議或事項(xiàng)的結(jié)果，內(nèi)容比較具體、詳細(xì)，有時(shí)包含國(guó)家間相互權(quán)利義務(wù)的協(xié)議

16、，具有條約的性質(zhì)。注重緊急、即時(shí)發(fā)布消息，內(nèi)容單一、概括；較多地用于業(yè)務(wù)上的專門規(guī)定或臨時(shí)性的具體規(guī)定，具有一定約束力。7/19/202237條例規(guī)定條例規(guī)定權(quán)限黨的機(jī)關(guān)性質(zhì)規(guī)范性文件適用范圍黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)指定具有約束力的行為規(guī)范。7/19/202238函函權(quán)限黨政機(jī)關(guān)性質(zhì)商洽性文件適用范圍條例規(guī)定：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。辦法規(guī)定：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。7/19/202239會(huì)議紀(jì)要 （略）7/19/202240二、單位常

17、用的其它文種1、辦法2、證明3、介紹信4、會(huì)議記錄5、計(jì)劃6、規(guī)劃7、總結(jié)8、簡(jiǎn)報(bào)9、機(jī)關(guān)工作大事記7/19/202241三、專用文件的種類和用法1、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)文件2、人事文件3、涉外文件4、司法文件5、教學(xué)文件7/19/202242第三節(jié) 文件的格式7/19/2022431、文件的格式是文件區(qū)別于其它書(shū)面材料的一個(gè)顯著標(biāo)志。 2、由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規(guī)范的格式。 3、公文格式關(guān)系到維護(hù)文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、有效性；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到公文格式適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要，并有利于提高公文處理的效率。 文件的格式7/19/202244一、公文格式標(biāo)準(zhǔn)概述機(jī)關(guān)公文格式

18、標(biāo)準(zhǔn)化定義1、標(biāo)準(zhǔn)；2、標(biāo)準(zhǔn)化；3、機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化。 機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的必要性與意義1、公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的必要性；2、機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的意義。7/19/202245公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)： 60g80g膠版印刷紙或復(fù)印紙 紙張白度為85%90% 橫向耐折度15次 不透明度85% pH值為7.59.5二、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式7/19/202246公文用紙幅面及版面尺寸：見(jiàn)圖 A4紙（210mm297mm） 天頭（上白邊）37mm1mm 訂口（左白邊）28mm1mm 版心尺寸（不含頁(yè)碼）156mm225mm排版規(guī)格 正文用3號(hào)仿宋體字 每面排22行 每行排28字二、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式7/19

19、/202247公文中各要素標(biāo)識(shí) 眉首部分：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人 主體部分：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注 版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間二、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式7/19/20224800001中金（集團(tuán)）公司 文件中金20193號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、_、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見(jiàn)（滬府20192號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書(shū)檔案工作，。附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：文書(shū)

20、檔案 通知抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室2019年1月印發(fā)眉首主體版記機(jī) 密一年特 急1、傳達(dá)行文意圖；2、表明文件的生效時(shí)間和法律憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系和主送范圍等。1、提供主題檢索標(biāo)識(shí)；2、確定復(fù)本送達(dá)范圍；3、提供公文印制責(zé)任者、時(shí)間等。1、表明文件的法定權(quán)威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學(xué)管理提供分類標(biāo)識(shí)和檢索途徑。7/19/202249中金（集團(tuán)）公司 文件中金20193號(hào)平行、下行公文，至版心上邊緣25mm機(jī)密特急眉首7/19/202250機(jī)密特急中金房地產(chǎn)公司 美加房地產(chǎn)公司 文件萬(wàn)科房地產(chǎn)公司中金房20191號(hào)上行文至版心上邊緣為80mm簽發(fā)人

21、： 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名眉首7/19/20225100001中金（集團(tuán)）公司 文件中金20193號(hào)眉首機(jī) 密一年特 急目的是為了便于統(tǒng)計(jì)、登記和回收；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批下發(fā)公文時(shí)使用，絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明。便于公文查閱、處理、統(tǒng)計(jì)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)傳遞和辦理的時(shí)間限度，平件不必標(biāo)注。公文分特急、急件；電報(bào)分特提、特急、加急、平急,同時(shí)在信封上標(biāo)明。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”，紅色標(biāo)識(shí)，居中，莊嚴(yán)顯示文件的法定性和權(quán)威性文件內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的，應(yīng)表明密級(jí)和保密期限；分秘密、機(jī)密、絕密。反映機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性，避免與相近機(jī)關(guān)混淆。通常采用三種方法：

22、1、機(jī)關(guān)代字；2、機(jī)關(guān)代字加文種代字；3、機(jī)關(guān)代字加承辦部門代字。年份用全稱，用六角括號(hào)不加“第”不編虛號(hào)7/19/202252機(jī)密特急中金房地產(chǎn)公司 美加房地產(chǎn)公司 文件萬(wàn)科房地產(chǎn)公司中金房20191號(hào)簽發(fā)人： 聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)名稱在前，文件居于右側(cè)，上下居中排布。眉首上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名;“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。7/19/202253中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見(jiàn)（滬府20192號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書(shū)檔案工作，。附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO

23、四年一月二日（附注）是附屬或說(shuō)明正文的文件材料，是文件的重要組成部分；應(yīng)標(biāo)明附件順序和名稱，附件后無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，應(yīng)與正文一起裝訂。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或通稱；主送過(guò)多導(dǎo)致首頁(yè)無(wú)法顯示正文，可置于抄送之上。主體文件生效標(biāo)識(shí)有加蓋印章和簽署兩種形式。詳見(jiàn)PPT數(shù)字、年份不能回行應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明文種。結(jié)構(gòu)要完整，一般包括發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、文種。不同文件成文日期不盡相同，詳見(jiàn)書(shū)。成文日期中的零寫(xiě)為“”需要說(shuō)明的其它事項(xiàng)加括號(hào)標(biāo)注。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。7/19/202254附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞： 抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)

24、公司辦公室2019年1月印發(fā)。不得標(biāo)識(shí)此頁(yè)無(wú)正文下弧無(wú)文字時(shí)下套下弧有文字時(shí)中套落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。7/19/202255附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞： 抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)公司辦公室2019年1月印發(fā)。落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。7/19/202256附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日主題詞： 抄送： 中金房產(chǎn)公司辦公室2019年1月印發(fā)。中金房產(chǎn)美家房產(chǎn)祥大房產(chǎn)浙江數(shù)碼通江蘇數(shù)碼通落款處署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，下面標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。7/19/202257附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞： 抄送： ， ， 。中金房地產(chǎn)公司辦公室2

25、019年1月印發(fā)。有些文件由簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人在文件正本上簽字或蓋章；必須冠以職務(wù)身份。市長(zhǎng) 韓 正7/19/202258中金（集團(tuán)）公司 文件中金20193號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的通知主題詞：文書(shū) 檔案 通知抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室2019年1月印發(fā)版記便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文。應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或通稱；主送過(guò)多導(dǎo)致首頁(yè)無(wú)法顯示正文，可置于抄送之上。以公文付印時(shí)間為準(zhǔn)。7/19/20225900001中金（集團(tuán)）公司 文件中金20193號(hào)中金（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書(shū)檔案工作的通知中金房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、富寶公司： 為貫徹上海市人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見(jiàn)（滬府20192號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書(shū)檔案工作，。附件：1、意見(jiàn) 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主題詞：文書(shū) 檔案 通知抄送： 檔案局中金（集團(tuán)）公司辦公室2019年1月印發(fā)機(jī)