1、Word2003的十大自動(dòng)功能摘要：本文主要向你推薦一些自動(dòng)功能來(lái)掌握一些自動(dòng)編輯技巧，將會(huì)更加提高你的文檔處理速度。關(guān)鍵字：宏 錄制宏 自動(dòng)功能 錄制新宏 編輯技巧Word已成為人們最常用的文檔編輯工具，要是能掌握一些自動(dòng)編輯技巧，將會(huì) 更加提高你的文檔處理速度。下面向你推薦一些自動(dòng)功能。如果頻繁地編輯同一個(gè)文檔或?qū)δ硞€(gè)文檔編輯幾天，你可能希望Word在啟動(dòng)時(shí)能自動(dòng)打開它。Word本身沒(méi)有內(nèi)建這個(gè)功能，但簡(jiǎn)單的宏命令能處理這個(gè) 工作。在Word2003中，自動(dòng)打開最后編輯的文檔的方法如下。.選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項(xiàng)，點(diǎn)擊“錄制新宏”命令打開“錄 制宏”對(duì)話框；.在“錄制宏”對(duì)話框的“

2、宏名”輸入框中輸入“ autoexec”，點(diǎn)擊“確止 ；.從菜單中選擇“文件”，點(diǎn)擊最近打開文件列表中顯示的第一個(gè)文件名;.選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項(xiàng)，點(diǎn)擊“停止錄制”命令即可；.退出Word,保存宏。當(dāng)下次再啟動(dòng)Word時(shí)，它會(huì)自動(dòng)加載你工作的最后一個(gè)文檔。1 / 11、自動(dòng)更正在Word2003中可用“自動(dòng)更正”功能自動(dòng)檢測(cè)并更正鍵入錯(cuò)誤、 單詞誤拼、 語(yǔ)法錯(cuò)誤和錯(cuò)誤的大小寫。例如，如果鍵人“，eh”及空格，則“自動(dòng)更正”會(huì) 將鍵入內(nèi)容替換為the”。還可以使用“自動(dòng)更正”快速插入文字、圖形或符 號(hào)。，添加“自動(dòng)更正”詞條。點(diǎn)擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”命令， 在“替換”框中鍵入容

3、易發(fā)生鍵人或拼寫錯(cuò)誤的單詞或短語(yǔ)一一例如，鍵入“compute,在“替換為”框中鍵入I單詞的正確拼寫“ computer”，點(diǎn)擊“添加”按鈕即可。日志史正.更改“自動(dòng)更正”詞條。點(diǎn)擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”命令，要 更改以純文本形式儲(chǔ)存的r6自動(dòng)更正”詞條的內(nèi)容，請(qǐng)?jiān)凇疤鎿Q為”框下的列 表中點(diǎn)擊所需的詞條，在“替換為”框中鍵入一個(gè)新的項(xiàng)，點(diǎn)擊“替換”按鈕即 可。.刪除“自動(dòng)更正”詞條。點(diǎn)擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”命令，在 “替換”框下面的列表中，點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的詞條，點(diǎn)擊“刪除”按鈕。2 / 11三、自動(dòng)恢復(fù)文檔可以通過(guò)使用Word的“自動(dòng)恢復(fù)”功能定期地保存文檔的臨時(shí)副本。要在 斷電或碰

4、到類似問(wèn)題的情況下恢復(fù)工作， 必須在出現(xiàn)問(wèn)題前，做下列操作：點(diǎn)擊 “工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再點(diǎn)擊“保存”選項(xiàng)卡，然后選中“自動(dòng)保存 時(shí)間間隔”或“保留備份”復(fù)選框（或兩者都選中）。如果需要，請(qǐng)?jiān)O(shè)置“自動(dòng)恢 復(fù)”保存間隔時(shí)間小于10分鐘。要在文檔意外刪除或損壞后恢復(fù)工作，必須在 出現(xiàn)問(wèn)題前選中“保留備份”復(fù)選框。若丟失文檔前啟動(dòng)了 “自動(dòng)恢復(fù)”功能，你就可以打開它了。方法是：點(diǎn)擊 “打開”按鈕。在文件夾列表中，雙擊Temp文件夾，該文件夾通常位于 win60ws 文件夾中。選定“文件類型”框?yàn)椤八形募边x項(xiàng)。Word為每個(gè)恢復(fù)的文檔都命名為“自動(dòng)恢復(fù)功能保存4文件名”，并且文件的擴(kuò)展名為

5、.Doco打開 恢復(fù)的文檔，再點(diǎn)擊“保存”按鈕，在“文件名”框中，鍵人或選定已有的文檔 文件名。Word2003還提供了指定保存自動(dòng)恢復(fù)文件的位置的功能，利用它可以將自 動(dòng)恢復(fù)的文件放在特定的文件夾中，這樣查找起來(lái)方便。操作方法為：.點(diǎn)擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后點(diǎn)擊“文件位置”選項(xiàng)卡；.點(diǎn)擊“文件類型”框中的“自動(dòng)恢復(fù)文件”選項(xiàng)；.點(diǎn)擊“更改”按鈕；.如果要在另一個(gè)文件夾下保存自動(dòng)恢復(fù)文件，請(qǐng)找到并打開該文件夾。3 / 11注意：如果是在運(yùn)行 WinJows 9. x的計(jì)算機(jī)上使用 Word,用于保存自動(dòng)恢復(fù)文件的默認(rèn)文件夾為： WindowSApplicationData Mic凹

6、60ft Word如 果使用的是Microsoft WindowsNT 4. 0或其后續(xù)版本的操作系統(tǒng)，或者計(jì)算機(jī) 上有不止一個(gè)活動(dòng)用戶配置文件，自動(dòng)恢復(fù)文件會(huì)保存在 WindowsProllles 用戶名、APplication Data Micmsoft word 文件夾下。四、自動(dòng)圖文集自動(dòng)圖文集是存儲(chǔ)需要重復(fù)使用的文字或圖形的地方， 例如經(jīng)常使用的郵件 地址、標(biāo)準(zhǔn)合同條款、或分發(fā)備忘錄所用的列表。每份所選文字或圖形被錄制為 一個(gè)“自動(dòng)圖文集”詞條，并指定一個(gè)單獨(dú)的名稱。它是 word中的一個(gè)非常有 用的工具，使用它不僅可以節(jié)約時(shí)間，而且能保證用語(yǔ)的方便和確切。.編輯“自動(dòng)圖文集”詞條。

7、具體操作方法如下。.在文檔中錄入編輯好要作為圖文集內(nèi)容的文字或圖形;選定修改后的文字或圖形;選擇“插人”菜單中的“自動(dòng)圖文集”子菜單，然后點(diǎn)擊“新建”命令打 開“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話框；.在“請(qǐng)命名您的自動(dòng)圖文集詞條”框中鍵入該“自動(dòng)圖文集”詞條的 名稱，如“斷字功能”；Word格利用之前選定的內(nèi)容來(lái)創(chuàng)建 ，自動(dòng)圖文集”詞條.請(qǐng)命名您的自動(dòng)圖交集詞條確定 | 消 |4 / 11.這樣，一個(gè)自動(dòng)圖文集詞條就建好，下次只要鍵入“斷字功能”或選擇“插 入”菜單中的“自動(dòng)圖文集”菜單項(xiàng)中“斷字功能”命令，Word就會(huì)將剛才選定的文字添加到文檔中。.插入“自動(dòng)圖文集”詞條。方法是：.點(diǎn)擊文檔中要插入“自

8、動(dòng)圖文集”詞條的位置；選擇“插入”菜單中的“自動(dòng)圖文集”子菜單。若要查看所有可用的“自 動(dòng)圖文集”詞條的列表，在指向“自動(dòng)圖文集”時(shí)按住 Shift鍵；.如果子菜單包含段落樣式列表，指向與你的“自動(dòng)圖文集”詞條相鏈接的 樣式；.點(diǎn)擊所需的“自動(dòng)圖文集”詞條名稱即可。五、自動(dòng)創(chuàng)建超級(jí)鏈接超級(jí)鏈接是帶有顏色和下滑線的文本或圖形， 如果點(diǎn)擊，就會(huì)跳轉(zhuǎn)至某個(gè)文 件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉(zhuǎn)到全球廣域網(wǎng)或IntraMet上的某個(gè)HTMI頁(yè)。 此外，超級(jí)鏈接還可以指向新聞組、 Gopher、Telnet和叮P站點(diǎn)。用Word2003的自動(dòng)套用格式功能，只需鍵人所欲跳轉(zhuǎn)到文件的地址，即可 創(chuàng)建超級(jí)鏈接。自

9、動(dòng)創(chuàng)建的步驟為：.點(diǎn)擊“工具”菜單中“自動(dòng)更正”命令，然后點(diǎn)擊“鍵人時(shí)自動(dòng)套用格 式”標(biāo)簽；.選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”標(biāo)題下的“ Intemet及網(wǎng)絡(luò)路徑替換成超級(jí)鏈 接”復(fù)選框；.這樣，鍵人位于網(wǎng)絡(luò)或Internet文件的地址時(shí)，Word2003就會(huì)將其轉(zhuǎn) 化為超級(jí)鏈接，顏色變成帶下劃線的藍(lán)色文本，點(diǎn)擊它就可跳至相應(yīng)位置。例如5 / 11 鍵入電腦報(bào)的網(wǎng)址：httP : /www叩cw. com,該網(wǎng)址立即成為超級(jí)鏈接， 你只要點(diǎn)擊它，就可以到該網(wǎng)址進(jìn)行瀏覽了。六、自動(dòng)添加題注Word2003可以在插入表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目時(shí)自動(dòng)添加題注，也可 以為已有的表格、圖表、公式或其他項(xiàng)目添加題注

10、。下面介紹插入項(xiàng)目時(shí)自動(dòng)添 加題注的方法。.點(diǎn)擊“插入”菜單中的“題注”項(xiàng)打開“題注”對(duì)話框，點(diǎn)擊對(duì)話框中 的“自動(dòng)插入題注”按鈕，打開“自動(dòng)插入題注”對(duì)話框；.在“插入時(shí)添加題注”列表中，選擇要用 Word插人題注的項(xiàng)目。如果要 在插入表格時(shí)自動(dòng)添加題注，則選中“ MicrosoA word”復(fù)選框；.在“標(biāo)簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)簽。如果“標(biāo)簽”列表 中沒(méi)有想要的標(biāo)簽，點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”按鈕，打開“新建標(biāo)簽”對(duì)話框，在“標(biāo) 簽”文本框中輸入想用的標(biāo)簽如“黑鷹附表”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕；.在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置；. Word一般是以阿拉伯?dāng)?shù)字” 1,2,

11、3,”來(lái)為題注編號(hào)的，如想使用 其他編號(hào)方式，點(diǎn)擊“編號(hào)”按鈕打開“題注編號(hào)”對(duì)話框，在“格式”框所帶的下拉列表中選擇一種編號(hào)方式，點(diǎn)擊“確定”按鈕；.點(diǎn)擊“確定”按鈕。這樣，每次在文檔中插入表格時(shí)， woEd2000a會(huì)按剛才所選擇的方式為其 添加題注。6 / 11七、自動(dòng)簽名電子郵件簽名由文本、圖片組成， word自動(dòng)將其添加在待發(fā)電子郵件末 尾，可為不同類型的讀者創(chuàng)建自定義簽名。例如，對(duì)你的朋友和家人只使用名， 對(duì)商務(wù)聯(lián)系人的郵件使用全名和電子郵件地址。也可以使用簽名功能添加要反復(fù) 套用的文字，解釋你希望收件人如何答復(fù)你的郵件。創(chuàng)建的方法為：.在word文檔或電子郵件中，點(diǎn)擊“工具”菜單

12、中的“選項(xiàng)”命令，然后 點(diǎn)擊“常規(guī)選項(xiàng)卡；.點(diǎn)擊”電子郵件選項(xiàng)”按鈕，然后點(diǎn)擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡；.在“請(qǐng)鍵人或從列表中選擇電子郵件簽名的標(biāo)題”框中，鍵入簽名的名 稱；.在“創(chuàng)建電子郵件簽名”下插入用于簽名的文字 ;.點(diǎn)擊“添加”按鈕。Word即將簽名作為“自動(dòng)圖文集”詞條保存在NoMal 模板中。要?jiǎng)?chuàng)建其他簽名，請(qǐng)點(diǎn)擊“新建”，然后重復(fù)步驟 35。這樣，在下次使用時(shí)就可以使用簽名了。 你還可以為郵件設(shè)置默認(rèn)簽名， 每 次發(fā)送郵件時(shí)就會(huì)在郵件下面自動(dòng)添加默認(rèn)的簽名。設(shè)置方法：7 / 11.在Word文檔或電子郵件中，點(diǎn)擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后 點(diǎn)擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡；.點(diǎn)擊”電子郵

13、件選項(xiàng)”按鈕，然后點(diǎn)擊“電子郵件簽名”選項(xiàng)卡；.在“請(qǐng)選擇默認(rèn)的電子郵件簽名”下，“用于新郵件的簽名”列表框中,點(diǎn)擊所需簽名，在“用于答復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)的簽名”列表框中，點(diǎn)擊所需簽名即可。注意：默認(rèn)簽名將自動(dòng)添至每個(gè)郵件的底端。要?jiǎng)h除單個(gè)郵件的簽名，請(qǐng) 選定該郵件的簽名，然后按 Delete鍵。像某些閱讀軟件一樣,Word也提供了對(duì)文檔頁(yè)面的自動(dòng)滾動(dòng)功能,以方便 用戶閱讀文檔，免去了用 Pa8eUPPageDow聲工翻頁(yè)的麻煩。要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)滾動(dòng) 功能，具體操作方法為：.選擇“視圖”菜單上的“工具欄”，點(diǎn)擊“自定義”命令打開“自定義” 對(duì)話框；.在彈出的“自定義”對(duì)話框中，選中“類別”框中的“所有命令”；

14、8 / 11.將“命令”項(xiàng)中的“ Autoscroll ”拖拽到工具條上，這時(shí)工具欄上將出 現(xiàn)“自動(dòng)滾動(dòng)”命令按鈕。以后瀏覽長(zhǎng)文檔時(shí)，只需點(diǎn)擊工具條上的“自動(dòng)滾動(dòng)”命令，并使鼠標(biāo)位于 右邊滾動(dòng)條中心位置的上方或下方即可實(shí)現(xiàn)上下滾動(dòng)，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動(dòng)越快。要取消自動(dòng)滾動(dòng)功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標(biāo)或按Esc鍵即可。九、自動(dòng)插入固定的文字在輸入文檔時(shí)常需要重復(fù)輸入或設(shè)置具有固定格式的內(nèi)容，利用 Word2003 的宏功能，可把第一次輸入和設(shè)置的格式記錄下來(lái)， 以后只需運(yùn)行宏即可。下面 舉例介紹輸入的步驟：.選擇“工具”菜單中“宏”下的“錄制新宏”命令，打開“錄制宏”對(duì) 話框，在“宏名

15、”框中輸入“工作室”；.在“將宏指定到”框中點(diǎn)擊“工具欄”，打開“自定義”對(duì)話框，將自 定義的宏拖到相應(yīng)的工具欄上；.點(diǎn)擊”更改所選內(nèi)容”按鈕，對(duì)按鈕的名稱或格式進(jìn)行修改，將按鈕名 稱改為“工作室”，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕開始錄制新宏；.輸人“黑鷹工作室”，按Shift鍵和左箭頭選擇這幾個(gè)字；.點(diǎn)擊“字體”下拉框，選擇“華文彩云”字體，點(diǎn)擊“字號(hào)”下拉框選 擇“二號(hào)”字，點(diǎn)擊“格式”工具欄上的“傾斜”按鈕，再點(diǎn)擊“格式”工具欄 上的“字符邊框”按鈕；.選擇“工具”菜單中“宏”的“停止錄制”命令。這樣，“工作室”宏就錄制好，下次用時(shí)只需點(diǎn)擊“工作室”按鈕，整個(gè)文 字就插入到文檔中了。十、自動(dòng)重新分頁(yè)9 / 11在使用word進(jìn)行文檔編輯的時(shí)候，分頁(yè)命令可被自動(dòng)執(zhí)行，即當(dāng)正在編輯 的文檔超過(guò)一頁(yè)紙時(shí)，它會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到下頁(yè)。自動(dòng)重新分頁(yè)是在進(jìn)行文檔編輯的 時(shí)候Word自動(dòng)執(zhí)行的 功能，它主要用于以下情況：.當(dāng)打開一個(gè)編輯好的長(zhǎng)文檔時(shí)，在屏幕最底行的狀態(tài)中會(huì)顯示“ Word正 在重新分頁(yè)”；.編輯過(guò)程中對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行了插入或刪除等操作后，Word會(huì)在后臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)重