1、.1公司會議體系文件匯編總經(jīng)辦2021年10月目錄TOC o 1-3 h u HYPERLINK l _Toc495234325 摘要 PAGEREF _Toc495234325 h 1 HYPERLINK l _Toc495234326 會議組織流程 PAGEREF _Toc495234326 h 1 HYPERLINK l _Toc495234327 公司會議籌備工作管理方法 PAGEREF _Toc495234327 h 1 HYPERLINK l _Toc495234328 公司視頻、會議管理制度 PAGEREF _Toc495234328 h 1 HYPERLINK l _Toc49

2、5234329 公司會議效果評價(jià)表 PAGEREF _Toc495234329 h 1 HYPERLINK l _Toc495234330 公司行政督查管理制度 PAGEREF _Toc495234330 h 1 HYPERLINK l _Toc495234331 公司會議工作督查推進(jìn)表 PAGEREF _Toc495234331 h 1 HYPERLINK l _Toc495234331 公司會議方案調(diào)查表18.1摘要在現(xiàn)代企業(yè)管理中，會議管理是企業(yè)開展的必要環(huán)節(jié)，企業(yè)決策者和會議管理者通過對會議管理的不斷探索和創(chuàng)新，并加強(qiáng)會議環(huán)節(jié)的管理，將企業(yè)經(jīng)營水平和會議效率直接掛鉤。做好會議管理，使企

3、業(yè)的經(jīng)營決策有了優(yōu)化的方針，進(jìn)而提高企業(yè)管理水平，從而帶動企業(yè)長足開展。如何實(shí)現(xiàn)會議目的，降低會議本錢，讓會議效果更為顯著是現(xiàn)代企業(yè)中會議管理的核心。這就要求會議的組織者深入了解會議的目的、種類和體系；掌握如何做好會前準(zhǔn)備的要領(lǐng)；主持人如何把控會議的方向；會后如何貫徹會議精神、落實(shí)會議安排等等。通過有效的溝通，到達(dá)傳達(dá)訊息、協(xié)調(diào)矛盾、解決矛盾、資源共享、開發(fā)創(chuàng)意、鼓勵士氣的作用。貫徹凡會必決、凡決必錄、凡錄必行、凡行必果的會議原則，確保會議的目的始終明確。堅(jiān)決反對開沒準(zhǔn)備的會，反對會議走形式，反對虛實(shí)結(jié)合，反對會議擴(kuò)大化或不規(guī)組織，反對浪費(fèi)會議本錢，反對夸夸其談、言不由衷或沉默不語，反對一言堂

4、，反對召集政治會，反對擾亂會秩序，反對情緒化會議，反對會議人身攻擊，反對議而不決，反對決而不行，反對行而無果，嚴(yán)格把控會議走向，自始而終保持會議的積極性、正確性、有效性和目的性，通過對會議進(jìn)程的整體評價(jià)，量化會議效果，全面提高會議管理水平。.1會議組織流程.1公司會議組織工作管理方法為了加強(qiáng)公司各種會議的組織管理，規(guī)會議行為，提高會議質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本方法。一、確定與會者一確定與會者圍，應(yīng)考慮以下因素：1.與會者是否對會議所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)負(fù)有主要或直接責(zé)任；2.與會者是否與會后的行動直接相關(guān)；3.與會者在中心議題方面是否具備專門的知識與經(jīng)歷，能否有助于議題的深化；4.與會者是否有

5、能力或有權(quán)力達(dá)成一項(xiàng)決議；5.與會者是否多余或可無可有；6.與會者是否能全身心投入會議；7.與會者是否會阻礙會議總體成效、是否會造成對他人的心理壓力，影響他人發(fā)言的質(zhì)量或真實(shí)性；8.必須有效地控制與會者人數(shù)。二、選擇開會時(shí)間一在會前準(zhǔn)備時(shí)，必須考慮開會時(shí)間的選擇，確保全體與會者能夠按時(shí)出席、安心開會。二選擇開會時(shí)間要考慮以下因素：1.會前調(diào)查，把握全體與會者方便的時(shí)間段。2.選擇與會者中關(guān)鍵人員的最正確開會時(shí)間，確保關(guān)鍵人員集中精力開好會議。3.恰當(dāng)安排會議時(shí)間，防止與管理公司最重要的經(jīng)營活動沖突，防止會議打亂管理公司工作的正常運(yùn)行秩序，同時(shí)保證生產(chǎn)經(jīng)營活動中的關(guān)鍵人物能有充足的時(shí)間做出安排，

6、不至于因出席會議而影響管理公司效益或效率。4.力求開短會。如果議程太長，連續(xù)開會時(shí)間超過半天，就應(yīng)設(shè)法分兩個(gè)時(shí)間段開會。5.應(yīng)該注意把握開會的時(shí)機(jī)，時(shí)效性很強(qiáng)的會議要盡早安排。需要醞釀和深思熟慮的會議，可以拖后召開。三、選擇開會地點(diǎn)一會址必須考慮距離的遠(yuǎn)近以及路線、交通上的方便與否，便于與會者能按時(shí)到會。二會場外必須保持安靜，要有良好的通風(fēng)和照明設(shè)施以及室溫調(diào)控裝置，以便與會者能夠長時(shí)間保持清醒頭腦，集中精力參與會議。三會場的空間必須適宜，以平均每個(gè)與會者擁有2平方米為宜。四外出留宿開會必須考慮通訊聯(lián)系的方便、費(fèi)用開支、衣食起居的舒適，等等。四、擬訂議事日程一應(yīng)先了解會議或會議中心，以便有所準(zhǔn)

7、備和有所考慮，會務(wù)人員可以擬訂議事日程。二在擬訂議程時(shí)必須考慮以下要點(diǎn)：1.重要的或緊急的議案或事項(xiàng)，必須優(yōu)先列在整個(gè)議事日程的前項(xiàng)。反之，靠后討論。2.必須合理分配各項(xiàng)議案或事項(xiàng)的時(shí)間。特別重要的事項(xiàng)，要留出足夠的時(shí)間，必要時(shí)標(biāo)出各議案的時(shí)間分配，以便會議主持及與會者控制時(shí)間。3.每次會議議程不必太雜、容不必太多，以提高會議的效率。必要時(shí)可以考慮分兩次會議或分階段討論同一個(gè)議案。4.為了提醒與會者注意、提前做好準(zhǔn)備，議程應(yīng)至少提前3天交給每一位與會者。5.如果會議很重要或很復(fù)雜，在時(shí)間充足的情況下，可以事先要求與會者做相關(guān)準(zhǔn)備，并指定時(shí)間提交與會者建議。歸納匯總的意見可以附在成文的議事日程上

8、，送發(fā)全體與會者。6.提前送發(fā)與議程有關(guān)的會議資料，以減少會議討論的時(shí)間。7.會議持續(xù)兩個(gè)小時(shí)以上的，應(yīng)考慮在會議中間安排休息時(shí)間。并注意在會議完畢后，留出一定的社交時(shí)間。五、會前工作一會議召開之前需要根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)意圖擬定會議方案并對其必要性、重要性、可行性進(jìn)展論證。二例行性和日常工作會議，要將會議活動制成安排表，將會議時(shí)間、名稱、與會部門及人員、議題、主持者、地點(diǎn)等項(xiàng)填人表中，提前發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)部門，以便早做準(zhǔn)備和安排。三制定會議預(yù)案會議預(yù)案就是會議的籌備方案。在會議召開之前，必須周密、細(xì)致地制定會議預(yù)案，以保證會議的順利進(jìn)展。1.會議預(yù)案中應(yīng)明確以下容：(1)會議名稱。即擬定會名，

9、應(yīng)根據(jù)會議的容、主題和人數(shù)等來考慮，切忌名不副實(shí)。(2)會議主題。即召開會議的原因、目的和指導(dǎo)思想。(3)會期。即會議的起止日期，要根據(jù)會議的容來確定。(4)出席人數(shù)。要依據(jù)會議的性質(zhì)和容來確定出席人員的圍，既不過寬，也不過嚴(yán)。(5)會議工作班子及其職責(zé)分工。大中型會議應(yīng)成立相應(yīng)的會議籌備班子，明確職責(zé)分工，做到人有專職、事有專人，既分工負(fù)責(zé)，又協(xié)同配合；(6)選擇與布置會場。會場的選擇與布置應(yīng)根據(jù)會議的人數(shù)、容、會場容量等情況綜合考慮。(7)會議的其他活動。如表決、發(fā)獎、參觀、文娛活動等，也應(yīng)列入會議預(yù)案。四會議組織部門設(shè)置1.會議發(fā)起部門，負(fù)責(zé)會議文字工作以及領(lǐng)導(dǎo)在會議期間交辦的事項(xiàng)；負(fù)責(zé)

10、各種會議文件的印刷、保管、發(fā)放、回收以及會議文件的聚集、歸檔；與會人員編組、簽到；2市場部，負(fù)責(zé)會議的宣傳報(bào)道以及攝影、錄像等工作。3總經(jīng)辦，負(fù)責(zé)會議票證準(zhǔn)備、會場布置、會間食宿、用車、生活用品供應(yīng)、返程票購置等后勤保障工作。五準(zhǔn)備會議文件1.規(guī)模較大、容重要的會議，必須提前準(zhǔn)備各種會議文件，包括開幕詞、閉幕詞、工作報(bào)告、交流材料、領(lǐng)導(dǎo)者講話、會議須知或會議手冊等。2.文件材料不宜過多、過長。通常應(yīng)事先印發(fā)到與會者手中，重要文件要登記和回收。六發(fā)送會議通知1.會議召開之前都要發(fā)出通知，重要會議要發(fā)請柬或邀請書。2.無論是口頭通知還是書面通知，都要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、明晰、簡要，防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)

11、。3.會議通知要寫明為何開會、會名、會期、報(bào)到地點(diǎn)與時(shí)間、參加人員圍、入場憑證、接站及行車路線、需攜帶的材料和其他要求等容。七布置會場1.會場的選擇要根據(jù)各種相關(guān)因素綜合考慮，尤其要注意以下條件：(1)大小是否適宜；(2)座位是否夠用；(3)光線是否充足；(4)照明是否清晰；(5)溫度是否適宜；(6)音響效果是否良好；(7)錄音、錄像設(shè)施是否完備等。2.會場布置包括主席臺布置、座位排列、會標(biāo)及花卉設(shè)等，根本原則是樸素大方，能表達(dá)出會議的主題和氣氛。3.會場應(yīng)視會議的類型、人數(shù)等情況具體布置。(1)會場空間安排。以便于與會者進(jìn)出和流動為前提，并使整個(gè)會場格局緊湊、和諧。(2)會議座位安排應(yīng)考慮會

12、議的目的。八排列座次1.主席臺座次以人員的職務(wù)或社會地位、名望上下排列。最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按上下順序，以正中間座位為起點(diǎn)，面向會場，依左為上、右為下的原則穿插排列。2.其他與會者的座次排列，按地理位置、行業(yè)系統(tǒng)等排列方法。3.以上座次安排需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)者審定。九編組較大規(guī)模的會議，要對與會者進(jìn)展編組，到達(dá)方便分組討論和會間活動的目的。編組的方法可按地區(qū)編組、按專業(yè)編組、按職務(wù)、按職稱層次編組等。十編制會議手冊大型會議要編制會議手冊或會議須知，用以指導(dǎo)與會者活動。其工程包括大會各級工作機(jī)構(gòu)、一般情況介紹、分組情況、大會日程表、各項(xiàng)活動時(shí)刻表、會場及分會場平面圖等。十一會前檢查會議正式

13、開場之前，要對各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)展全面、認(rèn)真、細(xì)致地檢查，重要會議還需要進(jìn)展反復(fù)檢查。檢查重點(diǎn)包括會議文件、會場布置等。tc 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)tc 管理處消防器材配置標(biāo)準(zhǔn)范例tc 標(biāo)準(zhǔn)范例tc 消火栓滅火系統(tǒng)設(shè)備操作標(biāo)準(zhǔn)程序tc 消防系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)范例tc 消防中心設(shè)備操作標(biāo)準(zhǔn)范例tc 手推式1211滅火器使用標(biāo)準(zhǔn)tc 手提滅火器使用標(biāo)準(zhǔn)tc 消防斧使用標(biāo)準(zhǔn)tc 電氣線路防火平安標(biāo)準(zhǔn)tc 消防水槍、水帶操作標(biāo)準(zhǔn)tc 干粉滅火器使用與保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 煙溫感系統(tǒng)保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 自動噴水滅火系統(tǒng)保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 疏散出口指示燈保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 消火栓保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 防火卷簾門保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 氣體自動滅火系

14、統(tǒng)保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)tc 火災(zāi)報(bào)警控制系統(tǒng)保養(yǎng)工作標(biāo)準(zhǔn)公司視頻、會議管理制度為規(guī)公司視頻、會議管理，提升視頻、會議效果，根據(jù)股份公司視頻、會議系統(tǒng)使用與管理的有關(guān)規(guī)定和要求，特制定本管理方法。一、主辦部門職責(zé)：一發(fā)出會議通知。股份公司召開的會議，應(yīng)以正式文件發(fā)出通知。二收集、確定參會人員，準(zhǔn)備座簽，安排座次。三通知參會領(lǐng)導(dǎo)，通過、等形式通知本部門相關(guān)人員。四編制或撰寫會議材料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見印發(fā)股份公司、各管理公司。五會場設(shè)置等相關(guān)事宜。六隨時(shí)掌握會議的視頻效果，協(xié)助信息部及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。七督導(dǎo)會議精神落實(shí)。二、協(xié)辦部門主要職責(zé)：一信息部：負(fù)責(zé)視頻、會議系統(tǒng)運(yùn)行的組織協(xié)調(diào)工作，提前測試視頻系統(tǒng)，會

15、議中及時(shí)處理視頻故障，保證會議效果。二總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)會議室預(yù)約。三管理公司行政部：負(fù)責(zé)分行會場電源、燈光的保障與維護(hù)、音響的操作維護(hù)及相關(guān)效勞衛(wèi)生、桌椅、空調(diào)等工作。三、視頻、會議的召開本著節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高會議效率的原則進(jìn)展，但凡適合以視頻、會議方式召開的會議、培訓(xùn)等，應(yīng)通過視頻、會議方式實(shí)施。四、公司各部門如使用視頻、會議，需由本部門負(fù)責(zé)人提前一周進(jìn)展申請，緊急會議需提前三天進(jìn)展申請，申請成功后申請人將打印出的申請單交總經(jīng)辦進(jìn)展審核總經(jīng)辦確認(rèn)公司會議室可以使用后，將申請單轉(zhuǎn)至各管理公司視頻、會議管理員進(jìn)展會議的預(yù)定。一般會議股份公司視頻、會議管理員將在收到申請單之后三天之通知申請人會議預(yù)定結(jié)果，

16、緊急會議股份公司視頻、會議管理員將在收到申請單之后二天之通知申請人會議預(yù)定結(jié)果。五、會議預(yù)定好，主辦部門要通過及時(shí)通知參會人員會議的時(shí)間和議題。六、視頻、會議應(yīng)在會議室召開，應(yīng)保證開會辦公室環(huán)境良好、無噪音。七、所有參會人員必須提前5分鐘到達(dá)會場，嚴(yán)禁遲到、早退現(xiàn)象。八、視頻會議會前5分鐘至?xí)h完畢，主會場將輪流播放各分會場畫面。參會人員要遵守會議紀(jì)律，防止隨意走動、交談等情況發(fā)生。參會人員在會議開場前關(guān)閉手機(jī)，無緊急情況不得隨意接聽或擅離會場，確因特殊情況不能按時(shí)到會或需提前離場的，要及時(shí)向會議主辦部門說明情況。九、與會人員要在會議開場前半小時(shí)準(zhǔn)時(shí)翻開設(shè)備，隨時(shí)與參會人員進(jìn)展視頻和音頻的效果

17、調(diào)試，確保視頻、會議的正常使用。十、視頻、會議進(jìn)展過程中，各參會單位應(yīng)保持會場安靜，如有單位需要發(fā)言時(shí)，方可翻開麥克進(jìn)展講話，除發(fā)言單位外，所有分會場均關(guān)閉話筒。十一、分會場視頻、會議設(shè)備出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)故障時(shí)，應(yīng)立即通知會議主辦部門和信息部。在此期間，參會人員不得離開現(xiàn)場，如故障短時(shí)間無法排除，參會人員由會議主辦部門以其他方式傳達(dá)會議精神。 *股份總經(jīng)辦.1公司會議效果評價(jià)表會議名稱承辦部門參會人員會議時(shí)間會議地點(diǎn)名分類評價(jià)容評價(jià)細(xì)節(jié)選項(xiàng)得分會議效果會議主題是否明確清晰模糊不清0分比較清晰2分非常明確3分參會者是否提前了解不太了解0分比較了解2分非常清楚3分會議議題是否準(zhǔn)確真實(shí)模糊不清0分比較準(zhǔn)確2

18、分非常準(zhǔn)確3分?jǐn)?shù)量是否適中過多過少0分較多較少2分?jǐn)?shù)量適中3分是否有未經(jīng)批準(zhǔn)的議題上會有且較多0分局部議題2分完全沒有3分會議議程順序是否合理雜亂無章0分比較合理2分非常合理3分時(shí)間分配是否合理分配不均0分比較合理2分非常合理3分會議日程日程安排是否合理雜亂無章0分比較合理2分非常合理3分參會人員是否到齊過多未到0分局部未到2分正常到齊3分人選、圍是否合理不太合理0分比較合理2分非常合理3分會議時(shí)間召開時(shí)間是否合理不太合理0分比較合理2分非常合理3分是否準(zhǔn)時(shí)召開很不準(zhǔn)時(shí)0分根本準(zhǔn)時(shí)2分非常準(zhǔn)時(shí)3分是否超時(shí)大量超時(shí)0分少量超時(shí)2分沒有超時(shí)3分會場布置是否符合會議規(guī)格、氣氛很不符合0分比較符合2分

19、非常符合3分是否整潔衛(wèi)生非常凌亂0分比較整潔2分非常整潔3分設(shè)施用品是否齊全實(shí)用、有無故障問題較多0分問題較少2分齊全無故障3分是否符合節(jié)省辦會鋪浪費(fèi)0分非常合理2分節(jié)省實(shí)用3分會議通知是否及時(shí)嚴(yán)重失時(shí)0分比較及時(shí)2分非常按時(shí)3分是否周詳非常粗略0分比較詳細(xì)2分非常周詳3分會議資料種類是否齊全比較欠缺0分比較齊全2分非常齊全3分容是否真實(shí)準(zhǔn)確虛假失實(shí)0分比較準(zhǔn)確2分非常準(zhǔn)確3分會前是否讓與會人充分了解不太了解0分比較了解2分非常清楚3分會議討論議題是否充分討論嚴(yán)重缺乏0分比較充分2分非常充分3分討論是否出現(xiàn)爭議爭議過多0分爭議較少2分沒有爭議3分是否在原定分配時(shí)間完成嚴(yán)重超時(shí)0分正常完成1分略

20、有余時(shí)2分是否說明真實(shí)感受或意見沒有說明0分簡單說明2分充分說明3分與會者討論是否離題嚴(yán)重離題0分比較離題1分沒有離題3分主持人主持是否離題嚴(yán)重離題0分比較離題1分沒有離題3分是否得出結(jié)論或?qū)Σ邲]有得出0分勉強(qiáng)得出1分充分得出、且有方案4分是否就事論事，有無人身攻擊存在人身攻擊0分根本就事論事2分充分就事論事3分會議是否總結(jié)沒有總結(jié)0分簡單總結(jié)1分充分總結(jié)3分會議效勞是否周到效勞怠慢0分比較周到2分效勞熱情3分會議紀(jì)律與會人員是否遵守嚴(yán)重違反0分比較遵守1分完全遵守3分評分合計(jì)0意見建議沒有意見或建議請寫明“無意見建議；有意見建議請?jiān)敿?xì)列出備注：綜合評價(jià)低于85分，會議組織者應(yīng)就與會者反映的問

21、題進(jìn)展深入思考，提出整改意見并落實(shí)整改，總經(jīng)辦督導(dǎo)整改效果。.1公司行政督查管理制度為進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力，不斷加大行政督查力度，持續(xù)提高經(jīng)營管理質(zhì)量和管理效率，確保政令暢通，及時(shí)準(zhǔn)確地為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)與信息反響，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。一、任何單位和個(gè)人必須無條件執(zhí)行公司的各項(xiàng)方針政策、規(guī)章制度以及公司董事會出臺的決議、決定。二、總經(jīng)理辦公室和檢查考核部門是履行行政督查的部門，設(shè)置兼職行政督查崗位，通常情況下由總經(jīng)辦具體負(fù)責(zé)董事會、總經(jīng)理辦公會、各項(xiàng)專題會議以及領(lǐng)導(dǎo)批辦、交辦事項(xiàng)等有關(guān)日常經(jīng)營管理的督查、催促工作。三、督查工作必須遵循實(shí)事、注重實(shí)效的原則，及時(shí)、全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映情況，做到有批必查、有查必果、有果必報(bào)，任何單位和個(gè)人必須無條件配合檢查考核部門的督查調(diào)度工作。四、對會議紀(jì)要確定事項(xiàng)、通知下達(dá)或公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)工作，檢查考核部門以、書面通知、或通知具體容及時(shí)