1、內(nèi)部溝通控制程序文件編號AD-OP-002 版本號01生效日期2020年02月01日頁碼第 頁批準(zhǔn)/日期受控狀態(tài)受控更改歷史版本號文件更改號更改概要修改人批準(zhǔn)人01首發(fā)行/發(fā)放范圍目的確保公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)得到理解和有效溝通；確保對公司的質(zhì)量管理體系的有效性進行溝通；確保在公司的職責(zé)和權(quán)限方面得到溝通。范圍 適用于公司內(nèi)部溝通的控制，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、職責(zé)和權(quán)限、質(zhì)量管理體系有效性的溝通。職責(zé)總經(jīng)理：根據(jù)質(zhì)量管理體系的要求確定內(nèi)部溝通過程，負責(zé)公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的傳達和貫徹。管理者代表：負責(zé)組織質(zhì)量管理體系有效性的溝通，并對內(nèi)部溝通過程進行監(jiān)督，提出相應(yīng)的改進意見；負責(zé)公司的職

2、責(zé)和權(quán)限方面的溝通，并采取相應(yīng)的改進措施。其他方面的內(nèi)部溝通由相應(yīng)部門負責(zé)。程序 內(nèi)部溝通的主要內(nèi)容：法律法規(guī)類信息：國家法律、法令，地方法規(guī)、行業(yè)條例等。產(chǎn)品信息：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等。質(zhì)量管理體系文件，相關(guān)的規(guī)章制度、管理規(guī)定，以及各類通知、計劃、報告等。質(zhì)量管理體系運行情況，包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的完成情況、內(nèi)外部審核及管理評審結(jié)果等；質(zhì)量管理體系過程或公司管理工作中出現(xiàn)的各類問題及改進意見；顧客反饋的信息，包括顧客投訴；各職能部門的職責(zé)和權(quán)限，以及與質(zhì)量有關(guān)的各崗位職責(zé)；內(nèi)部溝通的主要方式 下發(fā)文件，如法律法規(guī)、質(zhì)量管理體系文件、各項規(guī)章制度、計劃、通知等；召集會議，如例會、專題會議、評審

3、會議等，并形成必要的會議紀(jì)要；培訓(xùn)：通過培訓(xùn)的方式進行溝通；各類工作聯(lián)系單等記錄的傳遞；其他文件形式的傳遞，如報表、報告、媒體廣告燈；各種通訊、網(wǎng)絡(luò)工具，如電話、傳真、QQ、電子郵件等。實施方法有關(guān)文件的溝通質(zhì)量管理體系文件發(fā)布后，由質(zhì)量部組織進行全員培訓(xùn)，以確保所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的人員熟悉質(zhì)量管理體系中的有關(guān)規(guī)定，并得到有效地貫徹和實施。其他規(guī)章制度、通知、計劃等文件，文件發(fā)放部門應(yīng)做好發(fā)文工作，并使用文件發(fā)放清單做好發(fā)放登記。文件接收部門的有關(guān)人員要及時傳閱并做好傳閱記錄。電子文件的收、發(fā)按文件控制程序有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子文件的收件部門收到文件后，應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)部門內(nèi)所有相關(guān)人員閱知。有關(guān)質(zhì)量管

4、理體系運行情況的溝通質(zhì)量方針的傳達和貫徹公司的質(zhì)量方針確定后，總經(jīng)理（或其授權(quán)人）須召開全體員工會議，宣講公司質(zhì)量方針的內(nèi)涵，提高公司員工的質(zhì)量意識。新員工報到時，行政部應(yīng)組織對其進行公司企業(yè)文化、經(jīng)營理念、質(zhì)量方針等相關(guān)知識的培訓(xùn)。公司總經(jīng)理（或其授權(quán)人）應(yīng)以會議、公司刊物等形式，不定期強調(diào)和重申質(zhì)量方針及其涵義。內(nèi)、外審結(jié)果審核簽發(fā)的不合格報告及審核組提出的注意事項等，須通過審核末次會議在各職能部門負責(zé)人以上管理層之間進行溝通和講解。審核報告須由質(zhì)量部發(fā)文至各職能部門，各職能部門應(yīng)采取合適的方式在內(nèi)部進行傳達和溝通。對審核報告中確定的不合格項及審核組的提示注意事項，所涉及的部門須召開內(nèi)部會

5、議進行研討和溝通，分析原因、制定并落實相應(yīng)的糾正、預(yù)防措施。管理評審結(jié)果管理評審應(yīng)通過會議形式，使所有與會人員就質(zhì)量管理體系改進的機會、變更的需要、以及質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)的適宜性等進行充分的研討和溝通。管理評審報告應(yīng)發(fā)文至公司各部門及各級領(lǐng)導(dǎo)，各部門應(yīng)組織本部門員工進行學(xué)習(xí)和研討，并落實有關(guān)整改工作。有關(guān)質(zhì)量管理體系過程或公司管理工作中出現(xiàn)的問題及改進意見的溝通總經(jīng)理（或其授權(quán)人）應(yīng)每月召集相關(guān)人員，對各職能部門的工作計劃和完成情況進行溝通。會議主要包括以下內(nèi)容：通報前階段的工作任務(wù)完成情況；對后階段的工作計劃進行研討和確定；明確具體任務(wù)中的職責(zé)和權(quán)限，以及相關(guān)單位、部門以及崗位間的配合和協(xié)作

6、要求；根據(jù)需要確定資源配置。行政部應(yīng)組織各職能部門制定年度/月度工作計劃，并就工作計劃和管理層決定事項的貫徹落實情況進行跟蹤，對其落實過程中碰到的問題予以協(xié)調(diào)解決。各職能部門之間有關(guān)工作情況及協(xié)作需求的情況，還可通過專題會議等形式進行溝通。各職能部門有關(guān)工作情況需向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行書面匯報的，應(yīng)通過適宜的形式進行溝通。各部門視部門運作情況是否需要每周召開一次部門例會，對工作計劃及工作中存在的問題進行研討與溝通。行政部應(yīng)采取適宜的方式組織員工開展合理化建議活動，收集、整理員工對公司各項管理工作的改進建議，并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱和確定改進事項。顧客反饋的信息溝通市場部人員應(yīng)每月將顧客信息進行整理和統(tǒng)

7、計分析，編制客戶投訴記錄表，報管理者代表及公司領(lǐng)導(dǎo)層。對項目開發(fā)過程中出現(xiàn)的重大問題，由生產(chǎn)技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門召開專題會議進行研討和溝通，并制定措施，實施整改。由于顧客的投訴，如果滿足適用的法規(guī)有要求，還應(yīng)及時向監(jiān)管機構(gòu)報告，具體按照顧客反饋處理控制程序執(zhí)行。與顧客溝通的信息都要如實記錄，并保留存檔，適當(dāng)時可作為監(jiān)視和保持產(chǎn)品要求的風(fēng)險的潛在輸入以及產(chǎn)品實現(xiàn)或改進過程的潛在輸入。有關(guān)職責(zé)和權(quán)限的溝通公司各部門均需編制崗位相應(yīng)的崗位職責(zé)及任職能力要求，由崗位所在部門進行研討，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，報送行政人事部備案。各部門負責(zé)人需組織本部門員工對崗位職責(zé)及任職能力要求的內(nèi)容進行學(xué)習(xí)和溝通，確保每位員工了解自身的職責(zé)和權(quán)限，以及本部門內(nèi)部的職責(zé)分工。行政人事部負責(zé)編制、分發(fā)和管理員工通訊錄，并及時進行修訂，確保其適用性。通訊錄應(yīng)對公司所有員工的聯(lián)系方法做出明確說明，必要時可注明其部門、崗位。公司各部門應(yīng)建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ?，具體溝通時機、內(nèi)容及要求詳見相應(yīng)程序文件。行政部應(yīng)對各部門溝通情況進行必要的監(jiān)督和檢查，在發(fā)現(xiàn)相關(guān)方面的溝通出現(xiàn)問題時，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)