1、最新資料， Word 版，可自由編輯！】第 頁 共 51 頁目錄文檔控制.錯誤.!. 未定義書簽修改記錄錯誤! 未定義書簽審查人錯誤! 未定義書簽4.公司組織管理.采.購組. 織管理7業(yè).務(wù) 部. 門設(shè)置7業(yè).務(wù) 人. 員情況8采.購 產(chǎn). 品管理11采 購 產(chǎn). 品11采.購 產(chǎn). 品編碼11采.購 產(chǎn). 品分類12采 購.產(chǎn). 品計量單位13采 購.產(chǎn). 品庫存控制14供.應(yīng) 商. 管理公司機密，僅供內(nèi)部使用15北方光電公司 Oracle 實施采購業(yè)務(wù)解決方案 _v3請 購 管.理19請 購 流. 程19詢.價 及. 報價管理20詢 價 單.20報 價 單.21訂 單 管.理22訂 單 生

2、. 成22訂 單 內(nèi). 容36訂.單 安. 全性39采.購 接. 收與退貨40采.購 接. 收控制40采 購 退. 貨42審 批 管.理448.1 審 批 流. 程44審 批 人. 員47審 批 權(quán). 限48采.購 與. 財務(wù)接口49北方光電公司 Oracle 實施采購業(yè)務(wù)解決方案 _v3公司機密，僅供內(nèi)部使用ii9.1 采.購 和. 財務(wù)接口49北方光電公司 Oracle 實施采購業(yè)務(wù)解決方案 _v3公司機密，僅供內(nèi)部使用iii公司組織管理Oracle 系統(tǒng)采購模塊功能概述Oracle 采購模塊是 Oracle 分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一， 也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。 它主要處

3、理 和控制企業(yè)的采購業(yè)務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品 和供應(yīng)商的有效管理Oracle 采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下： 對請購、采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測和控制； 記錄并利用詢價和報價信息； 對供應(yīng)商進行有效的管理和評價等。Oracle 采購模塊功能的主要特性有： 業(yè)務(wù)與財務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）； 利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)； 強大的審批與權(quán)限控制； 多樣化的采購模式；靈活的外幣處理； 豐富的系統(tǒng)報表等等。第 4 頁 共 51 頁下圖為本解決方案中， 北方光電總部采購模塊與其它模塊 的關(guān)系：請購導(dǎo)入應(yīng)付模塊 發(fā)票匹配 采購模塊 接收入庫庫存模塊財務(wù)信息導(dǎo)入總賬生產(chǎn)基地中采購模塊與其他模塊之

4、間的關(guān)系如下圖所示：應(yīng)付模塊 發(fā)票匹配 采購模塊 接收入庫庫存模塊財務(wù)信息導(dǎo)入總賬Oracle 采購業(yè)務(wù)解決方案概述針對北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購 業(yè)務(wù)特點，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個 經(jīng)營單位、多個庫存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。 北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同 導(dǎo)入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動第 5 頁 共 51 頁 引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根 據(jù)采購訂單審批流程進行審批。通過審批的采購訂單打印 并下達供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達后，按照采購接收流程接 收貨物。生產(chǎn)基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門

5、為生產(chǎn)基 地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審 批。辦公用品、低值易耗品的采購由財務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處 理，不在業(yè)務(wù) 模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系 統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采購，采 購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼 保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護，以及對供應(yīng)商的評估，本方案 采用了 Oracle 系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、 維護方案， 可以有 效地保證采購業(yè)務(wù)高效進行。 此外，可以通過供應(yīng)商服務(wù)、 質(zhì)量績效等報表對供應(yīng)商表現(xiàn)進行匯總分析；供應(yīng)商信息 由采購部門負責(zé)維護，財務(wù)部門負責(zé)系統(tǒng)外提供財務(wù)方面

6、 的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購模塊共享供應(yīng)商信息庫。針對每一種具體采購單據(jù)（請購單、詢價單、報價單、采 購訂單）設(shè)置訪問層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能 夠瀏覽采購單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、 取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個方面，對采購業(yè)務(wù)的解決方案進行具 體闡述：采購組織管理第6 頁共51 頁采購產(chǎn)品管理供應(yīng)商管理請購管理詢價及報價管理采購訂單管理采購接收與退貨采購與財務(wù)接口采購訂單的審批相關(guān)文檔 本文檔的設(shè)計基于以下文檔的內(nèi)容： 北方光電 Oracle 實施采購業(yè)務(wù)需求分析 北方光電業(yè)務(wù)流程、操作手冊采購組織管理業(yè)

7、務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負責(zé)輕工、機械、照明的自營和代理 貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購小組、銷售小組分別負責(zé)自營出口業(yè) 務(wù)的采購與銷售。采購部采購員負責(zé)采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護北方 光電總部與下屬奧德光電、遠達光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商 信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。第 7 頁 共 51 頁生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負責(zé)原材料的采購、 儲運、庫存計劃等。 生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負責(zé)按照總部采購部的框架性協(xié)議 釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng) 商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請 , 創(chuàng)建標準采購訂單。 物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負責(zé)。經(jīng) BPR 討論認為，北

8、方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、 辦公 用品等采購無需在系統(tǒng)進行操作，直接在財務(wù)進行處理即 可。解決方案Oracle 系統(tǒng)可以通過靈活的責(zé)任、 菜單設(shè)置實現(xiàn)將采購功 能菜單（詢價和報價、采購、接收、供應(yīng)商管理等）分配 給采購部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相 應(yīng)人員；通過預(yù)置文件的設(shè)置，實現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng) 營單位業(yè)務(wù)信息的獨立與完整。業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購小組業(yè)務(wù)員負責(zé)為本 部門銷售小組采購自營出口業(yè)務(wù)的輕工、機械、照明等產(chǎn) 品；其他類型的業(yè)務(wù)不實行購銷分離，由各業(yè)務(wù)員負責(zé)執(zhí) 行采購與銷售的整個貿(mào)易過程。采購部設(shè)有采購經(jīng)理，下屬采購人員負

9、責(zé)為光電部簽訂采 購訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商 檔案。第8 頁共51 頁 生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負責(zé)發(fā)放一 攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建 標準訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負責(zé)訂單的 制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負責(zé)。 遠達光學(xué)有 4 名采購經(jīng)辦，分別負責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包 裝材料、橡膠件等的采購。奧德光電有 4 5名，2 名負責(zé) 金工件采購、 1名負責(zé)包裝材料與輔料采購、 1 名負責(zé)光 學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個方面的方案實現(xiàn)：職位采購員采購員與

10、采購物品的關(guān)系職位Oracle 系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位， 并與每一位員 工進行關(guān)聯(lián)。具體如下：設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4 家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng) 營單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域 將用一段，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營單位。具體如 下：北方光電：根據(jù) BPR設(shè)計的崗位職責(zé)，與采購相關(guān)的職位如下：采購部經(jīng)理第 9 頁 共 51 頁采購部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理 光電部業(yè)務(wù)員 貿(mào)易一部經(jīng)理 貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員 貿(mào)易一部采購業(yè)務(wù)員 貿(mào)易二部經(jīng)理 貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員 貿(mào)易二部采購業(yè)務(wù)員 財務(wù)部經(jīng)理 副總 總經(jīng)理 生產(chǎn)基地： 以下是部分采購業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：

11、 生產(chǎn)部經(jīng)理 生產(chǎn)部采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部計劃員 生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦采購員設(shè)定 在采購員定義窗口中定義采購員 第 10 頁 共 51 頁采購員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應(yīng)采購員，在請 購單中系統(tǒng)將自動選取該物品對應(yīng)的采購員，錄入人 員可以改選其他的采購員。采購產(chǎn)品管理采購產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產(chǎn)品； 生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工 件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模塊 業(yè)務(wù)解決方案。采購產(chǎn)品編碼業(yè)務(wù)需求光電總部目前的采購產(chǎn)品沒有進行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用 海關(guān)編碼對物品進行標志有時也運

12、用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。 遠達光學(xué)生產(chǎn)基地 : 成品編碼 9 位， 原材料 10 位， 光學(xué) 膠片編碼 3 位。工藝技術(shù)部調(diào)研問卷： 有標準的物品編碼， 按零件類別， 產(chǎn)品型號， 一般為 3 段 ， 編碼不定長， 例如: M 58 111 S希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目 前存在的問題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼。第 11 頁 共 51 頁 奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標準的物料編碼， 希望盡 快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財務(wù)物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊 定義物品時明確采購產(chǎn)品的編碼。采購產(chǎn)品分類業(yè)務(wù)需求

13、目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日 雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌毞郑艟甙?2 頭或 3 頭分、日雜按一件套 / 二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家 用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪?，家 用電器再細分則按升分 。機械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、 不銹鋼制品、汽配、設(shè)備零件、文體用品 / 醫(yī)療器械。再 下一層分類十分繁多。采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體 望遠鏡、搶瞄、光學(xué)材料 （其中顯微鏡分為生物和體視） ， 其他產(chǎn)品的分類依據(jù)海關(guān)編碼； 生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠達光學(xué)生產(chǎn)基地 :原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件結(jié)構(gòu)件分：金工，機

14、加，塑料件，金飾件 奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分 類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編 碼中。第 12 頁 共 51 頁解決方案 系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。鑒 于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分 類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參 見庫存模塊的解決方案。采購產(chǎn)品計量單位業(yè)務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關(guān)報關(guān)的要 求定?；旧蠠舻挠嬃繂挝皇潜K、鐘按臺 / 只計量、日雜 的計量單位是套 / 公斤；家用電器是按個計量 光電部：基本上按具或個計量； 光學(xué)材料有時采用 “公斤、 塊”，根據(jù)客

15、戶的要求。機械部：從公斤、米、具、套、個等都有，且不確定，當 客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情況， 即采購訂單、銷售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個計量，但在出 口報關(guān)、供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位 計量。生產(chǎn)基地： 包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計量單位之間的 轉(zhuǎn)換情況。解決方案 在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位 與其他輔助計量單位之間的換算關(guān)系。具體參見庫存業(yè)務(wù)第 13 頁 共 51 頁采購產(chǎn)品庫存控制業(yè)務(wù)需求總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位 控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂 單、入庫通知單、銷售訂單編號一

16、致，以實現(xiàn)成本測算。 光電部貿(mào)易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管理 控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號跟蹤采購物品。 都未使用序列號控制。生產(chǎn)基地：遠達光學(xué) : 目前有光學(xué)完工庫、 光學(xué)毛坯庫、 工具工裝庫、 輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué) 棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫 位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫、 光學(xué)毛坯庫、 工具輔料庫、 金工庫、包裝材料成品庫等 5 個倉庫。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。解決方案總部：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開票結(jié)算，確認存貨的情況，因

17、此將運用北方開發(fā)的訂單流程， 由銷售訂單導(dǎo)出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應(yīng) 商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā) 運給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認的操 作。第 14 頁 共 51 頁 光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電 部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后， 再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。 采購部采購員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購人員將請購單中 接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號， 作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián) 系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進行查詢，在采購定單 查詢界面實現(xiàn)。將采購訂

18、單查詢菜單設(shè)定給銷售員，銷售 員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。 北方光電本部自營出口 , 投標 , 進料加工要進行成本盈虧 測算 .這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進行批號控制。 批號編 碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會 出口，也要進行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。 生產(chǎn)基地： 設(shè)立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對物 料進行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設(shè)置具體 參見庫存模塊的方案設(shè)計。供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點石系統(tǒng)中，供 應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息 不共享、部門內(nèi)共享和部門間共享。供

19、應(yīng)商分類按照部門分為輕工類、機械類、光電類、照明 類等。生產(chǎn)基地第 15 頁 共 51 頁遠達光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類 別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠達集團調(diào)度室進行匯 總。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材 料類。奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類別收集，統(tǒng) 一至遠達集團調(diào)度室進行匯總管理。供應(yīng)商沒有編碼。 供應(yīng)商分類與遠達光學(xué)的分類方法相同。遠達集團總調(diào)度室每年對供應(yīng)商進行考核，考核標準沒有 明確的規(guī)定。遠達光學(xué)與奧德光電采購員將收集的供應(yīng)商 表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進行分析。選擇新供應(yīng)商時， 從規(guī)模、價格、質(zhì)量、交貨期上對供應(yīng)商進

20、行考量。公司 僅與通過考核的供應(yīng)商簽訂采購合同。BPR 以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電 采購部專人負責(zé)錄入與維護。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle 系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號、分類、地址、聯(lián) 系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。供應(yīng)商信息維護： 供應(yīng)商信息的準確性根據(jù) BPR 設(shè)計的組織架構(gòu)與部門職 責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準確性，由北方光電采購部專人 負責(zé)供應(yīng)商信息維護。供應(yīng)商信息安全性：系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息 在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內(nèi)部共享。考慮系統(tǒng)第 16 頁 共 51 頁 數(shù)據(jù)的準確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負責(zé)

21、供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護。供應(yīng)商編碼：供應(yīng)商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長 30 位。 經(jīng)過討論，初步確定運用手工編碼， 編碼規(guī)則參見北方工 業(yè)總部編碼規(guī)則 。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購快查碼中定義供應(yīng) 商類別，錄入供應(yīng)商時就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。 總部分類：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購部 生產(chǎn)基地分類：光學(xué)類、金工類、輔料類、包裝材料 供應(yīng)商評估與合格供應(yīng)商管理：供應(yīng)商評估信息的收集定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報價查詢和報價分析來幫助評估供應(yīng)商。運行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報表，從不同角度收集 評估信息

22、：序號報表名稱報表內(nèi)容1按分類的采購匯總報表按物品類別，供應(yīng)商，采購員，訂單日 期打印采購訂單的匯總情況。2按供應(yīng)商的發(fā)票價格差異報表按物品類別， 供應(yīng)商，期間打印采購訂 單和發(fā)票的價格差異， 只有采購訂單和 發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。第 17 頁 共 51 頁3采購訂單及發(fā)放明細報表按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況， 注：只有計劃采購訂單和一攬子采購協(xié) 議有訂單發(fā)放。4供應(yīng)商采購匯總報表按供應(yīng)商打印采購訂單匯總情況表。5供應(yīng)商服務(wù)性能分析報表按物品，物品類別，供應(yīng)商等打印供應(yīng) 商到貨日期同采購訂單需求日期的對 比報表。6供應(yīng)商過期發(fā)貨報表按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期， 過期未到 的采購訂單及物品明細情

23、況。7供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗收情況表。8供應(yīng)商暫掛報表按供應(yīng)商打印暫掛的采購訂單情況表。9過量發(fā)貨報表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過訂 單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進行供應(yīng)商等級的分類，針對供應(yīng) 商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、接收方式 等。做采購訂單時，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會帶入采購訂 單中，用來管理與供應(yīng)商的交易條款。系統(tǒng)可以維護合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從 合格供應(yīng)商處采購。具體是在庫存定義物料時，要求 “使用批準供應(yīng)商”，在采購模塊中定義合格供應(yīng)商 清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無 法提交不合格供應(yīng)商的采購訂單。第 18 頁 共

24、51 頁請購管理請購流程業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產(chǎn)基地根據(jù) BPR 成果，當生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單， 提交審批由部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理審批， 在超出審批范圍時， 由公司總經(jīng)理進行審批具體參見 BPR 交付成果“采購申請（計劃）制定、 審核及 下達流程”經(jīng) BPR 討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂 單等流程不在 ERP 系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購預(yù)算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購需求基本

25、來自于 簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購 相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。第 19 頁 共 51 頁 在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物 品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至 采購部門進行采購。生產(chǎn)基地：運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層 次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與 審批權(quán)限提交審批。詢價及報價管理詢價單業(yè)務(wù)需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進 行。沒有固定的書面形式的詢價單。解決方案北方光電總部的詢價活動包括內(nèi)部詢價（即銷售人員向采購人員的 詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應(yīng)

26、商詢價）。內(nèi)部詢價： 系統(tǒng)沒有標準的內(nèi)部詢價功能。考慮到運用請購單變通作 為內(nèi)部詢價單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù) 的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。具體的操作步驟：銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工 的內(nèi)部詢價單，傳遞給采購人員。采購人員進行對外詢報價。第 20 頁 共 51 頁采購人員與銷售人員溝通詢價結(jié)果。采購人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價單上，購銷雙 方進行簽字確認。對外詢價：采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡 化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印 詢價單，發(fā)給供應(yīng)商。生產(chǎn)基地 采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中 錄入詢價物品、

27、數(shù)量、目標價位、向哪些供應(yīng)商詢價等信 息。報價單業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商報價的方式主要有電話、傳真。供應(yīng)商報價時已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價中 不包括任何折扣信息。報價無需審批即可生效。 希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報價歷史紀錄。生產(chǎn)基地 供應(yīng)商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、 傳真。第 21 頁 共 51 頁報價內(nèi)容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調(diào)。報價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價格合同將保存在遠達集團總調(diào)度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報價信息， 并可以由詢價單自動生成報 價單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報價單可以記

28、錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具 等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要報 價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或者制 作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工 作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進行報價審 批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄 入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。訂單管理訂單生成業(yè)務(wù)需求北方光電第 22 頁 共 51 頁 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購 部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地 制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計劃生成。目前銷售合同基本與采購合同一一對應(yīng)。生

29、產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標準采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關(guān)規(guī)定 生成。采購訂單無需與銷售訂單進行對應(yīng)。解決方案北方光電：總部的采購業(yè)務(wù)分為三種類型：貿(mào)易一部、 貿(mào)易二部、光電部等的貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)?？偛夸N售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)。總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務(wù)。1. 總部貿(mào)易類采購業(yè)務(wù)類型編號類型描述1自營出口業(yè)務(wù)處理出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務(wù)處理自營進口采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務(wù)包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務(wù)處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務(wù)收取加工費用的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊管理6代

30、理進口業(yè)務(wù)收取代理費的業(yè)務(wù)類型，在財務(wù)模塊與采購模塊管理第 23 頁 共 51 頁編號類型描述7內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)，在采購模塊管理注：這里所指的代理進口業(yè)務(wù)是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務(wù)的范疇，這里的代理業(yè)務(wù)在財務(wù)上反映的不是結(jié)轉(zhuǎn)收入和成本，而是代理 費的收入。這里所指出的業(yè)務(wù)類型以及業(yè)務(wù)類型的解決方案同樣適用于遠達集團的業(yè)務(wù)處理。自營出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。操作流程如下所示：1. 運用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單， 導(dǎo)入采購模塊生成請購單。2.

31、采購員創(chuàng)建采購訂單。為了便于銷售人員對采購訂單 情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之 間的聯(lián)系。采購員根據(jù)請購單“接收人附注”中記錄 的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。如果有多個第 24 頁 共 51 頁 采購訂單為一張銷售訂單進行采購，則在銷售訂單編 碼后加流水號作為采購訂單編碼。在供應(yīng)商將物品發(fā)運至客戶時，采購員根據(jù)收到供應(yīng) 商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并 在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。具體的系統(tǒng)流程如下：自營出口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中進行盈虧測算的嚴格控制，即需要將自營出口業(yè)務(wù)中預(yù)測的費用以采購訂單的形式錄 入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單，具

32、體 步驟如下：銷售業(yè)務(wù)員對銷售訂單進行確認后，由專人在系統(tǒng)中 查詢該銷售訂單；將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；根據(jù)盈虧測算表的預(yù)測金額在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的費用 采購訂單。在系統(tǒng)設(shè)置時，預(yù)先根據(jù)不同部門，不同的費用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費用采購訂單模版。第 25 頁 共 51 頁需要通過復(fù)制費用采購訂單模版生成各種費用訂 單。費用采購訂單上顯示單價顯示 1，數(shù)量輸入金額銷售訂單對應(yīng)的采購訂單編號規(guī)則如下所示：采購訂單類型采購訂單編號外運費采購訂單銷售合同號 -F傭金費用采購訂單銷售合同號 -C雜項費用采購訂單銷售合同號 -Z物料采購訂單銷售合同號 -1注：1) 不同的外運公司需要做不同的外運費

33、用采購訂單， 如果預(yù)測一個出口合同項下發(fā)生不同外運公司的 外運費，那么外運費采購訂單以銷售合同號位前 綴，后加 -F1，F(xiàn)2 等。2) 物料采購訂單如果存在多張， 那么從 -1 開始向下續(xù) 編。自營進口業(yè)務(wù)的處理自營進口業(yè)務(wù)中，進口合同占據(jù)主導(dǎo)地位，同事自營進口 的業(yè)務(wù)量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關(guān) 系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。制作進口 采購訂單的流程與標準的國內(nèi)采購訂單相同，注意幣種需 要選擇外幣。關(guān)稅及進口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用的處理：第 26 頁 共 51 頁方案一：平均成本更新按照采購價格制作采購在報關(guān)時接 收入庫平均成本更新（關(guān)稅運保銷售發(fā)貨時結(jié)轉(zhuǎn)成本獲得關(guān)稅繳

34、款通知書時在庫存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下： 借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對關(guān)稅發(fā)票進行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動關(guān)閉2. 錄入采購訂單時運用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯誤的可能第 27 頁 共 51 頁缺點：平均成本更新的時點與金額影響財務(wù)記帳的準確性與及時性平均成本更新的責(zé)任人待定方案二：報關(guān)時作以含關(guān)稅、運費、保險費的價格制作采 購訂單報關(guān)時按照含運 接收入庫費價格制作采購接收入庫時：借：材料采購 12 （含稅、費價格）貸：應(yīng)計負債 12借：庫存 12貸：材料采

35、購 12發(fā)票匹配時：借：應(yīng)計負債 12貸：應(yīng)付帳款 10 （采購價格）發(fā)票價格差異 2優(yōu)點：庫存成本較為準確及時反映第 28 頁 共 51 頁缺點：1. 運用本方案的前提是在報關(guān)時，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知 道需要計入成本的運保費金額2. 要求業(yè)務(wù)員在報關(guān)后，錄入采購訂單的價格為手工計 算的含關(guān)稅、運保費等的價格，數(shù)額的準確性同樣影 響財務(wù)記帳由于關(guān)稅按照報關(guān)單匯率計算，需要在錄入采購訂單時輸入用戶匯率采購訂單無法全額匹配，只能手工關(guān)閉采購訂單制定時間滯后，審批沒有實際意義經(jīng)過討論確定，運用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報 關(guān)單后，在系統(tǒng)中進行接收入庫，平均成本更新的操作。 并且確保平均成本更新的數(shù)

36、額與實際發(fā)生的運費、關(guān)稅金 額相同，否則在日后運費發(fā)票到后，財務(wù)無法入帳。 來料加工業(yè)務(wù)的處理由于來料加工業(yè)務(wù)發(fā)生時不擠占本公司的資金，不存在物 料貨權(quán)轉(zhuǎn)移，只向客戶收取一定比例的加工費用，向供應(yīng) 商支付加工費，建議此類業(yè)務(wù)通過財務(wù)模塊進行處理。 進料加工不作價業(yè)務(wù)的處理第 29 頁 共 51 頁進料加工業(yè)務(wù)存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，北方光電將原材料采購進來后，委托加工廠商進行加工，再將成品發(fā)運至客戶。具體解決方案如下：1合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。同時將銷售 合同號錄入銷售訂單題頭界面。接下來的操作同自營 出口業(yè)務(wù)的處理。2進口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。采購訂單號以 銷售合同號為前綴，進口

37、合同號在采購訂單界面的說 明字段中錄入，然后進行采購接收入庫等操作。3加工：在系統(tǒng)中錄入加工費用采購訂單。費用采購訂單上單價是 1，數(shù)量顯示金額， 加工費用 item 定義的具體內(nèi)容參見庫存解決方案。 ( 該業(yè) 務(wù)適用于三個生產(chǎn)基地的委外加工業(yè)務(wù) )在收到成品的入庫單據(jù)時，在系統(tǒng)中進行原料雜項出庫的處理。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項出庫。第 30 頁 共 51 頁出庫原料的數(shù)量 =（收到成品數(shù)量 / 成品總數(shù)量） * 原料總數(shù)量? 雜項出庫：為了便于查詢， 在參考字段錄入“銷 售合同號 -OUT”。出庫時不輸出庫物料的單位 成本，采用系統(tǒng)缺省的移動加權(quán)平均成本。? 通過查詢

38、獲得本次出庫原料的總成本。3）同時在系統(tǒng)中做成品雜項入庫的處理。成品入庫的數(shù)量 =收到成品的數(shù)量? 雜項入庫，接收成品。輸入成品的單位成本： 按比例計入成品成本的加工費用 =（收到成品數(shù)量 /成品總數(shù)量） *加 工費用總金額成品的單位成本 =（出庫原料的總成本 +按比例計入成品成本的加工費用） / 收到成品的數(shù)量? 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號 -IN ”。進料加工作價業(yè)務(wù)的處理該業(yè)務(wù)類型實際上是出口業(yè)務(wù)與自營進口業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù) 的結(jié)合。該種業(yè)務(wù)是以出口為導(dǎo)向的，所以在系統(tǒng)中也以 出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關(guān)聯(lián)。第 31 頁 共 51 頁對外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務(wù)，制

39、作銷售訂單， 申請導(dǎo)出生成成品的采購訂單。進料時，業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營進口的流程錄入進 口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說 明字段為實際的進口合同號，然后接收入庫。將進口原料作價給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂單， 在客戶 PO 字段記錄出口合同編號。加工廠商將成品發(fā)運后，業(yè)務(wù)員根據(jù)相關(guān)單據(jù)進行接 收入庫、發(fā)運確認的操作，產(chǎn)生相應(yīng)的財務(wù)信息。該業(yè)務(wù)中的單據(jù)編號規(guī)則如下所示：訂單類型采購訂單編號進口原料的采購訂單銷售合同號 -M完工成品的采購訂單銷售合同號 -1外運費用采購訂單銷售合同號 -F傭金采購訂單銷售合同號 -C雜項費用采購訂單銷售合同號 -Z代理業(yè)務(wù)的處理這里所指的代理業(yè)務(wù)

40、僅涉及代理費用的收取，不存在物權(quán)的轉(zhuǎn)移，不結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)收入和成本，因此建議相關(guān)的帳務(wù)通過財務(wù)模塊來完成，不由業(yè)務(wù)模塊進行信息傳遞。但第 32 頁 共 51 頁 是出于風(fēng)險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中 錄入計劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的 名稱。對該種訂單將不進行發(fā)放或接收，因此不會產(chǎn)生財 務(wù)信息。注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那 么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商委托加工 方名稱”。代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)的處理內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的 對應(yīng)關(guān)系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關(guān)

41、聯(lián)關(guān)系，因此建議按照標準的采購與銷售訂單流程進行處 理?？偛夸N售生產(chǎn)基地物品業(yè)務(wù)：總部光電部與精密光電部簽訂對外銷售合同之前，與采購部相關(guān)人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購。如果是從生產(chǎn) 基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地 的庫存組織發(fā)貨。采購部人員按照訂單要求協(xié)調(diào)生產(chǎn)基地 的生產(chǎn)，運用發(fā)運通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運，由銷售人員第 33 頁 共 51 頁待定）在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認。系統(tǒng)將自動按照轉(zhuǎn)移價格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。具體流程如下圖：產(chǎn)生的會計分錄如下： 生產(chǎn)基地： 借：主營業(yè)務(wù)成本 司間） 貸：存貨 北方光電： 借：應(yīng)收帳款 項

42、稅 貸：主營業(yè)務(wù)收入 應(yīng)交增值稅銷項稅司間）借：應(yīng)收帳款（公貸：主營業(yè)務(wù)收入借：主營業(yè)務(wù)成本應(yīng)交增值稅進貸：應(yīng)付帳款（公第 34 頁 共 51 頁由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。北方光電財務(wù)需要確認 庫存與應(yīng)付帳款，待業(yè)務(wù)員拿到提單，再確認銷售收入， 結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本?？?OU 銷售無法產(chǎn)生中轉(zhuǎn)庫存，因此建議 以下步驟：1. 光電部業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷 售訂單生成采購定單，并下達至生產(chǎn)基地。2. 生產(chǎn)基地的 生產(chǎn)計劃經(jīng)辦 在系統(tǒng)中錄入對北方光電的銷售訂單在發(fā)運至光電自備庫時，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認光電業(yè)務(wù)員進行接收入庫操作，財務(wù)確認庫存

43、待發(fā)運至客戶時，在光電部業(yè)務(wù)員根據(jù)提單在系統(tǒng) 中進行發(fā)運確認注：關(guān)于銷售業(yè)務(wù)的具體處理參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。 總部為生產(chǎn)基地進行的長期框架性采購 由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購 訂單，在訂單中明確供應(yīng)商、 采購物品編碼、 數(shù)量、單價、 到期日等信息?？梢砸?guī)定該物品價格是否可以更改，如果第 35 頁 共 51 頁更改，價格上限是多少，并可以進行該一攬子協(xié)議采購總 額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行 發(fā)放。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購 訂單 / 采購發(fā)放、接收、入庫。訂單內(nèi)容業(yè)務(wù)需求

44、 采購合同編碼：1. 總部目前的幾個部門存在不同的采購訂單編碼規(guī) 則，例如：輕工部：QG020514FXXQG：輕工部；02： 2002年；05：5 月；14：今年的第 14 票號；F：業(yè)務(wù)員代碼； XX：客戶機械部：N 表示國內(nèi)采購；M 表示出口；A 年份；B月、 日JX機械部；E員工名稱組合規(guī)則： N/MABJXE舉例： N61220528JXF第 36 頁 共 51 頁 表示：機械部員工張卓飛在 2002年 5月 28日的采購合同 號照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根 據(jù)自己的喜好進行編制。目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。2. 生產(chǎn)基地 沒有采購訂單編碼。采購訂單編碼

45、規(guī)則有待統(tǒng)一。 采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價格是含稅價，并且 可以部分或全部退稅。解決方案北方光電1. 采購訂單編號 不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工 輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸 入進口合同號或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務(wù)類型的編 號:編號類型描述訂單編號規(guī)則1自營出口業(yè)務(wù)處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè)務(wù)引入的出口合同編號序號( 1 )3自營進口業(yè)務(wù)處理自營進口業(yè)務(wù)自營進口合同號4進料加工不作價業(yè)務(wù)處理不作價的進料加工業(yè)務(wù)引入的出口合同編號 -M (1， 2 )4進料加工作價業(yè)務(wù)處理作價的進料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù)原料采購：引入的出口合同

46、編號 -M(1,2 ) 成品采購：引入的出口合同編號 -I(1,2 )第 37 頁 共 51 頁編號類型描述訂單編號規(guī)則5代理進口業(yè)務(wù)處理代理進口業(yè)務(wù)進口合同號6內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù)實際的內(nèi)貿(mào)合同編號2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子 采購協(xié)議編碼為采購員負責(zé)的產(chǎn)品代碼（ 2 位）年月日 （6 位）兩位流水號。生產(chǎn)基地1. 采購合同編號： 在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進行流水編 號 零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼年 月日兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負責(zé)采 購的物品類別確定。北方光電與生產(chǎn)基地：1.

47、采購訂單編號的錄入： 可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個字段 輸入編號：1）采購訂單號：主要業(yè)務(wù)和財務(wù)的統(tǒng)計參考字段。 2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。2. 標準合同文本的打印 建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品 編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條 款，而且格式較為較亂。第 38 頁 共 51 頁 建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD ，然后作 為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將 訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出， OFFICE 支持導(dǎo)出的 TXT 格式文件， 然后 可以粘貼在 WORD 或 EXCEL 模板上編輯

48、，操作比較簡 便。訂單安全性業(yè)務(wù)需求北方光電采購訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，最終與供 應(yīng)商簽訂采購合同。具體的采購合同審批流程參見 BPR 相關(guān)流程與操作手冊 文檔。采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、 取消。生產(chǎn)基地采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。 由于各采購經(jīng)辦分別負責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采 購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購訂單的信 息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購訂單。部門經(jīng)理 和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當標準訂單的價格 不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什

49、 么樣的操作?？紤]到安全層次運用“層次結(jié)構(gòu)”時，可能 在人員變動時發(fā)生審批傳遞的問題，建議通過將采購訂單 的菜單掛給相關(guān)的人員實現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定第 39 頁 共 51 頁 為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對其 他采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關(guān)閉等操作。采購接收與退貨采購接收控制業(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實際入庫， 但財務(wù)上需要在貨物發(fā)運后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫 存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認銷售收入。采購部為光電部進 行的采購需要進自備庫，財務(wù)根據(jù)入庫通知單進行記帳。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運前必須進行商檢，可 能自行按批抽

50、檢或要求第三方檢驗。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果 是長期供應(yīng)商則不進行檢驗。檢驗可能在倉庫或工廠進 行。采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部（照明 部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情 況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補采購訂單的情況。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn) 誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同 商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。光電 部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進行換 貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng) 商，在下筆業(yè)務(wù)中進行

51、沖減。第 40 頁 共 51 頁 生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗，由質(zhì)保部對光學(xué)材料、金 工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準的則 合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進行相應(yīng)的記 帳。檢驗結(jié)果在入庫單上進行記錄。對于未通過檢驗的貨 物成批退回至供應(yīng)商。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于 訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量 少于訂單數(shù)量時，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購接收時間上沒 有嚴格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。 接收客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。檢驗屬于 合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。解決方案北方光電考慮總部貿(mào)易類企業(yè)

52、物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接 入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接 收與入庫。對于物品質(zhì)量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。不允許替代接收，不允許無訂單接收。接收單采用流水編號。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準接 收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進行兩步動作：接收，在系統(tǒng)中生成接收單入庫，明確進入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn)第 41 頁 共 51 頁 如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量， 記錄質(zhì)量等級等。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。采購?fù)素洏I(yè)務(wù)需求北方光電貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購部為光電 部進行的采購?fù)素浛赡茉谌霂烨盎蛉霂旌筮M行。即使出現(xiàn) 退貨，也不進行財務(wù)處理， 而是根據(jù)雙方協(xié)商進行換貨等。生產(chǎn)基地如果整批貨物經(jīng)檢驗未達到合格標準，則不入庫退回