1、2009-1辦公室管理 一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題2分， 共20分）1文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開應(yīng)該把郵件分成最急件，次急件和普通件經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好2文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）電話鈴響一聲就應(yīng)接聽在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位D文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達 3以下關(guān)于名片的使用，不正確的是（ C

2、）A向別人遞送名片時，應(yīng)雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ奖硎咀鹬?B文員印制名片，所用文字以中英文為佳，以適應(yīng)不同的需要 C文員不必在任何時候、任何場合都隨身攜帶名片 D對方給你名片，而你恰好沒帶，應(yīng)立即說明并表示歉意 4文員在傳達上級或上司的文件精神和指示時，哪一種做法是不正確的（ D ）傳達不走樣，不可加進自己的意見必要時可形成文字材料，照本宣科注意保密，不可在普通電話、信函里傳達有秘密內(nèi)容的指示可以任意發(fā)揮，也可以用上司的口氣講話5按照握手的禮儀規(guī)則，以下哪一種說法是錯誤的（ B ）A年長女性先向年輕女性伸手，女性先向男性伸手，職位高的先向職位低的伸手 B女性在任何場合都應(yīng)摘下手套握手，男性

3、可以不必 C握手時可略微用些力，給對方一種誠摯和尊重的感覺 D女文員與男士握手，只需微笑著把手伸向?qū)Ψ?，對方只能輕輕握一下女士的手指部分6文員在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ A ） A拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂 B對寫信人的各項情況逐項登記C處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7文員進行會議的計劃和準備時，不應(yīng)該做的是（ C ） A文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便 B什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 C會議場所的選擇，要根據(jù)會議的時間長

4、短、花費多少作決定 D文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作8以下關(guān)于名片的使用，不正確的是（ C ）A向別人遞送名片時，應(yīng)雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ奖硎咀鹬?B文員印制名片，所用文字以中英文為佳，以適應(yīng)不同的需要 C文員不必在任何時候、任何場合都隨身攜帶名片 D對方給你名片，而你恰好沒帶，應(yīng)立即說明并表示歉意 9上司出差，文員預(yù)訂機票時，以下哪一種做法不正確（ D ） A首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B辦理預(yù)訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊 C與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應(yīng)找同一個人 D不必提前，在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認10照料上司身邊瑣事的說法，哪一種

5、是不正確的（ D ）有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性 B到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當時機提醒上司用餐 C對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助二、判斷題（正確打“”，錯誤打“”。每小題2分，共20分）1.如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間（ ）2即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助（ ）3口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅一些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。 （ ）4受到直屬上司以外的指派時，假如文員

6、自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。 （ ）5列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。 （ ）6在正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿。（ ）7雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。 （ ）8晚宴一般不邀請夫婦同時出席。 （ ）9交際應(yīng)酬的主要項目并不是參加婚喪喜慶等活動。 （ ）10文員對自己的工作要分輕重緩急，決定工作次序。受制約的工作應(yīng)置于后，自己支配的工作則置于前。 （ ）三、簡答題（每小題15分，共30分） 1文員向上司進言具有什么意義和作用？參謀作用。

7、主動向上司提出建議或工作方案，也是文員參政議政的一種手段（5分）補缺作用。上司在工作中難免有疏忽、缺點，文員看到及時提出，拾遺補缺，或適當?shù)匾?guī)勸，有利于上司工作的改進，發(fā)揮助手作用，變被動服務(wù)為主動服務(wù)（5分）增進關(guān)系作用。形成與上司經(jīng)常的、非正式的思想交流、切磋，可以建立既是上下級，又是同志式的正常關(guān)系，甚至進一步形成親密的工作伙伴關(guān)系（5分） 2什么是國際會議？它必須具備哪兩個特點？國際會議指來自兩個以上國家（不是指地區(qū)）的政府、政黨或社會組織、民間團體就共同關(guān)心的問題召開的會議（5分）特點：一是來自或代表兩個以上國家，也可以是多國會議、世界性會議（5分）；二是議題必須是共同的，觀點當然可

8、以不同；如果各講各的題目，就沒有必要在一起開會（5分）四、案例分析題（30分）皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書李麗，聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳

9、細情況。但這次談判確實非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。”皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。尤其令她難過的是，只有好朋友珍妮知道這件事，而恰巧珍妮所在的羅浪斯公司搶走了他們的生意。問題：（1）秘書與親朋好友談話或閑聊時，能否不分場合、不分對象暢所欲言？（2）企業(yè)的機密有哪些？（3）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？（1）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（10分）（2）企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運作