1、XX大學檔案工作管理暫行方法第一章總那么第一條為加強我校檔案工作，進一步提高檔案管理水平，更有效 地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、黨政管理以及其它 各項工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、普通高等學 校檔案管理方法和全國檔案信息化建設實施綱要的要求，結合 我校檔案管理工作的實際，制定本方法。第二條我校檔案是指在從事教學、科研、生產、黨政管理以及其 它各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖 表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條檔案工作是學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。必須全面貫徹國家檔案工作法令、 法規(guī)和各項方針

2、政策，把檔案工作納入學校整體開展規(guī)劃，納入管理 制度、納入學校各級領導及有關人員的職責范圍和議事日程，做到各 項工作與檔案工作實行”四同步管理，即布置、檢查、總結、驗收 各項工作時,要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，保持檔案工 作與學校各方面工作的協(xié)調開展，在人員、經費、庫房、設備等方面 給予保證。第二章檔案管理體制、機構和職責第四條我校檔案工作應在校長的統(tǒng)一領導下，由主管副校長負 責。學校成立以校長為組長的檔案工作委員會，負責審議學校檔案工 作的重大問題。學校檔案工作委員會下設檔案館，對學校的各類檔案 實行集中統(tǒng)一管理。各部門應明確一名負責人分管本單位的檔案工 作，并根據(jù)實際情況，配備一

3、名兼職檔案員，負責本部門檔案的收 集、整理和移交工作。第五條主管校領導的工作職責.貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律、法規(guī)，審批學校有關檔案工 作的規(guī)章制度，并結合學校實際，提出指導性意見。.主持全校性檔案工作會議，決定檔案館開展中的重大問題和獎懲 事項，保證檔案工作所需經費的落實。.將檔案信息化建設納入學校信息化建設的總體規(guī)劃中同步開展，為實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造必要條件.注重檔案隊伍建設，支持檔案管理人員參加國內外檔案學術交流 活動。.負責需要銷毀檔案的審批工作。第六條檔案館既是學校檔案工作的業(yè)務管理部門，又是永久保存 學校檔案并提供利用的檔案文獻信息中心，業(yè)務上接受上級檔案行政 管理部門的領導

4、、監(jiān)督和檢查。第七條檔案館的基本任務.貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，制定本校檔案 工作規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。.統(tǒng)一管理學校各部門的檔案工作，履行檔案行政管理職能，負責 組織全校檔案工作網(wǎng)絡，指導和協(xié)助各單位做好各類檔案的收集（征 集）、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作。對接收的各類檔案資 料進行科學管理，開展檔案開發(fā)利用工作。.維護學校歷史的真實面貌，發(fā)揮檔案原始憑證作用，使檔案成為 學校領導做出各項決策時的重要參考依據(jù)。.組織實施檔案的信息化建設，負責電子文件歸檔和電子檔案的規(guī) 范化管理。.編制檢索工具，編研檔案史料和參考資料，多形式深層次開發(fā)檔 案信息資

5、源，把檔案館建成學校的檔案文獻信息中心。.保守檔案機密，做好檔案的保護工作，確保檔案平安。.明確檔案工作崗位職責，對全校專（兼）職檔案工作人員和有關 業(yè)務人員進行檔案業(yè)務培訓，開展檔案學術研究和檔案政策、法規(guī)的 宣傳教育活動。.完成上級部門和學校領導交辦的其他任務。第八條各部門負責人工作職責.參加學校召開的檔案工作會議，組織本部門人員學習檔案法規(guī)， 執(zhí)行學校檔案工作的各項規(guī)章制度。.把檔案工作納入本單位的議事日程，制定相應的措施，組織實 施，每年定期檢查一次檔案工作。3加強與檔案館的聯(lián)系，共同做好本部門檔案業(yè)務指導、檢查、監(jiān) 督工作，審核向檔案館移交的案卷，保證歸檔案卷的質量。第九條兼職檔案人

6、員工作職責.堅持平時立卷，參照本單位歸檔范圍及保管期限表，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。.負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作， 保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。.歸檔案卷做到組卷合理，編寫頁號準確，文件目錄打印規(guī)范，案 卷標題簡明扼要。.主動接受檔案館的業(yè)務指導和催促檢查，按規(guī)定時間向檔案部門 歸檔。.積極參加業(yè)務學習,不斷提高檔案工作水平。.注意文件材料的平安和保密工作。第三章檔案管理第十條建立和完善歸檔制度，將檔案工作納入教學、科研和行政 管理人員的職責范圍，做到每項重要工作都有完整、準確、系統(tǒng)的文 件材料歸檔保存。實行紙質檔案和電子檔案同時歸檔的管理制度。第十一

7、條學校實行部門和課題組立卷歸檔制度，各類文件材料應 由形成部門按檔案館制訂的各門類檔案立卷歸檔范圍及要求，依據(jù)文 件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁號和件號，打印 卷內文件目錄，并連同電子文件，在規(guī)定期限內向檔案館移交，檔案 館應加強立卷指導工作。第十二條我校形成的各類檔案材料是對學校工作的真實記錄，必 須實行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)與平安。各單位及其 個人在教學、科研、黨政管理等各項職務活動中形成的各種載體形式 的文件材料，必須按照規(guī)定歸檔移交。任何單位和個人不得以任何借 口長期滯留或據(jù)為己有。對于非職務活動中形成的重要文件材料，檔案部門可采取征集、代管等形式收集保管

8、。第十三條檔案信息化建設應納入學校信息化建設規(guī)劃，以檔案的 信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源的 開發(fā)利用為目標，加快檔案信息化的設施建設，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建 設，加強標準和規(guī)范的管理，建設數(shù)字化檔案館。第十四條做好檔案的鑒定工作，對保管期限已滿、失去保存價值 的檔案，由檔案館和業(yè)務主管部門組成鑒定小組對檔案密級調整和需 要銷毀的檔案提出建議，報主管校領導批準后實施。未經鑒定和批 準，不得銷毀任何檔案。銷毀檔案要造具清冊組織監(jiān)銷。第十五條檔案館應認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按國家有關規(guī) 定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。第四章文件材料的歸檔、移交和接收工作第十六條歸檔范圍

9、以我校各單位產生的文件材料為主，要把反映 本單位職能活動所產生的具有長遠和重要查考價值的文件材料作為本 單位立卷歸檔的重點。依照普通高等學校檔案管理方法和我校實 際情況，我校文件材料歸檔范圍包括：黨群類、行政類、教學類、科 研類、基建類、設備類、產品生產與科技開發(fā)類、出版類、外事類、 財會類、學生類、聲像類、實物類等。第十七條歸檔時間。.黨政、財會和能按年度歸檔的部門，應在每年6月底以前完成上一年度立卷歸檔工作。.教學部門和能按教學年度立卷歸檔的部門應在每年10月底以前 完成上一個學年度的立卷歸檔工作。.科研、基建、設備、工廠等部門應在工程完成，鑒定驗收后兩個 月內完成立卷歸檔工作。第十八條向

10、檔案館移交檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式 兩份，交接雙方要簽名蓋章，各保存一份。第十九條檔案分類編號力求統(tǒng)一規(guī)范，檔號編制要便于手工檢索 和計算機管理。第五章檔案的利用和開放第二十條建立檔案借閱制度，積極提供查詢利用。檔案查閱一般 應在檔案閱覽室，檔案借出須辦理登記手續(xù)”艮期歸還，健全催還制 度。復制檔案一般應由檔案館負責辦理，并按規(guī)定收費。嚴禁拆卷、 抽取、涂改、圈點、損壞檔案或轉借他人。第二十一條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，須經檔案部門負責 人同意，其中涉密檔案須經保密工作部門、檔案形成單位或本人同 意，必要時報請校領導審查批準。第二十二條建立檔案統(tǒng)計、檢查和利用效果登記制度，檢查

11、分析 利用效果及存在的問題。第二十三條按照檔案法的規(guī)定，對屬于應向全校和社會開放的檔 案由檔案館依照程序組織實施。第二十四條學校檔案部門提供利用重要、珍貴的檔案，一般不提 供原件。如有特殊需要，須經檔案館負責人同意。加蓋檔案部門公章 的檔案復制件，與原件具有同等效力。第二十五條高等學校檔案部門是學校出具檔案證明的唯一合法部 門，應按照有關規(guī)定向檔案利用者收取費用。第六章獎勵與處分第二十六條有以下事跡之一的單位和個人，由學校給予表彰與獎 勵：.對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的；.對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；.對檔案學研究及檔案史料研究做出重要貢獻的；.將重要的或者珍貴的檔案捐贈給學校檔案部門的；.同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。第二十七條對于違反中華人民共和國檔案法的行為，應按照 中華人民共和國檔案法實施方法規(guī)定的程序和處理方法予以處分，并按有關規(guī)定建立備案制度。第二十八條有以下行為之一的,由檔案館責令限期改正，或者報 請學校處理情節(jié)嚴重的，由學校報請地方檔案行政管理部門對直接 責任人給予處分