1、湖南人生飲品有限公司第9頁 共9頁企業(yè)辦公自動化化實施方案網(wǎng)絡運營中心 2011/03/04目 錄關于辦公自動化化實施OA系統(tǒng)的的必要性OA系統(tǒng)實施計計劃總結關于辦公自動化化企業(yè)辦公自動化化也稱為OAA (Offfice AAutomaation) ，是一門綜綜合性的科學學技術。使用簡單、投投入相對較小小，大多數(shù)企業(yè)業(yè)往往選擇從從OA系統(tǒng)著手實施企業(yè)業(yè)的信息化管管理。OA系統(tǒng)的優(yōu)點點：可以實現(xiàn)分布式式協(xié)同辦公?？煽梢灾С侄喾址止荆üS廠）、跨地域域的辦公模式式和移動辦公公。企業(yè)員工工在任何地方方只需要用自自己的帳號登登錄OA系統(tǒng)就可以查查看和處理自自己的工作流流程、郵件和信息息?？梢月鋵嵐芾?/p>

2、制制度、工作流流程自動化。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想，可實時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題，從而提高工作效率。各個企業(yè)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。信息發(fā)布平臺和和內(nèi)部通訊平平臺。如企業(yè)業(yè)公告、新聞聞發(fā)布、電子子刊物等，使使內(nèi)部的規(guī)章章制度、新聞聞簡報、技術術交流、公告告事項等能夠夠在企業(yè)內(nèi)部員工工之間得到廣廣泛的傳播，使使員工能夠即即時的了解企企業(yè)內(nèi)部的發(fā)發(fā)展動態(tài)。可可以建立企業(yè)業(yè)內(nèi)部郵件系系統(tǒng)，短信系系統(tǒng)，即時通通訊系統(tǒng)等，使

3、使企業(yè)內(nèi)部的通通訊和信息交交流快捷通暢暢。文檔自動化管理理。各類的文文檔（包括各各種文件、知知識、信息）能能夠按權限進進行保存、共共享和使用，并并有一個方便便快捷的查找手手段。 OA系統(tǒng)的局限限性：由于OA系統(tǒng)屬屬于企業(yè)信息化管管理基礎應用用系統(tǒng)，并不不能實施企業(yè)業(yè)產(chǎn)銷存，財財務統(tǒng)計等較較為復雜的信信息化應用。實施OA系統(tǒng)的的必要性目前集團公司在在長沙，湘潭潭，寧鄉(xiāng)等地都設有分公公司、工廠和和辦公地點，涉及不同的的行業(yè)和業(yè)務務范圍。隨著著集團規(guī)模的擴展和員工的增加，在在集團內(nèi)部規(guī)章制度度管理、分公公司與各部門之間協(xié)調溝通、財務申申報與審核、人人力資源管理理等方面將會會遇到越來越越多的問題，正如

4、虞總所所總結的“人在路上跑跑，事情辦不不好，費用降降不下，效率率難提高”。OA系統(tǒng)正好能能解決異地辦辦公，分布式式管理所遇到到的問題，利利用互聯(lián)網(wǎng)的的快速便捷，能能將工廠、分分公司、各個個部門和所有有員工集中在一個平平臺進行管理理和溝通，而且集團公公司相對于其其他企業(yè)的優(yōu)優(yōu)勢在于新業(yè)業(yè)務剛剛起步步，不至于像像老企業(yè)那樣樣積重難返。所以我認為集團團目前實施OOA系統(tǒng)是必必要的，即可可以規(guī)范企業(yè)業(yè)管理，提高高工作效率，減減少辦公費用用，也可以為為將來實施更更加復雜的EERP、CRRM等系統(tǒng)打打下良好基礎礎，實現(xiàn)集團團的現(xiàn)代化信信息管理。OA結構圖OA系統(tǒng)實施計計劃系統(tǒng)實施需要做做以下的工作作：管理

5、架構的調研研。因為OAA系統(tǒng)以工作作流程為核心心，所以必須須明確集團總總部、工廠、分分公司、各部部門的管理關關系。例如某某公司業(yè)務副副總經(jīng)理負責責業(yè)務部門，總總經(jīng)理親自管管理行政部與與財務部，這這樣的管理架架構體現(xiàn)在OOA系統(tǒng)里，行行政部與財務務部的工作流流程無需通過過業(yè)務副總經(jīng)經(jīng)理的審核就就可提交總經(jīng)經(jīng)理，而業(yè)務務部門的工作作流程則需副副總經(jīng)理審核核通過后，才能提交交給總經(jīng)理審審核。如果管管理關系不明明確，OA系系統(tǒng)的基礎不不穩(wěn)，將不可可能成功實施施。管理權限的調研研。各個崗位位的管理者、員員工有什么樣樣的權限，權權限有多大必必須要明確。例例如某部門的的主管有10000元以下下的業(yè)務招待待費

6、審核權，體體現(xiàn)在OA系系統(tǒng)里他的部部門員工發(fā)生生了10000元以下的招招待費時，則則只需員工申申請后，部門門主管審核通通過后提交財財務部審核，無無需通過總經(jīng)經(jīng)理審核。如如果管理權限限不明確，會會造成工作流流程的混亂和和拖延，不能體現(xiàn)OOA系統(tǒng)的優(yōu)優(yōu)點。崗位員工的調研研。需要納入入OA系統(tǒng)管管理的員工需需要明確，在在OA系統(tǒng)里里可允許一員員工兼多崗位位和多員工同同崗位，但設設立了某個崗崗位卻沒對應應的員工的話話，則會造成成工作流程的的中斷。提供商與選型。目前國國內(nèi)協(xié)同OAA軟件廠商近近400家，相對成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應的有點擊、金和、用友、合強、協(xié)達、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點、明基、通達等廠商

7、，這類廠商軟件價格偏高，支持50-100用戶企業(yè)版售價在3萬至5萬元。免費期滿后需交納20004000/年的服務費。二線廠商如華天動力、思道、競凡、極限等，售價在8千至2萬元，價格的降低導致相關服務的減少，系統(tǒng)的安裝，部署與維護都需要公司專人負責。通過與廠商的接觸和節(jié)省開支的考慮，我建議在華天動力，通達科技和極限三家廠商中選擇，將軟件成本控制在3萬元以內(nèi)。系統(tǒng)的部署與試試用。OA系系統(tǒng)在全公司司推廣之前，需需要在小范圍圍如分公司內(nèi)內(nèi)試用，測試試系統(tǒng)平臺的的安全性和穩(wěn)穩(wěn)定性，同時時測試設置的的工作流程是是否完善和通通暢，并在此此基礎上進行行功能的修改改和調整。如如果測試通過過，則在集團團內(nèi)推行。

8、系統(tǒng)的培訓和維維護。OA系系統(tǒng)的實施觸觸及大家的工工作習慣，甚甚至各個業(yè)務務部門利益，在實施過程中，難免會遇到阻力，甚至抵觸情緒，所以在全面推行的同時，需要對各個部門進行培訓，加強員工對系統(tǒng)的認同感和習慣性。同時系統(tǒng)平臺的日常維護也需要專人負責，保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定和安全。系統(tǒng)實施的時間間安排：前期調研工作。需要2周時間，更需要管理高層的積極配合。對集團公司架構的規(guī)劃和安排、人員的管理和分配將是OA系統(tǒng)實施的基本條件。提供商的選擇與與產(chǎn)品選型。需要1周時間。需要對各個提供商的產(chǎn)品是否滿足和適合我們的要求進行評估。有必要可派人實地考察提供商的實力與服務。系統(tǒng)的部署與試試用。需要44周時間，需需要分公司配配合系統(tǒng)的測測試與調試，盡盡量將問題解解決在試用階階段。系統(tǒng)的培訓和維維護。時間待待定。需要組組織分公司、工工廠的各個部部門進行現(xiàn)場場培訓，重要要部門如財務務部更需要單單獨培訓。系系統(tǒng)的維護則則將持續(xù)進行行系統(tǒng)的實施的費費用預算：購買系統(tǒng)軟件：300000元。（這筆筆費用可?。S商考察差旅：2000元元。（1人33天北京出差差）系統(tǒng)平臺搭建：0元。（與與網(wǎng)站共用服服務器）培訓差旅：20000元。（湘湘潭、寧鄉(xiāng)兩兩地出差）系統(tǒng)維護：20000元/月月。（招聘11人負責維護護網(wǎng)站和OAA平臺服務器器）總