1、企業(yè)行政管理之檔案管理11、戰(zhàn)爭滿足了，或曾經(jīng)滿足過人的好斗的本能，但它同時還滿足了人對掠奪，破壞以及殘酷的紀(jì)律和專制力的欲望。查埃利奧特12、不應(yīng)把紀(jì)律僅僅看成教育的手段。紀(jì)律是教育過程的結(jié)果，首先是學(xué)生集體表現(xiàn)在一切生活領(lǐng)域生產(chǎn)、日常生活、學(xué)校、文化等領(lǐng)域中努力的結(jié)果。馬卡連柯(名言網(wǎng))13、遵守紀(jì)律的風(fēng)氣的培養(yǎng)，只有領(lǐng)導(dǎo)者本身在這方面以身作則才能收到成效。馬卡連柯14、勞動者的組織性、紀(jì)律性、堅毅精神以及同全世界勞動者的團(tuán)結(jié)一致，是取得最后勝利的保證。列寧 摘自名言網(wǎng)15、機(jī)會是不守紀(jì)律的。雨果企業(yè)行政管理之檔案管理企業(yè)行政管理之檔案管理11、戰(zhàn)爭滿足了，或曾經(jīng)滿足過人的好斗的本能，但它

2、同時還滿足了人對掠奪，破壞以及殘酷的紀(jì)律和專制力的欲望。查埃利奧特12、不應(yīng)把紀(jì)律僅僅看成教育的手段。紀(jì)律是教育過程的結(jié)果，首先是學(xué)生集體表現(xiàn)在一切生活領(lǐng)域生產(chǎn)、日常生活、學(xué)校、文化等領(lǐng)域中努力的結(jié)果。馬卡連柯(名言網(wǎng))13、遵守紀(jì)律的風(fēng)氣的培養(yǎng)，只有領(lǐng)導(dǎo)者本身在這方面以身作則才能收到成效。馬卡連柯14、勞動者的組織性、紀(jì)律性、堅毅精神以及同全世界勞動者的團(tuán)結(jié)一致，是取得最后勝利的保證。列寧 摘自名言網(wǎng)15、機(jī)會是不守紀(jì)律的。雨果企業(yè)行政管理之企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像

3、等。 企業(yè)檔案的含義A 企業(yè)管理性檔案一、檔案與文件的區(qū)別尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。對日后沒有查考價值的文件不是檔案 。二、件的含義單份文件，每份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊、會議記錄等，一冊（本）為一件；二、件的含義正本與定稿為一件；正件與附件為一件；正文與文件處理單為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件；二、件的含義來文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。三、歸檔的主要步驟和要求文件材料歸檔可分為11個步驟：1收集文件7文件著錄2區(qū)分年度8填備考表3劃分期限9文件裝盒4文件裝訂10打印目錄5文件排

4、列11入庫裝箱柜6文件編號1、收集文件把反映本單位主要活動的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。對不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。2、區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。具體如下：2、區(qū)分年度 具體如下：一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。多年的總結(jié)、報告，放在文件針對的最后一年。長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。跨年度的會議，放在閉幕年?？缒甓鹊陌讣旁诮Y(jié)案的一年。3、劃分期

5、限準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價值保管期限分別定為：永久（無限期）、長期（1650年）、短期（15年以下）4、文件裝訂修裱破損或頁幅過小的文件復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。 對報表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。4、文件裝訂裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。

6、 不銹鋼釘 三點一線裝訂5、文件排列由單位檔案室集中歸檔的單位:先將歸檔的文件材料按三個保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機(jī)構(gòu)時間”或時間先后排列。由各部門分別整理歸檔的單位：先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分開，再將同一機(jī)構(gòu)的文件按三個保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時間先后排列。 盡可能將關(guān)系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。5、文件排列統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時間先后排列。同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。6、文件編號歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空

7、白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。全宗號類別號期 限年 度機(jī) 構(gòu)件 號全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15全宗號：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫）全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15類別號：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為A全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15期限：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注文件形成年度的公元紀(jì)年。全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15機(jī)

8、構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的簡稱或代號（不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可空）。全宗號類別號 A期 限永久年 度2005機(jī) 構(gòu)件 號15件號：以年度為界限，由檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個流水號。件號應(yīng)做到不重號，不空號。不分機(jī)構(gòu)編件號年度期 限文件數(shù)量件 號2005永久45145長期2501250短期28512852005永久58158長期2101210短期2801280分機(jī)構(gòu)編件號年度機(jī)構(gòu)期 限文件數(shù)量件 號2005辦公室永久50150長期2001200短期28012802005業(yè)務(wù)科永久78178長期1851185短期25

9、01250.在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其他應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在相應(yīng)年度已歸檔文件之后編目歸檔。7、文件著錄 把歸檔文件的有關(guān)項目錄入檔案管理系統(tǒng)。著錄項目必須準(zhǔn)確、詳細(xì)，以提高利用文件的查準(zhǔn)率、查全率。必須著錄的項目有：文件題名、責(zé)任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-025件號：以年度為界限，一個保管期限編一個大流水號。全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A20

10、03 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知200506-025責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；聯(lián)合發(fā)文的，可只著錄第一責(zé)任者。全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知200506-025文號：文件的發(fā)文字號，如“從府2005X號”全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-02

11、5題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄，不做隨意改動。如文件沒有題名或有題名但無實質(zhì)內(nèi)容，無法揭示文件的實際內(nèi)容或成份，應(yīng)加擬或重擬，附于原題之后，外加“ ”號全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。全宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005X號 關(guān)于的通知2005-06-025頁數(shù)：指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計頁數(shù)。全宗號類別號年度保管期限機(jī)

12、構(gòu) A2003 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005 號 關(guān)于的通知2005-06-025備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見檔號。8、填寫備考表 盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：由負(fù)責(zé)本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。9、文件裝盒將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年

13、度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號。（詳見下圖）全宗名稱全宗號類別號年 度機(jī) 構(gòu)期 限起止件號檔案盒背脊式樣公司全宗號類別號A年 度2005機(jī) 構(gòu)期 限短 期起止件號 128已填好的檔案背脊事例10、打印目錄按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份?！皺n案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。（1）目錄夾封面全宗名稱公司全 宗 號類 別A期 限短期年 度2005（2）目錄夾背脊全宗號機(jī) 構(gòu)類別號A期 限短期年 度2005（3）填寫歸檔情況登記表年度保管期限件數(shù)保 管接 收備注單位姓名單位姓名2002永久502003永久752004永久23.單

14、位名稱：公司歸檔情況登記表內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況本年度管理性檔案（文書）歸檔情況例如（見后） （4）擬寫歸檔說明一、主要工作概況（此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫）二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況1、本公司內(nèi)設(shè)5個部門（、.）共有職工人。2、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān)三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久108件，編號1108件；長100件，編號從100件；短期100件，編號1100。二四年月公司二三年歸檔說明全

15、宗號類別號年度保管期限機(jī)構(gòu) A2005 短 期歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題 名日期歸檔頁數(shù)文件格式備注1從化市人民政府從府2005x號 關(guān)于的通知2005-06-025（5）打印歸檔文件目錄裝訂“檔案目錄” 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個流水號）。具體裝訂時，先放置“歸檔情況登記表”，再按時間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。11、入庫裝箱柜 室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限

16、進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點是便于存放和拿取檔案。G 企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類經(jīng)濟(jì)合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動中形成的，反映信用業(yè)務(wù)工作情況并且有保存價值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。根據(jù)企業(yè)的實際情況可設(shè)置為經(jīng)濟(jì)合同、客戶管理檔案類。 合同材料的分類整理1可按合同形成的地區(qū)排列。2可按合同形成的時間順序進(jìn)行排列。3可按合同形成的內(nèi)容種類進(jìn)行排列。類目標(biāo)識編制： （1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： G 1 1 案卷號（順序號） 目錄號（第1本目錄） 大類代字 （企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理 類） （2）適用大中型企

17、業(yè)，合同、客戶材料較多的根據(jù)本單位的實際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類目設(shè)置可增可減。 4.合同檔案保管期限分為長期（1650年）和短期（115年）。 5、合同檔案的整理（1）單份合同的整理（2）以卷的形式整理的方法 a.卷內(nèi)文件排列 b.編頁碼 c.擬寫案卷標(biāo)題 順序號文號責(zé)任者題 名 日期頁號備注1公司 合同2002.02.051. 卷內(nèi)文件目錄全宗號目錄號G1.1案卷號1d.填寫卷內(nèi)目錄案卷封面公司 公司與公司簽定合同、協(xié)議書自 2002年2月至2005年2月保管期限長期本卷共 1件 23頁歸檔號全宗號目錄號G1.1案卷號13e.編制封面 f.案卷裝訂 g.入盒 h.編制“檔案目錄”卷號歸檔號題名起止日期卷內(nèi)頁數(shù)保管期限備注13 公司與公司簽定合同、協(xié)議書2002.02.10-2005.