商務(wù)寫作2導(dǎo)入2課程目標(biāo)2站點(diǎn)地圖3320分鐘鐘掌握精精華5導(dǎo)師簡介55學(xué)習(xí)6了解基本信信息6開始10組織材料114撰寫初稿118確定段落結(jié)結(jié)構(gòu)200風(fēng)格編輯225起草電子郵郵件299練習(xí)32情景模擬332知識檢測335問題1335問題2335問題3336問題4336問題5337問題6337問題7338問題8338問題9339問題10039應(yīng)用40應(yīng)用步驟440應(yīng)用工具444拓展44《哈佛商業(yè)業(yè)評論》文文章444推薦書目445哈佛商學(xué)在在線推薦薦資源445參考文獻(xiàn)445商務(wù)寫作導(dǎo)入如果是您，您您會(huì)怎么么做？辛迪的同事事對她的的工作一一直鼎力力支持，但但最近他他們好像像不太買買辛迪的的賬了。辛辛迪不知知道到底底發(fā)生了了什么事事。兩周周前，她她將會(huì)議議紀(jì)要用用電子郵郵件發(fā)給給團(tuán)隊(duì)成成員，并并在郵件件中注明明，周五五上午召召開團(tuán)隊(duì)隊(duì)會(huì)議。然然而到了了周五那那天，只只有兩個(gè)個(gè)人到會(huì)會(huì)。一周周后，辛辛迪再次次向每個(gè)個(gè)人發(fā)了了份電子子郵件，這這次是關(guān)關(guān)于月度度報(bào)告的的事宜。在在郵件里里，她注注明將有有高層管管理人員員參加他他們的員員工會(huì)議議?？墒鞘?，當(dāng)銷銷售副總總裁出現(xiàn)現(xiàn)在下一一次會(huì)議議上時(shí)，她她的團(tuán)隊(duì)隊(duì)卻表現(xiàn)現(xiàn)得措手手不及。是是她的團(tuán)團(tuán)隊(duì)成員員不把她她當(dāng)回事事嗎？還還是因?yàn)闉樗龥]有有與他們們做好溝溝通？如果是您，您您會(huì)怎么么做？電子郵件是是最近的的一種科科技創(chuàng)新新，但要要用好它它，辛迪迪需要倒倒退一步步，運(yùn)用用亙古不不變的好好信件原原則。辛辛迪可能能試圖在在電子郵郵件中傳傳遞大量量信息，以以致沒有有真正實(shí)實(shí)現(xiàn)與同同事之間間的溝通通。通常常情況下下，每封封郵件只只應(yīng)包含含一個(gè)主主題。如如果郵件件涉及多多個(gè)主題題，內(nèi)容容冗長繁繁瑣，閱閱讀者往往往會(huì)抓抓不住主主要內(nèi)容容，甚至至沒有耐耐心讀完完整封郵郵件。辛辛迪的電電子郵件件應(yīng)該寫寫得簡短短精練，這這符合大大家的利利益。辛辛迪還應(yīng)應(yīng)該使郵郵件目的的一目了了然，在在郵件主主題行和和正文開開頭，都都應(yīng)該清清晰地說說明郵件件的目的的。您的信件能能否達(dá)到到想要的的結(jié)果？？課程目標(biāo)本課程提供供相關(guān)信信息，幫幫助您完完成以下下各項(xiàng)工工作：根據(jù)閱讀者者的需要要組織郵郵件內(nèi)容容運(yùn)用各種寫寫作策略略完成寫寫作任務(wù)務(wù)利用編輯和和設(shè)計(jì)原原則提高高郵件內(nèi)內(nèi)容的影影響力站點(diǎn)地圖導(dǎo)入課程目標(biāo)站點(diǎn)地圖20分鐘鐘掌握精精華導(dǎo)師簡介學(xué)習(xí)了解基本信信息講清楚您的的目的界定主題范范圍核心概念::

采取取“以讀讀者為中中心”的的方法清楚表達(dá)關(guān)關(guān)鍵信息息讓信息簡明明扼要思考傳達(dá)信信息的策策略高管視角::

就是是要不斷斷重復(fù)你你的信息息開始預(yù)測讀者的的問題擬一份傳統(tǒng)統(tǒng)式提綱綱使用頭腦風(fēng)風(fēng)暴式提提綱嘗試自由寫寫作互動(dòng)練習(xí)::

如何何開始寫寫作？組織材料核心概念::

選擇擇組織方方法重要性排序序法時(shí)序法過程和程序序法空間排列法法比較和對比比法具體到一般般法或一一般到具具體法分析法互動(dòng)練習(xí)::

組織織撰寫初稿核心概念::

粗略略寫完從讓您感覺覺最容易易下筆的的地方開開始按“類別”寫寫作技術(shù)文檔的的特殊注注意事項(xiàng)項(xiàng)確定段落結(jié)結(jié)構(gòu)聚焦段落自然過渡互動(dòng)練習(xí)::

評估估段落內(nèi)容編輯核心概念::

讓您您的信息息重點(diǎn)明明確有策略地排排列關(guān)鍵鍵信息回答讀者的的問題：：“為什什么？”高管視角::

傳達(dá)達(dá)戰(zhàn)略風(fēng)格編輯為您的初稿稿注入視視覺沖擊擊力核心概念::

讓語語氣貼近近受眾檢查文檔是是否簡明明扼要高管視角::

不要要過分追追求細(xì)節(jié)節(jié)使用主動(dòng)語語態(tài)檢查精確度度起草電子郵郵件了解常見問問題從主題行開開始每封郵件只只涵蓋一一個(gè)主題題，并迅迅速說明明您的意意圖。簡明扼要，并并使用附附件謹(jǐn)記受眾的的需求采用簡單的的格式回顧公司的的電子郵郵件政策策知道什么時(shí)時(shí)候不能能發(fā)送電電子郵件件互動(dòng)練習(xí)::

恰當(dāng)當(dāng)使用電電子郵件件練習(xí)情景模擬知識檢測應(yīng)用應(yīng)用步驟規(guī)劃寫作任任務(wù)的步步驟內(nèi)容編輯的的步驟風(fēng)格編輯的的步驟應(yīng)用技巧重要性排序序法的運(yùn)運(yùn)用技巧巧比較和對比比法的運(yùn)運(yùn)用技巧巧電子郵件的的寫作技技巧商務(wù)備忘錄錄的寫作作技巧商業(yè)信件的的寫作技技巧提案的寫作作技巧應(yīng)用工具Focussshheett?（焦點(diǎn)點(diǎn)工作表表?）文檔組織指指南視覺沖擊力力設(shè)計(jì)參參考指南南“做自己的的編輯”檢檢查表拓展《哈佛商業(yè)業(yè)評論》文文章推薦書目哈佛商學(xué)在在線推薦薦資源參考文獻(xiàn)20分鐘鐘掌握精精華核心概念::

采取取“以讀讀者為中中心”的的方法預(yù)測讀者的的問題核心概念::

選擇擇組織方方法核心概念::

粗略略寫完聚焦段落核心概念::

讓您您的信息息重點(diǎn)明明確核心概念::

讓語語氣貼近近受眾了解常見問問題規(guī)劃寫作任任務(wù)的步步驟電子郵件的的寫作技技巧Focussshheett?（焦點(diǎn)點(diǎn)工作表表?）導(dǎo)師簡介黛博拉·杜杜梅因((DebboraahDDumaainee)黛博拉·杜杜梅因是是Bettterr

Coommuuniccatiionss公司的的創(chuàng)始人人兼總裁裁。這家家公司主主要從事事商務(wù)、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)才能能、技術(shù)術(shù)、財(cái)務(wù)務(wù)及銷售售方面的的寫作培培訓(xùn)，其其培訓(xùn)課課程得到到全世界界的認(rèn)可可。自119788年以來來，已有有86,,0000名學(xué)員員參加了了Bettterr

Coommuuniccatiionss的研修修班。杜杜梅因女女士是WWritte

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CoorpooratteSSucccesss（寫往往頂峰：：為公司司成功而而寫作）一一書的作作者，該該書最近近剛由RRanddomHHousse修訂訂再版發(fā)發(fā)行。杜杜梅因女女士還著著有Thhe

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WWrittingg（商務(wù)務(wù)寫作速速問速答答指南）一一書，由由iUnniveersee出版。她她還為《世世界圖書書百科全全書》編編寫了有有關(guān)商務(wù)務(wù)寫作的的章節(jié)。杜杜梅因女女士在美美國史密密斯學(xué)院院獲文學(xué)學(xué)學(xué)士及及文學(xué)碩碩士學(xué)位位。若想想了解更更多信息息，請?jiān)L訪問她的的網(wǎng)站：：m。學(xué)習(xí)了解基本信信息講清楚您的的目的在著手撰寫寫商務(wù)文文檔時(shí)，您您首先應(yīng)應(yīng)該做的的就是問問自己：：“我為為什么要要寫這份份文檔？？”商務(wù)務(wù)寫作的的目的有有很多，例例如：對行為進(jìn)行行解釋或或辯護(hù)：：“由于于現(xiàn)有供供應(yīng)商給給我們的的出價(jià)都都太高，因因此我們們決定拒拒絕他們們并尋找找其他供供應(yīng)商?！眰鬟_(dá)信息：：“管理理層想讓讓所有員員工都知知道新產(chǎn)產(chǎn)品的季季度銷售售額超出出了預(yù)期期?！庇绊懽x者：：“工程程團(tuán)隊(duì)一一定能夠夠如期完完工?！卑l(fā)布好消息息或壞消消息：“不不幸的是是，你們們報(bào)告的的引擎起起火事件件發(fā)生在在保修期期過后的的第二天天?！币蟛扇⌒行袆?dòng)：“設(shè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)隊(duì)?wèi)?yīng)該在在5月11日之前前完成并并提交產(chǎn)產(chǎn)品規(guī)格格?！痹陂_始寫作作的時(shí)候候應(yīng)牢記記自己寫寫作的目目的。在在從事文文檔撰寫寫這樣的的普通任任務(wù)時(shí)，許許多撰文文者都會(huì)會(huì)偏離自自己的目目的。為為了幫助助您始終終牢記自自己的目目的，您您可以將將寫作目目的略記記在草稿稿的開頭頭以作為為提醒，并并在寫作作過程中中回顧和和參考。起起草完畢畢之后，應(yīng)應(yīng)檢查您您的草稿稿，以確確保初衷衷得以實(shí)實(shí)現(xiàn)。界定主題范范圍界定主題范范圍意味味著確定定主題的的廣度與與深度，這這個(gè)范圍圍可寬可可窄。例如，假設(shè)設(shè)您需要要匯報(bào)公公司在營營銷職能能方面的的不足，全全面鋪開開的闡述述可以包包括下列列內(nèi)容：：營銷對實(shí)現(xiàn)現(xiàn)公司目目標(biāo)有什什么作用用公司營銷部部門的發(fā)發(fā)展歷程程營銷方面的的人力資資源出現(xiàn)具體績績效問題題的領(lǐng)域域潛在的解決決方案若只在淺窄窄范圍內(nèi)內(nèi)討論此此主題，只只需強(qiáng)調(diào)調(diào)一到兩兩個(gè)方面面，可能能包括的的內(nèi)容有有：績效低下的的兩大領(lǐng)領(lǐng)域：經(jīng)經(jīng)銷商支支持與促促銷建議的補(bǔ)救救措施如何界定書書面文檔檔的合適適范圍？？靠目的的引導(dǎo)。就就上述營營銷報(bào)告告的例子子而言，如如果您的的目的是是向負(fù)責(zé)責(zé)研究營營銷部門門和潛在在解決方方案的工工作組提提供信息息，則可可能需要要全面鋪鋪開。因因?yàn)槭鼙姳妼⑾ＭM可能能多地了了解該部部門的情情況。另一方面，如如果是向向高層管管理人員員匯報(bào)該該工作組組的實(shí)際際調(diào)查結(jié)結(jié)果，則則應(yīng)收窄窄范圍。因因?yàn)樵谶@這種情況況下，受受眾最感感興趣的的可能只只是了解解您所確確定的問問題細(xì)節(jié)節(jié)以及建建議的解解決方案案。核心概念::

采取取“以讀讀者為中中心”的的方法核心概念一個(gè)公司如如果沒有有考慮到到客戶的的需求和和態(tài)度，就就無法與與客戶溝溝通，同同樣，如如果您不不理解讀讀者，不不了解他他們的所所思所想想和偏好好的信息息接收方方式，也也就無法法與他們們溝通。從讀者的角角度對文文檔進(jìn)行行構(gòu)思、起起草、組組織和編編輯，能能夠提高高文檔的的明確性性并促使使讀者付付諸行動(dòng)動(dòng)。如果果讀者能能夠理解解您想要要傳達(dá)的的信息以以及他們們下一步步應(yīng)該做做些什么么，他們們的工作作就更容容易開展展。采用以讀者者為中心心的方法法為什么么重要？？下面是是一個(gè)真真實(shí)的故故事，有有家公司司想通過過明信片片宣布地地址變更更一事，這這看似簡簡單，但但公司在在寫明信信片的時(shí)時(shí)候卻沒沒有對受受眾進(jìn)行行分析。由由于沒有有站在讀讀者的角角度考慮慮，公司司忘了寫寫出最重重要的信信息之一一：搬遷遷日期?？涂蛻魝冎懒斯緦岚岬绞裁疵吹胤?，但但卻不知知道應(yīng)該該從什么么時(shí)候開開始使用用這個(gè)新新地址。想要讀者明明白你的的意思？？那就先先要了解解他們。清楚表達(dá)關(guān)關(guān)鍵信息息難的不是如如何影響響讀者，而而是如何何完全按按照你的的意愿去去影響他他們。–羅伯特··路易斯斯·斯蒂蒂文森((RobberttLoouissStteveensoon)確定了文檔檔的寫作作目的并并從受眾眾的角度度進(jìn)行了了考慮之之后，下下一個(gè)任任務(wù)就是是提煉出出您想讓讓讀者記記住的關(guān)關(guān)鍵信息息。該信信息應(yīng)該該簡明清清晰，通通常只有有一兩句句話。例如：“為為了遵守守客戶的的交付期期限，我我們必須須在5月月1日之之前完成成產(chǎn)品設(shè)設(shè)計(jì)?！痹诤芏嗲闆r況下，關(guān)關(guān)鍵信息息應(yīng)該在在文檔開開頭或接接近開頭頭的地方方闡明，文文檔的其其他地方方則用于于描述細(xì)細(xì)節(jié)，回回答“為為什么”或或“我的的提議有有哪些含含義”。每份文檔集集中講述述一個(gè)主主題，以以使文檔檔盡量清清楚明確確。如果果您發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有兩個(gè)個(gè)彼此無無關(guān)的關(guān)關(guān)鍵信息息要寫，則則應(yīng)分別別撰寫兩兩份不同同的文檔檔。讓信息簡明明扼要忙碌的讀者者喜歡簡簡練的文文檔。事事實(shí)上，在在能傳達(dá)達(dá)必要信信息的前前提下，文文檔越短短越好。簡簡短的文文檔可以以確保突突出關(guān)鍵鍵信息。簡簡練的文文字還可可以節(jié)省省讀者寶寶貴的時(shí)時(shí)間。請看下面的的示例：：應(yīng)老板的建建議，在在公司法法律顧問問的幫助助下，瓊瓊向五位位心存不不滿、威威脅要提提起訴訟訟的客戶戶寫了封封道歉信信。作為撰文者者，您面面臨的挑挑戰(zhàn)在于于如何讓讓語句表表達(dá)出最最佳效果果。就上上述例句句而言，對對受眾的的了解能能提供有有效指導(dǎo)導(dǎo)。是否否有必要要讓讀者者知道這這封信是是瓊的老老板建議議寫的，而而且公司司的法律律顧問參參與了這這封信的的撰寫？？是有五五位客戶戶感到不不滿還是是他們威威脅要提提起訴訟訟的事實(shí)實(shí)與此披披露內(nèi)容容相關(guān)？？如果沒沒有必要要透露這這些信息息，則可可以考慮慮將其刪刪除。這樣一來，句句子就變變成：瓊向心存不不滿的客客戶寫了了封道歉歉信。思考傳達(dá)信信息的策策略懂得有效寫寫作的人人知道，即即便文檔檔寫的不不錯(cuò)，如如果未能能以合適適人選的的名義在在合適的的時(shí)間以以合適的的形式傳傳遞，其其效果也也會(huì)受到到影響。在開始寫作作之前，考考慮應(yīng)該該以誰的的名義傳傳達(dá)信息息。您自自己？您您的上司司？整個(gè)個(gè)團(tuán)隊(duì)？？不同的的選擇必必定會(huì)對對讀者有有不同的的影響。同時(shí)還要考考慮文檔檔的撰寫寫時(shí)間是是否太早早或太晚晚。如果果寫得太太早，時(shí)時(shí)機(jī)尚未未成熟，讀讀者就不不會(huì)關(guān)注注您提出出的問題題。如果果寫得太太晚，您您就丟失失了提出出建議或或防范問問題的機(jī)機(jī)會(huì)。最后，傳遞遞形式也也會(huì)影響響文檔的的效果。在在選擇傳傳遞形式式時(shí)，應(yīng)應(yīng)考慮寫寫作目的的、受眾眾以及您您想要傳傳達(dá)的信信息。例如，如果果要分發(fā)發(fā)客戶滿滿意度調(diào)調(diào)查結(jié)果果，可以以用電子子郵件向向全公司司發(fā)送該該報(bào)告的的總結(jié)，并并提供有有關(guān)如何何獲取完完整報(bào)告告的詳細(xì)細(xì)信息。您您也可以以邀請管管理層和和其他關(guān)關(guān)鍵人員員觀看一一次調(diào)查查結(jié)果演演示。理想的溝通通形式需需要深思思熟慮才才能決定定。就算算您決定定使用書書面形式式，您也也會(huì)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)用口頭頭交流的的方式作作為補(bǔ)充充有助于于將影響響力擴(kuò)大大。高管視角::

就是是要不斷斷重復(fù)你你的信息息高管視角當(dāng)今世界，溝溝通是領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)務(wù)必要做做好的一一件事。不不但要有有效進(jìn)行行內(nèi)部溝溝通，在在很多情情況下，更更要做好好外部溝溝通。這這是領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)者的主主要職責(zé)責(zé)之一，要要做好這這件事，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)者要要做到以以下幾點(diǎn)點(diǎn)：簡化化信息、保保證信息息清楚統(tǒng)統(tǒng)一，還還有最難難做到的的一點(diǎn)，那那就是認(rèn)認(rèn)識到自自己必須須無休止止地重復(fù)復(fù)這些信信息。不能因?yàn)檎f說過一兩兩次、寫寫在手冊冊中、發(fā)發(fā)過電子子郵件，或或者就在在戰(zhàn)略文文檔中，就就想當(dāng)然然地認(rèn)為為人們已已經(jīng)理解解或牢牢牢記住了了這些信信息，即即使他們們曾聽到到或看到到過。你你就是要要不斷地地重復(fù)戰(zhàn)戰(zhàn)略是什什么、問問題是什什么，而而且要使使用簡單單的語言言，別擔(dān)擔(dān)心人們們會(huì)說：：“天哪哪，我聽聽了太多多次了?！比藗冏铍y理理解的是是戰(zhàn)略和和方向總總是不停停變更，卻卻又毫無無必要。他他們可以以理解，他他們必須須以非常常簡單的的方式知知道自己己前進(jìn)的的大致方方向，這這樣他們們才能朝朝著這個(gè)個(gè)方向前前進(jìn)。他他們也可可以理解解，事物物總會(huì)發(fā)發(fā)生一些些變化，風(fēng)風(fēng)向變了了，總是是該調(diào)整整航線，但但是必須須有一個(gè)個(gè)目標(biāo)。你你必須有有一個(gè)清清晰的目目標(biāo)，指指明你要要去哪，然然后你要要不斷重重復(fù)這個(gè)個(gè)目標(biāo)是是什么。我能明白這這一點(diǎn)，跟跟我的一一次工作作經(jīng)歷有有關(guān)。當(dāng)當(dāng)時(shí)，我我們公司司打算從從比較復(fù)復(fù)雜的合合伙制出出發(fā)，讓讓公司成成員間的的合作更更加緊密密，并讓讓泛歐以以及泛英英戰(zhàn)略更更加協(xié)調(diào)調(diào)統(tǒng)一。針針對這些些問題，你你做了個(gè)個(gè)演示，清清楚而簡簡短，似似乎大家家都明白白了?？煽墒牵芑蛞灰粋€(gè)月后后，當(dāng)你你造訪另另一間辦辦公室或或者另一一個(gè)國家家的時(shí)候候，每個(gè)個(gè)人又開開始問你你那些你你早已回回答過的的問題，因因?yàn)槟阏f說的話并并沒有入入他們的的耳。由由此可見見，你必必須得一一遍一遍地重重復(fù)。作為領(lǐng)導(dǎo)者者，你必必須永無無休止地地簡化你你要傳達(dá)達(dá)的信息息，使之之清楚統(tǒng)統(tǒng)一，更更要無休休止地進(jìn)進(jìn)行傳達(dá)達(dá)，確保保每個(gè)人人都能正正確地理理解吸收收。邁克爾·雷雷克爵士士(MiichaaelRakke)畢馬威國際際主席邁克爾·雷雷克爵士士19772年加加入畢馬馬威（前前稱Peeat

Marrwicck）并并在歐洲洲分部工工作。119844年到119866年，他他主要在在比利時(shí)時(shí)和盧森森堡負(fù)責(zé)責(zé)審計(jì)業(yè)業(yè)務(wù)，隨隨后前往往中東負(fù)負(fù)責(zé)了三三年的審審計(jì)業(yè)務(wù)務(wù)。1989年年，他調(diào)調(diào)往倫敦敦，兩年年后成為為英國董董事會(huì)成成員，歷歷任多個(gè)個(gè)領(lǐng)導(dǎo)職職位后，于于19998年成成為英國國高級合合伙人，220022年成為為畢馬威威國際主主席。在成為畢馬馬威國際際主席和和畢馬威威英國的的高級合合伙人之之前，他他還擔(dān)任任過畢馬馬威歐洲洲主席。在在他的任任期內(nèi)，他他監(jiān)督指指導(dǎo)了一一項(xiàng)活動(dòng)動(dòng)，確保保對“后后安然時(shí)時(shí)代”有有一個(gè)漸漸進(jìn)式、實(shí)實(shí)用性的的立法回回應(yīng)。他在威爾士士親王的的國際商商業(yè)領(lǐng)袖袖論壇委委員會(huì)任任職，并并擔(dān)任社社區(qū)商業(yè)業(yè)主席。開始預(yù)測讀者的的問題寫出讀者對對您的主主題可能能會(huì)產(chǎn)生生的疑問問。這種種方法有有助于確確保您的的文檔能能告訴讀讀者他們們需要了了解的內(nèi)內(nèi)容。這這種方法法還能幫幫助您預(yù)預(yù)見讀者者對文檔檔的反應(yīng)應(yīng)。例如，吉莉莉安必須須寫一份份備忘錄錄，介紹紹合作推推出某新新產(chǎn)品的的員工召召開的每每周部門門間會(huì)議議。預(yù)測測到讀者者關(guān)注的的事項(xiàng)后后，她提提出了下下列問題題：我們?yōu)槭裁疵匆匍_開這些新新會(huì)議？？議程將包括括哪些內(nèi)內(nèi)容？我應(yīng)該怎樣樣準(zhǔn)備這這些會(huì)議議？將這些問題題轉(zhuǎn)化為為肯定性性陳述之之后，吉吉莉安就就能得出出她在備備忘錄中中將要提提到的要要點(diǎn)。例如：“召召開第一一次會(huì)議議時(shí)，請請事先準(zhǔn)準(zhǔn)備好您您所在部部門的工工作計(jì)劃劃?！笔褂眠@種方方法時(shí)，應(yīng)應(yīng)考慮您您對受眾眾的興趣趣和關(guān)注注事項(xiàng)的的了解。如如果您對對受眾不不太熟悉悉，則應(yīng)應(yīng)找一位位熟悉他他們的人人對您預(yù)預(yù)測的問問題進(jìn)行行補(bǔ)充。擬一份傳統(tǒng)統(tǒng)式提綱綱傳統(tǒng)式提綱綱最適合合那些能能在動(dòng)筆筆之前構(gòu)構(gòu)思出文文檔邏輯輯結(jié)構(gòu)的的人。如如果您缺缺乏寫作作經(jīng)驗(yàn)，或或者涉及及的主題題很復(fù)雜雜，這種種方法就就格外有有用。傳統(tǒng)式提綱綱通常使使用字母母、羅馬馬數(shù)字和和阿拉伯伯?dāng)?shù)字表表明信息息的層次次。對大多數(shù)商商務(wù)文檔檔來說，三三級標(biāo)題題（羅馬馬數(shù)字、大大寫字母母和阿拉拉伯?dāng)?shù)字字）就足足夠了。一旦擬好提提綱，就就應(yīng)考慮慮以下問問題：提綱中是否否已經(jīng)列列出了我我要寫的的所有主主題和副副主題？？他們的排列列是否符符合邏輯輯順序？？開頭、中間間和結(jié)尾尾是否清清楚明白白？如果提綱的的邏輯和和順序符符合您的的要求，您您就可以以開始對對每一條條加以充充實(shí)，從從而創(chuàng)建建文檔。使用頭腦風(fēng)風(fēng)暴式提提綱頭腦風(fēng)暴式式提綱是是一種形形式自由由的構(gòu)思思技巧，即即一想到到什么就就立刻將將其記下下。頭腦腦風(fēng)暴式式提綱鼓鼓勵(lì)自由由聯(lián)想，這這有助于于激發(fā)您您的創(chuàng)造造力。在在進(jìn)行團(tuán)團(tuán)隊(duì)集體體寫作的的時(shí)候，這這種方法法格外有有效，因因?yàn)槭褂糜眠@種方方法在寫寫作之初初就能獲獲得每個(gè)個(gè)人的想想法。創(chuàng)創(chuàng)建頭腦腦風(fēng)暴式式提綱的的方法：：在一張紙的的中間畫畫一個(gè)圓圓圈。將您的目的的寫在圓圓圈里。記記住，您您的目的的就是您您撰寫這這份文檔檔的原因因。目的的的表述述應(yīng)該簡簡潔：以以“為了了”開頭頭，并包包括一個(gè)個(gè)動(dòng)詞，例例如“說說服”。在想到與您您的主題題相關(guān)的的想法時(shí)時(shí)，從圓圓圈向外外畫線，就就像車輪輪的輪輻輻，然后后在每一一條線上上寫一個(gè)個(gè)想法。如果某個(gè)想想法激發(fā)發(fā)了其他他與之相相關(guān)的想想法，就就從那條條線上再再引出幾幾條線，然然后將這這些相關(guān)關(guān)想法寫寫在上面面。如果您突然然想到了了與之前前所寫的的想法完完全無關(guān)關(guān)的想法法，就從從中間的的圓圈上上再引出出一條新新線。一邊繼續(xù)構(gòu)構(gòu)思想法法，一邊邊從中間間的圓圈圈和其他他線條上上畫新線線。對于從中間間的圓圈圈發(fā)散出出來的主主要想法法，應(yīng)認(rèn)認(rèn)真進(jìn)行行分類。一一經(jīng)組織織整理，這這些想法法就成為為您在寫寫作中將將要提及及的主題題。嘗試自由寫寫作當(dāng)您出現(xiàn)寫寫作障礙礙，就像像是得了了“頭腦腦空白綜綜合癥”時(shí)時(shí)，自由由寫作通通常是最最好的解解決方法法。與頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱一樣，自自由寫作作允許您您放飛想想象，以以催生靈靈感，這這樣優(yōu)秀秀的創(chuàng)意意會(huì)躍然然紙上，或或者出現(xiàn)現(xiàn)在電腦腦上。請請記住，自自由寫作作最重要要的規(guī)則則就是沒沒有規(guī)則則。采用用自由寫寫作法的的要點(diǎn)包包括：準(zhǔn)備好紙筆筆，或?qū)⑹执钤谠阪I盤上上，然后后讓思維維自由馳馳騁。寫下腦海中中出現(xiàn)的的任何想想法，哪哪怕這些些想法與與您的寫寫作主題題毫無關(guān)關(guān)系。至少應(yīng)自由由寫上110分鐘鐘，這樣樣才能思思如泉涌涌。當(dāng)您思維受受阻時(shí)，也也要將這這種情況況記錄下下來。不不要停止止。不要對記下下的東西西進(jìn)行編編輯。如如果您用用的是計(jì)計(jì)算機(jī)，關(guān)關(guān)閉屏幕幕可能有有助于防防止您過過早編輯輯。自由寫作完完成后，讀讀一讀您您之前記記下的內(nèi)內(nèi)容，突突出標(biāo)示示重要的的觀點(diǎn)和和想法。然然后將這這些要點(diǎn)點(diǎn)按照邏邏輯分類類，這一一步驟與與傳統(tǒng)式式提綱或或頭腦風(fēng)風(fēng)暴式提提綱相同同。互動(dòng)練習(xí)::

如何何開始寫寫作？不同的寫作作挑戰(zhàn)決決定了您您開始寫寫作時(shí)要要采取不不同的策策略。請請為不同同的挑戰(zhàn)戰(zhàn)選擇合合適的策策略。1.您需要要撰寫一一份備忘忘錄，提提議更改改您部門門的一個(gè)個(gè)關(guān)鍵業(yè)業(yè)務(wù)流程程。您意意識到員員工們可可能會(huì)抑抑制變革革，管理理者則可可能沒有有時(shí)間培培訓(xùn)員工工應(yīng)用新新流程，通通過什么么樣的策策略開始始寫作能能夠幫助助您最好好地構(gòu)思思這個(gè)備備忘錄??（）預(yù)測讀讀者的問問題解釋：正確確選項(xiàng)。在您已經(jīng)預(yù)料到讀者對您的提議會(huì)有所顧慮的情況下，關(guān)注讀者會(huì)提出的問題是一個(gè)不錯(cuò)的起點(diǎn)。（）擬一份份傳統(tǒng)式式提綱解釋：非正正確選項(xiàng)項(xiàng)。如果果您缺乏乏寫作經(jīng)經(jīng)驗(yàn)，或或者涉及及的主題題很復(fù)雜雜，那么么開始撰撰寫時(shí)，擬擬一個(gè)傳傳統(tǒng)式提提綱是很很好的策策略，在在本例中中，您面面對的寫寫作挑戰(zhàn)戰(zhàn)是一個(gè)個(gè)可能遭遭到讀者者抵制的的想法，這這需要其其他策略略來應(yīng)對對。（）使用頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱解釋：非正正確選項(xiàng)項(xiàng)。如果果您與一一個(gè)團(tuán)隊(duì)隊(duì)合作，或或者需要要激發(fā)創(chuàng)創(chuàng)意，那那么開始始撰寫時(shí)時(shí)，使用用頭腦風(fēng)風(fēng)暴式提提綱是很很好的策策略，在在本例中中，您面面對的寫寫作挑戰(zhàn)戰(zhàn)是提出出一個(gè)可可能遭到到讀者抵抵制的想想法，這這需要其其他策略略來應(yīng)對對。（）嘗試自自由寫作作解釋：非正正確選項(xiàng)項(xiàng)。如果果您遇到到了寫作作障礙，那那么開始始撰寫時(shí)時(shí)，自由由寫作是是很好的的策略。在在本例中中，您面面對的寫寫作挑戰(zhàn)戰(zhàn)是提出出一個(gè)可可能遭到到讀者抵抵制的想想法，這這需要其其他策略略來應(yīng)對對。2.公司正正在開展展績效評評估，努努爾應(yīng)主主管的要要求撰寫寫自我評評估，描描述自己己的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)和缺點(diǎn)點(diǎn)?？墒鞘?，她每每次在鍵鍵盤前想想開始寫寫，都不不知道怎怎么寫，什什么樣的的開始策策略最適適合她？？（）預(yù)測讀讀者的問問題解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果努爾打打算提出出一個(gè)可可能會(huì)讓讓讀者產(chǎn)產(chǎn)生嚴(yán)重重顧慮的的想法，那那么開始始寫作時(shí)時(shí)，預(yù)測測讀者問問題是一一個(gè)不錯(cuò)錯(cuò)的策略略。在本本例中，努努爾面對對的寫作作挑戰(zhàn)是是不知道道應(yīng)該寫寫什么，這這需要其其他策略略來應(yīng)對對。（）擬一份份傳統(tǒng)式式提綱解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果努爾需需要涉及及的主題題很復(fù)雜雜，那么么開始撰撰寫時(shí)，擬擬一個(gè)傳傳統(tǒng)式提提綱是很很好的策策略，而而現(xiàn)在，努努爾需要要一個(gè)能能讓她文文思泉涌涌的策略略。（）使用頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果努爾與與一個(gè)團(tuán)團(tuán)隊(duì)合作作，或者者需要激激發(fā)創(chuàng)意意，那么么開始撰撰寫時(shí)，使使用頭腦腦風(fēng)暴式式提綱更更有效，而而現(xiàn)在，她她需要一一個(gè)能讓讓她文思思泉涌的的策略。（）嘗試自自由寫作作解釋：最佳佳選項(xiàng)。自自由寫作作打破寫寫作障礙礙的絕佳佳方式。3.納賽爾爾受命擬擬定一個(gè)個(gè)計(jì)劃，對對公司內(nèi)內(nèi)潛在的的危機(jī)進(jìn)進(jìn)行預(yù)測測和應(yīng)對對。她對對撰寫這這樣的計(jì)計(jì)劃缺乏乏經(jīng)驗(yàn)，盡盡管他知知道這個(gè)個(gè)計(jì)劃中中需要包包含哪些些信息，但但卻不確確定應(yīng)該該從哪入入手。納納賽爾最最好通過過什么樣樣的策略略開始寫寫作？（）預(yù)測者者的問題題解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果納賽爾爾打算提提出一個(gè)個(gè)可能會(huì)會(huì)讓讀者者產(chǎn)生嚴(yán)嚴(yán)重顧慮慮的想法法，那么么開始寫寫作時(shí)，預(yù)預(yù)測讀者者產(chǎn)生嚴(yán)嚴(yán)重顧慮慮的想法法，那么么開始寫寫作時(shí)，預(yù)預(yù)測讀者者問題更更合適，但但現(xiàn)在是是要擬定定危機(jī)管管理計(jì)劃劃，所以以需要采采用其他他策略。（）擬一份份傳統(tǒng)式式提綱解釋：最佳佳選項(xiàng)。由于納賽爾要涉及的主題很復(fù)雜，而且他缺乏撰寫此類計(jì)劃的經(jīng)驗(yàn)，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。（）使用頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果納賽爾爾與一個(gè)個(gè)團(tuán)隊(duì)合合作，則則使用頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱更合適適。但現(xiàn)現(xiàn)在是要要擬定危危機(jī)管理理計(jì)劃，所所以需要要采用其其他策略略。（）嘗試自自由寫作作解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果納賽爾爾不知道道應(yīng)該在在計(jì)劃中中包含哪哪些信息息，自由由寫作會(huì)會(huì)是更好好的策略略。而在在本例中中，他需需要采用用其他策策略。4.莎倫加加入了一一個(gè)小委委員會(huì)，他他們要起起草一份份關(guān)于培培訓(xùn)新員員工的建建議書，委委員會(huì)已已經(jīng)收集集了信息息，準(zhǔn)備備開始撰撰寫，莎莎倫應(yīng)該該建議通通過什么么樣的策策略開始始寫作？？（）預(yù)測讀讀者的問問題解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。根據(jù)據(jù)莎倫的預(yù)預(yù)測，人人們對培培訓(xùn)建議議書不會(huì)會(huì)有什么么強(qiáng)烈的的反對，所所以預(yù)測測讀者問問題不是是最有效效的策略略，在此此示例中中，她需需要采用用其他策策略。（）擬一份份傳統(tǒng)式式提問解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果莎倫需需要涉及及的主題題很復(fù)雜雜，那么么開始撰撰寫時(shí)，擬擬一個(gè)傳傳統(tǒng)式提提綱更有有效，在在此示例例中，她她需要采采用其他他策略。（）使用頭頭腦風(fēng)暴暴式提綱綱解釋：最佳佳選項(xiàng)。如如果您與與一個(gè)團(tuán)團(tuán)隊(duì)合作作，那么么開始撰撰寫時(shí)，使使用頭腦腦風(fēng)暴式式提綱是是最好的的策略。（）嘗試自自由寫作作解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果莎倫遇遇到了寫寫作障礙礙，那么么開始撰撰寫時(shí)，自自由寫作作更有效效，要開開始撰寫寫培訓(xùn)建建議書，莎倫和委員會(huì)需要采用其他策略。組織材料核心概念::

選擇擇組織方方法通過選擇最最適當(dāng)?shù)牡慕M織方方式，您您可以更更清楚地地向讀者者傳達(dá)信信息。下下面列出出了各種種類型的的寫作及及其適用用的組織織方式。重要性排序序法對于許多內(nèi)內(nèi)部文檔檔，撰文文者通常常會(huì)采用用“結(jié)論先先行”((BLOOT)法法。將最最關(guān)鍵的的信息放放在文檔檔開頭，您您可以幫幫助忙碌碌的讀者者快速看看到最重重要的信信息。時(shí)序法按照時(shí)序法法，您可可以按發(fā)發(fā)生的先先后順序序列出事事件，進(jìn)進(jìn)而說明明主題。當(dāng)當(dāng)文檔的的內(nèi)容包包含產(chǎn)品品發(fā)展史史這樣的的信息時(shí)時(shí)，這種種方法非非常有用用。使用此方法法時(shí)：抓住重要、有有巨大影影響的事事實(shí)。利用視覺設(shè)設(shè)計(jì)突出出重要信信息，例例如您的的關(guān)鍵信信息，因因?yàn)槭褂糜眠@種發(fā)發(fā)展時(shí)序序法時(shí)可可能會(huì)遺遺漏這些些信息。如果有五個(gè)個(gè)以上的的日期，應(yīng)應(yīng)避免每每個(gè)句子子都以日日期開頭頭。過程和程序序法過程和程序序法對指指導(dǎo)說明明和用戶戶手冊都都適用。總的來說，過程就是要描述在各個(gè)階段由誰做什么、發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無關(guān)，因此請使用第三人稱進(jìn)行敘述。例如：“發(fā)發(fā)票應(yīng)首首先交給給費(fèi)用發(fā)發(fā)生部門門批準(zhǔn)，然然后再交交給會(huì)計(jì)計(jì)付賬?！背绦騽t按照照完成目目標(biāo)所需需的順序序提供讀讀者可以以實(shí)際采采取的行行動(dòng)步驟驟。由于于程序是是一系列列設(shè)定好好的步驟驟，所以以陳述的的方式與與軟件安安裝說明明或者菜菜譜是一一樣。描描述步驟驟時(shí)請使使用第二二人稱，每每一步都都以表示示該行動(dòng)動(dòng)的動(dòng)詞詞開頭。例如：“請請給發(fā)票票加蓋日日期戳”，或或者“撕撕下粉色色副本用用于您的的部門記記錄”。無論使用哪哪一種方方法，都都應(yīng)注意意下列事事項(xiàng)：以表格形式式陳述正正式程序序，并給給每一步步編號。按照發(fā)生的的準(zhǔn)確順順序陳述述過程或或程序中中的階段段或步驟驟?？臻g排列法法空間排列法法適用于于出差報(bào)報(bào)告、機(jī)機(jī)械說明明以及銷銷售研究究報(bào)告。將將其想像像成一幅幅二維或或三維地地圖，帶帶領(lǐng)讀者者在您的的主題中中徜徉，以以幫助他他們理解解您的信信息。例如，要解解釋公司司的銷售售區(qū)域規(guī)規(guī)劃，您您首先應(yīng)應(yīng)該講述述洛杉磯磯的發(fā)展展機(jī)遇，然然后介紹紹紐瓦克的的新客戶戶，最后后再講一一講華盛盛頓特區(qū)區(qū)的政府府潛在客客戶。使用此方法法時(shí)：設(shè)定具體、連連貫而便便于理解解的順序序，例如如從左至至右、從從上到下下或由內(nèi)內(nèi)而外。用細(xì)節(jié)描述述充實(shí)每每一個(gè)空空間，為為讀者創(chuàng)創(chuàng)造生動(dòng)動(dòng)的影像像。有意識地使使用富于于變化的的語句和和新的措措辭來替替代陳詞詞濫調(diào)，以以吸引讀讀者的注注意力。比較和對比比法比較和對比比法用于于展示各各種概念念的相似似或不同同之處。這這種方法法很適合合可行性性研究、調(diào)調(diào)查結(jié)果果和計(jì)劃劃報(bào)告。當(dāng)當(dāng)您想評評估兩種種可能性性各自的的優(yōu)缺點(diǎn)點(diǎn)時(shí)，這這種方法法格外有有效。例如，在研研究了兩兩種可能能性之后后，您建建議在市市區(qū)的某某個(gè)地點(diǎn)點(diǎn)設(shè)立新新辦公室室，為此此，您可可以按下下列順序序陳述研研究結(jié)果果：優(yōu)點(diǎn)：地點(diǎn)點(diǎn)A和地地點(diǎn)B缺點(diǎn)：地點(diǎn)點(diǎn)A和地地點(diǎn)B具體到一般般法或一一般到具具體法具體到一般般法或一一般到具具體法適適用于工工作指令令、培訓(xùn)訓(xùn)資料和和客戶服服務(wù)信件件。在使使用這兩兩種方法法時(shí)，需需要考慮慮的關(guān)鍵鍵問題是是：“我我的讀者者已經(jīng)了了解了多多少？”回回答了此此問題后后，即可可從讀者者熟悉的的信息開開始寫文文檔。例如，在宣宣布所有有部門領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)都必必須修改改每月預(yù)預(yù)算時(shí)，可可以使用用具體到到一般法法創(chuàng)建送送給會(huì)計(jì)計(jì)部的備備忘錄。由由于是會(huì)會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)隊(duì)發(fā)起的的要求，因因此在給給他們的的備忘錄錄中應(yīng)首首先重申申他們提提出的修修改細(xì)節(jié)節(jié)，然后后從更廣廣的角度度講述此此次修改改會(huì)對全全公司產(chǎn)產(chǎn)生的影影響。對對于其他他所有部部門，則則分別單單獨(dú)起草草備忘錄錄，首先先從最高高層面對對該要求求進(jìn)行描描述，然然后闡述述每個(gè)團(tuán)團(tuán)隊(duì)為了了修訂預(yù)預(yù)算必須須實(shí)施的的具體調(diào)調(diào)整。務(wù)務(wù)必隨時(shí)時(shí)對讀者者可能不不熟悉的的關(guān)鍵術(shù)術(shù)語給出出解釋。使用此方法法時(shí)：確定您的讀讀者對該該主題已已經(jīng)了解解了多少少。以讀者熟悉悉的信息息開始寫寫文檔。對熟悉該主主題的讀讀者采用用具體到到一般法法。對不熟悉該該主題的的讀者采采用一般般到具體體法。盡可能將關(guān)關(guān)鍵信息息置于開開頭。分析法要使用分析析法，應(yīng)應(yīng)首先提提出一個(gè)個(gè)假設(shè)，然然后通過過設(shè)問嚴(yán)嚴(yán)格檢驗(yàn)驗(yàn)其真實(shí)實(shí)性。這這種方法法適用于于技術(shù)報(bào)報(bào)告、年年報(bào)和財(cái)財(cái)務(wù)分析析。使用此方法法時(shí)：務(wù)必將假設(shè)設(shè)的每個(gè)個(gè)方面都都包括進(jìn)進(jìn)來，以以避免說說服力不不強(qiáng)甚至至更糟的的情況，即即做出錯(cuò)錯(cuò)誤的業(yè)業(yè)務(wù)決策策。從以下幾個(gè)個(gè)方面分分析您的的資料：：相似之之處、不不同之處處、邏輯輯聯(lián)系、內(nèi)內(nèi)在含意意以及建建議采取取的行動(dòng)動(dòng)。為非技術(shù)型型讀者簡簡化技術(shù)術(shù)方面的的語言，這這樣做在在撰寫面面向大眾眾的公司司報(bào)告時(shí)時(shí)尤有必必要。互動(dòng)練習(xí)::

組織織對于您負(fù)責(zé)責(zé)的每個(gè)個(gè)寫作主主題，必必須選擇擇最合適適的組織織方法。1.伊麗莎莎白需要要撰寫一一份正式式的投訴訴，追溯溯一系列列談話和和行動(dòng)。她她需要采采用什么么方法來來組織該該文檔的的內(nèi)容？？（）分析法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果伊麗莎莎白撰寫寫的是技技術(shù)報(bào)告告、年報(bào)報(bào)或財(cái)務(wù)務(wù)分析，那那么分析析法更為為合適。（）時(shí)序法法解釋：最佳佳選項(xiàng)。伊麗莎白的正式投訴需要追溯一系列事件，這些事件的發(fā)生有特定的順序，所以應(yīng)該采用時(shí)序法組織。（）過程和和程序法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果伊麗莎莎白撰寫寫的是指指導(dǎo)說明明或用戶戶手冊，那那么過程程和程序序法更為為合適。2.邁爾斯斯必須寫寫一封信信，解釋釋如何使使用新服服務(wù)。這這封信將將發(fā)給公公司所有有的活躍躍客戶。他他應(yīng)該采采用什么么方法來來組織信信件的內(nèi)內(nèi)容？（）空間排排列法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果邁爾斯斯要撰寫寫的是出出差報(bào)告告、某設(shè)設(shè)備的說說明或是是研究報(bào)報(bào)告，那那么空間間排列法法是不錯(cuò)錯(cuò)的選擇擇。（）比較和和對比法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果邁爾斯斯撰寫的的是可行行性分析析、調(diào)查查結(jié)果或或規(guī)劃報(bào)報(bào)告，那那么比較較和對比比法更合合理。（）具體到到一般法法或一般般到具體體法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。通過過一般到到具體法法，邁爾爾斯可以以先向讀讀者大體體介紹新新服務(wù)，然然后提供供使用服服務(wù)說明明。3.亞斯明明受命撰撰寫一份份報(bào)告，向向高管團(tuán)團(tuán)隊(duì)介紹紹她小組組最近的的研究結(jié)結(jié)果，她她需要采采用什么么方法來來組織該該文檔的的內(nèi)容？？（）重要性性排序法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。亞斯斯明的讀讀者是忙忙碌的高高管。重重要性排排序法能能夠讓他他們在報(bào)報(bào)告開關(guān)關(guān)就讀到到最重要要的信息息。（）時(shí)序法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果亞斯明明撰寫的的是追溯溯一系列列事件的的文檔，那那么時(shí)序序法更為為合適。（）過程和和程序法法解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。如果果亞斯明明撰寫的的是指導(dǎo)導(dǎo)說明或或用戶手手冊，那那么過程程和程序序法更為為合適。撰寫初稿核心概念::

粗略略寫完核心概念當(dāng)您坐下來來開始撰撰寫初稿稿時(shí)，請請記住：：完成寫寫作是第第一要?jiǎng)?wù)務(wù)，遠(yuǎn)比比恰當(dāng)?shù)氐靥幚砻棵總€(gè)細(xì)節(jié)節(jié)要重要要得多?。〕醺宓牡木渥咏Y(jié)結(jié)構(gòu)、拼拼寫、語語法和標(biāo)標(biāo)點(diǎn)符號號都可以以粗略一一點(diǎn)。只只有您一一個(gè)人看看而已。粗略完成初初稿有兩兩大好處處。第一一，能讓讓您的思思路集中中在自己己想要寫寫入文檔檔的關(guān)鍵鍵想法上上。第二二，由于于您在完完成初稿稿時(shí)只投投入了少少量的時(shí)時(shí)間和精精力，所所以若要要改變材材料的順順序或?qū)⑵渫耆珌G棄，感感覺可能能會(huì)舒服服點(diǎn)。正在撰寫初初稿？暫暫時(shí)抑制制您改錯(cuò)錯(cuò)的沖動(dòng)動(dòng)。從讓您感覺覺最容易易下筆的的地方開開始在寫作時(shí)，寫寫得簡約約跟寫好好一樣難難以做到到。–W·薩姆姆賽特··毛姆((W.SommerssetMauughaam)沒有任何規(guī)規(guī)定要求求您必須須從頭開開始。將將寫作大大綱或?qū)憣懽饔?jì)劃劃擺在面面前，并并參照它它來確定定從哪兒兒動(dòng)筆會(huì)會(huì)讓您覺覺得最方方便。大大多數(shù)寫寫作經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)豐富的的人都會(huì)會(huì)到最后后才寫引引言部分分，因?yàn)闉樵谥赖懒私Y(jié)論論之后更更容易寫寫出精彩彩的開篇篇之語。例如，選擇擇一個(gè)大大標(biāo)題，然然后就這這個(gè)標(biāo)題題寫上一一段。寫寫完之后后，再選選擇下一一項(xiàng)讓您您感覺容容易下筆筆的內(nèi)容容來寫，依依此類推推。不時(shí)時(shí)停筆，將將草稿與與您的計(jì)計(jì)劃進(jìn)行行對比。按“類別”寫寫作寫重要信件件時(shí)，如如果您沒沒辦法將將其分割割為若干干易于駕駕馭的部部分，則則會(huì)感到到難以下下筆。如如果您將將其視為為一系列列更小的的任務(wù)，寫寫作質(zhì)量量必定能能提升。下下表列出出了在幾幾類文檔檔中常常常會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)的類別別。技術(shù)文檔的的特殊注注意事項(xiàng)項(xiàng)在起草面向向非技術(shù)術(shù)型受眾眾的技術(shù)術(shù)文檔時(shí)時(shí)，要多多花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間分分析您的的受眾。確確保您準(zhǔn)準(zhǔn)確掌握握了以下下問題的的答案：：受眾對對該主題題有多少少了解？？有一種經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)證對許許多撰文文者都很很有用的的方法是是分兩欄欄寫。一一欄中寫寫下針對對技術(shù)型型讀者的的信息。另另一欄則則針對非非技術(shù)型型讀者，對對前一欄欄中的信信息進(jìn)行行精簡。確定段落結(jié)結(jié)構(gòu)聚焦段落對于任何文文檔來說說，段落落都是最最基本的的組成部部分。它它們能揭揭示您文文檔中的的思路，幫幫助讀者者理解您您要傳達(dá)達(dá)的信息息。有效效的段落落具備以以下特征征：集中在一個(gè)個(gè)想法或或一個(gè)主主題上。也也就是說說，一個(gè)個(gè)段落只只針對一一個(gè)主題題，通常常第一句句就會(huì)開開篇明義義，余下下的句子子則會(huì)繼繼續(xù)論述述這個(gè)主主題。六行左右。句子的結(jié)構(gòu)構(gòu)和長度度并不相相同。符合您撰寫寫文檔的的目的。例如，下面面的段落落取自關(guān)關(guān)于在組組織中推推行高管管輔導(dǎo)計(jì)計(jì)劃的報(bào)報(bào)告。注注意這個(gè)個(gè)段落是是如何展展現(xiàn)上面面列出的的各個(gè)特特征的。許多公司通通過教練練式輔導(dǎo)導(dǎo)概述高高管的業(yè)業(yè)績。最最近的一一項(xiàng)調(diào)查查表明，《財(cái)財(cái)富》5500強(qiáng)強(qiáng)企業(yè)中中有400%到550%通通過內(nèi)部部項(xiàng)目或或外部輔輔導(dǎo)員對對高管進(jìn)進(jìn)行輔導(dǎo)導(dǎo)。教練練式輔導(dǎo)導(dǎo)正快速速得到公公司的認(rèn)認(rèn)可。在在一份針針對美國國和歐洲洲2000家公司司的人力力資源專專家的調(diào)調(diào)查中，557%的的受訪者者稱，過過去一年年中，教教練式輔輔導(dǎo)在他他們的公公司中應(yīng)應(yīng)用得更更加頻繁繁。自然過渡我文中的每每個(gè)字都都經(jīng)過了了反復(fù)推推敲，經(jīng)經(jīng)常要擦擦掉重寫寫，而且且往往這這樣反復(fù)復(fù)好幾次次。所以以，我鉛鉛筆上的的橡皮總總是比鉛鉛筆早逝逝。–伏拉地米米爾·納納波科夫夫(VlladiimirrNaabokkov))在構(gòu)建段落落時(shí)，應(yīng)應(yīng)思考一一下每個(gè)個(gè)段落應(yīng)應(yīng)怎樣融融入整個(gè)個(gè)文檔。如如果段落落之間及及段落中中的句子子之間能能自然過過渡，就就可以幫幫助讀者者看清各各種觀點(diǎn)點(diǎn)之間的的聯(lián)系以以及論證證是如何何展開的的?？紤]下面的的段落。過過渡句以以黑體表表示：提議增加餐餐館座位位的人沒沒有提供供任何有有關(guān)工程程建設(shè)、運(yùn)運(yùn)作成本本以及稅稅金的估估算。沒沒有這些些估算，評評估他們們的建議議書只會(huì)會(huì)浪費(fèi)時(shí)時(shí)間。就算工程建建設(shè)成本本合理且且可控，我我們?nèi)詴?huì)會(huì)面臨很很高的收收益不確確定性風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)。誰誰都不知知道座位位增加一一倍會(huì)對對年收入入產(chǎn)生什什么影響響。假設(shè)設(shè)收入將將增加一一倍合理理嗎，還還是更有有可能增增加755%？上述示例段段落都有有各自關(guān)關(guān)注的主主題：第第一段討討論擴(kuò)展展現(xiàn)有餐餐館的成成本，第第二段討討論如果果擴(kuò)展，收收入可能能增加多多少。過過渡性陳陳述自然然地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)了兩個(gè)個(gè)主題的的過渡。在段落的句句子之間間，過渡渡詞或詞詞組也能能讓您自自然地過過渡?？纯纯聪旅婷娴倪^渡渡詞示例例（黑體體顯示），它它自然地地完成了了段落中中兩個(gè)句句子的過過渡：我們的庫存存管理人人員嚴(yán)格格控制著著原料或或成品。因因此，營營運(yùn)資本本需求已已經(jīng)下降降了8個(gè)個(gè)百分點(diǎn)點(diǎn)。在這個(gè)例子子中，因因此一詞詞建立了了兩個(gè)句句子間的的因果關(guān)關(guān)系。其其他有用用的過渡渡表達(dá)還還有：結(jié)結(jié)果、此此外、同同樣、同同時(shí)、例例如、最最后、另另一方面面、而且且以及然然而?；?dòng)練習(xí)::

評估估段落這些段落是是否緊扣扣主題、易易于理解解？（1）進(jìn)行行市場調(diào)調(diào)查的公公司具備備一個(gè)固固有的優(yōu)優(yōu)勢。（2）他們富有遠(yuǎn)見。（3）這樣的公司有足夠的信息來決定將產(chǎn)品瞄準(zhǔn)哪個(gè)市場。（4）他們可以相應(yīng)地推出系列產(chǎn)品、進(jìn)行創(chuàng)新并進(jìn)行營銷活動(dòng)。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。（6）成功的其他關(guān)鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預(yù)見的障礙時(shí)是否敏捷靈活。上面的段落落有什么么缺陷？？（）所有句句子的結(jié)結(jié)構(gòu)大致致相同。解釋：正確確選項(xiàng)。段段落中的的句子都都是主語語開頭，謂謂語動(dòng)詞詞緊隨其其后。如如果某些些句子能能換個(gè)開開關(guān)，整整個(gè)段落落會(huì)更加加有趣易易讀：例例如，加加入一些些介詞短短語，如如“在激激烈的競競爭中，進(jìn)進(jìn)行市場場調(diào)查的的公司具具備一個(gè)個(gè)固有的的優(yōu)勢?！保ǎ┠承┚渚渥优c段段落主題題無關(guān)。解釋：正確確選項(xiàng)。這這是段落落最大的的缺陷，第第一句表表明段落落主要是是市場調(diào)調(diào)查的優(yōu)優(yōu)勢。但但第二、五五、六句句與這個(gè)個(gè)主題無無關(guān)。這這導(dǎo)致整整個(gè)段落落傳達(dá)出出的信息息不一致致。（）段落太太長。解釋：非最最佳選項(xiàng)項(xiàng)。對于于讀者來來說，這這個(gè)段落落并不算算長。（）沒有過過渡語解釋：正確確選項(xiàng)。這這個(gè)段落落沒有用用來承接接上下文文的過渡渡語。例例如“進(jìn)進(jìn)行市場場調(diào)查的的公司具具備一個(gè)個(gè)固有的的優(yōu)勢。利利用這些些調(diào)查結(jié)結(jié)果，他他們可以以推出系系列產(chǎn)品品，進(jìn)行行創(chuàng)新………”沒沒有過渡渡語，段段落顯得得有些脫脫節(jié)。2.（1）在在經(jīng)模擬擬用戶企企業(yè)培訓(xùn)訓(xùn)時(shí)有巨巨大的潛潛力。（2）在傳統(tǒng)培訓(xùn)環(huán)境中，學(xué)員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識，而參與在線模擬培訓(xùn)的學(xué)員卻可以在毫無風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技能，從而真正掌握知識。（3）另外，在線模擬會(huì)讓學(xué)員覺得有趣、吸引人甚至是一種變革。這種體驗(yàn)?zāi)軌蜣D(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。（4）因此，投資在線模擬培訓(xùn)定能獲得極高的回報(bào)。上面的段落落有什么么優(yōu)點(diǎn)，是是什么讓讓這個(gè)段段落有效效傳達(dá)信信息？（）每一句句都介紹紹了一個(gè)個(gè)新的主主題。解釋：非正正確選項(xiàng)項(xiàng)。這個(gè)個(gè)段落中中所有的的句子都都與第一一名闡述述的主題題有關(guān)，所所有才能能有效傳傳達(dá)信息息。（）段落中中包含過過渡語。解釋：正確確選項(xiàng)。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點(diǎn)之間的聯(lián)系，并自然地從一句過渡到下一句。（）整個(gè)段段落只有有一個(gè)中中心思想想。解釋：正確確選項(xiàng)。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓(xùn)的潛力。其他的句子都與這個(gè)主題相關(guān)，因此整個(gè)段落傳達(dá)的思想是一致的。（）句子的的長度和和結(jié)構(gòu)是是一致的的。解釋：非正正確選項(xiàng)項(xiàng)。所有有句子的的結(jié)構(gòu)和和長度并并不千篇篇一律，這這讓段落落更有趣趣易讀。內(nèi)容編輯核心概念::

讓您您的信息息重點(diǎn)明明確核心概念寫完初稿后后，應(yīng)該該仔細(xì)檢檢查，看看看所有有主要觀觀點(diǎn)的闡闡述是否否符合邏邏輯、緊緊扣中心心意思且且清楚明明確。詢詢問自己己是否清清楚傳達(dá)達(dá)了關(guān)鍵鍵信息。是是否納入入了讀者者需要的的所有信信息來幫幫助他們們了解需需要做些些什么？？這些信信息是否否準(zhǔn)