公司銷售合同簽約管理細那么.目的為嚴格規(guī)范股份公司合同簽訂的全過程，加強相應管理及執(zhí)行力度，保障股份公司的經(jīng)濟利益，減少呆、死賬的發(fā)生，特制定本管理規(guī)定。.定義銷售合同指賣方同意銷售，買方同意購買一批貨物、一項工程或一個系統(tǒng)集成工程的書面記載。合同擬簽訂人：持有有效法人委托書并在有效范圍內(nèi)進行合同前期工作，但尚未簽訂正式銷售合同的銷售人員。合同簽訂人：持有法人委托書并在有效范圍及時間內(nèi)簽訂了合同的市場銷售人員。代表處合同聯(lián)系人：是指在代表處協(xié)助實體簽訂合同時，代表處負責聯(lián)系該合同業(yè)務(wù)的人員。到期應收款：是指進入合同付款期，應收回的貨款局部。遲收貨款：是指超過合同付款期，而未收回的貨款局部。如：某合同規(guī)定從1月1日起五天內(nèi)對方應付合同款1萬元，那么此貨款在1月1?5日統(tǒng)計為到期應收款，在1月6日（含）以后如未收回，那么統(tǒng)計為遲收貨款。（2）合同書優(yōu)先采用市場總部提供的標準合同文本，填寫時要字跡清晰、語言準確，按合同書內(nèi)容逐項填寫（不許有空項）。出現(xiàn)畫改時，應在畫改處雙方簽字或蓋章確認。（3）合同中對設(shè)備的質(zhì)量要求、技術(shù)標準，要對應設(shè)備型號標出國家或行業(yè)或企業(yè)標準號。（4）對各種系統(tǒng)產(chǎn)品的銷售應把系統(tǒng)配置的內(nèi)容、接口參數(shù)等作為合同附件，與合同正本有同等效力。（5）合同中應明確需方對出廠設(shè)備的驗收方式和驗收標準。（6）產(chǎn)品的保修期限應參照國家相關(guān)規(guī)定及公司相關(guān)管理方法。（7）銷售人員對所簽訂合同的貨款回收負責。（8）如顧客為增值稅納稅人，要寫明納稅人登記號。（9）合同正本一式兩份，供方、需方各一份。8合同的生效合同經(jīng)雙方簽字蓋章后依合同約定生效。如合同無明確約定的，自雙方簽字蓋章之日起生效；如雙方簽字蓋章的日期不同時，合同于最后簽字蓋章完成之日起生效。9合同的執(zhí)行合同簽訂單位對合同執(zhí)行的全過程進行管理和控制。10貨款回收工作的管理10.1貨款回收的責任及管理。(1)市場總部是貨款回收工作的主管部門。(2)事業(yè)部是貨款回收工作的直接責任單位。(3)合同簽訂人及合同簽訂批準人對其簽訂(或批準)的合同的貨款的回收工作負主要責任。(4)代表處對其協(xié)助由實體簽訂的合同，如該合同經(jīng)相應實體核實確為代表處協(xié)助簽訂并經(jīng)確認該合同額度計入代表處訂單，且股份公司實體、事業(yè)部保質(zhì)、保量、按時履行的合同，貨款未按時回收，那么該合同貨款回收由合同簽訂人與代表處合同聯(lián)系人共同負責，并同時受本方法的考核與處分。(5)股份公司內(nèi)實體、事業(yè)部的合同管理員每月25日前向市場總部商務(wù)部上報合同登記表，同時向經(jīng)營財務(wù)部上報。(6)貨款應按時回收，不許拖延，實際收到時間以股份公司財務(wù)入賬時間為準。(7)例外條款：由于我方原因致使合同不能按約定正常履行的，實體、事業(yè)部應采取各種措施使合同繼續(xù)正常履行或終止該合同，未收回局部不計入遲收貨款。我方原因包括但不限于：我方未及時發(fā)貨或者發(fā)出貨物的質(zhì)量、數(shù)量有問題等，導致對方未及時付款。4.10.2遲收貨款的統(tǒng)計和報告。對未及時收回貨款的合同簽訂人和合同簽訂批準人，上報主管領(lǐng)導和相關(guān)單位。（1）股份公司內(nèi)實體、事業(yè)部每月25日前向市場總部商務(wù)部上報貨款回收統(tǒng)計表。（2）市場總部按月制作貨款回收統(tǒng)計表，該表對每份合同的遲收金額、遲收發(fā)生日、欠款人（單位）、合同號和產(chǎn)品名稱、簽約部門、簽約人、當月遲收總額、當月新增遲收金額等事項做出統(tǒng)計和記錄。（3）《遲收貨款情況》主送主管副總裁，抄送相關(guān)實體、總裁辦公室法律事務(wù)專員。市場總部依據(jù)檔案相關(guān)管理規(guī)定將此文件歸檔備查。（4）應付款人（單位）出現(xiàn)以下異常情況，合同簽約部門應立即通知市場總部和總裁辦公室法律事務(wù)專員：①付款人（單位）明確表示拒絕付款②應付款人（單位）發(fā)生嚴重財務(wù)危機，可能導致支付困難；③應付款人（單位）停業(yè)、破產(chǎn)、法人代表失蹤；④應付款人（單位）發(fā)生可能導致大額支付的訴訟、仲裁；⑤其他可能導致貨款不能收回或不能按時收回的重大異常情況。（5）單筆貨款超過付款時間5日未收回，簽約部門應在5個工作日內(nèi)書面通知市場總部和總裁辦公室法律事務(wù)專員，并將與該筆貨款有關(guān)的合同、買方接收和檢驗貨物的證明、買方付款的證明（復印件）以及其他與該合同有關(guān)的全部資料歸入專檔（合同簽訂人負責專檔的建立、收集證據(jù)及相關(guān)工作）。10.3遲收貨款催收。（1）一般遲收，指單筆遲收貨款金額在30萬元以下,且遲收期限在兩個月以內(nèi)的，由合同相關(guān)責任人負責催收。（2）重大遲收，指單筆遲收貨款金額在30萬元以上100萬元以下，或遲收期限在兩個月以上四個月以內(nèi)的，由合同相關(guān)責任人負責。（3）特別重大遲收，指單筆遲收貨款金額在100萬元以上，或者遲收期限在四個月以上的，由合同相關(guān)責任人共同負責。（4）如一筆遲收貨款同時符合上述兩種遲收標準劃分,那么視其為情節(jié)嚴重者。如：一筆金額為H5萬元的貨款，遲收時間為80天，既符合重大遲收標準又符合特別重大遲收標準，那么視此筆遲收貨款為特別重大遲收。（5）遲收貨款催收流程:①合同簽訂人在自貨款逾期之日起5個工作日內(nèi)應向?qū)Ψ揭?、EMS或掛號信發(fā)出催收函。催收函應由合同簽訂人留底。②催收函設(shè)定的答復期限應與合同的約定一致。簽訂合同時，催收函答復時間建議定為5個工作日。③答復中要求延期還款的，應要求其出具欠款確認函。④出具欠款確認函后，應簽訂延期還款協(xié)議，延期還款協(xié)議應自出具欠款確認函之日起5個工作日內(nèi)簽訂。⑤以下情況，應及時與總裁辦公室法律事務(wù)專員溝通，采取適當?shù)姆绞浇鉀Q：明確對欠款提出異議的不在期限內(nèi)答復催收函的；提出延期還款請求，但拒絕出具欠款確認函的；出具確認函，但未按期簽訂延期還款協(xié)議的；簽訂延期還款協(xié)議后，不能按照約定提供擔保的；簽訂延期還款協(xié)議后，再次逾期金額超過逾期金額的50%的；簽訂延期還款協(xié)議后，再次逾期金額超過5萬元，而且再次逾期時間超過6個月。（6）以下遲收貨款應移交總裁辦公室法律事務(wù)專員以法律手段進行催收：①欠款人（單位）出現(xiàn)上述異常情況的。②根據(jù)我方掌握的情況，總裁辦公室法律事務(wù)專員認為不迅速采取法律行動，可能導致收回欠款難度加大或不能收回的。③遲收期限已超過6個月。④其他必須通過法律手段催收的情況。(7)法律事務(wù)專員參與催收，應由法律事務(wù)專員或者合同簽訂部門向公司主管市場工作副總裁提出建議，建議獲得批準的，合同簽訂部門應在收到批準2個工作日內(nèi)將與合同有關(guān)的全部資料原件移交法律事務(wù)專員。(8)案件由法律事務(wù)專員參與后，合同簽訂部門仍是該合同貨款回收工作的責任單位。11合同變更/終止11.1合同變更/終止的條件。(1)客戶主體資格發(fā)生變更/終止。①客戶單位名稱的變更/終止。②客戶組織機構(gòu)和場所的變更。③客戶經(jīng)營范圍的變更。(2)合同一方或雙方對合同存在重大誤解。(3)情況變更使合同履行顯失公平。(4)不可抗力導致合同不能按約定履行/終止。不可抗力是指不能預見、不能防止并不能克服的客觀情況，包括但不限于水災、旱災、地震、臺風等自然原因及戰(zhàn)爭或其他軍事行動等。（5）合同雙方協(xié)議同意變更合同。①因客戶原因進行的變更/終止：客戶在合理情形下要求延后/終止合同履約（包括交貨、驗收、付款、開通時間）。其他導致客戶要求變更/終止合同的原因。②因我方原因進行合同變更/終止因我方原因交貨期延后/終止；我方不能及時開具或送達完整的發(fā)票導致合同變更/終止；我方原因?qū)е买炇掌谘雍?終止。（6）其他法律規(guī)定的合同變更/終止的情形。4.11.2變更/終止合同的審批程序。變更/終止合同的審批程序及審批權(quán)限參照合同簽訂的審批程序進行。如出現(xiàn)以下情形中任意一種，那么該合同變更/終止的審批人應為原合同審批人的上級主管領(lǐng)導（如原合同審批人為總裁那么應由總裁辦公室公會討論決定，如原合同審批人為總裁辦公室公會那么應由總裁辦公室公會再次討論決定）。（1）放棄原合同中我方應享有的權(quán)利。（2）增加或加重原合同中我方應履行的義務(wù)。（3）變更司法管轄地或法律適用。4.11.3合同變更/終止的通知過程。合同單位應在變更/終止合同的審批程序確定合同變更/終止之日起2個工作日內(nèi)將合同變更/終止通知送達本單位相關(guān)部門及市場總部商務(wù)部。4.12對合同責任人的考核4.12.1合同的簽約人在簽訂、履行合同的過程中應盡職盡責，確保貨款按期收回。合同簽訂人、合同管理員、檔案保管員及合同簽訂批準人有以下行為，由事業(yè)部決定交人力資源部給予當事人扣減績效獎金直至降職處理（薪隨職變）。股份公司保留要求其賠償損失的權(quán)利。（1）法人委托書不得遺失，如有遺失事業(yè)部應及時報商務(wù)部，并寫出書面檢討，公司對當事人進行通報批評。（2）銷售合同專用章不得轉(zhuǎn)借，如有違反，該事業(yè)部應做出書面檢討，公司給予通報批評并視造成的影響和損失扣發(fā)合同管理員、事業(yè)部負責人及相關(guān)當事人當期績效獎金的10%?50%作為懲罰。事業(yè)部如將銷售合同專用章遺失，應自遺失之日起在兩個工作日內(nèi)報總裁辦公室，該事業(yè)部應做出書面檢討，并辦理遺失聲明事宜，公司給予通報批評并視造成的影響和損失扣發(fā)合同管理員、事業(yè)部負責人及相關(guān)當事人當期績效獎金的20%?100%,直至降職處理。（3）未按規(guī)定制作、收集、移交、保存合同書（合同變更書）、貨物交接和檢驗證明、付款證明以及其他資料,造成貨款遲收或不能收回的，視造成的影響或損失扣發(fā)責任人當期績效獎金的5%?50%,直至降職處理。（4）未按規(guī)定及時、準確地統(tǒng)計和通報遲收貨款，造成貨款遲收或不能收回的，視造成的影響或損失扣發(fā)責任人當期績效獎金的5%?50%,直至降職處理。（5）未按規(guī)定及時通報本規(guī)定列舉的異常情況，造成貨款遲收或不能收回的，視造成的影響或損失扣發(fā)責任人當期績效獎金的5%?50%,直至降職處理。（6）不按規(guī)定積極催收，造成貨款遲收或不能收回的合同負責人（合同簽訂人、代表處合同聯(lián)系人）應采取的處罰措施：①一般遲收。市場總部及合同單位共同責令合同負責人一個月內(nèi)回收遲收貨款，并扣發(fā)責任人當期績效獎金的5%?15%。②重大遲收。市場總部及合同單位共同責令合同負責人一個月內(nèi)回收遲收貨款，并扣發(fā)責任人當期績效獎金的15%?40%,直至降職處理。③特別重大遲收。市場總部及合同單位共同責令合同負責人一個月內(nèi)回收遲收貨款，并視造成的損失扣發(fā)責任人當期績效獎金的30%?100%,直至降職處理。(7)對合同簽訂批準人的考核：①對該事業(yè)部的遲收貨款情況負責，每月根據(jù)市場總部提出的《遲收貨款情況》對合同簽訂人進行考核。②如合同單位或合同簽訂人調(diào)動或機構(gòu)進行調(diào)整，由合同簽訂批準人或其指定專人對合同的貨款回收工作負責。(8)不按規(guī)定積極催收，造成貨款遲收或不能收回的代表處，按照《公司駐外代表處考核方法》中的經(jīng)營指標完成成績進行考核。4.13對已簽署合同文本及相關(guān)文件記錄的制作和保存4.13.1在簽訂和履行銷售合同的各個環(huán)節(jié)，相關(guān)責任人必須按照要求制作和保存以下文件(1)合同中必須寫明買方和賣方的名稱，貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量，貨款金額、付款時間、付款方式，交貨時間、地點。建議寫明：貨物驗收標準、售后服務(wù)、合同生效時間、運輸費承當、爭議解決等?？梢圆捎煤贤瑫?、協(xié)議書、定貨單等形式。必須有買方蓋章或法人代表簽字。(2)買方接收貨物的證明，指買方收到貨物時出具的說明其已收到貨物的證明。證明應寫明貨物名稱、數(shù)量、接收日期、地點、接收人、交貨人。必須有買方蓋章或者其指定的接收人簽字。.適用單位數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部、寬帶接入產(chǎn)品事業(yè)部、市場總部。.管理規(guī)定.1法人委托書的管理市場總部商務(wù)部是法人委托書主管部門。負責法人委托書的申請的接收、初審、報批、制作、發(fā)放、回收、歸檔。.1.2申請程序。辦理法人委托書應由事業(yè)部根據(jù)工作需要向商務(wù)部提出書面申請，填寫“法人委托書申請書，，，并明確以下內(nèi)容(1)申請人姓名及自然情況。(2)申請人與公司的勞動合同期限。(3)說明申請人正在從事銷售工作。(4)明確申請人簽訂合同的權(quán)限(產(chǎn)品/最高金額)及申請期限。(5)事業(yè)部負責人簽字確認。(6)申請人一寸免冠近照一張。4.1.2審批程序。(1)商務(wù)部對“法人委托書申請書”進行初審，合格者由商務(wù)部制作法人委托書，并報市場總部副總、主管市場副總裁審核，總裁批準。（3）買方檢驗貨物結(jié)果的證明，指合同定有檢驗條款時，買方按照合同對貨物進行檢驗后出具的證明檢驗結(jié)果的文件。必須有買方蓋章或者其指定的檢驗人簽字。（4）買方付款的證明，指能夠證明買方付款的文件，如增值稅發(fā)票存根、銀行到賬通知等。上述（1）（2）（3）項所列文件由合同簽訂人負責制作、收集。上述第（4）項所列文件，由公司財務(wù)部負責制作、收集。4.13.3各部門應由專人負責檔案保管，合同簽訂人應自合同簽訂之日起3個工作日內(nèi)將該合同原件及相關(guān)文件歸檔，合同簽訂人及合同管理員處可保存復印件，上報合同時也應將合同復印件同時上報。各部門檔案保管員應催促合同簽訂人將上述（1）（2）（3）項資料原件交其統(tǒng)一保管。按照公司檔案管理規(guī)定，由檔案室保管的材料，各部門檔案保管員應聯(lián)系移交檔案室保管。4.14.合同糾紛的處理4.14.1合同雙方協(xié)商解決并可依實際情況進行合同變更。4.14.2協(xié)商不成時可依合同約定的糾紛解決方式進行訴訟或仲裁。（2）簽發(fā)后的法人委托書由總裁辦公室蓋騎縫鋼印，經(jīng)營財務(wù)部蓋法人名章后，由商務(wù)部發(fā)放。4.1.3發(fā)放程序。制作完成的法人委托書由商務(wù)部登記，發(fā)放給申請部門的相關(guān)管理人員。發(fā)放時要填寫“法人委托書發(fā)放記錄”。4.1.4法人委托書的保管。（1）事業(yè)部應設(shè)專人（即法人委托書管理員）對法人委托書進行管理，負責本部門法人委托書的申請、領(lǐng)取、發(fā)放、回收等管理工作并留有記錄。（2）法人委托書由持有者妥善保管，不得遺失或轉(zhuǎn)借。4.1.5法人委托書的回收。（1）發(fā)生以下情況之一時，法人委托書管理員應在即日起5個工作日內(nèi)將法人委托書收回，并交市場總部商務(wù)部①超出法人委托書規(guī)定的授權(quán)期限的。②法人委托書持有人因工作變動，不再從事法人委托書授權(quán)范圍內(nèi)的工作。（2）商務(wù)部辦理回收手續(xù)后交檔案室歸檔保存。4.2銷售合同專用章的管理銷售合同專用章由公司總裁辦公室統(tǒng)一刻制并發(fā)放。事業(yè)部申請銷售合同專用章時應具備：該事業(yè)部至少有一名持有有效法人委托書的銷售人員。銷售合同專用章由事業(yè)部向總裁辦公室提出書面申請。審批。（1）總裁辦公室銷售合同專用章管理人員核實申請書內(nèi)容準確無誤后報主管市場副總裁審核，總裁批準。（2）總裁簽發(fā)后由總裁辦公室負責登記、發(fā)放。發(fā)放總裁辦公室將銷售合同專用章發(fā)放給事業(yè)部合同管理員，并做書面記錄。保管：事業(yè)部設(shè)專人（通常為合同管理員）對銷售合同專用章進行管理，負責本領(lǐng)業(yè)部銷售合同專用章的申請、領(lǐng)取、登記、保管、使用、上交等管理工作。7使用。（1）銷售合同專用章只能在簽訂銷售合同時使用。（2）合同管理員在收到合同評審記錄、資信調(diào)查結(jié)果后方可向簽訂合同人員提供合同專用章，并把合同專用章使用情況記錄在案。（3）銷售合同專用章不得轉(zhuǎn)借或遺失。（4）總裁辦公室應不定期對各單位合同專用章使用情況進行監(jiān)督檢查。4.2.8回收。(1)事業(yè)部變更名稱、機構(gòu)調(diào)整、撤銷時，合同管理員應在變更名稱、機構(gòu)調(diào)整或撤銷后5個工作日內(nèi)將合同專用章及使用審批記錄交總裁辦公室。(2)合同專用章使用審批記錄由總裁辦公室交檔案室歸檔保存。4.3銷售合同文本的管理1標準銷售合同文本的提出和使用。(1)標準銷售合同文本的提出。①市場總部負責標準合同文本的制作，并負責組織對標準合同文本的評審。②市場總部根據(jù)需要制作標準合同文本。③需用部門可以向市場總部提出制作標準合同文本的需求或本部門制作標準合同文本草稿交市場總部審核后，組織評審。④對標準合同文本的評審應由市場總部組織總裁辦公室法律事務(wù)專員、經(jīng)營財務(wù)部、技術(shù)管理部及相關(guān)單位負責人參加?？偛棉k公室公會討論通過后即為標準銷售合同文本。(2)標準銷售合同文本自發(fā)布之日起使用。銷售人員在進行營銷工作的過程中應優(yōu)先使用股份公司的標準銷售合同文本。3.2非標準銷售合同文本的提出和使用o（1）非標準銷售合同文本使用條件：當標準銷售合同文本不能滿足銷售的實際需要時，事業(yè)部應根據(jù)實際需要擬制銷售合同文本。（2）非標準銷售合同文本必須具備的內(nèi)容：合同號，買方和賣方的名稱、地址，貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量，貨款金額、付款時間/期限、付款方式，交貨時間、地點，爭議解決。建議寫明貨物驗收標準、售后服務(wù)、合同生效時間、運輸費承當?shù)?。?）非標準銷售合同文本必須由法律事務(wù)專員出具法律意見書方可使用。合同對方進行資信調(diào)查的管理4.1對方屬初次合作，或合作的間斷時間超過6個月的，合同簽訂前應進行資信調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果填入“資信調(diào)查表”。4.4.2資信調(diào)查由合同簽約人組織實施，作為合同評審的一項參考條件。4.4.3資信調(diào)查分常規(guī)工程和非常規(guī)工程。對于合同金額在50萬元（含）以上的需方單位為初次合作的（其中不包括中國電信、移動、聯(lián)通、網(wǎng)通、鐵通、中國郵政等系統(tǒng)運營商和煤炭、電力、石油、軍隊、醫(yī)院及集團內(nèi)部）必須填寫資信調(diào)查表的非常規(guī)工程。4.4.4在充分了解顧客要求、與對方達成初步合作意向后，擬制合作草稿，在正式合同簽訂之前，銷售人員應保存在合同談判過程中的會談紀要、書面承諾、信函、、合作意向書等材料。4.5銷售合同號的管理各部門簽訂的合同要統(tǒng)一編號，規(guī)定如下。合同編號由八位組成，aa##bbcc,其中aa代表年份，如01、02###代表簽訂合同單位漢語拼音縮寫；bb代表簽訂人編號（各單位自定）cc代表簽訂人當年簽訂合同順序號01?99。各部門漢語拼音縮寫規(guī)定如下：數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部縮寫為SJ寬帶產(chǎn)品事業(yè)部縮寫為：KD。4.6合同評審4.6.1合同評審的內(nèi)容。（1）顧客的各項要求是否合理、明確并形成文件。（2）合同是否符合有關(guān)法律法規(guī)的要求。（3）公司現(xiàn)有的生產(chǎn)和技術(shù)能力能否滿足合同、標書的技術(shù)和質(zhì)量特性的要求。（4）產(chǎn)品交付的時間、地點、方式、