24/24第四講提高個人成效的方法（下）

四、辦公室的5S

（一）辦公室5S的內(nèi)涵

辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。辦公室5S不僅要求辦公室執(zhí)行，也要求文員去做。假如要做到對文件檔案、辦公區(qū)域以及辦公室進(jìn)行良好的治理，必須進(jìn)行5S行動。如圖2-4所示：

圖2-4辦公室的5S示意圖

1．整理

整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進(jìn)行工作的地點(diǎn)。在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、今后的文件、目前還未涉及的文件，應(yīng)該把它們收起來放到柜子里面，而且如此的整理每天都要進(jìn)行，不要把事務(wù)留到改日，要定期定制標(biāo)簽標(biāo)識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標(biāo)簽標(biāo)識標(biāo)記起來。

2．整頓

整頓自己的工作作風(fēng)和工作流程，讓一切朝著能節(jié)約時刻、增加效能的方向前進(jìn)。整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時刻做簡單整理，在下午下班前做完全全面的整理。有人適應(yīng)每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛(wèi)生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多專門無聊的情況，結(jié)果不能專門好地處理當(dāng)天的工作，因此整理辦公室應(yīng)該放在每次工作結(jié)束之后，如此能夠快速進(jìn)入工作狀態(tài)，提升工作的效率。

3．清掃

將短期內(nèi)不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進(jìn)入工作狀態(tài)的環(huán)境。及時地處理文件，建立適當(dāng)?shù)奈臋n系統(tǒng)，文件包括紙質(zhì)文件、電腦文件等，日用品要定期進(jìn)行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時刻的整理。

4．清潔

保持辦公氛圍的簡潔，使自己專門快進(jìn)入高效工作的狀態(tài)。辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應(yīng)弄得專門舒服，最好簡單一點(diǎn)，沒有靠背也能夠。一般在總經(jīng)理室、部門經(jīng)理等處，經(jīng)常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是白費(fèi)時刻的標(biāo)志。假如要讓辦公室的工作簡單快速，應(yīng)把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著講話。因?yàn)槿苏局v話的時候語速會比較快，比較簡潔，而假如讓其坐著講話，一般會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進(jìn)入正題，慢慢發(fā)言，慢慢討論，時刻就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地白費(fèi)掉了。辦公室切忌放個人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網(wǎng)球拍、溜冰鞋等物品。在工作時刻，假如有必要應(yīng)將它們收在柜子里面，且不應(yīng)將無聊的雜志、晚報、參考消息、有味好玩的玩具等也放在伸手可及的地點(diǎn)。統(tǒng)計表明人在多數(shù)情況下是沒有方法抵制住這些物品的誘惑的。例如一看到《環(huán)球時報》的封面，認(rèn)為第一個消息專門有味，決定要花5分鐘時刻看一下。結(jié)果往往是看完這一個，會接著再看另一個更好玩的消息，如此一來，就會不記得本職工作，工作時刻實(shí)際就成為了閱報時刻，當(dāng)扎進(jìn)到這些與工作無關(guān)的新聞里去的時候，時刻就會快速流逝。因此抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實(shí)際是時刻治理能否取得成效的重要因素。

5．素養(yǎng)

養(yǎng)成好的適應(yīng)，摒棄不良行為適應(yīng)對時刻的侵蝕，讓時刻成為自己所能掌控的有形資源。在辦公室，人們經(jīng)常會彼此講，“來來來，喝個上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。在職場能夠喝茶、喝咖啡、甚至能夠到衛(wèi)生間或?qū)ｉT抽煙的房間抽煙，當(dāng)受到如此的邀請時，明明手頭有一個專門重要的工作，但礙于不人的面子或交情，也就會臨時擱置工作而與不人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這確實(shí)是時刻白費(fèi)的開始。一旦自己給予不人如此的“面子”，便會使不人以為自己好交往，人比較隨和，與不人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這確實(shí)是辦公室工作的怪圈。不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。必要時一定要讓助理接電話，自己假如要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著講話；假如自己要接電話，也要在接電話的同時就站起來，最好能對自己的電話有所規(guī)定，一般情況下接打電話不能超過5分鐘，假如沒有實(shí)質(zhì)性談話內(nèi)容，5分鐘一到就要果斷結(jié)束電話。

（二）辦公室的5S行動

綜上所述，辦公室的5S行動應(yīng)該做到：在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；每天都整理，不要把事務(wù)留到改日，定制標(biāo)簽標(biāo)色；及時處理文件，建立相應(yīng)的文檔系統(tǒng)；整理工作時刻，保持辦公室整潔，經(jīng)常整理文檔；幸免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著講話。

（三）辦公室5S的適用范圍

文件檔案；辦公區(qū)域；辦公室治理。治理者時刻要牢記，自己工作中最重要的情況是：制造企業(yè)的價值、績效和利潤。

五、打算的杠桿原理

（一）打算的重要性

打算是特不重要的治理措施，關(guān)于工作，治理者應(yīng)該多花時刻去做詳細(xì)的打算，讓下屬加倍努力，不斷地完善打算。關(guān)于打算的理解，有一個特不經(jīng)典的口號“慢慢打算，快快行動”，即在分析考慮、決斷、設(shè)定目標(biāo)、制定打算的時候，多花一些時刻，多白費(fèi)一些時刻是能夠容忍的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上講這不是白費(fèi)，因?yàn)榭紤]得周全，行動就會更快。因此中國古話曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不誤砍柴功，多花一些時刻把刀磨得快一些，砍起柴來就會更順當(dāng)。然而有專門多經(jīng)理人正好與此相反，急于行動，疏于打算。有條件要干，沒有條件也要干，制造條件干。在戰(zhàn)爭中學(xué)習(xí)戰(zhàn)爭，在戰(zhàn)爭中積存戰(zhàn)爭經(jīng)驗(yàn)，干中學(xué)。那個理論本身是沒有錯的，但是假如在行動之前不假思索，不做任何的備選方案和打算，如此采取的行動就可能要多交學(xué)費(fèi)，多走彎路。在開始行動之前，一定要先坐下來想一想，作為經(jīng)理人，和職員最大的區(qū)不就在于做打算，職員只要被動的服從和執(zhí)行就能夠算作是一個合格的職員，最多只只是是一個優(yōu)秀的職員。然而經(jīng)理人在行動之前，要做盡可能詳細(xì)的打算。假如沒有在詳細(xì)和簡單之間求得平衡，沒有具體的操作方法，沒有具體的數(shù)量，沒有制定三個以上的打算就開始行動，那個經(jīng)理人的治理確實(shí)是失敗的治理。假如是委派下屬來做工作打算，一定要讓其多花時刻完成打算的制訂工作。中國古人講“三思而后行”，其中包含兩層意思：第一是要多花一些時刻思想，然后再行動；第二是要制定三個備選方案，然后開始行動，也即要有多套方案，再采取行動。

【案例】基辛格：“是最好的打算嗎？”美國前國務(wù)卿基辛格的下屬每一次拿工作報告或工作打算上來的時候，基辛格總是要問他一句話，“你確信，這是最好的打算嗎？”假如下屬支支吾吾，基辛格會看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、第三次，基辛格都會問同樣的問題，直到下屬拍著胸脯確信這是100%完美的打算時，基辛格才會開始看那個工作報告或工作打算。

（二）帕累托原理（二八原理）

做打算有一個杠桿原理，稱作帕累托原理，也被稱為二八原理，即80%的結(jié)果往往取決于20%的努力，花費(fèi)20%的努力，能夠制造80%的成績。在這種情況下，效果不見得是最好的，但成本是最低的，在生活中，用20%的努力，也可能會達(dá)到80%的效能。

圖2-5帕累托原理示意圖

【案例】分?jǐn)?shù)與努力的比例有一些在校大學(xué)生讀書不用功，往往是到臨考試的時候連續(xù)突擊兩天兩夜開夜車，如此的大學(xué)生，他復(fù)習(xí)一天可能考個30分，而要想考個60～70分，只需要兩天的努力，假如要考90分，只需要三天的努力，大概效率專門高，但實(shí)際上是不可能做到的。真剛要考個70分，大概需要復(fù)習(xí)兩個禮拜，假如要考80分就需要復(fù)習(xí)兩個月，假如要想考90分就需要每一節(jié)課都認(rèn)真聽講。

1．巔峰期

人在每天的工作時刻中，總會有一段時刻的工作效率最高，這確實(shí)是巔峰期，假如能將最重要的工作放在工作成效最高的巔峰期來完成，就能夠取得特不行的效能。一項(xiàng)關(guān)于巔峰期的研究表明，專門多人是在上午9點(diǎn)～11點(diǎn)時處于巔峰狀態(tài)，而下午3點(diǎn)鐘以后則處于低谷期，對巔峰時刻段的高效利用，需要每個人結(jié)合自己的實(shí)際情況來把握。

【自檢2-4】

在下圖中，依照個人的實(shí)際情況，在時刻段中標(biāo)記自己每個小時工作效能的情況，找到工作效能最高的點(diǎn)和工作效能最低的點(diǎn)，以了解自己時刻使用的巔峰期。假如圖中時段太少，能夠自己延長時段軸。

2．每天15分鐘

每天用15分鐘進(jìn)行閉門考慮，即全封閉自己形成獨(dú)立的空間，一個人特不平復(fù)地獨(dú)立考慮、反省，能夠不斷進(jìn)步。

3．4D原則

面對ABCD四類重要程度和緊急程度不同的工作，要采取不同的原則，例如對A類重要且緊急的工作要立即去做。然而，在所有需要處理的工作中，也需要進(jìn)行區(qū)分，有些A類突發(fā)事件需要自己立即處理，而有些A類突發(fā)事件能夠交給不人做；有些工作能夠以后再講；有些工作需要授權(quán)給不人做；有些工作則干脆就不做，那個策略確實(shí)是4D原則。Doitnow立即就做Doitlater以后再講Delegate授權(quán)Don’tdoitnow不做

4．提高效率的三問法

美國人伯納姆認(rèn)為，為了提高時刻的效率和效能，做每一項(xiàng)工作任務(wù)之前都應(yīng)該認(rèn)真問以下三個問題：第一個問題是“能不能取消，可不能夠不做，什么緣故一定要做？”假如工作不能取消，則需要問第二個問題“那個工作能不能和其他的工作合并？”第三個問題是“能不能用更簡便的東西去代替那個工作？能不能用一個其他的任務(wù)達(dá)到相類似的效果？”伯納姆認(rèn)為不是所有的工作任務(wù)都要做，面對工作，要“有所為，有所不為”，要能夠有所取舍，沒有方法取舍時要想方法合并，不能夠合并時要考慮有無替代的方案。

5．善用每一段空閑時刻]善用人生的10分鐘等車約會……善用每一段空閑時刻，例如坐車的時刻，能夠同時用MP3或其他設(shè)備收聽學(xué)習(xí)課程，或認(rèn)認(rèn)真真地想問題，或看“口袋書”。利用好生活的點(diǎn)滴時刻不斷積存知識，自己的信息量就會越來越大，自己掌握的資訊就會越來越多。現(xiàn)實(shí)生活中的專家并不比常人多明白什么，只只是是多讀書、多看報、多汲取信息，而且把他所需要的信息記下來積存起來而已。專家會把報紙上自己需要的內(nèi)容剪下來做成剪報，因此不斷收集需要的信息，通過長期的不斷積存，自己必定會成為某一方面的專家。關(guān)掉電視，扔掉報紙關(guān)掉電視，扔掉無聊的報紙，尤其對有些刊登“東城的一個漂亮女孩失戀”、“西街有一只瘋狗”、“明星穿了花短褲”等花邊新聞的報紙要堅決抵制，報紙要少看，要學(xué)會用專門快的速度掃瞄報紙的要緊內(nèi)容，最重要的是要訂閱與自己專業(yè)相符的報紙。現(xiàn)在是信息爆炸時代，有用和無用信息互相充斥在一起，每天都能夠從電視、報紙、互聯(lián)網(wǎng)上看到大量的垃圾信息。在有用信息中，也常常大量充斥了廣告內(nèi)容，尤其是報紙的進(jìn)展趨勢是越來越厚，版面越來越多。以致有人驚呼今天的一份《巴黎時報》上所刊登的信息比20世紀(jì)一位法國人的一生經(jīng)歷還要多。早起1小時早起早睡，晚上不能加班太晚，一定要多睡覺。女的每天的睡眠要超過8小時，男人每天的睡眠要保證7小時以上。在保證睡眠時刻和睡眠質(zhì)量的同時，要在早晨早起1小時，中國俗語講“早起一時，輕松一天”，講的確實(shí)是那個道理。

6．快速的節(jié)奏感

養(yǎng)成快速的節(jié)奏感是時刻治理中的重要措施。借助于手表等工具，讓自己時刻清晰自己的時刻指針到了什么位置，自己打算干什么，而現(xiàn)在正在干什么，如何協(xié)調(diào)自己現(xiàn)在的工作狀態(tài)等。只有快速的節(jié)奏感，才能時刻提醒自己時刻治理的重要性，才能體會到時刻的緊迫性，因此自己要給自己做人生的導(dǎo)師，做時刻安排的先知。

7．日本人中之杰的六快

日本人在二戰(zhàn)后快速崛起，期間的進(jìn)展速度驚人。日本人最講究速度，其時刻講究六快—“快食、快便、快睡、快行、快思、快記”，這種時刻治理方法在環(huán)境快速變化的今天，特不有用?？焓?；快便；快睡；快行；快思；快記。

六、時刻治理法則

（一）時刻治理的法則

時刻治理的實(shí)質(zhì)是對生活方式和方法的治理，時刻治理的法則也確實(shí)是尋求最有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，白費(fèi)時刻的往往并不是大塊頭的工作，而恰恰是一些不良的生活適應(yīng)和工作方式吞噬了時刻。因此，從一個個微小的細(xì)節(jié)開始做起，把工作的時刻安排和利用好，同時也對業(yè)余時刻的治理，例如睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂都要治理起來，用心致志，不虎頭蛇尾，這確實(shí)是時刻治理取得成效的要點(diǎn)，而這些處理生活的措施也確實(shí)是時刻治理的法則。具體包括以下幾個方面：每一分每一秒做最有生產(chǎn)率的事；有效授權(quán)，換來輕松；用金鈔票換取時刻；把重要的情況變成緊急的情況；要不斷地行動；遇事立即做，現(xiàn)在就做；第一次做好，次次做好；明確目標(biāo)，制定打算，寫成清單；設(shè)定完成期限；分秒不白費(fèi)，工作日志法；業(yè)余時刻治理，睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂；用心致志，不虎頭蛇尾；采納節(jié)約時刻的工具、通訊和交通方式等；封鎖時刻；不聽、接電話；不見客訪客；不閑扯談天；讓同事明白自己的封閉時刻和地點(diǎn)；不離開現(xiàn)場；掛免打攪牌。

【自檢2-5】

1．請找出上周3～5件沒必要的情況或約會。2．請分析自己當(dāng)時什么緣故沒講“不”？