目的：為了規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理規(guī)定。范圍：公司所有會(huì)議。3.會(huì)議要求3.1公司總裁、副總裁及人力資源總監(jiān)主持的會(huì)議，應(yīng)由行政部做會(huì)議記錄，并于12小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議記要，并交由會(huì)議主持人簽發(fā)，由有關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議所定決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、追辦。3.2部門(mén)會(huì)議由部門(mén)文員做會(huì)議記錄；會(huì)議內(nèi)容若是工作計(jì)劃及安排則會(huì)議記要需要上報(bào)直屬上級(jí)，若是業(yè)務(wù)討論則無(wú)需上報(bào)。3.3.與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作做好會(huì)議準(zhǔn)備，按會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議；固定的例會(huì)不再另行通知。3.4每次固定例會(huì)與會(huì)人員如因其他公務(wù)不能出席會(huì)議或可能遲到（原則上工作安排應(yīng)避開(kāi)公司的例會(huì)時(shí)間），應(yīng)事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假，否則處以50—100元的處罰。3.5會(huì)議期間，與會(huì)人員的手機(jī)應(yīng)設(shè)置震動(dòng)或關(guān)機(jī)狀態(tài)；不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽(tīng)電話(huà)，有緊急事情需要處理應(yīng)同主持人請(qǐng)示，經(jīng)同意后并且到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)。3.6會(huì)議進(jìn)行時(shí)，與會(huì)人員如需處理緊急事項(xiàng)或來(lái)賓應(yīng)酬時(shí)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)示后方可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行處理；其他人員不準(zhǔn)隨意到會(huì)場(chǎng)找人或直接叫人。3.7所有參會(huì)人員，要嚴(yán)守會(huì)議秘密，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員隨意談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。3.8所有的會(huì)議都應(yīng)盡量在1.5小時(shí)之內(nèi)最長(zhǎng)不準(zhǔn)超過(guò)2個(gè)小時(shí)，特殊情況除外。3.9會(huì)議室內(nèi)會(huì)議期間禁止吸煙。4會(huì)議管理4.1會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率；4.2會(huì)議期間不準(zhǔn)接聽(tīng)手機(jī)，手機(jī)應(yīng)設(shè)置成無(wú)聲或震動(dòng)狀態(tài)，重要事情確實(shí)需要接聽(tīng)電話(huà)者，經(jīng)主持人同意方可外出會(huì)議室接聽(tīng)；4.3會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩，不準(zhǔn)來(lái)回走動(dòng)，認(rèn)真記錄，已解決問(wèn)題為目的；4.4會(huì)議期間原則上是不準(zhǔn)請(qǐng)假，如由于特殊原因不能按時(shí)回公司參加例會(huì)者，應(yīng)提前通知主持人請(qǐng)假（組長(zhǎng)或副組長(zhǎng)）。4.5會(huì)議開(kāi)始前所有參會(huì)人員入會(huì)場(chǎng)應(yīng)做好參會(huì)簽到。5會(huì)議種類(lèi)5.1定期例會(huì)會(huì)議名稱(chēng)及各類(lèi)會(huì)議的參加人員如下（參考）：會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會(huì)議（相關(guān)項(xiàng)目評(píng)審會(huì)）每工作日上午9:30-10:00（可以不定期）各部門(mén)本部人員、（評(píng)審時(shí)財(cái)務(wù)部人員參加）對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問(wèn)題討論、合同、拓展投資計(jì)劃、工作計(jì)劃等業(yè)務(wù)部、項(xiàng)目部、各部主管月度總結(jié)及下各月的工作規(guī)劃會(huì)議（總經(jīng)理工作會(huì)）每月度第一個(gè)工作日下午各部門(mén)主管經(jīng)理、上月度工作總結(jié)及下月度工作規(guī)劃報(bào)告總經(jīng)理行政辦公會(huì)每周六下午16:30-18:00總裁（總經(jīng)理）、各部主管月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)人力資源總監(jiān)員工大會(huì)每月中旬一次或每季度的一個(gè)月總經(jīng)理（總裁）全體員工經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容總經(jīng)理/行政部股東大會(huì)每年度一次，每年第一個(gè)月第一周內(nèi)董事長(zhǎng)、董事、監(jiān)事、總經(jīng)理上一年工作總結(jié)下年工作計(jì)劃審定以及公司重大新項(xiàng)目決議董事長(zhǎng)/總經(jīng)理5.2非定期會(huì)議會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會(huì)不定時(shí)總經(jīng)理、部門(mén)主管、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論總經(jīng)理（總裁）臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理、部門(mén)主管、其他有關(guān)人員特殊事宜總裁/總經(jīng)理/行政人力資源總監(jiān)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總裁/董事長(zhǎng)行政部安排會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要備案及呈報(bào)記錄通知行政部或總裁辦辦會(huì)議計(jì)劃單會(huì)議計(jì)劃單會(huì)議計(jì)劃5.3會(huì)議安排行政部安排會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要備案及呈報(bào)記錄通知行政部或總裁辦辦會(huì)議計(jì)劃單會(huì)議計(jì)劃單會(huì)議計(jì)劃5.3.1公司內(nèi)會(huì)議由長(zhǎng)生林業(yè)行政部行（總裁秘書(shū)）安排，部門(mén)內(nèi)會(huì)議由各部門(mén)自行安排；5.3.2主會(huì)人會(huì)前一天需向行政部（總裁秘書(shū)）告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容；5.3.3行政部（總裁秘書(shū)）須提前四小時(shí)以上書(shū)面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容；5.3.4行政部（總裁秘書(shū)）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理；5.3.5開(kāi)會(huì)期中，行政部（總裁秘書(shū)）負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總裁（總經(jīng)理）備案。6在2011年4月22日下午通過(guò)體系管理小組討論確定長(zhǎng)生集團(tuán)的管理體系、組織結(jié)構(gòu)及各部門(mén)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)等，確定管理流程和管理權(quán)限。7在2011年4月25日下午討論通過(guò)部門(mén)工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。最后形成標(biāo)準(zhǔn)化的部門(mén)工作職責(zé)說(shuō)明書(shū)；明確部門(mén)工作的責(zé)、權(quán)、利，同時(shí)討論確定合同、項(xiàng)目投資、工程、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等事項(xiàng)評(píng)議管理的有關(guān)評(píng)審人員和評(píng)審部門(mén)的工作流程。8此次體系管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議流程采用簡(jiǎn)化的會(huì)議管理方式，由長(zhǎng)生林業(yè)行政部直接通知的方式召集會(huì)議。9會(huì)議