建立檔案管理制度建立檔案管理制度建立檔案管理制度建立檔案管理制度編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:5、建立檔案管理制度包括5個(gè)制度：1、立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。2、檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。3、檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。4、檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。5、機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。檔案工作制度，是單位的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易,掛到墻壁上容易,但要落實(shí)就不容易,必須認(rèn)真執(zhí)行,才能出成果。立卷歸檔制度為加強(qiáng)對(duì)局機(jī)關(guān)的檔案管理，使檔案資料更好地為局兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)國(guó)家《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，特訂立本制度。一、歸檔范圍凡是本單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍，主要有：1、本單位正式發(fā)文，包括附件、圖表、名冊(cè)等，收文中列入歸檔的文件資料；2、本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件材料，如規(guī)章制度、會(huì)議記錄、匯報(bào)材料、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、各項(xiàng)活動(dòng)照片、音像磁帶等；3、各科、所、中心形成的資料，如價(jià)格、收費(fèi)管理、檢查、認(rèn)證、評(píng)估、信訪、財(cái)務(wù)、信息等；4、雖未經(jīng)發(fā)文渠道而通過其他途徑形成和積累的文件資料，如：指數(shù)、監(jiān)測(cè)、成本測(cè)算、基建報(bào)表等。二、歸檔時(shí)間1、日常工作中形成的文件資料，經(jīng)清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；2、凡專題會(huì)議、專題項(xiàng)目(含基建工程)等，在任務(wù)完成后及時(shí)交檔案室歸檔；3、會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)年整理立卷后暫由財(cái)會(huì)部門保存，一年后交檔案室歸檔；4、檔案室須在次年六月底前完成本單位上年度文件資料的立卷歸檔工作。三、歸檔要求1、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍，完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全；2、歸檔的文件資料必須正確地反映本單位在各項(xiàng)工作中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；3、歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；4、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；5、歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)明對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和制作者。四、檔案整理檔案室在接到各部門檔案后要及時(shí)進(jìn)行整理，按照上級(jí)規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際組卷。案卷質(zhì)量要求：1、組卷科學(xué)：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合本局實(shí)際進(jìn)行合理組卷，做到分類適當(dāng)、問題單一、類型鮮明、年度不混、保管期限準(zhǔn)確；2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時(shí)間的先后排列。3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按排列程序依次在有字跡和圖表的頁(yè)面上編寫頁(yè)碼；4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準(zhǔn)確、案卷題名簡(jiǎn)明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀。五、閱檔要求1、凡因工作需要查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，原則上限在閱覽(檔案)室內(nèi)，確因需要外借的，須征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理手續(xù)，閱后要及時(shí)歸還；2、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，查閱文件內(nèi)容，由檔案管理人員提供，不得擅自翻閱；3、要愛護(hù)檔案，查閱文件，不得涂改、污損或抽動(dòng)；4、外單位人員不得擅自進(jìn)入檔案室；5、檔案室由專人管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光、恒溫。機(jī)關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《湖北省機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行機(jī)關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制訂落實(shí)檔案管理規(guī)劃。3、負(fù)責(zé)收集整理和保管本機(jī)關(guān)各門類檔案，修訂完善機(jī)關(guān)歸檔制度，做到收集齊全、整理科學(xué)、保管安全。4、開展檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和保密工作。5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動(dòng)提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。6、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。檔案保管制度1、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜，機(jī)關(guān)檔案任何人不得據(jù)為己有。2、檔案保管必須配置適應(yīng)需要的檔案庫(kù)房、專用檔案柜，并有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全。3、定期對(duì)室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)，采取適當(dāng)措施保護(hù)檔案安全。4、保持庫(kù)房清潔，禁止存放雜物，禁止吸煙，庫(kù)內(nèi)要設(shè)溫濕度計(jì)，每天定時(shí)測(cè)定記錄，庫(kù)房?jī)?nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)。5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符。6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。檔案保密制度1、經(jīng)常學(xué)習(xí)《保密法》，加強(qiáng)保密教育，增強(qiáng)保密觀念，自覺保守黨和國(guó)家機(jī)密。2、做好檔案資料密級(jí)劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料。3、不得在公共場(chǎng)所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容，不得在非保密本上記錄保密事項(xiàng)。4、機(jī)關(guān)人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽的不聽，不該記的不記。5、根據(jù)不同密級(jí)程度確定不同的利用對(duì)象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進(jìn)入編研范圍。6、剔除銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，有二人參加監(jiān)銷。嚴(yán)禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。檔案利用制度1、檔案員要熟悉室藏檔案資料情況，主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。2、室藏檔案要編制案卷級(jí)、文件級(jí)手檢式和機(jī)檢式目錄等檢索工具，以方便利用。3、做好檔案資料的編研工作，編寫全宗介紹、機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集等，主動(dòng)地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。4、查閱檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾劃、折疊或作其它標(biāo)記；嚴(yán)禁污損、拆裝、抽頁(yè)、裁剪等破壞檔案行為。未經(jīng)批準(zhǔn)不得摘抄、復(fù)制檔案資料5、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理相關(guān)手續(xù)。6、做好利用登記和利用效果登記。檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)和偽造。2、建立各門類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，堅(jiān)持日常登記，及時(shí)填寫基本檔案數(shù)據(jù)和報(bào)表。3、按時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)及業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》和各種臨時(shí)性調(diào)查、統(tǒng)計(jì)材料。4、定期對(duì)有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)各項(xiàng)工作。檔案移交制度1、在本單位歸檔范圍內(nèi)接收本機(jī)關(guān)各科室檔案資料，時(shí)間為每年3月底前接收上年度應(yīng)歸檔的檔案資料，重大活動(dòng)和重要文件為辦理完畢后隨時(shí)歸檔。2、對(duì)散存于個(gè)人手中的對(duì)機(jī)關(guān)工作有保存價(jià)值的檔案資料隨時(shí)接收。3、機(jī)關(guān)檔案原則上由各科室整理規(guī)范后向