檔案和信息管理的技巧2022/11/23檔案和信息管理的技巧檔案和信息管理的技巧2022/11/22檔案和信息管理的技巧1課程提綱檔案管理收文處理程序發(fā)文處理程序文書的立卷歸檔檔案的收集整理檔案的保管和利用信息管理

--信息的收集--信息的整理--信息的傳遞--信息的利用和儲(chǔ)存檔案和信息管理的技巧課程提綱檔案管理信息管理檔案和信息管理的技巧2第一單元

檔案管理檔案和信息管理的技巧第一單元檔案管理檔案和信息管理的技巧3收文處理程序

總的任務(wù)：組織文件按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到查閱處理目的。具體內(nèi)容：簽收、拆封、登記、分文、傳閱、請(qǐng)辦、批示、辦理、督察、備注、歸檔

檔案和信息管理的技巧收文處理程序總的任務(wù)：檔案和信息管理的技巧4文件的簽收

弄清是否寫明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的在啟封后詳細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)收來函件簽字一定要清晰、易識(shí)，姓名俱全，并注明收到時(shí)間如發(fā)現(xiàn)原件有拆封、破損等現(xiàn)象或者文件數(shù)與對(duì)方登記不符時(shí)，應(yīng)立即查明原因，及時(shí)處理檔案和信息管理的技巧文件的簽收弄清是否寫明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的檔案和信5文件的拆封

要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。啟封后的文件袋要認(rèn)真檢查，取凈文件，防止遺漏來件如有附件，要按附件目錄認(rèn)真核對(duì)，如不相符或漏裝，要及時(shí)向來件企業(yè)查詢?nèi)绻麃砑掌诓磺?，?yīng)根據(jù)郵戳注明收件時(shí)間，并保留其封皮備查檔案和信息管理的技巧文件的拆封要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。啟封后6文件的登記

通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容：收文日期收文編號(hào)來文企業(yè)文件密級(jí)、緩急程度文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要份數(shù)、附件處理情況檔案和信息管理的技巧文件的登記通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容：檔案和信息7收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記，哪些文件可以不登記，這是登記工作首先應(yīng)弄清的問題。如果見文就登，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還會(huì)影響到正常的工作。同時(shí)應(yīng)確定在收文登記簿寫明的主要內(nèi)容。這些內(nèi)容應(yīng)根據(jù)公司工作的實(shí)際需要來確定，繁簡(jiǎn)得當(dāng)，不超出需要限度。如登記內(nèi)容過多過細(xì)，會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成不應(yīng)有的消耗。反之，過于簡(jiǎn)單，缺少某些必要的內(nèi)容，則說不明問題，起不到登記應(yīng)有的作用特別提醒:檔案和信息管理的技巧收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記，哪些文件可以不登記，這8收文登記的方式1、簿式登記日期編號(hào)來文企業(yè)緩急份數(shù)文件標(biāo)題處理情況備注檔案和信息管理的技巧收文登記的方式1、簿式登記日期編號(hào)來文企業(yè)緩急份數(shù)文件標(biāo)題處92、卡片式登記來文企業(yè)緩急份數(shù)文件名稱處理情況備注檔案和信息管理的技巧2、卡片式登記來文企業(yè)緩急份數(shù)文件名稱處理情況備注檔案和信息103、聯(lián)單式登記來文部門收文編號(hào)文件標(biāo)題分送情況負(fù)責(zé)人處理情況備注檔案和信息管理的技巧3、聯(lián)單式登記來文部門收文編號(hào)文件標(biāo)題分送情況負(fù)責(zé)人處理情況11對(duì)秘書來說，無論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、手續(xù)簡(jiǎn)便、易于查找及有利于統(tǒng)計(jì)文件等要求。特別提醒：檔案和信息管理的技巧對(duì)秘書來說，無論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、12登記工作注意事項(xiàng)：登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人也能看懂，便于查找。登記項(xiàng)目要逐格填寫，不隨意取舍。登記標(biāo)題要完整，不能隨意簡(jiǎn)化。如來文沒有標(biāo)題，可根據(jù)文件內(nèi)容簡(jiǎn)明確切地摘要其內(nèi)容。對(duì)于專門性質(zhì)或絕密文件，要專門登記，以利于做好保密工作和督察工作。登記后的文件，應(yīng)在首頁右上角寫好收文備注(包括收文人、收文編號(hào)和收文日期等)，防止丟失。檔案和信息管理的技巧登記工作注意事項(xiàng)：登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人13分文凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來文直接轉(zhuǎn)送職能部門進(jìn)行處理。對(duì)于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對(duì)本公司邀請(qǐng)函、商洽工作的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。檔案和信息管理的技巧分文凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、14做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：

要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類型要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門的分工與職責(zé)要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)把握文件的輕重緩急要做好分送文件的登記工作檔案和信息管理的技巧做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，15文件的傳閱

主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。第一個(gè)人閱完后，直接退還秘書人員，再由秘書人員送給第二個(gè)人，第二個(gè)人閱完后再退還，再送給第三個(gè)人，依次，直到傳完為止。檔案和信息管理的技巧文件的傳閱主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱16傳閱式樣表文件名稱時(shí)間呈送人送閱對(duì)象簽名備注檔案和信息管理的技巧傳閱式樣表文件名稱時(shí)間呈送人送閱對(duì)象簽名備注檔案和信息管理的17傳閱注意以下幾點(diǎn)：

合理調(diào)度，分清主次急件、密件，單獨(dú)處理嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理檔案和信息管理的技巧傳閱注意以下幾點(diǎn)：合理調(diào)度，分清主次檔案和信息管理的技巧18文件的請(qǐng)辦

做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件要熟悉情況，不僅是要掌握和了解本公司的基本業(yè)務(wù)工作情況，同時(shí)要掌握和了解上下左右各部門、業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)工作情況。如有可查或有與來文相關(guān)的材料，在提出擬辦意見送上司批示時(shí)要一并附上，以供上司參考檔案和信息管理的技巧文件的請(qǐng)辦做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件檔案和19對(duì)收文提出意見，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)。意見雖然不是文件處理的最后決定，但它對(duì)上司決策提出參考，應(yīng)慎重對(duì)待?？偟囊笫牵v觀全局，實(shí)事求是，力求準(zhǔn)確、具體地提出切實(shí)可行的擬辦意見。同時(shí)，意見的文字應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，抓住問題的實(shí)質(zhì)，提出主要的處理方案及理由。如果對(duì)某個(gè)文件的處理有兩種以上的意見，可一并提出，但應(yīng)寫明傾向意見及理由。特別提醒：檔案和信息管理的技巧對(duì)收文提出意見，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)。意見雖然不是20文件的批示

要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。批示用詞要簡(jiǎn)練、明確，意圖清楚，如需要兩個(gè)以上的部門辦理時(shí)，要明確指定主辦部門對(duì)于重要文件和緊急文件的批示，要明確提出時(shí)限并及時(shí)督察檔案和信息管理的技巧文件的批示要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。檔案和信息21督察工作對(duì)于提高辦事效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，具有重要作用。因此，督察工作必須做到經(jīng)常化、制度化。

特別提醒：檔案和信息管理的技巧督察工作對(duì)于提高辦事效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，具有重要作用。因此，22文件的備注

一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來文單位，就要注明時(shí)間和主要情況如采取電話、會(huì)議等其他方式答復(fù)的，則應(yīng)注明答復(fù)方式、時(shí)間、地點(diǎn)、交代人員及主要內(nèi)容等情況無論何種方式的答復(fù)，主辦時(shí)，辦理人員都要簽署姓名和日期，明確責(zé)任檔案和信息管理的技巧文件的備注一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來文單位，就23主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完畢后不做任何記載，總認(rèn)為自己親手處理的都很清楚，勿需注明。但實(shí)際上，時(shí)間一長(zhǎng)，就記不清情況了，再遇有接辦人員就很難弄清過去的具體情況，文件歸檔以后，將來查考也會(huì)發(fā)生困難。所以必須重視主辦工作。

特別提醒：檔案和信息管理的技巧主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完24立卷歸檔

收文經(jīng)過上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件及其有關(guān)的卡片、批示等進(jìn)行整理，立卷歸檔檔案和信息管理的技巧立卷歸檔收文經(jīng)過上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件25發(fā)文處理程序

擬稿協(xié)商會(huì)簽簽發(fā)登記編號(hào)歸檔核稿校對(duì)檔案和信息管理的技巧發(fā)文處理程序擬協(xié)簽登歸核校檔案和信息管理的技巧26擬稿注意：先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對(duì)每一個(gè)問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思，但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一，留待具體擬寫時(shí)解決。要注意各部分之間的界限劃分。無論是并列性的問題，還是連續(xù)性的問題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。檔案和信息管理的技巧擬稿注意：先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對(duì)每一個(gè)問題所要表27協(xié)商會(huì)簽

親自會(huì)簽分頭會(huì)簽會(huì)議協(xié)商檔案和信息管理的技巧協(xié)商會(huì)簽親自會(huì)簽檔案和信息管理的技巧28核稿

把好行文關(guān)把好內(nèi)容關(guān)把好程序關(guān)把好文字關(guān)把好文體格式關(guān)通過核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理檔案和信息管理的技巧核稿把好行文關(guān)檔案和信息管理的技巧29登記編號(hào)

發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號(hào)、標(biāo)題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等檔案和信息管理的技巧登記編號(hào)發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿30發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)：

首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，方可進(jìn)行登記編號(hào)對(duì)登記簿所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)，并要求字跡清楚，不得潦草文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門，但不是部門負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商對(duì)于文稿中的重大問題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見，退回修改對(duì)于文稿中的一般性問題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改檔案和信息管理的技巧發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)：首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是31校對(duì)的基本原則和方法：忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題要發(fā)揚(yáng)認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍的工作精神，對(duì)文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行校對(duì)對(duì)一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。對(duì)專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。必要時(shí)對(duì)一些數(shù)字還要進(jìn)行計(jì)算，看與其相關(guān)的數(shù)字、百分比等是否矛盾檔案和信息管理的技巧校對(duì)的基本原則和方法：忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題檔案32文書立卷歸檔

按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用立卷的原則

檔案和信息管理的技巧文書立卷歸檔按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使33文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整立卷的要求

檔案和信息管理的技巧文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期34按主題特征立卷按時(shí)間特征立卷按“作者”特征立卷按文件名稱特征立卷按收發(fā)文單位特征立卷立卷的方法

檔案和信息管理的技巧按主題特征立卷立卷的方法檔案和信息管理的技巧35堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作

編好案卷類目準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍檔案和信息管理的技巧堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作編好案卷類目檔案和信息管理的技巧36調(diào)整定卷和歸檔

復(fù)查案卷文件，確定保管期限排列卷內(nèi)文件:

卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后編寫卷內(nèi)文件:依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁編號(hào)；空白紙不編張?zhí)?。卷?nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴Ｕ郫B的文件兩頁編一個(gè)張?zhí)?。左?cè)裝訂的在右上角編張?zhí)?，右?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。

檔案和信息管理的技巧調(diào)整定卷和歸檔復(fù)查案卷文件，確定保管期限檔案和信息管理的37填寫卷內(nèi)目錄和備考表

案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。永久、長(zhǎng)期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄，短期保管的案卷可不填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)?，另一份留以備查。永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)枺瑧?yīng)在裝訂前填好檔案和信息管理的技巧填寫卷內(nèi)目錄和備考表檔案和信息管理的技巧38裝訂案卷的要求裝訂案卷時(shí)，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金屬物。不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁，但又要注意不要把文件的字句訂住。一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右填寫案卷封面。案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱(如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號(hào)特別提醒：標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和姓名和名稱檔案和信息管理的技巧裝訂案卷的要求檔案和信息管理的技巧39案卷的排列和編號(hào)

調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。順序號(hào)可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號(hào)檔案和信息管理的技巧案卷的排列和編號(hào)調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分40編制案卷目錄

將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具檔案和信息管理的技巧編制案卷目錄將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印41歸檔

完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正檔案和信息管理的技巧歸檔完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)42檔案的收集整理

檔案的收集檔案室的收集工作歸檔的范圍不是每個(gè)文件都要去歸檔，能夠歸檔的文件，應(yīng)根據(jù)一定的實(shí)用原則，挑選出來的。歸檔的范圍。凡是本公司工作活動(dòng)中形成的，處理完畢的，對(duì)今后工作有查考價(jià)值的文件材料都應(yīng)歸檔。不能只重視經(jīng)過收發(fā)登記的文件，而忽視未經(jīng)收發(fā)登記的各種文件材料。如外出開會(huì)帶回的文件，本公司會(huì)議文件、公司內(nèi)部文件、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄、人事關(guān)系、介紹信等檔案和信息管理的技巧檔案的收集整理檔案的收集檔案和信息管理的技巧43檔案的要求屬于歸檔范圍的文件，必須收集齊全、完整；分類、組卷符合有關(guān)原則，能正確保持文件自然形成聯(lián)系，反映工作活動(dòng)面貌；保管期限劃分準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng)；標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整(確切地反映了卷內(nèi)文件的作者、內(nèi)容、名稱)，文字簡(jiǎn)練、通順；編目細(xì)致、清晰，編號(hào)方法統(tǒng)一，裝訂整齊、美觀；將案卷按一定原則加以分類、排列，編制案卷目錄檔案和信息管理的技巧檔案的要求檔案和信息管理的技巧44檔案的整理

檔案整理的內(nèi)容和意義檔案整理工作的內(nèi)容主要包括分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷的編制。通過檔案整理，進(jìn)一步了解和檢查檔案收集的質(zhì)量，為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作奠定良好的基礎(chǔ)，更好地維護(hù)檔案材料的完整檔案和信息管理的技巧檔案的整理檔案整理的內(nèi)容和意義檔案和信息管理的技巧45檔案整理的原則檔案整理的原則是，按照檔案材料形成的自然規(guī)律，保持各檔案的完整和不可分割的聯(lián)系；按照文件的來源、時(shí)間和內(nèi)容等條件，保持文件之間的聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)；便于檔案保管和利用檔案和信息管理的技巧檔案整理的原則檔案和信息管理的技巧46檔案的分類

年度與企業(yè)分類法。就是把全部案卷先按年度分開，再在年度內(nèi)按部門分類。這種分類方法簡(jiǎn)便易行、普遍采用。年度與主題分類法。就是將全部案卷先按年度分開，再在每一年度內(nèi)按主題分類。組織機(jī)構(gòu)與年度分類法。就是將全部的檔案，先按部門分類，然后再按年度進(jìn)行分類檔案和信息管理的技巧檔案的分類年度與企業(yè)分類法。就是把全部案卷先按年度分開，再47案卷的排列和案卷目錄的編制

案卷的排列案卷分類后，應(yīng)根據(jù)分類方案，按照案卷重要程度、主題、地區(qū)、時(shí)間、文件作者等，確定類與類之間的排列，進(jìn)行系統(tǒng)的排列案卷目錄的編制檔案和信息管理的技巧案卷的排列和案卷目錄的編制案卷的排列檔案和信息管理的技巧48檔案的保管和利用

檔案材料損毀的防治檔案損毀的防治檔案和信息管理的技巧檔案的保管和利用檔案材料損毀的防治檔案和信息管理的技巧49檔案的利用

檔案利用工作的基本要求必須熟悉自己的“家底”，即熟悉檔案室(柜)內(nèi)保存檔案材料的情況，包括內(nèi)容、范圍、存放地點(diǎn)、完整情況和作用等。摸清公司利用檔案的規(guī)律，了解上司和各部門需要利用內(nèi)容和要求。有計(jì)劃、有重點(diǎn)地編制必要的檢索工具和參考資料。建立查閱制度，主要有查閱手續(xù)、摘抄、復(fù)印范圍及清點(diǎn)、核對(duì)手續(xù)、查閱注意事項(xiàng)等檔案和信息管理的技巧檔案的利用檔案利用工作的基本要求檔案和信息管理的技巧50提供利用的方式設(shè)立閱覽室，開展閱覽工作。將檔案材料借出，供利用者暫時(shí)使用。將檔案材料進(jìn)行復(fù)制提供利用。根據(jù)檔案內(nèi)容編寫綜合資料提供利用檔案和信息管理的技巧提供利用的方式檔案和信息管理的技巧51檢索工具和參考資料的作用與種類檢索工具與參考資料的作用檢索工具的主要種類揭示和介紹整個(gè)檔案所存的全部或其中一部分檔案材料，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄、重要文件目錄等揭示和介紹檔案室所存一個(gè)專題材料的，如專題卡片、專題目錄、專題介紹等指明檔案材料的有效地點(diǎn)和一定事物所涉及檔案材料的，如存放地點(diǎn)索引、人名、地名索引等參考資料的種類大事記企業(yè)沿革匯編簡(jiǎn)介檔案和信息管理的技巧檢索工具和參考資料的作用與種類檔案和信息管理的技巧52基礎(chǔ)數(shù)字匯編就是以數(shù)字形式反映一個(gè)企業(yè)某方面基本情況的資料。基礎(chǔ)數(shù)字的種類較多，從時(shí)間上看，有長(zhǎng)期的，有短期的；從形式上看有文字的，有圖表的；從內(nèi)容上看，有綜合的，有專題的檔案和信息管理的技巧基礎(chǔ)數(shù)字匯編檔案和信息管理的技巧53問題1：應(yīng)該保存哪些資料？屬秘書室共用的資料政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度秘書室的業(yè)務(wù)參考資料各種規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各種業(yè)務(wù)手冊(cè)商業(yè)應(yīng)用文文集市內(nèi)旅館、會(huì)場(chǎng)一覽表市內(nèi)餐廳、旅館、交通一覽表公司的大事記和老領(lǐng)導(dǎo)的檔案其他參考資料檔案和信息管理的技巧問題1：應(yīng)該保存哪些資料？屬秘書室共用的資料檔案和信息管理54歸秘書個(gè)人專用的資料領(lǐng)導(dǎo)指示的記錄領(lǐng)導(dǎo)的資料秘書個(gè)人的資料檔案和信息管理的技巧歸秘書個(gè)人專用的資料檔案和信息管理的技巧55問題2：資料如何編排？使用文件夾文具文件夾的排列方法寫標(biāo)簽的方法檔案和信息管理的技巧問題2：資料如何編排？使用文件夾檔案和信息管理的技巧56第二單元信息管理技巧檔案和信息管理的技巧第二單元信息管理技巧檔案和信息管理的技巧57信息的收集

收集的信息應(yīng)具有以下特點(diǎn)：帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況和大局相關(guān)能為變換著的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)者的臨時(shí)需要等突發(fā)性任務(wù)做好信息資料的準(zhǔn)備具有較長(zhǎng)時(shí)期的使用價(jià)值檔案和信息管理的技巧信息的收集收集的信息應(yīng)具有以下特點(diǎn)：檔案和信息管理的技巧58信息收集的方式傳統(tǒng)式收集，即通過文件、會(huì)議、電話、資料或報(bào)刊等方式了解各方面信息開拓式收集，即在傳統(tǒng)式收集的基礎(chǔ)上，組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)，從中獲取信息檔案和信息管理的技巧信息收集的方式檔案和信息管理的技巧59信息收集的主要方法閱讀法從廣播電視、電話與會(huì)議中捕捉調(diào)查法交換法檔案和信息管理的技巧信息收集的主要方法檔案和信息管理的技巧60信息的整理

篩選加工編寫檔案和信息管理的技巧信息的整理篩選檔案和信息管理的技巧61信息的傳遞

單通道傳遞多通道傳遞信息傳遞的方式有：口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f、電信傳遞等信息傳遞的要求為：迅速，以提高信息的時(shí)效性；準(zhǔn)確，指信息在傳遞過程中不能失真，減少傳遞層次、開辟多種傳遞渠道，是保證信息準(zhǔn)確的重要措施；保密，重要的機(jī)密信息，應(yīng)通過機(jī)密的通道傳遞，并盡量縮小傳遞范圍檔案和信息管理的技巧信息的傳遞單通道傳遞檔案和信息管理的技巧62信息的利用和儲(chǔ)存

分類。對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行類別劃分。記錄。對(duì)具體信息資料如實(shí)記錄，一般按照一定格式，制成分類卡片，用精簡(jiǎn)的語言填寫。建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng)。將源源而來的信息資料根據(jù)這個(gè)系統(tǒng)歸類存放，需要時(shí)按類查找。保管。加強(qiáng)信息資料的存放和保護(hù)檔案和信息管理的技巧信息的利用和儲(chǔ)存分類。對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行類別劃分。63秘書部門信息管理系統(tǒng)圖

檔案和信息管理的技巧秘書部門信息管理系統(tǒng)圖檔案和信息管理的技巧64演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew2022/11/23檔案和信息管理的技巧演講完畢，謝謝聽講!再見，seeyouagain3rew65檔案和信息管理的技巧2022/11/23檔案和信息管理的技巧檔案和信息管理的技巧2022/11/22檔案和信息管理的技巧66課程提綱檔案管理收文處理程序發(fā)文處理程序文書的立卷歸檔檔案的收集整理檔案的保管和利用信息管理

--信息的收集--信息的整理--信息的傳遞--信息的利用和儲(chǔ)存檔案和信息管理的技巧課程提綱檔案管理信息管理檔案和信息管理的技巧67第一單元

檔案管理檔案和信息管理的技巧第一單元檔案管理檔案和信息管理的技巧68收文處理程序

總的任務(wù)：組織文件按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到查閱處理目的。具體內(nèi)容：簽收、拆封、登記、分文、傳閱、請(qǐng)辦、批示、辦理、督察、備注、歸檔

檔案和信息管理的技巧收文處理程序總的任務(wù)：檔案和信息管理的技巧69文件的簽收

弄清是否寫明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的在啟封后詳細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)收來函件簽字一定要清晰、易識(shí)，姓名俱全，并注明收到時(shí)間如發(fā)現(xiàn)原件有拆封、破損等現(xiàn)象或者文件數(shù)與對(duì)方登記不符時(shí)，應(yīng)立即查明原因，及時(shí)處理檔案和信息管理的技巧文件的簽收弄清是否寫明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的檔案和信70文件的拆封

要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。啟封后的文件袋要認(rèn)真檢查，取凈文件，防止遺漏來件如有附件，要按附件目錄認(rèn)真核對(duì)，如不相符或漏裝，要及時(shí)向來件企業(yè)查詢?nèi)绻麃砑掌诓磺?，?yīng)根據(jù)郵戳注明收件時(shí)間，并保留其封皮備查檔案和信息管理的技巧文件的拆封要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。啟封后71文件的登記

通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容：收文日期收文編號(hào)來文企業(yè)文件密級(jí)、緩急程度文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要份數(shù)、附件處理情況檔案和信息管理的技巧文件的登記通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容：檔案和信息72收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記，哪些文件可以不登記，這是登記工作首先應(yīng)弄清的問題。如果見文就登，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還會(huì)影響到正常的工作。同時(shí)應(yīng)確定在收文登記簿寫明的主要內(nèi)容。這些內(nèi)容應(yīng)根據(jù)公司工作的實(shí)際需要來確定，繁簡(jiǎn)得當(dāng)，不超出需要限度。如登記內(nèi)容過多過細(xì)，會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成不應(yīng)有的消耗。反之，過于簡(jiǎn)單，缺少某些必要的內(nèi)容，則說不明問題，起不到登記應(yīng)有的作用特別提醒:檔案和信息管理的技巧收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記，哪些文件可以不登記，這73收文登記的方式1、簿式登記日期編號(hào)來文企業(yè)緩急份數(shù)文件標(biāo)題處理情況備注檔案和信息管理的技巧收文登記的方式1、簿式登記日期編號(hào)來文企業(yè)緩急份數(shù)文件標(biāo)題處742、卡片式登記來文企業(yè)緩急份數(shù)文件名稱處理情況備注檔案和信息管理的技巧2、卡片式登記來文企業(yè)緩急份數(shù)文件名稱處理情況備注檔案和信息753、聯(lián)單式登記來文部門收文編號(hào)文件標(biāo)題分送情況負(fù)責(zé)人處理情況備注檔案和信息管理的技巧3、聯(lián)單式登記來文部門收文編號(hào)文件標(biāo)題分送情況負(fù)責(zé)人處理情況76對(duì)秘書來說，無論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、手續(xù)簡(jiǎn)便、易于查找及有利于統(tǒng)計(jì)文件等要求。特別提醒：檔案和信息管理的技巧對(duì)秘書來說，無論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、77登記工作注意事項(xiàng)：登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人也能看懂，便于查找。登記項(xiàng)目要逐格填寫，不隨意取舍。登記標(biāo)題要完整，不能隨意簡(jiǎn)化。如來文沒有標(biāo)題，可根據(jù)文件內(nèi)容簡(jiǎn)明確切地摘要其內(nèi)容。對(duì)于專門性質(zhì)或絕密文件，要專門登記，以利于做好保密工作和督察工作。登記后的文件，應(yīng)在首頁右上角寫好收文備注(包括收文人、收文編號(hào)和收文日期等)，防止丟失。檔案和信息管理的技巧登記工作注意事項(xiàng)：登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人78分文凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來文直接轉(zhuǎn)送職能部門進(jìn)行處理。對(duì)于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對(duì)本公司邀請(qǐng)函、商洽工作的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。檔案和信息管理的技巧分文凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、79做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：

要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類型要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門的分工與職責(zé)要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)把握文件的輕重緩急要做好分送文件的登記工作檔案和信息管理的技巧做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，80文件的傳閱

主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。第一個(gè)人閱完后，直接退還秘書人員，再由秘書人員送給第二個(gè)人，第二個(gè)人閱完后再退還，再送給第三個(gè)人，依次，直到傳完為止。檔案和信息管理的技巧文件的傳閱主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱81傳閱式樣表文件名稱時(shí)間呈送人送閱對(duì)象簽名備注檔案和信息管理的技巧傳閱式樣表文件名稱時(shí)間呈送人送閱對(duì)象簽名備注檔案和信息管理的82傳閱注意以下幾點(diǎn)：

合理調(diào)度，分清主次急件、密件，單獨(dú)處理嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理檔案和信息管理的技巧傳閱注意以下幾點(diǎn)：合理調(diào)度，分清主次檔案和信息管理的技巧83文件的請(qǐng)辦

做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件要熟悉情況，不僅是要掌握和了解本公司的基本業(yè)務(wù)工作情況，同時(shí)要掌握和了解上下左右各部門、業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)工作情況。如有可查或有與來文相關(guān)的材料，在提出擬辦意見送上司批示時(shí)要一并附上，以供上司參考檔案和信息管理的技巧文件的請(qǐng)辦做好請(qǐng)辦工作，首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱文、弄懂文件檔案和84對(duì)收文提出意見，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)。意見雖然不是文件處理的最后決定，但它對(duì)上司決策提出參考，應(yīng)慎重對(duì)待?？偟囊笫?，要縱觀全局，實(shí)事求是，力求準(zhǔn)確、具體地提出切實(shí)可行的擬辦意見。同時(shí)，意見的文字應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，抓住問題的實(shí)質(zhì)，提出主要的處理方案及理由。如果對(duì)某個(gè)文件的處理有兩種以上的意見，可一并提出，但應(yīng)寫明傾向意見及理由。特別提醒：檔案和信息管理的技巧對(duì)收文提出意見，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)。意見雖然不是85文件的批示

要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。批示用詞要簡(jiǎn)練、明確，意圖清楚，如需要兩個(gè)以上的部門辦理時(shí)，要明確指定主辦部門對(duì)于重要文件和緊急文件的批示，要明確提出時(shí)限并及時(shí)督察檔案和信息管理的技巧文件的批示要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。檔案和信息86督察工作對(duì)于提高辦事效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，具有重要作用。因此，督察工作必須做到經(jīng)?；⒅贫然?。

特別提醒：檔案和信息管理的技巧督察工作對(duì)于提高辦事效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，具有重要作用。因此，87文件的備注

一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來文單位，就要注明時(shí)間和主要情況如采取電話、會(huì)議等其他方式答復(fù)的，則應(yīng)注明答復(fù)方式、時(shí)間、地點(diǎn)、交代人員及主要內(nèi)容等情況無論何種方式的答復(fù)，主辦時(shí)，辦理人員都要簽署姓名和日期，明確責(zé)任檔案和信息管理的技巧文件的備注一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來文單位，就88主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完畢后不做任何記載，總認(rèn)為自己親手處理的都很清楚，勿需注明。但實(shí)際上，時(shí)間一長(zhǎng)，就記不清情況了，再遇有接辦人員就很難弄清過去的具體情況，文件歸檔以后，將來查考也會(huì)發(fā)生困難。所以必須重視主辦工作。

特別提醒：檔案和信息管理的技巧主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完89立卷歸檔

收文經(jīng)過上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件及其有關(guān)的卡片、批示等進(jìn)行整理，立卷歸檔檔案和信息管理的技巧立卷歸檔收文經(jīng)過上述處理程序辦理之后，秘書人員就需要對(duì)文件90發(fā)文處理程序

擬稿協(xié)商會(huì)簽簽發(fā)登記編號(hào)歸檔核稿校對(duì)檔案和信息管理的技巧發(fā)文處理程序擬協(xié)簽登歸核校檔案和信息管理的技巧91擬稿注意：先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對(duì)每一個(gè)問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思，但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一，留待具體擬寫時(shí)解決。要注意各部分之間的界限劃分。無論是并列性的問題，還是連續(xù)性的問題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。檔案和信息管理的技巧擬稿注意：先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對(duì)每一個(gè)問題所要表92協(xié)商會(huì)簽

親自會(huì)簽分頭會(huì)簽會(huì)議協(xié)商檔案和信息管理的技巧協(xié)商會(huì)簽親自會(huì)簽檔案和信息管理的技巧93核稿

把好行文關(guān)把好內(nèi)容關(guān)把好程序關(guān)把好文字關(guān)把好文體格式關(guān)通過核稿發(fā)現(xiàn)的問題，主要采取以下方法處理檔案和信息管理的技巧核稿把好行文關(guān)檔案和信息管理的技巧94登記編號(hào)

發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿單位、簽發(fā)人、編號(hào)、標(biāo)題、緩急、份數(shù)、發(fā)送企業(yè)等檔案和信息管理的技巧登記編號(hào)發(fā)文登記一般采用簿式登記，登記項(xiàng)目包括：日期、擬稿95發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)：

首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是否合乎規(guī)定，在確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，方可進(jìn)行登記編號(hào)對(duì)登記簿所列項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)填寫，不得缺項(xiàng)，并要求字跡清楚，不得潦草文稿涉及有關(guān)負(fù)責(zé)部門，但不是部門負(fù)責(zé)人簽字的，應(yīng)完善協(xié)商對(duì)于文稿中的重大問題需作修改時(shí)，核稿人應(yīng)提出意見，退回修改對(duì)于文稿中的一般性問題需作修改時(shí)，可由核稿人修改后征求擬稿人意見，或者與擬稿人共同研究修改對(duì)于文字技術(shù)方面的改動(dòng)，在不傷原意的基礎(chǔ)上，由核稿人負(fù)責(zé)修改檔案和信息管理的技巧發(fā)文登記編號(hào)需要注意以下幾點(diǎn)：首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，是96校對(duì)的基本原則和方法：忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題要發(fā)揚(yáng)認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍的工作精神，對(duì)文稿從頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行校對(duì)對(duì)一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。對(duì)專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。必要時(shí)對(duì)一些數(shù)字還要進(jìn)行計(jì)算，看與其相關(guān)的數(shù)字、百分比等是否矛盾檔案和信息管理的技巧校對(duì)的基本原則和方法：忠實(shí)于原稿，又要善于發(fā)現(xiàn)問題檔案97文書立卷歸檔

按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用立卷的原則

檔案和信息管理的技巧文書立卷歸檔按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使98文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整立卷的要求

檔案和信息管理的技巧文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期99按主題特征立卷按時(shí)間特征立卷按“作者”特征立卷按文件名稱特征立卷按收發(fā)文單位特征立卷立卷的方法

檔案和信息管理的技巧按主題特征立卷立卷的方法檔案和信息管理的技巧100堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作

編好案卷類目準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍檔案和信息管理的技巧堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作編好案卷類目檔案和信息管理的技巧101調(diào)整定卷和歸檔

復(fù)查案卷文件，確定保管期限排列卷內(nèi)文件:

卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后編寫卷內(nèi)文件:依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁編號(hào)；空白紙不編張?zhí)?。卷?nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)?。折疊的文件兩頁編一個(gè)張?zhí)?。左?cè)裝訂的在右上角編張?zhí)?，右?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。

檔案和信息管理的技巧調(diào)整定卷和歸檔復(fù)查案卷文件，確定保管期限檔案和信息管理的102填寫卷內(nèi)目錄和備考表

案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。永久、長(zhǎng)期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄，短期保管的案卷可不填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)?，另一份留以備查。永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)枺瑧?yīng)在裝訂前填好檔案和信息管理的技巧填寫卷內(nèi)目錄和備考表檔案和信息管理的技巧103裝訂案卷的要求裝訂案卷時(shí)，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金屬物。不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁，但又要注意不要把文件的字句訂住。一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右填寫案卷封面。案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱(如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號(hào)特別提醒：標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和姓名和名稱檔案和信息管理的技巧裝訂案卷的要求檔案和信息管理的技巧104案卷的排列和編號(hào)

調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。順序號(hào)可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號(hào)檔案和信息管理的技巧案卷的排列和編號(hào)調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分105編制案卷目錄

將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具檔案和信息管理的技巧編制案卷目錄將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印106歸檔

完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正檔案和信息管理的技巧歸檔完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)107檔案的收集整理

檔案的收集檔案室的收集工作歸檔的范圍不是每個(gè)文件都要去歸檔，能夠歸檔的文件，應(yīng)根據(jù)一定的實(shí)用原則，挑選出來的。歸檔的范圍。凡是本公司工作活動(dòng)中形成的，處理完畢的，對(duì)今后工作有查考價(jià)值的文件材料都應(yīng)歸檔。不能只重視經(jīng)過收發(fā)登記的文件，而忽視未經(jīng)收發(fā)登記的各種文件材料。如外出開會(huì)帶回的文件，本公司會(huì)議文件、公司內(nèi)部文件、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄、人事關(guān)系、介紹信等檔案和信息管理的技巧檔案的收集整理檔案的收集檔案和信息管理的技巧108檔案的要求屬于歸檔范圍的文件，必須收集齊全、完整；分類、組卷符合有關(guān)原則，能正確保持文件自然形成聯(lián)系，反映工作活動(dòng)面貌；保管期限劃分準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng)；標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整(確切地反映了卷內(nèi)文件的作者、內(nèi)容、名稱)，文字簡(jiǎn)練、通順；編目細(xì)致、清晰，編號(hào)方法統(tǒng)一，裝訂整齊、美觀；將案卷按一定原則加以分類、排列，編制案卷目錄檔案和信息管理的技巧檔案的要求檔案和信息管理的技巧109檔案的整理

檔案整理的內(nèi)容和意義檔案整理工作的內(nèi)容主要包括分類、組卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷的編制。通過檔案整理，進(jìn)一步了解和檢查檔案收集的質(zhì)量，為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)工作奠定良好的基礎(chǔ)，更好地維護(hù)檔案材料的完整檔案和信息管理的技巧檔案的整理檔案整理的內(nèi)容和意義檔案和信息管理的技巧110檔案整理的原則檔案整理的原則是，按照檔案材料形成的自然規(guī)律，保持各檔案的完整和不可分割的聯(lián)系；按照文件的來源、時(shí)間和內(nèi)容等條件，保持文件之間的聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)；便于檔案保管和利用檔案和信息管理的技巧檔案整理的原則檔案和信息管理的技巧111檔案的分類

年度與企業(yè)分類法。就是把全部案卷先按年度分開，再在年度內(nèi)按部門分類。這種分類方法簡(jiǎn)便易行、普遍采用。年度與主題分類法。就是將全部案卷先按年度分開，再在每一年度內(nèi)按主題分類。組織機(jī)構(gòu)與年度分類法。就是將全部的檔案，先按部門分類，然后再按年度進(jìn)行分類檔案和信息管理的技巧檔案的分類年度與企業(yè)分類法。就是把全部案卷先按年度分開，再112案卷的排列和案卷目錄的編制

案卷的排列案卷分類后，應(yīng)根據(jù)分類方案，按照案卷重要程度、主題、地區(qū)、時(shí)間、文件作者等，確定類與類之間的排列，進(jìn)行系統(tǒng)的排列案卷目錄的編制檔案和信息管理的技巧案卷的排列和案卷目錄的編制案卷的排列檔案和信息管理的技巧113檔案的保管和利用

檔案材料損毀的防治檔案損毀的防治檔案和信息管理的技巧檔案的保管和利用檔案材料損毀的防治檔案和信息管理的技巧114檔案的利用

檔案利用工作的基本要求必須熟悉自己的“家底”，即熟悉檔案室(柜)內(nèi)保存檔案材料的情況，包括內(nèi)容、范圍、存放地點(diǎn)、完整情況和作用等。摸清公司利用檔案的規(guī)律，了解上司和各部門需要利用內(nèi)容和要求。有計(jì)