企業(yè)公文寫作基礎(chǔ)知識孫運濤第一頁，共三十七頁。（一）定義：簡稱公用文書。（二）執(zhí)行標準：1、國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（2001-1-1施行）；2、國標GB/T9704-1999《國家行政機關(guān)公文格式》。一、公文的概念、執(zhí)行標準第二頁，共三十七頁。二、企業(yè)公文特點（一）具有法定作者（公司、法定代表人名義—董事長、總經(jīng)理、經(jīng)授權(quán)單位/部門）；（二）具有法定權(quán)威和效用（公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用，時效性等）；（三）具備特定體式文體：文件的表達形式。第三頁，共三十七頁。企業(yè)公文特點格式：1、約定俗成格式；2、法定標準格式。（四）特定的處理等程序。

重點提示：

1、企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得正式對外行文；2、企業(yè)綜合職能部門---行辦/總經(jīng)辦/董事會辦----的授權(quán)行文和職權(quán)行文：第四頁，共三十七頁。企業(yè)公文特點

（1）授權(quán)行文依據(jù)“經(jīng)。。。。同意（批準）”（2）授權(quán)手續(xù)----誰授權(quán)，誰簽發(fā)。

（五）有特殊的針對對象：就事談事，有明確的收、處對象和專門事宜。（原則上一事一文）第五頁，共三十七頁。三、企業(yè)常見公文文種及使用（一）企業(yè)常見公文文種：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要（共9種）（二）企業(yè)內(nèi)設(shè)機構(gòu)經(jīng)常使用的幾種文種的擬制1、通知（1）下行文；是發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章、傳達上級指示、批轉(zhuǎn)文件或要求執(zhí)行事宜時用的文種。第六頁，共三十七頁。通知常分‘批轉(zhuǎn)性、規(guī)定或指示性、會議性、事務(wù)性’通知。（2）要件11個（文件頭、編文號、簽發(fā)、標題、通知對象、內(nèi)容、主辦單位或部門‘章’、成文日期、題詞、主/抄送機構(gòu)、承辦機構(gòu)和文件印制份數(shù)等）。

企業(yè)常見公文文種及使用第七頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用2、請示（1）上行文；是向上級請求指示、批準時使用的文種---指辦事前的。（2）請示內(nèi)容分三部份（開頭：請示的理由或背景----要求充分、簡要；主體：請示的事項----要求實際、合理、明確、簡要；結(jié)尾：要求---常用‘可否、當否，請批示或批復(fù)’.第八頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用例：

行政人事部關(guān)于用車事宜的請示

公司領(lǐng)導(dǎo)：按公司要求和我部門工作計劃安排，我部將于2011年10月25日前去黃島黃海學(xué)院進行校園招聘,由于公司距招聘學(xué)校路途較遠(約50公里),如果招聘人員乘座膠州至黃島最早的班車(早上8:30從膠州發(fā)車)前往,最早將在9:30左右到達,與校方原協(xié)調(diào)安排的時間(9:00)有沖突,第九頁，共三十七頁。不利于招聘工作.如果招聘人員提前一天前往,會增加差旅費約300元(叁佰元).為了在盡量節(jié)約費用的同時順利推進招聘工作,特請示屆時使用公司車輛前往.當否，請批示。

行政人事部二零一一年十一月二十三日企業(yè)常見公文文種及使用第十頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用3、報告（1）上行文；主要是向上級匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級的詢問或要求時使用的文種-----指辦完事后的書面材料。（2）報告的要素11個第十一頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用（文件頭）、（編文號）、（簽發(fā)）、標題、報送對象、內(nèi)容、主辦單位或部門‘章’或簽字、成文日期、（主題詞、主/抄送機構(gòu)、承辦機構(gòu)和文件印制份數(shù)等）

注：括號中的部份，無（注冊）法人資格單位不灌用。

特別提示：“請示”用于事前；“報告”用于事后。第十二頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用例：

青乳發(fā)[2011]XX號

關(guān)于精益生產(chǎn)工作首期推進情況的報告青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司文件第十三頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用

新希望乳業(yè)控股有限公司：

青島琴牌乳業(yè)公司精益生產(chǎn)管理工作，已于2011年9月份正式起動，現(xiàn)將首期（9月10日至10月31日）工作開展情況報告如下：一、基本情況XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-----要求簡明扼要、集中概括、一目了然、數(shù)據(jù)支撐二、幾點做法（一）XXXXX1、XXXXX第十四頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用（1）XXXXX（2）XXXXXX2、XXXXX三、取得效果（或經(jīng)驗、體會等）(一)XXXXX（二）XXXXXX四、存在的問題（或不足）---重點（含以下）（一）XXXXXX（二）XXXXX

第十五頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用五、存在問題的原因（分析）（一）XXXXX1、XXXXX（二）XXXXXX（三）。。。。六、下步打算（努力方向等）（一）XXXX（二）。。。（三）。。。。第十六頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用七、改進措施（排號同上----（一）、（二）、（三）。。。）青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司

二零一一年十一月一日主題詞：精益管理[首期]情況報告

送：XXX、XXX（共印XX份）承辦：行政人事部第十七頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用4、函。平行文，主用于平級或無隸屬關(guān)系單位（部門）之間，為了協(xié)調(diào)工作或擬辦事宜時用。注意-----下級單位不能向上級單位行函！5、會議記錄（會議紀要）。會議記錄是對會議情況的原始記載，會議紀要是對會議的目的、要求、基本精神及決定的事項加以文字歸納整理，以上傳下達，統(tǒng)一思想，推動工作的一個正式公文。第十八頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用（1）兩者關(guān)系：記錄是紀要的基礎(chǔ)依據(jù)；紀要是記錄的精華體現(xiàn)。（2）紀要特點：可下發(fā)執(zhí)行（類似通知作用），也可報送上級（類似會議情況報告作用），還可發(fā)給平級單位（類似函的告知作用）。（3）要素：時間、地點、參會人員（應(yīng)到、缺席人員說明情況）、主持人、記錄

第十九頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用（整理）人、會議議題等。6、內(nèi)部往來文件（1）文件的一種，具特殊性（內(nèi)部使用）。（2）要素：編號——由發(fā)出部門+年份+發(fā)文序號第二十頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用文件發(fā)出單位（公司、部門、個人）；接收單位——指經(jīng)辦單位；主報送對象；抄送對象（可能涉及才填）；主題——（聯(lián)絡(luò)的主要議題）；內(nèi)容——（正文）；本信息發(fā)出人——經(jīng)辦人；行文時間——（用阿拉伯數(shù)字）第二十一頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用例：青島新希望琴牌乳業(yè)有限公司信息聯(lián)絡(luò)單

編：Q/RP/HACCP405.1編號：行政人事部2009-01

由：行政人事部至：公司領(lǐng)導(dǎo)報：歐邦偉送：馮盅榮（XXXX）---需時填主題：關(guān)于XXX的請示（報告、說明等）（溝通內(nèi)容）公司領(lǐng)導(dǎo)：XXXXXXXXX行政人事部發(fā)出人：孫運濤日期：2011年11月XX日第二十二頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用

小結(jié)：公文撰寫步驟和操作一、寫作第一步：交擬---向擬稿人交待（一）為什么寫（目的、背景）；（二）主要寫什么（主要觀點、意見、辦法及對文稿的大體設(shè)想）；（三）該怎樣寫（寫作要求：包括文種、起草方式、撰稿時間和程序、提供必要的參考資料等）。第二十三頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用二、正文寫作規(guī)范（一）開頭定明本文主旨確立的途徑（來自于機關(guān)單位---經(jīng)研究決。。。。；來自于工作實踐----最近。。。。；來自于國家或上級的文件和會議精神---文件名稱和文號、會議名稱及主題）；（二）公文內(nèi)容擬寫規(guī)范1、內(nèi)容準確符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。第二十四頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用2、文字表達：情況確實，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹、條例清楚，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅適宜并力求簡短。3、稱謂使用：要求正確，對同一人物、機構(gòu)、事物的稱謂前后要統(tǒng)一、一致，稱謂要規(guī)范---人物稱謂一般姓名在前，職務(wù)在后。

第二十五頁，共三十七頁。4、引文、日期：引用公文應(yīng)先引標題，后引發(fā)文字號；日期應(yīng)當寫明具體年、月、日，一般不用“今年、上月、昨天”等表達。5、使用法定計量單位（如‘公斤’不能用‘斤’代替、‘公里’不能用‘里’）。

企業(yè)常見公文文種及使用第二十六頁，共三十七頁。企業(yè)常見公文文種及使用6、結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號：原則上不超過四層“一、”---但作為小標題時無標點----“一基本方法”；“（一）”、“1、”、“（1）”。7、非規(guī)范化簡稱：先用全稱，如下文要再用，可注明簡稱。如：XXXXX四川新希望乳業(yè)有限公司（以下簡稱“川乳公司”）XXXXXXX。-----此只能在同一文中使用。第二十七頁，共三十七頁。8、數(shù)字使用：除成文日期、部份結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語及有修辭語句中作為詞素的數(shù)字外，應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字-----1、2、3。。。。如：XX共下發(fā)315份，收回314份，XXX；“第一”不能寫作“第1”；“前后歷時26天”，不能成“前后歷時二十六天”等等。企業(yè)常見公文文種及使用第二十八頁，共三十七頁。新聞/信息特點:及時性、準確性；通俗、陳述型內(nèi)容：時間-地點-內(nèi)容-特點-結(jié)果

或成因/背景-時間-主體-地點-事件-（特點）-結(jié)果總之/目的：要及時告訴他人-----什么時間、在什么地方、發(fā)生了什么事、結(jié)果/效果/進展情況如何

或

為了實現(xiàn)什么目標/目的、誰在什么時間、什么地點、做了什么事件、效果/進展情況等最主要的是------作者應(yīng)該站在第三人稱角度表述；

忌----抒情、評論第二十九頁，共三十七頁。例1

青島市東城國際幼兒園組織的36個家庭到琴牌公司參觀，講解員現(xiàn)場就牛奶生產(chǎn)工藝進行詳細介紹，并對家長們提出的如何喝牛奶、喝什么樣的牛奶等問題作出解答。參觀之后，幼兒園老師在廠區(qū)內(nèi)組織家庭進行運奶、飲奶比賽，琴牌公司為優(yōu)勝家庭提供希望星兒童奶作為獎品，通過這種方式起到良好產(chǎn)品推廣和企業(yè)品牌宣傳的效果。---------記流水帳形式了第三十頁，共三十七頁。應(yīng)該觀注點：1、青島市東城國際幼兒園

2、36個家庭

3、來琴牌參觀

4、如何喝牛奶/喝什么樣的牛奶（可以否理解為----如何健康飲奶）？

5、開展運奶、喝奶比賽6、目的--------琴牌公司品牌宣傳

第三十一頁，共三十七頁。為了提高現(xiàn)代家長的“健康飲奶”意識，近日，琴牌公司與青島市東城國際幼兒園聯(lián)合，首期組織了36個家庭到琴牌公司廠區(qū)進行了參觀。參觀中現(xiàn)代家長們就普遍關(guān)心的“幼兒健康飲奶”事宜與公司專業(yè)人員進行了面對面的溝通交流；為了體現(xiàn)企業(yè)與消費者家庭的和睦，參觀人群還在廠區(qū)內(nèi)組織進行了富有激情的戶外互動比賽活動，整個過程都融現(xiàn)了新希望企業(yè)“家”的感覺。第三十二頁，共三十七頁。例2根據(jù)總部《關(guān)于做好實物資產(chǎn)和往來賬務(wù)管理2011年度收官工作的通知》要求，琴牌公司成立資產(chǎn)清查小組開展2011年度資產(chǎn)清查工作。

觀注點：1、總部要求；2、琴牌公司；3、2011年度次產(chǎn)清查。根據(jù)總部的統(tǒng)一要求，琴牌公司2011年度資財產(chǎn)清查工作于日前正式展開。

第三十三頁，共三十七頁。例3總部技術(shù)中心馬巖峰于日前協(xié)同琴牌公司奶源部、品控部走訪示范牧場和奧特牛場，現(xiàn)場查看飼料及獸藥的使用情況，著重強調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全的重要性，并對琴牌公司奶源基地的建設(shè)和管理予以認可。

觀注點：馬巖峰、琴牌公司奶源部、品控部、走訪、示范牧場和奧特牛場、查看飼料及獸藥的使用情況、強調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量安全第三十四頁，共三十七頁。為了準確了解基層落實總部關(guān)于做好奶源質(zhì)量把控