時(shí)間管理與會(huì)議管理周輝博士一汽富維大學(xué)生職業(yè)發(fā)展項(xiàng)目時(shí)間管理與會(huì)議管理周輝博士一汽富維大學(xué)生職業(yè)發(fā)一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題

什么是時(shí)間？

時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。牛頓力學(xué)中的時(shí)間：是作為度量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間單位，去衡量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化本身的變化規(guī)律。什么是時(shí)間？時(shí)間的基本特性客觀公正供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復(fù)得時(shí)間的特性我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事。我們只有176個(gè)小時(shí)來完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來完成每年的目標(biāo)，只要時(shí)間一流逝，我們就一無所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來。時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。時(shí)間的基本特性客觀公正時(shí)間的特性我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍時(shí)間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為3－5分鐘時(shí)間陷井——情不自禁國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯什么是“時(shí)間管理”？

“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。TQ(Timequotient)時(shí)間商數(shù)----對(duì)待時(shí)間的態(tài)度和運(yùn)用時(shí)間創(chuàng)造價(jià)值的能力。什么是“時(shí)間管理”？時(shí)間管理理論演變四代時(shí)間管理理論的對(duì)比理論的演進(jìn)特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)第一代時(shí)間管理備忘錄型，寫紙條，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)應(yīng)變力很強(qiáng)，沒有壓力忽略整體規(guī)劃，可能遺漏重要事情第二代時(shí)間管理行事例，強(qiáng)調(diào)規(guī)劃與準(zhǔn)備，制訂時(shí)間表，記錄要做的事追蹤約會(huì)事件達(dá)成率比較高凡事都要安排缺少思考及重點(diǎn)第三代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)價(jià)值規(guī)劃，制定優(yōu)先順序以價(jià)值為導(dǎo)向，做有價(jià)值的事，而不是要做的事情，提高生產(chǎn)率忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見第四代時(shí)間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)r(shí)間管理理論演變四代時(shí)間管理理論的對(duì)比理論的演進(jìn)特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)倒著看四代時(shí)間管理并不是有了第四代時(shí)間管理，前三代時(shí)間管理就沒用了。用第四代時(shí)間管理的原理，遵循自然法則，平衡工作、家庭、健康、生活等各個(gè)方面的目標(biāo)。圍繞上面的目標(biāo)，用第三代時(shí)間管理的原理，鎖定目標(biāo)，把時(shí)間花在有價(jià)值的事情上，逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。用第二代時(shí)間管理的原理，尋找最省時(shí)省力的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。根據(jù)第二代時(shí)間管理分解出來的每日工作計(jì)劃，對(duì)于簡(jiǎn)單任務(wù)，用第一代時(shí)間管理的方法，保證每日計(jì)劃逐項(xiàng)落實(shí)倒著看四代時(shí)間管理并不是有了第四代時(shí)間管理，前三代時(shí)間管理就一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題時(shí)間管理的五大誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之四：整理整頓不足“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。”誤區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)時(shí)間管理的五大誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃案例分析：馬林的工作安排案例分析：馬林的工作安排時(shí)間管理的九個(gè)黃金法則黃金法則一：分清輕重緩急，排定優(yōu)先順序黃金法則二：設(shè)定明確目標(biāo)，制定可行計(jì)劃黃金法則三：立即采取行動(dòng)，堅(jiān)決杜絕拖延黃金法則四：制定工作規(guī)則，善于有效授權(quán)黃金法則五：保持環(huán)境整潔，控制自我情緒黃金法則六：積累生活竅門，善用零碎時(shí)間黃金法則七：掌握拒絕技巧，積攢整塊時(shí)間黃金法則八：咨詢專人專線，花錢贏得時(shí)間黃金法則九：管好業(yè)余時(shí)間，不斷自勵(lì)進(jìn)取時(shí)間管理的九個(gè)黃金法則黃金法則一：分清輕重緩急，排定優(yōu)先順序時(shí)間管理黃金法則一分清輕重緩急排定優(yōu)先順序時(shí)間管理黃金法則一分清輕重緩急時(shí)間管理分類圖緊急不緊急重要Ⅰ

危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃救火，搶險(xiǎn)客戶投訴找上門Ⅱ

防范未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)，做計(jì)劃，談心，體驗(yàn)不重要Ⅲ

不速之客某些電話、會(huì)議某些信件、報(bào)告必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)打麻將三缺一突然有人請(qǐng)吃飯Ⅳ

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)娛樂、消遣碎石型巨石型細(xì)沙型流水型時(shí)間管理分類圖緊急不緊急重Ⅰ危機(jī)Ⅱ防范未然不Ⅲ

緊急

不緊急重要Ⅰ偏重第一類事務(wù)

結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局Ⅱ偏重第二類事務(wù)

結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)不重要Ⅲ偏重第三類事務(wù)

結(jié)果短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力怪罪他人人際關(guān)系浮泛、破裂Ⅳ

偏重第三、四類事務(wù)

結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生時(shí)間管理偏重效應(yīng)緊急不緊時(shí)間管理分類矩陣的運(yùn)用先確定輕重，后確定緩急別把巨石打碎——減少重要又緊急的事，讓生命張弛有道重要不緊急的事情拖著不做，就容易變得重要又緊急別讓細(xì)沙蒙住眼睛——控制緊急不重要的事，讓人生的價(jià)值得到體現(xiàn)多點(diǎn)主動(dòng)的掌控，少點(diǎn)被動(dòng)的應(yīng)急別讓流“金”歲月變成似“水”年華——預(yù)防不重要又不緊急的事情侵蝕人生缺乏自控能力，時(shí)間會(huì)象流水一樣，充滿你的全部生命時(shí)間管理分類矩陣的運(yùn)用先確定輕重，后確定緩急工作流程優(yōu)化殼牌公司的一位銷售主管斯圖爾特·坎普，他為銷售代表設(shè)計(jì)了工業(yè)產(chǎn)品的推銷方法，他給每個(gè)人一張已經(jīng)設(shè)計(jì)好的表格----工作流程表，并建議他們?cè)诿恐荛_始前將它填好（花費(fèi)30分鐘左右的時(shí)間，在填完后每個(gè)人都找出訪問顧客的最佳途徑及每個(gè)停留點(diǎn)上該做的事，也都記在上面，一目了然）。而且，要求推銷員把事情依其重要性列成工作清單，從最重要的開始做，并時(shí)時(shí)核對(duì)表格。這樣一來，他所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)總是在該公司的銷售排行榜上穩(wěn)居第一。工作流程優(yōu)化殼牌公司的一位銷售主管斯圖爾特·坎普，他為銷售代并行串行的兼顧性什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐小王的一個(gè)早晨看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞并行串行的兼顧性什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更時(shí)間管理黃金法則二設(shè)定明確目標(biāo)制訂可行計(jì)劃時(shí)間管理黃金法則二設(shè)定明確目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)的SMART法則Specific（具體的）Measurable（可衡量的）Attainable（可達(dá)到的）Relevant（相關(guān)的）Time-based（基于時(shí)間的）設(shè)定目標(biāo)的SMART法則Specific制定可行計(jì)劃有開始時(shí)間——否則就是假話，因?yàn)椴粫?huì)付諸行動(dòng)有結(jié)束時(shí)間——否則就是空話，因?yàn)檎l(shuí)也不知道計(jì)劃什么時(shí)候能完成，包括自己有檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)——否則就是瞎話，因?yàn)檎l(shuí)也不知道計(jì)劃執(zhí)行到了什么程度以及是否達(dá)到目標(biāo)，包括自己有信心階梯——否則就是大話，因?yàn)楦緢?jiān)持不到底制定可行計(jì)劃有開始時(shí)間——否則就是假話，因?yàn)椴粫?huì)付諸行動(dòng)只做重要的事情——六項(xiàng)工作法：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：

只做重要的事情——六項(xiàng)工作法：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件日計(jì)劃AB表A表六項(xiàng)工作每項(xiàng)工作開始及結(jié)束時(shí)間每項(xiàng)工作完成情況B表未完成事項(xiàng)未完成原因是否需要移到明天繼續(xù)做？明天能否完成？每天只要五分鐘！日計(jì)劃AB表A表B表每天只要五分鐘！時(shí)間管理黃金法則三立即采取行動(dòng)堅(jiān)決杜絕拖延時(shí)間管理黃金法則三立即采取行動(dòng)克服拖延的訣竅磨洋工怎么辦？養(yǎng)成快速的節(jié)奏感一次做好，追求零缺點(diǎn)工作，出現(xiàn)差錯(cuò)，立刻處理，不要“等有時(shí)間的時(shí)候”再處理記錄每一天做每一件事情的時(shí)間，尋找“溜”走的時(shí)間尋找“成功伙伴”克服拖延的訣竅磨洋工怎么辦？必須養(yǎng)成好的行動(dòng)習(xí)慣√每天要花10分鐘作計(jì)劃√要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃√每周都將你的工作排出優(yōu)先順序√能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作√有明確的生活和工作目標(biāo)√必須有時(shí)限，有明確的開始和結(jié)束時(shí)間√建立工作日志，當(dāng)日事，當(dāng)日畢必須養(yǎng)成好的行動(dòng)習(xí)慣√每天要花10分鐘作計(jì)劃時(shí)間管理黃金法則四制定工作規(guī)則善于有效授權(quán)時(shí)間管理黃金法則四制定工作規(guī)則制定規(guī)則，讓工作更加富有成效第一時(shí)間給別人信息，以免以后被打攪把任務(wù)歸類，同類事情同時(shí)處理特殊任務(wù)定時(shí)處理讓別人知道你的原則，避免反復(fù)麻煩你與他人時(shí)間達(dá)成協(xié)作，避免互相耽誤時(shí)間常規(guī)事情程序化，把精力放在處理例外事情上制定規(guī)則，讓工作更加富有成效第一時(shí)間給別人信息，以免以后被打有效授權(quán)，使個(gè)人能力得到延伸向上授權(quán)獲得上司的幫助讓上司做選擇題，更容易獲得上司的盡快答復(fù)向下授權(quán)不插手下屬的工作細(xì)節(jié)不做下屬可以做的決定讓下屬做思考題有效授權(quán)，使個(gè)人能力得到延伸向上授權(quán)時(shí)間管理黃金法則五保持環(huán)境整潔控制自我情緒時(shí)間管理黃金法則五保持環(huán)境整潔外部環(huán)境和內(nèi)心環(huán)境根據(jù)美國(guó)一份調(diào)查資料顯示，一個(gè)72歲的美國(guó)人，平均花在找東西方面的時(shí)間有1年。一個(gè)人的工作效率受到外環(huán)境和內(nèi)環(huán)境雙重因素的影響。整潔的，有條理的外部環(huán)境能夠提高效率積極、樂觀、快樂的情緒也能提高效率外部環(huán)境和內(nèi)心環(huán)境根據(jù)美國(guó)一份調(diào)查資料顯示，一個(gè)72歲的美國(guó)辦公室的時(shí)間管理簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率簡(jiǎn)潔和條理也是一種辦公室和工作場(chǎng)地的美學(xué)物以類聚東西用畢，物歸原處，不亂放東西把整理好的東西貼上標(biāo)簽好記性不如爛筆頭，勤記錄處理文件的三環(huán)節(jié)每份文件處理一次，需要回復(fù)的迅速回復(fù)迅速歸檔案，以免文件弄亂或弄丟不用的文件及時(shí)銷毀（包括張貼的文件、通知等）辦公室的時(shí)間管理簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率保持好的心情情緒會(huì)傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng)用你的情緒去感染別人保持好的心情情緒會(huì)傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng)時(shí)間管理黃金法則六積累生活竅門善用零碎時(shí)間時(shí)間管理黃金法則六積累生活竅門“省”出來的時(shí)間和“冒”出來的時(shí)間掌握一些生活的竅門，可以省出一些時(shí)間。善于利用零碎時(shí)間，可以冒出很多時(shí)間?！笆　背鰜淼臅r(shí)間和“冒”出來的時(shí)間掌握一些生活的竅門，可以省時(shí)間管理黃金法則七掌握拒絕技巧積攢整塊時(shí)間時(shí)間管理黃金法則七掌握拒絕技巧說No是一種力量，也是一種藝術(shù)“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。說No是一種力量，也是一種藝術(shù)“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。接受請(qǐng)托之前的思考接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。接受請(qǐng)托之前的思考接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：減少被打斷的機(jī)會(huì)尋找相對(duì)獨(dú)立的空間制造相對(duì)獨(dú)立空間掛牌：除特急事情，請(qǐng)?jiān)谙挛?點(diǎn)后找我戴耳機(jī)：音樂聲音不要太大，能蓋住外界的噪音就可以主動(dòng)出擊，主動(dòng)匯報(bào)，主動(dòng)協(xié)調(diào)把重要事情安排在不會(huì)被打斷的時(shí)間每天早晨1個(gè)小時(shí)的讀書時(shí)間減少被打斷的機(jī)會(huì)尋找相對(duì)獨(dú)立的空間時(shí)間管理黃金法則八咨詢專人專線花錢贏得時(shí)間時(shí)間管理黃金法則八咨詢專人專線用好資源辦大事專人好朋友（可交心的朋友）顧問擴(kuò)大社交層面專線114，160中央圖書館Internet圖書館購(gòu)買他人成功的經(jīng)驗(yàn)聽演講，看書評(píng)雇傭他人做事寫書的計(jì)劃用錢賺錢不動(dòng)產(chǎn)投資實(shí)業(yè)投資請(qǐng)專才用好資源辦大事專人購(gòu)買他人成功的經(jīng)驗(yàn)時(shí)間管理黃金法則九管好業(yè)余時(shí)間不斷進(jìn)取自勵(lì)時(shí)間管理黃金法則九管好業(yè)余時(shí)間享受平衡人生再忙，也要留給自己思考的空間讓親人和朋友感受你的溫暖保持良好睡眠，偶爾打個(gè)盹體驗(yàn)生活，享受娛樂參加具有創(chuàng)造性的活動(dòng)鍛煉身體，參加一些戶外活動(dòng)享受平衡人生再忙，也要留給自己思考的空間為什么“知易行難”？挑戰(zhàn)自我舒適區(qū)改變習(xí)慣的三個(gè)階段1~7天：導(dǎo)入期有意識(shí)，不自然7~21天：適應(yīng)期有意識(shí)，自然21~90天：養(yǎng)成期下意識(shí)，自然為什么“知易行難”？挑戰(zhàn)自我舒適區(qū)案例分析：任經(jīng)理的一天案例分析：任經(jīng)理的一天一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題會(huì)議的困境平均一生中9000小時(shí)的會(huì)議每年企業(yè)中30%在開會(huì)中層管理人員開會(huì)時(shí)間超過35%高層管理人員開會(huì)時(shí)間超過50%全美每天開會(huì)人數(shù)超過1000萬年人事費(fèi)用的7%-15%無效會(huì)議損失人均800美元/年

一、會(huì)議功能和目的會(huì)議的困境平均一生中9000小時(shí)的會(huì)議一、會(huì)議功能開展有效的溝通資訊傳達(dá)監(jiān)督員工的工作進(jìn)展達(dá)成協(xié)議,解決問題決策和資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)員工士氣鞏固經(jīng)理人的地位會(huì)議的目的開展有效的溝通會(huì)議的目的經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會(huì)主管聯(lián)絡(luò)會(huì)部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會(huì)班長(zhǎng)聯(lián)絡(luò)會(huì)早會(huì)匯報(bào)型會(huì)議：周會(huì)月度總結(jié)會(huì)品質(zhì)管理會(huì)評(píng)審型會(huì)議：質(zhì)量管理體系評(píng)審會(huì)產(chǎn)品認(rèn)證會(huì)教育型會(huì)議：TPM（全面生產(chǎn)管理）指導(dǎo)會(huì)TPM專題教育全員教育專題型教育達(dá)成決議或解決問題型會(huì)議：缺點(diǎn)改善討論會(huì)QC小組研討會(huì)新產(chǎn)品開發(fā)研討會(huì)會(huì)議明細(xì)與舉例聯(lián)絡(luò)型會(huì)議：經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會(huì)匯報(bào)型會(huì)議：周會(huì)評(píng)審型會(huì)議：質(zhì)量管理體系評(píng)審會(huì)教育成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)制定會(huì)議預(yù)算擬定會(huì)議議程、日程、程序制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議材料制發(fā)會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)務(wù)籌備成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)大中型會(huì)務(wù)籌備

（1）會(huì)議前的原因

欠缺目標(biāo)，欠缺議程。與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。會(huì)議時(shí)間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))

開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)，場(chǎng)地設(shè)備欠佳與會(huì)者無準(zhǔn)備而來。會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說要開會(huì)，無不感覺厭煩。向來很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過多。二、會(huì)議失敗的原因

（1（2）會(huì)議中的原因外界干擾與會(huì)者發(fā)言離題或者不表明真正感受或意見會(huì)議主持人駕馭控制能力不足參會(huì)者之間爭(zhēng)論，導(dǎo)致會(huì)議不能正常進(jìn)行資料不充足，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會(huì)議與會(huì)者欠缺熱心，交頭接耳會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主持人未能總結(jié)會(huì)議成果（2）會(huì)議中的原因外界干擾（3）會(huì)議后的原因欠缺會(huì)議記錄。不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。（3）會(huì)議后的原因欠缺會(huì)議記錄。會(huì)前：會(huì)前準(zhǔn)備工作要想經(jīng)營(yíng)成功的會(huì)議，必須要有周全的會(huì)前準(zhǔn)備工作。很多會(huì)議因?yàn)槿狈Τ浞值臅?huì)前準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。

會(huì)中：議事過程是會(huì)議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會(huì)議的高效率進(jìn)行。會(huì)后：決議追蹤會(huì)議結(jié)束后各與會(huì)者應(yīng)執(zhí)行主席在會(huì)中所分派的工作，并作成簡(jiǎn)報(bào)反饋給主席或在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。三、高效率的會(huì)議管理技巧會(huì)前：會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)中：議事過程會(huì)后：決議追蹤三、高效率的會(huì)（1）會(huì)前準(zhǔn)備清單開會(huì)目的是否清楚；決定與會(huì)者名單；決定由誰(shuí)來?yè)?dān)任會(huì)議主席與會(huì)議記錄者；決定會(huì)議時(shí)間、長(zhǎng)度與會(huì)議地點(diǎn)；準(zhǔn)備好會(huì)議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會(huì)者該做簡(jiǎn)報(bào)與何時(shí)做；暫定的會(huì)議議程是否涵蓋所要討論的事項(xiàng)，并把議程事先發(fā)給與會(huì)者；分發(fā)開會(huì)通知。切記:會(huì)前準(zhǔn)備失敗了,就意味著準(zhǔn)備失敗!（1）會(huì)前準(zhǔn)備清單開會(huì)目的是否清楚；會(huì)議人員依目的而定，盡量減少參加人數(shù)，明確會(huì)議目的。事先分送議程、議題或草案，以使參加人員有所準(zhǔn)備。出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。選定最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、日期、地點(diǎn)（場(chǎng)所）。主席預(yù)估會(huì)議可能的狀況及結(jié)果。會(huì)議前之溝通指定專人記錄和簽到。主席報(bào)告本議案和與會(huì)人員之關(guān)系，及回應(yīng)會(huì)中應(yīng)決定的問題。（2）會(huì)議前的要領(lǐng)會(huì)議人員依目的而定，盡量減少參加人數(shù)，明確會(huì)議目的。（2）會(huì)

準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，準(zhǔn)時(shí)散會(huì)，遵守制度，避免離席

會(huì)議目的，人人清楚，充分參與，全員發(fā)言

發(fā)表意見，條理清楚，不推責(zé)任，不誹他人

發(fā)生爭(zhēng)辯，設(shè)法緩和，掌握議程，按部就班集中主題，不談廢話，時(shí)間太長(zhǎng)，中途休息集中精力，減少走動(dòng)，相關(guān)事項(xiàng)，作好記錄議題結(jié)論，復(fù)述一遍，達(dá)成共議，分配工作（3）會(huì)議進(jìn)行中的要領(lǐng)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，準(zhǔn)時(shí)散會(huì)，遵守制度，避免離席（3）會(huì)議進(jìn)行中的要會(huì)議參考流程導(dǎo)言：

主席開場(chǎng)白討論過程：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對(duì)策并達(dá)成共識(shí)。1、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因各與會(huì)者都無異議，再進(jìn)行下一步驟）。2、商討并列出可能的對(duì)策：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因都已詳細(xì)討論，再進(jìn)行下一步驟）。3、比較第二步所列對(duì)策，對(duì)其進(jìn)行評(píng)估，看何者最符合原議事目標(biāo)，并達(dá)成決議、確定對(duì)策（1）…（2）…（3）……結(jié)論：

1、請(qǐng)會(huì)議記錄者重述已達(dá)成的決議；

2、詢問與會(huì)者有無異議；

3、確認(rèn)工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。會(huì)議參考流程導(dǎo)言：會(huì)前計(jì)劃預(yù)備開會(huì)相關(guān)事項(xiàng)事先了解議題內(nèi)容雙向溝通開放式的引導(dǎo)出席者討論歸納會(huì)中的意見，造成全體的共識(shí)職責(zé)四、會(huì)議主持技巧會(huì)前計(jì)劃預(yù)備開會(huì)相關(guān)事項(xiàng)職責(zé)四、會(huì)議主持技巧設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果決定是否召開會(huì)議設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題指定與會(huì)者名單與角色分派會(huì)議的場(chǎng)地及時(shí)間通知開會(huì)前的準(zhǔn)備設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果開會(huì)前的準(zhǔn)備對(duì)議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人對(duì)議題有相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人對(duì)議題有興趣并關(guān)心的人選擇出席者對(duì)議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人選擇出席者會(huì)議主席：作裁決會(huì)議主持：會(huì)議程序管理、內(nèi)容管理記錄員：記錄會(huì)議的重點(diǎn)并將記錄下發(fā)時(shí)間控制員：提醒時(shí)間保證會(huì)議順利進(jìn)行與會(huì)者：參與議題的討論和資料收集會(huì)議人員的作用和分工會(huì)議主席：作裁決會(huì)議人員的作用和分工導(dǎo)入議題的方法如何引導(dǎo)討論引出意見的方法導(dǎo)出結(jié)論的方法歸納結(jié)論的方法導(dǎo)入議題的方法如何引導(dǎo)討論引出意見的方法導(dǎo)出結(jié)論的方法歸納結(jié)1、會(huì)議中可能會(huì)有哪些干擾行為？2、如何處理呢？干擾行為的處理1、會(huì)議中可能會(huì)有哪些干擾行為？干擾行為的處理保持冷靜輕松的方法引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮提醒參會(huì)者會(huì)議的規(guī)則盡量善用其他參會(huì)者來處理干擾行為簡(jiǎn)單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前

的議題，把大家的注意力重新集中當(dāng)其他方法都無效時(shí)，直接對(duì)干擾說明嘗試找出引起干擾行為的動(dòng)機(jī)試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下

干擾行為的處理保持冷靜輕松的方法干擾行為的處理雙贏的策略空中交通指揮保留發(fā)言權(quán)將想法寫在紙上鼓勵(lì)新設(shè)想避免干擾簡(jiǎn)扼的主題希望建立基本規(guī)則雙贏的策略建立基本規(guī)則決定需要完成的工作任務(wù)分派總結(jié)進(jìn)度會(huì)議評(píng)估確定下次會(huì)議感謝與會(huì)者總結(jié)與記錄決定需要完成的工作總結(jié)與記錄

盡快編寫會(huì)議記錄，分送與會(huì)人員及有關(guān)單位。記錄力求簡(jiǎn)要，設(shè)計(jì)一定的格式，項(xiàng)目包括：會(huì)議名稱、記錄時(shí)間、地點(diǎn)、主席、出席人員、報(bào)告事項(xiàng)、討論事項(xiàng)、決議事項(xiàng)及工作分配、負(fù)責(zé)人員、完成期限，上次會(huì)議決議執(zhí)行追蹤結(jié)果。

會(huì)議之追蹤下次會(huì)議先提出討論或進(jìn)度報(bào)告平時(shí)或定時(shí)追蹤會(huì)議后的進(jìn)行要領(lǐng)盡快編寫會(huì)議記錄，分送與會(huì)人員及有關(guān)單位。會(huì)議后的進(jìn)行要給會(huì)議記錄的幾點(diǎn)建議重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，使整理會(huì)議時(shí)有據(jù)可循；除非有必要，定期招開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；大多數(shù)會(huì)議都應(yīng)指定一位會(huì)議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任；會(huì)議記錄者最好有一定的語(yǔ)言組織能力，使筆記流暢，易于了解，同時(shí)不失真；會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)紙的長(zhǎng)度；會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄錯(cuò)誤的部分；將整理好的會(huì)議記錄分發(fā)給各與會(huì)者。給會(huì)議記錄的幾點(diǎn)建議重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，使整理會(huì)議時(shí)有據(jù)可案例討論：會(huì)議與時(shí)間管理案例討論：會(huì)議與時(shí)間管理感謝各位！感謝各位！時(shí)間管理與會(huì)議管理周輝博士一汽富維大學(xué)生職業(yè)發(fā)展項(xiàng)目時(shí)間管理與會(huì)議管理周輝博士一汽富維大學(xué)生職業(yè)發(fā)一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題

什么是時(shí)間？

時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。牛頓力學(xué)中的時(shí)間：是作為度量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)間單位，去衡量物質(zhì)運(yùn)動(dòng)變化本身的變化規(guī)律。什么是時(shí)間？時(shí)間的基本特性客觀公正供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復(fù)得時(shí)間的特性我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它做什么事。我們只有176個(gè)小時(shí)來完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來完成每年的目標(biāo)，只要時(shí)間一流逝，我們就一無所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來。時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。時(shí)間的基本特性客觀公正時(shí)間的特性我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍時(shí)間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會(huì)議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會(huì)議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為3－5分鐘時(shí)間陷井——情不自禁國(guó)外學(xué)者對(duì)某跨國(guó)公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯什么是“時(shí)間管理”？

“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。TQ(Timequotient)時(shí)間商數(shù)----對(duì)待時(shí)間的態(tài)度和運(yùn)用時(shí)間創(chuàng)造價(jià)值的能力。什么是“時(shí)間管理”？時(shí)間管理理論演變四代時(shí)間管理理論的對(duì)比理論的演進(jìn)特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)第一代時(shí)間管理備忘錄型，寫紙條，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)應(yīng)變力很強(qiáng)，沒有壓力忽略整體規(guī)劃，可能遺漏重要事情第二代時(shí)間管理行事例，強(qiáng)調(diào)規(guī)劃與準(zhǔn)備，制訂時(shí)間表，記錄要做的事追蹤約會(huì)事件達(dá)成率比較高凡事都要安排缺少思考及重點(diǎn)第三代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)價(jià)值規(guī)劃，制定優(yōu)先順序以價(jià)值為導(dǎo)向，做有價(jià)值的事，而不是要做的事情，提高生產(chǎn)率忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見第四代時(shí)間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)r(shí)間管理理論演變四代時(shí)間管理理論的對(duì)比理論的演進(jìn)特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)倒著看四代時(shí)間管理并不是有了第四代時(shí)間管理，前三代時(shí)間管理就沒用了。用第四代時(shí)間管理的原理，遵循自然法則，平衡工作、家庭、健康、生活等各個(gè)方面的目標(biāo)。圍繞上面的目標(biāo)，用第三代時(shí)間管理的原理，鎖定目標(biāo)，把時(shí)間花在有價(jià)值的事情上，逐步實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。用第二代時(shí)間管理的原理，尋找最省時(shí)省力的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。根據(jù)第二代時(shí)間管理分解出來的每日工作計(jì)劃，對(duì)于簡(jiǎn)單任務(wù)，用第一代時(shí)間管理的方法，保證每日計(jì)劃逐項(xiàng)落實(shí)倒著看四代時(shí)間管理并不是有了第四代時(shí)間管理，前三代時(shí)間管理就一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題時(shí)間管理的五大誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠誤區(qū)之四：整理整頓不足“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間?！闭`區(qū)之五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)時(shí)間管理的五大誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃案例分析：馬林的工作安排案例分析：馬林的工作安排時(shí)間管理的九個(gè)黃金法則黃金法則一：分清輕重緩急，排定優(yōu)先順序黃金法則二：設(shè)定明確目標(biāo)，制定可行計(jì)劃黃金法則三：立即采取行動(dòng)，堅(jiān)決杜絕拖延黃金法則四：制定工作規(guī)則，善于有效授權(quán)黃金法則五：保持環(huán)境整潔，控制自我情緒黃金法則六：積累生活竅門，善用零碎時(shí)間黃金法則七：掌握拒絕技巧，積攢整塊時(shí)間黃金法則八：咨詢專人專線，花錢贏得時(shí)間黃金法則九：管好業(yè)余時(shí)間，不斷自勵(lì)進(jìn)取時(shí)間管理的九個(gè)黃金法則黃金法則一：分清輕重緩急，排定優(yōu)先順序時(shí)間管理黃金法則一分清輕重緩急排定優(yōu)先順序時(shí)間管理黃金法則一分清輕重緩急時(shí)間管理分類圖緊急不緊急重要Ⅰ

危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃救火，搶險(xiǎn)客戶投訴找上門Ⅱ

防范未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)，做計(jì)劃，談心，體驗(yàn)不重要Ⅲ

不速之客某些電話、會(huì)議某些信件、報(bào)告必要而不重要的問題受歡迎的活動(dòng)打麻將三缺一突然有人請(qǐng)吃飯Ⅳ

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事有趣的活動(dòng)娛樂、消遣碎石型巨石型細(xì)沙型流水型時(shí)間管理分類圖緊急不緊急重Ⅰ危機(jī)Ⅱ防范未然不Ⅲ

緊急

不緊急重要Ⅰ偏重第一類事務(wù)

結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局Ⅱ偏重第二類事務(wù)

結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)不重要Ⅲ偏重第三類事務(wù)

結(jié)果短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力怪罪他人人際關(guān)系浮泛、破裂Ⅳ

偏重第三、四類事務(wù)

結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生時(shí)間管理偏重效應(yīng)緊急不緊時(shí)間管理分類矩陣的運(yùn)用先確定輕重，后確定緩急別把巨石打碎——減少重要又緊急的事，讓生命張弛有道重要不緊急的事情拖著不做，就容易變得重要又緊急別讓細(xì)沙蒙住眼睛——控制緊急不重要的事，讓人生的價(jià)值得到體現(xiàn)多點(diǎn)主動(dòng)的掌控，少點(diǎn)被動(dòng)的應(yīng)急別讓流“金”歲月變成似“水”年華——預(yù)防不重要又不緊急的事情侵蝕人生缺乏自控能力，時(shí)間會(huì)象流水一樣，充滿你的全部生命時(shí)間管理分類矩陣的運(yùn)用先確定輕重，后確定緩急工作流程優(yōu)化殼牌公司的一位銷售主管斯圖爾特·坎普，他為銷售代表設(shè)計(jì)了工業(yè)產(chǎn)品的推銷方法，他給每個(gè)人一張已經(jīng)設(shè)計(jì)好的表格----工作流程表，并建議他們?cè)诿恐荛_始前將它填好（花費(fèi)30分鐘左右的時(shí)間，在填完后每個(gè)人都找出訪問顧客的最佳途徑及每個(gè)停留點(diǎn)上該做的事，也都記在上面，一目了然）。而且，要求推銷員把事情依其重要性列成工作清單，從最重要的開始做，并時(shí)時(shí)核對(duì)表格。這樣一來，他所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)總是在該公司的銷售排行榜上穩(wěn)居第一。工作流程優(yōu)化殼牌公司的一位銷售主管斯圖爾特·坎普，他為銷售代并行串行的兼顧性什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐小王的一個(gè)早晨看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞并行串行的兼顧性什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更時(shí)間管理黃金法則二設(shè)定明確目標(biāo)制訂可行計(jì)劃時(shí)間管理黃金法則二設(shè)定明確目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)的SMART法則Specific（具體的）Measurable（可衡量的）Attainable（可達(dá)到的）Relevant（相關(guān)的）Time-based（基于時(shí)間的）設(shè)定目標(biāo)的SMART法則Specific制定可行計(jì)劃有開始時(shí)間——否則就是假話，因?yàn)椴粫?huì)付諸行動(dòng)有結(jié)束時(shí)間——否則就是空話，因?yàn)檎l(shuí)也不知道計(jì)劃什么時(shí)候能完成，包括自己有檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)——否則就是瞎話，因?yàn)檎l(shuí)也不知道計(jì)劃執(zhí)行到了什么程度以及是否達(dá)到目標(biāo)，包括自己有信心階梯——否則就是大話，因?yàn)楦緢?jiān)持不到底制定可行計(jì)劃有開始時(shí)間——否則就是假話，因?yàn)椴粫?huì)付諸行動(dòng)只做重要的事情——六項(xiàng)工作法：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：

只做重要的事情——六項(xiàng)工作法：請(qǐng)您按順序列出每天工作上的六件日計(jì)劃AB表A表六項(xiàng)工作每項(xiàng)工作開始及結(jié)束時(shí)間每項(xiàng)工作完成情況B表未完成事項(xiàng)未完成原因是否需要移到明天繼續(xù)做？明天能否完成？每天只要五分鐘！日計(jì)劃AB表A表B表每天只要五分鐘！時(shí)間管理黃金法則三立即采取行動(dòng)堅(jiān)決杜絕拖延時(shí)間管理黃金法則三立即采取行動(dòng)克服拖延的訣竅磨洋工怎么辦？養(yǎng)成快速的節(jié)奏感一次做好，追求零缺點(diǎn)工作，出現(xiàn)差錯(cuò)，立刻處理，不要“等有時(shí)間的時(shí)候”再處理記錄每一天做每一件事情的時(shí)間，尋找“溜”走的時(shí)間尋找“成功伙伴”克服拖延的訣竅磨洋工怎么辦？必須養(yǎng)成好的行動(dòng)習(xí)慣√每天要花10分鐘作計(jì)劃√要有書面的待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃√每周都將你的工作排出優(yōu)先順序√能在高效的時(shí)間里做完你的重要工作√有明確的生活和工作目標(biāo)√必須有時(shí)限，有明確的開始和結(jié)束時(shí)間√建立工作日志，當(dāng)日事，當(dāng)日畢必須養(yǎng)成好的行動(dòng)習(xí)慣√每天要花10分鐘作計(jì)劃時(shí)間管理黃金法則四制定工作規(guī)則善于有效授權(quán)時(shí)間管理黃金法則四制定工作規(guī)則制定規(guī)則，讓工作更加富有成效第一時(shí)間給別人信息，以免以后被打攪把任務(wù)歸類，同類事情同時(shí)處理特殊任務(wù)定時(shí)處理讓別人知道你的原則，避免反復(fù)麻煩你與他人時(shí)間達(dá)成協(xié)作，避免互相耽誤時(shí)間常規(guī)事情程序化，把精力放在處理例外事情上制定規(guī)則，讓工作更加富有成效第一時(shí)間給別人信息，以免以后被打有效授權(quán)，使個(gè)人能力得到延伸向上授權(quán)獲得上司的幫助讓上司做選擇題，更容易獲得上司的盡快答復(fù)向下授權(quán)不插手下屬的工作細(xì)節(jié)不做下屬可以做的決定讓下屬做思考題有效授權(quán)，使個(gè)人能力得到延伸向上授權(quán)時(shí)間管理黃金法則五保持環(huán)境整潔控制自我情緒時(shí)間管理黃金法則五保持環(huán)境整潔外部環(huán)境和內(nèi)心環(huán)境根據(jù)美國(guó)一份調(diào)查資料顯示，一個(gè)72歲的美國(guó)人，平均花在找東西方面的時(shí)間有1年。一個(gè)人的工作效率受到外環(huán)境和內(nèi)環(huán)境雙重因素的影響。整潔的，有條理的外部環(huán)境能夠提高效率積極、樂觀、快樂的情緒也能提高效率外部環(huán)境和內(nèi)心環(huán)境根據(jù)美國(guó)一份調(diào)查資料顯示，一個(gè)72歲的美國(guó)辦公室的時(shí)間管理簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率簡(jiǎn)潔和條理也是一種辦公室和工作場(chǎng)地的美學(xué)物以類聚東西用畢，物歸原處，不亂放東西把整理好的東西貼上標(biāo)簽好記性不如爛筆頭，勤記錄處理文件的三環(huán)節(jié)每份文件處理一次，需要回復(fù)的迅速回復(fù)迅速歸檔案，以免文件弄亂或弄丟不用的文件及時(shí)銷毀（包括張貼的文件、通知等）辦公室的時(shí)間管理簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率保持好的心情情緒會(huì)傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng)用你的情緒去感染別人保持好的心情情緒會(huì)傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng)時(shí)間管理黃金法則六積累生活竅門善用零碎時(shí)間時(shí)間管理黃金法則六積累生活竅門“省”出來的時(shí)間和“冒”出來的時(shí)間掌握一些生活的竅門，可以省出一些時(shí)間。善于利用零碎時(shí)間，可以冒出很多時(shí)間?！笆　背鰜淼臅r(shí)間和“冒”出來的時(shí)間掌握一些生活的竅門，可以省時(shí)間管理黃金法則七掌握拒絕技巧積攢整塊時(shí)間時(shí)間管理黃金法則七掌握拒絕技巧說No是一種力量，也是一種藝術(shù)“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請(qǐng)托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對(duì)請(qǐng)托者提出適時(shí)的建議。拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。說No是一種力量，也是一種藝術(shù)“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。接受請(qǐng)托之前的思考接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。接受請(qǐng)托之前的思考接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：減少被打斷的機(jī)會(huì)尋找相對(duì)獨(dú)立的空間制造相對(duì)獨(dú)立空間掛牌：除特急事情，請(qǐng)?jiān)谙挛?點(diǎn)后找我戴耳機(jī)：音樂聲音不要太大，能蓋住外界的噪音就可以主動(dòng)出擊，主動(dòng)匯報(bào)，主動(dòng)協(xié)調(diào)把重要事情安排在不會(huì)被打斷的時(shí)間每天早晨1個(gè)小時(shí)的讀書時(shí)間減少被打斷的機(jī)會(huì)尋找相對(duì)獨(dú)立的空間時(shí)間管理黃金法則八咨詢專人專線花錢贏得時(shí)間時(shí)間管理黃金法則八咨詢專人專線用好資源辦大事專人好朋友（可交心的朋友）顧問擴(kuò)大社交層面專線114，160中央圖書館Internet圖書館購(gòu)買他人成功的經(jīng)驗(yàn)聽演講，看書評(píng)雇傭他人做事寫書的計(jì)劃用錢賺錢不動(dòng)產(chǎn)投資實(shí)業(yè)投資請(qǐng)專才用好資源辦大事專人購(gòu)買他人成功的經(jīng)驗(yàn)時(shí)間管理黃金法則九管好業(yè)余時(shí)間不斷進(jìn)取自勵(lì)時(shí)間管理黃金法則九管好業(yè)余時(shí)間享受平衡人生再忙，也要留給自己思考的空間讓親人和朋友感受你的溫暖保持良好睡眠，偶爾打個(gè)盹體驗(yàn)生活，享受娛樂參加具有創(chuàng)造性的活動(dòng)鍛煉身體，參加一些戶外活動(dòng)享受平衡人生再忙，也要留給自己思考的空間為什么“知易行難”？挑戰(zhàn)自我舒適區(qū)改變習(xí)慣的三個(gè)階段1~7天：導(dǎo)入期有意識(shí)，不自然7~21天：適應(yīng)期有意識(shí)，自然21~90天：養(yǎng)成期下意識(shí)，自然為什么“知易行難”？挑戰(zhàn)自我舒適區(qū)案例分析：任經(jīng)理的一天案例分析：任經(jīng)理的一天一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理二、時(shí)間管理實(shí)務(wù)三、會(huì)議管理今日主題一、認(rèn)識(shí)時(shí)間和時(shí)間管理今日主題會(huì)議的困境平均一生中9000小時(shí)的會(huì)議每年企業(yè)中30%在開會(huì)中層管理人員開會(huì)時(shí)間超過35%高層管理人員開會(huì)時(shí)間超過50%全美每天開會(huì)人數(shù)超過1000萬年人事費(fèi)用的7%-15%無效會(huì)議損失人均800美元/年

一、會(huì)議功能和目的會(huì)議的困境平均一生中9000小時(shí)的會(huì)議一、會(huì)議功能開展有效的溝通資訊傳達(dá)監(jiān)督員工的工作進(jìn)展達(dá)成協(xié)議,解決問題決策和資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)員工士氣鞏固經(jīng)理人的地位會(huì)議的目的開展有效的溝通會(huì)議的目的經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會(huì)主管聯(lián)絡(luò)會(huì)部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會(huì)班長(zhǎng)聯(lián)絡(luò)會(huì)早會(huì)匯報(bào)型會(huì)議：周會(huì)月度總結(jié)會(huì)品質(zhì)管理會(huì)評(píng)審型會(huì)議：質(zhì)量管理體系評(píng)審會(huì)產(chǎn)品認(rèn)證會(huì)教育型會(huì)議：TPM（全面生產(chǎn)管理）指導(dǎo)會(huì)TPM專題教育全員教育專題型教育達(dá)成決議或解決問題型會(huì)議：缺點(diǎn)改善討論會(huì)QC小組研討會(huì)新產(chǎn)品開發(fā)研討會(huì)會(huì)議明細(xì)與舉例聯(lián)絡(luò)型會(huì)議：經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會(huì)匯報(bào)型會(huì)議：周會(huì)評(píng)審型會(huì)議：質(zhì)量管理體系評(píng)審會(huì)教育成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)制定會(huì)議預(yù)算擬定會(huì)議議程、日程、程序制發(fā)會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議材料制發(fā)會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)布置大中型會(huì)務(wù)籌備成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)大中型會(huì)務(wù)籌備

（1）會(huì)議前的原因

欠缺目標(biāo)，欠缺議程。與會(huì)人選不當(dāng)(與會(huì)者太多或與會(huì)者太少)。會(huì)議時(shí)間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。開會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)(太早通知開會(huì)或太晚通知開會(huì))

開會(huì)通知內(nèi)容欠周詳會(huì)議地點(diǎn)不當(dāng)，場(chǎng)地設(shè)備欠佳與會(huì)者無準(zhǔn)備而來。會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)開始。未訂明會(huì)議終止時(shí)間或每一議案時(shí)間分配不當(dāng)。會(huì)議太多，致使與會(huì)者一聽說要開會(huì)，無不感覺厭煩。向來很少開會(huì)，致使每次會(huì)議議案堆積過多。二、會(huì)議失敗的原因

（1（2）會(huì)議中的原因外界干擾與會(huì)者發(fā)言離題或者不表明真正感受或意見會(huì)議主持人駕馭控制能力不足參會(huì)者之間爭(zhēng)論，導(dǎo)致會(huì)議不能正常進(jìn)行資料不充足，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會(huì)議與會(huì)者欠缺熱心，交頭接耳會(huì)議超出預(yù)定時(shí)間主持人未能總結(jié)會(huì)議成果（2）會(huì)議中的原因外界干擾（3）會(huì)議后的原因欠缺會(huì)議記錄。不能對(duì)決議事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。不能對(duì)會(huì)議成敗得失進(jìn)行檢討。不能及時(shí)解散已實(shí)現(xiàn)任務(wù)的臨時(shí)性委員會(huì)或工作小組。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。（3）會(huì)議后的原因欠缺會(huì)議記錄。會(huì)前：會(huì)前準(zhǔn)備工作要想經(jīng)營(yíng)成功的會(huì)議，必須要有周全的會(huì)前準(zhǔn)備工作。很多會(huì)議因?yàn)槿狈Τ浞值臅?huì)前準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。

會(huì)中：議事過程是會(huì)議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會(huì)議的高效率進(jìn)行。會(huì)后：決議追蹤會(huì)議結(jié)束后各與會(huì)者應(yīng)執(zhí)行主席在會(huì)中所分派的工作，并作成簡(jiǎn)報(bào)反饋給主席或在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。三、高效率的會(huì)議管理技巧會(huì)前：會(huì)前準(zhǔn)備工作會(huì)中：議事過程會(huì)后：決議追蹤三、高效率的會(huì)（1）會(huì)前準(zhǔn)備清單開會(huì)目的是否清楚；決定與會(huì)者名單；決定由誰(shuí)來?yè)?dān)任會(huì)議主席與會(huì)議記錄者；決定會(huì)議時(shí)間、長(zhǎng)度與會(huì)議地點(diǎn)；準(zhǔn)備好會(huì)議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會(huì)者該做簡(jiǎn)報(bào)與何時(shí)做；暫定的會(huì)議議程是否涵蓋所要討論的事項(xiàng)，并把議程事先發(fā)給與會(huì)者；分發(fā)開會(huì)通知。切記:會(huì)前準(zhǔn)備失敗了,就意味著準(zhǔn)備失敗!（1）會(huì)前準(zhǔn)備清單開會(huì)目的是否清楚；會(huì)議人員依目的而定，盡量減少參加人數(shù)，明確會(huì)議目的。事先分送議程、議題或草案，以使參加人員有所準(zhǔn)備。出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。選定最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、日期、地點(diǎn)（場(chǎng)所）。主席預(yù)估會(huì)議可能的狀況及結(jié)果。會(huì)議前之溝通指定專人記錄和簽到。主席報(bào)告本議案和與會(huì)人員之關(guān)系，及回應(yīng)