高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營十年職業(yè)培訓實務經(jīng)歷，曾任跨國集團中國區(qū)的中方培訓經(jīng)理、國內(nèi)某電子5強企業(yè)的人力資源高級經(jīng)理，擁有豐富的實務經(jīng)歷。曾先后為順德美涂士、熊貓電子、中國電信、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、香港東旭涂料公司、廣東省公路建立公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓。參加過本課程的學員來自：廣發(fā)銀行、工商銀行、九陽豆?jié){、順德順威電器、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、深圳航空、阿克蘇諾貝爾涂料、可口可樂、平安保險、山東臨工、基美電子〔蘇州〕、上海石化水處理、航新電子、華凌電器、萬和電器、海爾電器、白云電器、鴻智電器等林恩十年職業(yè)培訓實務經(jīng)歷，曾任跨國集團中國區(qū)的中方培訓經(jīng)理、第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？第2單元：工作中的你。什么是五星級秘書助理？第3單元：辦公室的5S管理第4單元：五星級秘書助理的專業(yè)技能年度月度周度時間表工作方案管理事務工作落實跟進追蹤管理事務性活開工程清單管理檔案管理會議管理公文寫作目錄第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？目錄第一單元：角色認知秘書助理是干什么的？第一單元：角色認知秘書助理是干什么的？秘書/助理做什么?收發(fā)書信接待來訪衣食住行安排辦公室管理日程安排文書文案寫作信息管理會議組織與管理協(xié)調(diào)部門之間工作協(xié)調(diào)領導之間的矛盾處理與同事之間的關系與政府外交與媒體討價還價宴會主持展覽會導演舉辦簽字儀式公司活動里外操心既是警察又是司法官既是清潔工又是聯(lián)合國秘書長……秘書/助理做什么?事情太多做不完突發(fā)事件突發(fā)槍林彈雨壓力大關系錯綜復雜又要能說又要會寫好似我是萬能的沒有角色的角色多頭無法分身多、煩、雜、亂夾心餅干秘書/助理的感覺……事情太多做不完秘書/助理的感覺……初級秘書————事務性文秘應包括公司前臺接待、接線生、事務專員、部門事務助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務性工作處理。主要是瑣碎事務操作、電腦文案。中級秘書————文秘+輔助管理

包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的總經(jīng)理秘書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。高級秘書————文秘+獨立管理包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層，對他們的領導能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進展工程管理、事務統(tǒng)籌、決策指揮。職能角色定位初級秘書————事務性文秘職能角色定位職位：行政助理工作定位：事務文秘崗位職責：行政工作接收、轉(zhuǎn)接、記錄，公司、通訊錄的編輯、修改、入檔管理。公司業(yè)務相關單位、客戶的通訊錄分類歸檔管理。公司文案收發(fā)、件派發(fā)登記，原件歸檔管理。公司行政會議的通知、會務準備。公司行政會議記錄，及會議記錄傳閱處理并系統(tǒng)分類歸檔。復印機保管、復印登記檢查。負責公司熱水器管理。來客接待、引領安排。公司通告欄管理，在經(jīng)理協(xié)助下進展公司檔案的系統(tǒng)分類、編號、文案整理收集歸檔管理。公司報紙書信收發(fā)管理，鑰匙管理，及其它日常行政事務、文案工作。辦公用品方案、收發(fā)保管等管理工作。業(yè)務工作協(xié)助業(yè)務員進展合同校對檢查后送交出納。客戶檔案管理。域名申請的續(xù)約跟進，客戶欠費追繳。客戶投訴記錄歸檔。業(yè)務資料存檔。公司對外宣傳活動的稿件、相片等資料的存檔。公司獎勵、榮譽證書、資格證書管理。公司大事記管理。角色定位案例職位：行政助理角色定位案例職位：總經(jīng)理助理工作定位：文秘＋獨立管理崗位職責：日常文案處理工作：文件起草、編輯、匯總、報表制作等。月度報表制作。會議記錄。每周末制作部門的下周工作備忘跟進表。檔案建立、歸類整理、日常管理。協(xié)助總經(jīng)理嚴格進展未完成工作的跟進。月度費用匯總分析。定期內(nèi)聯(lián)網(wǎng)發(fā)布信息或培訓資料。收集培訓公司信息，制作培訓目錄。協(xié)助培訓、招聘、工資、保險等具體工作。與部門人事助理保持密切聯(lián)系，關心員工。角色定位案例職位：總經(jīng)理助理角色定位案例秘書助理能力強弱比照案例結(jié)果狀態(tài)優(yōu)秀外資企業(yè)一般民營企業(yè)專業(yè)訓練正規(guī)/職業(yè)化改行/零散教育職能層級分明/定位準確層級不分/無所適從商務活動落實到點責任到人落實到面責任到人日常事務管理列清單事事到點到人，無遺漏/超前工作無清單事事到面經(jīng)常遺漏、滯后/同步問題對待舉一反三/消滅根源就事論事/到此為止執(zhí)行以身作則/細節(jié)再細節(jié)/程序自己破規(guī)/忙亂忙亂/無頭序角色定位空杯/歸零/換位自我/想當然/以為圖表能力量化到所有軟性工作模糊工作到面秘書助理能力強弱比照案例結(jié)果狀態(tài)優(yōu)秀外資企業(yè)一般民營企業(yè)專業(yè)今天要掌握最重要的三個觀念銷售意識細節(jié)產(chǎn)品化今天要掌握最重要的三個觀念銷售意識細節(jié)產(chǎn)品化第二單元：五星級秘書老板眼中的你/怎樣與上司溝通第二單元：五星級秘書老板眼中的你/老板/上司的坐標系態(tài)度A能力KS★★★★★√√五星級秘書★★★★√ⅹ四星級秘書★★★ⅹ√三星級秘書GOⅹⅹGETOUT老板/上司的坐標系態(tài)度A能力KS★★★★★√√五星級D1D4D2D3一知半解失望者初學者高低高能力搖搖擺擺的老革命自我成就者態(tài)度

OH350D1D4D2D3一知半解初學者高低高能力搖搖擺擺的自我成就者你屬于“哪一類人〞比你做哪一件事更重要五星級職業(yè)秘書：心態(tài)好、能力強老板上司怎樣評價你？老板上司怎樣評價你？小游戲第一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－FBMBBB鼓男孩性別狗經(jīng)理依照經(jīng)理的指示執(zhí)行任務：小游戲第一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－F第三單元：5S管理－－辦公室5S管理第三單元：5S管理－－辦公室5S管理整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習慣，提高整體素質(zhì)。5S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將如何做好5S－－整理1、整理：含義：將需要的和不需要的物品明確分開，并處理不需要的物品。目的：騰出空間，防止誤用。要區(qū)分對待：馬上要用的、暫時不用的、長期不用的將需要的物品數(shù)量降到最低程度！對可有可無的的物品，應堅決處理掉，決不手軟!要領如何做好5S－－整理1、整理：要區(qū)分對待：馬上要用的、暫時不如何做好5S－－整頓2、整頓：含義：將需要的物品，擺放成誰都能找到并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時間為零目的：工作場所一目了然，消除找尋物品的時間，井井有條的工作秩序。徹底整理，只留下需要的物品。根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法，合理利用空間，100%定位放置。利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進展標識。要領如何做好5S－－整頓2、整頓：徹底整理，只留下需要的物品。要如何做好5S－－清掃3、清掃：含義：經(jīng)常清掃保持清潔，將各個角落的臟物清理掉。目的：保持良好的工作情緒，穩(wěn)定品質(zhì)，到達零故障、零損耗怎么清掃？①看不見的地方，也要徹底清掃干凈。②經(jīng)常清掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。如何做好5S－－清掃3、清掃：要領如何做好5S－－清掃自己動手，不依賴外人

(所有部門、人員都一起執(zhí)行)清掃責任分區(qū)。A1區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū)(李)A2區(qū)(胡)E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領如何做好5S－－清掃自己動手，不依賴外人

(所有部門、人如何做好5S－－清潔4、清潔：含義：將整理、整頓、清掃進展到底，并且標準化、制度化。目的：成功慣例和制度，是標準化的根底，企業(yè)文化開場形成。連續(xù)不斷的進展整理、整頓、清掃活動花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S要領如何做好5S－－清潔4、清潔：要領如何做好5S－－素養(yǎng)5、素養(yǎng)：含義：對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。目的：讓員工遵守規(guī)章制度、培養(yǎng)良好素質(zhì)習慣的人才、鑄造團隊精神☆持續(xù)推動4S活動直至習慣化☆嚴格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責任感、改變意識☆充滿熱情的開場每一天的工作要領如何做好5S－－素養(yǎng)5、素養(yǎng)：要領任何做好文件的5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)如何做好5S－－素養(yǎng)小練習：任何做好文件的5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)如何做好5S－－素養(yǎng)小小測試整理是把________物品與________物品區(qū)分開來，并處理________物品。整頓是將______物品，擺放成__________的狀態(tài)。━即尋找時間為零。清掃是經(jīng)常____保持____，將_________清理掉。清潔是將__________________進展到底，并且標準化、制度化。素養(yǎng)是對于規(guī)定了的事情，大家都按______去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種______。小測試整理是把________物品與________物品區(qū)分第四單元：專業(yè)技能訓練工作方案管理辦公事務管理文檔管理學會用圖表說話會議管理第四單元：專業(yè)技能訓練工作方案管理專業(yè)技能訓練

技能一制定工作方案專業(yè)技能訓練以下目標符合SMAC嗎？7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，8月完成QED銷售人員的招聘工作白云地區(qū)設立新分公司－9月16日白云分公司開場正式運作要把銷售做好，力爭超過A分公司0708財年惠州目標批發(fā)生意月均400萬以上，惠東210萬，2個VIP客戶100萬，其他地區(qū)批發(fā)90萬。以下目標符合SMAC嗎？7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，年度月度周度時間表工作方案管理一張表制作年度工作方案一張表制作月度工作方案一張表制作周度工作方案年度月度周度時間表工作方案管理年度方案年度方案專業(yè)技能訓練

技能二事務工作跟進跟蹤管理專業(yè)技能訓練練習：根據(jù)你的思路整理下面的信息下半年的培訓方案為什么不把銷售技巧的培訓列為重點，還有費用預算不準確吧，去年總共花掉的培訓費是多少？要先去查一下！不清楚可以找財務部！東北代理商的貨款已經(jīng)逾期40多天，應由財務部和銷售共同去追蹤在此之前一律停頓再發(fā)貨，還有深圳那個代理商一再投訴廣州串貨的問題，怎么解決，要不要處分？上個月的銷售方案沒有完成，到現(xiàn)在還沒有一個明確的答復。市場反映的質(zhì)量問題，是開發(fā)問題呢還是生產(chǎn)問題還是客戶借故退貨？退貨流程為什么還沒有制定出來？其中財務部必須對退貨的金額進展確認，是用新品補充還是直接從貨款中扣除？業(yè)務員不夠是否可同人事部商量這個禮拜就去招聘，招聘的時候必須說清楚提出的方法，免得招來后做不了三天就走了。這三個月以來業(yè)務人員的費用和業(yè)績請列一個清單并核算投入與產(chǎn)出。業(yè)務人員應該有本地人擔保。上次黃小明不辭而別，他所負責的湖南省的客戶是誰在接手？應收帳由誰負責？聽說他已經(jīng)從客戶那邊取走了現(xiàn)金，我的意見是應該殺一儆百，以教育其他業(yè)務人員。還有，關于購置一臺發(fā)動機的事，工程部的報告簡直就是沒有管理，為什么會燒壞？如果折舊還沒有分攤完的話，應該扣款罰，但不管怎么樣，應該調(diào)查責任人，給予行政處分先。如果那些客戶過來看廠的話，有多少人，我下個月12日到18日要去上海出差。廠里的事情暫全部交由副總經(jīng)理。練習：根據(jù)你的思路整理下面的信息下半年的培訓方案為什事務管理管什么?用水用電用汽證件名片管理吃飯管理垃圾管理清潔管理卷紙管理制服工衣管理鑰匙管理茶水管理生老病死管理文具物品管理報紙雜志圖書管理地毯桌椅板凳管理零星采購值班排班排位復印辦公設備管理送洗租房藥品訪客/約會/假期安排事務管理管什么?用水用電用汽文具物品管理事務工作落實跟進追蹤管理如何制作跟進備忘如何提醒工作落實如何制作工作落實執(zhí)行表信息溝通平臺建立事務工作落實跟進追蹤管理墻上電腦上錢包里筆記本備忘清單更新怎樣制作各類“備忘卡”小題要大做墻上怎樣制作各類“備忘卡”小題要大做案例4：備忘卡案例4：備忘卡專業(yè)技能訓練

技能三事務工作工程清單專業(yè)技能訓練目錄

1、十周年活動總體籌劃方案……12、十周年慶典員工活動整體安排………………23、十周年慶典籌備小組分工及職責一覽表……34、十周年慶典活動(12日—13日)戶外拓展安排……………4-95、十周年慶典活動——拓展活動本卷須知……106、十周年年慶典活動——拓展訓練教官名單…117、十周年慶典晚會流程…………12-198、十周年慶典活動嘉賓行程時間表……………209、十周年慶典活動嘉賓住宿安排………………2110、拓展基地集體照方案………2211、集體照布局圖………………2312、十周年慶典活動乘車安排…………………2413、十周年慶典活動晚宴座位安排……………2514、晚宴臺獎說明及臺長職責…………………2615、十周年慶典活動住宿安排…………………2716、十周年慶典活動住宿地點——名泉山莊樓層分布圖……2817、十周年慶典活動交通及停車場示意圖……2918、十周年慶典活動晚宴座位示意圖…………3019、十周年慶典活動晚會座位示意圖…………3120、十周年慶典活開工作人員名單……………3221、十周年慶典活開工作人員乘車安排………3322、十周年慶典活開工作人員住宿安排………3423、車長職責……………………35-3624、五周年長期效勞獎名單……37-3825、五周年長期效勞獎人員上臺領獎順序安排………………3926、無限極足球隊名單…………4027、“手足情〞歌詞………………41本手冊以當天的統(tǒng)籌人員指揮為準，僅供參考。目錄練習Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把她叫進去，跟她說：“我覺得現(xiàn)在銷售部門的員工士氣低落，凝聚力很差，你看看我們做一次團隊的活動如何？我希望通過這次活動能夠讓大家更加有激情，更加團結(jié)……我想了想就你去組織吧，人事部門最近都在忙招聘，我們以總經(jīng)辦的名義來做。今天是5月11日，我們6月20日搞這個活動，去M酒店做一整天的封閉訓練。你去做個方案給我吧！〞該公司銷售部門的員工一共是97名，其中總部48名〔其中1位是銷售經(jīng)理，兩名是主管〕，總部設在S市，在S市的周邊三個縣級市設了辦事處，A辦事處有銷售人員15名〔包括1名主管〕，B辦事處有銷售人員18名〔包括1名主管〕，C辦事處有銷售人員16名〔包括1名主管〕，三個辦事處和總部離M酒店大概都是1小時車程。請你幫助Amy草擬一個工程實施的方案書。

練習Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把工程活動的組織確定工程組織架構(gòu)及工程范圍落實工程小組成員，劃定職責制定詳細工程推進方案，并跟進落實反復研討，確保細節(jié)不遺漏工程活動的組織確定工程組織架構(gòu)及工程范圍專業(yè)技能訓練

技能四檔案管理專業(yè)技能訓練文檔分類工作標準文檔分類的方法按載體分：紙質(zhì)文檔和電子文檔按對應的工作性質(zhì)分：技術文檔、業(yè)務文檔和行政文檔等。按文檔的功能分：培訓資料、技術資料、人事管理、行政管理、流程標準、通知……按保密程度：絕密、機密、秘密等按緊急程度：特急、緊急。復合分類法：先按級別分：一/二/三/四級分類；每級里面再按類別分……文檔分類工作標準文檔分類的方法案例：三級分類方法一級分類：XX部門〔按部門分類〕二級分類：行政(A)、人事(B)、報告(C)、聯(lián)絡單(D)、紀要(E)、表單(F)〔按部門內(nèi)不同工作模塊來分〕三級分類：招聘〔1〕、薪酬〔2〕、考核(3)、培訓〔4〕〔按模塊內(nèi)不同的業(yè)務模塊來分〕四級分類：招聘工作流程〔01〕、招聘方案〔02〕、招聘渠道〔03〕、求職者簡歷〔04〕、招聘總結(jié)〔05〕……〔按業(yè)務模塊再細分〕案例：三級分類方法一級分類：XX部門文檔分裝工作標準—文件夾1、側(cè)脊標簽要求：注明文件所屬部門、分類名稱、文件夾位置編號等。1〕適用于文件夾側(cè)脊正中；2〕“位置編碼〞為黑體20號；“二級名稱〞為黑體60號，“一級名稱〞為楷體粗3號。B-1-05人力資源人力行政部位置編碼二級名稱一級名稱文檔分裝工作標準—文件夾1、側(cè)脊標簽B-1-05人人力行政部文檔分裝工作標準—文件夾2、文件分類標識表要求：貼在文件夾的正面，標明文件分類名稱、放置地點、保管年限、保管責任人。2007年招聘總結(jié)編碼：B-1-05密級：部門內(nèi)公開放置地點：HR-1－2保管年限：2年責任人：XXX文檔分裝工作標準—文件夾2、文件分類標識表2007年招聘總結(jié)文檔分裝工作標準—文件夾3、文件目錄要求：在文件夾的第一頁必須列文件目錄。文件目錄序號文件名密級日期頁碼范圍備注文檔分裝工作標準—文件夾3、文件目錄文件目錄序號文件名密級日文檔分裝工作標準—文件袋文件袋正面標簽要求：標明文件分類名稱、文件編號、密級、文件目錄等。文件袋反面標簽要求：粘貼文件查閱登記表。如為保密文件，封口處加蓋簽章。文件查閱表序文件名查閱頁碼查閱時間查閱人簽名保管人簽名檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表文件目錄序號文件名密級日期存檔頁數(shù)存檔人文檔分裝工作標準—文件袋文件袋正面標簽文件查閱表序文件名查閱文檔銷毀工作標準銷毀條件已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。公司指定要銷毀、作廢的文件。會議上回收的保密文件。不需部門存檔的保密類文件。無保存價值的文件。銷毀文件清單序號文件標題發(fā)文部門銷毀原因銷毀時間銷毀人文檔銷毀工作標準銷毀條件銷毀文件清單序號文件標題發(fā)文部門銷毀保密文檔的管理本卷情況說明：〔共頁〕〔年度＋部門＋文件分卷名〕查閱權限：〔級〕以上人員或經(jīng)〔主管〕同意保存期限：自年月至年月檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表卷內(nèi)備考表保密文件的傳遞：要求填寫相關表格，并經(jīng)過主管簽字方可進展傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確認。保密文檔的管理檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表卷內(nèi)專業(yè)技能訓練

技能五工作“產(chǎn)品化〞專業(yè)技能訓練為什么學會“工作產(chǎn)品化〞手冊光碟圖表模板電子雜志為什么學會“工作產(chǎn)品化〞專業(yè)技能訓練

技能六會議管理專業(yè)技能訓練會議管理成功會議的幾個特點：有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效到達會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有平安感、信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健全開展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的時機。會議管理成功會議的幾個特點：首先，根據(jù)需要向上司提出召開會議的建議，或者根據(jù)上司的要求安排會議，或者根據(jù)有關部門及人士提出的申請組織會議。和上司商量，確定會議主題，擬定日程，人員范圍，敲定有關原那么，并據(jù)此制定完整可行的會議會議籌備方案。其次，制作標準的會議通知并發(fā)給所有參會人員。第三，無論會議是由高級秘書或其他人主持，都應準備會議程序表和相關資料，確保會議按事先方案進展。第四，落實會議場地及相關設備，并在開會前一天親自確認。如有必要可多準備一套應急方案以防不測。

第五，如系大型會議，應與有關方面聯(lián)系安排參會者的食宿交通及接待，這就必須像旅行社一樣，先做一份表，將所有可能涉及到或必須解決的事項逐一列明，做到心中有數(shù)，然后組織專人分頭落實。會議管理—會議準備首先，根據(jù)需要向上司提出召開會議的建議，或者根據(jù)上司的要求安會議管理—會議準備第六，確認參會者人數(shù)，做出相應調(diào)整。會議出現(xiàn)缺席自然會使會議的結(jié)果有所折扣，為了彌補缺席可能造成的影響，一是要獲得因故缺席者的書面意見作為會議的內(nèi)容參與交流，二是要求缺席者委托他人代行權利。

第七，準備會議所需物品。例如上次會議記錄、本次會議有關資料、幾份多余的議事日程表、出席人員簽到本、缺席人員回復、空白信紙、記事本、筆、錄音機、投影儀、音響器材、白板等。

第八，提前到達會議場所，布置會場，調(diào)試音響，備好茶水，開啟燈光和空調(diào)，按事先設計好的座位表排好座位，放好資料和有關物品。檢查無誤，恭候參會者光臨。會議管理—會議準備第六，確認參會者人數(shù)，做出相應調(diào)整。會議出什么是籌備方案這是會議的預演，通過想象和籌劃，將方案全過程形成文字，以便上司和有關人員可以在此根底上集思廣益，達成共識，指導落實。方案內(nèi)容包括：1)確定會議名稱9〕會議設備和用品種類、要求2)確定議題10〕會議記錄安排3)確定與會人員11〕會場效勞安排4)確定時間地點12〕會議預算安排5)確定會議通知內(nèi)容13〕議定事項催辦及反響的程序、要求、責任人6)會議通知跟進落實程序與要求14〕其他本卷須知7)會場布置要求15〕會議后勤安排8)會議文件資料種類、內(nèi)容、要求會議管理—會議籌備方案什么是籌備方案會議管理—會議籌備方案會議管理－－會議通知會議通知的內(nèi)容應包括1)被通知者2)會議名稱3)會議日期和時間4)會議地點5)出席對象或議事日程6)通知者或授權者7)本卷須知；8)企業(yè)名稱9)通知日期會議管理－－會議通知會議通知的內(nèi)容應包括會議通知范例會議名稱:業(yè)務會議目的:公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將

討論下降原因，并商談改善對策。時間:2002.03.18AM10:00地點:

大會議室議程:1.現(xiàn)況說明

2.各部門報告

3.未來趨勢分析

4.改善方案準備資料:與會各部門報表、分析報告參加人員:客服經(jīng)理、MTQC、MT制程、設計人員會議主持:營業(yè)部經(jīng)理XXX會議通知范例會議名稱:業(yè)務會議會議管理－－會議文件的準備會議文件指導性文件：上級或上司指示、會議起因文件。主題內(nèi)容文件：開幕詞、主題報告、專題報告、大會正式?jīng)Q議、閉幕詞。進程文件：會議程序表、日程安排表、會議記錄、會議簡報、選舉或表決程序表。參考文件：調(diào)查報告、典型材料提案文件：提案會議成果文件：選舉結(jié)果、會議紀要、新聞公報、傳達文件、執(zhí)行方案。會議管理文件：會議通知、議事規(guī)那么、證件、保密制度、管理規(guī)定等。會議管理－－會議文件的準備會議文件會議管理－－會中事務

協(xié)助和監(jiān)視會議簽到處的工作程序。指派有關人員陪同與會者入席。陪同上司或代表上司接待與會者。整理并打印與會者姓名及其公司名稱的會議出席者名單分發(fā)給與會者。指派專人作會議記錄或錄音。指派專人拍照或攝影。指派專人負責會場內(nèi)外保安。指派專人安排座位及放置席位卡。滿足上司的臨時要求。滿足重要與會者的特別需要。指派專人收集整理會議信息打印簡報分發(fā)給與會者。協(xié)調(diào)會議過程中的各項活動。會議管理－－會中事務會議管理－－會議程序1)宣布會議開場。2)核對法定人數(shù)。3)宣讀會議程序。4)宣讀有關報告。5)討論有關報告。6)討論各項議題。7)做出有關決定。8)表決。會議管理－－會議程序會議議程安排的技巧由重要到不重要——會議開場時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不鋒利到鋒利——將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進展的節(jié)奏,不要開場就接觸未熟悉的會議造成挫折感。會議議程安排的技巧會議記錄分原始記錄和整理記錄兩種。原始記錄就是用快速記錄、要點記錄或錄音方式，同步記錄下會議的過程、議題、發(fā)言的要點、討論的內(nèi)容、決定等。要點：完整，簡潔，條理清楚，準確活用代號、KEYWORD整理記錄是根據(jù)原始記錄進展整理后作出的完整的會議文件。整理記錄的作用有兩點：一是打印成文后給與會者，以便落實會議精神；二是存檔備案，作為企業(yè)的歷史資料予以珍藏。會議管理－－會議記錄會議記錄分原始記錄和整理記錄兩種。會議管理－－會議記錄會議管理標準的整理記錄應按順序反映如下內(nèi)容：

1)會議主題

2)會議描述3)與會者人數(shù)者人數(shù)4)缺席者和缺席原因5)用準確措詞按順序記錄的會議內(nèi)容6)會議結(jié)果7)其他事項8)會議記錄整理者簽名9)會議主席簽名10)會議記錄整理日期會議管理－－會議記錄會議管理會議管理－－會議記錄會議管理－－會議善后將會議上使用的所有的文件資料放回原處。其次，整理會場，清還有關器材設備及用品。再次，結(jié)算有關費用。最后，整理會議記錄并經(jīng)上司簽字后打印成文分送有關部門有關人員或歸檔保存。根據(jù)會議決議的重要事件進展跟蹤或提醒會議管理－－會議善后將會議上使用的所有的文件資料放回原處。會議管理－－會后跟進

任務

完成時間

衡量標準

責任人

跟進人

會議管理－－會后跟進專業(yè)技能訓練

技能六商務公文寫作專業(yè)技能訓練商務公文寫作一開篇－－商務公文寫作的概念商務公文寫作一開篇－－商務文書寫作四要素主旨材料構(gòu)造語言商務文書寫作四要素主旨商務文書分類指揮性文書——指示標準性文書——章程報請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡性文書——信函記錄性文書——會議記錄報導性文書——新聞法律性文書——合同商務文書分類指揮性文書——指示商務公文寫作二寫作步驟－－如何寫出好文章商務公文寫作二寫作步驟－－行動目標

第一步制定正確的行動目標行動目標行動目標總經(jīng)理讓你組織全公司的秘書開會，你確定了時間和地點后發(fā)一個郵件給所有秘書。案例分析：請分析你的行動目標。行動目標案例分析：請分析你的行動目標。行動目標行動目標－－別人

的行動“我要通知每個秘書會議的時間和地點。〞被動目標－－你的意愿“我要在會議前一個星期讓每個秘書確認能否參加。〞行動目標行動目標－－別人的行動“我要通知每個秘書會議的正式指數(shù)

第二步?jīng)Q定文章的正式程度正式指數(shù)正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你地位低嗎？3、是好消息嗎？正式指數(shù)1分10分正式指數(shù)1、你本人很了解對方嗎？2、目標讀者比你地位低嗎？3正式指數(shù)形式稱謂語氣正式程度表現(xiàn)在：正式指數(shù)形式正式程度表現(xiàn)在：正式指數(shù)宣傳冊電子郵件政府公文行文正式的電子郵件附件可粘貼便條手寫便箋帶抬頭信紙廣告?zhèn)鲉沃赋鲆韵履男┟浇槭钦矫浇檎街笖?shù)宣傳冊指出以下哪些媒介是正式媒介正式指數(shù)

你是總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐溝通感情，請你代表總經(jīng)理發(fā)郵件給秘書們。案例分析：利用“正式指數(shù)〞工具分析下面的信件的正式程度。正式指數(shù)案例分析：說服矩陣

第三步?jīng)Q定文章的總體風格說服矩陣說服矩陣

立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限簡單型二象限說服型三象限解決問題型四象限困難型說服矩陣說服矩陣立場一致立場不一致資源不充足資源充足一象限二象限說服矩陣

場景一：總經(jīng)理讓你給公司的新年晚會找一個飯店，預算是五千元。你發(fā)現(xiàn)了一個好地方：離公司近飯菜可口，在預算之內(nèi)。案例分析：利用“說服矩陣〞工具分析下面的信件的總體風格。說服矩陣案例分析：說服矩陣場景三：你向老板建議組織員工去聽新年音樂會，不再開新年晚會。費用也在預算之內(nèi)。

場景二：你找到了一個地方：各方面都適宜，只是報價超過預算五百元。說服矩陣層次構(gòu)造

第四步選擇文章的層次構(gòu)造層次構(gòu)造層次構(gòu)造連貫式并列式分析問題式問答式行動結(jié)果式公文的“五〞大主要層次：層次構(gòu)造連貫式公文的“五〞大主要層次：列大綱

第五步列出文章的大綱列大綱列大綱七分想，三分寫磨刀不誤砍柴工提煉想法，有了骨頭不愁肉建立合理次序列出大綱的目的：列大綱七分想，三分寫列出大綱的目的：列大綱你是公司的財務人員。你想報名參加新會計制度講解的培訓班。但是，最近公司在控制本錢，原那么上不批準任何培訓申請。請寫一份郵件給你的經(jīng)理，希望他支持你的請求。案例分析：閱讀下面的案例。寫出行動目標；選擇層次；用輻射法列出大綱。列大綱你是公司的財務人員。你想報名參加新會計制度講解列大綱你是一個公司部門主管。公司總裁在備忘錄中要求所有部門削減10％的辦公費用。你需要發(fā)一個郵件給部門的所有人。案例分析：閱讀下面的案例。用〞說服矩陣“來確定文章風格；確定文章層次；用提綱法列出大綱。列大綱你是一個公司部門主管。公司總裁在備忘錄中要求所撰寫初稿

第六步撰寫初稿撰寫初稿層次構(gòu)造拋磚引玉一鼓作氣，如“沖刺〞沖出初稿后再修改不要“十步九回頭〞寫初稿的本卷須知：層次構(gòu)造拋磚引玉寫初稿的本卷須知：衷心感謝每一位朋友的參與，預祝你們有一個更加“成功的〞未來衷心感謝每一位朋友高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營高級秘書、助理和行政人員技能提高訓練營十年職業(yè)培訓實務經(jīng)歷，曾任跨國集團中國區(qū)的中方培訓經(jīng)理、國內(nèi)某電子5強企業(yè)的人力資源高級經(jīng)理，擁有豐富的實務經(jīng)歷。曾先后為順德美涂士、熊貓電子、中國電信、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、香港東旭涂料公司、廣東省公路建立公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓。參加過本課程的學員來自：廣發(fā)銀行、工商銀行、九陽豆?jié){、順德順威電器、中國網(wǎng)通、中國聯(lián)通、深圳航空、阿克蘇諾貝爾涂料、可口可樂、平安保險、山東臨工、基美電子〔蘇州〕、上海石化水處理、航新電子、華凌電器、萬和電器、海爾電器、白云電器、鴻智電器等林恩十年職業(yè)培訓實務經(jīng)歷，曾任跨國集團中國區(qū)的中方培訓經(jīng)理、第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？第2單元：工作中的你。什么是五星級秘書助理？第3單元：辦公室的5S管理第4單元：五星級秘書助理的專業(yè)技能年度月度周度時間表工作方案管理事務工作落實跟進追蹤管理事務性活開工程清單管理檔案管理會議管理公文寫作目錄第1單元：你的工作。秘書助理是干什么的？目錄第一單元：角色認知秘書助理是干什么的？第一單元：角色認知秘書助理是干什么的？秘書/助理做什么?收發(fā)書信接待來訪衣食住行安排辦公室管理日程安排文書文案寫作信息管理會議組織與管理協(xié)調(diào)部門之間工作協(xié)調(diào)領導之間的矛盾處理與同事之間的關系與政府外交與媒體討價還價宴會主持展覽會導演舉辦簽字儀式公司活動里外操心既是警察又是司法官既是清潔工又是聯(lián)合國秘書長……秘書/助理做什么?事情太多做不完突發(fā)事件突發(fā)槍林彈雨壓力大關系錯綜復雜又要能說又要會寫好似我是萬能的沒有角色的角色多頭無法分身多、煩、雜、亂夾心餅干秘書/助理的感覺……事情太多做不完秘書/助理的感覺……初級秘書————事務性文秘應包括公司前臺接待、接線生、事務專員、部門事務助理、主任助理、工作簡單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務性工作處理。主要是瑣碎事務操作、電腦文案。中級秘書————文秘+輔助管理

包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的總經(jīng)理秘書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。高級秘書————文秘+獨立管理包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層，對他們的領導能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨立進展工程管理、事務統(tǒng)籌、決策指揮。職能角色定位初級秘書————事務性文秘職能角色定位職位：行政助理工作定位：事務文秘崗位職責：行政工作接收、轉(zhuǎn)接、記錄，公司、通訊錄的編輯、修改、入檔管理。公司業(yè)務相關單位、客戶的通訊錄分類歸檔管理。公司文案收發(fā)、件派發(fā)登記，原件歸檔管理。公司行政會議的通知、會務準備。公司行政會議記錄，及會議記錄傳閱處理并系統(tǒng)分類歸檔。復印機保管、復印登記檢查。負責公司熱水器管理。來客接待、引領安排。公司通告欄管理，在經(jīng)理協(xié)助下進展公司檔案的系統(tǒng)分類、編號、文案整理收集歸檔管理。公司報紙書信收發(fā)管理，鑰匙管理，及其它日常行政事務、文案工作。辦公用品方案、收發(fā)保管等管理工作。業(yè)務工作協(xié)助業(yè)務員進展合同校對檢查后送交出納?？蛻魴n案管理。域名申請的續(xù)約跟進，客戶欠費追繳?？蛻敉对V記錄歸檔。業(yè)務資料存檔。公司對外宣傳活動的稿件、相片等資料的存檔。公司獎勵、榮譽證書、資格證書管理。公司大事記管理。角色定位案例職位：行政助理角色定位案例職位：總經(jīng)理助理工作定位：文秘＋獨立管理崗位職責：日常文案處理工作：文件起草、編輯、匯總、報表制作等。月度報表制作。會議記錄。每周末制作部門的下周工作備忘跟進表。檔案建立、歸類整理、日常管理。協(xié)助總經(jīng)理嚴格進展未完成工作的跟進。月度費用匯總分析。定期內(nèi)聯(lián)網(wǎng)發(fā)布信息或培訓資料。收集培訓公司信息，制作培訓目錄。協(xié)助培訓、招聘、工資、保險等具體工作。與部門人事助理保持密切聯(lián)系，關心員工。角色定位案例職位：總經(jīng)理助理角色定位案例秘書助理能力強弱比照案例結(jié)果狀態(tài)優(yōu)秀外資企業(yè)一般民營企業(yè)專業(yè)訓練正規(guī)/職業(yè)化改行/零散教育職能層級分明/定位準確層級不分/無所適從商務活動落實到點責任到人落實到面責任到人日常事務管理列清單事事到點到人，無遺漏/超前工作無清單事事到面經(jīng)常遺漏、滯后/同步問題對待舉一反三/消滅根源就事論事/到此為止執(zhí)行以身作則/細節(jié)再細節(jié)/程序自己破規(guī)/忙亂忙亂/無頭序角色定位空杯/歸零/換位自我/想當然/以為圖表能力量化到所有軟性工作模糊工作到面秘書助理能力強弱比照案例結(jié)果狀態(tài)優(yōu)秀外資企業(yè)一般民營企業(yè)專業(yè)今天要掌握最重要的三個觀念銷售意識細節(jié)產(chǎn)品化今天要掌握最重要的三個觀念銷售意識細節(jié)產(chǎn)品化第二單元：五星級秘書老板眼中的你/怎樣與上司溝通第二單元：五星級秘書老板眼中的你/老板/上司的坐標系態(tài)度A能力KS★★★★★√√五星級秘書★★★★√ⅹ四星級秘書★★★ⅹ√三星級秘書GOⅹⅹGETOUT老板/上司的坐標系態(tài)度A能力KS★★★★★√√五星級D1D4D2D3一知半解失望者初學者高低高能力搖搖擺擺的老革命自我成就者態(tài)度

OH350D1D4D2D3一知半解初學者高低高能力搖搖擺擺的自我成就者你屬于“哪一類人〞比你做哪一件事更重要五星級職業(yè)秘書：心態(tài)好、能力強老板上司怎樣評價你？老板上司怎樣評價你？小游戲第一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－FBMBBB鼓男孩性別狗經(jīng)理依照經(jīng)理的指示執(zhí)行任務：小游戲第一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－F第三單元：5S管理－－辦公室5S管理第三單元：5S管理－－辦公室5S管理整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習慣，提高整體素質(zhì)。5S是什么整理整頓清掃清潔素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將如何做好5S－－整理1、整理：含義：將需要的和不需要的物品明確分開，并處理不需要的物品。目的：騰出空間，防止誤用。要區(qū)分對待：馬上要用的、暫時不用的、長期不用的將需要的物品數(shù)量降到最低程度！對可有可無的的物品，應堅決處理掉，決不手軟!要領如何做好5S－－整理1、整理：要區(qū)分對待：馬上要用的、暫時不如何做好5S－－整頓2、整頓：含義：將需要的物品，擺放成誰都能找到并便于使用的狀態(tài)。━即尋找時間為零目的：工作場所一目了然，消除找尋物品的時間，井井有條的工作秩序。徹底整理，只留下需要的物品。根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法，合理利用空間，100%定位放置。利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進展標識。要領如何做好5S－－整頓2、整頓：徹底整理，只留下需要的物品。要如何做好5S－－清掃3、清掃：含義：經(jīng)常清掃保持清潔，將各個角落的臟物清理掉。目的：保持良好的工作情緒，穩(wěn)定品質(zhì)，到達零故障、零損耗怎么清掃？①看不見的地方，也要徹底清掃干凈。②經(jīng)常清掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。如何做好5S－－清掃3、清掃：要領如何做好5S－－清掃自己動手，不依賴外人

(所有部門、人員都一起執(zhí)行)清掃責任分區(qū)。A1區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū)(李)A2區(qū)(胡)E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領如何做好5S－－清掃自己動手，不依賴外人

(所有部門、人如何做好5S－－清潔4、清潔：含義：將整理、整頓、清掃進展到底，并且標準化、制度化。目的：成功慣例和制度，是標準化的根底，企業(yè)文化開場形成。連續(xù)不斷的進展整理、整頓、清掃活動花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S要領如何做好5S－－清潔4、清潔：要領如何做好5S－－素養(yǎng)5、素養(yǎng)：含義：對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。目的：讓員工遵守規(guī)章制度、培養(yǎng)良好素質(zhì)習慣的人才、鑄造團隊精神☆持續(xù)推動4S活動直至習慣化☆嚴格遵守公司的規(guī)章制度☆不斷地培養(yǎng)責任感、改變意識☆充滿熱情的開場每一天的工作要領如何做好5S－－素養(yǎng)5、素養(yǎng)：要領任何做好文件的5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)如何做好5S－－素養(yǎng)小練習：任何做好文件的5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)如何做好5S－－素養(yǎng)小小測試整理是把________物品與________物品區(qū)分開來，并處理________物品。整頓是將______物品，擺放成__________的狀態(tài)。━即尋找時間為零。清掃是經(jīng)常____保持____，將_________清理掉。清潔是將__________________進展到底，并且標準化、制度化。素養(yǎng)是對于規(guī)定了的事情，大家都按______去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種______。小測試整理是把________物品與________物品區(qū)分第四單元：專業(yè)技能訓練工作方案管理辦公事務管理文檔管理學會用圖表說話會議管理第四單元：專業(yè)技能訓練工作方案管理專業(yè)技能訓練

技能一制定工作方案專業(yè)技能訓練以下目標符合SMAC嗎？7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，8月完成QED銷售人員的招聘工作白云地區(qū)設立新分公司－9月16日白云分公司開場正式運作要把銷售做好，力爭超過A分公司0708財年惠州目標批發(fā)生意月均400萬以上，惠東210萬，2個VIP客戶100萬，其他地區(qū)批發(fā)90萬。以下目標符合SMAC嗎？7月份完成CSF銷售人員的招聘工作，年度月度周度時間表工作方案管理一張表制作年度工作方案一張表制作月度工作方案一張表制作周度工作方案年度月度周度時間表工作方案管理年度方案年度方案專業(yè)技能訓練

技能二事務工作跟進跟蹤管理專業(yè)技能訓練練習：根據(jù)你的思路整理下面的信息下半年的培訓方案為什么不把銷售技巧的培訓列為重點，還有費用預算不準確吧，去年總共花掉的培訓費是多少？要先去查一下！不清楚可以找財務部！東北代理商的貨款已經(jīng)逾期40多天，應由財務部和銷售共同去追蹤在此之前一律停頓再發(fā)貨，還有深圳那個代理商一再投訴廣州串貨的問題，怎么解決，要不要處分？上個月的銷售方案沒有完成，到現(xiàn)在還沒有一個明確的答復。市場反映的質(zhì)量問題，是開發(fā)問題呢還是生產(chǎn)問題還是客戶借故退貨？退貨流程為什么還沒有制定出來？其中財務部必須對退貨的金額進展確認，是用新品補充還是直接從貨款中扣除？業(yè)務員不夠是否可同人事部商量這個禮拜就去招聘，招聘的時候必須說清楚提出的方法，免得招來后做不了三天就走了。這三個月以來業(yè)務人員的費用和業(yè)績請列一個清單并核算投入與產(chǎn)出。業(yè)務人員應該有本地人擔保。上次黃小明不辭而別，他所負責的湖南省的客戶是誰在接手？應收帳由誰負責？聽說他已經(jīng)從客戶那邊取走了現(xiàn)金，我的意見是應該殺一儆百，以教育其他業(yè)務人員。還有，關于購置一臺發(fā)動機的事，工程部的報告簡直就是沒有管理，為什么會燒壞？如果折舊還沒有分攤完的話，應該扣款罰，但不管怎么樣，應該調(diào)查責任人，給予行政處分先。如果那些客戶過來看廠的話，有多少人，我下個月12日到18日要去上海出差。廠里的事情暫全部交由副總經(jīng)理。練習：根據(jù)你的思路整理下面的信息下半年的培訓方案為什事務管理管什么?用水用電用汽證件名片管理吃飯管理垃圾管理清潔管理卷紙管理制服工衣管理鑰匙管理茶水管理生老病死管理文具物品管理報紙雜志圖書管理地毯桌椅板凳管理零星采購值班排班排位復印辦公設備管理送洗租房藥品訪客/約會/假期安排事務管理管什么?用水用電用汽文具物品管理事務工作落實跟進追蹤管理如何制作跟進備忘如何提醒工作落實如何制作工作落實執(zhí)行表信息溝通平臺建立事務工作落實跟進追蹤管理墻上電腦上錢包里筆記本備忘清單更新怎樣制作各類“備忘卡”小題要大做墻上怎樣制作各類“備忘卡”小題要大做案例4：備忘卡案例4：備忘卡專業(yè)技能訓練

技能三事務工作工程清單專業(yè)技能訓練目錄

1、十周年活動總體籌劃方案……12、十周年慶典員工活動整體安排………………23、十周年慶典籌備小組分工及職責一覽表……34、十周年慶典活動(12日—13日)戶外拓展安排……………4-95、十周年慶典活動——拓展活動本卷須知……106、十周年年慶典活動——拓展訓練教官名單…117、十周年慶典晚會流程…………12-198、十周年慶典活動嘉賓行程時間表……………209、十周年慶典活動嘉賓住宿安排………………2110、拓展基地集體照方案………2211、集體照布局圖………………2312、十周年慶典活動乘車安排…………………2413、十周年慶典活動晚宴座位安排……………2514、晚宴臺獎說明及臺長職責…………………2615、十周年慶典活動住宿安排…………………2716、十周年慶典活動住宿地點——名泉山莊樓層分布圖……2817、十周年慶典活動交通及停車場示意圖……2918、十周年慶典活動晚宴座位示意圖…………3019、十周年慶典活動晚會座位示意圖…………3120、十周年慶典活開工作人員名單……………3221、十周年慶典活開工作人員乘車安排………3322、十周年慶典活開工作人員住宿安排………3423、車長職責……………………35-3624、五周年長期效勞獎名單……37-3825、五周年長期效勞獎人員上臺領獎順序安排………………3926、無限極足球隊名單…………4027、“手足情〞歌詞………………41本手冊以當天的統(tǒng)籌人員指揮為準，僅供參考。目錄練習Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把她叫進去，跟她說：“我覺得現(xiàn)在銷售部門的員工士氣低落，凝聚力很差，你看看我們做一次團隊的活動如何？我希望通過這次活動能夠讓大家更加有激情，更加團結(jié)……我想了想就你去組織吧，人事部門最近都在忙招聘，我們以總經(jīng)辦的名義來做。今天是5月11日，我們6月20日搞這個活動，去M酒店做一整天的封閉訓練。你去做個方案給我吧！〞該公司銷售部門的員工一共是97名，其中總部48名〔其中1位是銷售經(jīng)理，兩名是主管〕，總部設在S市，在S市的周邊三個縣級市設了辦事處，A辦事處有銷售人員15名〔包括1名主管〕，B辦事處有銷售人員18名〔包括1名主管〕，C辦事處有銷售人員16名〔包括1名主管〕，三個辦事處和總部離M酒店大概都是1小時車程。請你幫助Amy草擬一個工程實施的方案書。

練習Amy是一家公司的總經(jīng)理秘書，某日，總經(jīng)理突然把工程活動的組織確定工程組織架構(gòu)及工程范圍落實工程小組成員，劃定職責制定詳細工程推進方案，并跟進落實反復研討，確保細節(jié)不遺漏工程活動的組織確定工程組織架構(gòu)及工程范圍專業(yè)技能訓練

技能四檔案管理專業(yè)技能訓練文檔分類工作標準文檔分類的方法按載體分：紙質(zhì)文檔和電子文檔按對應的工作性質(zhì)分：技術文檔、業(yè)務文檔和行政文檔等。按文檔的功能分：培訓資料、技術資料、人事管理、行政管理、流程標準、通知……按保密程度：絕密、機密、秘密等按緊急程度：特急、緊急。復合分類法：先按級別分：一/二/三/四級分類；每級里面再按類別分……文檔分類工作標準文檔分類的方法案例：三級分類方法一級分類：XX部門〔按部門分類〕二級分類：行政(A)、人事(B)、報告(C)、聯(lián)絡單(D)、紀要(E)、表單(F)〔按部門內(nèi)不同工作模塊來分〕三級分類：招聘〔1〕、薪酬〔2〕、考核(3)、培訓〔4〕〔按模塊內(nèi)不同的業(yè)務模塊來分〕四級分類：招聘工作流程〔01〕、招聘方案〔02〕、招聘渠道〔03〕、求職者簡歷〔04〕、招聘總結(jié)〔05〕……〔按業(yè)務模塊再細分〕案例：三級分類方法一級分類：XX部門文檔分裝工作標準—文件夾1、側(cè)脊標簽要求：注明文件所屬部門、分類名稱、文件夾位置編號等。1〕適用于文件夾側(cè)脊正中；2〕“位置編碼〞為黑體20號；“二級名稱〞為黑體60號，“一級名稱〞為楷體粗3號。B-1-05人力資源人力行政部位置編碼二級名稱一級名稱文檔分裝工作標準—文件夾1、側(cè)脊標簽B-1-05人人力行政部文檔分裝工作標準—文件夾2、文件分類標識表要求：貼在文件夾的正面，標明文件分類名稱、放置地點、保管年限、保管責任人。2007年招聘總結(jié)編碼：B-1-05密級：部門內(nèi)公開放置地點：HR-1－2保管年限：2年責任人：XXX文檔分裝工作標準—文件夾2、文件分類標識表2007年招聘總結(jié)文檔分裝工作標準—文件夾3、文件目錄要求：在文件夾的第一頁必須列文件目錄。文件目錄序號文件名密級日期頁碼范圍備注文檔分裝工作標準—文件夾3、文件目錄文件目錄序號文件名密級日文檔分裝工作標準—文件袋文件袋正面標簽要求：標明文件分類名稱、文件編號、密級、文件目錄等。文件袋反面標簽要求：粘貼文件查閱登記表。如為保密文件，封口處加蓋簽章。文件查閱表序文件名查閱頁碼查閱時間查閱人簽名保管人簽名檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表文件目錄序號文件名密級日期存檔頁數(shù)存檔人文檔分裝工作標準—文件袋文件袋正面標簽文件查閱表序文件名查閱文檔銷毀工作標準銷毀條件已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。公司指定要銷毀、作廢的文件。會議上回收的保密文件。不需部門存檔的保密類文件。無保存價值的文件。銷毀文件清單序號文件標題發(fā)文部門銷毀原因銷毀時間銷毀人文檔銷毀工作標準銷毀條件銷毀文件清單序號文件標題發(fā)文部門銷毀保密文檔的管理本卷情況說明：〔共頁〕〔年度＋部門＋文件分卷名〕查閱權限：〔級〕以上人員或經(jīng)〔主管〕同意保存期限：自年月至年月檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表卷內(nèi)備考表保密文件的傳遞：要求填寫相關表格，并經(jīng)過主管簽字方可進展傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確認。保密文檔的管理檔案袋文件名稱：編號：密級：文件查閱表卷內(nèi)專業(yè)技能訓練

技能五工作“產(chǎn)品化〞專業(yè)技能訓練為什么學會“工作產(chǎn)品化〞手冊光碟圖表模板電子雜志為什么學會“工作產(chǎn)品化〞專業(yè)技能訓練

技能六會議管理專業(yè)技能訓練會議管理成功會議的幾個特點：有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效到達會議目標。和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有平安感、信任感、認同感,展露個人才能。參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到健全開展。效率——當一個會議成功的要素具備后,能在預定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。學習——在參與開會的同時有更多學習的時機。會議管理成功會議的幾個特點：首先，根據(jù)需要向上司提出召開會議的建議，或者根據(jù)上司的要求安排會議，或者根據(jù)有關部門及人士提出的申請組織會議。和上司商量，確定會議主題，擬定日程，人員范圍，敲定有關原那么，并據(jù)此制定完整可行的會議會議籌備方案。其次，制作標準的會議通知并發(fā)給所有參會人員。第三，無論會議是由高級秘書或其他人主持，都應準備會議程序表和相關資料，確保會議按事先方案進展。第四，落實會議場地及相關設備，并在開會前一天親自確認。如有必要可多準備一套應急方案以防不測。

第五，如系大型會議，應與有關方面聯(lián)系安排參會者的食宿交通及接待，這就必須像旅行社一樣，先做一份表，將所有可能涉及到或必須解決的事項逐一列明，做到心中有數(shù)，然后組織專人分頭落實。會議管理—會議準備首先，根據(jù)需要向上司提出召開會議的建議，或者根據(jù)上司的要求安會議管理—會議準備第六，確認參會者人數(shù)，做出相應調(diào)整。會議出現(xiàn)缺席自然會使會議的結(jié)果有所折扣，為了彌補缺席可能造成的影響，一是要獲得因故缺席者的書面意見作為會議的內(nèi)容參與交流，二是要求缺席者委托他人代行權利。

第七，準備會議所需物品。例如上次會議記錄、本次會議有關資料、幾份多余的議事日程表、出席人員簽到本、缺席人員回復、空白信紙、記事本、筆、錄音機、投影儀、音響器材、白板等。

第八，提前到達會議場所，布置會場，調(diào)試音響，備好茶水，開啟燈光和空調(diào)，按事先設計好的座位表排好座位，放好資料和有關物品。檢查無誤，恭候參會者光臨。會議管理—會議準備第六，確認參會者人數(shù)，做出相應調(diào)整。會議出什么是籌備方案這是會議的預演，通過想象和籌劃，將方案全過程形成文字，以便上司和有關人員可以在此根底上集思廣益，達成共識，指導落實。方案內(nèi)容包括：1)確定會議名稱9〕會議設備和用品種類、要求2)確定議題10〕會議記錄安排3)確定與會人員11〕會場效勞安排4)確定時間地點12〕會議預算安排5)確定會議通知內(nèi)容13〕議定事項催辦及反響的程序、要求、責任人6)會議通知跟進落實程序與要求14〕其他本卷須知7)會場布置要求15〕會議后勤安排8)會議文件資料種類、內(nèi)容、要求會議管理—會議籌備方案什么是籌備方案會議管理—會議籌備方案會議管理－－會議通知會議通知的內(nèi)容應包括1)被通知者2)會議名稱3)會議日期和時間4)會議地點5)出席對象或議事日程6)通知者或授權者7)本卷須知；8)企業(yè)名稱9)通知日期會議管理－－會議通知會議通知的內(nèi)容應包括會議通知范例會議名稱:業(yè)務會議目的:公司本季營業(yè)額嚴重衰退,本次會議將

討論下降原因，并商談改善對策。時間:2002.03.18AM10:00地點:

大會議室議程:1.現(xiàn)況說明

2.各部門報告

3.未來趨勢分析

4.改善方案準備資料:與會各部門報表、分析報告參加人員:客服經(jīng)理、MTQC、MT制程、設計人員會議主持:營業(yè)部經(jīng)理XXX會議通知范例會議名稱:業(yè)務會議會議管理－－會議文件的準備會議文件指導性文件：上級或上司指示、會議起因文件。主題內(nèi)容文件：開幕詞、主題報告、專題報告、大會正式?jīng)Q議、閉幕詞。進程文件：會議程序表、日程安排表、會議記錄、會議簡報、選舉或表決程序表。參考文件：調(diào)查報告、典型材料提案文件：提案會議成果文件：選舉結(jié)果、會議紀要、新聞公報、傳達文件、執(zhí)行方案。會議管理文件：會議通知、議事規(guī)那么、證件、保密制度、管理規(guī)定等。會議管理－－會議文件的準備會議文件會議管理－－會中事務

協(xié)助和監(jiān)視會議簽到處的工作程序。指派有關人員陪同與會者入席。陪同上司或代表上司接待與會者。整理并打印與會者姓名及其公司名稱的會議出席者名單分發(fā)給與會者。指派專人作會議記錄或錄音。指派專人拍照或攝影。指派專人負責會場內(nèi)外保安。指派專人安排座位及放置席位卡。滿足上司的臨時要求。滿足重要與會者的特別需要。指派專人收集整理會議信息打印簡報分發(fā)給與會者。協(xié)調(diào)會議過程中的各項活動。會議管理－－會中事務會議管理－－會議程序1)宣布會議開場。2)核對法定人數(shù)。3)宣讀會議程序。4)宣讀有關報告。5)討論有關報告。6)討論各項議題。7)做出有關決定。8)表決。會議管理－－會議程序會議議程安排的技巧由重要到不重要——會議開場時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不鋒利到鋒利——將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默