結構化思考形象化表達——用圖表說話，做一流PPT這次課程講什么道－講邏輯：有思想才能有行動，有行動才能有改變法－講技巧：技巧是“應用”的層面的東西術－講操作：操作是體力活領導中層美工大師不成功的演示最常見的三類問題目標不清結構混亂展示不力………………………………結構化思考，形象化表達演示匯報“四部曲”結構設計情境分析撰寫美化演示匯報1234匯報對象是誰？環(huán)境的影響？如何獲得同意和支持？匯報的目標是什么？表達什么觀點？匯報哪些內(nèi)容？會有哪些反對意見？給誰看?要達到什么目的？……觀點是什么？如何建立邏輯框架？……如何組織材料？怎么靈活運用圖形？……怎樣口頭表達你的思想？如何合理利用幻燈片？……目錄如何進行演示前的情景分析如何構建清晰易懂的演示結構如何制作圖文并茂的幻燈片第一部分第二部分第三部分圖表的應用第四部分如何使演示匯報更加生動第五部分目錄第一部分如何進行演示前的情景分析摘要確定演示目標分析演示對象制定演示策略做PPT前的幾個基本問題一頁PPT要講多長時間PPT上面的字號應該是多大想表達的東西太多怎么辦PPT中的數(shù)據(jù)太多怎么辦聽眾分析、預測與策略制訂聽眾分析聽眾預測與策略項目具體內(nèi)容聽眾興趣與策略理解能力與策略態(tài)度與策略年齡平均年齡年齡范圍性別男女比例教育程度學歷/專業(yè)行業(yè)職業(yè)政府/國企外企/民企職務職位高管/中層/基層銷售/研發(fā)/財務地理文化北京/上海/廣東…；歐美/日本/印度…..兩種典型的演講知識性演講說服性演講總體

目標傳遞知識，解釋、說明復雜事物不持有立場，向聽眾傳遞信息表達清楚、方便理解、記憶影響聽眾信念，促使聽眾行動持有立場，設法使聽眾接受、支持尋找理由、論據(jù)，支持自己的觀點結構化表達的四個原則自上而下先從結論講起，說明問題的全貌直接說明中心思想層次清晰把相關性議題在一個章節(jié)內(nèi)說清楚分清楚議題的層次結構簡單表達的結構越簡單越好重點突出不要試圖傳遞過多的信息要把最想傳遞的信息突出出來自上而下重點突出自上而下層次清晰事實分析過程結論溝通過程：結論分析論證下一步的行動結果是什么？為什么是這樣的結論？下一步應該怎么做？過程、步驟、注意事項。分析問題的過程：結構化表達原則之一：自上而下的表達原則總體評價關鍵問題分析問題歸納現(xiàn)狀詳細調(diào)研自上而下進行問題闡述問題闡述問題歸納自下而上進行問題分類總結歸納現(xiàn)狀事實、表象問題分類歸納后的問題對于演示和匯報而言，最為重要的是結構清晰，觀點鮮明，論證充分結構化表達原則之一：自上而下的表達原則MutuallyExclusive，CollectivelyExhaustive完全窮盡，相互獨立未窮盡不獨立結構化表達原則之二：層次清晰的表達原則人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人練習題二1. Kewpie新推出價格較低、口味較好的醬汁2. Ragu改變其醬汁配方但客戶不喜歡3. 美國的「面食風潮」已過4. 競爭對手們的產(chǎn)品較受客戶喜愛5. 新的流行趨勢是吃米食而非面食6. Heinz成功地推出一項創(chuàng)新的「意大利第一面醬汁」7. Ragu在醬汁中加重香料份量8. 意大利肉醬面再度被視為廉價、呆板而無趣的食物9. Hunt以高品質(zhì)的Donello系列產(chǎn)品而占有更大的市場份額10.Ragu在醬汁中減少肉的份量11.Ragu意大利面在美國的銷售下跌，主要因為其反潮流而行的產(chǎn)品開發(fā)作法及市場環(huán)境趨勢的影響請將下面11條整理成一個金字塔結構結構化表達原則之四：重點突出的表達原則演示匯報的80/20原則抓住問題的關鍵重點突出VS面面俱到斷其一指VS傷其十指MECE檢驗后進行“亮點檢驗”核心思想突出重點，關注“關鍵的少數(shù)”80%的內(nèi)容20%的內(nèi)容80%的關注20%的關注引起引起結構化表達原則之四：重點突出的表達原則任何時候都要突出重點最希望別人知道的最希望別人記住的最想向別人傳遞的能夠吸引別人的亮點創(chuàng)新和構思開頭非常重要整個演示的設計非常重要重點突出的正確應用在正文前面加上摘要將大量的數(shù)據(jù)放到附錄里面每一頁PPT必須有非常清晰的重點每一個圖形必須有非常清晰的重點重點突出的錯誤應用過多的動畫過多的剪貼畫過多的幻燈片切換希望在短時間內(nèi)傳達大量信息如何建立清晰易懂的演示結構－如何展開文章為什么問題的重要性和緊迫性是什么目前的主要問題解決問題型123怎么做采取哪些措施來解決問題有什么有哪些資源可以保障工作的完成是什么目標是什么工作展望型123怎么做通過做哪些事情可以來完成目標如何建立清晰易懂的演示結構－如何處理結尾選擇決策方案高度的升華和肯定提出行動性的思考結尾演示的結束需要高度的濃縮和升華更是對全篇文章中心的回顧和反思也是后續(xù)行動的指導和思考目錄第三部分如何制作圖文并茂的幻燈片幻燈片制作基本要素不同風格的幻燈片評析摘要幻燈片的制作基礎幻燈片的配色幻燈片的模版幻燈片的動畫幻燈片的放映幻燈片的制作基礎幻燈片的版式幻燈片制作基本要素－版式文字版式圖文版式幻燈片的制作基礎－模版1234模版的調(diào)用在制作新的幻燈片的時候可以套用原來使用的模版模版的設計標題頁正文的字體間距、顏色等模版的分類標題模版：設置幻燈片首頁講義模版：設置多頁打印格式備注模版：設置備注打印格式模版的存儲可以把模版作為單獨的文件進行存儲統(tǒng)一的模版是制作幻燈片的基礎幻燈片的制作基礎－色彩分類區(qū)分不同的觀點和內(nèi)容突出突出關鍵的要點美化使得幻燈片的畫面更加豐富幻燈片色彩使用的注意事項主要使用的顏色不宜超過三種使用的顏色應該為同一色系對比的色彩不要過于強烈色彩的配合同種色配合色環(huán)上同一色相作深淺變化，色感單純明快類似色配合色環(huán)上鄰近色相（90度之內(nèi)）作相似變化，色感和諧協(xié)調(diào)對比色配合色環(huán)上對角色相（含鄰近色）作對比變化，色感鮮明強烈配色tips根據(jù)公司色調(diào)、幻燈片模板、演示主題、個人愛好配色色彩不是孤立的，要注意協(xié)調(diào)色彩之間的相互關系同一畫面中大塊配色不超過3種可以使用兩種顏色過渡，可以采用統(tǒng)一的過渡色同一色、類似色表現(xiàn)類似、過渡對比色、補色突出表現(xiàn)不同類別幻燈片的制作基礎－動畫動畫的使用不是必須的幻燈片的制作基礎－放映1幻燈片的切換是為了使得每張幻燈片順利和自然地過渡32切換和動畫一樣，也不是幻燈片必須的，過多的切換會使得聽眾疲勞切換的選擇和使用要與表達的重點相匹配，特別是對重點內(nèi)容的突出放映：F5，Shift+F5多屏幕放映切換記號筆設置放映方式（包含自動循環(huán)放映）快速放映（顯示、快捷方式）放映中，靈活應用右鍵放映過程中的提示幻燈片的制作基礎－放映基本編輯：常用快捷方式視圖－母版－幻燈片模板格式－幻燈片設計格式－幻燈片版式工具－自定義以下的快捷鍵都是在左手操作的，當你右手使用鼠標時這些快捷鍵將極為方便。請經(jīng)常使用以便記?。篊trl-C:復制，Ctrl-X:剪切，Ctrl-V:粘貼，Ctrl-O:打開Ctrl-S:保存，Ctrl-A:全選，Ctrl-Z:撤銷，Ctrl-D:復寫如果你需要復制對象到指定地方，按住Ctrl移動即可復制。同時按Ctrl和Shift可以使復制的對象和原對象垂直或水平移動鼠標以選中對象。但是當對象沒有填充內(nèi)容是只有點中邊框才能選中，而邊框又不易看到。所以除了矩陣和表格一般可將對象填充顏色設為白色如果想選中分散的對象，按住Shift鍵然后選中一個一個對象按住鼠標左鍵拖動覆蓋住你想選擇的多個對象，你能選中拖動區(qū)域內(nèi)所有的對象。結合Shift鍵可以十分方便地選中一些小的或隱藏的對象快捷鍵Ctrl-A可使你選中幻燈片中所有的對象或者文本框中所有的文本按住shift擊中文本框的任一部分，你便能選中整個文本框在文本框中，按擊鼠標左鍵三次可選中整個段落；兩次選中詞或詞組。一些編輯技巧：快速選定對象的方法更多實用指南字體放大和縮小增加和減少縮進量盡可能用復制和格式刷文本中排列間隔不要用空格，而用tab鍵不要在一個文本框中輸入太多的文本，以后將很難修改格式文本框?qū)Σ积R怎么辦？（調(diào)整尺寸，標尺）文字格式：楷體＋Arial全選框再按Ctrl選擇想要的圖片千萬別忘記保存：Ctrl＋S自選圖形的默認效果圖形組合的好處幻燈片的圖形表達圖形的重要作用表達形象化分析結構化突出重點圖形的使用與演講的對象和演講時間密切相關高層匯報公開演講圖形表格文字圖形》表格文字》幻燈片的圖形表達表達形象化通過圖形的使用，可以高度濃縮文字中的含義，使得聽眾更容易理解分析結構化突出重點圖形的使用有助于將表達過程中的結構展示給聽眾，使得聽眾理解演講的邏輯結構。其次，這種結構也助于演講人自己準備和分析通過對圖形中的顏色和圖形位置的加工，可以把重點有效的傳遞給聽眾圖形化表達相關說明圖形表達的基本技巧圖形制作技巧圖形表達的基本技巧圖形外觀圖形文本位置調(diào)整圖形組合圖形層次顏色填充邊框線條陰影效果三維效果默認效果復制移動微調(diào)字體選擇性粘貼格式圖形表達的基本技巧－圖形外觀三維效果顏色方向默認效果快速復制陰影效果顏色方向邊框線條線型顏色頂點編輯圖形外觀顏色填充透明過渡圖形表達的基本技巧－圖形文本快捷工具格式刷選擇性粘貼默認效果格式行距邊距文本框文本位置換行字體顏色大小圖形文本圖形表達的基本技巧－位置調(diào)整位置調(diào)整復制CTR+CCTR+CTR+ALT+移動→←微調(diào)CTR+→←圖形表達的基本技巧－圖形組合組合便于圖形移動和整體放大表明圖形層次以組合部分使用動畫層次突出重點便于圖形進行疊加表示復雜的邏輯關系目錄第四部分圖表的應用摘要圖表的分類概念圖表的繪制數(shù)據(jù)圖表的繪制通過不同類型的圖形形象表達你的思想概念圖數(shù)據(jù)圖三種圖形比喻圖010203040506070表達邏輯關系的概念圖分類對比強調(diào)表達數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)圖事實強調(diào)進行比喻關聯(lián)的比喻圖強調(diào)概念類圖表階段圖循環(huán)圖壓力圖愿景圖地圖概念類圖表順序關系并列關系包含關系從本質(zhì)上講，概念類的圖形關系主要包括三種順序關系并列關系包含關系概念圖－遞進和順序Phase1Phase2……Phase3…………123概念圖－并列或?qū)Ρ取璒pportunities…Threats12………………34概念圖－包含或總分1234Factor1Factor2Factor3Factor4Factor3Factor2Factor4Factor1市場競爭激烈純利潤下降銷售型－>市場型組織結構和管理體系形成中粗放型－>精細管理分散的信息系統(tǒng)支撐利潤來源于銷量和運作成本的降低起步與增長期轉(zhuǎn)型期轉(zhuǎn)型成功：平穩(wěn)增長、走向成熟轉(zhuǎn)型失?。杭眲∷ネ?、消失下一周期盈利能力創(chuàng)新階段/企業(yè)的特征量產(chǎn)階段/企業(yè)的特征多產(chǎn)品/服務品種、完全市場化的現(xiàn)代企業(yè)突破性的產(chǎn)品/服務創(chuàng)新市場競爭相對不激烈利潤豐厚銷售型組織結構相對不完善粗放管理無信息系統(tǒng)支撐完全以市場需求為導向適當利潤的多種產(chǎn)品/服務組織結構和管理體系完善精細化管理充分利用信息系統(tǒng)提高效率、降低成本利潤來源市場分析、產(chǎn)品選擇、運作成本控制發(fā)展階段概念類圖表－趨勢權限限制過多系統(tǒng)不好用不知道要共享什么沒有時間知識共享的表象障礙工作太忙、沒有太多時間和別人共享知識別人不向我提出要共享，因此不知道要共享什么系統(tǒng)平臺使用不方便，如：雖然有大量的文檔，但不知道有哪些是自己需要的目前的平臺權限限制比較多，很多資料都無法看到這些問題是知識共享的表象障礙，如系統(tǒng)問題、時間問題，在此之外，還需要進一步分析形成知識共享障礙的深層原因，這些深層原因是打破知識共享壁壘的關鍵。概念類圖表－四因素分析（3）不想學習、藏拙心態(tài)：面子問題（2）客觀上不愿共享：知識交易不公平（4）管理者的忽視：富者越富、窮者越窮（5）知識共享的有限性：成長上限知識共享障礙的五個深層原因（1）主觀上就不想共享：知識就是權力舉例：五因素分析比喻圖……比喻圖來源：1.PPT中“插入－圖片－剪貼畫/來自文件2./3./圖片搜索4.日積月累比喻圖示例：某企業(yè)的知識管理的建設愿景“以知識共享創(chuàng)造價值，打造中國最成功的×行業(yè)的學習型組織

”Vision示例示例：調(diào)研的工作內(nèi)容在公司領導的大力支持和干部職工的積極配合下，通過項目組的共同努力，調(diào)研工作進展順利。進展順利訪談大部分的處級以上的領導26人次座談會重要系統(tǒng)的關鍵用戶和系統(tǒng)管理員6個座談會38人次問卷調(diào)查所有系統(tǒng)的最終用戶55份有效問卷實地考察業(yè)務量最大的區(qū)局專題講座文檔資料技術手冊和資料業(yè)務政策和文件數(shù)據(jù)類圖表餅形圖條形圖直方圖線形圖散點圖表格銷售額東部中部西部總計(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表名稱圖形餅形圖條形圖柱狀圖數(shù)據(jù)類圖表名稱圖形線形圖點圖典型數(shù)據(jù)圖與比較類型的對應關系圖表類型比較類型成分排序時間序列頻率分布關聯(lián)性餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點圖制作的圖表應遵循標準的格式19936109*1416零售商批發(fā)商1994199519961997對甲產(chǎn)品的需求在過去5年已經(jīng)增長了2倍多甲產(chǎn)品的市場需求百萬元初步 * 1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì) 資料來源: 甲公司；調(diào)研公司 信息標題陳述對所列數(shù)據(jù)的理解腳注對圖表中的某一元素進行評述圖表標題介紹圖表的主題資料來源賦于數(shù)據(jù)可信度，使我們可以用來作為參考標簽對圖表內(nèi)容進行評述(隨選項)圖例陰影部份進行說明(隨選項)數(shù)據(jù)類圖表的制作在EXCEL文件中制作數(shù)據(jù)表格，并生成數(shù)據(jù)圖形刻度和變化趨勢準確，但是圖形格式單調(diào)，需要轉(zhuǎn)換成相應PPT格式制作時間長，需要較大的美化工作量用EXCEL文件生成在PPT文件中生成，可利用相應模版難以準確反映相關數(shù)據(jù)格式比較容易調(diào)整用PPT文件生成數(shù)據(jù)類圖表的制作量度 坐標軸上的數(shù)字（最小值、最大值和間隔）坐標格 顯示量度和有關數(shù)值的大小X、Y軸 一般垂直線為Y軸、水平線為X軸標記 圖形中的各種類型的標記或注解圖例 圖說明形中所要的符號、陰影和色彩刻度 國有企業(yè)外資企業(yè)展覽會80%100%行業(yè)定貨會70%30%行業(yè)雜志40%100%行業(yè)內(nèi)交流50%30%贊助行業(yè)活動10%30%大眾媒體5%3%表格對數(shù)據(jù)進行分類比較描述圖形的表達更加直觀、更加形象案例11%17%31%43%45%德卡43%62%9%32%21%菲利特E產(chǎn)品D產(chǎn)品C產(chǎn)品B產(chǎn)品A產(chǎn)品菲利特公司和德卡公司是一個競爭對手，兩家企業(yè)都生產(chǎn)A、B、C、D、E5種外觀、功能非常相似的產(chǎn)品，它們各自的市場占有率如下：目錄第五部分如何使得演示匯報更加生動成功演示的基本要素演示匯報的論證技巧摘要從好萊塢大片到一流幻燈片好萊塢大片是一門科學觀眾心理學風俗服裝道具研究視覺刺激研究聽覺敏感度研究腎上腺素分泌研究

疲勞度與興奮度交替頻率研究從好萊塢大片到一流幻燈片開頭轟隆隆如何在頭三分鐘把觀眾的心牢牢抓住：聲音、大場面、恐怖鏡頭開頭不平凡，把聽眾的心牢牢抓住：擲地有聲、獨辟蹊徑、由事入理大腕先亮相打出字幕，主力陣容：吳宇森出品，斯匹爾伯格導演用數(shù)據(jù)和事實來證明你的觀點，而不是單純的觀點介紹正片拌沙拉1/3動作、1/3喜劇、1/3愛情的混合穿插。注意比例，注意頻率定性分析與定量分析，歷史現(xiàn)狀未來，理論與實際、正反例，文字與圖表要使用動畫、幻燈片切換來防止聽眾厭倦細節(jié)見精神中世紀帶什么帽子、軍艦上用什么旗語，于一絲不茍中體現(xiàn)大片的水平和實力關鍵判斷如何得出，背后的邏輯，支撐的素材，推導，數(shù)據(jù)圖表，格式從好萊塢大片到一流幻燈片主旋律閃回同一段主題音樂，在影片中多次閃回出現(xiàn)，形成一以貫之的主旋律對要傳遞的關鍵思想要不斷重復把PPT整個濃縮為一句話，能在電梯里30秒說完的一句話。這句話就是主旋律，不斷閃回出現(xiàn)貼身緊跟拍《蜘蛛俠》時的感受，觀眾卻好像和主人公一起，蕩著蜘蛛絲，在高廈間跳躍穿梭換位思考，你就是聽眾，你就置身于聽眾的問題中

結尾留續(xù)集結尾要留一些耐人尋味的東西，使得觀眾走出影院還在想：“那個人究竟死了沒有