電子郵件禮儀

“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。

你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。

郵件標(biāo)題

稱呼與問(wèn)候

郵件正文

郵件附件

語(yǔ)言選擇與漢字編碼

結(jié)尾署名

使用技巧電子郵件禮儀郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。注意以下幾點(diǎn)：正常情況下不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理?？蛇m當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。稱呼與問(wèn)候

俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好處的，即便郵件中有些地方表達(dá)欠妥，對(duì)方也能平靜的看待。注意以下兩點(diǎn)：恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。

郵件正文（1）正文是郵件最重要的部分，注意以下幾點(diǎn)：Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓(xùn)！郵件正文（2）Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說(shuō)明清楚如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

盡可能能避免免拼寫寫錯(cuò)誤誤和錯(cuò)錯(cuò)別字字，注注意使使用拼拼寫檢檢查這是對(duì)對(duì)別人人的尊尊重，，也是是自己己態(tài)度度的體體現(xiàn)。。如果果是英英文Email，最好好把拼拼寫檢檢查功功能打打開(kāi);如果是是中文文Email，注意意拼音音輸入入法帶帶給你你的弱弱智同同音別別字。。在郵件件發(fā)送送之前前，務(wù)務(wù)必自自己仔仔細(xì)閱閱讀一一遍，，檢查查行文文是否否通順順，拼拼寫是是否有有錯(cuò)誤誤。郵件正正文（（3）合理利利用圖圖片，，表格格等形形式來(lái)來(lái)輔助助闡述述對(duì)于很很多帶帶有技技術(shù)介介紹或或討論論性質(zhì)質(zhì)的郵郵件，，單純純以文文字形形式很很難描描述清清楚。。如果果配合合圖表表加以以闡述述，收收件人人一定定會(huì)表表?yè)P(yáng)你你的體體貼。。郵件附附件附件是是郵件件的一一個(gè)重重要組組成部部分，，注意意以下下幾點(diǎn)點(diǎn)：如果郵郵件帶帶有附附件，，應(yīng)在在正文文里面面提示示收件件人查查看附附件。。附件文文件應(yīng)應(yīng)按有有意義義的名名字命命名，，不可可用外外星人人才看看懂的的文件件名正文中中應(yīng)對(duì)對(duì)附件件內(nèi)容容做簡(jiǎn)簡(jiǎn)要說(shuō)說(shuō)明，，特別別是帶帶有多多個(gè)附附件時(shí)時(shí)附件數(shù)數(shù)目不不宜超超過(guò)4個(gè)，數(shù)數(shù)目較較多時(shí)時(shí)應(yīng)打打包壓壓縮成成一個(gè)個(gè)文件件語(yǔ)言的的選擇擇和漢漢字編編碼在語(yǔ)言言的選選擇和和漢字字編碼碼方面面，注注意以以下幾幾點(diǎn)：：只在必必要的的時(shí)候候才使使用英英文郵郵件。。英文郵郵件只只是交交流的的工具具，而而不是是用來(lái)來(lái)炫耀耀和鍛鍛煉英英文水水平的的。如如果收收件人人中有有外籍籍人士士，應(yīng)應(yīng)該使使用英英文郵郵件交交流；；如果果收件件人是是其他他國(guó)家家和地地區(qū)的的華人人，也也應(yīng)采采用英英文交交流，，由于于存在在中文文編碼碼的問(wèn)問(wèn)題，，你的的中文文郵件件在其其他地地區(qū)可可能顯顯示成成為亂亂碼天天書(shū)。。尊重對(duì)對(duì)方的的習(xí)慣慣，不不主動(dòng)動(dòng)發(fā)起起英文文郵件件。如果對(duì)對(duì)方與與你的的郵件件往來(lái)來(lái)是采采用中中文，，請(qǐng)不不要自自作聰聰明的的發(fā)送送英文文郵件件給他他；如如果對(duì)對(duì)方發(fā)發(fā)英文文郵件件給你你，也也不要要老土土的用用中文文回復(fù)復(fù)。對(duì)于一一些信信息量量豐富富或重重要的的郵件件，建建議使使用中中文你很難難保證證你的的英文文表達(dá)達(dá)水平平或收收件人人中某某人的的英文文理解解水平平存在在問(wèn)題題，而而影響響郵件件所涉涉及問(wèn)問(wèn)題的的解決決。選擇便便于閱閱度的的字號(hào)號(hào)和字字體中文老老實(shí)點(diǎn)點(diǎn)用宋體或或新宋宋體，英文文就用用Verdana或Arial字型，，字號(hào)號(hào)用五號(hào)或或10號(hào)字即可。。這是是經(jīng)研研究證證明最最適合合在線線閱度度的字字號(hào)和和字體體。不不要用用稀奇奇古怪怪的字字體或或斜體體，對(duì)對(duì)公務(wù)務(wù)郵件件來(lái)說(shuō)說(shuō)，最最好不不用背背景信信紙。結(jié)尾署署名每封郵郵件在在結(jié)尾尾都應(yīng)應(yīng)簽名名，這這樣對(duì)對(duì)方可可以清清楚的的知道道發(fā)件件人信信息。。雖然然你的的朋友友可能能從發(fā)發(fā)件人人中認(rèn)認(rèn)出你你，但但不要要為你你的朋朋友設(shè)設(shè)計(jì)這這樣的的工作作。簽名信信息不不宜過(guò)過(guò)多電子郵郵件消消息末末尾加加上簽簽名檔檔是必必要的的。簽簽名檔檔可包包括姓姓名、、職務(wù)務(wù)、公公司、、電話話、傳傳真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行數(shù)過(guò)過(guò)多，，一般般不超超過(guò)4行。你你只需需將一一些必必要信信息放放在上上面，，對(duì)方方如果果需要要更詳詳細(xì)的的信息息，自自然會(huì)會(huì)與你你聯(lián)系系。引用一一個(gè)短短語(yǔ)作作為你你的簽簽名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右銘，，或公公司的的宣傳傳口號(hào)號(hào)。但但是要要分清清收件件人對(duì)對(duì)象與與場(chǎng)合合，切切記一一定要要得體體。不要只只用一一個(gè)簽簽名檔檔對(duì)內(nèi)、、對(duì)私私、對(duì)對(duì)熟悉悉的客客戶等等群體體的郵郵件往往來(lái)，，簽名名檔應(yīng)應(yīng)該進(jìn)進(jìn)行簡(jiǎn)簡(jiǎn)化。。過(guò)于于正式式的簽簽名檔檔會(huì)讓讓與對(duì)對(duì)方顯顯得疏疏遠(yuǎn)。。你可可以設(shè)設(shè)置多多個(gè)簽簽名檔檔，靈靈活調(diào)調(diào)用。。簽名檔檔文字字應(yīng)選選擇與與正文文文字字匹配配，簡(jiǎn)簡(jiǎn)體、、繁體體或英英文，，以免免成出出現(xiàn)亂亂碼。。字號(hào)號(hào)一般般應(yīng)選選擇比比正文文字體體小一一些。。使用技技巧（（1）及時(shí)回回復(fù)Email收到他他人的的重要要電子子郵件件后，，即刻刻回復(fù)復(fù)對(duì)方方一下下，往往往還還是必必不可可少的的,這是對(duì)對(duì)他人人的尊尊重，，理想想的回回復(fù)時(shí)時(shí)間是是2小時(shí)內(nèi)內(nèi)，特特別是是對(duì)一一些緊緊急重重要的的郵件件。對(duì)每一一份郵郵件都都立即即處理理是很很占用用時(shí)間間的，，對(duì)于于一些些優(yōu)先先級(jí)低低的郵郵件可可集中中在一一特定定時(shí)間間處理理，但但一般般不要要超過(guò)過(guò)24小時(shí)。。如果事事情復(fù)復(fù)雜，，你無(wú)無(wú)法及及時(shí)確確切回回復(fù)，，那至至少應(yīng)應(yīng)該及及時(shí)的的回復(fù)復(fù)說(shuō)”收到了了，我我們正正在處處理，，一旦旦有結(jié)結(jié)果就就會(huì)及及時(shí)回回復(fù)，，云云云”。不要要讓對(duì)對(duì)方苦苦苦等等待，，記住?。杭凹皶r(shí)作作出響響應(yīng)，，哪怕怕只是是確認(rèn)認(rèn)一下下收到到了。。如果你你正在在出差差或休休假，，應(yīng)該該設(shè)定定自動(dòng)動(dòng)回復(fù)復(fù)功能能，提提示發(fā)發(fā)件人人，以以免影影響工工作。進(jìn)行針針對(duì)性性回復(fù)復(fù)當(dāng)回件件答復(fù)復(fù)問(wèn)題題的時(shí)時(shí)候，，最好好把相相關(guān)的的問(wèn)題題抄到到回件件中，，然后后附上上答案案。不不要用用簡(jiǎn)單單的，，那樣樣太生生硬了了，應(yīng)應(yīng)該進(jìn)進(jìn)行必必要的的闡述述，讓讓對(duì)方方一次次性理理解，，避免免再反反復(fù)交交流，，浪費(fèi)費(fèi)資源源。不要就就同一一問(wèn)題題多次次回復(fù)復(fù)討論論如果收收發(fā)雙雙方就就同一一問(wèn)題題的交交流回回復(fù)超超過(guò)3次，這這只能能說(shuō)明明交流流不暢暢，說(shuō)說(shuō)不清清楚。。此時(shí)時(shí)應(yīng)采采用電電話溝溝通等等其他他方式式進(jìn)行行交流流后再再做判判斷。。電子子郵件件有時(shí)時(shí)并不不是最最好的的交流流方式式。對(duì)于較較為復(fù)復(fù)雜的的問(wèn)題題，多多個(gè)收收件人人頻繁繁回復(fù)復(fù)，發(fā)發(fā)表看看法，，把郵郵件越越RE越高，，這將將導(dǎo)致致郵件件過(guò)于于冗長(zhǎng)長(zhǎng)笨拙拙而不不可閱閱讀。。此時(shí)時(shí)應(yīng)即即是對(duì)對(duì)之前前討論論的結(jié)結(jié)果進(jìn)進(jìn)行小小結(jié)，，刪減減瘦身身，突突出有有用信信息。。使用技技巧（（2）要區(qū)分分Reply和ReplyAll如果只只需要要單獨(dú)獨(dú)一個(gè)個(gè)人知知道的的事，，單獨(dú)獨(dú)回復(fù)復(fù)給他他一個(gè)個(gè)人就就行了了如果你你對(duì)發(fā)發(fā)件人人提出出的要要求作作出結(jié)結(jié)論響響應(yīng)，，應(yīng)該該replayall，讓大大家都都知道道；不不要讓讓對(duì)方方幫你你完成成這件件事情情。。如果你你對(duì)發(fā)發(fā)件人人的提提出的的問(wèn)題題不清清楚，，或有有不同同的意意見(jiàn)，，應(yīng)該該與發(fā)發(fā)件人人單獨(dú)獨(dú)溝通通，不不要當(dāng)當(dāng)著所所有人人的面面，不不停的的RE來(lái)RE去，與與發(fā)件件人討討論。。你們們討論論好了了再告告訴大大家。。不要向向上司司頻繁繁發(fā)送送沒(méi)有有確定定結(jié)果果的郵郵件。。主動(dòng)控控制郵郵件的的來(lái)往往為避免免無(wú)謂謂的回回復(fù)，，浪費(fèi)費(fèi)資源源，可可在文文中指指定部部分收收件人人給出出回復(fù)復(fù)，或或在文文末添添上以以下語(yǔ)語(yǔ)句：：“全全部辦辦妥””、““無(wú)需需行動(dòng)動(dòng)”、、“僅僅供參參考，，無(wú)需需回復(fù)復(fù)”。。使用技技巧（（3）TO，CC中的各各收件件人的的排列列應(yīng)遵遵循一一定的的規(guī)則則。比如按按部門門排列列；按按職位位等級(jí)級(jí)從高高到低低或從從低到到高都都可以以。適適當(dāng)?shù)牡囊?guī)則則有助助于提提升你你的形形象。。轉(zhuǎn)發(fā)郵郵件要要突出出信息息在你轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)消消息之之前，，首先先確保保所有有收件件人需需要此此消息息。除除此之之外，，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)敏感感或者者機(jī)密密信息息要小小心謹(jǐn)謹(jǐn)慎，，不要要把內(nèi)內(nèi)部消消息轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)給給外部部人員員或者者未經(jīng)經(jīng)授權(quán)權(quán)的接接收人人。如果有有需要要還應(yīng)應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)郵郵件的的內(nèi)容容進(jìn)行行修改改和整整理，，以突突出信信息。。不要要將RE了幾幾十十層層的的郵郵件件發(fā)發(fā)給給他他人人，，讓讓人人摸摸不不著著頭頭腦腦。。只給給需需要要信信息息的的人人發(fā)發(fā)送送郵郵件件，，不不要要占占用用他他人人的的資資源源記住住：：只發(fā)發(fā)有有必必要要的的郵郵件件，，認(rèn)認(rèn)真真發(fā)發(fā)郵郵件件?。≈x謝謝??！thanks本資資料料來(lái)來(lái)源源更多多資資料料請(qǐng)請(qǐng)?jiān)L訪問(wèn)問(wèn).(....)9、靜靜夜夜四四無(wú)無(wú)鄰鄰，，荒荒居居舊舊業(yè)業(yè)貧貧。。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹(shù)樹(shù)，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11、以我獨(dú)沈久久，愧君相見(jiàn)見(jiàn)頻。。12月-2214:42:1914:42Dec-2225-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。14:42:1914:42:1914:42Sunday,December25,202213、乍見(jiàn)翻疑夢(mèng)夢(mèng)，相悲各問(wèn)問(wèn)年。。12月-2212月-2214:42:1914:42:19December25,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國(guó)國(guó)見(jiàn)青青山。。。25十十二二月20222:42:19下下午14:42:1912月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月222:42下下午午12月月-2214:42December25,202216、行動(dòng)動(dòng)出成成果，，工作作出財(cái)財(cái)富。。。2022/12/2514:42:1914:42:1925December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時(shí)時(shí)，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點(diǎn)的的射線向前前。。2:42:19下下午2:42下下午14:42:1912月-229、沒(méi)有失敗敗，只有暫暫時(shí)停止成成功！。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒(méi)有。。。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11、成功就就是日復(fù)復(fù)一日那那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積積累。。。12月-2214:42:1914:42Dec-2225-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對(duì)圓滿滿，留一一份不足足，可得得無(wú)限完完美。。。14:42:1914:42:1914:42Sunday,December25,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2214:42:1914:42:19December25,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。25十二月月20222:42:19下午14:42:1912月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、少年十五二二十時(shí)，步行行奪得胡馬騎騎。。2022/12/2514:42:1914:42:1925December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來(lái)來(lái)秋。。。2:42:19下下午2:42下下午午14:42:1912月月-229、楊柳柳散和和風(fēng)，，青山山澹吾吾慮。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、閱讀讀一切切好書(shū)書(shū)如同同和過(guò)過(guò)去最最杰出出的人人談話話。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11