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Outlook?2003培訓(xùn)使用Outlook組織會(huì)議［您的公司名稱］演示：OrganizemeetingswithOutlookMicrosoft?Office

Outlook?201課程內(nèi)容概述：組織會(huì)議和與會(huì)者第1課：角色定義及具體說明第2課：當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)第3課：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)每課均包括一個(gè)建議任務(wù)列表和一組測(cè)試問題。使用Outlook組織會(huì)議課程內(nèi)容概述：組織會(huì)議和與會(huì)者每課均包括一個(gè)建議任務(wù)列表和一2Outlook使用電子郵件和日歷來保持詳細(xì)信息的井然有序，因此使用Outlook跟蹤會(huì)議可以節(jié)省您的時(shí)間、免除您的煩惱。概述：組織會(huì)議和與會(huì)者若要充分利用此功能，就有必要了

解Outlook會(huì)議中的角色定義及具

體說明。本課程將為您提供這方面

的幫助。使用Outlook組織會(huì)議Outlook使用電子郵件和日歷來保持詳細(xì)信息的井然有序，3課程目標(biāo)確定組織會(huì)議所需的基本組件并了解后臺(tái)工作。安排會(huì)議，查看誰(shuí)將參加，進(jìn)行更改，并使每個(gè)人獲得

更新。管理并響應(yīng)會(huì)議要求。使用Outlook組織會(huì)議課程目標(biāo)確定組織會(huì)議所需的基本組件并了解后臺(tái)工作。使用O4第1課角色定義及具體說明OrganizemeetingswithOutlook第1課角色定義及具體說明Organizemeeting5角色定義及具體說明一個(gè)成功的會(huì)議需要三個(gè)最基本的元素：組織者、參與者和地點(diǎn)。在這方面，Outlook會(huì)議并無不同。在Outlook會(huì)議中，每個(gè)涉及的人員都擔(dān)當(dāng)一個(gè)獨(dú)特的角色，該角色指定他可以執(zhí)行哪些操作、擁有多大的控制權(quán)。會(huì)議的元素使用Outlook組織會(huì)議角色定義及具體說明一個(gè)成功的會(huì)議需要三個(gè)最基本的元素：組織者6參與者Outlook會(huì)議是您在日歷中安排的、涉及邀請(qǐng)其他人員或保留資源的

活動(dòng)。每個(gè)會(huì)議成員具有其自己的圖標(biāo)。在Outlook中，會(huì)議中的每名“與會(huì)者”都由會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡上顯示的某個(gè)圖標(biāo)表示。使用Outlook組織會(huì)議參與者Outlook會(huì)議是您在日歷中安排的、涉及邀請(qǐng)其他人7參與者會(huì)議組織者：任何建立會(huì)議的人員都會(huì)成為會(huì)議組織者。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。組織者是唯一可以在會(huì)議建立后更改會(huì)議詳細(xì)信息的人員。使用Outlook組織會(huì)議參與者會(huì)議組織者：任何建立會(huì)議的人員都會(huì)成為會(huì)議組織者。每個(gè)8參與者與會(huì)者：受邀參加會(huì)議的任何人都被視為與會(huì)者。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。與會(huì)者有兩種類別：必選的與會(huì)者和可選的與會(huì)者。一旦將與會(huì)者添加到與會(huì)者列表中，此人便始終被視為會(huì)議的與會(huì)者。使用Outlook組織會(huì)議參與者與會(huì)者：受邀參加會(huì)議的任何人都被視為與會(huì)者。每個(gè)會(huì)議成9參與者地點(diǎn)/資源：會(huì)議的召開場(chǎng)所為地點(diǎn)，有時(shí)稱為“資源”。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。如何為會(huì)議指定地點(diǎn)（或資源）取決于您組織安排各項(xiàng)事宜的方式。使用Outlook組織會(huì)議參與者地點(diǎn)/資源：會(huì)議的召開場(chǎng)所為地點(diǎn)，有時(shí)稱為“資源”。每10過程在Outlook中安排和維護(hù)會(huì)議，

可以大大提高該過程的效率，因?yàn)镺utlook使用“收件箱”和“日歷”跟蹤詳細(xì)信息。當(dāng)這些詳細(xì)信息更改時(shí)，只需單擊

一次按鈕就可以一次為所有人進(jìn)行

更新。使用Outlook組織會(huì)議過程在Outlook中安排和維護(hù)會(huì)議，

可以大大提高該過11過程下面對(duì)該過程進(jìn)行簡(jiǎn)要概述：會(huì)議組織者向與會(huì)者發(fā)送會(huì)議

要求。要求會(huì)被發(fā)送到與會(huì)者的“收件箱”和“日歷”。響應(yīng)返回給會(huì)議組織者。使用Outlook組織會(huì)議過程下面對(duì)該過程進(jìn)行簡(jiǎn)要概述：會(huì)議組織者向與會(huì)者發(fā)送會(huì)議

要12過程該要求會(huì)被發(fā)送到所有會(huì)議參加人的“收件箱”中。會(huì)議組織者安排會(huì)議并向所有參加人發(fā)送

一種特殊類型的消息，稱為會(huì)議要求。使用Outlook組織會(huì)議過程該要求會(huì)被發(fā)送到所有會(huì)議參加人的“收件箱”中。會(huì)議組織者13過程與會(huì)者會(huì)閱讀該要求并進(jìn)行響應(yīng)。會(huì)議響應(yīng)（與會(huì)議要求相似）將發(fā)送回到會(huì)議組織者的“收件箱”。Outlook接收到每個(gè)響應(yīng)后，該信息條目在組織者的日歷中使用有關(guān)誰(shuí)即將參加會(huì)議的信息進(jìn)行更新。使用Outlook組織會(huì)議過程與會(huì)者會(huì)閱讀該要求并進(jìn)行響應(yīng)。會(huì)議響應(yīng)（與會(huì)議要求相似）14后臺(tái)工作Outlook在后臺(tái)運(yùn)行以保持會(huì)議要求、響應(yīng)和日歷中條目之間的連接。請(qǐng)參見左圖。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求。信息欄。會(huì)議的暫定日歷項(xiàng)。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作Outlook在后臺(tái)運(yùn)行以保持會(huì)議要求、響應(yīng)和日歷15后臺(tái)工作由Outlook中稱為“嗅探器”的功

能來收發(fā)會(huì)議要求并跟蹤相關(guān)的日

歷項(xiàng)。查看“收件箱”中會(huì)議要求的信息欄或“日歷”中的會(huì)議條目，就可以看到“嗅探器”的工作結(jié)果。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作由Outlook中稱為“嗅探器”的功

能來收發(fā)會(huì)16后臺(tái)工作當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)：當(dāng)您發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求以及與會(huì)者的響應(yīng)到達(dá)您的“收件箱”時(shí)，嗅探器可以檢測(cè)到它們。然后，嗅探器會(huì)使用相關(guān)信息更新“日歷”和要求本身。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)：當(dāng)您發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求以及與17后臺(tái)工作當(dāng)您是與會(huì)者時(shí)：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)，嗅探器會(huì)自動(dòng)將該要求作為日歷中的暫定項(xiàng)，以幫助您減少重復(fù)預(yù)訂的機(jī)會(huì)。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作當(dāng)您是與會(huì)者時(shí)：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)，嗅探器會(huì)自動(dòng)將該18后臺(tái)工作兩個(gè)不同會(huì)議要求中的信息欄。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求（后來進(jìn)行了更新）中的信息欄。會(huì)議組織者的日歷中會(huì)議的信息欄，顯示已接受的與會(huì)者和已謝絕的與會(huì)者的快速計(jì)數(shù)。收件箱中的會(huì)議要求使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作兩個(gè)不同會(huì)議要求中的信息欄。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求（19練習(xí)建議召開會(huì)議。取消會(huì)議。查看“嗅測(cè)器”如何發(fā)揮作用。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook2003）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議召開會(huì)議。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook20020測(cè)試1，問題1在Outlook會(huì)議中，_____控制會(huì)議。（請(qǐng)選擇一個(gè)

答案。）組織者。第一個(gè)接受的與會(huì)者。資源。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題1在Outlook會(huì)議中，_____控制21測(cè)試1，問題1：答案組織者。建立會(huì)議的人控制會(huì)議。在Outlook中，這個(gè)人就是會(huì)議組織者。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題1：答案組織者。建立會(huì)議的人控制會(huì)議。在O22測(cè)試1，問題2下列哪種人不會(huì)被視為會(huì)議與會(huì)者？（請(qǐng)選擇一個(gè)

答案。）根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。謝絕會(huì)議要求的人員。意外地將會(huì)議從“收件箱”中移出的人員。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題2下列哪種人不會(huì)被視為會(huì)議與會(huì)者？（請(qǐng)選擇一23測(cè)試1，問題2：答案根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。其名字顯示在會(huì)議要求中的任何人都是與會(huì)者。任何不在要求中的人都不是與會(huì)者。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題2：答案根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。其名字顯24測(cè)試1，問題3在Outlook中，_____鏈接您的“收件箱”和“日歷”并將每一項(xiàng)中的條目保持最新。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）“探查器”?！靶崽狡鳌??！傲钊藷赖慕M件”?！白詣?dòng)組織者檢測(cè)器”。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題3在Outlook中，_____鏈接您的25測(cè)試1，問題3：答案“嗅探器”。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題3：答案“嗅探器”。使用Outlook組26第2課當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)

OrganizemeetingswithOutlook第2課當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)Organizemeetin27當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)作為會(huì)議組織者，您是會(huì)議的掌控人員。您邀請(qǐng)大家參加會(huì)議，安排會(huì)議

地點(diǎn)，選擇會(huì)議的開始時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。會(huì)議組織者建立會(huì)議。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)作為會(huì)議組織者，您是會(huì)議的掌控人員。會(huì)議28當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)但是，如果您打電話或拜訪時(shí)要找的人不在該怎么辦？會(huì)議組織者建立會(huì)議。電話留言和便箋可不一定總是能

被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。在您需要與很多人聯(lián)系的時(shí)候尤其麻煩。再說，如果后來不得不改變會(huì)議的日程，又該怎么辦呢？Outlook能夠?yàn)槟峁椭?。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)但是，如果您打電話或拜訪時(shí)要找的人不在該怎29從會(huì)議要求開始作為會(huì)議組織者，您可以在日歷中建立會(huì)議并控制它。第一步是安排會(huì)議要求，該操作要從“日歷”中執(zhí)行?！靶聲?huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始作為會(huì)議組織者，您可以在日歷中建立會(huì)議并控制它30從會(huì)議要求開始“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令在“動(dòng)作”菜單上，單擊“新會(huì)

議要求”?；蛘撸髨D顯示了三種會(huì)議要求啟動(dòng)方法。在“動(dòng)作”菜單上，單擊“安排會(huì)議”?；蛘撸檬髽?biāo)右鍵單擊日歷中的選定時(shí)間，然后單擊“新會(huì)議要求”。使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令在“動(dòng)作”菜單31從會(huì)議要求開始每個(gè)要求應(yīng)包括三種基本詳細(xì)信息：“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令會(huì)議參加人員。會(huì)議時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。會(huì)議召開地點(diǎn)。使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始每個(gè)要求應(yīng)包括三種基本詳細(xì)信息：“新會(huì)議要求”32處理與會(huì)者您不能自己?jiǎn)为?dú)召開會(huì)議。因此，安排會(huì)議要求的一個(gè)關(guān)鍵步驟是為與會(huì)者列表選擇人員?！斑x擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框?yàn)槟臅?huì)議添加與會(huì)者的最佳方法是使用通訊簿，您可以從“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框中輕松訪問通訊簿。使用Outlook組織會(huì)議處理與會(huì)者您不能自己?jiǎn)为?dú)召開會(huì)議。因此，安排會(huì)議要求的一個(gè)關(guān)33處理與會(huì)者請(qǐng)參見左圖。使用“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框，您可以指定與會(huì)者是必選的還是可選的?！坝?jì)劃”選項(xiàng)卡上的圖標(biāo)可幫助您跟蹤您的選擇?！斑x擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議處理與會(huì)者請(qǐng)參見左圖。使用“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框，您可以34使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間我們前面提到過，可能會(huì)影響您安排會(huì)議方式的因素之一是您公司使用的電子郵件系統(tǒng)的類型。如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer收發(fā)電子郵件，則您可以在安排會(huì)議之前檢查同事的日程表。使用MicrosoftExchangeServer的公司中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間我們前面提到過，可能會(huì)影響您安排會(huì)35使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間水平彩條顯示時(shí)間約束，如“閑”、“忙”或“外出”。使用MicrosoftExchangeServer的公司中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。綠色和紅色垂直條表示您設(shè)置會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。若要快速找到每個(gè)人的空閑時(shí)間，請(qǐng)單擊“自動(dòng)選取下一個(gè)”。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間水平彩條顯示時(shí)間約束，如“閑”、“36使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間使用MicrosoftExchangeServer，組織中的人員可以自動(dòng)共享有關(guān)他們的日程表的信息。在Outlook中，該信息稱為忙/閑時(shí)間?！坝?jì)劃”選項(xiàng)卡的作用是使您可以一次檢查所有會(huì)議參與者的忙/閑時(shí)間。未提供“忙/閑時(shí)間”信息的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間使用MicrosoftExch37地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)從邏輯上說，通過填寫會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框，足以讓每個(gè)人都知道召開會(huì)議的地點(diǎn)。如何填寫該框同樣取決于您公司的工作方式。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框。使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)從邏輯上說，通過填寫會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框，足38地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer作為電子郵件服務(wù)器，則您可以

通過邀請(qǐng)會(huì)議室參加會(huì)議來為會(huì)議安排地點(diǎn)－與邀請(qǐng)任何其他參與者一樣。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框要這樣做，您需要將受邀請(qǐng)的會(huì)議室指定為資源。使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司使用MicrosoftExc39地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司不是使用MicrosoftExchangeServer來處理會(huì)議室日

程安排，您只需在會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框中鍵入會(huì)議的地點(diǎn)，即可指定會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司不是使用MicrosoftE40發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)在您自己的日歷中設(shè)置了會(huì)議后，

單擊“發(fā)送”可向參與者發(fā)送會(huì)議要求。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)在您自己的日歷中設(shè)置了會(huì)議后，

單擊“41發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)您發(fā)送了要求并且已經(jīng)開始接受響應(yīng)后，就可以通過查看日歷中會(huì)議要求頂部的信息欄（需要打開要求才能看到信息欄）來查看有多少人計(jì)劃參加會(huì)議。您可以通過查看日歷中會(huì)議項(xiàng)的“跟蹤”選項(xiàng)卡來獲取更多詳細(xì)信息。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)您發(fā)送了要求并且已經(jīng)開始接受響應(yīng)后，就42發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。您可以使用這些選項(xiàng)卡跟蹤響應(yīng)。使用“約會(huì)”選項(xiàng)卡上的信息欄。查看“跟蹤”選項(xiàng)卡上的“響應(yīng)”列。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。您可以使用這些選項(xiàng)卡跟蹤響43發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。使用這些命令可逐個(gè)會(huì)議地控制響應(yīng)。當(dāng)打開會(huì)議以進(jìn)行編輯時(shí)，您會(huì)在“動(dòng)作”菜單上看到這些命令。查看響應(yīng)。允許其他人建議新會(huì)議時(shí)間?！罢?qǐng)求響應(yīng)”和“允許建議新的時(shí)間”命令使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。使用這些命令可逐個(gè)會(huì)議地控44發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)使用下列選項(xiàng)，您可以在某種程度上控制會(huì)議要求：“忽略響應(yīng)”：您可以選擇不跟蹤與會(huì)者的響應(yīng)。“允許建議新的時(shí)間”：作為會(huì)議管理人員之一，您要決定是否允許與會(huì)者為您的會(huì)議建議新時(shí)間?！罢?qǐng)求響應(yīng)”和“允許建議新的時(shí)間”命令使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)使用下列選項(xiàng)，您可以在某種程度上控制會(huì)45時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！發(fā)送會(huì)議要求后，您可以隨時(shí)更改會(huì)議任何方面的內(nèi)容：首先，在“日歷”中的會(huì)議要求中進(jìn)行更改。然后，單擊“發(fā)送更新”按鈕，

將更新發(fā)送給需要知道該更改的

人員?！鞍l(fā)送更新”按鈕使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！發(fā)送會(huì)議要求后，您可以隨時(shí)46時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！更新會(huì)議的步驟。對(duì)會(huì)議要求進(jìn)行更改后，單擊發(fā)送“更新”。一個(gè)更新后的會(huì)議要求將被發(fā)送給與會(huì)者。“發(fā)送更新”按鈕使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！更新會(huì)議的步驟。對(duì)會(huì)議要求47時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！請(qǐng)參見左圖。如果您添加或刪除與會(huì)者，可以選擇是將更新發(fā)送給每個(gè)人還是只發(fā)送給將受更改影響的那些與會(huì)者?！皩⒏掳l(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！請(qǐng)參見左圖。如果您添加或刪48時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”：如果您對(duì)某項(xiàng)內(nèi)容（如會(huì)議的時(shí)間或地點(diǎn)）進(jìn)行了重大更改，則所有人都需要知道該更改。“將更新發(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”49時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“只將更新發(fā)送給一部分與會(huì)者”：如果只更改了與會(huì)者列表－例如，添加了一名與會(huì)者－則不需要向整個(gè)組發(fā)送更新。“將更新發(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“只將更新發(fā)送給一部分與會(huì)50練習(xí)建議打開練習(xí)文件。打開示例會(huì)議。查看與會(huì)者和計(jì)劃。查看“跟蹤”選項(xiàng)卡。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議打開練習(xí)文件。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlo51練習(xí)建議（續(xù)）更改會(huì)議并發(fā)送更新。刪除與會(huì)者。取消會(huì)議。查看如何始終禁止計(jì)數(shù)器建議。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook2003）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議（續(xù)）更改會(huì)議并發(fā)送更新。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Ou52測(cè)試2，問題1若要了解有多少參與者將會(huì)參加一個(gè)大型的會(huì)議，有什么快捷方法嗎？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）查看“跟蹤”選項(xiàng)卡并計(jì)算與會(huì)者。在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。查看“收件箱”，按主題對(duì)郵件排序，然后計(jì)算對(duì)會(huì)議要求的響應(yīng)次數(shù)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題1若要了解有多少參與者將會(huì)參加一個(gè)大型的會(huì)議53測(cè)試2，問題1：答案在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。如果要統(tǒng)計(jì)響應(yīng)次數(shù)，信息欄是查看多少人將參加會(huì)議的最快方法。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題1：答案在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。如54測(cè)試2，問題2如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer收發(fā)電子郵件，可在會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡上檢查_____。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）與會(huì)者是否會(huì)參加會(huì)議。與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。與會(huì)者是否可以建議可選時(shí)間。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題2如果您的公司使用MicrosoftEx55測(cè)試2，問題2：答案與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。對(duì)于使用MicrosoftExchangeServer的每名與會(huì)者，您可以通過查看“跟蹤”選項(xiàng)卡來檢查忙/閑時(shí)間。會(huì)看到不同的水平彩條，這些水平彩條指示與會(huì)者是“忙”、“暫定”還是“外出”。相反，如果您看到的始終是帶有斜線的白色條帶（表示“無信息”），則可能有人（您或與會(huì)者）使用的不是MicrosoftExchangeServer。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題2：答案與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。對(duì)于使用Micr56測(cè)試2，問題3會(huì)議建立后，可以重新分配會(huì)議的所有權(quán)。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）正確。錯(cuò)誤。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題3會(huì)議建立后，可以重新分配會(huì)議的所有權(quán)。（請(qǐng)57測(cè)試2，問題3：答案錯(cuò)誤。一旦組織者建立了會(huì)議，則該組織者就是唯一可以擁有該會(huì)議的人員。若要分配新組織者，該人需要新建一個(gè)會(huì)議。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題3：答案錯(cuò)誤。一旦組織者建立了會(huì)議，則該組織58測(cè)試2，問題4您更改的有關(guān)會(huì)議的唯一詳細(xì)信息是與會(huì)者列表。您已經(jīng)添加了一個(gè)叫“張穎”的人。只讓張穎知道這項(xiàng)更改的最佳更新方法是什么？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，請(qǐng)選擇“只將更新發(fā)送給添加或刪除的與會(huì)者”選項(xiàng)。當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”選項(xiàng)。沒有只更新張穎的方法。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題4您更改的有關(guān)會(huì)議的唯一詳細(xì)信息是與會(huì)者列表59測(cè)試2，問題4：答案當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“只將更新發(fā)送給添加或刪除的與會(huì)者”選項(xiàng)。使用此選項(xiàng)不會(huì)使任何其他人的收件箱雜亂無章。您將向您所添加的確實(shí)需要知道該更改的人（即張穎）發(fā)送更新。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題4：答案當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“只將更新發(fā)送給添60第3課當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)

OrganizemeetingswithOutlook第3課當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)Organizemeetin61當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)當(dāng)會(huì)議要求到達(dá)您的“收件箱”后，它會(huì)被自動(dòng)添加到您的“日歷”中。這樣的流程會(huì)減少可能出現(xiàn)的重復(fù)預(yù)約，還有助于確保您不會(huì)錯(cuò)過會(huì)議。您還是需要應(yīng)答會(huì)議組織者，以確認(rèn)您會(huì)出席。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)當(dāng)會(huì)議要求到達(dá)您的“收件箱”后，它會(huì)被自動(dòng)62如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)確定會(huì)議的大致時(shí)間。現(xiàn)在，您需要響應(yīng)組織者的要求。動(dòng)畫：?jiǎn)螕粲益I，然后單擊“播放”?！笆占洹敝械臅?huì)議請(qǐng)求使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)63如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)確定會(huì)議的大致時(shí)間?，F(xiàn)在，由您決定是否響應(yīng)組織者的

要求?！笆占洹敝械臅?huì)議要求使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)64如何響應(yīng)主要響應(yīng)選項(xiàng)包括：“收件箱”中的會(huì)議請(qǐng)求接受謝絕暫定使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)主要響應(yīng)選項(xiàng)包括：“收件箱”中的會(huì)議請(qǐng)求接受使用O65如何響應(yīng)在您單擊其中一個(gè)按鈕響應(yīng)會(huì)議要

求之后，系統(tǒng)會(huì)為您提供三個(gè)響應(yīng)

選項(xiàng)：消息框中的“接受”按鈕在響應(yīng)中包括信息：立即發(fā)送響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)在您單擊其中一個(gè)按鈕響應(yīng)會(huì)議要

求之后，系統(tǒng)會(huì)為您提66如何響應(yīng)在響應(yīng)中包括消息。消息框中的“接受”按鈕您是否需要讓會(huì)議組織者知道您可能會(huì)遲到？或許您需要驗(yàn)證午間會(huì)議是否提供午餐，或者驗(yàn)證是否需要在客戶演示文稿中包含某些內(nèi)容。在您響應(yīng)會(huì)議要求時(shí)，可以向組織者發(fā)送一份個(gè)人便箋。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)在響應(yīng)中包括消息。消息框中的“接受”按鈕您是否需要67如何響應(yīng)立即發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回到組織者的“收件箱”，而且會(huì)議條目會(huì)在“日歷”中更新。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)立即發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回68如何響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回到組織者的“收件箱”，而且會(huì)議條目會(huì)在“日歷”中更新。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回69如何響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。在響應(yīng)中包括消息：響應(yīng)會(huì)議要求。選擇“發(fā)送前編輯響應(yīng)”，然后單擊“確定”。在將響應(yīng)發(fā)送給會(huì)議組織者之前，在響應(yīng)中編寫您的消息。消息框中的“接受”按鈕使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。在響應(yīng)中包括消息：響應(yīng)會(huì)議要求。消息框中70查看將參加會(huì)議的其他人員想要知道其他人誰(shuí)得到了邀請(qǐng)？問這個(gè)問題可能會(huì)讓人覺得很魯莽，使用Outlook，您可以自己查找，并且沒有人會(huì)知道。會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡使用Outlook組織會(huì)議查看將參加會(huì)議的其他人員想要知道其他人誰(shuí)得到了邀請(qǐng)？問這個(gè)問71查看將參加會(huì)議的其他人員您可以使用計(jì)劃選項(xiàng)卡查看將參加會(huì)議的人員：會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡打開會(huì)議要求。單擊“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。您會(huì)看到受邀參加會(huì)議的所有其他人的列表。使用Outlook組織會(huì)議查看將參加會(huì)議的其他人員您可以使用計(jì)劃選項(xiàng)卡查看將參加會(huì)議的72想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？您可以使用“建議新時(shí)間”按鈕建議不同的會(huì)議時(shí)間。建議新時(shí)間按鈕當(dāng)這樣做時(shí)，會(huì)議組織者會(huì)收到您的要求，但就像對(duì)待有關(guān)該會(huì)議的所有事宜一樣，組織者有權(quán)決定最終的新會(huì)議時(shí)間。使用Outlook組織會(huì)議想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？您可以使用“建議新時(shí)間”按鈕建議不73想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？若要建議新的會(huì)議時(shí)間：“建議新時(shí)間”按鈕單擊“建議新時(shí)間”以建議新的

會(huì)議時(shí)間。會(huì)議組織者可以選擇是否接受該

建議。組織者還可以一次查看所有

建議。使用Outlook組織會(huì)議想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？若要建議新的會(huì)議時(shí)間：“建議新時(shí)74會(huì)議在您的日歷中，但您不是所有者接受（或暫定接受）會(huì)議要求后，您就可以在自己的日歷中打開并修改它－但是您不應(yīng)該這樣做。請(qǐng)記住，您不是該會(huì)議的所有者，因此并非真正由您負(fù)責(zé)進(jìn)行更改?！叭諝v”中的會(huì)議（帶有與會(huì)者設(shè)置的提醒）使用Outlook組織會(huì)議會(huì)議在您的日歷中，但您不是所有者接受（或暫定接受）會(huì)議要求后75會(huì)議在您的日歷中，但您不是所有者請(qǐng)參見左圖?！叭諝v”中的約會(huì)，帶有與會(huì)

者（而不是會(huì)議組織者）設(shè)置的

提醒。會(huì)議組織者發(fā)送更新。提醒被覆蓋。“日歷”中的會(huì)議（帶有與會(huì)者的提醒）使用Outlook組織會(huì)議會(huì)議在您的日歷中，但您不是所有者請(qǐng)參見左圖?！叭諝v”中的約會(huì)76轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎其他人是否需要了解此會(huì)議？可以將會(huì)議要求轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。當(dāng)您轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議要求時(shí)，如果接收您轉(zhuǎn)發(fā)要求的人響應(yīng)會(huì)議要求時(shí)，會(huì)議組織者將直接

從該人接收郵件－而不會(huì)通過您?！皠?dòng)作”菜單上的“轉(zhuǎn)發(fā)”命令使用Outlook組織會(huì)議轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎其他人是否需要了解此會(huì)議？可以將會(huì)議要求轉(zhuǎn)發(fā)給其77轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎對(duì)于組織者而言，轉(zhuǎn)發(fā)要求是令人不愉快的意外嗎？“動(dòng)作”菜單上的“轉(zhuǎn)發(fā)”命令在您轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議要求之前，請(qǐng)考慮您的行為是否會(huì)給會(huì)議組織者帶來不便。使用Outlook組織會(huì)議轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎對(duì)于組織者而言，轉(zhuǎn)發(fā)要求是令人不愉快的意外嗎？“78轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎例如，考慮下列因素：會(huì)議地點(diǎn)的空間有限制嗎？存在與會(huì)議相關(guān)聯(lián)的成本嗎？

（組織者是否要提供昂貴的小冊(cè)子或午餐？）會(huì)議的主題是否可能是有爭(zhēng)議的或機(jī)密的？“動(dòng)作”菜單上的“轉(zhuǎn)發(fā)”命令使用Outlook組織會(huì)議轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)要謹(jǐn)慎例如，考慮下列因素：會(huì)議地點(diǎn)的空間有限制嗎？“79練習(xí)建議打開練習(xí)文件。接受會(huì)議要求。暫時(shí)接受會(huì)議要求。將時(shí)間更改為顯示為“閑”。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議打開練習(xí)文件。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlo80練習(xí)建議（續(xù)）建議新時(shí)間。清除并關(guān)閉練習(xí)文件：關(guān)閉練習(xí)數(shù)據(jù)文件。刪除“未送達(dá)”電子郵件。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook2003）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議（續(xù)）建議新時(shí)間。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook81測(cè)試3，問題1如果您修改自己的會(huì)議要求副本（例如，添加您想要在會(huì)議中討論的與項(xiàng)目相關(guān)的重要注意事項(xiàng)），存在什么危險(xiǎn)？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）如果會(huì)議組織者更新會(huì)議，您的更改將會(huì)丟失。因?yàn)槌四约阂酝?，?huì)議要求還包括其他與會(huì)者，所以其他人能夠查看您的注意事項(xiàng)。修改要求將導(dǎo)致您成為會(huì)議組織者，并且您將成為會(huì)議的新所有者。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題1如果您修改自己的會(huì)議要求副本（例如，添加您82測(cè)試3，問題1：答案如果會(huì)議組織者更新會(huì)議，您的更改將會(huì)丟失。對(duì)您沒有所有權(quán)的會(huì)議進(jìn)行更改始終存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題1：答案如果會(huì)議組織者更新會(huì)議，您的更改將會(huì)83測(cè)試3，問題2您對(duì)會(huì)議不感興趣并且不想接收更新。您應(yīng)該如何響應(yīng)？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）暫定。謝絕。謝絕，并請(qǐng)求將您從與會(huì)者列表中刪除。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題2您對(duì)會(huì)議不感興趣并且不想接收更新。您應(yīng)該如84測(cè)試3，問題2：答案謝絕，并請(qǐng)求將您從與會(huì)者列表中刪除。如果您確實(shí)不感興趣，您將需要讓會(huì)議組織者將您從與會(huì)者列表中刪除。這可能是發(fā)送響應(yīng)時(shí)使用“發(fā)送前編輯響應(yīng)”選項(xiàng)的絕好機(jī)會(huì)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題2：答案謝絕，并請(qǐng)求將您從與會(huì)者列表中刪除。85測(cè)試3，問題3您“日歷”中某個(gè)會(huì)議的忙/閑狀態(tài)為“暫定”。您尚未響應(yīng)該要求，但是由于您想要“暫定”是否參加該會(huì)議，因此不必執(zhí)行任何其他操作。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）正確。錯(cuò)誤。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題3您“日歷”中某個(gè)會(huì)議的忙/閑狀態(tài)為“暫定”86測(cè)試3，問題3：答案錯(cuò)誤。您這一方需要執(zhí)行某種操作，以便會(huì)議組織者知道您的意圖。如果您不執(zhí)行任何操作，則組織者看到的您的狀態(tài)為“無響應(yīng)”。若要讓組織者知道您是“暫定”的，您必須這樣響應(yīng)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題3：答案錯(cuò)誤。您這一方需要執(zhí)行某種操作，以便87測(cè)試3，問題4會(huì)議組織者與您聯(lián)系，因?yàn)槲词苎?qǐng)的與會(huì)者要接受會(huì)議的會(huì)議要求（但是沒有足夠的空間來容納所有人）?？赡艿脑蚴鞘裁矗?/p>

（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）組織者可能忘記了清除“請(qǐng)求響應(yīng)”按鈕。有人將會(huì)議要求轉(zhuǎn)發(fā)給未受邀請(qǐng)的人。未指定地點(diǎn)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題4會(huì)議組織者與您聯(lián)系，因?yàn)槲词苎?qǐng)的與會(huì)者要88測(cè)試3，問題4：答案有人將會(huì)議要求轉(zhuǎn)發(fā)給未受邀請(qǐng)的人。這種情況非常有可能。當(dāng)轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議要求時(shí)，接收轉(zhuǎn)發(fā)的會(huì)議要求的一方可以接受會(huì)議要求，就像組織者已經(jīng)邀請(qǐng)了他/她一樣。如果組織者試圖將會(huì)議參與者的數(shù)量保持在一定規(guī)?；蛘邔⑺拗茷橐唤M特定的人員，則轉(zhuǎn)發(fā)可能會(huì)產(chǎn)生問題。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試3，問題4：答案有人將會(huì)議要求轉(zhuǎn)發(fā)給未受邀請(qǐng)的人。這89課程摘要卡有關(guān)本課程所涉及的任務(wù)摘要，請(qǐng)參閱課程摘要卡。使用Outlook組織會(huì)議課程摘要卡有關(guān)本課程所涉及的任務(wù)摘要，請(qǐng)參閱課程摘要卡。使90使用此模板有關(guān)此模板的進(jìn)一步幫助信息，請(qǐng)參閱備注窗格或查看完整的備注頁(yè)（“視圖”菜單）。OrganizemeetingswithOutlook使用此模板有關(guān)此模板的進(jìn)一步幫助信息，請(qǐng)參閱備注窗格或查看完91Microsoft?Office

Outlook?2003培訓(xùn)使用Outlook組織會(huì)議［您的公司名稱］演示：OrganizemeetingswithOutlookMicrosoft?Office

Outlook?2092課程內(nèi)容概述：組織會(huì)議和與會(huì)者第1課：角色定義及具體說明第2課：當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)第3課：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)每課均包括一個(gè)建議任務(wù)列表和一組測(cè)試問題。使用Outlook組織會(huì)議課程內(nèi)容概述：組織會(huì)議和與會(huì)者每課均包括一個(gè)建議任務(wù)列表和一93Outlook使用電子郵件和日歷來保持詳細(xì)信息的井然有序，因此使用Outlook跟蹤會(huì)議可以節(jié)省您的時(shí)間、免除您的煩惱。概述：組織會(huì)議和與會(huì)者若要充分利用此功能，就有必要了

解Outlook會(huì)議中的角色定義及具

體說明。本課程將為您提供這方面

的幫助。使用Outlook組織會(huì)議Outlook使用電子郵件和日歷來保持詳細(xì)信息的井然有序，94課程目標(biāo)確定組織會(huì)議所需的基本組件并了解后臺(tái)工作。安排會(huì)議，查看誰(shuí)將參加，進(jìn)行更改，并使每個(gè)人獲得

更新。管理并響應(yīng)會(huì)議要求。使用Outlook組織會(huì)議課程目標(biāo)確定組織會(huì)議所需的基本組件并了解后臺(tái)工作。使用O95第1課角色定義及具體說明OrganizemeetingswithOutlook第1課角色定義及具體說明Organizemeeting96角色定義及具體說明一個(gè)成功的會(huì)議需要三個(gè)最基本的元素：組織者、參與者和地點(diǎn)。在這方面，Outlook會(huì)議并無不同。在Outlook會(huì)議中，每個(gè)涉及的人員都擔(dān)當(dāng)一個(gè)獨(dú)特的角色，該角色指定他可以執(zhí)行哪些操作、擁有多大的控制權(quán)。會(huì)議的元素使用Outlook組織會(huì)議角色定義及具體說明一個(gè)成功的會(huì)議需要三個(gè)最基本的元素：組織者97參與者Outlook會(huì)議是您在日歷中安排的、涉及邀請(qǐng)其他人員或保留資源的

活動(dòng)。每個(gè)會(huì)議成員具有其自己的圖標(biāo)。在Outlook中，會(huì)議中的每名“與會(huì)者”都由會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡上顯示的某個(gè)圖標(biāo)表示。使用Outlook組織會(huì)議參與者Outlook會(huì)議是您在日歷中安排的、涉及邀請(qǐng)其他人98參與者會(huì)議組織者：任何建立會(huì)議的人員都會(huì)成為會(huì)議組織者。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。組織者是唯一可以在會(huì)議建立后更改會(huì)議詳細(xì)信息的人員。使用Outlook組織會(huì)議參與者會(huì)議組織者：任何建立會(huì)議的人員都會(huì)成為會(huì)議組織者。每個(gè)99參與者與會(huì)者：受邀參加會(huì)議的任何人都被視為與會(huì)者。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。與會(huì)者有兩種類別：必選的與會(huì)者和可選的與會(huì)者。一旦將與會(huì)者添加到與會(huì)者列表中，此人便始終被視為會(huì)議的與會(huì)者。使用Outlook組織會(huì)議參與者與會(huì)者：受邀參加會(huì)議的任何人都被視為與會(huì)者。每個(gè)會(huì)議成100參與者地點(diǎn)/資源：會(huì)議的召開場(chǎng)所為地點(diǎn)，有時(shí)稱為“資源”。每個(gè)會(huì)議成員都有其自己的圖標(biāo)。如何為會(huì)議指定地點(diǎn)（或資源）取決于您組織安排各項(xiàng)事宜的方式。使用Outlook組織會(huì)議參與者地點(diǎn)/資源：會(huì)議的召開場(chǎng)所為地點(diǎn)，有時(shí)稱為“資源”。每101過程在Outlook中安排和維護(hù)會(huì)議，

可以大大提高該過程的效率，因?yàn)镺utlook使用“收件箱”和“日歷”跟蹤詳細(xì)信息。當(dāng)這些詳細(xì)信息更改時(shí)，只需單擊

一次按鈕就可以一次為所有人進(jìn)行

更新。使用Outlook組織會(huì)議過程在Outlook中安排和維護(hù)會(huì)議，

可以大大提高該過102過程下面對(duì)該過程進(jìn)行簡(jiǎn)要概述：會(huì)議組織者向與會(huì)者發(fā)送會(huì)議

要求。要求會(huì)被發(fā)送到與會(huì)者的“收件箱”和“日歷”。響應(yīng)返回給會(huì)議組織者。使用Outlook組織會(huì)議過程下面對(duì)該過程進(jìn)行簡(jiǎn)要概述：會(huì)議組織者向與會(huì)者發(fā)送會(huì)議

要103過程該要求會(huì)被發(fā)送到所有會(huì)議參加人的“收件箱”中。會(huì)議組織者安排會(huì)議并向所有參加人發(fā)送

一種特殊類型的消息，稱為會(huì)議要求。使用Outlook組織會(huì)議過程該要求會(huì)被發(fā)送到所有會(huì)議參加人的“收件箱”中。會(huì)議組織者104過程與會(huì)者會(huì)閱讀該要求并進(jìn)行響應(yīng)。會(huì)議響應(yīng)（與會(huì)議要求相似）將發(fā)送回到會(huì)議組織者的“收件箱”。Outlook接收到每個(gè)響應(yīng)后，該信息條目在組織者的日歷中使用有關(guān)誰(shuí)即將參加會(huì)議的信息進(jìn)行更新。使用Outlook組織會(huì)議過程與會(huì)者會(huì)閱讀該要求并進(jìn)行響應(yīng)。會(huì)議響應(yīng)（與會(huì)議要求相似）105后臺(tái)工作Outlook在后臺(tái)運(yùn)行以保持會(huì)議要求、響應(yīng)和日歷中條目之間的連接。請(qǐng)參見左圖。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求。信息欄。會(huì)議的暫定日歷項(xiàng)。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作Outlook在后臺(tái)運(yùn)行以保持會(huì)議要求、響應(yīng)和日歷106后臺(tái)工作由Outlook中稱為“嗅探器”的功

能來收發(fā)會(huì)議要求并跟蹤相關(guān)的日

歷項(xiàng)。查看“收件箱”中會(huì)議要求的信息欄或“日歷”中的會(huì)議條目，就可以看到“嗅探器”的工作結(jié)果。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作由Outlook中稱為“嗅探器”的功

能來收發(fā)會(huì)107后臺(tái)工作當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)：當(dāng)您發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求以及與會(huì)者的響應(yīng)到達(dá)您的“收件箱”時(shí)，嗅探器可以檢測(cè)到它們。然后，嗅探器會(huì)使用相關(guān)信息更新“日歷”和要求本身。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)：當(dāng)您發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求以及與108后臺(tái)工作當(dāng)您是與會(huì)者時(shí)：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)，嗅探器會(huì)自動(dòng)將該要求作為日歷中的暫定項(xiàng)，以幫助您減少重復(fù)預(yù)訂的機(jī)會(huì)。會(huì)議要求和暫定響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作當(dāng)您是與會(huì)者時(shí)：當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)，嗅探器會(huì)自動(dòng)將該109后臺(tái)工作兩個(gè)不同會(huì)議要求中的信息欄。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求（后來進(jìn)行了更新）中的信息欄。會(huì)議組織者的日歷中會(huì)議的信息欄，顯示已接受的與會(huì)者和已謝絕的與會(huì)者的快速計(jì)數(shù)。收件箱中的會(huì)議要求使用Outlook組織會(huì)議后臺(tái)工作兩個(gè)不同會(huì)議要求中的信息欄。發(fā)送給與會(huì)者的會(huì)議要求（110練習(xí)建議召開會(huì)議。取消會(huì)議。查看“嗅測(cè)器”如何發(fā)揮作用。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook2003）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議召開會(huì)議。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook200111測(cè)試1，問題1在Outlook會(huì)議中，_____控制會(huì)議。（請(qǐng)選擇一個(gè)

答案。）組織者。第一個(gè)接受的與會(huì)者。資源。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題1在Outlook會(huì)議中，_____控制112測(cè)試1，問題1：答案組織者。建立會(huì)議的人控制會(huì)議。在Outlook中，這個(gè)人就是會(huì)議組織者。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題1：答案組織者。建立會(huì)議的人控制會(huì)議。在O113測(cè)試1，問題2下列哪種人不會(huì)被視為會(huì)議與會(huì)者？（請(qǐng)選擇一個(gè)

答案。）根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。謝絕會(huì)議要求的人員。意外地將會(huì)議從“收件箱”中移出的人員。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題2下列哪種人不會(huì)被視為會(huì)議與會(huì)者？（請(qǐng)選擇一114測(cè)試1，問題2：答案根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。其名字顯示在會(huì)議要求中的任何人都是與會(huì)者。任何不在要求中的人都不是與會(huì)者。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題2：答案根本未被邀請(qǐng)參加會(huì)議的人員。其名字顯115測(cè)試1，問題3在Outlook中，_____鏈接您的“收件箱”和“日歷”并將每一項(xiàng)中的條目保持最新。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）“探查器”?！靶崽狡鳌??！傲钊藷赖慕M件”?！白詣?dòng)組織者檢測(cè)器”。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題3在Outlook中，_____鏈接您的116測(cè)試1，問題3：答案“嗅探器”。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試1，問題3：答案“嗅探器”。使用Outlook組117第2課當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)

OrganizemeetingswithOutlook第2課當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)Organizemeetin118當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)作為會(huì)議組織者，您是會(huì)議的掌控人員。您邀請(qǐng)大家參加會(huì)議，安排會(huì)議

地點(diǎn)，選擇會(huì)議的開始時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。會(huì)議組織者建立會(huì)議。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)作為會(huì)議組織者，您是會(huì)議的掌控人員。會(huì)議119當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)但是，如果您打電話或拜訪時(shí)要找的人不在該怎么辦？會(huì)議組織者建立會(huì)議。電話留言和便箋可不一定總是能

被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。在您需要與很多人聯(lián)系的時(shí)候尤其麻煩。再說，如果后來不得不改變會(huì)議的日程，又該怎么辦呢？Outlook能夠?yàn)槟峁椭?。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您是會(huì)議組織者時(shí)但是，如果您打電話或拜訪時(shí)要找的人不在該怎120從會(huì)議要求開始作為會(huì)議組織者，您可以在日歷中建立會(huì)議并控制它。第一步是安排會(huì)議要求，該操作要從“日歷”中執(zhí)行?！靶聲?huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始作為會(huì)議組織者，您可以在日歷中建立會(huì)議并控制它121從會(huì)議要求開始“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令在“動(dòng)作”菜單上，單擊“新會(huì)

議要求”?；蛘?，左圖顯示了三種會(huì)議要求啟動(dòng)方法。在“動(dòng)作”菜單上，單擊“安排會(huì)議”?；蛘?，用鼠標(biāo)右鍵單擊日歷中的選定時(shí)間，然后單擊“新會(huì)議要求”。使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令在“動(dòng)作”菜單122從會(huì)議要求開始每個(gè)要求應(yīng)包括三種基本詳細(xì)信息：“新會(huì)議要求”和“安排會(huì)議”命令會(huì)議參加人員。會(huì)議時(shí)間和持續(xù)時(shí)間。會(huì)議召開地點(diǎn)。使用Outlook組織會(huì)議從會(huì)議要求開始每個(gè)要求應(yīng)包括三種基本詳細(xì)信息：“新會(huì)議要求”123處理與會(huì)者您不能自己?jiǎn)为?dú)召開會(huì)議。因此，安排會(huì)議要求的一個(gè)關(guān)鍵步驟是為與會(huì)者列表選擇人員?！斑x擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框?yàn)槟臅?huì)議添加與會(huì)者的最佳方法是使用通訊簿，您可以從“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框中輕松訪問通訊簿。使用Outlook組織會(huì)議處理與會(huì)者您不能自己?jiǎn)为?dú)召開會(huì)議。因此，安排會(huì)議要求的一個(gè)關(guān)124處理與會(huì)者請(qǐng)參見左圖。使用“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框，您可以指定與會(huì)者是必選的還是可選的?！坝?jì)劃”選項(xiàng)卡上的圖標(biāo)可幫助您跟蹤您的選擇?！斑x擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議處理與會(huì)者請(qǐng)參見左圖。使用“選擇與會(huì)者及資源”對(duì)話框，您可以125使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間我們前面提到過，可能會(huì)影響您安排會(huì)議方式的因素之一是您公司使用的電子郵件系統(tǒng)的類型。如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer收發(fā)電子郵件，則您可以在安排會(huì)議之前檢查同事的日程表。使用MicrosoftExchangeServer的公司中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間我們前面提到過，可能會(huì)影響您安排會(huì)126使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間水平彩條顯示時(shí)間約束，如“閑”、“忙”或“外出”。使用MicrosoftExchangeServer的公司中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。綠色和紅色垂直條表示您設(shè)置會(huì)議的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。若要快速找到每個(gè)人的空閑時(shí)間，請(qǐng)單擊“自動(dòng)選取下一個(gè)”。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間水平彩條顯示時(shí)間約束，如“閑”、“127使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間使用MicrosoftExchangeServer，組織中的人員可以自動(dòng)共享有關(guān)他們的日程表的信息。在Outlook中，該信息稱為忙/閑時(shí)間?！坝?jì)劃”選項(xiàng)卡的作用是使您可以一次檢查所有會(huì)議參與者的忙/閑時(shí)間。未提供“忙/閑時(shí)間”信息的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。使用Outlook組織會(huì)議使用“計(jì)劃”選項(xiàng)卡查找時(shí)間使用MicrosoftExch128地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)從邏輯上說，通過填寫會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框，足以讓每個(gè)人都知道召開會(huì)議的地點(diǎn)。如何填寫該框同樣取決于您公司的工作方式。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框。使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)從邏輯上說，通過填寫會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框，足129地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer作為電子郵件服務(wù)器，則您可以

通過邀請(qǐng)會(huì)議室參加會(huì)議來為會(huì)議安排地點(diǎn)－與邀請(qǐng)任何其他參與者一樣。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框要這樣做，您需要將受邀請(qǐng)的會(huì)議室指定為資源。使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司使用MicrosoftExc130地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司不是使用MicrosoftExchangeServer來處理會(huì)議室日

程安排，您只需在會(huì)議要求的“地點(diǎn)”框中鍵入會(huì)議的地點(diǎn)，即可指定會(huì)議地點(diǎn)。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議地點(diǎn)，地點(diǎn)，地點(diǎn)如果您的公司不是使用MicrosoftE131發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)在您自己的日歷中設(shè)置了會(huì)議后，

單擊“發(fā)送”可向參與者發(fā)送會(huì)議要求。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)在您自己的日歷中設(shè)置了會(huì)議后，

單擊“132發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)您發(fā)送了要求并且已經(jīng)開始接受響應(yīng)后，就可以通過查看日歷中會(huì)議要求頂部的信息欄（需要打開要求才能看到信息欄）來查看有多少人計(jì)劃參加會(huì)議。您可以通過查看日歷中會(huì)議項(xiàng)的“跟蹤”選項(xiàng)卡來獲取更多詳細(xì)信息。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)您發(fā)送了要求并且已經(jīng)開始接受響應(yīng)后，就133發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。您可以使用這些選項(xiàng)卡跟蹤響應(yīng)。使用“約會(huì)”選項(xiàng)卡上的信息欄。查看“跟蹤”選項(xiàng)卡上的“響應(yīng)”列。會(huì)議要求中的“地點(diǎn)”框使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。您可以使用這些選項(xiàng)卡跟蹤響134發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。使用這些命令可逐個(gè)會(huì)議地控制響應(yīng)。當(dāng)打開會(huì)議以進(jìn)行編輯時(shí)，您會(huì)在“動(dòng)作”菜單上看到這些命令。查看響應(yīng)。允許其他人建議新會(huì)議時(shí)間?！罢?qǐng)求響應(yīng)”和“允許建議新的時(shí)間”命令使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。使用這些命令可逐個(gè)會(huì)議地控135發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)使用下列選項(xiàng)，您可以在某種程度上控制會(huì)議要求：“忽略響應(yīng)”：您可以選擇不跟蹤與會(huì)者的響應(yīng)?！霸试S建議新的時(shí)間”：作為會(huì)議管理人員之一，您要決定是否允許與會(huì)者為您的會(huì)議建議新時(shí)間?！罢?qǐng)求響應(yīng)”和“允許建議新的時(shí)間”命令使用Outlook組織會(huì)議發(fā)送會(huì)議要求并跟蹤響應(yīng)使用下列選項(xiàng)，您可以在某種程度上控制會(huì)136時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！發(fā)送會(huì)議要求后，您可以隨時(shí)更改會(huì)議任何方面的內(nèi)容：首先，在“日歷”中的會(huì)議要求中進(jìn)行更改。然后，單擊“發(fā)送更新”按鈕，

將更新發(fā)送給需要知道該更改的

人員?！鞍l(fā)送更新”按鈕使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！發(fā)送會(huì)議要求后，您可以隨時(shí)137時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！更新會(huì)議的步驟。對(duì)會(huì)議要求進(jìn)行更改后，單擊發(fā)送“更新”。一個(gè)更新后的會(huì)議要求將被發(fā)送給與會(huì)者。“發(fā)送更新”按鈕使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！更新會(huì)議的步驟。對(duì)會(huì)議要求138時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！請(qǐng)參見左圖。如果您添加或刪除與會(huì)者，可以選擇是將更新發(fā)送給每個(gè)人還是只發(fā)送給將受更改影響的那些與會(huì)者?！皩⒏掳l(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！請(qǐng)參見左圖。如果您添加或刪139時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”：如果您對(duì)某項(xiàng)內(nèi)容（如會(huì)議的時(shí)間或地點(diǎn)）進(jìn)行了重大更改，則所有人都需要知道該更改?！皩⒏掳l(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”140時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“只將更新發(fā)送給一部分與會(huì)者”：如果只更改了與會(huì)者列表－例如，添加了一名與會(huì)者－則不需要向整個(gè)組發(fā)送更新。“將更新發(fā)送給與會(huì)者”對(duì)話框使用Outlook組織會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或人員有錯(cuò)？把它改過來！“只將更新發(fā)送給一部分與會(huì)141練習(xí)建議打開練習(xí)文件。打開示例會(huì)議。查看與會(huì)者和計(jì)劃。查看“跟蹤”選項(xiàng)卡。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議打開練習(xí)文件。（轉(zhuǎn)下一張幻燈片。）使用Outlo142練習(xí)建議（續(xù)）更改會(huì)議并發(fā)送更新。刪除與會(huì)者。取消會(huì)議。查看如何始終禁止計(jì)數(shù)器建議。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Outlook2003）使用Outlook組織會(huì)議練習(xí)建議（續(xù)）更改會(huì)議并發(fā)送更新。聯(lián)機(jī)練習(xí)（要求安裝Ou143測(cè)試2，問題1若要了解有多少參與者將會(huì)參加一個(gè)大型的會(huì)議，有什么快捷方法嗎？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）查看“跟蹤”選項(xiàng)卡并計(jì)算與會(huì)者。在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。查看“收件箱”，按主題對(duì)郵件排序，然后計(jì)算對(duì)會(huì)議要求的響應(yīng)次數(shù)。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題1若要了解有多少參與者將會(huì)參加一個(gè)大型的會(huì)議144測(cè)試2，問題1：答案在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。如果要統(tǒng)計(jì)響應(yīng)次數(shù)，信息欄是查看多少人將參加會(huì)議的最快方法。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題1：答案在“日歷”中打開會(huì)議并查看信息欄。如145測(cè)試2，問題2如果您的公司使用MicrosoftExchangeServer收發(fā)電子郵件，可在會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡上檢查_____。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）與會(huì)者是否會(huì)參加會(huì)議。與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。與會(huì)者是否可以建議可選時(shí)間。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題2如果您的公司使用MicrosoftEx146測(cè)試2，問題2：答案與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。對(duì)于使用MicrosoftExchangeServer的每名與會(huì)者，您可以通過查看“跟蹤”選項(xiàng)卡來檢查忙/閑時(shí)間。會(huì)看到不同的水平彩條，這些水平彩條指示與會(huì)者是“忙”、“暫定”還是“外出”。相反，如果您看到的始終是帶有斜線的白色條帶（表示“無信息”），則可能有人（您或與會(huì)者）使用的不是MicrosoftExchangeServer。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題2：答案與會(huì)者的閑忙狀態(tài)。對(duì)于使用Micr147測(cè)試2，問題3會(huì)議建立后，可以重新分配會(huì)議的所有權(quán)。（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）正確。錯(cuò)誤。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題3會(huì)議建立后，可以重新分配會(huì)議的所有權(quán)。（請(qǐng)148測(cè)試2，問題3：答案錯(cuò)誤。一旦組織者建立了會(huì)議，則該組織者就是唯一可以擁有該會(huì)議的人員。若要分配新組織者，該人需要新建一個(gè)會(huì)議。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題3：答案錯(cuò)誤。一旦組織者建立了會(huì)議，則該組織149測(cè)試2，問題4您更改的有關(guān)會(huì)議的唯一詳細(xì)信息是與會(huì)者列表。您已經(jīng)添加了一個(gè)叫“張穎”的人。只讓張穎知道這項(xiàng)更改的最佳更新方法是什么？（請(qǐng)選擇一個(gè)答案。）當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，請(qǐng)選擇“只將更新發(fā)送給添加或刪除的與會(huì)者”選項(xiàng)。當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“將更新發(fā)送給所有與會(huì)者”選項(xiàng)。沒有只更新張穎的方法。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題4您更改的有關(guān)會(huì)議的唯一詳細(xì)信息是與會(huì)者列表150測(cè)試2，問題4：答案當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“只將更新發(fā)送給添加或刪除的與會(huì)者”選項(xiàng)。使用此選項(xiàng)不會(huì)使任何其他人的收件箱雜亂無章。您將向您所添加的確實(shí)需要知道該更改的人（即張穎）發(fā)送更新。使用Outlook組織會(huì)議測(cè)試2，問題4：答案當(dāng)系統(tǒng)提示時(shí)，選擇“只將更新發(fā)送給添151第3課當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)

OrganizemeetingswithOutlook第3課當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)Organizemeetin152當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)當(dāng)會(huì)議要求到達(dá)您的“收件箱”后，它會(huì)被自動(dòng)添加到您的“日歷”中。這樣的流程會(huì)減少可能出現(xiàn)的重復(fù)預(yù)約，還有助于確保您不會(huì)錯(cuò)過會(huì)議。您還是需要應(yīng)答會(huì)議組織者，以確認(rèn)您會(huì)出席。使用Outlook組織會(huì)議當(dāng)您收到會(huì)議要求時(shí)當(dāng)會(huì)議要求到達(dá)您的“收件箱”后，它會(huì)被自動(dòng)153如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)確定會(huì)議的大致時(shí)間。現(xiàn)在，您需要響應(yīng)組織者的要求。動(dòng)畫：?jiǎn)螕粲益I，然后單擊“播放”。“收件箱”中的會(huì)議請(qǐng)求使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)154如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)確定會(huì)議的大致時(shí)間?，F(xiàn)在，由您決定是否響應(yīng)組織者的

要求?！笆占洹敝械臅?huì)議要求使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)要求會(huì)發(fā)送到您的“收件箱”，并且您的“日歷”中會(huì)臨時(shí)155如何響應(yīng)主要響應(yīng)選項(xiàng)包括：“收件箱”中的會(huì)議請(qǐng)求接受謝絕暫定使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)主要響應(yīng)選項(xiàng)包括：“收件箱”中的會(huì)議請(qǐng)求接受使用O156如何響應(yīng)在您單擊其中一個(gè)按鈕響應(yīng)會(huì)議要

求之后，系統(tǒng)會(huì)為您提供三個(gè)響應(yīng)

選項(xiàng)：消息框中的“接受”按鈕在響應(yīng)中包括信息：立即發(fā)送響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)在您單擊其中一個(gè)按鈕響應(yīng)會(huì)議要

求之后，系統(tǒng)會(huì)為您提157如何響應(yīng)在響應(yīng)中包括消息。消息框中的“接受”按鈕您是否需要讓會(huì)議組織者知道您可能會(huì)遲到？或許您需要驗(yàn)證午間會(huì)議是否提供午餐，或者驗(yàn)證是否需要在客戶演示文稿中包含某些內(nèi)容。在您響應(yīng)會(huì)議要求時(shí)，可以向組織者發(fā)送一份個(gè)人便箋。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)在響應(yīng)中包括消息。消息框中的“接受”按鈕您是否需要158如何響應(yīng)立即發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回到組織者的“收件箱”，而且會(huì)議條目會(huì)在“日歷”中更新。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)立即發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回159如何響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回到組織者的“收件箱”，而且會(huì)議條目會(huì)在“日歷”中更新。使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)從不發(fā)送響應(yīng)。消息框中的“接受”按鈕會(huì)議響應(yīng)會(huì)發(fā)送回160如何響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。在響應(yīng)中包括消息：響應(yīng)會(huì)議要求。選擇“發(fā)送前編輯響應(yīng)”，然后單擊“確定”。在將響應(yīng)發(fā)送給會(huì)議組織者之前，在響應(yīng)中編寫您的消息。消息框中的“接受”按鈕使用Outlook組織會(huì)議如何響應(yīng)請(qǐng)參見左圖。在響應(yīng)中包括消息：響應(yīng)會(huì)議要求。消息框中161查看將參加會(huì)議的其他人員想要知道其他人誰(shuí)得到了邀請(qǐng)？問這個(gè)問題可能會(huì)讓人覺得很魯莽，使用Outlook，您可以自己查找，并且沒有人會(huì)知道。會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡使用Outlook組織會(huì)議查看將參加會(huì)議的其他人員想要知道其他人誰(shuí)得到了邀請(qǐng)？問這個(gè)問162查看將參加會(huì)議的其他人員您可以使用計(jì)劃選項(xiàng)卡查看將參加會(huì)議的人員：會(huì)議要求的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡打開會(huì)議要求。單擊“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。您會(huì)看到受邀參加會(huì)議的所有其他人的列表。使用Outlook組織會(huì)議查看將參加會(huì)議的其他人員您可以使用計(jì)劃選項(xiàng)卡查看將參加會(huì)議的163想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？您可以使用“建議新時(shí)間”按鈕建議不同的會(huì)議時(shí)間。建議新時(shí)間按鈕當(dāng)這樣做時(shí)，會(huì)議組織者會(huì)收到您的要求，但就像對(duì)待有關(guān)該會(huì)議的所有事宜一樣，組織者有權(quán)決定最終的新會(huì)議時(shí)間。使用Outlook組織會(huì)議想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？您可以使用“建議新時(shí)間”按鈕建議不164想在其他時(shí)間召開會(huì)議嗎？若要建議新的會(huì)議