中國農(nóng)機院ERP系統(tǒng)建設(shè)項目采購管理概念培訓(xùn)編寫人：韓序編碼：<CAAMS-PO-1.0>編寫日期：<20110301>版本：<1.0>目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶2概述可以這樣說，采購模塊的核心就是采購訂單，整個采購模塊的功能，都是圍繞著采購訂單的創(chuàng)建、審批、查詢、修改和接收這條主線來進(jìn)行的。采購訂單既是供應(yīng)商向我們送貨的依據(jù)，同樣也是我們與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算的依據(jù)。市場預(yù)測銷售訂單管理應(yīng)收款管理物料清單管理質(zhì)量管理計劃管理采購管理應(yīng)付款管理車間生產(chǎn)管理庫存管理資產(chǎn)管理成本管理現(xiàn)金管理總賬管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)3概述根據(jù)采購模塊的業(yè)務(wù)主線，總結(jié)出采購模塊具有如下功能點：供應(yīng)商管理創(chuàng)建采購訂單審批采購訂單查看、修改采購訂單接收4目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶5供應(yīng)商管理1、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商地點：系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，允許根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，來定義供應(yīng)商名稱和供應(yīng)商地點，如圖所示：美元供應(yīng)商A人民幣供應(yīng)商的有效性：對于某些供應(yīng)商來講，我們可能僅僅在某一段時間內(nèi)，會發(fā)生采購業(yè)務(wù)，但超過一定期限后，就不再合作，標(biāo)準(zhǔn)功能提供了供應(yīng)商有效期的控制，可以設(shè)定供應(yīng)商的失效時間。6供應(yīng)商管理2、合格供應(yīng)商列表：合格供應(yīng)商列表規(guī)定了，當(dāng)前系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商中，哪些供應(yīng)商是可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的，我們可以設(shè)定：某一物料類別的合格供應(yīng)商列表某一物料的合格供應(yīng)商列表不使用合格供應(yīng)商列表對于一些比較貴重的原材料，需要嚴(yán)格控制采購的來源；對于相對沒有那么嚴(yán)格，但還是需要進(jìn)行一定控制的原材料，可能需要對采購來源做一個大體上的控制；對于一些常見且價值比較低的原材料，可能不需要進(jìn)行采購來源的控制。7目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶8創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？我們以怎樣的方式購買？關(guān)于創(chuàng)建采購訂單，希望大家結(jié)合系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，掌握以下三點：9創(chuàng)建采購訂單我們需要購買什么？我們出于什么樣的原因購買？不依賴于需求的戰(zhàn)略性采購，一般用于比較關(guān)鍵的原材料，或受行情影響較大的原材料。由某部門提出申請，而由采購部負(fù)責(zé)進(jìn)行購買的物料，如辦公用品。為滿足正常的生產(chǎn)需求而進(jìn)行的采購我們以怎樣的方式購買？統(tǒng)談統(tǒng)簽分談分簽統(tǒng)談分簽協(xié)定總額生產(chǎn)用原材料的采購，如發(fā)動機的采購，擺動篩的采購辦公用品的采購，如辦公用的A4紙，企業(yè)內(nèi)部可能不關(guān)心每一張紙究竟使用在了什么地方，而只關(guān)心購買的總金額是多少10創(chuàng)建采購訂單單采購訂單的五五要素：供應(yīng)應(yīng)商、物料、、數(shù)量、時間間、價格供應(yīng)商物料數(shù)量價格時間采購訂單要素素11創(chuàng)建采購訂單單1、行上具有采采購訂單上的的行類型：貨物，費用，，外協(xié)3、協(xié)議與訂單單---標(biāo)準(zhǔn)采購訂單單，一攬子采采購協(xié)議，合合同采購協(xié)議議標(biāo)準(zhǔn)采購訂單一攬子采購協(xié)議合同采購協(xié)議已知貨物是是否已知價格是不確定否已知數(shù)量是否否已知時間是否否2、創(chuàng)建采購訂訂單的方式：：手工創(chuàng)建（關(guān)關(guān)鍵部品且采采購周期長，，采購部門需需要根據(jù)對市市場的預(yù)測，，提前進(jìn)行購購買）通過采購申請請創(chuàng)建采購訂訂單（一些非非生產(chǎn)性的采采購需求，如如辦公用品、、設(shè)備等等，，需要由各部部門提交申請請，再統(tǒng)一由由采購部門進(jìn)進(jìn)行采購；由由于操作相對對繁瑣，所以以生產(chǎn)過程中中，很少用到到該流程）通過計劃創(chuàng)建建采購訂單（（大量而一般般的物料的采采購，多數(shù)是是生產(chǎn)過程中中價值較低的的材料，可以以通過計劃下下達(dá)采購訂單單）12目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶13四、審批采購購訂單職務(wù)（Job）:組織中員工所所擔(dān)任的工作作，如采購，，質(zhì)檢等。職位（Position）:組織中員工所所任職的崗位位，如采購員員，采購總監(jiān)監(jiān)。職位層次結(jié)構(gòu)構(gòu):組織中根據(jù)崗崗位級別的不不同組成的有有層次的結(jié)構(gòu)構(gòu)。審批權(quán)限:審批的范圍。。如采購金額額,帳戶范圍,物品范圍，物物品分類范圍圍等審批組:審批人所擁有有的審批權(quán)限限的集合。審批權(quán)限分配配:給職位層次結(jié)結(jié)構(gòu)上的各層層分配審批組組和審批單據(jù)據(jù)。14四、審批采購購訂單審批的兩種方方式:員工\主管結(jié)構(gòu):根據(jù)雇員和上上級主管之間間關(guān)系,由人員建立起起的審批結(jié)構(gòu)構(gòu)。采購員A采購員B采購員C主管A主管B主管C職位層次結(jié)構(gòu)構(gòu):根據(jù)崗位級別別的不同,由崗位組成的的有層次的審批結(jié)構(gòu)。。發(fā)生人員變變動后,只須變動某個崗位上的人人員信息,審批層次不變變.15四、審批采購購訂單標(biāo)準(zhǔn)采購審審批職位層次次審批層次結(jié)構(gòu)構(gòu)將雇員、工工作、職位結(jié)結(jié)合成樹狀結(jié)結(jié)構(gòu)。總經(jīng)理100萬副經(jīng)理50萬采購科長10萬采購員15千采購員25千16目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶17五、查詢與修修改采購訂單單1、采購訂單的的查詢：按照各種條件件進(jìn)行采購訂訂單的查詢，，包括頭上的的單據(jù)號、供供應(yīng)商、審批批狀態(tài)，相關(guān)關(guān)單據(jù)號（采采購申請），，和行上的物物料、類別、、交貨日期等等等2、安全性級別別控制：公有:任何用戶都可可以訪問所有有單據(jù)私有:只有單據(jù)所有有者可以訪問問這些單據(jù)采購:只有單據(jù)所有有者以及定義義為采購員的的用戶可以訪訪問這些單據(jù)據(jù)層次結(jié)構(gòu):只有單據(jù)所有有者以及采購購審批層次結(jié)結(jié)構(gòu)在該單據(jù)據(jù)擁有者之上上的用戶可以以訪問這些單單據(jù)3、訪問控制：：僅查詢：僅具具有查看的權(quán)權(quán)限，無法修修改采購訂單單可修改：可以以修改采購訂訂單，但對采采購訂單的修修改仍限定在在一定范圍內(nèi)內(nèi)全部：可以對對采購訂單執(zhí)執(zhí)行符合邏輯輯的任何修改改4、審批后的采采購訂單，會會在系統(tǒng)中留留下事務(wù)處理理記錄，作為為歷史更改的的一個保留信信息?？梢酝ㄟ^對歷歷史信息的保保留，有效的的監(jiān)督采購訂訂單整體的審審批、修改、、再審批的過過程，提高采采購訂單的監(jiān)監(jiān)管力度。5、當(dāng)采購訂單單的金額小于于之前的金額額時，系統(tǒng)還還是自動置為為已審批狀態(tài)態(tài)，目前業(yè)務(wù)務(wù)上是怎樣處處理的？18目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶19六、供應(yīng)商門門戶1、準(zhǔn)許供應(yīng)商商用戶登陸供應(yīng)商門戶提提供為供應(yīng)商商用戶注冊的的功能2、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的的查詢功能提供對采購單單據(jù)、庫存現(xiàn)現(xiàn)有量、接收收、退貨等一一系列采購相相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)數(shù)據(jù)的查詢3、采購方與供供應(yīng)商信息交交互對于采購單據(jù)據(jù)的確認(rèn)，可可以由采購方方審批通過后后，傳遞至供供應(yīng)商，而供供應(yīng)商也可以以對采購方的的采購單據(jù)進(jìn)進(jìn)行確認(rèn)，并并將確認(rèn)的結(jié)結(jié)果以及導(dǎo)致致該結(jié)果的原原因，注釋在在確認(rèn)的數(shù)據(jù)據(jù)中，反饋給給采購方；而采購方，也也可以對供應(yīng)應(yīng)商所反饋的的信息做二次次的確認(rèn)。20六、供應(yīng)商門門戶庫存模塊質(zhì)量模塊采購模塊應(yīng)付模塊計劃模塊供應(yīng)商門戶訂單信息供應(yīng)商信息接收信息現(xiàn)有量信息質(zhì)量信息發(fā)票信息付款信息計劃需求預(yù)測21目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶22六、接收三種接收方式式：直接接收、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)接收、檢檢驗接收交貨接收標(biāo)準(zhǔn)接收直接接收要求檢查交貨接受拒絕返回到供應(yīng)商商檢驗交貨接收23六、接收數(shù)量時間控制條件拒絕處理方式無警告接收的控制24目錄一、概述二、供應(yīng)商管理五、查詢與修改采購訂單三、創(chuàng)建采購訂單四、審批采購訂單七、接收八、總結(jié)六、供應(yīng)商門戶25七、總結(jié)根據(jù)采購模塊塊的業(yè)務(wù)主