年4月19日外貿(mào)部崗位職責與業(yè)務(wù)規(guī)劃文檔僅供參考外貿(mào)部崗位職責及業(yè)務(wù)規(guī)劃方案書外貿(mào)部崗位職責及業(yè)務(wù)規(guī)劃一、相關(guān)人員崗位職責規(guī)劃（一）外貿(mào)部經(jīng)理1.匯報對象：總經(jīng)理2.崗位職責：1）、與總經(jīng)理及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商制定公司中長期海外業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃。2）、指導(dǎo)、管理并監(jiān)督業(yè)務(wù)員開展新老客戶的開發(fā)、維護及拓展，及時了解工作進度。3）、妥善安排本部門外貿(mào)訂單的樣品、大貨生產(chǎn)、物流、貨款收匯等相關(guān)問題。4）、協(xié)調(diào)、協(xié)助本部門與其它相關(guān)部門之間的工作，以促進訂單的順利完成。5）、組織本部門成員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、產(chǎn)品知識，積極提高團隊成員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升工作形象。6）、協(xié)同組員進行公司網(wǎng)站宣傳維護、產(chǎn)品更新升級、國內(nèi)外展會等相關(guān)工作。（二）外貿(mào)業(yè)務(wù)員1、匯報對象：外貿(mào)部經(jīng)理2、崗位職責：1）、做好公司現(xiàn)有老客戶的維護，了解客戶需要并建立對應(yīng)客戶檔案，以便及時跟進。2）、積極主動學(xué)習(xí)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)知識，了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展方向，服從部門工作指導(dǎo)與安排，開拓相關(guān)區(qū)域目標客戶。3）、做好與新進客戶的郵件、電話、實時通訊等溝通工作，努力促進訂單生成。4）、跟蹤、跟進業(yè)務(wù)范圍內(nèi)樣品單、大貨訂單生產(chǎn)進度，及時上報部門負責人及客戶。5）、協(xié)助各部門完成訂單，及時安排出貨，并做好單證制作、物流清關(guān)、收匯等相關(guān)事宜。6）、協(xié)助客戶完成樣品采集、貨物清關(guān)等工作。7）、完善工作日志、客戶數(shù)據(jù)、訂單整理備案等相關(guān)工作。三、業(yè)務(wù)拓展渠道一）、行業(yè)性展會行業(yè)性展會聚集大量優(yōu)質(zhì)終端采購商，可有效開發(fā)目標客戶群體，但因展會投資成本較大，故對所收集客戶信息應(yīng)重點開發(fā)，以保證公司支出與收益成正比。二）、網(wǎng)絡(luò)信息資源開發(fā)1、B2B平臺--經(jīng)過在國內(nèi)外各大B2B平臺注冊會員，可增加公司曝光度及知名度提升。2、搜索引擎定向出擊--利用各國知名搜索引擎，優(yōu)化關(guān)鍵詞定位，海量搜索該地區(qū)目標客戶聯(lián)系方式，并進行電話郵件回訪并進行有效信息歸納整理，二次篩選目標客戶。3、國外電銷平臺—國外電銷起步較早，以公司為單位終端倉儲銷售模式盛行，經(jīng)過關(guān)鍵詞定位，可在所在國主流電銷網(wǎng)站平臺獲取有效客戶信息資源。4、社交平臺--充分利用國外主流社交平臺，諸如LinkedIn、Facebook、Twitter、YouTube等，結(jié)合搜索引擎所獲客戶信息，與客戶建立在線互動關(guān)系。5、全球大數(shù)據(jù)時代，90%以上行業(yè)相關(guān)客戶訊息均可光于各大信息平臺，結(jié)合2、3、4三種模式，與目標客戶在各大社交平臺建立互動關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上衍生、繁殖附屬裙帶關(guān)系，以建立屬于本公司的互聯(lián)網(wǎng)客戶群。三）、業(yè)務(wù)拓展地區(qū)1、人類發(fā)展活動密集地區(qū)，覆蓋南北緯45°，自西向東，可劃分西歐、中東、東盟、北美，南美五大區(qū)塊。2、根據(jù)世界各國人類發(fā)展指數(shù)、經(jīng)濟構(gòu)成及產(chǎn)品構(gòu)成，研究可開發(fā)地區(qū)。3、結(jié)合國內(nèi)同行業(yè)出口海關(guān)數(shù)據(jù)，獲取出口對應(yīng)地區(qū)。四、業(yè)務(wù)拓展人員配置一）、團隊成員3-4名，處理客戶拓展維護/單證/跟單等工作。二）、VPN路由器，以便業(yè)務(wù)員更加快捷瀏覽國外網(wǎng)站，獲取信息。三）、專業(yè)核價員1名，及時有效報價，增加工作效率。四）、業(yè)務(wù)部專用企業(yè)郵箱。五、外貿(mào)部門日常工作安排及流程一）、交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環(huán)節(jié)。在這四個環(huán)節(jié)中我們應(yīng)該做到：1、

做好客戶檔案，包括客戶檔案編號、客戶基本信息、供應(yīng)鏈位置、年采購能力、銷售區(qū)域以及所詢問產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量及我司是否能夠生產(chǎn)，記錄并存檔；2、以統(tǒng)一的格式對外報價，所有的報價單由各區(qū)業(yè)務(wù)員整理，經(jīng)部門經(jīng)理確認后方可對外統(tǒng)一報價；特殊價格或特殊付款方式需得到總經(jīng)理書面批準后，方可對外報價；3、做詢盤的回復(fù)時，原則上在24小時內(nèi)給予客戶答復(fù)；特殊情況需要商量的，在24小時內(nèi)不能提供準確信息的，需向客戶說明我們準確報價時間；4、在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數(shù)量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質(zhì)量要求及柜型等。二）、

業(yè)務(wù)審核：1、業(yè)務(wù)員收到客人的訂單后，填寫信息訂單記錄或合同評審表；2、對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明；3、合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產(chǎn)品的詳細要求；4、對產(chǎn)品的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額、裝箱尺寸毛凈重、交貨期、產(chǎn)品花型顏色分類、客戶特殊要求及付款方式進行審核。對已評審的合同，由業(yè)務(wù)員在合同上簽字并蓋上公司合同章，以傳真或E-mail的形式發(fā)給客戶以示確認。三）、明確生產(chǎn)要求：各業(yè)務(wù)員按銷售訂單的要求將生產(chǎn)要求明確，在確定具體船期并滿足下列情況方可下達生產(chǎn)任務(wù)通知單。四）、業(yè)務(wù)交接：業(yè)務(wù)員將銷售訂單及信息訂單記錄或產(chǎn)品要求評審表在客人確認以后交給跟單員，雙方人員簽字確認，同時將銷售訂單各COPY一份給單證、內(nèi)務(wù)（作銷售統(tǒng)計）、財務(wù)。五）、下生產(chǎn)任務(wù)通知單：制單員將按照已評審的合同編制《生產(chǎn)任務(wù)通知單》，交由相關(guān)業(yè)務(wù)員及部門經(jīng)理審核及復(fù)核，復(fù)核完畢交至生產(chǎn)計劃部門審核，雙方人員簽字確認。六）、驗貨：1、各業(yè)務(wù)員需自行安排時間，主動深入車間檢驗產(chǎn)品，包括面料、輔料、成品質(zhì)量，在此過程中與生產(chǎn)部門相互溝通，對已發(fā)生或可避免的生產(chǎn)問題給出建議和方案，并定期向客戶及相關(guān)負責人匯報訂單進度。2、跟單根據(jù)訂單要求統(tǒng)籌安排驗貨計劃表，業(yè)務(wù)按照此驗貨計劃表驗證包裝情況后通知客戶驗貨；3、客戶或相關(guān)代表來公司驗貨之前，業(yè)務(wù)必須與相關(guān)人員核實產(chǎn)品是否完成。如未完成，則需確定具體驗貨日期并通知對方何時到工廠驗貨；4、公司成品驗貨員及時對正在包裝的產(chǎn)品或包裝完畢的產(chǎn)品驗收，并出具《成品出廠驗貨報告》。七）、單證制作：1、業(yè)務(wù)在訂單確認后將相關(guān)基本單據(jù)（包括Pro-formaInvoice、PackingList）交給單證員；2、告知單證員客戶需要何種單據(jù)，以《交單單據(jù)記錄》書面通知，并有雙方簽字確認；3、單證按照業(yè)務(wù)提供的資料將外銷合同、商檢、報關(guān)、保險、產(chǎn)地證、及客戶清關(guān)單據(jù)在合理的時間內(nèi)做好并交至相應(yīng)單位及人員，做好記錄，填寫《正式單據(jù)交接一覽表》并有相應(yīng)人員簽字確認。八）、

商檢：1、對于國家法定商檢的商品，單證在交貨期之前一個星期將商檢單證做好交給辦證員，并督促辦證員將商檢及時辦好；2、辦證員應(yīng)了解國家政策、法規(guī)及與產(chǎn)品相關(guān)的進出口規(guī)則，定期宣傳與講解；3、因公司委托報關(guān)行報關(guān)，不同的貨代有不同的報關(guān)行，每個報關(guān)行對一些產(chǎn)品的HS編碼的認識不盡相同，單證員在做單證時應(yīng)先咨詢相關(guān)的報關(guān)行，貨物的HS編碼是否正確；4、每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關(guān)部門或個人確認產(chǎn)品一致性，有必要的情況下，親臨現(xiàn)場指導(dǎo)。但必須要保證，所報貨物與現(xiàn)行的法律法規(guī)、出入境檢驗檢疫及產(chǎn)品本身的屬性相吻合。九）、安排拖車及出貨：1、貨物做好并驗貨經(jīng)過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠、價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：訂倉確認書、船公司、定倉號、拖柜委托書，注明裝柜時間、柜型、裝貨數(shù)量、裝柜地址、報關(guān)行及裝船口岸等。如果有驗貨公司監(jiān)裝，需專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等；2、制作《裝車資料》交與跟單人員，列明裝柜時間、柜型、品名、數(shù)量、毛凈重、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話；3、車間負責人在貨柜離開工廠后將裝貨通知交與業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料；4、業(yè)務(wù)員須將裝貨的過程、集裝箱號碼、封條號碼、車牌號碼及整個車型拍照。對特殊訂單需留存樣品備查，做《裝船樣封存》記錄。十）、委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。一般要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量、口岸、船公司、定倉號、柜號、船開截關(guān)時間、拖車公司、柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。十一）、交單：1、采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤方可提交銀行議付；

2、采用后T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人；3、如果前T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，需收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人；4、業(yè)務(wù)員的書面確認包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據(jù)等。單證須將此書面確認存檔。十二）、業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時在《客戶交易記錄》上做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢、統(tǒng)計等。

十三）、文件存檔：將登記好的每單業(yè)務(wù)連同涉及到的相關(guān)資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜中備查。并將檔案編號。十四）、收匯：1、除前T/T以外的所有付款方式，各業(yè)務(wù)員必須在規(guī)定的時間內(nèi)將貨款收回，并將客戶付款的水單打印一份并COPY給內(nèi)務(wù)和財務(wù)各一份并做好記錄；2、業(yè)務(wù)員將貨款的收款日期及收款金額填寫進《客戶交易記錄》備注一欄；十五）、協(xié)