集團(tuán)會議服務(wù)規(guī)范1簡介隨著集團(tuán)連鎖事業(yè)穩(wěn)步快速發(fā)展，各類會議愈發(fā)頻繁的應(yīng)用于日常工作之中，為做好各類會議的會務(wù)組織工作，為了提高所有集團(tuán)會務(wù)人員的會議服務(wù)質(zhì)量，現(xiàn)根據(jù)集團(tuán)接待類型及會議種類規(guī)范會議服務(wù)流程。2目錄：會場布置規(guī)范會務(wù)保障規(guī)范

會后收尾規(guī)范31.會場布置規(guī)范1.1會場內(nèi)布置：項目布置要求如圖會議桌椅一般性會議：根據(jù)會議室的桌型將桌椅布置到位。1、座椅需高度、方向統(tǒng)一，擺放整齊。會議鮮花由會議/接待發(fā)起部門提出鮮花需求：1、固定橢圓桌型配備：平鋪式鮮花；2、貴賓接待室配備：單面豎插鮮花；3、演講臺配備：瀑布式鮮花；4、主席臺配備：平鋪式鮮花。席卡根據(jù)參會人員座次按照席位進(jìn)行擺放41.會場布置規(guī)范1.1會場內(nèi)布置：項目布置要求如圖茶杯會前布置到位，布置于座位椅右上方統(tǒng)一擺放，杯底墊上紙質(zhì)杯墊（Logo面向座位）杯柄向右，司徽向上，杯子無缺口，無污跡。礦泉水玻璃杯根據(jù)會議級別及需求提供礦泉水會議級別礦泉水配置標(biāo)準(zhǔn)擺放標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部高管會議及普通對外接待中等級別礦泉水（怡寶）礦泉水瓶在座位正前方，玻璃杯倒扣放在礦泉水右邊的紙杯墊上，統(tǒng)一水平線，玻璃杯干凈透明無污漬。高級接待高級礦泉水（依云）礦泉水瓶在座位正前方，玻璃杯倒扣放在礦泉水右邊的紙杯墊上，統(tǒng)一水平線，玻璃杯干凈透明無污漬。51.會場布置規(guī)范1.1會場內(nèi)布置：項目布置要求如圖煙灰缸抽紙1、長橢圓桌（10-15人位）：會議主席位面前及對面各放一個；2、長橢圓桌（超過20人）：每間隔3人放置一個。3、根據(jù)會議或接待需求放置，抽紙應(yīng)打開，并將打開的第一張抽紙折疊成三角形果盤在會前將果盤擺放在會議桌上：1、整果果盤：會議桌上兩頭各一盤2、例份果盤：配果叉擺于封塑夾左上方，封塑夾右上方擺好小毛巾。61.會場布置規(guī)范1.1會場內(nèi)布置：項目布置要求如圖貴賓室（403.407.408）1、封塑夾放于沙發(fā)右扶手上方。2、席卡放于茶幾正前方。3、礦泉水（玻璃杯上方）瓷杯（內(nèi)側(cè)）和玻璃杯并排放于席卡后方。4、水果例份配于果叉放于瓷杯上方，毛巾放于礦泉水上方。多媒體室（405.406）1、礦泉水、瓷杯、玻璃杯并排放于封塑夾正前方。（具體根據(jù)會議需求進(jìn)行擺放）設(shè)備會務(wù)人員需提前半小時將空調(diào)、投影、音響等相關(guān)設(shè)備開啟。如遇重大型接待，需提前通知信息人員前來檢查相應(yīng)設(shè)備設(shè)施。71.2會場外準(zhǔn)備：1.會場布置規(guī)范項目布置標(biāo)準(zhǔn)圖示電子歡迎小屏1、根據(jù)接待部門提供的相關(guān)信息確認(rèn)并提前制作電子歡迎小屏，并在客人來訪前半小時進(jìn)行播放。2、根據(jù)大型或重要會議的會議議程提前制作會議議程的電子小屏，在會前半小時進(jìn)行播放。歡迎水牌1、根據(jù)接待部門的需求將歡迎水牌或展架在指定時間前擺放到位。（會議接待結(jié)束后，立即撤下水牌或展架）簽到臺一般性會議：由會議組織部門安排專人簽到重要性會議：由會務(wù)組織部門安排專人搭置簽到臺進(jìn)行統(tǒng)一簽到簽到臺上鋪設(shè)綠色桌布，四周環(huán)繞綠色桌裙；桌面左側(cè)放置“會議簽到”席卡，右側(cè)放置圓型鮮花8

2.會務(wù)保障規(guī)范2.1人員準(zhǔn)備1、會務(wù)人員在會議開始前半小時，需站立在前臺內(nèi)等候。在參會人員到達(dá)前臺時，主動、親切詢問參會人員部門及會議主題，確認(rèn)參會信息后，引領(lǐng)參會人員進(jìn)入會議室，開始會服。若當(dāng)日會議安排單未列其會議，應(yīng)立即聯(lián)系會務(wù)專員予以確認(rèn)。2、會議開始前二十分鐘，將會議室內(nèi)茶水準(zhǔn)備就位。92.會務(wù)保障規(guī)范

2.2茶水服務(wù)：會前將放有茶葉的茶杯擺在桌上，在會議召開前，由會務(wù)人員用水瓶直接在桌前，將水杯端起往杯中倒水。會務(wù)人員倒過水后，要逐杯加以檢查。檢查時，可觸摸一下杯子的外壁，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補(bǔ)倒。續(xù)水，第一次續(xù)水須在會議開始后10分鐘之內(nèi)，查看參會人員喝水情況，以便決定續(xù)水時間及頻率，原則上15分鐘續(xù)水一次（具體需根據(jù)會議期間天氣情況及參會人員喝水情況決定）。倒續(xù)水時瓶口要對準(zhǔn)杯口，不要把瓶口提得過高，以免濺出杯外。如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時用小毛巾或紙巾擦去。在往茶杯倒水、續(xù)水時，如果不便或沒有把握一并將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶幾上，只是端起茶杯來倒水。會務(wù)人員在倒、續(xù)完水后要把杯蓋蓋上。注意：切不可把杯蓋扣放在桌面或茶幾上，如發(fā)現(xiàn)賓客將杯蓋扣放在桌面或茶幾上，會務(wù)人員要立即斟換，用托盤托上，將杯蓋蓋好。倒水、續(xù)水都應(yīng)注意按禮賓順序和順時針方向為賓客服務(wù)。102.會務(wù)保障規(guī)范2.3室溫調(diào)整根據(jù)天氣情況和會議室參會人數(shù)，及時調(diào)整空調(diào)溫度，保持適宜室溫。2.4會務(wù)物品使用為參會人員提供會務(wù)物品使用協(xié)助，比如VGA線、激光筆、計算器、插線板、紙筆、電子白板等物品，并做好臺帳登記工作。2.5文件傳遞在前臺接收并登記需傳遞進(jìn)入會議室的文件，于會間送入會議室內(nèi)。文件簽出后，及時通知遞交人取回。在文件傳遞時，須將文件放入藍(lán)色A4封套內(nèi)進(jìn)行傳遞。2.6茶歇服務(wù)集團(tuán)重大會議期間，由會務(wù)人員準(zhǔn)備茶點和咖啡。茶點主要為餅干點心類和大果盤，提前放在休息區(qū)域，注意擺放對稱和美觀。咖啡用于提神，在長時間的會議中，由會務(wù)人員提前用咖啡機(jī)將咖啡磨好后盛入紙杯，放在休息區(qū)域或送入會議室內(nèi)。113.會后收尾規(guī)范

3.1物品回收在會議結(jié)束后，立即通知保潔進(jìn)行會議室清掃，并由會務(wù)人員回收會務(wù)物料。3.2清洗茶杯在會議不忙時，由會務(wù)人員在茶水間進(jìn)行茶杯清洗，清洗時須將會務(wù)間門關(guān)閉。清洗流程如下：將茶杯內(nèi)的茶葉水倒凈，用自來水沖洗至無茶葉殘留，用84浸泡十分鐘；將浸泡過后的茶杯插入杯框內(nèi)，放入洗碗機(jī)進(jìn)行清洗；檢查本次清洗的所有茶杯，確保茶漬及污漬的清洗干凈；將干燥的毛巾平鋪工作臺上，將洗后的茶杯倒扣在毛巾空水15分鐘；將已空水的茶杯正立在消毒架上，開始自動消毒