Simple,

PowerfulandFreeWewant廣州開發(fā)區(qū)城市建設(shè)及房地產(chǎn)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)部2013.7.23綠色建筑讓生活更美好溫馨提示1、工程檔案的整理，請依據(jù)《建設(shè)工程檔案編制規(guī)范》、廣州市城建檔案館編寫的各專業(yè)工程檔案《編制指南》進(jìn)行。２、本PPT所示，為地方性整理要求的補(bǔ)充說明。

目錄一、建設(shè)工程名稱的確定二、案卷的組卷方法三、案卷的排列方法四、共用文件的收集整理方法五、施工技術(shù)用表的填寫六、法規(guī)性文件的收集整理七、開發(fā)區(qū)工程檔案整理要求八、常見問題及特殊情況處理九、業(yè)務(wù)交流問答第一節(jié)建設(shè)工程名稱的確定建設(shè)工程名稱的確定建筑工程的工程名稱

●

工業(yè)建筑

建設(shè)單位名稱+規(guī)劃許可證建設(shè)內(nèi)容+工程如：味可美（廣州）食品有限公司新建主廠房、新建門衛(wèi)室工程

海因特生物技術(shù)有限公司科學(xué)城項(xiàng)目（車間A區(qū)、車間B區(qū)、車間C區(qū)、設(shè)備塔樓、中試樓、門衛(wèi)、圍墻)工程

建設(shè)工程名稱的確定建筑工程的工程名稱●民用建筑（房地產(chǎn)項(xiàng)目）小區(qū)名稱(樓盤名）+規(guī)劃許可證建設(shè)內(nèi)容+工程

如：廣州科學(xué)會——餐飲樓、餐飲商業(yè)寫字樓、公寓樓工程

萬科城花園H-2組團(tuán)（自編號H35-H43，H50，F(xiàn)1-F11，F(xiàn)15-F21，F(xiàn)26-F33）住宅樓工程中海譽(yù)東花園（廣州開發(fā)區(qū)SDK-D-2地塊住宅）自編號A22-A31棟

建設(shè)工程名稱的確定市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的工程名稱

●

規(guī)劃許可證建設(shè)內(nèi)容+工程如：廣州科學(xué)城中興路道路、排水、供水工程

永和春分路（0+575.432-1+346.953）道路市政工程

建設(shè)工程名稱的確定管線工程的工程名稱

●

規(guī)劃許可證建設(shè)內(nèi)容+工程如：永和大道（0+880-4+500）人行道及電纜溝工程

第二節(jié)案卷的組卷方法建筑工程案卷的組卷方法1、組卷原則：●

應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律；

●

一個項(xiàng)目由多個單位（單項(xiàng)）工程組成時，應(yīng)按單位（單項(xiàng)）工程組卷。

建筑工程案卷的組卷方法2、組卷方法：●

準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件，可按項(xiàng)目組卷?！?/p>

施工文件、竣工圖，應(yīng)按單位（單項(xiàng)）工程組卷。

建筑工程案卷的組卷方法3、單位工程的確定：●定義：具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。（DBJ440100/T153-2012)

如：生產(chǎn)廠房、倉庫、住宅樓等

建筑工程案卷的組卷方法4、可合并為一個單位工程的建筑：●門衛(wèi)室及圍墻等附屬建筑●小區(qū)道路及綠化

建筑工程案卷的組卷方法5、案卷的厚度：●工業(yè)建筑：文字材料以1.5㎝為宜，最多不超過2㎝

圖紙不超過3㎝。

●民用建筑：文字材料、圖紙均不超過3㎝。

（適用于市政基礎(chǔ)設(shè)施、管線工程）建筑工程案卷的組卷方法6、以下材料應(yīng)單獨(dú)組卷：●工程地質(zhì)勘察報(bào)告●水文地質(zhì)勘察報(bào)告●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（商品混凝土）●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（鋼結(jié)構(gòu)構(gòu)件加工）●自動噴水滅火系統(tǒng)工程施工及驗(yàn)收記錄●氣體滅火系統(tǒng)工程施工及驗(yàn)收記錄●泡沫滅火系統(tǒng)工程施工及驗(yàn)收記錄●火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)工程施工及驗(yàn)收記錄建筑工程案卷的組卷方法7、以下材料較多時，可以單獨(dú)組卷：●環(huán)境影響報(bào)告書●招、投標(biāo)合同文件●監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、月報(bào)、會議紀(jì)要●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件●檢驗(yàn)報(bào)告●施工記錄●檢測報(bào)告附件建筑工程案卷的組卷方法8、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件可組成多卷時，組卷方法：●按產(chǎn)品的類別組卷，如：產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（鋼材、鋼管、螺栓）產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（焊條、焊劑、焊藥）●按產(chǎn)品進(jìn)場時間組卷，如：產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（商品砼2012.11-2012.12）附件建筑工程案卷的組卷方法9、施工記錄可組成多卷時，組卷方法：●按施工工藝的類別組卷，如：施工記錄（鉆（沖）孔樁隱蔽驗(yàn)收記錄）施工記錄（鉆（沖）孔樁成孔施工記錄）●按施工時間組卷，如：施工記錄（靜壓樁施工記錄2012.11-2012.12）附件第三

節(jié)案卷的排列方法建筑工程案卷的排列方法1、按《規(guī)范》P13-14表A.1要求進(jìn)行排列：●準(zhǔn)備階段文件●監(jiān)理文件●施工文件●竣工圖●竣工驗(yàn)收文件

建筑工程案卷的排列方法2、有多個單位工程的案卷排列：●準(zhǔn)備階段文件●監(jiān)理文件●施工文件（A)●竣工圖(A)●施工文件(B)●竣工圖(B)●……(以此類推）●竣工驗(yàn)收文件

建筑工程案卷的排列方法3、某個分部資料較多需要組成多卷時的排列：●××分部工程施工及驗(yàn)收記錄●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（水泥、鋼筋等）●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（砌體、預(yù)拌砂漿等）●產(chǎn)品質(zhì)量證明文件（砼）●施工記錄（隱蔽記錄2012.10-11）●施工記錄（隱蔽記錄2012.11-12）

第四

節(jié)共用文件的收集整理方法共用文件的收集整理方法1、分期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件收集：●分期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件，主要存在于準(zhǔn)備階段文件中?！褚话闱闆r下，共用文件主要有：

①立項(xiàng)文件（發(fā)改部門批準(zhǔn)文件）

②環(huán)境影響報(bào)告書

③地勘報(bào)告

④行政部門的審查文件，如規(guī)劃設(shè)計(jì)條件、人防、環(huán)評批復(fù)等

⑤勘察設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同

⑥施工圖審查意見及合格書

共用文件的收集整理方法2、分期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件整理：●分期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件，原件應(yīng)存于第一次移交送審的項(xiàng)目工程檔案中?！褚平凰蛯彆r，填寫《原件確認(rèn)單》，由移交單位、接收單位共同簽名、蓋章確認(rèn)?！窭m(xù)建項(xiàng)目移交資料時，只需提交《原件確認(rèn)單》，無需再提交共用文件的復(fù)印件。●《原件確認(rèn)單》存于“準(zhǔn)備階段文件”，并排在所有文件之前，文件序號應(yīng)為“001”。共用文件的收集整理方法3、同期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件收集：●一般情況下，存在于施工文件中。其共用文件僅限于：檢驗(yàn)報(bào)告、檢測報(bào)告。●其他施工文件，應(yīng)按單位工程（單項(xiàng)工程）進(jìn)行收集

共用文件的收集整理方法4、同期建設(shè)項(xiàng)目的共用文件整理：●共用的施工文件，存于第一個單位工程中，并在卷內(nèi)目錄的備注欄，注明于哪些單位工程共用?！駸o需復(fù)印共用的施工文件存于其他單位工程中，只需在移交說明中，說明共用文件的收集及整理情況，建設(shè)單位蓋章認(rèn)可。第五

節(jié)施工技術(shù)用表的填寫施工技術(shù)用表的填寫1、城建檔案管理機(jī)構(gòu)對施工技術(shù)用表的審查：●檔案機(jī)構(gòu)不對施工技術(shù)用表的填寫規(guī)范作嚴(yán)格審查，也不對施工技術(shù)用表的填寫規(guī)范作指導(dǎo)。●檔案機(jī)構(gòu)僅對施工技術(shù)用表的用章、簽名、表格內(nèi)容填寫是否完整作形式上的檢查，以確保進(jìn)館的施工文件具有保存價(jià)值，符合檔案收錄范圍。

施工技術(shù)用表的填寫2、施工技術(shù)用表的時間填寫：●一般情況下，施工技術(shù)用表的時間填寫，應(yīng)與工程實(shí)際建設(shè)情況一致?！駵剀疤崾荆簽楸ＷC工程備案的順利進(jìn)行，下述文件可按以下方法掌握：

竣工驗(yàn)收文件中的《核查記錄》《功能抽查》《觀感檢查》，日期應(yīng)在《質(zhì)量評估報(bào)告》之前。如無法保證填寫正確，移交檔案館時，可以不填寫。

《竣工驗(yàn)收報(bào)告》的日期，移交檔案館時，可以不填寫。第六

節(jié)法規(guī)性文件的收集整理方法法規(guī)性文件的收集整理方法1、法規(guī)性文件的收集原則：●法規(guī)性文件主要存于建設(shè)單位的立卷的“準(zhǔn)備階段文件”“竣工驗(yàn)收文件”中。●法規(guī)性文件，除用于辦理房地產(chǎn)權(quán)證需用的“四證一書”外，均應(yīng)提交原件存檔。法規(guī)性文件的收集整理方法2、開發(fā)區(qū)建設(shè)工程法規(guī)性文件的收集范圍：●除《規(guī)范》P17“勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件”中所列文件外，還需補(bǔ)充提交以下行政部門批準(zhǔn)性文件：

市政公用處方案設(shè)計(jì)專業(yè)審查意見表路口開設(shè)、排水排污核準(zhǔn)書戶內(nèi)工程設(shè)計(jì)審核批復(fù)表（供水管理中心出具）供用電方案協(xié)議建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)衛(wèi)生審查意見安全生產(chǎn)初步設(shè)計(jì)審查意見

法規(guī)性文件的收集整理方法3、法規(guī)性文件的整理方法：●法規(guī)性文件如為復(fù)印件，應(yīng)按以下要求進(jìn)行整理：①在復(fù)印件左下方注明原件存何處作何用，如“原件存我公司檔案室為辦房產(chǎn)權(quán)證用”。建設(shè)單位經(jīng)辦人員簽名、寫日期，并加蓋建設(shè)單位公章。②在卷內(nèi)目錄的備注欄注明“復(fù)印件”字樣。

③

復(fù)印件應(yīng)保持材料的原貌，不得放大或縮小復(fù)印?！穹ㄒ?guī)性文件如為原件，則不需要在卷內(nèi)目錄的備注欄注明“原件”。第七

節(jié)開發(fā)區(qū)工程檔案的整理要求開發(fā)區(qū)工程檔案的整理要求1、檔案裝具：●統(tǒng)一使用“3㎝”厚檔案盒?！駲n案盒封面無須填寫任何內(nèi)容?！駲n案盒脊背需填寫?？墒痔睢⒖缮w章?！皺n號”—填寫盒內(nèi)案卷的卷號；“案卷題名”—填寫工程名稱（全稱或合理簡稱）。開發(fā)區(qū)工程檔案的整理要求2、移交目錄：●應(yīng)提交一式三冊?！褚粌酝私ㄔO(shè)單位，兩冊檔案館留存?！窨啼浺平荒夸涬娮游募ǚ螹DB格式）光盤（只讀格式）一張。開發(fā)區(qū)工程檔案的整理要求3、委托書：●領(lǐng)取《檔案合格證》、《移交目錄》經(jīng)辦人應(yīng)與《概況表》中的移交人一致?！袢珙I(lǐng)取文書經(jīng)辦人與移交人不一致，應(yīng)由建設(shè)單位出具《委托書》，明確責(zé)任。開發(fā)區(qū)工程檔案的整理要求4、案卷目錄：●保管期限可填寫“永久”?！衩芗壙商顚憽皟?nèi)部”。第八

節(jié)常見問題及特殊問題處理辦法檔案整理的常見問題1、檔案審查時，常見問題出現(xiàn)概率：檔案整理的常見問題2、我館對檔案存在問題的處理方式●對出現(xiàn)上述常見問題兩個以上的，出具《審查意見》。一般情況下，會詳細(xì)列出各卷出現(xiàn)的問題。經(jīng)辦人在領(lǐng)取到《審查意見》時，應(yīng)逐一對照整改，最好換人復(fù)查，以免漏項(xiàng)，導(dǎo)致二次整改。特殊情況，如共性問題太多，無法一一體現(xiàn)時，需要經(jīng)辦人認(rèn)真自查、整改。特殊問題的處理辦法3、特殊事項(xiàng)較為重大的，應(yīng)按如下方法處理：●建設(shè)單位寫專題說明文件，說明事由，并承諾相關(guān)責(zé)任由建設(shè)單位承擔(dān)?！?/p>

專題說明一式三份，存于《移交目錄》扉頁。特殊問題的處理辦法4、其他特殊事項(xiàng)，可按如下方法處理：●填寫《移交書》的“移交說明”，說明事由，并承諾相關(guān)責(zé)任由建設(shè)單位承擔(dān)。“移交說明”欄需建設(shè)單位加蓋公章確認(rèn)責(zé)任。

●

撰寫《工程檔案專業(yè)驗(yàn)收報(bào)告》，說明“工程檔案存在問題及解決措施”。第九

節(jié)業(yè)務(wù)交流問答業(yè)務(wù)交流問答１、工程為原址部分重建，部分?jǐn)U建，相關(guān)用地文件均無留底，如何處理？●相關(guān)用地文件可以在區(qū)城建檔案館報(bào)建組復(fù)印，并用于建設(shè)完畢后，辦理產(chǎn)權(quán)用。●

將從區(qū)城建檔案館中復(fù)印出來的文件，再次復(fù)印后，存于工程竣工檔案中，不需要特別說明。用地文件，在工程檔案的收集要求中，就是收錄復(fù)印件。業(yè)務(wù)交流問答2、工程未經(jīng)主管部門工程招投標(biāo)信息網(wǎng)進(jìn)行招標(biāo)公告，只有建設(shè)單位進(jìn)行內(nèi)部招標(biāo)時發(fā)給區(qū)建設(shè)局的一份函，此文是否需要?dú)w檔，是否可以作為“中標(biāo)通知書”組卷？●工程招投標(biāo)信息網(wǎng)的招投標(biāo)項(xiàng)目有規(guī)定范圍。非規(guī)定范圍內(nèi)的建設(shè)項(xiàng)目，不需要掛網(wǎng)招標(biāo)。●此文非“中標(biāo)通知書”，可以不用收錄。業(yè)務(wù)交流問答3地形圖號在哪里可以查到？●地形圖號在開發(fā)區(qū)規(guī)劃局可以查到●開發(fā)區(qū)、蘿崗區(qū)檔案用表中，暫不填寫地形圖號。業(yè)務(wù)交流問答4、智能工程包含自動報(bào)警系統(tǒng)，通風(fēng)與空調(diào)包含防排煙系統(tǒng)，同為消防文件單項(xiàng)組卷，在排放順序上如何明確？●智能工程（火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)工程）與通風(fēng)與空調(diào)工程（防排煙系統(tǒng)工程）應(yīng)分別單獨(dú)組卷?！瘛爸悄芄こ蹋ɑ馂?zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)工程）排在“通風(fēng)與空調(diào)工程（防排煙系統(tǒng)工程）”之前業(yè)務(wù)交流問答5、排污核準(zhǔn)證原件已用于辦理排水許可證，如何提交？●如原件已用于辦理其他手續(xù)，可提交復(fù)印件，并按復(fù)印件要求進(jìn)行整理?！袢缃ㄔO(shè)過程未產(chǎn)生本文，可以不用提交，文件標(biāo)題不用體現(xiàn)在卷內(nèi)目錄上。業(yè)務(wù)交流問答6、園建竣工資料，檔案館提交內(nèi)容中未做要求？●園建及小區(qū)道路、綠化等建設(shè)內(nèi)容，屬居住小區(qū)的配套的室外工程，相關(guān)資料應(yīng)與同期建設(shè)完成的其他主要建筑資料一起歸檔?！駡@建及小區(qū)道路、綠化等工程的檔案整理方法，可參見“園林綠化”“市政基礎(chǔ)設(shè)施”工程的編制指南。業(yè)務(wù)交流問答7、裝飾裝修分部、通風(fēng)與空調(diào)分部等資料中的檢測報(bào)告，包括了節(jié)能類檢測報(bào)告（如玻璃、鋁窗等），節(jié)能分部組卷時，是否不用放相關(guān)檢測報(bào)告，僅備注標(biāo)明即可？●可以按共用文件整理方式處理?！裨?/p>