新公共管理視角下的文檔工作審視,公共管理論文內(nèi)容摘要：從新公共管理的視閾出發(fā),重新審視我們國家現(xiàn)有的文檔管理工作,力圖用公共管理的相關(guān)原理來解釋文檔管理的基礎(chǔ)理論,進(jìn)而改變傳統(tǒng)的文檔管理思維形式和理念,重新定位文檔工作的實(shí)踐目的,轉(zhuǎn)變管理理念,整合文檔工作的理論體系和思維取向。本文關(guān)鍵詞語：公共管理;文檔工作;文檔管理;績效評(píng)估;公共管理,是以為核心的公共部門綜合運(yùn)用政治、經(jīng)濟(jì)、法律和管理等手段對(duì)國家和公共組織進(jìn)行有效治理的管理活動(dòng)。文件和檔案作為從事公共管理活動(dòng)中必不可少的信息傳遞和保存工具,理應(yīng)被納入公共管理的范疇。20世紀(jì)80年代以來,公共部門的管理理念已發(fā)生了深入變化,從以行政理念為基礎(chǔ)的公共服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨芾砝砟顬榛A(chǔ)的公共服務(wù)。相應(yīng)的公共部門的管理方式,也在逐步由以官僚制為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)行政管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)橐允袌鰹榛A(chǔ)的新公共管理形式。為了適應(yīng)這一變化,當(dāng)代文檔工作作為公共管理實(shí)踐的基礎(chǔ),必須系統(tǒng)引入新公共管理的思維和理論體系來詮釋其管理價(jià)值和活動(dòng)規(guī)律。1新公共管理視閾下的文檔工作定位運(yùn)用新公共管理的理論來審視我們國家當(dāng)代文檔工作具有重大的理論和實(shí)踐意義。首先,新公共管理的理念及思維形式能為文檔工作提供新的理論與實(shí)踐指導(dǎo)以及范式轉(zhuǎn)變。其次,從新公共管理的角度詮釋文檔作為行政辦公工具所應(yīng)具備的特性和理論研究規(guī)律,是搞好檔案信息資源開發(fā)和政務(wù)信息公開、服務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)的重要理論根據(jù)。詳細(xì)來講,新公共管理視閾下的文檔工作應(yīng)作如下定位。1.1文檔信息是一種準(zhǔn)公共物品文檔作為直接反映和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,它的利用是面向所有公民的,一個(gè)利用者對(duì)文檔的使用并不會(huì)影響其他利用者對(duì)它的使用。另外,由于一部分文檔牽涉到保密問題,因而并不是所有的文檔都能提供應(yīng)利用者。從這個(gè)意義上講,文檔信息是一種準(zhǔn)公共物品,應(yīng)當(dāng)遭到公共管理理論的影響。1.2文檔部門受公共組織理論的影響文檔部門擔(dān)負(fù)著重要的公共事務(wù)管理任務(wù),即文檔管理工作,它屬于非強(qiáng)迫性公共組織,具有明顯的服務(wù)性。各級(jí)文檔管理部門是公共管理的基礎(chǔ)與構(gòu)架,履行著公共管理的職能,承當(dāng)著公共管理活動(dòng)的眾多責(zé)任。根據(jù)公共組織理論,文檔部門應(yīng)不斷致力于提高服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量,更好地完成社會(huì)賦予的公共責(zé)任及任務(wù)。1.3文檔工作受公共治理理論的影響公共治理理論本質(zhì)上是一種合作管理,強(qiáng)調(diào)信任機(jī)制的建立。新公共管理主張采用公共服務(wù)取向的公共治理新形式,在強(qiáng)調(diào)公共部門服務(wù)本質(zhì)的同時(shí),引入質(zhì)量管理控制思想。詳細(xì)到文檔部門,就是要以知足公眾利用的需求為出發(fā)點(diǎn),關(guān)心服務(wù)質(zhì)量的提高,強(qiáng)調(diào)公民介入和公共責(zé)任制。近些年興起的檔案中介機(jī)構(gòu)以及檔案數(shù)字化外包等,便是文檔部門公共治理新形式的詳細(xì)表現(xiàn)。1.4檔案政策是公共政策的一部分公共政策是為解決特定社會(huì)問題以及調(diào)整相關(guān)利益關(guān)系而制定的一系列行為準(zhǔn)則或行為規(guī)范。作為公共管理活動(dòng)的準(zhǔn)繩,它對(duì)整個(gè)公共管理經(jīng)過的影響宏大。檔案政策是國家為實(shí)現(xiàn)一定時(shí)期內(nèi)檔案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展目的而制定的基本行動(dòng)準(zhǔn)則。它指明了檔案事業(yè)建設(shè)發(fā)展的方向、重點(diǎn)與途徑,確立了國家檔案事業(yè)基礎(chǔ)構(gòu)造的形式和功能。由此可見,檔案政策是公共政策的重要組成部分。1.5文檔工作受公共管理倫理的制約公共管理倫理是以協(xié)調(diào)個(gè)人、組織與社會(huì)的關(guān)系為核心的公共管理行為準(zhǔn)則和規(guī)范系統(tǒng)。它或以公共管理系統(tǒng)為主體,或以公共管理者為主體,具有引導(dǎo)、規(guī)范、維系、選擇功能。文檔工作者需積極發(fā)揮公共管理者的職能,完成文檔管理目的,遵守文檔管理秩序,時(shí)刻以公共管理倫理來審視文檔工作的發(fā)展。2新公共管理視角下的文檔工作審視文檔反映了組織產(chǎn)生、發(fā)展甚至消亡的全部經(jīng)過,它既為上級(jí)提供決策根據(jù),又為上下級(jí)溝通提供便利,它是組織借以完成工作的基本行政工具。從這個(gè)意義上講,文檔工作既是公共管理的特定對(duì)象,也是公共管理的踐行者。用新公共管理的管理理念與形式來審視我們國家現(xiàn)有的文檔管理理論與實(shí)踐確有其必要性和可行性,同時(shí),我們可以以從新公共管理的視角看到我們國家文檔工作存在著很多缺乏和問題。2.1文檔部門效率意識(shí)不強(qiáng)官僚體制下的文檔工作注重規(guī)范化和制度化,強(qiáng)調(diào)在規(guī)定的制度框架內(nèi)展開管理工作,這在一定程度和范圍內(nèi)有助于提高文檔部門的辦事效率。但是,由于官僚體制本身存在局限性,文檔工作極有可能會(huì)陷入官僚主義的怪圈之中,變得機(jī)構(gòu)冗余、組織僵化,嚴(yán)密的規(guī)章制度以及一些沒有必要的辦事程序極大地降低了組織效率,不能及時(shí)適應(yīng)外界環(huán)境的變化。另外,文檔部門作為公共部門,絕大部分資金來自于財(cái)政撥款,沒有足夠的動(dòng)力與實(shí)力去提高管理效率。再加上文檔信息是一種公共物品,更使得文檔部門的活動(dòng)難以有高效率。2.2文檔部門公共責(zé)任意識(shí)匱乏文檔部門的公共責(zé)任,表現(xiàn)為文檔工作人員在文檔工作中通過或者行政機(jī)關(guān)的某些部門,來為公民或組織提供文檔利用,履行本身的公共責(zé)任。當(dāng)前,由于我們國家大多文檔管理部門待遇偏低、社會(huì)地位低下,工作人員積極性不高,公共責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。文檔工作人員往往只是局限于傳統(tǒng)的管理方式,坐等利用者上門,不會(huì)主動(dòng)出擊去了解利用者的需求,甚至對(duì)利用者的需求置之不理,這樣也就無法履行文檔部門的公共責(zé)任。2.3文檔部門人事管理落后官僚體制下的文檔工作竭力推崇工具理性的重要性,一味地追求組織的精到準(zhǔn)確性和成員的高度服從。因而,文檔部門的人事管理體制僵化,總是想方設(shè)法把員工管理嚴(yán)點(diǎn),強(qiáng)調(diào)自上而下垂直式的控制,片面強(qiáng)調(diào)服從布置,遵從派遣,員工很少有時(shí)機(jī)介入部門的重大決策及管理事務(wù),這就否認(rèn)了個(gè)人的需要、意愿及個(gè)性,阻礙了人才的成長,扼殺了員工的積極性和創(chuàng)造力,進(jìn)而使現(xiàn)有人才的作用得不到充分發(fā)揮。另外,文檔部門視事為中心,強(qiáng)調(diào)給人找事、為事配人,對(duì)人才只重?fù)碛胁恢厥褂?人才閑置、人才壓制、人才浪費(fèi)、人才流失現(xiàn)象嚴(yán)重。2.4文檔工作制度不健全文檔工作制度的制定和施行是文檔工作正常開展的重要前提和保障。當(dāng)下,盡管我們國家大部門文檔管理部門制定了一系列的工作制度與管理規(guī)范,但由于各單位的工作實(shí)際不同,因而,原則性條款居多,針對(duì)性和專指性不強(qiáng),過于含糊、籠統(tǒng),操作起來有一定的難度。另外,很多文檔部門往往不重視詳細(xì)文檔工作制度的制定與施行,只憑個(gè)人經(jīng)歷體驗(yàn)和口頭教授,造成文檔工作的不規(guī)范和紕漏。3新公共管理視閾下的文檔工作改革新時(shí)期的文檔工作,作為公共管理的對(duì)象和踐行者,應(yīng)努力運(yùn)用新公共管理的理念來進(jìn)行改革與創(chuàng)新。3.1引入公民介入機(jī)制新公共管理強(qiáng)調(diào)服務(wù)的民主導(dǎo)向、公民介入導(dǎo)向、顧客導(dǎo)向。對(duì)文檔部門服務(wù)效果進(jìn)行評(píng)判的最好選擇是文檔部門公共服務(wù)的對(duì)象,即文檔的利用者。文檔利用者對(duì)文檔工作的關(guān)注與介入,不僅意味著利用者能夠以社會(huì)主人和服務(wù)對(duì)象的角色協(xié)助和監(jiān)督文檔部門的工作,更意味著他們不再是傳統(tǒng)意義上的納稅人和服務(wù)接受者,而是文檔部門的問題架構(gòu)者,能夠幫助文檔部門界定重要問題,提出解決方案?？傊?文檔部門本身就是為服務(wù)廣大人民群眾而存在的,文檔工作本身就蘊(yùn)涵著服務(wù)和顧客至上的管理理念,文檔工作就應(yīng)以利用者為中心,以利用者的需求為導(dǎo)向,樹立公民取向的服務(wù)觀。3.2引入公共績效評(píng)估理念新公共管理主張引進(jìn)私營部門的管理哲學(xué)、形式、原則和技術(shù)方式方法來重塑形象,華而不實(shí)最重要的便是實(shí)行績效管理。通常來講,文檔部門所提供的公共服務(wù)的品質(zhì)好壞很難用客觀詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)來衡量,而績效評(píng)估正好能彌補(bǔ)這一缺憾,它不僅有助于文檔部門宏觀發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn),有助于提高文檔部門公共管理效能,而且有助于文檔部門明確責(zé)任,進(jìn)而提高公共管理水平。因而,引入績效評(píng)估理念,建立文檔部門的績效評(píng)估體系是特別有必要的。詳細(xì)來講,我們應(yīng)根據(jù)文檔部門的實(shí)際情況,探尋求索符合本部門實(shí)際情況的績效評(píng)估途徑,建立完好規(guī)范的績效評(píng)估體系。首先要加強(qiáng)宣傳,提高文檔部門對(duì)績效評(píng)估工作意義的認(rèn)識(shí),改變對(duì)績效評(píng)估的消極、抵觸態(tài)度,正確對(duì)待評(píng)估工作;其次要轉(zhuǎn)變觀念,樹立公民取向的績效觀,從公民的立場和角度來看待文檔部門的績效;再次要建立高效的評(píng)估體制,在文檔部門內(nèi)部建立完善的績效評(píng)估機(jī)構(gòu),對(duì)各部門施行的各種公共項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估,充分發(fā)揮文檔部門公共管理的有效手段,促進(jìn)文檔部門公共管理的民主化和透明化。3.3健全文檔工作人員的公共責(zé)任機(jī)制新公共管理強(qiáng)調(diào)明確的責(zé)任制。只要明確的責(zé)任,才能確保文檔工作的正常開展,提升文檔工作的整體水平。提升文檔管理服務(wù)意味著要完成相應(yīng)的公共責(zé)任。文檔工作人員的公共責(zé)任機(jī)制要通過工作人員對(duì)本職工作的完成情況與社會(huì)對(duì)其工作的評(píng)價(jià)以及在評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上獲得的相應(yīng)回報(bào)之間建立足夠的關(guān)聯(lián),以促使其更好的履行工作職責(zé)。文檔部門要充分履行公共管理的責(zé)任。詳細(xì)來講,就是要發(fā)揮文檔管理者的崗位職能,保持文檔管理目的,完成文檔管理職責(zé),遵守文檔管理規(guī)則程序,使文檔工作與其他公共管理系統(tǒng)的不同崗位之間構(gòu)成有序的合作。3.4大力開發(fā)文檔部門的人力資源新公共管理以為人力資源是第一資源,人是組織中最重要的資源,要重視采用各種鼓勵(lì)手段調(diào)動(dòng)人的積極性。詳細(xì)來講,首先要確立人力資源是第一資源的觀念,充分尊重人的價(jià)值,提高待遇,知人善用,做到文檔部門人才的合理配置;其次要積極開展員工教育培訓(xùn),全面提高文檔工作人員的素質(zhì),要嚴(yán)密結(jié)合經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的需要,采用切實(shí)可行的不同的教育培訓(xùn)方式相結(jié)合,把教育培訓(xùn)的目的真正轉(zhuǎn)到員工的全面協(xié)調(diào)發(fā)展上來,最大限度地開發(fā)員工的潛能;再次,要建立完善的鼓勵(lì)機(jī)制,構(gòu)建合理的鼓勵(lì)形式,充分利用員工的積極性來提高文檔部門的服務(wù)水平?？傊?我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到,運(yùn)用新公共管理的理念與形式來詮釋文檔管理理論與實(shí)踐確有其必要性,而且新公共管理視閾下的文檔工作還存在