PAGE供應商結(jié)款財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供應商之間的結(jié)款流程，確保公司資金的合理使用和供應商款項的及時支付，維護雙方良好的合作關(guān)系，保障公司運營的正常進行。2.適用范圍本制度適用于公司所有與供應商發(fā)生采購業(yè)務往來的部門及相關(guān)人員。3.基本原則合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務制度，確保結(jié)款行為合法合規(guī)。準確性原則：財務數(shù)據(jù)記錄準確無誤，結(jié)款金額、時間等信息與采購合同及實際業(yè)務相符。及時性原則：按照合同約定及時辦理結(jié)款手續(xù)，不得無故拖延。保密性原則：涉及供應商及公司財務信息嚴格保密，防止信息泄露。二、供應商選擇與合同簽訂1.供應商選擇資質(zhì)審查：采購部門負責對供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等相關(guān)證件的審核，確保供應商具備合法經(jīng)營資格。信譽評估：通過多種渠道了解供應商的信譽狀況，如過往合作記錄、行業(yè)口碑、銀行信用評級等，優(yōu)先選擇信譽良好的供應商合作。實地考察：對于重要供應商或新合作供應商，必要時進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務等情況，評估其是否符合公司要求。2.合同簽訂合同條款：采購合同應明確采購商品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式及期限等關(guān)鍵條款，確保雙方權(quán)利義務清晰。審核流程：采購合同簽訂前，需經(jīng)采購部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門審核。采購部門負責審核合同商務條款及采購需求的合理性；法務部門負責審核合同的合法性及合規(guī)性；財務部門負責審核付款方式、結(jié)算周期等財務條款的合理性及對公司資金流的影響。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。合同存檔：采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本交至財務部門存檔，作為后續(xù)結(jié)款的依據(jù)。三、采購業(yè)務流程與結(jié)算依據(jù)1.采購訂單下達采購部門根據(jù)公司需求向供應商下達采購訂單，采購訂單應明確采購商品或服務的具體要求、數(shù)量、價格、交貨時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.貨物驗收驗收標準：質(zhì)量部門或使用部門按照采購合同約定的質(zhì)量標準對供應商交付的貨物進行驗收，確保貨物符合要求。驗收報告：驗收合格后，驗收人員應出具驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，并簽字確認。驗收報告作為結(jié)算的重要依據(jù)之一。3.發(fā)票開具與傳遞發(fā)票要求：供應商應按照合同約定及國家稅務規(guī)定及時開具合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應與采購合同、實際業(yè)務相符，包括商品或服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。傳遞流程：供應商開具發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給公司采購部門。采購部門收到發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購訂單、驗收報告一致后，在規(guī)定時間內(nèi)將發(fā)票傳遞至財務部門。4.結(jié)算依據(jù)審核財務部門收到采購部門傳遞的采購訂單、驗收報告及發(fā)票后，對結(jié)算依據(jù)進行審核。審核內(nèi)容包括：采購訂單與合同條款是否相符，訂單審批手續(xù)是否齊全。驗收報告是否真實、準確，驗收人員簽字是否完整。發(fā)票是否合法有效，發(fā)票信息與采購訂單、驗收報告是否一致。四、結(jié)款流程1.申請環(huán)節(jié)采購部門在收到供應商發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料后，應在規(guī)定時間內(nèi)填寫付款申請單。付款申請單應注明供應商名稱、采購合同編號、采購商品或服務明細、發(fā)票號碼、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購訂單、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)附件。付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務審核環(huán)節(jié)財務部門收到付款申請單及相關(guān)附件后，對以下內(nèi)容進行審核：結(jié)算依據(jù)的完整性和準確性，確保各項資料齊全、相符。付款金額的計算是否正確，是否符合合同約定及相關(guān)財務規(guī)定。付款方式是否符合公司資金管理政策及合同約定。資金預算情況，確保付款在公司資金預算范圍內(nèi)。財務審核通過后，在付款申請單上簽字，并提交至財務負責人審批。3.審批環(huán)節(jié)財務負責人根據(jù)公司資金狀況、財務政策及相關(guān)規(guī)定對付款申請進行審批。審批通過后，在付款申請單上簽字確認。對于金額較大或特殊的付款申請，需提交公司管理層審批。4.付款環(huán)節(jié)財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照合同約定的付款方式及時安排付款。銀行轉(zhuǎn)賬：對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，財務人員應準確填寫付款信息，確保款項及時、準確到達供應商賬戶。付款完成后，及時取得銀行付款回單，并進行賬務處理。支票支付：如采用支票支付，財務人員應按照支票管理規(guī)定填寫支票，確保支票信息準確無誤。支票交付供應商時，應要求供應商在支票存根上簽字確認，并做好登記記錄。同時，跟蹤支票的使用情況，確?？铐椉皶r到賬。其他支付方式：對于其他特殊支付方式，應按照相應的管理規(guī)定和操作流程進行付款，并做好記錄和跟蹤。五、結(jié)款期限與逾期處理1.結(jié)款期限公司應按照采購合同約定的結(jié)款期限及時支付供應商款項。一般情況下，結(jié)款期限應在貨物驗收合格且收到供應商發(fā)票后的[X]個工作日內(nèi)。對于長期合作的優(yōu)質(zhì)供應商，可根據(jù)實際情況適當延長結(jié)款期限，但最長不得超過合同約定的期限。2.逾期處理原因分析：如因特殊原因?qū)е聼o法按時結(jié)款，采購部門應及時與供應商溝通，并向財務部門說明原因。財務部門應分析逾期原因，評估對公司信譽及供應商合作關(guān)系的影響。溝通協(xié)商：采購部門負責與供應商進行溝通協(xié)商，爭取供應商的理解，并根據(jù)實際情況確定新的結(jié)款時間。同時，向供應商承諾在今后的合作中盡量避免逾期情況的發(fā)生。違約責任承擔：如因公司原因逾期結(jié)款，按照采購合同約定承擔相應的違約責任，如支付逾期利息、違約金等。逾期利息及違約金的計算方式應在合同中明確約定，并按照財務規(guī)定進行賬務處理。信譽影響評估：財務部門應跟蹤逾期結(jié)款對公司信譽的影響，定期向公司管理層匯報。對于因逾期結(jié)款導致供應商合作意愿下降或?qū)拘抛u造成較大負面影響的情況，應及時采取措施加以解決，如調(diào)整結(jié)款政策、加強與供應商的溝通等。六、賬務處理與檔案管理1.賬務處理財務部門在完成付款后，應按照財務會計準則及時進行賬務處理。根據(jù)采購業(yè)務性質(zhì)，分別計入相應的成本、費用科目，并確保賬務記錄準確、清晰。同時，定期核對與供應商的往來賬目，確保賬賬相符、賬實相符。2.檔案管理檔案分類：與供應商結(jié)款相關(guān)的檔案資料應進行分類管理，包括采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款申請單、銀行付款回單等。檔案保存期限：按照國家檔案管理規(guī)定及公司內(nèi)部要求，確定各類檔案的保存期限。一般情況下，采購合同、發(fā)票等重要檔案應保存[X]年以上，以備查閱和審計。檔案存儲方式：采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行存儲。電子檔案應定期備份，確保數(shù)據(jù)安全；紙質(zhì)檔案應存放在專用檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。檔案查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱供應商結(jié)款檔案時，應填寫檔案查閱申請表或借閱登記表，注明查閱或借閱的檔案名稱、原因、時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。查閱或借閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復印、涂改或損壞檔案。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對供應商結(jié)款財務制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購業(yè)務流程的合規(guī)性、結(jié)算依據(jù)的真實性與準確性、結(jié)款流程的執(zhí)行情況、賬務處理的正確性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務自查財務部門應定期對供應商結(jié)款業(yè)務進行自查，檢查結(jié)款流程是否符合規(guī)定、財務數(shù)據(jù)是否準確無誤、與供應商的往來賬目是否清晰等。發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，并形成自查報告向公司管理層匯報。3.供應商反饋建立供應商反饋機制，定期收集供應商對公司結(jié)款情況的意見和建議。對于供應商提出的問題，及時進行調(diào)查