檔案管理規(guī)定目的：為加強(qiáng)檔案管理,有效保護(hù)和利用檔案，為集團(tuán)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制定本規(guī)定。1.1本規(guī)定所稱(chēng)“檔案”是指集團(tuán)（含下屬各部門(mén)、各公司）自籌建以來(lái)各種活動(dòng)中形成的、具有保存、研究及利用價(jià)值的各種形式的記錄。其中以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、消防項(xiàng)目等工程技術(shù)類(lèi)檔案為主體，同時(shí)還包括生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、黨群工作類(lèi)等方面的記錄資料。1.2集團(tuán)公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則。各部門(mén)（公司）要做好本單位各類(lèi)文件材料的形成、積累、整理、及立卷歸檔工作。在每項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)、銷(xiāo)售等活動(dòng)中形成的材料經(jīng)過(guò)加工處理后，統(tǒng)一歸檔管理，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。1.3辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。其所屬的檔案室具體承擔(dān)檔案的接收、收集、保管和提供利用等職責(zé)，對(duì)集團(tuán)下屬企業(yè)的檔案管理進(jìn)行檢查指導(dǎo)。1.4凡集團(tuán)需要立卷歸檔的資料，任何人不得據(jù)為己有，不得擅自銷(xiāo)毀、出賣(mài)，密級(jí)檔案不得泄露。1.5歸檔范圍：1.5.1開(kāi)發(fā)(消防)工程技術(shù)檔案：在新建、改建、擴(kuò)建的開(kāi)發(fā)建設(shè)工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收中，形成的工程規(guī)劃、報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工記錄、竣工圖、交接驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批的文件資料。1.5.2生產(chǎn)技術(shù)檔案：在產(chǎn)品試制、試驗(yàn)、制造中形成的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計(jì)、制造試驗(yàn)依據(jù)和審批鑒定（包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、設(shè)計(jì)更改）等質(zhì)量記錄的資料。1.5.3經(jīng)營(yíng)管理檔案：各種計(jì)劃管理、責(zé)任制管理、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、綜合性統(tǒng)計(jì)分析；屬集團(tuán)所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密；集團(tuán)信用管理、形象宣傳；商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料、有關(guān)的資信調(diào)查；經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理、服務(wù)質(zhì)量管理；招投標(biāo)項(xiàng)目管理等資料。1.5.4設(shè)備儀器檔案：自制、外購(gòu)設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件；設(shè)備儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收或接收資料；設(shè)備儀器的安裝調(diào)試資料；設(shè)備儀器的使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢資料；事故分析和處理的文件資料。1.5.5文書(shū)檔案：在集團(tuán)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、紀(jì)檢、保衛(wèi)工作中形成的各種文件資料；在集團(tuán)行政工作中形成的各種文件資料；上級(jí)各有關(guān)部門(mén)下發(fā)的各種文件資料。1.5.6聲像檔案：在集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的、具有保存和利用價(jià)值的照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片等載體的檔案資料。1.5.7電子檔案：各部門(mén)（公司）在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中采用CAD技術(shù)形成的電子文件及其支持軟件。1.5.8實(shí)物檔案：集團(tuán)獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予的獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)等實(shí)物。1.6歸檔標(biāo)準(zhǔn)1.6.1歸檔文件資料應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。1.6.2歸檔文件資料必須準(zhǔn)確地反映集團(tuán)生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理以及黨、政、工、團(tuán)等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。1.6.3歸檔文件資料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的，可歸檔具有憑證作用、使用價(jià)值的文件材料。1.6.4歸檔文件資料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。要使用質(zhì)地優(yōu)良的紙張繪制和書(shū)寫(xiě)，做到字跡工整、圖像清楚、反差良好、圖紙幅面、編號(hào)和簽字手續(xù)要符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。1.6.5歸檔的文件資料，由歸檔單位或個(gè)人填寫(xiě)移交目錄一式兩份；向集團(tuán)檔案室移交時(shí)，雙方要履行簽字手續(xù)，移交目錄各持一份備查。1.7歸檔時(shí)間1.7.1工程技術(shù)檔案，要按照工程項(xiàng)目要求，分期分批隨時(shí)立卷歸檔。確因工程需要不能隨時(shí)歸檔的，經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，可在工程項(xiàng)目竣工后一次性立卷歸檔。1.7.2生產(chǎn)技術(shù)檔案，產(chǎn)品設(shè)計(jì)底圖要在審簽后歸檔，藍(lán)圖及文件資料要在產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后歸檔；產(chǎn)品設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)等質(zhì)量記錄文件隨藍(lán)圖檔案一并立卷歸檔；工藝文件和工藝裝備，按歸檔計(jì)劃，經(jīng)總工室審簽后歸檔。1.7.3經(jīng)營(yíng)管理檔案，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年第一季度歸檔。1.7.4設(shè)備儀器檔案，要在每臺(tái)設(shè)備儀器安裝調(diào)試驗(yàn)收后，及時(shí)移交歸檔。1.7.5文書(shū)檔案，各單位職能部門(mén)應(yīng)在下一年度的第一季度向集團(tuán)檔案室移交，對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件、特殊載體，為了便于日常工作的查考，也可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。1.7.6實(shí)物檔案，要隨時(shí)移交歸檔。1.7.7聲像、電子檔案，短期項(xiàng)目要在完成后一周內(nèi)歸檔；長(zhǎng)期項(xiàng)目則須經(jīng)電腦部進(jìn)行鑒定后，分期、分批歸檔。1.8檔案分類(lèi)管理1.8.1檔案實(shí)行分類(lèi)編號(hào)（一）開(kāi)發(fā)技術(shù)檔案，按各工程項(xiàng)目的不同類(lèi)別分別進(jìn)行編號(hào)。（二）消防技術(shù)檔案，按各工程項(xiàng)目歸檔的不同時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。（三）經(jīng)營(yíng)管理檔案，按檔案的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行編號(hào)。（四）文書(shū)檔案，按時(shí)間——問(wèn)題立卷，按年代順序分別編號(hào)。（五）聲像檔案，按不同載體——問(wèn)題分別編號(hào)。（六）實(shí)物檔案，按實(shí)物類(lèi)別分類(lèi)編號(hào)。（七）電子檔案，按年度——機(jī)構(gòu)——問(wèn)題分類(lèi)編號(hào)。1.8.2對(duì)接收的檔案，要編制總目錄和分類(lèi)目錄，并根據(jù)需要編制檔案檢索工具，進(jìn)行檔案著錄工作。1.8.3接收檔案時(shí)必須認(rèn)真驗(yàn)收，保證檔案質(zhì)量，并辦理移交手續(xù)。檔案存放要有專(zhuān)用庫(kù)房、專(zhuān)用柜架，檔案排列方法要科學(xué)和便于查找。檔案柜、袋要標(biāo)明存放檔案的名稱(chēng)、圖號(hào)。庫(kù)存檔案要定期進(jìn)行清理核對(duì)工作，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷(xiāo)賬卡時(shí)，要注明原因，保存依據(jù)。1.8.4檔案庫(kù)房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境；尤其要具有防盜、防火、防潮、防塵、防有害氣體、防濕、防蟲(chóng)等安全措施；庫(kù)房門(mén)窗設(shè)施要堅(jiān)固安全；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、點(diǎn)燃明火、存放易燃易爆物品，不允許放置私人物品。1.9檔案分級(jí)管理1.9.1根據(jù)規(guī)定，劃分檔案密級(jí)。檔案密級(jí)分秘密、機(jī)密、絕密三種。編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久（50年以上）、長(zhǎng)期（15年至50年）、短期（15年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：（一）對(duì)集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。（二）對(duì)集團(tuán)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期、短期保存。（三）凡是介于兩種期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。1.9.2檔案鑒定工作要由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案員參加組成的鑒定小組，負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，并注明日期。1.9.3通過(guò)檔案鑒定，要?jiǎng)澐殖鰴n案密級(jí)和保管期限。鑒定中如果發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)修改和補(bǔ)充。1.9.4對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過(guò)鑒定后，要造具清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀密級(jí)檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。1.9.5要按期做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠。1.9.6檔案管理要逐步建立以電子計(jì)算機(jī)管理為主的管理體系，為檔案的全面開(kāi)發(fā)利用和升級(jí)管理提供有利條件。1.9.7各部門(mén)（公司）要充分利用檔案資源，對(duì)其進(jìn)行加工整理、匯編專(zhuān)題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、工程簡(jiǎn)介、數(shù)據(jù)、圖表手冊(cè)等。1.9.8集團(tuán)所有人員要查閱檔案，必須根據(jù)檔案的機(jī)密等級(jí)，履行不同的批準(zhǔn)手續(xù)。查閱一般管理性和技術(shù)性檔案，可事先填寫(xiě)“檔案查閱審批單”，然后由部門(mén)主管、辦公室主任簽字批準(zhǔn)，再到檔案室進(jìn)行查閱；查閱機(jī)密檔案，要經(jīng)部門(mén)主管、辦公室主任，主管副總簽字批準(zhǔn)，再到檔案室查閱；查閱絕密檔案，要經(jīng)主管副總審核、由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。查閱黨務(wù)系統(tǒng)歸檔的文件，要經(jīng)黨委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。1.9.9借用檔案者，對(duì)所借的檔案，應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得擅自轉(zhuǎn)借或翻印復(fù)制。嚴(yán)禁在檔案上劃標(biāo)記、涂改、將檔案損壞或丟失。借閱時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借出或收回的檔案，必須當(dāng)面清點(diǎn)，詳細(xì)檢查，嚴(yán)格借閱手續(xù)。發(fā)現(xiàn)借出的檔案被損壞或丟失，檔案員要追究其責(zé)任，并報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批處理。1.10附則1.10.1本辦法的有關(guān)章、條內(nèi)容，要落實(shí)到全體員工個(gè)人的工作程序之中，各部門(mén)按規(guī)定在年終時(shí)進(jìn)行考核。1.10.2集團(tuán)下屬各單位應(yīng)依照本規(guī)定內(nèi)容做好本單位檔案管理工作。1.10.3集團(tuán)各類(lèi)檔案的密級(jí)劃分：（一） 絕密檔案，指公司現(xiàn)存的房屋所有權(quán)證、國(guó)有土地使用權(quán)證、中標(biāo)通知書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、商品房預(yù)售許可證、房屋拆遷許可證、履約保證書(shū)、竣工驗(yàn)收備案證、收費(fèi)許可證、資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)登記批準(zhǔn)證書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、審核意見(jiàn)書(shū)、掛牌成交確認(rèn)書(shū)、選址意見(jiàn)書(shū)、國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同、房產(chǎn)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、工程竣工檔案、竣工圖等。（二） 機(jī)密檔案，指重要性業(yè)務(wù)合同和協(xié)議，其中包括各類(lèi)施工合同、設(shè)計(jì)合同、購(gòu)銷(xiāo)合同、承攬合同、監(jiān)理合同、勘查合同、定貨合同、買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、商業(yè)合同、抵款協(xié)議、合作協(xié)議等；還包括重要函件、批復(fù)、報(bào)件、審批、承諾書(shū)、勘查綱要、策劃條件、工程規(guī)劃、施工設(shè)計(jì)、施工記錄、驗(yàn)收意見(jiàn)、驗(yàn)收評(píng)定，以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)的文件資料。（三） 秘密檔案，指一般會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、技術(shù)說(shuō)明、告知書(shū)、判決書(shū)，以及產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、工藝裝備以及產(chǎn)品的設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)、設(shè)計(jì)更改等技術(shù)資料。集團(tuán)在黨務(wù)工