標(biāo)準(zhǔn)化文件撰寫沒有規(guī)則——不成方圓！制定：曹如進拉馬的炮兵一位年輕有為的炮兵軍官上任伊始，到下屬部隊視察其操練狀況。他在幾個部隊發(fā)覺相同的狀況：在一個單位操練中，總有一名士兵自始至終站在大炮的炮管下面，文風(fēng)不動。軍官不解，究其緣由，得到的答案是：操練條例就是這樣要求的。軍官回去反得查閱軍團事文獻，最終發(fā)覺，長期以來，炮兵的操練條例仍因循非機械化時代的規(guī)則。站在炮管下的士兵任務(wù)是負(fù)責(zé)拉住馬的韁繩（在那個時代，大炮是馬車運載到前線的），以便在大炮放射后調(diào)整由于后坐力產(chǎn)生的距離偏差，削減再次瞄準(zhǔn)所須要的時間?，F(xiàn)在大炮的自動化和機械水平很高，已經(jīng)不再須要這樣一個角色了，但操練的條例倒沒有剛好地調(diào)整，因此才出現(xiàn)了"不拉馬的士兵"。軍官的發(fā)覺使他獲得國防部的嘉獎。書目文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實施與跟進一、系統(tǒng)化的管理平臺理念共振（老板意識）管理團隊（左膀右臂）監(jiān)控機制（適時限制）考評激勵（企業(yè)文化）運作體系（制度、規(guī)則）標(biāo)準(zhǔn)化文件體系在各種體系建立和運行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持書面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。（2）工作的依據(jù)建立文件體系最重要的作用即是全部的工作有所依循，保持一樣和穩(wěn)定的工作方式，以避開不同的人在操作相同的工作時出現(xiàn)不一樣的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清晰。

二．文件的重要性（3）

提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)全部的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。（4）

防止閱歷的流失書面化的運行體系亦可避開由于人員的流失而導(dǎo)致閱歷的流失，從而造成動作上的因難。

（5）改善人際關(guān)系由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大削減了口頭式的叮囑和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機會。（6）員工的責(zé)任心和榮譽感執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽感。

二．文件的重要性三．公司文件的架構(gòu)（一）目前建立的文件體系，一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個層次，即：一階文件：規(guī)定/手冊二階文件：制度/方法/程序三階文件；工作指導(dǎo)書四階文件：表單或表格但是，并不是每家企業(yè)都必需建立上述架構(gòu)的體系文件，很多規(guī)模較小制程簡潔的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)劃分為3個層次，即：一階文件：手冊二階文件：制度/程序/工作指導(dǎo)書三階文件：表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時亦需考慮公司將來的擴充和發(fā)展等。書目文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件日常管理文件實施與改進一、文件的分類按管制方式分：受控文件：對發(fā)行/運用/保管/作廢等需限制的。如：制度、規(guī)定、手冊/、方法、程序/指導(dǎo)書、工作指引/表單、圖紙、外來文件）非受控文件：臨時性或補充性的。（通知，公告、內(nèi)部要求，培訓(xùn)教材）按內(nèi)容分：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（圖紙/QC工程表/外協(xié)標(biāo)準(zhǔn)）工作標(biāo)準(zhǔn)（操作指導(dǎo)書，檢驗指導(dǎo)書）管理標(biāo)準(zhǔn)（制度/方法/程序）按來源分：公司文件外來文件（國際標(biāo)準(zhǔn)/國家標(biāo)準(zhǔn)/團隊標(biāo)準(zhǔn)/客戶要求）我們重點在管理公司內(nèi)部受控文件二、文件結(jié)構(gòu)圖一階二階三階四階規(guī)定/手冊：闡述公司的大政方針,綱領(lǐng)性策略性文件制度/方法/程序：規(guī)范工作依次、職責(zé)與實施方法，流程性管理文件工作指引/作業(yè)指導(dǎo)書：規(guī)范如何完成作業(yè)的方法，指導(dǎo)性文件表單/記錄/作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：管理活動所產(chǎn)生的結(jié)果，驗證性文件外來文件也是須要管制的，但因為其特殊及不行預(yù)料性，故放在第四階文件中規(guī)范二．文件體系的架構(gòu)（二）文件架構(gòu)的說明1．規(guī)定/手冊對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，規(guī)定/手冊即是公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運行上的大綱要求，簡言之，手冊即要求我們應(yīng)當(dāng)要做哪些工作。2．方法/程序程序即是明確規(guī)定工作進行的途徑，亦就是說，針對手冊要求的工作和要求程序需具體描述。文件化的程序通常包括活動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由誰來做；應(yīng)運用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄等。二．文件體系的架構(gòu)3．工作指引/工作指導(dǎo)書工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它具體敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作.4．表單格式化的記錄清晰明白，易于保管，所以在編撰文件時，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得留意的是大量的或設(shè)計困難的表格會令工作困難化，降低效率，所以設(shè)計表格應(yīng)力求共享，在表達明白的前提下，精簡填寫項目和內(nèi)容。其他文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(圖紙、品質(zhì)支配、QC工程表、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、操作標(biāo)準(zhǔn)、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)等)、管理標(biāo)準(zhǔn)(培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等)通知/公告：臨時性或針對某一具體事務(wù)的要求，經(jīng)運用總結(jié)后要逐步補充入管制的一二三階文件中。外來文件：國際法規(guī)，行業(yè)要求，客戶規(guī)范等

二．文件體系的架構(gòu)一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序，例如：選購 程序、訂正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備運用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦可歸納為工作指導(dǎo)書類文件，但我們規(guī)劃在四階文件內(nèi)。

三、文件的編號方式流水號00001…部門代碼文件類別代碼（1一階文件、2二階文件以此類推）一二三階文件編號方式表單編號方式表單流水號（00001…）部門代碼若因組織調(diào)整,不影響已發(fā)放的文件編碼方式,待重新?lián)Q版時再行更新.※技術(shù)文件均由制訂單位依據(jù)相關(guān)編碼規(guī)則進行編號各公司代碼（HLTG代表泓淋集團）各公司代碼（HLTG代表泓淋集團）表單性質(zhì)代碼（Q/E/ERP/CMS）（表單版本A,B,C…）書目文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實施與跟進一、哪種狀況下須要制定文件制度如有下述狀況之一:新設(shè)組織時管理可以系統(tǒng)化時反復(fù)情形次數(shù)比較多時相同的作業(yè)方式、步驟由多數(shù)人同時(或重復(fù))執(zhí)行缺點、不良或投訴埋怨等狀況發(fā)生頻繁需求量大(多)客戶或外部政策要求工作須要常常溝通與協(xié)調(diào)時二、文件的編寫結(jié)構(gòu)一、一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的須要，一份文件一般完整結(jié)構(gòu)有：1．目的2．范圍3．權(quán)責(zé)4．定義5．作業(yè)內(nèi)容/作業(yè)程序6．相關(guān)文件7.附件現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一具體敘述：1．目的應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的，即“做這件事是為了什么”？

二、文件的編寫結(jié)構(gòu)2．范圍規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時機，范圍的界定干脆確定文件的功能范圍，所以編寫時應(yīng)留意它的涵蓋性。例如某公司有手動和自動的繞線機，假如文件的內(nèi)容只針對手動的繞線機，卻將文件的范圍寫成“適用于公司全部繞線機的運用”，即是明顯的錯誤。3．權(quán)責(zé)即在文件運行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)，一般時常會就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)做簡潔敘述，但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的權(quán)責(zé)。4．定義亦即名詞說明，針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語、英文縮寫做明確說明，會令文件內(nèi)容更清晰明白。

三、文件的編寫結(jié)構(gòu)5．程序/作業(yè)內(nèi)容即工作執(zhí)行的方法、過程和要求，一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩個部份。（1）流程圖：以流程圖的形式描述工作進行和程序，會更簡潔了解文件內(nèi)容，但是并非每份文件都需流程圖，完全視乎文件類型。（2）文件內(nèi)容：在編寫文件內(nèi)容時，確定需留意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）結(jié)合，即由誰（WHO），在何時（WHEN），在何地（WHERE），做何事（WHAT），為什么做（WHY），怎樣做（HOW），缺少任何一個W或H，都有可能使文件的內(nèi)容不易理解。三、文件的編寫結(jié)構(gòu)6．參考文件資料用以索引文件中所提到或引用的文件資料，在索引文件時，最好將文件的編號同時附在文件名之后，以及便查找，但是不行將文件版本附上。7．附件一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所運用的表單，公司所有的表單都應(yīng)從今而來，最好將表單的編號附在名稱后，但是也不行以附版本。8．以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu)，為了整齊可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu)。但是并非全部的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu)，鑒于文件的內(nèi)容的須要，可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項目。

四、文件的格式格式體現(xiàn)一種文化格式是一種權(quán)威的體現(xiàn)格式便于溝通有格式的文件便于閱讀與思維一二階文件格式首頁樣式內(nèi)文樣式一二階文件的內(nèi)容必需包含以下內(nèi)容1.0目的2.0適用范圍3.0職責(zé)4.0定義5.0工作程序6.0相關(guān)文件7.0附件其他文件的制作其它文件的格式不拘，但同一類別的文件格式需標(biāo)準(zhǔn)化，且可明確識別以下項目：1)文件名稱2)文件編號3)文件版次4)頁次5)生效日期6)制定、審核、批準(zhǔn)的簽認(rèn)其他的書寫習(xí)慣三級制審批制：制定審核批準(zhǔn)審批自下至上，自右至左文件字體習(xí)慣標(biāo)題一般用16號（三號）字體，加粗宋體內(nèi)文一般用12號（小四）字體，標(biāo)準(zhǔn)宋體小題目如“目的”可用14號（四號）加粗宋體序號標(biāo)識習(xí)慣1.0

1.11.1.1A.a).五、文件編寫的幾點小技巧自下至上的編寫—讓一線人員編寫,主管審核目標(biāo)指向—制度必需面對目標(biāo)先列出流程圖與職責(zé)避開抽象如：上緊螺絲時要當(dāng)心——詞語模糊列出全部限制點,盡量數(shù)據(jù)化(如微笑,露出八顆牙)表單記錄要細(xì)化讓新人看看,是否可會操作五、文件編寫的幾點小技巧（一）、忌簡潔草率，未將全部的工作要求都納入體系。（二）、忌過于彈性化，失去可操作性。（三）、忌志向主義化，導(dǎo)致無法實施。（四）、忌部門主義化，導(dǎo)致其它部門無法協(xié)作。（五）、忌咬文嚼字，理解困難。編寫文件的五忌六、文件編寫的具體程度取決于人員的實力；取決于組織規(guī)模大小，產(chǎn)品困難程度；過程困難程度；七．流程圖繪制在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會更簡潔理解文件內(nèi)容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清晰明白即可。1．流程圖常用的符號

七．流程圖繪制表示開始表示條件判斷、檢驗及查核表示執(zhí)行處理某一單項作業(yè)表示作業(yè)路徑線(流程線)表示所用表格(一個或多個)或文件(人工表格或文件)表示連接點,在流程圖繪制時因空間關(guān)系或換頁時使用“○”.內(nèi)以英文代號區(qū)別指各類流程的結(jié)束時所使用的符號

A七．流程圖繪制此范例是一個最簡潔的流程圖，您可以隨意發(fā)揮。例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項目負(fù)責(zé)人記錄備料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度限制表投料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報七．流程圖繪制例二：流程圖將執(zhí)行項目、負(fù)責(zé)人及運用的記錄分開注明，易看易懂，也是制作流程圖的常用方法之一。總之，運用流程圖的目的就是清晰、一目了然，假如有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時或許不簡潔看明白，所以應(yīng)留意流程圖運用的時機。書目文件的目的與意義文件架構(gòu)文件編寫方法文件管理文件實施與跟進一、文件的審查、批準(zhǔn)一般規(guī)模較小的公司，文件制作完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布運用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因為部門專業(yè)化的一些文件由本部門自行審批可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門核準(zhǔn)運用，掩蓋了其它部門的要求的看法，在運用中難免會對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，很多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：

一、文件的審查、批準(zhǔn)X企業(yè)有限公司公司文件審查、核準(zhǔn)文件類別審查核準(zhǔn)規(guī)定/手冊各部門主管董事長程序各部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書部門主管經(jīng)理圖紙工程部主管

一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的作用是提出適合于其部門的看法，并加以修訂補充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。二、文件審批文件類別擬制會審機構(gòu)審核批準(zhǔn)備注手冊類體系擔(dān)當(dāng)各部門主管管代總經(jīng)理辦法類/程序文件部門主管各部門主管廠務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理/管代管理指引/標(biāo)準(zhǔn)部門主管/一般人員各部門主管部門經(jīng)理管代表單記錄依文件批準(zhǔn)層級公共性管理指引，由制定單位召開相關(guān)主管進行說明。二、我們的文件審批其它文件最少需部門經(jīng)理審批須要會審的文件經(jīng)由相關(guān)部門會審后，由文件制定單位記錄于《文件會審記錄表》圖紙等技術(shù)文件另外規(guī)定簽核流程公告（含通知、公告、通告）等需副總級別以上人員批準(zhǔn)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由各部門經(jīng)理或副總簽批，但要留意其他部門的看法回復(fù)。三、文件發(fā)布文控中心標(biāo)準(zhǔn)化后，再依權(quán)限呈簽由制訂單位確定分發(fā)范圍和數(shù)量原件交由文控中心歸檔，作成《體系文件總覽表》發(fā)放確定要作好發(fā)放記錄《文件簽收記錄表》文件接受時留意每頁有受控章非受控文件也可以干脆在原稿背面簽名，以示收到文件補發(fā)：文件若因損壞或遺失或有增加運用份數(shù)的必要，由運用單位填寫《文件增補申請表》四、文件修訂在以下的狀況下要修訂相關(guān)文件：例外事務(wù)越來越多時任務(wù)內(nèi)容難或執(zhí)行難時當(dāng)產(chǎn)品的質(zhì)量水平已經(jīng)變更時當(dāng)發(fā)覺問題及變更步驟時當(dāng)部件或材料已經(jīng)變更時當(dāng)機器工具或儀器已經(jīng)變更時當(dāng)工作程序已經(jīng)變更時當(dāng)方法、工具或機器已經(jīng)變更時當(dāng)要適應(yīng)外部因素變更（如環(huán)境的問題）時當(dāng)法律和規(guī)章（產(chǎn)品賠償責(zé)任法律）已經(jīng)變更時標(biāo)準(zhǔn)（ISO等）已經(jīng)變更非受控文件（如公告、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單）實施一段時間后，有效果時文件修訂要剛好，但忌太過于頻繁版次變更大幅度變更——變更的內(nèi)容達30％以上，或小變更已超過9次，改版小幅度變更——文件只做局部上修訂，只需換頁（即首頁與變更頁）。改版次變更標(biāo)識：“文件版次”是有2位阿拉伯?dāng)?shù)字，個位數(shù)字表示“版別”（從1起先），小數(shù)點后的數(shù)字表示“小變更次數(shù)”（從0起先）每次變要在首頁記錄，并在〈文件變更一覽表〉中登錄，收回原稿，發(fā)放新稿。誰提出：本單位可干脆修改，其他單位需提出《文件申請表》經(jīng)原審批流程批準(zhǔn)后方可變更五、文件保管文控中心必需妥當(dāng)保管好文件文件接受單位是保管單位找不到文件就是最大的問題保管的幾點要求1.任何狀況下都不得對文件進行標(biāo)記,涂改或作記號2.受控文件不得復(fù)印,如確有須要,可申請增發(fā)3.文件應(yīng)置放于明顯、易于取得、運用者明確的位置。4.各部門也要一份文件清單5