時間管理主講劉敏興第一講時間管理的優(yōu)先矩陣時間管理優(yōu)先矩陣時間管理優(yōu)先矩陣圖緊急不緊急重要不重要緊急不緊急重要不重要時間管理重要性

與緊迫性示意圖緊急不緊急重要不重要如何區(qū)分事情的輕重緩急第二講時間管理的80/20法則優(yōu)先順序決策的必要性運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序設(shè)定優(yōu)先順序的好處只做重要而且是必要的任務(wù)每一次只集中在一件事情上80/20時間原則在一個特定的組群或團(tuán)隊內(nèi),這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值.80:20時間原則投入造成產(chǎn)出投入時間的80%(“次要的多數(shù)”問題)投入時間的20%(“重要的少數(shù)”問題)產(chǎn)出的20%產(chǎn)出的80%造成運用ABC分析法

來設(shè)定優(yōu)先順序C任務(wù)A任務(wù)B任務(wù)65%20%15%15%20%65%由功能有效的達(dá)成角度觀之,占所有任務(wù)的百分比(目的達(dá)成)占所有任務(wù)組合的百分比任務(wù)價值觀15%A計劃65%B計劃20%C計劃100%85%65%15%任務(wù)量（消耗）任務(wù)價值（貢獻(xiàn)）80/20與授權(quán)的關(guān)系授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)鍵性的作為其直接或間接的好處是很可觀的幫助領(lǐng)導(dǎo)者減輕負(fù)擔(dān)或減省時間自檢在一天里你怎樣運用時間管理80：20原則？在工作中你的領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)給你時是否考慮到5個W一個H？當(dāng)你成為領(lǐng)導(dǎo)時，你如何運用5個W一個H？第三講浪費時間的外在因

素及解決方法(一)電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法電話干擾的解決方法阻絕干擾1.處理2.轉(zhuǎn)接3.暫緩4.速辦5.清凈時間運用電話節(jié)省時間暗示他談話即將結(jié)束提到有時間限制突然造訪的不速之客1.解決方法

延后處理把訪客轉(zhuǎn)交給別人另外安排時間2.回答問題簡明扼要長話短說門戶開放的不速之客解決方法1.學(xué)會過濾2.轉(zhuǎn)移地點3.站起來說話4.不要讓別人找到你用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q原因：員工能力不足1.公司雇人程序出錯；2.該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，導(dǎo)致員工不知道工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。解決的方法：1.教導(dǎo)員工善用時間2.提升員工時間管理的成本意識社交閑談的原因及解決解決方法：

過濾訪客與電話衡量辦公地點是否恰當(dāng)設(shè)置一些暗示社交時間的結(jié)束技巧第四講浪費時間的外在因

素及解決方法(二)浪費時間的外在因素權(quán)責(zé)混淆的解決方法溝通不良的解決方法進(jìn)度失控的解決方法資料不全的解決方法權(quán)責(zé)混淆的原因及解決權(quán)責(zé)混淆是浪費時間、降低效率的一種最主要的因素：1.權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工作項目的說明上，說明含糊不清就會導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。2.權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會浪費許多時間，甚至浪費精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。權(quán)責(zé)混淆的解決1.定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定2.權(quán)責(zé)對等交出職責(zé)時一定要授予同等的權(quán)利主動檢討并提供對等的職權(quán)案例某公司銷售部的一名副經(jīng)理A計劃對銷售人員做一次培訓(xùn)，他直接跟外面的一些培訓(xùn)師資聯(lián)絡(luò)、討論、甚至談到報酬問題?？墒枪镜娜肆Y源部主管B，在他的年度計劃里已經(jīng)安排在某一段時間對銷售部的員工進(jìn)行類似的培訓(xùn)。這就造成了權(quán)責(zé)混淆，沒有做好協(xié)調(diào)工作，造成公司無謂的浪費。溝通不良的原因及解決浪費時間的原因：不明白事情的重要性沒有時間沒有傾聽溝通的目的不明確時機(jī)不當(dāng)溝通的機(jī)會不夠溝通不良的解決1.學(xué)習(xí)改善溝通技巧的步驟2.學(xué)會做好一個傾聽3.使用恰當(dāng)字眼4.運用非語言式的溝通改善溝通技巧弄清目標(biāo)；排除偏見及時記錄用字譴詞是一件非常重要的事情進(jìn)度失控的原因及解決浪費時間的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的進(jìn)度工具，認(rèn)為完善的計劃會自行達(dá)成目標(biāo)，沒有加強控制及提出適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度報告資料不全的原因及解決浪費時間的原因：1.不明白事情的重要性；2.沒有系統(tǒng)，不知道要何種資料以及這些資料的可靠性，這種情況也會造成浪費時間。解決方法：1.認(rèn)清事情的重要性，排除優(yōu)先順序2.系統(tǒng)強調(diào)的是有條理，有步驟，還要有組織性。本講總結(jié)本講對權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全這四種外部因素進(jìn)行了分析并提出了解決之道。重點對權(quán)責(zé)混淆、溝通不良這兩種因素進(jìn)行了分析。第五講浪費時間的外在因

素及解決方法(三)會議耽誤的原因及解決方法文件復(fù)雜的原因及解決方法工作擱置的原因及解決方法旅行不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法會議耽誤的原因及解決浪費時間的原因：1.會議沒有適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備，或者沒有會議目的2.會議沒有議程3.開會找錯人參加，或者是參加的人太多或太少，或者是關(guān)鍵的人沒有到會4.開會沒有計劃5.會議過多或會議時間過長6.不能準(zhǔn)時開會，或者不能準(zhǔn)時散會7.開會時間有外來干擾8.討論脫離議程的內(nèi)容浪費時間9.會議沒有結(jié)論，甚至?xí)鵁o議，議而未決10.沒有追蹤對會議的執(zhí)行情況會議耽誤的解決方法會議要有目的，沒有目的就不開會召開會議首先安排會議的議程對于找錯人參加、參加的人數(shù)太多、太少的解決方法安排適當(dāng)?shù)挠媱潟h的時間和次數(shù)要適當(dāng)務(wù)必準(zhǔn)時開會和散會應(yīng)付干擾、提高效率的辦法就是指定規(guī)則對于脫離討論議題的解決辦法會要有議，議要有決，決要有行追蹤會議決議的執(zhí)行文件復(fù)雜的原因及解決解決的方法對于優(yōu)柔寡斷解決的方法不要拖拖拉拉學(xué)會授權(quán)拋開完美主義及時銷毀過時的文件檔案要分類存放對于各自工作的解決方法量力而行要有系統(tǒng)讀速要快文件復(fù)雜的解決方法文件讀一遍后處理掉不做授權(quán)給別人的事文件過期一定要銷毀給檔案表明壽命符號不在一個時間做很多事工作擱置的原因及解決浪費時間的原因：1.不明白問題所在2.沒有目標(biāo)，優(yōu)先的次序、完成的期限不明確3.沒有自我獎勵4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混亂，沒有條理6.缺乏完成工作的決心，缺乏目標(biāo)，懶惰成性7.沒法把事情分派出去，授權(quán)不當(dāng)8.接受干擾9.變更優(yōu)先程序10.不完全，或者不可靠的資料妨礙了工作的完成工作擱置的解決應(yīng)明白問題的所在對于沒有目標(biāo)、先后次序、完成期限的解決方法自我獎勵遇到急事不立刻反映桌上東西安排的井井有條，條理分明強迫自己完成期限，保證事情的完成，控制事情的進(jìn)度學(xué)會授權(quán)排除干擾更新，重新安排優(yōu)先順序取得適當(dāng)?shù)馁Y料是有必要的，展開工作之前，一定要取得必備的資料第六講浪費時間的內(nèi)在因

素及解決方法條理不清的原因及解決欠缺自律的原因及解決無力拒絕的原因及解決方法做事拖延的原因及解決方法條理不清的原因及解決方法1.不知道事情的重要性2.沒有系統(tǒng)3.自我膨脹4.害怕失去控制5.害怕忘東西6.允許外來干擾7.拖拖拉拉、優(yōu)柔寡斷8.沒有目標(biāo)、沒有優(yōu)先次序、沒有日計劃9.沒有授權(quán)10.沒有過濾條理不清的解決方法寫下工作日志利用整合系統(tǒng)來記錄不要自我膨脹利用工作計劃表來提供控制利用聯(lián)絡(luò)日志來幫助記憶過濾干擾先處理棘手的，重要的，強迫自己定期限安排好工作計劃學(xué)會授權(quán)要學(xué)會過濾欠缺自律的原因及解決1.設(shè)立個人和組織目標(biāo)2.安排優(yōu)先順序3.安排完成期限4.設(shè)定追蹤表5.運用日計劃檢查6.學(xué)會專注的技巧7.好習(xí)慣代替壞習(xí)慣欠缺自律的解決指定目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)要安排完成的期限，要追蹤進(jìn)度沒有運用隨手可得的工具與技巧的解決方法及時完成工作不做白日夢做事干脆不要養(yǎng)成拖延的習(xí)慣無力拒絕的原因及解決1.渴望受到別人的贊許或者接納2.怕會冒犯別人3.對義務(wù)的認(rèn)識錯誤4.不知道如何拒絕5.缺乏工作目標(biāo)與優(yōu)先次序6.別人毫不考慮的就假定你會答應(yīng)7.無法拒絕老板無力拒絕的解決認(rèn)清可能的陷阱學(xué)會拒絕的技巧有必要培養(yǎng)拒絕別人的能力檢討造成的理由并加以控制仔細(xì)聆聽別人的要求替沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序?qū)W習(xí)說抱歉，善意的拒絕出示雙方同意的優(yōu)先順序清單做事拖延的原因及解決1.沒有能力辨認(rèn)事情的重要性2.做事拖延是一種自我幻覺，也是一種習(xí)慣，同時也可以說是一種態(tài)度3.認(rèn)為遇到壓力才有最好的表現(xiàn)，只有讓自己到最后一刻才去做4.習(xí)慣先做簡單瑣碎的，拖延困難的5.工作時間的估算不切實際6.貪求過多，沒有定期的監(jiān)控進(jìn)度，缺乏自律7.擱置工作，沒有完成期限做事拖延的解決要有能力辨認(rèn)事情的重要性自我分析，認(rèn)清自己先做最重要的事情監(jiān)控自己的進(jìn)度第七講管理時間

等于管理自己管理時間等于管理自己時間管理的步驟人生的領(lǐng)域1心靈凈化身體健康理財規(guī)劃事業(yè)工作心智成長人際關(guān)系家庭和諧休閑藝術(shù)心54328761管理時間對每一個有成就的人來說時間是您最重要的資產(chǎn)管理時間就是管理你自己時間管理的步驟列單組織刪除習(xí)慣成就感缺乏時間管理容易感到恢心、憤怒和焦慮沒有多大的成就缺乏自尊沒有辦法真