行政工作中如何合理安排時(shí)間,行政管理論文受問的一方大多的回答是忙、很忙、好似沒有不忙的時(shí)候好似從沒聽過不忙的回答。不忙兩個(gè)字似乎與不勤奮劃等號(hào)，所以大家都講忙,都在忙,加班加點(diǎn)便天經(jīng)地義地成了家常便飯。與此同時(shí)，沒時(shí)間看書、沒時(shí)間陪家人、沒時(shí)間運(yùn)動(dòng)等此類的抱怨似乎越來越多地充斥于上班族之中。試問一下，咱們真有那么忙嗎?忙得有方向、有價(jià)值嗎?一曲時(shí)間都去哪兒了道出了無數(shù)人的心聲，為時(shí)下繁忙的人們?cè)鎏砹艘豢|親情的暖色調(diào)，同時(shí)也引起了人們對(duì)時(shí)間飛逝的惆悵和對(duì)時(shí)間管埋的考慮?？紤]時(shí)間的分配，也是在反思我們的生活節(jié)拍、人生觀和生活習(xí)慣。繁忙的時(shí)代、繁忙的我們，是該靜下心來對(duì)我們的生活、工作進(jìn)行好好考慮和梳理的時(shí)候了。下面結(jié)合自個(gè)在高校行政工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和生活實(shí)際，談?wù)勗鯓庸芾砗脮r(shí)間，進(jìn)而讓自個(gè)過得既充實(shí)又不忙。辦公室作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要職能部門，行政工作在整體工作中起著協(xié)調(diào)左右、承上啟下的重要作用。行政人員要做好服務(wù)單位、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)群眾的工作，天天要處理的事情非常多而雜，這也是行政工作的顯著特征。基于此，當(dāng)前大多數(shù)行政工作的現(xiàn)在狀況是：沒有明確的目的和詳實(shí)的計(jì)劃、貪大求全或拘泥形式、做事分不清主次且容易拖延、重復(fù)處理出現(xiàn)的同一件事導(dǎo)致效率低下等。然而，行政工作效率的高低與行政人員對(duì)時(shí)間管理的好壞有著直接的關(guān)系。一名稱職的行政人員應(yīng)當(dāng)以主動(dòng)的心態(tài)當(dāng)好時(shí)間的主人，學(xué)會(huì)管理時(shí)間、巧妙地分配和把握時(shí)間，用有限的時(shí)間進(jìn)行高效率的工作，讓自個(gè)從繁忙的工作中解脫出來。怎樣在冗雜的事務(wù)性工作中既能理出眉目和重點(diǎn)，又能兼顧其它，做到抓大不放小，把工作做得有條不紊，力求圓滿完成各項(xiàng)任務(wù)呢?下面談一些考慮。一、勿貪大求全，要學(xué)會(huì)受權(quán)行政辦公室是單位的窗口，是聯(lián)絡(luò)內(nèi)部和外部的橋梁，外部單位發(fā)來的通知、指示等首先到達(dá)辦公室。在接到一份文件后，首先要區(qū)分應(yīng)該歸哪個(gè)部門來處理，屬于人事、教務(wù)、務(wù)、或?qū)W生工作，然后分發(fā)至相應(yīng)部門來處理，而不是不加選擇地?cái)堅(jiān)谧詡€(gè)身上，要充分發(fā)揮各部門應(yīng)有的職責(zé)。另外，時(shí)間的使用具有非線性。我們發(fā)現(xiàn)，在本來已經(jīng)緊張的工作布置中，再加上哪怕1%的事情，造成的壓力會(huì)遠(yuǎn)大于1%.更何況，本以為能在一定時(shí)間完成某件事，但時(shí)常會(huì)有別的事情不斷插隊(duì)進(jìn)來，這樣會(huì)拉長(zhǎng)戰(zhàn)線.所以講，貪大求全承載了過多的任務(wù)和時(shí)機(jī),會(huì)感到壓力非常大。所以，行政人員應(yīng)當(dāng)把自個(gè)的事做好，不要試圖做整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作!一個(gè)人的時(shí)間是有限的，合理有效的受權(quán)是最能節(jié)約時(shí)間的方式，盡管受權(quán)是有風(fēng)險(xiǎn)的。由于不管你怎樣受權(quán)，最終承當(dāng)責(zé)任的永遠(yuǎn)是自個(gè)，這就是為什么日常工作中有很多行政管理者再忙也寧可自個(gè)做而不愿教下屬的原因。這樣一來必然會(huì)陷入惡性循環(huán)，即下屬永遠(yuǎn)學(xué)不會(huì)、沒進(jìn)步，而管理者永遠(yuǎn)都有做不完的小事情，沒時(shí)間去做該做的大事情，工作沒有規(guī)劃和方向，影響工作成效。正確的做法是：下屬能做的，放手讓他去做，受權(quán)是最好的訓(xùn)練方式；下屬不能做的，輔導(dǎo)他，教會(huì)他，困難時(shí)挺身而出，拿出方式方法，有能力有擔(dān)當(dāng)。行政管理者要有育人的襟懷，要轉(zhuǎn)換心態(tài)，做好服務(wù),對(duì)下屬要給予自信心，積極期望、有效受權(quán)，輔導(dǎo)促進(jìn).只要下屬成長(zhǎng)了，才更有能力接受你的受權(quán)，才能真正節(jié)省你的時(shí)間，讓你有更多的時(shí)間去做重要事情、考慮宏觀問題。二、工作要有計(jì)劃性且留有必要的松動(dòng)時(shí)間整天都在忙，不代表真正有成效、有產(chǎn)出。制造出繁忙的表象很簡(jiǎn)單，處理電子郵件、會(huì)議準(zhǔn)備、整理材料、環(huán)境保潔，一天的時(shí)間很快就過去了，可是一天結(jié)束的時(shí)候，可能沒有很多本質(zhì)性的東西。要有本質(zhì)性的東西,就要弄清楚自個(gè)將要做什么，這就是計(jì)劃性。常言道凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢,假如沒有良好的計(jì)劃，就會(huì)出現(xiàn)有工作來就做，再來工作再做，對(duì)工作疲于應(yīng)付，導(dǎo)致手忙腳亂，工作質(zhì)量和效率都大大降低；假如天天在開場(chǎng)工作之前花幾分鐘時(shí)間整理工作思路，對(duì)一天的工作進(jìn)行一個(gè)規(guī)劃，會(huì)給工作的順利開展提供有益的幫助。合理的工作計(jì)劃能夠有效地管理和使用時(shí)間，不但有利于提高工作效率，還能留出更多的時(shí)間從事更重要的工作和學(xué)習(xí)考慮。行政人員能夠?qū)⒐ぷ鞣殖蓭状髩K，對(duì)每一塊再進(jìn)行細(xì)分。天天的工作任務(wù)確定之后，再按順序進(jìn)行整理，詳細(xì)哪段時(shí)間完成什么工作，都有明確的目的和具體的計(jì)劃，這樣才能用最短的時(shí)間高效地對(duì)辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行全面把控，才不會(huì)導(dǎo)致一些重要或緊急的工作沒有及時(shí)完成而影響下一步工作布置的后果，才能提高工作質(zhì)量和效率，工作起來才會(huì)游刃有余。另外，要學(xué)會(huì)借助外在工具，譬如，利用電腦電子文檔記錄進(jìn)行復(fù)制粘貼能夠減少重復(fù)的文字工作，利用記事本、臺(tái)歷等有助于我們有計(jì)劃地利用時(shí)間，甚至還能夠用手機(jī)設(shè)置鬧鈴給自個(gè)提個(gè)醒。除此之外，我們常講計(jì)劃趕不上變化,尤其是行政工作，除了處理一些日常工作之外，時(shí)常會(huì)有很多意外的事情需要及時(shí)處理。假如不能有效地處理，這些節(jié)外生枝的事就會(huì)打亂既定的計(jì)劃，使得一整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，卻又不知究竟干了什么。為了能夠更高層次效地工作，行政人員在時(shí)間管理的經(jīng)過中不要將時(shí)間排得滿滿的，應(yīng)把一天的工作進(jìn)行合理的交織，為不確定性事件預(yù)留時(shí)間，以固定住日常工作的時(shí)間布置，合理穿插布置臨時(shí)性事務(wù)為原則，在日常工作中穿插臨時(shí)工作，才不至于碰到突發(fā)事件時(shí)手忙腳亂、不知所措。這樣不但能夠保證整個(gè)計(jì)劃的順利進(jìn)行，還有利于調(diào)劑大腦，使工作效率更高層次。三、弄清楚天天的時(shí)間是怎樣花掉的凡事想要進(jìn)步，必先理解現(xiàn)在狀況。一個(gè)簡(jiǎn)單的方式方法是，挑一個(gè)星期，天天記錄下每一小時(shí)所做的事情，并記錄每件事的實(shí)際用時(shí)，然后做一個(gè)分類〔例如：處理公文和郵件、接聽、開會(huì)、文字錄入、分發(fā)報(bào)紙、環(huán)境整理等〕和統(tǒng)計(jì)，看看哪方面花了過多時(shí)間，并將未完成的工作寫在記事本上，作為第二天首要開展的工作；天天結(jié)束后，把一整天所做的事情進(jìn)行整理，以每15分鐘為一個(gè)單位。在一周結(jié)束的時(shí)候，分析一下，這周有沒有活動(dòng)占太大的比例?這些時(shí)間能夠怎樣更有效率地布置?下一周根據(jù)本周總結(jié)合理調(diào)節(jié)時(shí)間計(jì)劃，不斷調(diào)整時(shí)間方案，以更好地優(yōu)化工作流程。四、以要事為先的原則布置好每一天在工作和生活中，天天都有干不完的事，唯一能做的就是分清事情的輕重緩急，這是行政人員在擬定時(shí)間計(jì)劃表時(shí)首先要考慮的事情。把要做的事情根據(jù)重要程度加以排列，以要事為先的原則，先布置重要的事情，捉住關(guān)鍵性工作；運(yùn)用二八法則,把主要精神投入到最有效的事情上。有人會(huì)講自個(gè)沒時(shí)間學(xué)習(xí),其實(shí)，換個(gè)講法就是學(xué)習(xí)沒有被排上優(yōu)先級(jí)次序.同時(shí)還要注意對(duì)時(shí)間做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)，這并不是簡(jiǎn)單地將重要的事情布置在前面解決，而是要結(jié)合自個(gè)的生物鐘,把重要的事情布置在精神最旺盛、思維最清楚明晰的時(shí)間段，用最佳的時(shí)間布置最重要的事情，以提高工作質(zhì)量和效率。五、提高會(huì)議效率會(huì)議繁多是中國(guó)會(huì)議文化獨(dú)具的特征。無從例外，由于高校管理任務(wù)重大，且上級(jí)部門的要求較高，日常各種會(huì)議比擬多，有上級(jí)單位和部門召開的、有自個(gè)部門召開的，眾多的會(huì)議占去了大量的工作時(shí)間，讓大家倍感奔波且深感無奈。所以，作為會(huì)議籌備者和組織者的行政人員，要破除唯行文辦會(huì)是正宗的舊觀念，用管理的理念去管理睬議，根據(jù)計(jì)劃-組織-領(lǐng)導(dǎo)-控制的流程組織布置好每一次會(huì)議，把握好會(huì)議管理的一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn),即會(huì)議進(jìn)程控制、會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤。會(huì)前首先要識(shí)別什么會(huì)不需要開?確定什么時(shí)候必須開會(huì)?什么人需參加會(huì)議?要控制會(huì)議進(jìn)程和提高會(huì)議解決問題的能力，改掉會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不實(shí)的惡習(xí)，杜絕陪會(huì)現(xiàn)象，做到少開會(huì)、開短會(huì)、忌空話、重實(shí)效,會(huì)后做好事項(xiàng)通知和督辦工作，切實(shí)提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)高效會(huì)議管理之目的。六、平衡工作和家庭行政人員在繁忙冗雜的工作之余，要學(xué)會(huì)忙中偷閑，學(xué)會(huì)平衡工作與生活。不要一投入工作就忽視了家人，對(duì)家人感情的投入將會(huì)得到超乎想象的收獲，有時(shí)10分鐘的體貼比10小時(shí)的陪伴更受用，良好的家庭生活會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生積極的影響。據(jù)講一位女市長(zhǎng)是這樣平衡工作與家庭的：天天下班回到家門口時(shí)，在門口靜站一會(huì)兒，歸位自個(gè)的身份，調(diào)整好心態(tài)，時(shí)刻提醒自個(gè)：進(jìn)了家門就不是市長(zhǎng)了，要盡的是作為母親、妻子或子女的責(zé)任了。家，永遠(yuǎn)是每一個(gè)人繁忙奔波之后得以停靠的安全避風(fēng)港。與家人、愛人共度的美妙光陰不僅會(huì)給相互帶來好心情，讓我們重新充滿氣力，我們也將收獲更多能量，進(jìn)而再度釋放到工作中。所以講，只要家人的理解和支持，家庭幸福美滿，我們才有充沛的精神去實(shí)現(xiàn)既定的工作目的。綜上，明確了計(jì)劃，樹立了信念，找準(zhǔn)了方式方法，再加上切實(shí)的行動(dòng)，一定能使我們擺脫窮忙族的束縛，從瞎忙中解脫出來，做時(shí)間的主人，進(jìn)而把握住重要的事情，做