檔案整理方案為規(guī)范檔案的收集、整理、立卷歸檔，根據(jù)交通運輸部《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》交辦發(fā)[2010]382號、《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《國家重大檔案建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》、《廣東省機關(guān)檔案分類辦法》以及《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》，結(jié)合本單位的實際情況，特制定此檔案整理方案，細則如下：一、工作目標(biāo)規(guī)定各門類檔案的的歸檔范圍、保管期限、整理方法、目錄格式、歸檔要求和做法，實行統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)，形成較完善的檔案管理程序。各種該歸檔的文件材料完成立卷工作后，輸入網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，便于查找利用，并做好檔案資料的借閱、利用登記。二、專門檔案的歸檔（一）專門檔案的歸檔范圍及保存期限本單位的專門檔案是指受理的所有監(jiān)督工程的檔案，分為申報監(jiān)督前期檔案和監(jiān)督過程中產(chǎn)生的檔案，以下是具體的歸檔范圍。（二）工程項目檔案的收集和管理精品word文檔建設(shè)單位向本站申請工程質(zhì)量監(jiān)督后，按規(guī)定遞交的申請資料由計劃資信室收集審查之后移交給綜合室；監(jiān)督過程中產(chǎn)生的文書材料由質(zhì)量監(jiān)督室或者項目監(jiān)督小組負責(zé)收集整理后移交綜合室，一般一年遞交一次，或監(jiān)督項目竣工后遞交。由綜合室專人負責(zé)資料接收、整理、歸檔工作。精品word文檔（三）工程項目檔案的檔號檔號由分類號（大類代字+一級屬類）、案卷順序號構(gòu)成。1、檔案類別代號（代字：G）：單位內(nèi)專門檔案的分類號，本單位的工程項目檔案屬專門檔案。2、一級屬類為項目代號：用阿拉伯?dāng)?shù)字代表各建設(shè)項目：“0”高速公路、“1”一級公路、“2”二級公路、“3”橋梁（單獨立項）?！?”隧道、“5”截污主干管工程、“6”碼頭工程3、二級屬類為年度代號，用年份的后兩位數(shù)作為二級屬類。4、案卷號，基本保管單位案卷的編號。例：G0-09-1專門檔案類，2009年所受理的高速公路監(jiān)督項目中的第一個工程。（四）監(jiān)督項目的組卷按照歸檔范圍中規(guī)定的，本單位所接收的資料，按批準(zhǔn)文件、合同文件、中標(biāo)文件、資信與資質(zhì)證明、施工單位文件、監(jiān)理單位文件、設(shè)計單位文件、業(yè)主單位文件、發(fā)文的順序組卷歸檔。精品word文檔（五）施工圖文件的歸檔圖紙按297mmX420mm（A3）規(guī)格裝訂成冊對折入盒；大于A3規(guī)格的圖紙應(yīng)逐張按手風(fēng)琴式折疊成297mmX210mm（A4）規(guī)格，圖標(biāo)外露；大小能折疊后裝入檔案盒，跟工程項目其他歸檔資料一同放入同一個項目的檔案盒內(nèi)。三、文書檔案的歸檔（一）文書檔案歸檔范圍（二）文書檔案的組卷順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成時的本來狀況，以自然件為歸檔單位。首先，將文件材料按三個保管期限（永久、30年、10年）分開，同一個保管期限的文件材料，按照時間先后順序排列，并且盡可能將關(guān)系密切的（同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。一份文件為一件；正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。文件處理單（表）與被處理文本合為一件。同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，譯文在后。總得來說文件材料歸檔分類按年度一一機構(gòu)一一保管期限逐級進行分類。其中在分“年度”時，應(yīng)遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計劃、預(yù)決算、總結(jié)，報告、統(tǒng)計報表等應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的年度；長遠規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結(jié)、報告應(yīng)放在結(jié)案的一年；不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。精品word文檔（三）文書檔案的編號黨政工團（文書）檔案：大類代字A傳統(tǒng)的文書立卷歸檔方法：即年度一機構(gòu)一問題立卷歸檔檔號結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號+目錄序號+案卷號說明：大類代字：A；保管期限代號：永久1、長期2、短期3，本單位文書檔案永久為A1、長期A2、短期為人3；目錄號：按案卷年代順序排列，每年（或若干年合并）編一個目錄號；案卷號：同一個目錄中所有案卷按順序編一個流水號。例1：1992年永久、保管的文書檔案目錄號為2,案卷號是10，則此案卷的檔案號為：A1.2-010例2：1992年短期保管的文書檔案目錄號為1，案卷號是3,則此案卷的檔案號為：A3.1-003I 案卷號 目錄號保管期限代號 大類代字精品word文檔檔號因適應(yīng)計算機管理的需要，每段為三位，檔案中不足位數(shù)的用“0”補齊（保管期限中不足位數(shù)加空格），“.”和“-”為分界標(biāo)識。歸檔文件要逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章（檔號章包括全宗號、類別號、期限、年度、機構(gòu)、件號），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。1、案卷提名，應(yīng)包括監(jiān)督工程項目的全稱。2、類別號：文書檔案的代號為“A”。3、期限：即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限簡稱，永久為“永”，長期為“長”，短期為“短”，定期30年為“30年”，定期10年為“10年”。4、年度：填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。5、機構(gòu)：歸檔單位均為辦公室，故機構(gòu)可留空。6、件號：以年度為界線，一個保管期限編一個大流水號。四、案卷的格式要求（一）檔案裝盒：檔案編號后，按照編號順序裝入檔案盒，并在盒的脊背上填上“檔號”有關(guān)欄目的內(nèi)容。（二）填寫盒內(nèi)備考表，盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情精品word文檔況，如無上述情況，可不填寫；整理人：填寫歸檔文件材料整理歸檔人的姓名；日期：填寫歸檔的年、月、日。精品word文檔（三）案卷的裝訂。卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物；對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)的要求托裱；字跡模糊的應(yīng)復(fù)制并與原件一并存檔；最后將案卷裝訂，按三孔一線，每孔之間8-12公分（16K或A4紙）的方法用線裝訂固牢。（四）檔案盒采用由檔案局監(jiān)