Word版本，下載可自由編輯S集團(tuán)公司合同管理辦法S集團(tuán)公司合同管理方法之相關(guān)制度和職責(zé)，某集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理方法一、目的為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要,規(guī)范合同管理工作,避開(kāi)和削減因合同管理不當(dāng)造成的損失,維護(hù)公司的合法權(quán)益,按照《中華人民共和國(guó)合同法》及國(guó)...

某集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理方法

一、目的

為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要,規(guī)范合同管理工作,避開(kāi)和削減因合同管理不當(dāng)造成的損失,維護(hù)公司的合法權(quán)益,按照《中華人民共和國(guó)合同法》及國(guó)家其它有關(guān)法律、規(guī)矩和《##集團(tuán)有限公司法律事務(wù)管理制度(試行)》、《##集團(tuán)有限公司法定代表人授權(quán)托付管理方法(試行)》、《##集團(tuán)有限公司合同管理方法(試行)》,結(jié)合本公司實(shí)際狀況,特制定本方法。

二、適用范圍

本方法適用于##有限責(zé)任公司與其它法人、非法人組織及個(gè)人簽訂的、變更、解除、終止各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、備忘錄或其他法律性文件。

三、職責(zé)

(一)設(shè)備部負(fù)責(zé)設(shè)備、備品備件選購(gòu)及運(yùn)送合同的資信審查、談判、起草和履行。

(二)基建部負(fù)責(zé)承攬合同、建設(shè)工程施工合同的資信審查、談判、起草和履行。

(三)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)借款合同的資信審查、談判、起草和履行。

(四)技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)合同的資信審查、談判、起草和履行。

(五)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)原材料選購(gòu)、產(chǎn)品銷售及運(yùn)送合同的資信審查、談判、起草和履行。

(六)綜合部是公司合同管理的綜合部門,設(shè)合同綜合管理員和法律事務(wù)員,負(fù)責(zé)本公司的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等合同和法定代表人授權(quán)托付書(shū)的管理,參加重大、重要合同的談判、起草和簽訂,檢查和監(jiān)督合同專用章的管理及合同的履行狀況,制定、修改合同管理方面的規(guī)則制度,指導(dǎo)參加辦理合同記下、公證、簽證工作,參加合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟,對(duì)違背合同管理制度的問(wèn)題舉行調(diào)查了解,并負(fù)責(zé)公司租賃合同、聯(lián)營(yíng)合同和承包合同的資信審查、談判、起草和履行。

(七)法定代表人或授權(quán)代理人負(fù)責(zé)合同的簽批。

(八)檔案管理人員負(fù)責(zé)合同的歸檔保管。

四、合同管理程序

(一)按照公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際,將合同分為重大合同、重要合同和普通合同。

1.重大合同包括但不限于月銷售、選購(gòu)額2000萬(wàn)元以上的供銷合同以及其他標(biāo)的額在500萬(wàn)元以上的合同;對(duì)外擔(dān)保合同(包括抵押、質(zhì)押、保證擔(dān)保合同等);財(cái)產(chǎn)租賃合同;聯(lián)營(yíng)合同;法律關(guān)系復(fù)雜的合同、涉外合同等。

2.重要合同包括但不限于:月銷售、選購(gòu)額500萬(wàn)元以上、2000萬(wàn)元以下的供銷合同以及其他標(biāo)的額在100萬(wàn)元以上、500萬(wàn)元以下的合同。

3.普通合同包括:月銷售、選購(gòu)額500萬(wàn)元以下的供銷合同以及其他標(biāo)的額在100萬(wàn)元以下的合同。

(二)合同管理的主要內(nèi)容

1.建立、健全合同管理制度。

2.保管、使用《法定代表人身份證實(shí)書(shū)》、《法定代表人授權(quán)托付書(shū)》。

3.監(jiān)督合同依法、依有關(guān)規(guī)則制度簽訂。

4.建立合同檔案,對(duì)合同舉行登錄、統(tǒng)計(jì)、保管。

5.監(jiān)督檢查合同的履行。

6.處理合同的糾紛。

7.在合同管理過(guò)程中,采取承辦人制度和合同備案制度。

8.其它合同管理工作。

(三)合同管理采取承辦人制度

1.每一項(xiàng)合同應(yīng)該由法定代表人或職能部門確定至少一名承辦人,合同承辦人應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)學(xué)問(wèn)和法律常識(shí)。

2.合同訂立或履行過(guò)程中,合同承辦人離開(kāi)工作崗位的,由其原所在的職能部門負(fù)責(zé)人或法定代表人指定其它人繼續(xù)履行承辦人職責(zé),直至合同履行完畢。

3.合同承辦人不得是暫時(shí)性借用或聘用人員。

4.承辦人須依法律、規(guī)矩以及本方法舉行工作。

5.承辦人應(yīng)對(duì)合同自談判起至履行完畢的全過(guò)程負(fù)責(zé),在此期間合同若浮現(xiàn)任何問(wèn)題,承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與有關(guān)部門及法律事務(wù)人員舉行商議,并以承辦人為主舉行解決。

(四)合同的審查與簽訂

1.在合同簽訂前,合同承辦人應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資歷和資信舉行了解和審查:

(1)主體資歷合法:具有經(jīng)工商管理部門年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照,其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符。

(2)合同的標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)范圍,涉及專營(yíng)許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書(shū)。

(3)由代理人代簽合同的,應(yīng)出具真切、有效的法定代表人身份證實(shí)書(shū)、授權(quán)托付書(shū)、代表人身份證實(shí)。

(4)具有相應(yīng)的履約能力:具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)送能力等。須要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證實(shí)、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。

(5)具有履約信用:過(guò)去三年重合同、守信用,無(wú)違約事實(shí),現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或經(jīng)濟(jì)犯罪案件。

2.合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信情況有瑕疵的,不應(yīng)與其簽訂合同;必需簽訂合同時(shí),應(yīng)要求其提供合法、真切、有效的擔(dān)保。其中,以保證形式做出的擔(dān)保,其擔(dān)保人必需是具有代償能力的自立經(jīng)濟(jì)實(shí)體,并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人適用前款規(guī)定舉行審查。

3.合同談判與管理

(1)重大合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部、綜合部、集團(tuán)政策法律室及公司法定代表人按照需要指定的其他部門和人員共同參加,合同承辦人應(yīng)在合同談判前十天將市場(chǎng)調(diào)查、資信審查及談判預(yù)備的有關(guān)材料提交參加部門和人員,由公司政策法律室出具法律看法書(shū)后將相關(guān)文件報(bào)集團(tuán)政策法律室復(fù)審備案。

(2)重要合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部、綜合部及公司法定代表人按照需要指定的其他部門和人員共同參加,合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員,由公司政策法律室出具法律看法書(shū)并備案。

(3)普通合同由合同承辦人牽頭,有關(guān)職能部門、財(cái)務(wù)部、綜合部及公司法定代表人按照需要指定的其他部門和人員共同參加,合同承辦人應(yīng)在合同談判前五天將有關(guān)資料提交有關(guān)部門和人員,由公司政策法律室出具法律看法書(shū)并備案。

(4)參加合同談判的各部門應(yīng)該互相協(xié)作、互相配合,對(duì)事先達(dá)成的內(nèi)部看法,應(yīng)該予以保密。

(5)簽訂并辦理完有關(guān)手續(xù)的合同,由合同承辦人在二天內(nèi)將合同正本一份交綜合部存檔備查。

4.合同的形式

(1)合同除準(zhǔn)時(shí)清結(jié)者外,一律采納書(shū)面形式。雖屬準(zhǔn)時(shí)清結(jié),但合同標(biāo)的物有專業(yè)技術(shù)要求,清結(jié)當(dāng)初難以檢測(cè)產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量,或應(yīng)有試用期、保質(zhì)期要求的交易,也應(yīng)該訂立書(shū)面合同。凡國(guó)家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)該優(yōu)先適用。

(2)書(shū)面合同是指采納合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容的

合同形式。

(3)當(dāng)事人商議全都的修改、補(bǔ)充合同的文書(shū)、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。

(4)方案單、調(diào)撥單、任務(wù)單、定貨單、預(yù)算單等一類文件可以作為合同的組成部分,但不能代替合同。

5.合同應(yīng)該包括以下內(nèi)容

(1)合同各方的法定名稱、住宅、法定代表人的姓名、職務(wù)、代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式。

(2)簽約的目的和依據(jù)。

(3)合同標(biāo)的(包括名稱、型號(hào)、規(guī)格等)。

(4)數(shù)量和質(zhì)量(包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式)。

(5)價(jià)款或酬金(包括支付方式)。

(6)履行的地點(diǎn)、期限和方式。

(7)爭(zhēng)議解決辦法。

(8)違約責(zé)任。

(9)變更或解除合同的條件。

(10)按照法律或合同性質(zhì)必需具備的其它條款以及各方當(dāng)事人認(rèn)為有須要商定的其它條款。

(11)合同生效的時(shí)光和條件。

(12)合同附件的名稱。

(13)合同簽訂的日期、地點(diǎn)。

(14)合同當(dāng)事人的開(kāi)戶銀行及帳號(hào)。

6.合同文本應(yīng)該做到:條款齊全、內(nèi)容詳細(xì)、權(quán)責(zé)明確、規(guī)律嚴(yán)密、表達(dá)清晰。

合同中的術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念等,應(yīng)該設(shè)立定義條款。

合同中涉及數(shù)字、日期的,應(yīng)該注明是否包含本數(shù)。

7.合同應(yīng)加蓋簽約各方的公章或合同專用章,并由法定代表人或代理人簽章。

除特別狀況外,合同文本應(yīng)該正式打印或印刷制成。

法定代表人授權(quán)托付代理人簽訂合同時(shí),必需簽署授權(quán)托付書(shū)。

授權(quán)托付書(shū)是法定代表人授權(quán)托付代理人舉行業(yè)務(wù)活動(dòng)的書(shū)面憑證(格式見(jiàn)附件)。凡在合同上代表本公司簽字者,必需有法定代表人簽發(fā)的授權(quán)托付書(shū),授權(quán)托付書(shū)原件由托付人持有,綜合部和托付人所在部門分離備案一份復(fù)印件。

8.公司各職能部門不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同;如因業(yè)務(wù)需要,必需要以有關(guān)職能部門的名義對(duì)外簽訂合同時(shí),應(yīng)由法定代表人書(shū)面授權(quán)。

9.承辦人應(yīng)對(duì)其提供的材料的真切性負(fù)責(zé)。

10.任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)、技術(shù)隱秘。

11.公司在訂立下列合同前,合同承辦人應(yīng)就商談商定內(nèi)容草擬合同文本,送交綜合部和集團(tuán)政策法律室,按公司章程規(guī)定,需提交股東會(huì)或董事會(huì)的,提交股東會(huì)或董事會(huì)研究打算:

(1)通過(guò)外資合同。

(2)資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、租賃合同。

(3)擔(dān)保合同。

(4)標(biāo)的較大的借款合同。

(5)企業(yè)合并、分立合同。

(6)股份制改制、資產(chǎn)重組、重大投資合同。

(7)具有全局影響的或數(shù)額巨大的土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同。

(8)其它重大合同或集團(tuán)公司規(guī)定報(bào)送審查的合同。

12.為保證合同的真切性、合法性和可行性,須要時(shí),由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)報(bào)工商行政管理部門鑒證或請(qǐng)公證處公證。

(五)合同的履行

1.合同采取先簽訂,后履行的原則。合同生效前,不得實(shí)際履行。合同生效后,必需全面、準(zhǔn)時(shí)、實(shí)際履行合同。

2.合同雖已簽訂,如因重大誤會(huì)訂立或發(fā)覺(jué)顯示公正,嚴(yán)峻傷害公司利益的,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與對(duì)方商議變更或解除合同,須要時(shí)哀求仲裁機(jī)關(guān)或人民法院予以變更或撤銷;合同一經(jīng)簽訂,但事后發(fā)覺(jué)對(duì)方有重大欺詐行為時(shí),應(yīng)立刻實(shí)行合法有效的措施,制止危害行為的發(fā)生,并準(zhǔn)時(shí)哀求仲裁機(jī)關(guān)或人民法院確認(rèn)合同無(wú)效。

3.擔(dān)當(dāng)履約責(zé)任的業(yè)務(wù)部門,對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人不根據(jù)合同商定履行義務(wù)的,應(yīng)在法定或商定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書(shū)面異議。

合同履行過(guò)程中,如收到合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)出的履行異議,擔(dān)當(dāng)履約責(zé)任的業(yè)務(wù)部門也應(yīng)在法定或合同商定的期限內(nèi)以法定或商定的方式予以答復(fù)。

異議文件及答復(fù)文件須經(jīng)合同承辦人及法律事務(wù)人員審查。

4.合同承辦人有證據(jù)證實(shí)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不徹低履行合同,或存在其它傷害本公司合法權(quán)益的情形,應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告法定代表人,同時(shí)通知法律事務(wù)人員,并按照詳細(xì)狀況行使抗辯權(quán)、代位權(quán)、及撤銷權(quán)等權(quán)利,盡可能削減和避開(kāi)損失,以維護(hù)公司的合法權(quán)益。

(六)合同的變更和解除

1.已簽訂并依法生效的合同,確需變更或解除的,由原承辦部門寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告,由綜合部指導(dǎo)或參加按法律規(guī)定的方式及程序辦理。

2.變更或解除合同的通知或答復(fù)須在法定或商定期限內(nèi)作出。

3.變更或解除合同的通知和協(xié)議,應(yīng)該采納書(shū)面形式。未達(dá)成書(shū)面協(xié)議或作出書(shū)面通知前,原合同仍然有效。

4.合同變更或解除應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)法定或商定的期限。

因不行抗力或特別緣由不能履行合同的,應(yīng)該以書(shū)面形式準(zhǔn)時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人;對(duì)方當(dāng)事人要求變更或解除合同的,應(yīng)該在法定或商定的期限內(nèi)書(shū)面明確回復(fù)看法,商議變更或者解除合同,并履行相應(yīng)的手續(xù)。

符合法定解除合同條件的,有權(quán)通知對(duì)方當(dāng)事人依法解除合同,因此遭遇經(jīng)濟(jì)損失的,除依法可予免責(zé)外,應(yīng)向責(zé)任方追償損失。

(七)合同糾紛的處理

1.合同發(fā)生糾紛時(shí),應(yīng)先采納商議方式解決,承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將有關(guān)狀況通知法律事務(wù)人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門,由他們共同與對(duì)方當(dāng)事人商議,能達(dá)成全都看法時(shí),應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書(shū)面協(xié)議。該書(shū)面協(xié)議作為合同的補(bǔ)充應(yīng)予以歸檔保存。

2.利用商議不能達(dá)成協(xié)議時(shí),可依合同商定挑選仲裁或訴訟方式解決糾紛。承辦人應(yīng)與法律事務(wù)人員商議確定代理人、訴訟計(jì)劃等,并向法定代表人報(bào)告。須要時(shí)請(qǐng)集團(tuán)政策法律室參加,并將糾紛狀況及處理結(jié)果書(shū)面報(bào)集團(tuán)政策法律室。

3.集團(tuán)政策法律室審查或參加簽訂的重大合同發(fā)生糾紛,承辦人在糾紛發(fā)生一日內(nèi)書(shū)面報(bào)公司政策法律室,公司政策法律室一日內(nèi)報(bào)集團(tuán)政策法律室,由集團(tuán)政策法律室指導(dǎo)或參加處理。

4.公司與集團(tuán)內(nèi)各子公司、分公司之間發(fā)生合同糾紛,由承辦部門準(zhǔn)時(shí)商議解決;當(dāng)商議達(dá)不到全都看法時(shí),準(zhǔn)時(shí)報(bào)集團(tuán)政策法律室,集團(tuán)政策法律室會(huì)同有關(guān)部門商議解決。未經(jīng)集團(tuán)政策法律室批準(zhǔn)不得就糾紛擅自起訴、申訴仲裁或請(qǐng)公司以外的單位舉行調(diào)解。

5.合同發(fā)生糾紛時(shí),承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)收集下列有關(guān)證據(jù):

(1)合同文本,包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報(bào)、信函、圖表、視聽(tīng)材料等。

(2)有關(guān)的票據(jù)、票證。

(3)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或商定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等。(4)證人證言。

(5)其它有關(guān)材料。

(6)有關(guān)部門應(yīng)盡可能為承辦人收集證據(jù)的工作提供幫助。

6.對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時(shí),承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)會(huì)同法律事務(wù)人員并經(jīng)法定代表人同意后,向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。

(八)合同的監(jiān)督與檢查

1.合同承辦部門應(yīng)按合同履行階段向綜合部舉行書(shū)面報(bào)告。

2.綜合部每季度對(duì)合同履行狀況舉行一次檢查。

3.重大合同簽訂后,承辦部門每季度向綜合部和集團(tuán)政策法律室書(shū)面報(bào)告合同履行狀況。

(九)合同檔案的管理

1.公司對(duì)合同建立檔案,業(yè)務(wù)主管部門在合同簽訂完成后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將合同正本送交綜合部,承辦部門妥當(dāng)保管好合同文本副本及相關(guān)資料,加強(qiáng)合同檔案的日常管理和定期歸檔工作,確保其完整平安。合同執(zhí)行完成后,除在日常工作中需常常查閱的合同可于隔年3月底前向公司檔案室歸檔外,其它合同所有于次年3月底向公司檔案室歸檔。

2.合同檔案的內(nèi)容

(1)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄。

(2)承辦人記下。

(3)合同附件、審查看法書(shū)及其它有關(guān)文件。

(4)合同履行狀況記載。

(5)糾紛或爭(zhēng)議的處理狀況記載及有關(guān)材料。

3.各種合同檔案的管理工作在正式向公司檔案室移交之前由業(yè)務(wù)主管部門和綜合部的專兼職檔案管理人員負(fù)責(zé),正式移交后,由公司檔案室檔案管理人員負(fù)責(zé)。檔案室檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)和幫助各業(yè)務(wù)主管部門檔案管理人員做好合同檔案管理工作。

4.各業(yè)務(wù)主管部門和綜合部要建立合同管理臺(tái)帳,作為執(zhí)行合同管理的依據(jù)。合同管理臺(tái)帳的主要內(nèi)容包括:序號(hào)、合同號(hào)、簽訂日期、合同名稱、合同對(duì)方當(dāng)事人、合同類型、承辦人、執(zhí)行部門、合同金額、備注等。備注欄主要記載合同的變更、解除等事項(xiàng)。合同管理臺(tái)帳應(yīng)做到