忙出成效管理時間7PeterDrucker“Timeisthescarcestresourceofmanagers.Ifitisnotmanaged,nothingelsecanbemanaged.”PeterDrucker“時間是經(jīng)理人最稀缺的資源。如果時間管理不好，其它管理就不可能做好。”MarkHurd“務(wù)實(shí)，組織大師，嚴(yán)厲監(jiān)工”滿腦子數(shù)字和執(zhí)行每天4：45分起床用Excel管理自己時間，跟蹤和分析事務(wù)推掉了達(dá)沃斯年會，商業(yè)圓桌會議等業(yè)余打網(wǎng)球、看碟、陪家人而非客戶“偉大的公司能夠在艱難的時期勝出，而在艱難的時期，客戶會投奔偉大的公司?！比绾螐呐嘤?xùn)中收獲最多？學(xué)習(xí)的方法：參與、練習(xí)學(xué)習(xí)的層次：知道-悟到-做到教練(Coaching)誰能改變你？主要內(nèi)容時間被浪費(fèi)在哪里了？提高效益的重要觀念和原則時間管理的實(shí)用工具提高效率的具體方法第一講：時間被浪費(fèi)在哪里了？用“時間日志”發(fā)現(xiàn)我們運(yùn)用時間的真相有效時間管理的障礙有哪些找出時間“小偷”和“強(qiáng)盜”，做好防盜措施訂立時間管理的目標(biāo)時間就是金錢？記賬預(yù)算決算聰明地花投資你不理財(cái)，財(cái)不理你！一生還有多少天?多少工作時間？80歲29200天—30歲10950天=18250天—退休20年7300天=10950天一年要工作多少天?365天-104雙休日-11天假日-3天病假-3天事假=242工作日65%我們每天有多少工作時間？一天24小時減去吃飯：小時減去睡覺：小時減去交通：小時減去等待：小時減去其他：小時還余：小時每周168小時40小時工作4小時找東西56小時睡覺我們只花了1/4的時間在工作上7小時梳妝打扮7小時吃飯54小時自由時間平均時間運(yùn)用狀況時間“小偷”和“強(qiáng)盜”：外部www電話會議突然拜訪他人的拖延和失誤不良溝通過多的書面工作時間“小偷”和“強(qiáng)盜”：內(nèi)部缺少條理一次想完成太多事缺少授權(quán)缺少動力缺少計(jì)劃：沒有做事清單不能按優(yōu)先順序來做事不能快速決策拖延，不行動組織層面時間浪費(fèi)的因素開會越來越復(fù)雜的規(guī)定、政策流程問題：危機(jī)不斷，重復(fù)勞動人員過多信息系統(tǒng)不健全、太多小心！管理者自己可能成為其下屬最大的時間強(qiáng)盜！你的時間管理改進(jìn)計(jì)劃？更有計(jì)劃性和條理？更能分清輕重緩急？效率更高？不拖延？提高行動力？更專心專注……自我介紹，厘清目標(biāo)1.

姓名(聯(lián)想)2.職務(wù)，從事工作多少年3.最近一個月最開心的事4.時間管理方面最想提升的一點(diǎn)?L第二講：提高效益的重要觀念和原則時間管理矩陣有意識地鑒別工作的輕重緩急效果和效率之差“做對的事”和“把事做對”80/20定律有效處理每個象限的事忙盲茫要避免的兩個心理陷阱1.以忙為榮，以不忙為恥；虛假的充實(shí)感。2.不忙就是壞的，就代表我在浪費(fèi)時間3PhonecallsInterruptionsE-mailVoicemailReportsDrop-ins2PlanningClarifyingValuesRelationshipsVision/MissionProcess-Improvement1CrisisDeadlinesMeetingsRepairsDC時間管理矩陣

ABOriginalconceptbyCharlesE.Hummel

重

輕

急

緩請列舉出每周自己要做的事拜訪客戶察看、回復(fù)E-mail找東西開會面試……分出優(yōu)先順序同一個部門的人討論一下，大家的觀點(diǎn)一致嗎？3PhonecallsInterruptionsE-mailVoicemailReportsDrop-ins2PlanningClarifyingValuesRelationshipsVision/MissionProcess-Improvement1CrisisDeadlinesMeetingsRepairsD瑣事上網(wǎng)太多打游戲“逃避活動”垃圾郵件看電視太多C電話打擾E-mail一些會議一些文件突然來訪時間管理矩陣

A危機(jī)重要項(xiàng)目最后期限重要會議需處理的重大問題B使命/愿景計(jì)劃培訓(xùn)建立關(guān)系流程改進(jìn)OriginalconceptbyCharlesE.Hummel重要不重要

緊急

不緊急有效處理每個象限的事：A早做！集中精力“我沒空參加論壇，我要拜訪客戶”——MarkHurd有效處理每個象限的事：Ｂ多做！通過分析，而非喜好和方便來決定優(yōu)先順序。列入自己的做事清單。了解自己的目標(biāo)，每天向目標(biāo)進(jìn)步。凡是沒有列入書面計(jì)劃的事，就很可能被忽視。有效處理每個象限的事：Ｃ少做！遇到問題，如了解事實(shí)，就當(dāng)場解決。不拖延決定。學(xué)會說不！授權(quán)。經(jīng)理人如何減少來自下屬的打擾你不放權(quán)；多授權(quán)你的主管沒起到作用；讓他們擔(dān)起責(zé)任，讓員工逐級請示下屬自信不足鼓勵，培訓(xùn)下屬故意找機(jī)會拉關(guān)系直接溝通下屬怕承擔(dān)風(fēng)險容許失敗的文化下屬不知道怎么辦？沒有原則和方法。培訓(xùn)，給原則，教方法有效處理每個象限的事：D不做！授權(quán)。做好日常的整理、歸檔工作。如果發(fā)現(xiàn)自己陷入事務(wù)耗費(fèi)太多時間怎么辦？及時止損，斬倉壯士斷腕的決斷力避免陷入“沉沒成本”3PhonecallsInterruptionsE-mailVoicemailReportsDrop-ins2PlanningClarifyingValuesRelationshipsVision/MissionProcess-Improvement1CrisisDeadlinesMeetingsRepairsDC時間管理矩陣

ABOriginalconceptbyCharlesE.Hummel

重

輕

急

緩早做多做少做不做第三講：時間管理的實(shí)用工具學(xué)會“封鎖時間”創(chuàng)造更大成果合并同類項(xiàng)，批處理定額分配法增強(qiáng)版工作清單，分清優(yōu)先順序每月時間工作分配單科學(xué)的時間管理和計(jì)劃系統(tǒng)時間日志TimeLog——記一本時間帳每天真實(shí)地登錄下自己時間使用狀況發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)及時記錄，不靠回憶和估計(jì)連續(xù)記2-3周每年1-2次注意時間、事情和人3個因素銷售人員的時間分類T1:直接績效時間：電話，拜訪，談判T2:間接績效時間：準(zhǔn)備，跟進(jìn)，客服T3:用來實(shí)現(xiàn)T1,T2：交通，等待T4:行政時間：計(jì)劃，電話，開會，文書T5:私人時間時間日志TimeLog自我診斷哪些方面用時最多？哪些方面用時不夠？哪些地方可以節(jié)省時間？哪些事應(yīng)做沒做？哪些事不該你做？

取消、合并、授權(quán)封鎖時間BlockTime在一段時間里，集中注意力處理一件事。不受干擾事先溝通找人代理善用自己的黃金時間內(nèi)在黃金時間：你效率最高的時間外在黃金時間：你最能適應(yīng)別人的時間合并同類項(xiàng)，批處理BatchProcess同類的事情一起做，效率最高！定額分配法每天固定撥出一定的時間做一件事。CALLTIME順便原則增強(qiáng)版工作清單，分清優(yōu)先順序Bethlehen鋼鐵公司25000美元的一條建議每天的最重要的6件事！定目標(biāo)凡人通?。耗繕?biāo)總是在變，行動一直不變目標(biāo)要確定，行動要靈活第四講：提高效率的具體方法K.I.S.S.原則及早原則整潔和條理分工、授權(quán)、合作文山：高效處理文件、郵件和Email會海：減少會議當(dāng)機(jī)立斷，現(xiàn)在就做，杜絕拖延討論：節(jié)省和利用時間的好點(diǎn)子？清理辦公桌上所有文件，只留下當(dāng)前要處理的事件。K.I.S.S.原則KeepItShort&Simple!

簡短些、簡單點(diǎn)！復(fù)雜的問題簡單化，簡單的問題流程化。多做減法：當(dāng)面對一件工作、一個流程、一個產(chǎn)品、一份文件或郵件，請自問：為何這個工作（人、規(guī)定，流程，文件）是需要的？可以省去一部份嗎？哪些是多余的？不做或不要會有何后果？嚴(yán)重嗎？這件事理解起來困難嗎？記憶起來困難嗎？這件事麻煩嗎？唐駿和阿甘成功=簡單+勤奮及早原則關(guān)于時間的事實(shí):完成一件事所花的時間往往多于我們的估計(jì)。避免急躁，獲得從容上班：LastMinute趕工：LastMinute，Deadline溝通:LastMinute，臨死才說！約見面或吃飯：當(dāng)天才打電話買股票：到高點(diǎn)才匆匆入場，買入即跌買房子：被逼要結(jié)婚了，才買避免急躁，獲得從容及早而不急躁利用好早上一日之計(jì)在于晨衛(wèi)總的改變投資銀行高級經(jīng)理的感悟一刻鐘原則很多偉大的事情都是在一刻鐘里實(shí)現(xiàn)的。等我有了（大塊的）時間，我一定鍛煉身體、寫一本書、做年度規(guī)劃、和朋友談?wù)劦鹊溶?、等飛機(jī)、排隊(duì)、開會前。。。整潔和條理天堂的第一條規(guī)則是：秩序！辦公室5S運(yùn)動：整理、整頓、清潔、清掃、素質(zhì)一個人如果工作桌上亂七八糟，他平均花費(fèi)在找東西的時間為1.5小時，每周為7.5小時。經(jīng)常建立索引和客戶檔案資料工作記錄知識和心得理財(cái)聯(lián)系方式：電話、EMAIL,MSN,QQ有些人一事無成，而實(shí)際上他們做得很吃力。他們總喜歡同時做幾件事。他們總在趕工。完成很多事的秘訣：李叔同擅書法工詩詞通丹青達(dá)音律精金石善演藝

李叔同的《送別》

長亭外，古道邊，芳草碧連天。

晚風(fēng)拂柳笛聲殘，夕陽山外山。

天之涯，地之角，知交半零落。

一斛濁酒盡余歡，今宵別夢寒。Doonethingatatime.一次只做一件事。一次一粒沙，一次一件事！“搏二兔，不得一兔!”可以同時做的兩件事，必須以一件為主，或兩件事都是簡單而不重要的。陶行知：為一件大事來，做一件大事去周成建

一生只做一件事第一次就把事最好Dothingsrightthefirsttime.集中精神，認(rèn)真做事。修復(fù)、返工、改錯、補(bǔ)救很浪費(fèi)時間。提高工作熱情工作游戲化：在工作中發(fā)現(xiàn)樂趣，將它變成你的高級游戲！在對工作有熱情、有感覺的情況下，一般人的效率提高至少15%?！癐lovethisgame!”文山：高效處理文件、郵件和E-mail你每天收到多少郵件？你多長時間查看一次E-mail？不落地原則高效處理EMAIL規(guī)定查看時間，而非隨時查看一次接觸原則必做處理原則轉(zhuǎn)發(fā)要寫明意見用好分類郵件夾設(shè)定回執(zhí)設(shè)定自動回復(fù)當(dāng)機(jī)立斷，現(xiàn)在就做，杜絕拖延世界上最遠(yuǎn)的距離是？丘吉爾：決斷與實(shí)行沃爾瑪?shù)腟undownRule海爾的“日清”工作法等我有了時間。。。NoworNever擇日不如撞日增加行動力的自我引導(dǎo)法方便行動原則：將要做的事放在手邊引導(dǎo)行為：打銷售電話前，先打一個其它電話切斷后路：讓自己無路可退當(dāng)