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外貿(mào)文員崗位工作職責(zé)之相關(guān)制度和職責(zé)，外貿(mào)文員工作職責(zé)就是協(xié)助出口經(jīng)理的工作,包括:詢價報價,日常文檔,預(yù)備樣板,平面設(shè)計的協(xié)助工作,單證處理(形式發(fā)票,裝箱單,提單),下訂單,跟進(jìn)生產(chǎn),協(xié)調(diào)各部門跟進(jìn)工作進(jìn)度等。外貿(mào)文...

外貿(mào)文員工作職責(zé)就是協(xié)助出口經(jīng)理的工作,包括:詢價報價,日常文檔,預(yù)備樣板,平面設(shè)計的協(xié)助工作,單證處理(形式發(fā)票,裝箱單,提單),下訂單,跟進(jìn)生產(chǎn),協(xié)調(diào)各部門跟進(jìn)工作進(jìn)度等。

外貿(mào)文員跟跟單工作一樣比較繁瑣,小事,雜事,難事不少,假如借助于一些跟單方面的工具,會解決不少日常重復(fù)處理的工作,從而提高跟單效率,削減出錯的可能性。比如:跟單網(wǎng)提供的跟單系統(tǒng),就是這樣一個工具:跟單網(wǎng),提供跟單行業(yè)的豐盛資訊與企業(yè)跟單的軟件系統(tǒng),幫忙企業(yè)解決跟單過程中的事件,雜事,瑣碎事,使跟單再無難事.

跟單英文walkthrough的直譯,意思是從業(yè)務(wù)的起始向來到業(yè)務(wù)的結(jié)束——普通都是到財務(wù)做賬結(jié)束——一整套業(yè)務(wù)流程的。跟單就是跟著這些已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)所留下的證據(jù)——各種證據(jù)、單據(jù)、報表等——對業(yè)務(wù)流程舉行重復(fù)模擬。

跟單員的定義DocumentaryHandler跟單員是指在企業(yè)運(yùn)作過程中,以客戶訂單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品,跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。(不能兼職,替代)全部圍圍著訂單去工作,對出貨交期負(fù)責(zé)的人,都是跟單員。

以下是服裝業(yè)的跟單員:

跟單員在外期間生活、工作注重調(diào)理有序,尤其保證人身平安,另外更注意的是代表企業(yè)形象。

一、日常工作支配:

⒈面面預(yù)備并了解訂單資料(客戶制單、生產(chǎn)工藝、終于確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見或更正資料、特別狀況可攜帶客樣),確認(rèn)所把握的全部資料之間制作工藝詳情是否統(tǒng)一、詳盡。對批示不明確的事項具體反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部,以便準(zhǔn)時確認(rèn)。

⒉必須保證本公司與外加工廠之間全部要求及資料具體并明確、一致!(最好要有文字證實)

⒊事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營情況并對工廠的優(yōu)/劣勢舉行充分評估,做到知根知底。

⒋跟單員言行、看法均代表本公司,因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中,須掌握基本原則、注重言行得體、看法不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對客戶(或客戶公司跟單員)有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能任意越權(quán)表態(tài),有問題準(zhǔn)時請示公司打算。

⒌預(yù)先充分估計工作中問題的潛在發(fā)生性,相應(yīng)加強(qiáng)工作力度,完美細(xì)化前期工作,削減乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)覺問題為目的,預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、準(zhǔn)時處理問題并總結(jié)閱歷,對以后的工作方式和細(xì)則進(jìn)一步完美方為根本之道。

6.訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人(操作員)要保持密切的聯(lián)系,出于雙方的利益著想,雙與對方交流,將問題降到最低限度。

二、生產(chǎn)過程中的驗貨工作程序:

⒈面/輔料到廠后,催促工廠最短時光內(nèi)按照發(fā)貨單具體盤點,并由工廠簽收。若浮現(xiàn)短碼/少現(xiàn)象要親手參加清點并確認(rèn)。

⒉如工廠前期未打過樣品,須支配其速打出投產(chǎn)前樣確認(rèn),并將檢驗結(jié)果書面通知工廠負(fù)責(zé)人和工廠技術(shù)科。特別狀況下須交至公司或客戶確認(rèn),整改無誤后方可投產(chǎn)。

⒊校對工廠裁剪樣版后方可對其舉行版長確認(rèn),具體記錄后的單耗確認(rèn)書由工廠負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn),并通知其開裁。

⒋按照雙方確認(rèn)后的單耗要與工廠共同核對面/輔料的溢缺值,并將詳細(xì)數(shù)據(jù)以書面形式通知公司。如有欠料,須準(zhǔn)時落實補(bǔ)料事宜并告訴加工廠。如有溢余則要告訴工廠大貨結(jié)束后退還小編司,并催促其節(jié)省用法,杜絕鋪張現(xiàn)象。

⒌投產(chǎn)初期務(wù)必每個車間、每道工序高標(biāo)準(zhǔn)地舉行半成品檢驗,如有問題要準(zhǔn)時反映工廠負(fù)責(zé)人和相應(yīng)管理人員,并監(jiān)督、協(xié)助工廠落實整改。

⒍每個車間下機(jī)首件成品后,要對其尺寸、做工、款式、工藝舉行面面細(xì)致地檢驗。出具檢驗報告書(大貨生產(chǎn)初期/中期/末期)及整改意見,經(jīng)加工廠負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后留工廠一份,自留一份并傳真公司。

⒎天天要記錄、總結(jié)工作,制定明日工作計劃。按照大貨交期事先列誕生產(chǎn)方案表,每日詳實記錄工廠裁剪進(jìn)度、投產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)成品狀況、投產(chǎn)機(jī)臺數(shù)量,并按生產(chǎn)方案表落實進(jìn)度并催促工廠。生產(chǎn)進(jìn)度要隨時匯報公司。

⒏針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的制作、質(zhì)量要求,要監(jiān)督、協(xié)助加工廠落實到位,并準(zhǔn)時匯報公司落實狀況。

⒐成品進(jìn)入后收拾車間,需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量,并不定期抽驗包裝好的成品,要做到有問題早發(fā)覺、早處理。盡最大努力保證大貨質(zhì)量和交期。

⒑大貨包裝完畢后,要將裁剪明細(xì)與裝箱單舉行核對,檢查每色、每號是否相符。如有問題務(wù)必查明緣由并準(zhǔn)時相應(yīng)解決。

⒒加工結(jié)束后,具體清理并收回全部剩余面料、輔料。

⒓對生產(chǎn)過程中各環(huán)節(jié)(包括本公司相應(yīng)部門和各業(yè)務(wù)單位)的協(xié)同協(xié)作力度、浮現(xiàn)的問題、對問題的反應(yīng)處理能力以及囫圇定單操作狀況舉行總結(jié),以書面形式報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

13.在檢查過程中肯定要公正,客觀。不能收到廠家的一點點益處,而忘了自己的職責(zé).

1)要有較好的外語基礎(chǔ),把握肯定的專業(yè)外語,同時起碼對(面料/服裝)生產(chǎn)流程有基本上的了解:接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠)/排花(如是喱士排花款)--車縫--手工--后整--查貨--包裝等等。

2)接單:清晰明了不同客戶對樣辦款式及風(fēng)格上的需要,在跟客戶接單時,能準(zhǔn)時發(fā)覺一些生產(chǎn)上可能浮現(xiàn)的問題,誘導(dǎo)客戶接受既具他的產(chǎn)品獨特風(fēng)格而又適于大貨生產(chǎn)的產(chǎn)品(注重:“是否適宜于生產(chǎn)大貨”這一點是做樣辦時特殊重要考慮到的!!!由于,假如難度太大而不是普遍工廠能到好,那么無疑就是大大提高了生產(chǎn)成本……),把客戶各項要求清晰地標(biāo)明在辦單上。

3)布產(chǎn):A.讓紙樣師傅做圖稿的同時支配備料,仔細(xì)做到跟進(jìn)每工序的進(jìn)度并記錄生產(chǎn)過程中遇到的每個問題、需注重的事項、每種物料的用量及各工序生產(chǎn)工時以作成本核算的基本資料。

4)看辦:樣辦完成后,可請本廠設(shè)計師一起看辦(這個對于初入門的跟單員相當(dāng)重要,可以從中學(xué)到一些技術(shù)上的東西),看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦。

5)成本資料:樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報價,這一項需求特殊謹(jǐn)慎仔細(xì)。大家都知道,假如成本出了點錯或是報價出錯,會對以后這個款的大貨帶來很大損失……

跟大貨生產(chǎn)要求:

1)有較好的外語基礎(chǔ),把握肯定的專業(yè)外語,同時起碼對服裝生產(chǎn)流程有基本上的了解:接單--備料--開裁--掃粉(如有車花或釘珠)/排花(如是喱士排花款)--車縫--手工--后整--查貨--包裝

2)接單:特殊注重與跟辦同事連接好相應(yīng)款式在做辦時存檔的資料這部分工作得特殊精心,如:做辦時是這樣做,而客戶已要求大貨更改另外的做法。

3)布產(chǎn):將生產(chǎn)單及各工序在做辦時碰到的問題、修改辦法以及人客意見的資料分發(fā)給各相應(yīng)工序。

4)跟進(jìn)生產(chǎn):多到車間走走,向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所遇到的問題,如有須要,需向客戶反映問題及建議或征求意見……

5)貨期及質(zhì)量:跟進(jìn)貨期的同時要讓QC控制好質(zhì)量……

6)出貨箱單資料:需預(yù)先提供出箱裝單資料給船務(wù)部用于做報關(guān)資料……

7)包裝出貨:普通狀況下,不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦……

1、頭辦:設(shè)計圖紙發(fā)外廠做頭版,頭版批核尺寸和板型(和設(shè)計師一起),若不確認(rèn),務(wù)必繼續(xù)做復(fù)版。

2、確認(rèn)生產(chǎn)款:做面輔料訂購預(yù)算單交選購部訂購。

3、發(fā)面輔料:開單發(fā)面輔料(CMT單不用發(fā)面料)

4、做產(chǎn)前版:用大貨面輔料(如沒有物料可暫代,但需標(biāo)示清晰)做正確產(chǎn)前辦,追辦并批復(fù)(包括工藝、尺寸、輔料、款式等,總之是大貨前樣)。

5、生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量跟進(jìn),確保貨期和質(zhì)量:開裁、裁數(shù)、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產(chǎn)中問題,對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數(shù)多了或少了,物料補(bǔ)訂和補(bǔ)發(fā),對FOB單數(shù)量的正常接受范圍外的:要不要多的數(shù)量、接不接受少了數(shù)量,三期的質(zhì)量問題如何解決如何監(jiān)督,貨期晚了如何解決等等。

跟單除了專業(yè)技術(shù)之外,還有的就是要注重和工廠的關(guān)系處理,這是一個很重要的關(guān)鍵

跟單的步驟包括:產(chǎn)前樣確實認(rèn),船樣確實認(rèn),生產(chǎn)中工廠和公司之間的連接交流,原料的質(zhì)量鑒定,生產(chǎn)技術(shù),產(chǎn)品包裝方式,交期的跟催和跟進(jìn),等等,總之包括生產(chǎn)的全過程。

還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單,多為外貿(mào)公司,對技術(shù)的學(xué)問要求不是太高,主要是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系,并支配出貨方式和船期,付款等。當(dāng)然對于面料(服裝)的質(zhì)量也相當(dāng)重要。

跟內(nèi)單的大致流程如下:從客戶下單到簽定完合同,按照排料室提供的排版圖舉行前期的面料預(yù)備工作,同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門(包括方案辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、選購部)。面料到廠后可按照工廠的實際狀況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度,以便更好的與客人交流,并準(zhǔn)時讓客人了解工廠的大貨操作狀況,以備在浮現(xiàn)特別狀況下(如交期不準(zhǔn)時、不能按時交貨等)讓客人在第一時光得到消息,避開浮現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn),因退倉不準(zhǔn)時而給工廠造成不須要的損失。

跟單注重事項:

1:物料是否正確。

2:尺寸是否“確切”。

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