項(xiàng)目文件、記錄管理規(guī)定2004-06-27發(fā)布版本：12004-06-27發(fā)布版本：12004-07-06實(shí)施修訂：01文件控制1.1一般規(guī)定1.0.1各項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)書面同意，不得以路橋華東公司名義發(fā)文。1.0.2各項(xiàng)目必須設(shè)專兼職文書，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目文件的處理。各項(xiàng)目必須設(shè)置較穩(wěn)定的、容量較大的電子郵箱，文書必須保證每天上、下午至少上網(wǎng)各一次，查看有無(wú)文件，并及時(shí)下載和處理。對(duì)因文書工作失誤所造成的損失，由各項(xiàng)目承擔(dān)。1.0.3對(duì)規(guī)章制度類文件,項(xiàng)目部應(yīng)控制編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、作廢六個(gè)環(huán)節(jié)。1.2收文管理流程接收文件收文可分類登記：—收文可分類登記：—公司行政類文件；—公司規(guī)章制度類文件；—業(yè)主、監(jiān)理文件；—其它類文件建立收文登記經(jīng)理辦主任批示按批示意見(jiàn)及時(shí)傳閱/復(fù)印文件管理員應(yīng)跟蹤和催辦需要辦理的事項(xiàng)，并記錄辦理信息文件管理員應(yīng)跟蹤和催辦需要辦理的事項(xiàng)，并記錄辦理信息跟蹤催辦填寫辦復(fù)情況1.3發(fā)文管理流程主辦人員/部門編制文件相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/部門審核/會(huì)簽主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的適宜性、可操作性、管理和技術(shù)要求、發(fā)放范圍進(jìn)行審批。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文件的適宜性、可操作性、管理和技術(shù)要求、發(fā)放范圍進(jìn)行審批。主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)經(jīng)理辦主任應(yīng)對(duì)文件的格式、主題詞、語(yǔ)言文字和嚴(yán)密性進(jìn)行審核。尤其是發(fā)往外部的文件，經(jīng)理辦主任更應(yīng)把關(guān)。經(jīng)理辦主任應(yīng)對(duì)文件的格式、主題詞、語(yǔ)言文字和嚴(yán)密性進(jìn)行審核。尤其是發(fā)往外部的文件，經(jīng)理辦主任更應(yīng)把關(guān)。經(jīng)理辦主任最終復(fù)核文件管理員統(tǒng)一編文號(hào)印章專管人員用印文件管理員按文件的發(fā)放范圍編發(fā)放號(hào)并發(fā)放主辦部門/人員修改文件發(fā)放有效文件，回收銷毀作廢文件或作好標(biāo)識(shí)，分開(kāi)存放，以防誤有。發(fā)放有效文件，回收銷毀作廢文件或作好標(biāo)識(shí)，分開(kāi)存放，以防誤有。文件作廢1.4文件的有效性控制項(xiàng)目部應(yīng)編制“有效文件清單”來(lái)控制文件的現(xiàn)行有效狀態(tài):1經(jīng)理辦編制“項(xiàng)目部有效文件清單”（項(xiàng)目部發(fā)的規(guī)章制度類文件和業(yè)主/監(jiān)理發(fā)的管理規(guī)定類文件）；2技術(shù)質(zhì)量部編制“項(xiàng)目適用的與質(zhì)量有關(guān)的法律/標(biāo)準(zhǔn)和其它要求清單”（其它要求是指：業(yè)主/監(jiān)理發(fā)的技術(shù)類文件和項(xiàng)目部的施工方案等）；3生產(chǎn)安全部編制“項(xiàng)目適用的環(huán)境法律法規(guī)與其它要求清單”（去掉公司清單中項(xiàng)目不適用的法規(guī)，加上適用于項(xiàng)目的施工所在地的法規(guī)）4生產(chǎn)安全部編制“項(xiàng)目適用的職業(yè)健康安全法律法規(guī)與其它要求清單”（去掉公司清單中項(xiàng)目不適用的法規(guī)，加上適用于項(xiàng)目的施工所在地的法規(guī)）2記錄控制2.1一般規(guī)定2.1.1項(xiàng)目部各部門負(fù)責(zé)各自記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、保存、查閱、處置。2.1.2當(dāng)業(yè)主或有關(guān)文件對(duì)相關(guān)記錄有專門的規(guī)定時(shí)，按其規(guī)定執(zhí)行。2.1.3記錄若是利用電子媒體臨時(shí)保存，在沒(méi)有相關(guān)簽名加密設(shè)置的情況下，除記錄人、編制人名字和填寫內(nèi)容可以在電腦上打上外，其它如審核、批準(zhǔn)和確認(rèn)等簽署必須在輸出后簽名方為正式記錄。2.2記錄的范圍2.2.1管理體系運(yùn)行記錄質(zhì)量管理體系環(huán)境管理體系職業(yè)健康安全管管理體系管理評(píng)審記錄；；教育培訓(xùn)記錄；；為實(shí)現(xiàn)過(guò)程及產(chǎn)產(chǎn)品滿足要要求的提供供證據(jù)所需需的記錄；；產(chǎn)品要求的評(píng)審審記錄；供方評(píng)定記錄；；過(guò)程確認(rèn)記錄；；產(chǎn)品可追溯性記記錄；顧客財(cái)產(chǎn)的記錄錄；監(jiān)視和測(cè)量裝置置校準(zhǔn)的記記錄；當(dāng)無(wú)國(guó)際或國(guó)家家測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)的監(jiān)視視和測(cè)量設(shè)設(shè)備的校準(zhǔn)準(zhǔn)或檢定記記錄；測(cè)量結(jié)果的追補(bǔ)補(bǔ)確認(rèn)記錄錄；內(nèi)部審核記錄；；產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)測(cè)量記錄；；不合格品控制記記錄；糾正措施記錄；；預(yù)防措施記錄。環(huán)境因素識(shí)別和和評(píng)價(jià)記錄錄；適用的環(huán)境法律律及其它要要求；環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)和和管理方案案；培訓(xùn)記錄；環(huán)境信息的交流流記錄和相相關(guān)方投訴訴及處理記記錄；環(huán)境運(yùn)行過(guò)程記記錄；緊急情況及應(yīng)急急措施記錄錄；監(jiān)測(cè)和測(cè)量的記記錄；監(jiān)測(cè)設(shè)備校準(zhǔn)維維護(hù)記錄；；不符合、糾正與與預(yù)防措施施記錄；內(nèi)部審核記錄；；管理評(píng)審記錄。危險(xiǎn)源辨識(shí)和風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)記記錄；適用用的OHS法律及其其它要求；；OHS目標(biāo)指標(biāo)標(biāo)和管理方方案；培訓(xùn)記錄；協(xié)商與交流記錄錄和相關(guān)方方投訴及處處理記錄；；OHS運(yùn)行過(guò)程程記錄；緊急情況及應(yīng)急急措施記錄錄；績(jī)效測(cè)量和監(jiān)測(cè)測(cè)的記錄；；監(jiān)測(cè)設(shè)備校準(zhǔn)維維護(hù)記錄；；事故、事件、不不符合、糾糾正與預(yù)防防措施記錄錄；內(nèi)部審核記錄；；管理評(píng)審記錄。2.2.2證實(shí)產(chǎn)品滿足要求的記錄1各種結(jié)構(gòu)材料、半半成品、產(chǎn)產(chǎn)品的檢驗(yàn)驗(yàn)和試驗(yàn)報(bào)報(bào)告記錄2產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和狀態(tài)態(tài)標(biāo)識(shí)記錄錄3施工過(guò)程控制形形成的記錄錄4工程設(shè)備管理和和維修保養(yǎng)養(yǎng)記錄5工序檢驗(yàn)記錄6不合格品及其處處置報(bào)告7工程驗(yàn)收記錄8圖紙會(huì)審記錄9用戶投訴記錄10合同評(píng)審記錄11合同調(diào)整、變更更、仲裁記記錄及其形形成的有關(guān)關(guān)文件12合同糾紛的處置置記錄2.3記錄的標(biāo)識(shí)2.3.1所有的記錄均應(yīng)注明記錄名稱、記錄表號(hào)、記錄日期和編號(hào)等標(biāo)識(shí)。2.3.2記錄的編號(hào)方法：一般采取日期加序號(hào)。如，編號(hào)：2002-06-18①②…2.3.3多頁(yè)記錄的頁(yè)次可以標(biāo)為：第X頁(yè)共X頁(yè)或分?jǐn)?shù)線法1/3、2/3、3/3。2.4記錄的填寫2.4.1記錄應(yīng)按要求認(rèn)真填寫，字跡清晰，標(biāo)識(shí)明確，內(nèi)容真實(shí),便于查閱；記錄、審核、審批、確認(rèn)等簽署均應(yīng)完整清楚，以便追溯。2.4.2記錄填寫必須使用符合存檔要求的藍(lán)、黑墨水，除規(guī)定要求的測(cè)量記錄外，不得使用圓珠筆和鉛筆。2.5記錄的保管2.5.1各部門、項(xiàng)目部相關(guān)崗位人員應(yīng)及時(shí)收集記錄，歸檔入卷的記錄應(yīng)編目，以便查閱。2.5.2各部門、項(xiàng)目部應(yīng)明確各類記錄的保管人員，重要的記錄應(yīng)由專人保管；應(yīng)購(gòu)置記錄資料貯存的必要的辦公用品并提供適宜的貯存環(huán)境，防止鼠咬、蟲蛀和霉?fàn)€、火災(zāi)、被盜等，避免損壞、變質(zhì)或丟失。2.6記錄的借閱2.6.1借閱重要的記錄記錄應(yīng)履行簽字手續(xù)。2.6.2對(duì)外借閱記錄，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目管理者分代表或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行簽字手續(xù)。記錄保管責(zé)任人負(fù)責(zé)借出記錄的到期催還。2.7記錄的處置2.7.1按要求構(gòu)成竣工資料和須交檔案室的記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、保存期限、借閱、移交、審核和處置，執(zhí)行公司《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《項(xiàng)目文檔管理辦法》及《公路工程竣工文件資料立卷歸檔管理辦法》中的相關(guān)要求。2.7.2不構(gòu)成竣工資料或毋需交檔案室或未規(guī)定應(yīng)移交主管部門的其它記錄，項(xiàng)目部保存至項(xiàng)目解體。對(duì)到期作廢的記錄，項(xiàng)目部由責(zé)任部門填寫《作廢記錄處理表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀或采取其它方式處理。LQHD-ZH/B03-附錄1公文主題詞表使用說(shuō)明一、《公文主題詞表》共分8大類，共323個(gè)主題詞。類別標(biāo)題不作主題詞用。二、公司行文，按《公文主題詞表》標(biāo)引主題詞。使用時(shí)不受類別限制，標(biāo)引次序應(yīng)根據(jù)主題詞涵義由小到大，從公文的內(nèi)容到文種，一般標(biāo)引3-5個(gè)。三、標(biāo)引時(shí)只能能使用表內(nèi)內(nèi)詞；表內(nèi)內(nèi)詞不能拆拆開(kāi)使用。主題詞表綜合（60個(gè)）決定指示通知通報(bào)報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)紀(jì)要會(huì)議考察轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)講話匯編總結(jié)經(jīng)驗(yàn)材料呈報(bào)報(bào)送方案貫徹函授意見(jiàn)調(diào)查研究提案建議名單公文印章保密機(jī)要檔案信訪行政管理制度出席活動(dòng)監(jiān)察紀(jì)檢貪污受賄廉政黨風(fēng)機(jī)關(guān)事務(wù)福利房屋住宅工會(huì)文體保衛(wèi)治安消防防火體改規(guī)章（533個(gè)）經(jīng)濟(jì)體制改革開(kāi)放產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)所有制責(zé)任制承包股份制廠長(zhǎng)經(jīng)理任期目標(biāo)合同租賃拍賣破產(chǎn)職代會(huì)董事會(huì)總公司企業(yè)經(jīng)營(yíng)變更注冊(cè)行業(yè)質(zhì)量產(chǎn)品效益集團(tuán)許可證政治思想精神文明職業(yè)道德行業(yè)風(fēng)氣班組表彰先進(jìn)法律條例規(guī)定辦法規(guī)則章程細(xì)則解釋修訂訴訟宣傳新聞報(bào)刊音像計(jì)劃（49個(gè)）計(jì)劃規(guī)劃投資交通年度指標(biāo)建設(shè)改建擴(kuò)建改造土地開(kāi)發(fā)調(diào)整大中型項(xiàng)目清理固定資產(chǎn)論證審查方案機(jī)電設(shè)備物資鋼材木材進(jìn)口出口撥給更新下達(dá)前期補(bǔ)充自籌立項(xiàng)項(xiàng)目建議書可行性研研究停緩壓縮規(guī)模追加延長(zhǎng)補(bǔ)助裝備外資合資合作外經(jīng)統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)（42個(gè)）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算決算結(jié)算資金外匯留成經(jīng)費(fèi)價(jià)格支出收入費(fèi)收基金免征減免征收利率稅率費(fèi)率稅收成本本金利息審計(jì)補(bǔ)貼貸款核定盈利虧損撥款擔(dān)保集資股份股票證券債務(wù)國(guó)庫(kù)券券管理費(fèi)國(guó)有產(chǎn)權(quán)評(píng)估人勞（46個(gè)）人事勞動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)干部黨群職務(wù)任免調(diào)動(dòng)聘任辭退政審培訓(xùn)錄用職工家屬工人工種工齡職稱評(píng)審晉級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)處分榮譽(yù)稱號(hào)機(jī)構(gòu)編制定員分配更名休假勞務(wù)待遇離休退休社團(tuán)組織人才知識(shí)分子工資資金津貼保護(hù)保險(xiǎn)醫(yī)療衛(wèi)生療養(yǎng)工程（27個(gè)）工程基建勘察設(shè)計(jì)概算公路橋梁機(jī)械房地產(chǎn)施工養(yǎng)護(hù)招標(biāo)投標(biāo)中標(biāo)開(kāi)工竣工驗(yàn)收咨詢監(jiān)理資質(zhì)等級(jí)救災(zāi)水毀筑路設(shè)施環(huán)衛(wèi)裝修科技教育（266個(gè)）科技科研技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范計(jì)算機(jī)自動(dòng)化信息成果引進(jìn)交流展覽專利專家實(shí)驗(yàn)教育學(xué)術(shù)學(xué)位講學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)證書成人進(jìn)修實(shí)習(xí)外事（20個(gè)）外事出國(guó)考察來(lái)訪出訪簽證接待會(huì)見(jiàn)接見(jiàn)團(tuán)組外賓國(guó)際涉外談判會(huì)談簽署邀請(qǐng)?jiān)馍虣z海關(guān)收文簿LQQHD-ZZH/B003-011表收文日期序號(hào)收文字號(hào)來(lái)文單位收文名稱辦復(fù)情況備注月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日發(fā)文簿LQQHD-ZZH/B003-022表發(fā)文日期序號(hào)發(fā)文字號(hào)發(fā)文名稱發(fā)放范圍備注月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日注：“備注”欄可填寫；是否否收到文件件/是否受控控文件等。文件（規(guī)章制度度/標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范范等）分發(fā)發(fā)登記表分發(fā)部門：LLQHD--ZH/BB04-001表序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版本修訂分發(fā)號(hào)分發(fā)日期收文單位或部門門簽收等方式備注文件更改通知單單LQHDD-ZH//B04--02表更改文件名稱：：文件編號(hào)：版本：修訂：修訂頁(yè)：更改方式：更改內(nèi)容：更改內(nèi)容生效日日期：年