公司檔案管理制度管理細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際狀況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和探討公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由綜合管理部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司綜合管理部管理，各部門不得分散保存。二、檔案管理人員配置及其職責(zé)公司綜合管理部指定并配備檔案管理人員，其基本職責(zé)如下：1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理制訂的有關(guān)規(guī)定、方法、細(xì)則。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理方法和工作安排等。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則下，依據(jù)管理要求對檔案材料的進(jìn)行積累、收集、立卷、歸檔工作。4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，主動(dòng)供應(yīng)利用。5、仔細(xì)執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度，主動(dòng)向公司分管檔案領(lǐng)導(dǎo)反映檔案工作狀況，主動(dòng)協(xié)作其開展工作并接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。6、負(fù)責(zé)做好公司檔案材料的收集整理工作并在本月底內(nèi)，公司其它各部門檔案資料全部移交至綜合管理部關(guān)水林處，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和平安。7、辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案歸檔范圍及檔案接收與整理(一）公司檔案歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：1、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營安排、管理決策等；2、公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文；3、辦公用品管理、選購 、出車及修理記錄等；日常管理方面的員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、修理登記、材料收發(fā)，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；4、人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。5、公司企劃方面的宣揚(yáng)方案、形象展示、廣告宣揚(yáng)、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣揚(yáng)費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。6、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容7、客戶考核評分、客戶檔案卡、客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶看法調(diào)查記錄8、財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請等9、日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、營銷促銷活動(dòng)方案及客戶資料、市場調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件，各部門將材籵歸檔整理好后全部移交到綜合管理部檔案室。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級隱私文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營安排、管理決策，公司內(nèi)部及與其他單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請示批復(fù)、企劃方面的宣揚(yáng)方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等5年以上三級一般文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、來客記錄、電話記錄、修理登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、選購 、出車及修理記錄等3年檔案編號方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：綜合管理部：ZH，生產(chǎn)部：SC，技術(shù)部：JS，質(zhì)量部：ZL市場營銷部：SHC，選購 部：CG，財(cái)務(wù)部：CW，物資物流部：WZ。3、公司工程項(xiàng)目檔案編號為：CQLY-日期4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不困難且部門管理統(tǒng)一，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均須要編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均運(yùn)用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中201406為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號。歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必需完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠精確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃安排，可歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對的最終一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)書目、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)精確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門歸檔材料，應(yīng)依據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的，應(yīng)在下月3號之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。涉及工程項(xiàng)目的歸檔材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。檔案移交。各部門不涉及工程項(xiàng)目的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室；涉及工程項(xiàng)目的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交檔案室。依據(jù)公司目前的經(jīng)營狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部依據(jù)本實(shí)施細(xì)則自行妥當(dāng)保管，短暫不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專用檔案庫房，庫房應(yīng)堅(jiān)實(shí)，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)剛好修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫房管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對保存的檔案資料要具體清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。剛好、精確填寫各種檔案工作狀況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱利用（一）檔案部依據(jù)工作須要，編制必要的檔案書目、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，主動(dòng)主動(dòng)開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，依據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為一般文件的，借閱時(shí)間不超過一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱一般文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門經(jīng)理及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為隱私文件的，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱隱私文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門經(jīng)理、公司分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必需愛惜檔案，保持整齊，要愛護(hù)檔案的平安。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及隱私檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必需嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長借閱的，必需通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）依據(jù)不同檔案材料的分級及保管期限，結(jié)合實(shí)際狀況，檔案部統(tǒng)計(jì)檔案庫內(nèi)各檔案的狀況表。（二）定期對于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在公司行政分管領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必需有兩人在場負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在平安的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥當(dāng)保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無關(guān)人員供應(yīng)或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過電話、電子郵件、一般郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事務(wù)時(shí)要?jiǎng)偤脠?bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要?jiǎng)偤贸鼍邥鎴?bào)告。對違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)賜予肅穆處理。九、公司員工獎(jiǎng)懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，依據(jù)情節(jié)輕重，公司將賜予處分或10-100元不等的懲罰，嚴(yán)峻者將追究法律責(zé)任：未依據(jù)本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)書目等所需材料的；未依據(jù)規(guī)定時(shí)間移交檔案或者不主動(dòng)協(xié)作各部門兼職檔案員的工作的；未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；借閱檔案未登記或超出借閱時(shí)間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；對檔案進(jìn)行涂改、偽造的；對公司檔案占為己有、在職位變更或離職時(shí)不剛好移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；對各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)峻影響工作秩序的；對各部門反饋的問題或建議未剛好解決或處理，嚴(yán)峻影響工作秩序的。對于各部門主動(dòng)協(xié)作檔案室工作的，由檔案部門按月度或季度評比出最佳部門及人員，經(jīng)層報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理賜予物質(zhì)嘉獎(jiǎng)，具體嘉獎(jiǎng)方法參考公司相關(guān)管理規(guī)定。十、附則本實(shí)施細(xì)則經(jīng)征求各部門看法，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后馬上執(zhí)行。本實(shí)施細(xì)則說明權(quán)歸公司全部。卷內(nèi)書目序號編號責(zé)任人文件名稱日期頁數(shù)備注重慶老院子酒業(yè)有限公司檔案封面檔案號保密等級檔案名稱整理人所屬部門歸檔時(shí)間保管期限備注卷內(nèi)備考表本案卷狀況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的數(shù)量、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、鑒定變更等狀況。整理人：