裝飾工程公司材料采購控制程序目的保證所采購的材料價格合理并符合規(guī)定的質(zhì)量要求及工期要求。適用范圍適用于XX地產(chǎn)裝飾工程部工程項目所需材料的采購。引用文件ZSP15-1《搬運、貯存、防護和交付控制程序》ZSP10-1《檢驗和試驗控制程序》定義材料指裝飾工程項目所需的材料。職責總經(jīng)理負責：審批《材料采購計劃表》、《供應(yīng)商評估表》、《認可供應(yīng)商一覽表》、《材料選樣報價表》、《材料付款申請表》。部門經(jīng)理負責：審核《材料采購計劃表》、《供應(yīng)商評估表》、《認可供應(yīng)商一覽表》、《材料選樣報價表》、《材料付款申請表》。采購員負責：填制《材料選樣報價表》、《材料付款申請表》，并對所采購的材料/服務(wù)進行考察、驗證，填制《供應(yīng)商評估表》、《認可供應(yīng)商一覽表》；所有合同的前期談判，記錄合同談判要點、起草材料訂貨合同；材料的退貨、合同更改的聯(lián)系；材料供貨的統(tǒng)計；參加材料的復(fù)檢等。施工項目工程師負責編制《材料采購計劃表》，給采購員下《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍?。資格或培訓執(zhí)行本程序無需特別的資格或培訓。程序材料采購范圍的制訂施工項目工程師根據(jù)設(shè)計施工圖，整理并填寫《材料采購計劃表》（ZSP6-2-F1），其中必須充分考慮材料采購供貨期并明確采購材料的名稱、質(zhì)量、用途等。經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。審批應(yīng)在施工合同簽定后三天內(nèi)完成。部門經(jīng)理將審批過的《材料采購計劃表》轉(zhuǎn)發(fā)至采購員。采購員根據(jù)審批后的《材料采購計劃表》，制訂采購計劃，并開始對供應(yīng)商進行初步調(diào)查。當采購范圍有變化時，從新執(zhí)行7.1.1－7.1.3。采購前期準備工作采購員負責組織對供應(yīng)商的前期考察，填寫《供應(yīng)商評估表》（ZSP6-2-F2）。經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后生效。采購員根據(jù)《供應(yīng)商評估表》填制《認可供應(yīng)商一覽表》（ZSP6-2-F3）。經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后生效。對于原有合格的供應(yīng)商每年重新考察一次，并依7.4.1－7.4.2執(zhí)行。7.3采購7.3.1采購員接施工項目工程師的《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍罚╖SP6-2-F4）后，按以下條款選擇供應(yīng)商：7.3.1.1采購金額小于500元的材料，可從《認可供應(yīng)商一覽表》中任選一家供應(yīng)商。7.3.1.2采購金額大于500元，小于2000元的材料，除獨家生產(chǎn)或獨家代理外，應(yīng)從《認可供應(yīng)商一覽表》中選至少二家供應(yīng)商進行報價。7.3.1.3采購金額大于2000元的材料，除獨家生產(chǎn)或獨家代理外，應(yīng)從《認可供應(yīng)商一覽表》中選至少三家供應(yīng)商進行報價。7.3.1.4對于臨時增加、供貨期要求短的零星材料采購，施工項目工程師填寫《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍罚渲斜仨氉⒚骶o急采購，采購員據(jù)此單產(chǎn)；從《認可供應(yīng)商一覽表》中選擇一家即可。7.3.2采購員將供應(yīng)商報價填寫于《材料選樣報價表》（ZSP6-2-F5），送部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。7.3.3采購合同的簽訂7.3.3.1采購員負責所有訂貨合同的前期談判，負責記錄合同談判要點，并將合同談判要點中合同工期及合同價及時通知預(yù)決算部，方便做預(yù)決算。7.3.3.2根據(jù)審批后的《材料選樣報價表》和《材料采購計劃表》。采購員負責金額小于5000元的合同談判。部門經(jīng)理負責10000元以內(nèi)的談判。總經(jīng)理負責10000元以上的談判。7.3.3.3采購員根據(jù)談判好的合同要點，于談判后2個工作日內(nèi)起草訂貨合同后，按以下幾種情況辦理：金額小于5000元的，由采購員簽定，報部門經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后蓋章。金額大于5000元（含5000元），小于10000元的合同，由部門經(jīng)理簽訂，報總經(jīng)理審批后蓋章。金額大于10000元（含10000元）的合同，由總經(jīng)理簽訂并蓋章。合同簽訂蓋章后，由采購員將原件送項目推廣服務(wù)部保存，采購員保留一份復(fù)印件備案。7.3.4材料的進貨、搬運、入庫、貯存、出庫、檢驗、交付。7.3.4.1材料的進貨由采購員根據(jù)訂貨合同負責實施。7.3.4.2材料的搬運、入庫、貯存、出庫按ZSP15-1《搬運、貯存、防護和交付控制程序》執(zhí)行。7.3.4.3材料的檢驗按ZSP10-1《檢驗和試驗控制程序》執(zhí)行。7.3.5補貨及退貨處理7.3.5.1同類品種材料的補貨按如下程序辦理：由各工種隊長負責填寫《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍罚╖SP6-2-F4）交施工項目工程師、部門經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后實施。7.3.5.2材料的品種更改分以下三種情況處理：合同簽定前，再按7.3.3和7.3.4規(guī)定辦理。合同簽定后，材料專業(yè)出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前，材料采購員與供應(yīng)商協(xié)商更改合同。合同簽訂后，材料已生產(chǎn)出來或材料已運到公司倉庫或工地，材料采購員則盡可能與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，如退不了，則視責任情況經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見后，報總經(jīng)理處理。7.3.5.3材料剩余的處理材料剩余時，材料采購員負責聯(lián)系退貨，若退不了，由部門經(jīng)理簽署意見后處理。7.4合同款項及搬運費用的支付合同款項的辦理由采購員根據(jù)訂貨合同中有關(guān)要求，填寫《材料付款申請表》（ZSP6-2-F6），并報領(lǐng)導審批，搬運費按公司有關(guān)財務(wù)規(guī)定進行辦理。7.5違約處理及補救措施7.5.1違約按訂貨合同中有關(guān)規(guī)定追究違約責任。7.5.2因供應(yīng)商違約（例如無法供貨或供貨不合格等）的補救措施，由部門經(jīng)理負責提出，報總經(jīng)理審批。材料進貨統(tǒng)計材料進貨的統(tǒng)計由采購員負責，詳細統(tǒng)計已進材料的品種，數(shù)量、規(guī)格、價格及費用、付款情況，并將其填入《材料采購月報表》（ZSP6-2-F7），于次月5日前報施工項目工程師、部門經(jīng)理、總經(jīng)理審閱。記錄《材料采購計劃表》、《材料選樣報價表》、《供應(yīng)商評估表》、《認可供應(yīng)商一覽表》、《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍?、《材料采購月報表》及合同由項目推廣服務(wù)部負責保存。附件9.1ZSP6-2-F1《材料采購計劃表》9.2ZSP6-2-F2《供應(yīng)商評估表》》9.3ZSP6-2-F3《認可供應(yīng)商一覽表》9.4ZSP6-2-F4《工程材料采購?fù)ㄖ獑巍?.5ZSP6-2-F5《材料選樣報價表》9.6ZSP6-2-F6《材料付款申請表》9.7ZSP6-2-F7《材料采購月報表》ZSP6-2-F1.1材料采購計劃表項目名稱：第頁，共頁NO:序號材料編號材料名稱規(guī)格質(zhì)量說明用途說明同意(√)不同意(×)施工項目工程師部門經(jīng)理總經(jīng)理ZSP6-2-F2.1供應(yīng)商評估表NO:供應(yīng)商名稱所供產(chǎn)品地址評估項目在相應(yīng)的“□”中劃“√”評估人簽名日期①價格A偏低□B適中□C偏高□②質(zhì)量A好□B一般□C差□③供貨能力A滿足□B基本滿足□C不滿足□④服務(wù)A好□B一般□C差□⑤運距A短□B中□C遠□⑥質(zhì)量體系A(chǔ)完善□B基本完善□C不完善□評估結(jié)果認可□不認可□部門經(jīng)理意見：簽名：總經(jīng)理意見：簽名：說明：1、凡三項以上評估結(jié)果為C則不得認可；2、評估項目中第②項由施工項目工程師負責評估，其它由采購員負責評估。ZSP6-2-F3.1認可供應(yīng)商一覽表制表：日期：NO:序號供應(yīng)商名稱所供產(chǎn)品或服務(wù)備注制表：日期：審核（部門經(jīng)理）：日期：審批（總經(jīng)理）：日期ZSP6-2-F4.1工程材料采購?fù)ㄖ獑蜰O:項目名稱具體內(nèi)容序號材料名稱生產(chǎn)廠家材料編號規(guī)格質(zhì)量數(shù)量用途說明進貨日期委托單位施工工種隊長簽字日期接受單位采購員簽字日期監(jiān)督單位施工項目工程師、副經(jīng)理簽字日期備注ZSP6-2-F5.1材料選樣報價表日期：NO:材料名稱材料規(guī)格單位數(shù)量用途說明序號供應(yīng)商名稱單價總價備注擬選定供應(yīng)商名稱及說明（由設(shè)計師填寫）：采購員設(shè)計師部門經(jīng)理總經(jīng)理說明：附：各供應(yīng)商報價表。工程部材料付款申請表編號:用途合同名稱合同編號收款單位名稱收款單位開戶行收款單位帳號合同造價付款時間第一次付款第二次付款第三次付款本次付款金額累計付款金額付款比例%%%采購員采購主辦意見部門經(jīng)理意見財務(wù)部意見總經(jīng)理意見備注